Tài liệu Bthk công sở vai trò của văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước.

Bài tập học kỳ môn: Kỹỹ năng tổ chức công sở LỜI MỞ ĐẦU Trong xã hội hiện nay, con người bị ảnh hưởng bởi nhiều nền văn hóa khác nhau, nó tác động tới thái độ, hành vi, cách sống của con người. Ở pháp vi hẹp hơn, trong công sở cũng có nét văn hóa riêng gọi là văn hóa công sở, nó là một yếu tố rất quan trọng trong việc tổ chức và hoạt động của một cơ quan nhà nước. Vậy thế nào là văn hóa công sở? Nó có vai trò như thế nào trong tổ chức và hoạt động của cơ quan nhà nước. Để làm rõ vấn đề này, em chọn đề bài: “Vai trò của văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước”. NỘI DUNG I. Khái niệm 1. Văn hóa Có nhiều định nghĩa khác nhau về văn hóa, mỗi cách định nghĩa đều thể hiện một cách nhìn nhận và đánh giá khác nhau. Ngay từ năm 1952, hai nhà nhân loại học Mỹ là Alfred Kroeber và Clyde Kluckhohn đã từng thống kê có tới 164 định nghĩa khác nhau về văn hóa trong các công trình nổi tiếng thế giới. Văn hóa được đề cập đến trong nhiều lĩnh vực nghiên cứu như: dân tộc học, dân gian học, văn hóa học, xã hội học, kinh tế học, ... và trong mỗi lĩnh vực nghiên cứu đó định nghĩa về văn hóa cũng khác nhau. Chúng ta đang nghiên cứu văn hóa trong công sở cơ quan nhà nước, nên có thể hiểu: Văn hóa là toàn bộ những hoat động sáng tạo và giá trị của nhân dân một nước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước và giữ nước. Văn hoá là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân tộc khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục tập quán, lối sống và lao động. 2. Văn hóa công sở Văn hóa tổ chức công sở là những mối quan hệ, sự thiết lập về tổ chức trong công sở giữa cán bộ công chức, viên chức nhà nước với nhau khi giải quyết công việc theo một chuẩn mực xử sự, một nghi thức tiếp xúc hoàn chỉnh, phương pháp, cách thức giải quyết công việc trong cơ quan tổ chức, cũng như việc chấp hành kỉ luật trong và ngoài công sở của các chủ thể theo quy định của pháp luật. Page 1 Bài tập học kỳ môn: Kỹỹ năng tổ chức công sở Từ đây, ta có thể hiểu văn hóa công sở là những giá trị chuẩn mực nhất định, phán ánh phù hợp với giá trị xã hội liên quan đến quá trình điều hành công sở và có mối quan hệ hài hòa giữa văn hóa công sở với văn hóa truyền thống của dân tộc. II. Vai trò của văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước 1. Cơ sở tạo nên vai trò của văn hóa công sở trong cơ quan nhà nước Công sở là nơi cán bộ công chức hàng ngày tiếp xúc và giải quyết các công việc liên quan đến người dân. Vì vậy, từ nề nếp đến phong cách làm việc và thái độ tiếp cận của đội ngũ cán bộ công chức đều ảnh hưởng hiệu quả công việc và hiệu quả quản lý nhà nước. Môi trường làm việc, thái độ phục vụ cũng như cách thức giao tiếp, ứng xử đối với người dân của đội ngũ cán bộ công chức sẽ tạo nên bầu không khí bình đẳng thể hiện mối quan hệ thân thiện giữa cơ quan hành chính với công dân, tạo nên nét đẹp văn hóa của một nền hành chính hiện đại. Khi văn hóa công sở của cán bộ công chức được nâng cao thì nấc thang văn hóa ứng xử của công dân đến công sở làm việc chắc chắn cũng sẽ được nâng cao. Văn hóa công sở còn là biểu hiện nổi bật của một xã hội văn minh, mọi hoạt động công vụ đều có nền nếp, kỷ cương; mỗi người công chức đều thấy rõ trách nhiệm của mình và luôn tự nguyện làm tròn nhiệm vụ, hoàn thành tốt phần việc được giao. Chẳng hạn, khi một người dân đến cơ quan nhà nước để giải quyết công việc, khi bước vào họ nhìn thấy trang phục của một cán bộ nhà nước theo đúng quy định, thái độ đón tiếp của cán bộ công chức với họ thân thiện, thái độ giải quyết