Tài liệu Thực chất của erp và khác biệt so với mrp

Thực chất của ERP và khác biệt so với MRP • Thực chất của ERP (1) Khái niệm: ERP là từ viết tắt của “Enterprise Resource Planning, tạm dịch là hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, là một giải pháp với mục đích hỗ trợ quản trị doanh nghiệp. Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp tại Việt Nam hiểu ERP đó là một giải pháp tích hợp tất cả mọi phòng ban và chức năng của công ty lại trong một hệ thống để dễ theo dõi hơn, nhưng đồng thời cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau. (2) Bản chất: Trong các doanh nghiệp, mỗi phòng ban sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau. Khi dùng từng phầm mềm riêng lẻ thì dữ liệu của bộ phận nào sẽ chỉ phát sinh và tương tác trong bộ phận đó. Việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian. ERP xuất hiện với mục đích thay thế những phần mềm hay các hệ thống đơn lẻ này. Mỗi thành viên, mỗi bộ phận trong công ty sẽ tương tác trong một phạm vi nhất định nhưng mọi thành phần, chức năng và dữ liệu đều được liên kết với nhau, đầu ra của bộ phận này là đầu vào của bộ phận khác. • Sự khác biệt ERP và MRP MRP giúp nhà quản lý tự động hóa các nghiệp vụ ở giai đoạn tiền sản xuất. Hệ thống phần mềm này giúp nhà sản xuất dự báo được nhu cầu nguyên vật liệu qua việc trả lời được 4 câu hỏi: Tôi sản xuất cái gì? Tôi sẽ mua những gì? Khi nào tôi mua? Khi nào tôi tiến hành sản xuất? MRP tập trung vào tăng hiệu suất của một chặng công việc cụ thể, còn ERP sản xuất thì chú trọng vào quản lý ở tầm nhìn rộng dài, từ đầu đến cuối quy trình sản xuất. Các phân hệ ứng dụng chủ yếu của ERP   • • Quản lý thông tin khách hàng: Như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền. Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số. Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. Kiểm soát thông tin tài chính: Để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một • • phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế cũng như theo tiêu kế toánViệt Nam ngoài hệ thống báo cáo quản trị để trợ giúp các nhà quản lý trong hoạt động điều hành. Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví dụ). Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc. Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự hóa: Nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu, ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn Lợi ích, khó khăn khi ứng dụng ERP •  Lợi ích: Những lợi ích mà ERP mang lại có thể không hiển hiện ngay trước mắt, nhưng nó là những lợi ích lâu dài, bền vững mà doanh nghiệp có được. Một số lợi ích phổ biến các giải pháp ERP đã mang lại cho doanh nghiệp mà chúng ta có thể thấy một cách khách quan, đó là: Giúp truy cập thông tin nhanh chóng với độ chính xác, an toàn và ổn định; Giúp đồng bộ các nguồn dữ liệu theo quy trình sẽ tránh được sự trùng lặp giữa các công việc; Giám sát và cân bằng khả năng tài chính và sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp; Giám sát và theo dõi đầy đủ các tiến độ cung cấp hàng hóa cho khách hàng, cũng như việc tiếp nhận vật tư hàng hóa từ nhà cung cấp; Tăng cường khả năng tương thích nhanh với quy trình kinh doanh; Khả năng mở rộng hệ thống sản xuất kinh doanh sẽ đồng bộ và nhanh chóng; Giảm thời gian lưu chuyển và xoay vòng nhanh tiền hàng và hàng hóa, vật tư; Đáp ứng yêu cầu thương mại điện tử và kinh doanh số; Giảm thiểu các chi phí vô lý và giám sát chặt chẽ các khoản chi phí… Khó Khăn: Nhà cung cấp ERP là số lượng chuyên gia giỏi trong lĩnh vực này còn quá ít và không phải nhà cung cấp nào cũng sở hữu chuyên gia giỏi. Những nhà cung cấp trong nước “non” kinh nghiệm, trình độ nhân sự yếu, chưa đủ uy tín thì đội ngũ tư vấn viên của họ cũng mới chỉ dừng lại ở mức độ triển khai, thiếu khả năng tư vấn cho khách hàng về những quy trình nghiệp vụ. Các giải pháp ERP nếu phải “gò ép” hệ thống theo quy trình lạc hậu của doanh nghiệp sẽ không mang lại hiệu quả mong muốn. Với những quy trình sản xuất nhiều công đoạn thủ công thì việc hiệu chỉnh giải pháp ERP phù hợp với doanh nghiệp trở thành "cơn ác mộng" đối với nhà cung cấp. =>> Muốn tăng sức cạnh tranh trên thị trường và theo kịp sự phát triển của thời đại, doanh nghiệp thay đổi và đầu tư để ứng dụng ERP vẫn là việc làm cần thiết.