Tài liệu đồ án xây dựng hệ thống thông tin về quản lý cán bộ

Ketnooi.com vì sự nghiệp giáo dục 1 MỤC LỤC Lời cảm ơn …………………………………………......…………….……1 Lời mở đầu……………………………………………………......….…….3 Chương I. Tổng quan về Công ty Cổ phần Thương mại KC&T, sự cần thiết của đề tài và lý do chon đề tài ………………………........5 1. Công ty Cổ phần Thương mại KC&T..……………………….....…..5 Các chức năng, nhiệm vụ và nguyên tắc, định hướng hoạt động của công ty…………………………………………………....…….7 2. Ý nghĩa của đề tài đối với cơ sở thực tập………………………......10 3. Lý do chọn đề tài……………………………………………...…....11 Chương II. Cơ sở lý luận và phân tích thiết kế hệ thống thông tin …..… ..12 1. Thông tin quản lý và hệ thống thông tin ………………………......12 2. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức ………………..….13 Phân loại theo mục đích phục vụ của hệ thông tin đầu ra……..…..13 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp……..…..13 3. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin ………………....…14 Nguyên nhân dẫn tới việc xây dựng hệ thống thông tin ……..……14 Phương pháp xây dựng hệ thống thông tin …………………..……15 4. Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý…………..…….15 Đặt vấn đề và tính khả thi của hệ thống …………………….…….15 Các phương pháp thu thập thông tin ……………………….……..16 Mã hoá dữ liệu ……………………………………………….…...16 4.3.1 Định nghĩa mã hoá dữ liệu ………………………………….…..16 4.3.2 Các phương pháp mã hoá cơ bản………………………….……..17 4.3.3 Yêu cầu đối với bộ mã…………………………………….……..17 4.3.4 Cách thức tiến hành mã hoá....…………………………………..17 4.4 Công cụ mô hình hoá ……………………………………………..18 4.4.1 Sơ đồ luồng thông tin……………………………………………18 Ketnooi.com vì sự nghiệp giáo dục 2 4.4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu……………………………………….……...18 5. Thiết kế lô gíc………………………………………………….…....20 5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu lô gíc đi từ các thông tin ra ..........................21 5.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá……………23 5.2.1 Khái niệm cơ bản………………………………………………...23 5.2.2 Số mức độ liên kết …………………………………………........23 5.2.3 Khả năng tuỳ chọn của một liên kết và chiều của một liên kết….24 5.2.4 Thuộc tính………………………………………………………..24 6 Thiết kế vật lý………………………………………………………..25 6.1 Mục đích…………………………………………………………...25 6.2 Nhiệm vụ và một số nguyên tắc thực hiện khi thiết kế vật lý ngoài.25 7 Hệ thống thông tin quản trị nhân lực………………………………...27 7.1 Khái quát về hệ thống thông tin quản trị nhân lực…………….......27 7.2 Các hệ thống thông tin nhân lực mức tác nghiệp………………….28 7.3 Các hệ thống thông tin nhân lực sách lược………………………...28 Chương III ”…………………………………………...29 1 Giới thiệu chung …………………………………………………….29 2 Phân tích các yêu cầu ……………………………………………….30 2.1 Chức năng, nhiệm vụ………………………………………………31 2.2 Mô hình quản lý…………………………………………………...32 2.3 Môi trường làm việc……………………………………………….32 2.4 Giao diện và font…………………………………………………...33 2.5 Truyền thông trao đổi dữ liệu giữa các cấp………………………...33 3 Phân tích nghiệp vụ ………………………………………………….34 3.1 Mô hình nghiệp vụ(Process Modeling)…………………………….34 3.2 Phân tích chức năng ………………………………………………..35 4 Phân tích dữ liệu …………………………………………………….43 5 Lùa chọn công cụ …………………………………………………...45 6 Nền tảng công nghệ ………………………………………………….46 Ketnooi.com vì sự nghiệp giáo dục 3 7 Thiết kế ………………………………………………………………47 7.1 Thiết kế dữ liệu…………………………………………………..….47 7.1.1 Cấu trúc các thực thể ……………………………………….…….47 7.1.2 Sơ đồ quan hệ thực thể ( tóm tắt)……………………………….…58 7.2 Thiết kế chức năng…………………………………………….