công việc nhanh chóng, tận tình, những điều này tạo cho họ lòng tin về nhà nước; còn nhà nước có thể nâng cao hiệu quản lý, hiệu quả giải quyết công việc. Vì vậy, ta thấy rằng văn hóa công sở là yếu tố rất quan trọng trong tổ chức và hoạt động của cơ quan nhà nước. 2. Vai trò của công sở trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước 2.1. Văn hóa công sở bảo đảm tính nghiêm trang và hiệu quả hoạt động trong các cơ quan nhà nước Công sở được cấu thành từ các yếu tố hình thành hệ thống giá trị văn hóa công sở như yếu tố truyền thống, hiện đại, trình độ học vấn, trình độ văn minh... các yếu tố này được thể hiện qua việc cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan nhà nước đều Page 2 Bài tập học kỳ môn: Kỹỹ năng tổ chức công sở phải biết cư xử với nhau, đi làm đúng giờ, tôn trọng nhân cách và đời tư của đồng nghiệp, … đem lại hiệu quả giao tiếp hành chính cao. Công sở còn được cấu thành từ yếu tố “Chân, Thiện, Mỹ”, tức là: giá trị của cái đúng, của chân lý; giá trị của nền tảng quy phạm đạo đức, quy phạm pháp luật; giá trị của tri thức khoa học (là Chân); giá trị của lương tâm; giá trị của đạo đức; giá trị của của cái tốt (là Thiện); gắn với hoạt động thực tiễn hành động (là Mỹ). Khi các cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước thực hiện tốt văn hóa công sở như các yếu tố trên thì cơ quan nhà nước sẽ được tổ chức và hoạt động một cách hệ thống. Cụ thể, khi các thành viên trong cơ quan nhà nước có trình độ học vấn theo quy định, có cách ứng xử phù hợp với nội quy và công việc, có nguyên tắc làm việc theo đúng với yêu cầu của một cán bộ nhà nước như làm đúng việc, đúng thời gian, làm đúng với quy định của pháp luật và đạo đức xã hội... thì khi đó cơ quan nhà nước sẽ đảm bảo được tính nghiêm trang, là nơi bảo vệ, giúp đỡ người dân theo đúng nghĩa. Hơn nữa khi văn hóa công sở được thực hiện tốt thì hoạt động giải quyết công việc sẽ được đảm bảo hơn. 2.2. Văn hóa công sở giúp các cơ quan nhà nước vận động theo định hướng và phát triển, giúp điều chỉnh, kiểm soát được các hành vi của các thành viên trong tổ chức theo khung chuẩn nhất định Để các thành viên trong cơ quan nhà nước nhận thức và hành động theo chuẩn mực của công sở, thì văn hóa công sở phải tạo ra các giá trị hay hệ giá trị để định hướng cho người cán bộ công chức hoạt động có hiệu quả. Giá trị văn hóa công sở tích cực sẽ tạo ra môi trường an toàn, thuận lợi trong công tác, giúp hình thành nhân cách, trải nghiệm kiến thức kỹ năng làm việc và đặc biệt là các kỹ năng “phục vụ nhân dân”. Cán bộ công chức phải là người có trách nhiệm với công việc, phục phụ nhân dân một cách tận tụy không vụ lợi, trung thực với Tổ quốc, với nhân dân, không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, đấu tranh chống cái xấu, cái ác, đặc biệt là tệ tham những, quan liêu, cửa quyền, sách nhiễu nhân dân. Văn hóa công sở tạo ra một khung chuẩn mực cho người cán bộ, công chức, viên chức để qua đó họ biết được mình cần làm gì, làm như thế nào cho phù hợp. Còn đối vơi người quản lý nhờ vào khung chuẩn mực này họ có thể kiểm soát thành viên Page 3 Bài tập học kỳ môn: Kỹỹ năng tổ chức công sở mà mình quản lý, xem xét thái độ, phong cách làm việc... đã phù hợp chưa để điều chỉnh. Vai trò của văn hoá còn thể hiện sự định hướng giải quyết đúng đắn trong từng thời kỳ mối quan hệ giữa hiện đại hoá công sở với việc thực hiện sự công bằng cho các thành viên trong công sở. 2.3. Văn hóa công sở góp phần xây dựng phong cách giao tiếp chuẩn mực cho cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động thực thi công vụ Văn hóa công sở thể hiện mối quan hệ giữa nhà nước và nhân dân