…..59 7.2.1 Phân rã chức năng…………………………………………………59 7.2.2 Sơ đồ sử dụng dữ liệu ( Data usage) ……………………………...62 8 Thiết kế màn hình giao diện chính …………………………………...66 8.1 Các điều khiển bao gồm…………………………………………….66 8.2 Các chức năng của giao diện chính của chương trình………………67 Kết luận ………………..............................................................................72 Tài liệu tham khảo Ketnooi.com vì sự nghiệp giáo dục 4 LỜI CẢM ƠN Ngày nay thông tin là một phần của cuộc sống trong mỗi con người, xã hội, quốc gia … các hoạt động gắn liền với thu thập, xử lý và biểu diễn thông tin càng ngày thay đổi, phát triển nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu đó. Tin học đã được ứng dụng trong tất cả các ngành các lĩnh vực và đi từ giản đơn đÕn hoàn toàn. Tin học luôn gắn liền với thực tế và là mối quan tâm hàng đầu của các quốc gia. Các nhà kinh tế của giai đoạn phát triển và hội nhập ngày hôm nay không chỉ biết làm việc với giấy tờ, sổ sách … mà phải biết sử dụng thành thạo các công cụ tin học trong các hoạt động chuyên môn của mình. Em may mắn trở thành sinh viên khoa Tin học Kinh tế dưới mái trường đại học Kinh tế Quốc dân. Trong quá trình học tập em đã được sự dạy dỗ của các thầy, cô giáo trong khoa Tin học và trong trường Kinh tế Quốc dân về nhân cách con người và kiến thức chuyên môn về Tin học Kinh tế. Sau những năm tháng học tập trên giảng đường các kiến thức về tin học thầy, cô truyền đạt lại cho sinh viên là những nền tảng cơ bản và là nền móng vững chắc để sinh viên qua đó có thể tiếp thu các kiến thức chuyên sâu phù hợp với nhu cầu công việc và phát triển kiến thức của bản thân mình. Ketnooi.com vì sự nghiệp giáo dục 5 Trong quá trình học tập tại trường em đã đến thực tập tại Công ty Cổ phần Thương mại KC&T, đây là một công ty chuyên về các sản phẩm và dịch vụ tin học trong đó sản xuất các phần mềm để ứng dụng vào cuộc sống là một trong các thế mạnh của công ty. Đợ t thực tập trước khi ra trường là vô cùng quý báu và cần thiết cho mỗi sinh viên, qua đợt thực tập này em nhận thấy các kiến thức thức thầy cô trang bị cho em trên giảng đường rất cơ bản và gắn liền vớ i đòi hỏi thực tế của công việc. Trong quá trình tiếp xúc, làm quen với công việc cụ thể đã giúp em định hướ ng công việc của mình sau khi ra trường và tác phong làm việc chuyên nghiệp giúp em hoà nhập tốt hơn để làm việc sau khi ra trường. Kết q ủa của đợ t t hự c tậ p n ày l à Chuyên đề t hự c tậ p t ốt nghiệp, đâ y l à m ột sả n p hẩ m đ ượ c xâ y dựn g về hệ t hố ng t hô ng t in quản l ý cá n bé. Để hoàn thành sản phẩm này em xin chân thành cảm ơn các anh chị tại Công ty Cổ phần Thương mại KC&T và em đặc biệt cảm ơn thầy giáo Đoàn Quốc Tuấn đã tận tình hưóng dẫn giúp đỡ em để em có thể hoàn thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Trong Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, nhầm lẫn em mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô giáo để em vững vàng hơn trong công việc sau này. Ketnooi.com vì sự nghiệp giáo dục 6 Em xin chân thành cảm ơn. LỜI MỞ ĐẦU Trong tin học kinh tế áp dụng tin học vào quản lý, dự báo, phân tích , đánh giá …kinh tế với mục đích đạt được hiệu quả cao nhất là gia tăng được giá trị thực tế của mỗi đồng vốn và nền kinh tế đó luôn phát triển ổn định, lành mạnh. Mỗi công ty luôn cần có đội ngò công nhân viên thành thạo, năng động và nhiệt tình với công việc, một công ty có thành công trong kinh doanh thì đó sẽ là một công ty có sự quản lý và liên kết để phát huy hết tài năng của các thành viên trong công ty. Các quốc gia có nền kinh tế phát triển đã ứng dụng tin học vào quản lý đa cấp đa lĩnh vực từ lâu. Việt Nam chóng ta ngày nay trước nhu Ketnooi.com vì sự nghiệp giáo dục 7 cầu phát triển của nền kinh tế thì công việc quản lý ngày càng khó khăn và phức tạp trước các yêu cầu quản lý chuyên sâu trong mỗi yêu cầu cụ thể. Quản lý kinh tế không chỉ bao gồm là quản lý về vốn, tài sản, hàng hoá…. mà còn là quản lý con người, nguồn lực cán bộ luôn là một trong những vốn quý nhất của mỗi công ty, tổ chức và là chất xám của mỗi quốc gia. Trong một nền kinh tế đang có xu hướng toàn cầu hoá nh hiện nay thì quản lý con người chính là một thế mạnh để phát huy nội lực nhằm tăng giá trị chất xám trong các sản phẩm, tạo ra một nền kinh tế tri thức. Không những thế việc quản lý cán bộ một cách khoa học và hợp lý còn làm giảm các chi phí phát sinh cho quá trình hình tạo ra thành phẩm và đưa ra thị trường còn trong các cơ quan nhà nước thì sẽ làm đơn giản hoá các công việc quản lý, qua đó giúp nâng cao hiệu quả và tra cứu các dữ liệu của yêu cầu quản lý. Trong quá trình học tập tại khoa Tin học Kinh tế của trường đại học Kinh tế Quốc dân được tiếp xúc với các môn học do các thầy cô khoa Tin học Kinh tế truyền đạt như cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin quản lý, tin học đại cương…. Bên cạnh đó các môn cơ bản về kinh tế và quản lý kinh tế nh quản trị nhân lực, kinh kế vĩ mô .... giúp em có kiến thức về quản lý kinh tế, con người để có thể vận dụng vào quá trình tin học hoá công việc quản lý cán bộ tại công ty em đến thực tập. Công ty Cổ phần Thương mại KC&T là công ty là một công ty được tổ chức và có định hướng chuyên sâu vào các hoạt động tư vấn, xây dựng và cung cấp giải pháp mạng tin học - viễn thông và thông tin tích hợp trọn gói, các chương Ketnooi.com vì sự nghiệp giáo dục 8 trình phần mềm ứng dụng trên mạng. Sau khi đến thực tập tại công ty em được phân công đề tài : “ Xây dựng hệ thống thông tin về quản lý cán bộ “ là đề tài có nhiều trong thực tế và đã được tiếp xúc một phần trong qúa trình học tập tại trường. Quá trình thực hiện đề tài đã được thầy Đoàn Quốc Tuấn hướng dẫn, giúp đỡ và cán bộ của công ty đã tạo điều kiện tốt nhất để em có thể hoàn thành. Đây là một chương trình mang tính chất thử nghiệm và tập sù vì thế chắc chắn sẽ có nhiều lỗi và nhiều chỗ chưa hợp lý. Qua chương trình này em mong nhận được sự đóng góp và chỉ dạy của các thầy, cô để em có thể rút kinh nghiệm tránh được sai sót trong quá trình ra trường làm việc sau này. Cấu trúc của chuyên đề thực tập tốt nghiệp nh sau: Lời cảm ơn , lời mở đầu và mục lục. Chương I. Tổng quan về Công ty Cổ phần Thương mại KC&T, sự cần thiết của đề tài nghiên cứu và lý do chọn đề tài. Chương II. Cơ sở lý luận và phân tích thiết kế hệ thống thông tin Chương III. Phân tích thiết kế phần mềm “ Xây dựng hệ thống thông tin về quản lý cán bộ”. Kết luận và tài liệu tham khảo. Em xin chân thành cảm ơn. Ketnooi.com vì sự nghiệp giáo dục 9 CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KC&T, SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU VÀ LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI. 1.CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KC&T 286 THỤY KHUÊ - QUẬN TÂY HỒ - THÀNH PHỐ HÀ NỘI. Điện thoại: (04) 7612426 Fax: (04) 7614663 Email: [email protected] Website: www.kctvietnam.com Công ty Cổ phần Thương mại KC&T ( KC&T Trading Joint Stock Company) gọi tắt là KC&T, được thành lập năm 2004, giấy phép kinh doanh sè 0103004954 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thành phố Hà Nội cấp, vốn điều lệ 1.000.000.000 đồng( một tỷ đồng). Lĩnh vùc hoạt động, ngành nghề kinh doanh chính bao gồm: + Sản xuất và kinh doanh phần mềm tin học. + Kinh doanh các thiết bị điện tử, tin học,viễn thông. + Tư vấn các giải pháp công nghệ tin học. + Thương mại và dịch vụ. Cùng với sự phát triển mạnh nhu cầu thị trường tin học và viễn thông ở Việt Nam, công ty tập trung vào các sản phẩm, dịch vụ và các giải pháp tin học, viễn thông và mạng thông tin tích hợp tiên tiến nhất cùng với các giải pháp thi công trọn gói cho các doanh nghiệp từ nhỏ tới lớn trên thị trường Việt