thông qua quá trình giao tiếp, từ đó góp phần hình thành nên những chuẩn mực, giá trị văn hóa mà cả hai bên cùng tham gia vào. Mối quan hệ ứng xử giữa người dân với cán bộ, công chức, viên chức và giữa các thành viên trong công sở với nhau phải được cân bằng bằng cán cân của hệ thống giá trị văn hóa. Khi giúp đỡ người dân thực hiện công việc, cán bộ công chức, viên chức cần có thái độ thân thiện, nhiệt tình, vui vẻ và tận tình giải đáp những thắc mắc của người dân; không được có thái độ cáu gắt, tức giận với người dân... Đối với đồng nghiệp cần có thái độ thân thiện, giúp đỡ nhau trong công việc; không ganh tị, nói xấu nhau làm ảnh hưởng đến hình ảnh cơ quan... Văn hóa công sở giúp cho cán bộ, công chức, viên chức và người dân biết phương hướng, cách thức giải quyết công việc, giúp họ hiểu rõ những công việc cần làm, phải làm; đặc biệt giúp họ thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách hiểu biết, tự nguyện. Qua đó người cán bộ, công chức, viên chức thực hiện việc trao đổi quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia quan hệ ở công ở một cách tốt đẹp hơn. Văn hóa công sở tạo nên một khung chuẩn mực góp phần xây dựng phong cách giao tiếp chuyên nghiệp, phù hợp cho cán bộ, công chức, viên chức trong khi thực thi công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, xứng đáng là người được nhân dân tin tưởng. 2.4. Văn hóa công sở giúp các thành viên trong cơ quan nhà nước phát triển và hoàn thiện các giá trị của bản thân, từ đó việc tổ chức và hoạt động của cơ quan nhà nước sẽ được nâng cao và hoàn thiện Page 4 Bài tập học kỳ môn: Kỹỹ năng tổ chức công sở Nhờ có văn hóa con người có thể hưởng thụ những giá trị vật chất và tinh thần như ý thức, trách nhiệm, nghĩa vụ, lòng tự trọng, … Từ đó phát triển tinh thần và nhân cách của mỗi cán bộ, công chức, viên chức góp phần vào sự phát triển, cải cách nền hành chính công. Giá trị là cái tồn tại, tác động mạnh mẽ đến hoạt động của công sở các cơ quan nhà nước. Giá trị của văn hóa công sở cũng gắn bó với các quan hệ trong công sở, đó là: Giá trị thiết lập một bầu không khí tin cậy trong cơ quan; sự tự nguyện phấn đấu, cống hiến cho công việc; được chia sẻ các giá trị con người cảm thấy yên tâm và an toàn hơn; biết được giá trị trong văn hóa ứng xử thì cán bộ, công chức, viên chức tránh được hành vi quan liêu, cửa quyền, hách dịch trong giao tiếp hành chính với người dân; các giá trị làm đơn giản hóa các thủ tục khi thực hiện công việc, các quy định nhưng vẫn đảm bảo đúng chính sách của nhà nước, của pháp luật làm cho hoạt động của công sở thuận lợi hơn. Việc bảo vệ và phát huy giá trị văn hóa công sở không chỉ là nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức mà còn là nhiệm vụ của mỗi cán bộ, công chức, viên chức đối với công việc của mình ở các vị trí, cương vị khác nhau trong thực thi công vụ và cung cấp dịch vụ công. III. Thực trạng của văn hóa công sở và giải pháp phát huy vai trò của văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước 1. Thực trạng Ngày 02/8/2007 Thủ tướng chính phủ ban hành Quy chế văn hóa công sở kèm theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg. Theo Quy chế này, các nhân viên cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa phương trong khi làm việc, tiếp xúc với dân, giao tiếp, ứng xử phải hết sức nghiêm túc, lịch sự, biết tôn trọng người dân; quy định cụ thể về trang phục; việc đeo thẻ khi thực hiện nhiệm vụ; việc bố trí phòng làm việc, treo biển hiệu cơ quan... Ngoài ra, Quy chế còn quy định các hành vi cấm đối với cán bộ công chức như: cấm hút thuốc lá, không được nói tục, không sử dụng đồ uống có cồn tại