Nam. Ketnooi.com vì sự nghiệp giáo dục Sơ đồ tổ chức 10 Hội đồng quản trị Ban gi¸m đốc Phßng kỹ thuật Phßng kinh doanh Phßng hành chÝnh – kế to¸n Phßng nghiªn cøu ph¸t triÓn Nhân sù Lực lượng cán bộ, nhân viên 100% tốt nghiệp đại học chuyên nghành tin học, viễn thông, kinh tế. Đội ngò kỹ thuật đã có các chứng chỉ của các hãng hàng đầu về công nghệ thông tin và viễn thông nh CCNA, CCNP, NSM, … và đã tham gia nhiều dự án trong phạm vi toàn quốc. Công ty còn kết hợp với đội ngò đông đảo cộng tác viên từ các công ty tin học hàng đầu Việt Nam. Vì vậy đây là một đội ngò có chuyên môn cao, đã tích luỹ được rất nhiều kinh nghiệm và khả năng trong việc tổ chức thực hiện các dự án, còng nh có được tác phong làm việc chuyên nghiệp. Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty 14 người. Số thạc sĩ: 1 người Số tốt nghiệp đại học: 13 người Cộng tác viên: 5 người. Cộng tác viên. Ngoài lực lượng chính, công ty còn có được đội ngò cộng tác viên có chuyên môn tốt, nhiều kinh nghiệm. Đội ngò cộng tác viên cũng chÝnh là Ketnooi.com vì sự nghiệp giáo dục 11 một nguồn lực mạnh về khả năng nghiên cứu và khả năng kỹ thuật. Đội ngò này tham gia dưới nhiều hình thức như tập trung nghiên cứu công nghệ, nghiên cứu các chuẩn quốc tế, nghiên cứu các quy trình …. Ngoài ra họ cũng tham gia vào công việc sản xuất phần mềm bằng cách xây dựng các modul cho các hệ thống của công ty. Các công ty liên doanh. Công ty KC&T hợp tác liên doanh với tất cả các công ty trong nước khác theo phương thức hợp tác cùng có lợi, tăng cường về khả năng kỹ thuật, công nghệ và nhân lực. - Công ty cổ phần phát triển sản phẩm mới – NPDC: Hoạt động trong lĩnh vực tin học - viễn thông – dịch vụ thông tin. - Công ty cổ phần giải pháp thông tin iWay ( Unified Solutions for Information Management): Phát triển phần mềm tin học và các giải pháp thông tin. - Công ty cổ phần quốc tế Thiên Anh( Bluecom International ISC): Hoạt động trong lĩnh vực học văn phòng thiết bị. 1.1 CÁC CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ NGUYÊN TẮC ĐỊNH HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY. Mục tiêu hoạt động của KC&T là cung cấp các giải pháp tốt nhất nhằm thoả mãn các nhu cầu của khách hàng. Với quan điÓm chỉ đạo và định hướng hoạt động nhằm đáp ứng ở mức cao nhất mọi yêu cầu của khách hàng bằng cách cung cấp các giải pháp, sản phẩm và các dịch vụ có chất lượng, hiệu quả và độ tin cậy cao nhất phù hợp nhất với thực tiễn và định hướng phát triển lâu dài của thị trường và đặc biệt là có giá cả hợp lý, phù hợp với khả năng và yêu cầu cụ thể của mỗi khách hàng. KC&T luôn hướng tới việc xây dựng các giải pháp kỹ thuật tổng thể, kết hợp đồng bộ các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật trước, trong và sau khi thực hiện trên cơ sở nghiên cứu kỹ lưỡng các mục đích đầu tư, nhu cầu phát triển cũng như Ketnooi.com vì sự nghiệp giáo dục 12 thực trạng năng lực hệ thống thiết bị và nhân lực sử dụng của khách hàng để có thể cung cấp được những giải pháp tối ưu, phù hợp nhất cho khách hàng. Nguyên tắc hoạt động của KT&C Tận dụng tất cả những khả năng sẵn có kết hợp với sự hỗ trợ tối đa của các nhà cung cấp giải pháp và sản phẩm nước ngoài, kết hợp với các công ty liên doanh và đội ngò cộng tác viên nhằm đảm bảo cung cấp cho khách hàng các giải pháp kỹ thuật đồng bộ, trọn gói tối ưu trong thời gian ngắn nhất với các chương trình đào tạo, hướng dẫn sử dụng và các dịch vụ bảo hành, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật lâu dài cho suốt chu kỳ sử dụng của sản phẩm nhằm giúp khách hàng có khả năng bảo tồn vốn đầu tư cao nhất trong các kế hoạch đầu tư phát triển ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của mình. Công ty có một khẩu hiệu thể hiện phương châm