công sở... Sau khi triển khai thực hiện Quy chế, các công sở từ trung ương đến địa phương đã được quan tâm đầu tư điều kiện và phương tiện làm việc tốt hơn cho cán bộ công chức, đầu tư nâng cấp phòng tiếp dân, nơi giải quyết thủ tục hành chính tạo Page 5 Bài tập học kỳ môn: Kỹỹ năng tổ chức công sở thuận lợi hơi cho người dân đến giao dịch công việc; phong cách và thái độ làm việc của cán bộ công chức ở nhiều cơ quan đã có những chuyển biến tích cực, hầu hết cán bộ công chức đeo thẻ khi làm việc, các công sở đều bố trí người và nơi trông giữ xe cho người dân khi đến giao dịch và liên hệ giải quyết công việc… Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, ở nhiều cơ quan vẫn còn nhiều hạn chế trong thực hiện Quy chế văn hóa công sở: Thứ nhất: Môi trường làm việc và bài trí trong công sở hiện nay vẫn chưa thể hiện được một nền hành chính dân chủ, hiện đại và gần dân. Ở không ít công sở còn diễn ra cảnh tượng nơi làm việc nhếch nhác, lộn xộn, thiếu biển chỉ dẫn lối đi, sơ đồ hướng dẫn các bộ phận giải quyết công việc của cơ quan, không bố trí người giữ xe; ngay từ cổng vào của các công sở vẫn là tấm biển khô cứng, thiếu thiện cảm đập vào mắt công dân “Xuống xe, xuất trình giấy tờ” mà không phải “Chào mừng quý khách. Xin liên hệ phòng bảo vệ để được hướng dẫn”… Thứ hai: Còn không ít cán bộ công chức với thái độ làm việc thiếu nghiêm túc, trang phục phản cảm; tác phong công tác tuỳ tiện, tính kỷ luật yếu kém, hiện tượng “Sáng cắp cặp đi, tối cắp cặp về” vẫn diễn ra; đến cơ quan suốt ngày uống trà, tán chuyện vặt; chơi game hoặc lướt web; gọi điện thoại “chùa”, dùng điện, nước vô tội vạ; tình trạng công chức bớt xén thời gian làm việc, đùn đẩy trách nhiệm, giải quyết công việc sai quy định hoặc thiếu thờ ơ, vô cảm trong việc tiếp công dân vẫn còn tồn tại ở nhiều nơi. Điều đau lòng hơn là: Trong thực hiện công vụ, nếu người đến liên hệ công tác có lợi lộc cho mình thì lập tức được săn đón, còn ngược lại thì cau có, cố tình gây phiền hà. Một sự khác nhau giữa cơ quan nhà nước ở nước ta với ở Nhật Bản. Ở Nhật khi người dân đến các cơ quan nhà nước, nhân viên phải đứng lên chào niềm nở, tươi cười, sau đó mời người dân ngồi. Chỉ sau khi người dân ngồi thì nhân viên nhà nước mới được ngồi. Ngoài ra, luôn có các nhân viên chỉ dẫn, để hướng dẫn người dân đến bàn làm việc nào, phòng nào, thủ tục hành chính ra sao, chứ không để người dân tự tìm đến nơi cần giải quyết như ở chúng ta hiện nay. 2. Giải pháp Để khắc phục những thực trang còn yếu kém trên chúng ta cần thực hiện đồng bộ các giải pháp sau: Page 6 Bài tập học kỳ môn: Kỹỹ năng tổ chức công sở Một là, tuyên truyền nâng cao nhận thức về văn hóa công sở cho cán bộ lãnh đạo, đội ngũ cán bộ công chức và nhân dân. Yếu tố nhận thức là vấn đề then chốt để mỗi cán bộ lãnh đạo, đội ngũ cán bộ công chức và toàn thể nhân dân hiểu được vai trò, trách nhiệm của chính mình và từ đó nâng cao các hành vi văn hoá công sở và là một trong những điều kiện cần và đủ để đội ngũ cán bộ công chức thay đổi quan niệm, cung cách làm việc tiến dần đến chuẩn “Chuyên nghiệp và hiện đại”. Hai là, các cơ quan nhà nước cần ban hành quy chế văn hóa với nội dung cụ thể, rõ ràng mang tính khả thi cao; có bản cam kết thực hiện của mỗi phòng ban, đơn vị trực thuộc; có kiểm tra, tổng kết, đánh giá định kỳ. Để quy chế văn hóa công sở đạt hiệu quả cao trước hết cần phải xây dựng quy chế một cách cụ thể, chi tiết, rõ ràng và phải phù hợp với điều kiện của từng cơ quan, tổ chức để mọi người phấn đấu; cần có quy định về thưởng, phạt đúng mức đối với những cán bộ công chức làm tốt và chưa tốt. Ngoài việc thường xuyên giáo dục nâng cao văn hóa cho các đối tượng giao tiếp ở công sở còn cần phải tăng cường cơ chế kiểm tra, giám sát của cán bộ lãnh đạo, đồng thời phải biết quan tâm đến ý kiến của những người dân có tham gia vào lĩnh vực phụ trách để có những điều chỉnh kịp thời. Ba là, phải có sự thống nhất về nhận thức chung, xem thực hiện văn hóa công sở chính là một phần của nhiệm vụ cải cách hành chính và mỗi cán bộ công chức cũng cần nhận thức được công việc của mình là phục vụ nhân dân, những người đang nộp thuế trả lương cho mình. KẾT LUẬN Trong cơ quan nhà nước văn hóa công sở cần được tôn trọng và thực hiện một cách hiệu quả, chỉ có như vậy thì năng suất và hiệu quả công tác mới được cải thiện. Cần xóa bỏ tư tưởng, thói quên, phóng cách làm việc, ứng xử lỗi thời, không phù hợp của cán bộ công chức, viên chức, từ đó việc tổ chức và hoạt động của cơ quan nhà nước mới được thực hiện một cách tốt nhất. Page 7 Bài tập học kỳ môn: Kỹỹ năng tổ chức công sở DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình kỹ thuật tổ chức công sở - Học viện Hành chính; 2. Quy chế văn hóa công sở kèm theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg; 3. Một số trang web. Page 8 Bài tập học kỳ môn: Kỹỹ năng tổ chức công sở MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................................1 NỘI DUNG....................................................................................................................1 I. Khái niệm............................................................................................................1 1. Văn hóa.............................................................................................................1 2. Văn hóa công sở...............................................................................................1 II. Vai trò của văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước.....................................................................................................................2 1. Cơ sở tạo nên vai trò của văn hóa công sở trong cơ quan nhà nước.............2 2. Vai trò của công sở trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước.2 2.1. Văn hóa công sở bảo đảm tính nghiêm trang và hiệu quả hoạt động trong các cơ quan nhà nước...........................................................................................2 2.2. Văn hóa công sở giúp các cơ quan nhà nước vận động theo định hướng và phát triển, giúp điều chỉnh, kiểm soát được các hành vi của các thành viên trong tổ chức theo khung chuẩn nhất định...........................................................3 2.3. Văn hóa công sở góp phần xây dựng phong cách giao tiếp chuẩn mực cho cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động thực thi công vụ..........................4 2.4. Văn hóa công sở giúp các thành viên trong cơ quan nhà nước phát triển và hoàn thiện các giá trị của bản thân, từ đó việc tổ chức và hoạt động của cơ quan nhà nước sẽ được nâng cao và hoàn thiện..................................................4 III. Thực trạng của văn hóa công sở và giải pháp phát huy vai trò của văn hóa công sở trong tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước.....................5 1. Thực trạng........................................................................................................5 2. Giải pháp...........................................................................................................6 KẾT LUẬN....................................................................................................................7 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................8 Page 9