hoạt động “ KT&C, bạn đồng hành tin cậy” Là một công ty được tổ chức và có định hướng chuyên sâu vào các hoạt động tư vấn, xây dựng và cung cấp giải pháp mạng tin học - viễn thông và thông tin tích hợp trọn gói và các chương trình phần mềm ứng dông trên mạng, KT&C thực hiện, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ như sau. Các sản phẩm và dịch vô + Tư vấn các giải pháp thi công xây dựng các mạng cục bộ LAN, mạng diện rộng WAN, mạng đa dịch vụ Multimedia. +Phát triển các ứng dông web-based, các công cụ quản trị web, các hệ thống bán hàng trực tuyến +Các giải pháp ứng dụng theo quy trình khép kín như: Quản lý công văn, các hệ thống thông tin xử lý hồ sơ hành chính…. +Tích hợp hệ thống, xây dựng mô hình quản lý tổng thể cho các cơ quan, xí nghiệp, tổ chức. + Các chương trình phần mềm ứng dụng xây dựng theo yêu cầu của các khách hàng Việt Nam như: Quản lý công văn – hồ sơ văn phòng, chương trình quản trị doanh nghiệp, chương trình quản lý kế toán – tài chính,… và các giải Ketnooi.com vì sự nghiệp giáo dục 13 pháp tổ chức quản lý kinh doanh, marketing, quản lý tổ chức doanh nghiệp trên mạng, trong các dạng trang Web, mạng nội bộ …cho các tổ chức xã hội, các cơ quan chính phủ và các doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam. +Phát triển các dịch vụ cung cấp, tư vấn thông tin trực tuyến, làm dịch vụ cung cấp thông tin. +Phát triển các sản phẩm đóng gãi nh sổ tay thông minh, quản lý khách hàng, quản lý học sinh … +Các giải pháp tổ chức và triển khai các mạng viễn thông và thông tin tích hợp – hội tụ đa dịch vụ, tích hợp nhiều loại công nghệ khác nhau như: Tự động hoá, thống kê, đo lường, viễn thông, tin học… tạo nên một quy trình công nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả lao động sản xuất. Các dòng sản phảm + Các giải pháp ứng dụng theo quy trình khép kín như: Quản lý hồ sơ công văn, các hệ thống thông tin xử lý hồ sơ hành chính, ERP, CRM,…. áp dụng các chuẩn Quốc tế về quy trình ( WFMC). + Các sản phẩm quản lý đào tạo các cấp: Quản lý sau đại học, quản lý đại học, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông. Các dịch vụ trực tuyến về đào tạo từ xa, thi trắc nghiệm trên mạng, sổ liên lạc điện tử … + Các sản phẩm tin học hoá quản lý Nhà nước. + Các sản phẩm tin học hoá quản lý doanh nghiệp ( nhân lực, quan hệ khách hàng, tài chính kế toán …). + Các ứng dụng web-based, công cụ quản trị web (web- CMS), thương mại điện tử ( shopping online, ecommerce,…) áp dụng các chuẩn Quốc tế về tổ chức dữ liệu và tra cứu dữ liệu ( Dublin Core, ISO). + Các ứng dụng theo yêu cầu của các khách hàng . + Phát triển các sản phẩm đóng gãi. Ketnooi.com vì sự nghiệp giáo dục 14 Nền tảng công nghệ. +Hệ điều hành: MS Windows, Linux, Solaris, HP UNIX, OS/2 + Nền cơ sở dữ liệu: DB2, Oracle, MS SQL Server, Sybase, MySQL, PostgreSQL, Lotus notes domino, informix. + Web server & Application servers: IIS, Apache Web Server, IBM Websphere, BEA Weblogich, SilverStream, Tomcat. +Middleware & các dịch vụ: J2EE/EJB, COM/COM +/DCOM, MTS, SOAP, DB2 XML Extender +Ngôn ngữ lập trình: Java, C, C++, C#, VB.NET, Delphi, JSP, Perl, PHP, ASP,ASP.NET, Java/VB Script, XML/XSL, Lotus Notes, Visual Foxpro. + Công cụ phân tích thiết kế: Rational Rose, Rational XDE, ERWin, Oracle Design, Visio. + Công nghệ mạng: LAN, WAN và Internet. + Giải pháp và sản phẩm: ứng dụng Web, ứng dụng client/ server, thương mại điện tử, các công cụ quản trị. 2. Ý NGHĨA CỦA ĐỀ TÀI ĐỐI VỚI CƠ SỞ THỰC TẬP. Hiện nay Việt Nam chóng ta ngày càng đang hướng tới một chính phủ điện tử với mục đích nâng cao hiệu quả của chức năng quản lý nhà nước và đáp ứng nhanh chóng, chính xác các nhu cầu quản lý hành chính qua đó tạo ra một sự hài hoà trong đường lối phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước . Công ty Cổ phần Thương mại KC&T tuy mới chính thức thành lập nhưng trong mục tiêu, đường lối hoạt động ngay từ ban đầu đề ra đã coi việc có những sản phẩm phần mềm được ứng dụng trong các cơ quan quản lý nhà nước và các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế là một hướng ưu tiên Ketnooi.com vì sự nghiệp giáo dục 15 phát triển của công ty. Việc ra đời các sản phẩm về quản lý trong những năm gần đây công ty luôn luôn có những phiên bản mới tuỳ theo yêu cầu của từng đối tượng. Trong mảng phần mềm về quản lý cán bộ thì công ty luôn hướng tới sự hoàn thiện về các yêu cầu về quản lý nhà nước theo các quyết định, văn bản và các thông tư hướng dẫn mới nhất mà các cơ quan thuộc chính phủ ban hành. Theo đó thì đề tài “ xây dựng hệ thống thông tin về quản lý cán bộ” của em theo hướng đúng nh các yêu cầu về quản lý cán bộ mà công ty đã áp dụng thực hiện từ trước. Khi thực hiện xong đề tài thì sản phẩm nh là một tài nguyên sẵn có của công ty giống nh mét cuốn sách trong mét thư viện. Công ty có thể áp dụng hoặc sử dụng một phần chương trình trong các yêu cầu cụ thể của khách hàng qua đó giảm được chi phí, giảm thời gian hoàn thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả của công việc. Trong một công ty tin học mà nghiêng về nhiều công việc sản xuất ra các sản phẩn phần mềm thì việc có các sản phẩm chờ sẵn cho quá trình triển khai nhằm đẩy nhanh quá trình tích hợp một sản phẩm là điều rất cần thiết và là mong muốn của các cán bộ quản lý, cán bộ lập trình cũng như là chính bản thân khách hàng do những lợi Ých cả hai phía cùng hướng tới. Do vậy dòng sản phẩm quản lý cán bộ trong cơ cấu chung của Công ty Cổ phần Thương mại KC&T là cần thiết và công ty luôn khuyến khích các sản phẩm vì như thế công ty sẽ có nhiều lợi thế hơn trong công việc của mình. 3. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI. Trong quá trình đến thực tập tại Công ty Cổ phần Thương mại KC&T em được phân công làm về quản lý cán bộ. Dùa trên cơ sở các cơ sở dữ liệu về phần mềm sẵn có của công ty, các yêu cầu của cán bộ hướng dẫn và thực tế tại công ty cũng như các kiến thức về nội dung công việc cần làm được các thầy cô trong trường Đại học Kinh tế Quốc dân trang bị em chọn dòng sản phẩm quản lý cán bộ. Sản phẩm này có yêu cầu là lập trình bằng ngôn ngữ Ketnooi.com vì sự nghiệp giáo dục 16 Visual FoxPro và Visual InterDev là các ngôn ngữ lập trình em vừa được các thầy cô trong khoa Tin học Kinh tế truyền đạt trong kỳ học trước. Do đó khi tiếp cận và thực hiện đề tài thì em thấy mình sẽ thuận lợi hơn và phù hợp với khả năng của bản thân cũng như là nâng cao, tích luỹ được nhiều kinh nghiệm. CHƯƠNG II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN. 1. THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN. Thông tin quản lý là thông tin mà có Ýt nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…. thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc gọi là môi trường . Nã được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và các thiết bị thuộc tin học hoặc không thuộc tin học. Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ trước. Kết qủa xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật Ketnooi.com vì sự nghiệp giáo dục vào kho lưu trữ dữ liệu. 17 Nguån Thu thËp §Ých Xö lý vµ lu gi÷ Ph©n ph¸t Kho d÷ liÖu Mô hình hệ thống thông tin 2. PHÂN LOẠI HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG MỘT TỔ CHỨC. Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức hay được dùng. Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại. 2.1 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra. Mặc dù các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này Ketnooi.com vì sự nghiệp giáo dục 18 có 5 loại: Hệ thống xử lý giao dịch, Hệ thống thông tin quản lý, Hệ thống trợ giúp ra quyết định, Hệ chuyên gia và Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh. - Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System) Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dùa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch còng nh các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dùa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, quản lý cán bộ, nghiên cứu về thị trường … là các hệ thống thông tin quản lý. 2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp. Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được phân chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong mét doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này. Tài chính Marketing chiến lược Chiến lược Nhân lực Kinh chiến lược doanh và sản xuất chiến lược Tài chính Marketing chiến thuật chiến thuật Hệ thống sản xuất thông chiến thuật Nhân lực Kinh chiến thuật doanh Ketnooi.com vì sự nghiệp giáo dục 19 Tài chính Marketing Nhân lực Kinh chiến tác tác nghiệp nghiệp tác nghiệp doanh tin văn phòng và sản xuất tác nghiệp 3. CÁC PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN 3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc xây dựng hệ thống thông tin Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng xây dựng hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Xây dựng một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại xây dựng các mô hình lô gíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Câu hỏi đầu tiên của việc xây dựng một hệ thống thông tin là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành xây dựng hệ thống thông tin. Nh chóng ta đã biết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin , những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu xây dựng hệ thống. Nhưng cũng có một số yêu cầu khác nữa nh yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị … 3.2 Phương pháp xây dựng hệ thống thông tin Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để xây dựng một hệ thống thông tin, tuy nhiên nếu nh không có phương Ketnooi.com vì sự nghiệp giáo dục 20 pháp ta có nguy cơ không đạt được mục tiêu định trước. Tại sao lại nh vậy ?, mét hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp. Mét phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây là dùa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1. Sử dụng các mô hình Nguyên tắc 2. Chuyển từ cái chung sang cái riêng Nguyên tắc 3. Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lô gíc khi phân tích và từ mô hình lô gíc sang mô hình vật lý khi thiết kế. 4. PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 4.1 Đặt vấn đề và tính khả thi của hệ thống Sau khi nghiên cứu báo cáo đánh giá yêu cầu và tham dự buổi thuyết trình về giai đoạn đánh giá yêu cầu do phân tích viên trình bày một quyết định sẽ được ban hành là tiếp tục hay huỷ bỏ dự án, trong trường hợp thuận lợi thì giai đoạn phân tích chi tiết được tiến hành. Giai đoạn này là giai đoạn quan trọng vì nó quyết định tính khả thi của dự án còng nh khả năng thành công của dự án trong tương lai. Jame Mckeen đã làm rõ tính chất sống còn của giai đoạn này bằng nhận xét: những người có thành công nhất, nghĩa là những người tôn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, về thời gian và được người sử dụng hài lòng nhất, cũng là những người đã dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phân tích chi tiết và thiết kế lô gíc. Mục đích chính của giai đoạn phân tích thiết kế chi tiết là đưa ra được chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại – nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt