Tài liệu Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp hiện nay. Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của thời kỳ hội nhập

LỜI CAM ĐOAN Tôi thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp hiện nay. Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của thời kỳ hội nhập”. Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong suốt thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu không có sự trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này. LỜI CẢM ƠN. Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, trong quá trình khảo sát, thu thập và tổng hợp thông tin em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ các thầy, các cô trong Khoa Quản trị văn phòng. Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Lâm Thu Hằng - giảng viên đã hướng dẫn em trong thời gian vừa qua. Do thời gian có hạn và chưa có nhiều kinh nghiệm nghiên cứu nên không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Em rất mong nhận được sự bổ sung , đóng góp ý kiến của các thầy, các cô và các bạn sinh viên Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Chúc MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN................................................................................................1 LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2 A. MỞ ĐẦU..........................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài......................................................................................1 2. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài...........2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.....................................................2 7. Cấu trúc của đề tài....................................................................................2 B. NỘI DUNG......................................................................................................4 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VÈ DOANH NGHIỆP.........................4 1.1. Khát quát chung về doanh nghiệp.........................................................4 1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp........................................5 1.2.1. Khái niệm về văn phòng.....................................................................5 1.2.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp....................................6 1.2.3. Sơ đồ cơ cấu văn phòng lý tưởng cho doanh nghiệp( phụ lục)..........7 1.3. Khái quát chung về Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp...................7 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY..........................................................................9 2.1. Khái niệm nhà quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp hiện nay..........9 2.1.1. Khái niệm..............................................................................................9 2.1.2. Phân loại các cấp quản trị.....................................................................9 2.2. Vai trò của người quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp..................10 2.3. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp......................................................................................11 2.3.1. Quản lý, lãnh đạo điều hành là một nghệ thuật...................................11 2.3.2. Thực trạng việc quản lý điều hành hoạt động văn phòng...................12 2.3.3.Các mối quan hệ của nhà quản trị văn phòng......................................15 2.4. Những yêu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị văn phòng.............................................................................................................17 2.4.1. Một số kỹ năng cần có của một nhà quản trị văn phòng chuyên nghiệp. 17 2.4.2. Những yêu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị văn phòng.............................................................................................................17 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG HÌNH ẢNH NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP..................................................................................................................22 3.1. Nhận xét ưu nhược, điểm điểm của các nhà quản trị văn phòng trong các doanh nghiệp...........................................................................................22 3.2. Kiến nghị xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập...................................................................................25 C. KẾT LUẬN...................................................................................................28 DANH MỤC TÀI LIỆU TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................29 PHỤ LỤC A. MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Đất nước Việt Nam đang ngày càng phát triển về nhiều mặt cùng tầm cao trí thức nhân loại. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay, con người là trung tâm của xã hội. Vì vậy, công tác đào tạo phát triển tri thức theo xu hướng nào là phù hợp đang là mọt vấn đề được quan tâm. ở Việt Nam các ngành nghề đang được đầu tư và phát triển như: Quản trị kinh doanh, Quản trị mạng, Quản trị hệ thống đo lường chất lượng… Đối với ngành Quản trị văn phòng là hoàn toàn mới, nhưng có tiềm lực lớn, tạo lớp người có vị trí quan trọng và là cánh tay phải của lãnh đạo các cơ quan, doanh nghệp ở mọi lĩnh vực cả khối cơ quan trong nước và ngoài nước. Đây là chuyên ngành tuy còn mới, song đáp ứng đòi hỏi yêu cầu của xã hội Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa như hiện nay, nó phát triển ở Việt Nam do đòi hỏi của thực tế và sự phát triển chung của Khoa học khu vực và thế giới. Ở bất kì cơ quan, doanh nghiệp nào cũng cần có bộ phận văn phòng – văn phòng là bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp cho nên người quản trị văn phòng lại chiếm một vị trí có ý nghĩa vô cùng quan trọng, góp phần phát triển mở rộng mối quan hệ kinh tế, chính trị, điều hòa ngoại giao của cơ quan, doanh nghiệp. Trước yêu cầu đòi hỏi quan trọng đó, những nhà quản trị văn phòng cần phải có những kỹ năng để đáp ứng sự nhanh nhạy thay đổi của xã hội, nắm bắt được những xu hướng mới, giỏi nắm bắt tâm lý quản lý… Là một sinh viên của ngành Quản trị Văn phòng và nhận thấy được vai trò của người lãnh đạo, nhất là người quản trị văn phòng – Nó là động lực thúc đẩy tôi đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp hiện nay. Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của thời kỳ hội nhập”. 2. Lịch sử nghiên cứu. Hiện nay có nhiều nghiên cứu về vai trò của người lãnh đạo, người lãnh đạo văn phòng. Nhưng chưa có đề tài nào nghiên cứu đi sâu vào đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp, xây dựng hình ảnh nhà quản trị 1 văn phòng trong thời kỳ hội nhập 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu: Nhà quản trị văn phòng trong doanh nghiệp. Phạm vi nghiên cứu: - Vai trò của nhà lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp - Yêu cầu của doanh nghiệp đới với nhà quản trị văn phòng - Xây dựng hình ảnh nhà lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. Đề tài có mục đích làm rõ thực trạng, đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng doanh nghệp, đưa ra các nhận xét về vai trò của người lãnh đạo trong văn phòng doanh nghiệp từ đó đưa ra các kiến nghị xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp có thể đáp ứng các yêu cầu của thời kỳ hội nhập. 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chính trị - xã hội, mà chủ yếu là: - Khảo sát thực tế tại các doanh nghiệp - Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin tài liệu lưu trữ - Phương pháp so sánh, thống kê. - Phương pháp duy vật biện chứng. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong các doanh nghiệp Việt Nam. Sản phẩm của đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên thuộc ngành Quản trị văn phòng và các ngành học có liên quan khác. 7. Cấu trúc của đề tài. Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo thì nội dung của bài nghiên cứu gồm 03 chương: Chương 1: Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 2 Chương 2: Vai trò của Nhà quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp hiện nay. Chương 3: Nhận xét, kiến nghị xây dựng hình ảnh Nhà nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập 3 B. NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VÈ DOANH NGHIỆP. 1.1. Khát quát chung về doanh nghiệp. Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế, có tài sản riêng, có trụ sở giao dịch ổn định , được đăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật để thực hiện các hoạt động kinh doanh trên thị trường.( Theo mục 7 điều 1 chương 1 Luật doanh nghiệp 2014) Cũng theo Luật doanh nghiệp 2005 giải thích, Kinh doanh là việc thực hiện liên tục một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích sinh lợi. Như vậy doanh nghiệp là tổ chức kinh tế vị lợi, mặc dù thực tế một số tổ chức doanh nghiệp có các hoạt động không hoàn toàn nhằm mục tiêu lợi nhuận. Phân loại doanh nghiệp: Căn cứ vào hình thức pháp lý doanh nghiệp Căn cứ vào Luật doanh nghiệp 2005 thì hình thức pháp lý của loại hình doanh nghiệp ở Việt Nam bao gồm: - Công ty trách nhiệm hữu hạn (bao gồm công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên) là doanh nghiệp mà các thành viên trong công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty. - Công ty cổ phần là doanh nghiệp mà vốn điều lệ của công ty được chia thành nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần. Cá nhân hay tổ chức sở hữu cổ phần doanh nghiệp được gọi là cổ đông và chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi đã góp vào doanh nghiệp. - Công ty hợp danh là doanh nghiệp trong đó có ít nhất hai thành viên là chủ sở hữu của công ty, cùng kinh doanh dưới một cái tên chung (gọi là thành viên hợp danh). Thành viên hợp doanh phải là cá nhân và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty. Ngoài ra trong công ty hợp danh còn có các thành viên góp vốn. 4 - Doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một doanh nghiệp tư nhân. - Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài được thành lập theo Luật đầu tư nước ngoài 1996 chưa đăng ký lại hay chuyển đổi theo quy định. Căn cứ vào bản chất kinh tế của chủ sở hữu Bộ môn Kinh tế vi mô chia các tổ chức doanh nghiệp ra làm 3 loại hình chính dựa trên hình thức và giới hạn trách nhiệm của chủ sở hữu: - Doanh nghiệp tư nhân - Doanh nghiệp hợp danh - Doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn Thông thường doanh nghiệp tư nhân chiếm tỷ trọng khá cao trong tổng số các doanh nghiệp, nhưng doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn lại chiếm tỷ trọng lớn nhất về doanh thu, đặc biệt trong các lĩnh vực đòi hỏi vốn lớn như sản xuất hàng hóa, tài chính,… Số liệu thống kê ở Việt Nam từ năm 2005 đến 2008 cho thấy số lượng doanh nghiệp tăng nhanh từ khoảng 11 vạn lên hơn 20 vạn, trong đó tỷ trọng doanh nghiệp tư nhân giảm dần từ khoảng hơn 30% xuống hơn 20%, trong khi tỷ trọng doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần tăng từ hơn 57% lên 67%. Tỷ trọng doanh nghiệp hợp danh không đáng kể. Căn cứ vào chế độ trách nhiệm Căn cứ vào chế độ trách nhiệm có thể phân loại các doanh nghiệp thành có chế độ trách nhiệm vô hạn và chế độ trách nhiệm hữu hạn Căn cứ vào tư cách pháp nhân Trên đây là khái niệm về doanh nghiệp, căn cứ theo Luật doanh nghiệp của Việt Nam ta có thể phân loại được các loại doanh nhiệp ở Việt Nam. 1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp. 1.2.1. Khái niệm về văn phòng. Văn phòng tồn tại gắn với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức và để trợ giúp cho các nhà quản trị nên việc xác định về phạm vi độc lập của một văn phòng 5 chỉ mang tính tương đối. Trên cơ sở nhận thức về sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng có thể xác định văn phòng theo cách sau đây: - Văn phòng theo nghĩa rộng: bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung., cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện các mục tiêu chung của tổ chức. - Văn phòng theo nghĩa hẹp: chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ quan tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại. Với những cách tiếp cận khác nhau trên đây ta có thể hiểu khái niệm văn phòng được khái quát như sau: “Văn phòng là thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó.” 1.2.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp. Doanh nghiệp là một tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ theo yêu cầu xã hội dự trên những quy luật của thị trường nên tính chất hoạt động không giống các cơ quan nhà nước hay sự nghiệp. Tôn chỉ mục đích hoạt động của các tổ chức này là lợi ích, nên cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong sản xuất kinh doanh được đề cao. Nhà quản trị kinh doanh luôn phải tính toán chi phí các nguồn lực sao cho hiệu quả nhất. Đồng thời hoạt động thông tin trong các doanh nghiệp cũng mang tính thị trường, nên việc tổ chức công tác này cũng được tiến hành theo cách thích hợp. Từ những đặc tính của tổ chức doanh nghiệp mà văn phòng ở đây thường được ghép lồng với các bộ phận khác như tổ chức nhân sự, marketing hay chỉ đảm nhận một phần chức năng tổng hợp và hậu cần. Tên gọi văn phòng trtong các doanh nghiệp thường lag phòng hành chính, phòng hành chính – tổ chức hay phòng hành chính – quản trị. Cách phân loại văn phòng trên đây chỉ mang tính tương đối, các tổ chứ 6 (trừ tổ chức nhà nước) có thể chủ động thiết lập bộ máy văn phòng theo ý của nhà quản trị cho phù hợp với điều kiện cụ thể của tổ chức và môi trường vận động trong từng thời kỳ. Mặc dù tồn tại theo các loại khác nhau, dưới những tên gọi nào thì văn phòng trong tổ chức vẫn có những đặc điểm sau: - Đều là tổ chức trợ giúp cho nhà quản lý - Đối tượng quản lý chính là thông tin - Hoạt động văn phòng mang tính dịch vụ cao - Quy mô văn phòng tỉ lệ nghịch với trình độ xã hội hóa các dịch vụ thuộc về nghiệp vụ văn phòng. Vì văn phòng được thành lập thích hợp với mỗi loại hình tổ chức, nên ngoài những đặc điểm chung trên đây, văn phòng còn có những đặc điểm riêng như: - Văn phòng không nhất thiết phải thực hiện đầy đủ cả 3 chức năng: tham mưu, tổng hợp, hậu cần. - Tính ổn định và đầy đủ của văn phòng trong các cơ quan quản lý nhà nước cao hơn các văn phòng khác. - Tính kiêm nhiệm của văn phòng trong các tổ chức sản xuất kinh doanh phổ biến hơn các văn phòng khác Dựa vào những đặc điểm này của văn phòng mà các nhà máy quản trị văn phòng có thể chủ động tổ chức, điều hành bộ máy văn phòng một cách thích hợp và hiệu quả. 1.2.3. Sơ đồ cơ cấu văn phòng lý tưởng cho doanh nghiệp( phụ lục) 1.3. Khái quát chung về Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Trong thời kỳ hội nhập kinh tế như hiện nay, công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình sôi động và biết cảm thông. Tuy không cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn nhưng một nhà quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ năng. Không như nhân viên một số bộ phận khác “việc ai người ấy làm”, nhà quản trị văn phòng gần như phải thâu tóm, nắm bắt được hết những chuyện xẩy 7 ra trong công ty. Đôi khi chính Nhà quản trị văn phòng là người đứng ra giải quyết, cả vấn đề cá nhân lẫn vấn đề nghiệp vụ. ngoài việc quản lý giấy tờ, dữ liệu, sổ sách, vấn đề nhân sự, nhà quản trị văn phòng cũng cần phải biết cách dung hòa các mối quan hệ của nhân viên và tất cả vì lợi nhuận của công ty. Bấy nhiêu thôi cũng đủ coi nhà quản trị văn phòng giống như người “làm dâu trăm họ”. ngoài ra, họ cần phải có những kỹ năng cơ bản sau để làm việc hiệu quả: - Thành thạo các nghiệp vụ văn phòng. - Kỹ năng quản lý dự án - Kỹ năng điều hành cuộc họp - Kỹ năng tổ chức. - Kỹ năng giao tiếp, ứng xử…. Tiểu kết Nội dung chương 1 đi sâu tìm hiểu về các vấn đề lý luận chung như: khái quát chung về doanh nghiệp, văn phòng doanh nghiệp, nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. Qua đó giúp người đọc hiểu rõ hơn về các khái niệm và đó cũng là tiền đề làm rõ nội dung trong chương 2. 8 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 2.1. Khái niệm nhà quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp hiện nay. 2.1.1. Khái niệm. Nhà quản trị là người làm việc trong tổ chức, được giao nhiệm vụ điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của những người đó. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và thông tin trong tổ chức sao cho có hiệu quả để giúp tổ chức đạt mục tiêu. Nhà quản trị văn phòng là lãnh đạo văn phòng, quản lý công tác văn phòng trong một doanh nghiệp, cơ quan. Nhà quản trị văn phòng, trước tiên phải là nhà quản trị. Tức là phải hoàn thành 4 chức năng nhiệm vụ: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận văn phòng của mình. Hoạt động quản trị cũng là một dạng hoạt động xã hội của con người và chính vì vậy nó cũng cần được chuyên môn hóa cao. Trong mỗi tổ chức công việc về quản trị không chỉ có tính chuyên môn hóa cao mà nó còn mang tính thứ bậc rất rõ nét. Có thể chia các nhà quản trị thành 3 loại: các nhà quản trị cao cấp, nhà quản trị cấp giữa(còn gọi là cấp trung gian) và nhà quản trị cấp cơ sở. 2.1.2. Phân loại các cấp quản trị. Quản trị viên cao cấp là nhà quản trị hoạt động ở bậc cao nhất trong tổ chức, là người chịu trách nhiệm về những thành quản cuối cùng của tổ chức. Nhiệm vụ: quản lý chung mọi hoạt động của tổ chức, đưa ra các quyết định, chiến lược, tổ chức thực hiện các chiến lược để duy trì và phát triển tổ chức. Chức danh: Chủ tịch Hội đồng quản trị, Phó chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, Giám đốc, Phó giám đốc. Quản trị viên cấp trung gian là nhà quản trị hoạt động dưới các quản trị viên lãnh đạo(quản trị viên cao cấp) nhưng ở trên các quản trị viên cơ sở. Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn 9 thành mục tiêu chung. Chức danh: trưởng phòng, phó phòng, quản đốc, phó quản đốc. Quản trị viên cấp cơ sở là nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của nhà quản trị trong một tổ chức. Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đôn thúc, hướng dẫn điều khiển, các công – nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung. Các chức vụ của các cấp quản trị: - Trợ lý hành chính - Chánh Văn phòng - Trưởng phòng hành chính - Giám đốc hành chính - Phó tổng giám đốc hành chính Gọi chung là Nhà quản trị văn phòng 2.2. Vai trò của người quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp. Quản trị là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua người khác; là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công việc của các thành viên trong tổ chức, sử dụng các nguồn lực sẵn có để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Như vậy chức năng cơ bản của quản trị là: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp và kiểm tra. Nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu. Nhà quản trị văn phòng đóng vai trò quan trọng, góp phần chủ yếu quyết định hiệu quả và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Với chức trách của mình, người quản trị văn phòng đảm đương nhiều vai trò khác nhau. Có thể tổng hợp các vai trò cơ bản chung nhất mà tất cả những người làm quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp đều phải thực hiện: - Vai trò giao tiếp, quan hệ: 10 + Đối với bên ngoài là đại diện doanh nghiệp mà người đó quản lý. + Đối với bên trong là lãnh đạo, liên kết mọi người để hoàn thành mục tiêu chung. - Vai trò thông tin: + Thu thập thông tin từ cấp dưới. + Phổ biến thông tin từ cấp trên. + Cung cấp thông tin cho bên ngoài. - Vai trò quyết định: Đây là vai trò quan trọng nhất của người quản trị văn phòng doanh nghiệp. Nhà quản trị văn phòng là người có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về những quyết định của mình. 2.3. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. 2.3.1. Quản lý, lãnh đạo điều hành là một nghệ thuật. Quản trị hành chính văn phòng là khoa học bởi vì hành chính văn phòng phải nhận xét sự kiện một cách khách quan, loại bỏ những tình cảm và giá trị đặc biệt, kết luận những sự kiện phải theo cac nguyên tắc rõ dàng. Nhà quản trị văn phòng còn phỉ sử dụng các phương pháp khoa học như: diễn dịch, quy nạp, các bảng thống kê, toán học… Vì vậy, do phong cách quản lý mới mẻ, lấy con người làm đối tượng mà tư tưởng, sáng kiến , tình cảm của con người luôn thay đổi. Điều này đòi hỏi ở người lãnh đạo điều hành phải có sự thông minh, sáng suốt. Trên lĩnh vực này, lãnh đạo điều hành là một nghệ thuật. Phải có sự cảm ứng dồi dào, giàu long tưởng tượng người quản lý điều hành mới xử lý được những tình huống khó khăn, không bị thói quen chi phối, luôn khám phá những điều mới mẻ, cải cách theo hướng tiến bộ của xã hội. Sự thông minh và sáng tạo là một đức tính của người lãnh đạo cũng như người làm nghệ thuật. Người quản lý không thể áp dụng nguyên tắc quản lý một cách cứng nhắc, mà phải tùy theo hoàn cảnh mà có thái độ ứng xử, phô bày được sự thật, cái đẹp cái hay, thu hút được long hâm mộ của người khác. Lãnh đạo điều hành là một nghệ thuật tế nhị hơn các nghệ thuật khác vì 11 những hành động và quyết định đến nhiều người khác. Quyết định và hành động xấu để thỏa mãn lợi ích của mình có thể gây ra sự bất bình và chia rẽ trong tập thể. Vì thế, người lãnh đạo điều hành luôn luôn phải bình tĩnh, sáng suốt và trong sạch 2.3.2. Thực trạng việc quản lý điều hành hoạt động văn phòng. Trong thực tế để quản lý, điều hành văn phòng đạt được hiệu quả tốt nhất thì nhà quản trị văn phòng phải thực hiện được các nhiệm vụ sau: - Đó là tạo được cơ cấu tổ chức văn phòng tốt nhất, muốn thực hiện việc này nhà quản trị văn phòng phải thực hiện những am hiểu, thông thạo tất cả các nghiệp vụ văn phòng như: truyền đạt thông tin, tính toán, soạn thảo hồ sơ văn thư, lưu trữ các công văn giấy tờ, điều hành máy móc và thu thập tài liệu… - Bất cứ một nhà quản trị văn phòng nào cũng phải biết tổ chức nguồn lực cho văn phòng một cách phù hợp. Sơ đồ tổ chức, bảng phân công công việc phù hợp với chức danh của từng người là rất cần thiết. - Cung cấp đầy đủ các phương tiện truyền thông trong bộ phận hành chính và tạo điều kiện thuận lợi truyền thông trong khắp công ty. - Tổ chức và duy trì các cơ sở vật chất cần thiết cho công việc hành chính đạt kết quả cao bằng cách bố trí ghế và bàn làm việc phù hợp với vóc dáng từng người trong phòng, ánh sáng đầy đủ có hệ thống thông gió và hệ thống giảm tiếng ốn có hiệu quả. - Lựa chọn và mua sắm dụng cụ văn phòng, trang thiết bị máy móc và dụng cụ làm việc. Cung cấp đầy đủ các phương tiện truyền thông trong khắp doanh nghiệp. - Người quản trị văn phòng phải biết phối hợp công việc của thư ký và kiểm soát viên, phối hợp các hoạt động hành chính với các hoạt động hành chính văn phòng của các bộ phận phòng ban khác. - Người quản trị văn phòng cần phải biết lên kế hoạch cho công việc hành chính. Để làm được các nhiệm vụ trên nhà quản trị văn phòng cần phải: - Biết cách tổ chức và lên kế hoạch hợp lý cho ngày làm việc của mỗi một 12 công việc. Điều này đòi hỏi phải có các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn về thời gian và những việc nghiên cứu về thủ tục. - Lập kế hoạch là một chức năng của quản lý bao gồm các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó. Kết quả của việc lập kế hoạch là một bản kế hoạch, nghĩa là một tài liệu được viết ra xác định rõ ràng tình hình hoạt động mà doanh nghiệp sẽ thực hiện trong tương lai. - Bất cứ cấp lãnh đạo văn phòng nào của phải thiết lập kế hoạch. Lập kế hoạch bao gồm việc xác định ra mục tiêu và các biện pháp để hoàn thành mục tiêu đó bằng cách trả lời các câu hỏi sau: Phải làm những gì? Làm như thế nào? Làm ở đâu? Ai làm? Tại sao lại phải làm công việc đó, tại sao phải chọn thời điểm đó và tại sao phải làm như thế? Trong việc lập kế hoạch cho công việc hành chính văn phòng thì cẩm nang về tổ chức, chính sách và thủ tục, các bảng hướng dẫn cụ thể, các hướng đi cụ thể để đạt được các mục tiêu đã đề ra. - Lên kế hoạch rất cần thiết và quan trọng. không có nó doanh nghiệp sẽ lãng phí năng lực của con người và máy móc, công việc sẽ bị chồng chéo lên nhau, việc cần làm trước mắt lại không thực hiện sẽ gây ra hậu qảu không lường trước được. - Lên kế hoạch sẽ biến công việc phức tạp thành dễ dàng bằng cách làm cho công việc trở nên ít phức tạp qua việc sử dụng các nguyên tắc tiết kiệm, các phương pháp và các tiêu chuẩn thời gian. - Nhà quản trị văn phòng điều hành văn phòng cần phải biết kiểm tra công việc hành chính. Để kiểm tra công việc hành chính đạt kết quả cao người quản lý văn phòng phải thực hiện các hoạt động sau: - Người quản trị văn phòng phải điều hành các thủ tục hành chính như công văn giấy tờ, thu thập thông tin, xử lý và lưu trữ các hồ sơ giấy tờ, giám sát, đôn đốc, theo dõi nhân viên trong văn phòng có chấp hành công việc không. - Duy trì các đơn vị dịch vụ như thư từ điện thoại, điện tín. Cung cấp kịp thời các dịch vụ hành chính cho các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp yêu 13 cầu. - Có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo và phát hiện các nhân viên hành chính có năng lực và trình độ đầy đủ nhất. - Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, theo dõi xem các thủ tục hành chính có được cải cách từng bước và áp dụng được vào các công việc hàng ngày không. - Kiểm soát nhân viên và hỗ trợ công việc của mọi người. Điều này bao gồm việc duy trì và thúc đẩy các mối quan hệ, hợp tác tốt đẹp giữa các bên với nhau cũng như cố vấn và đảm bảo thông tin được thông suốt trong toàn công ty. Như vậy, nhà quản trị văn phòng phải có trách nhiệm tạo một cơ cấu tổ chức hành chính tốt, lên kế hoạch công việc cho văn phòng và kiểm tra công việc văn phòng hành chính. Nên không hội đủ những điều kiện trên thì những nhà quản trị văn phòng đó không đáp ứng được với những công việc trong tình hình mới. Nhà quản trị văn phòng quan tâm đến một cơ cấu tổ chức hành chính được chẩn bị kỹ lưỡng nhằm đạt các mục tiêu sau: - Cung cấp tất cả các dịch vụ hành chính theo yêu cầu của các bộ phận trong công ty một cách có hiệu quả và ít tốn kém nhất. - Tổ chức lực lượng hành chính sao cho từng nhân viên hiểu rõ và hiểu đúng bổn phận của hộ nhất là những nhân viên trong văn phòng. - Biết chính xác vị trí của mình trong doanh nghiệp và những mối quan hệ của mình đối với các cấp hành chính cũng như đối với các chức năng khác trong công ty mình. - Truyền đạt và hướng dẫn cho các cấp hành chính thuộc các bộ phận khác nhau hiểu rằng bộ phận văn phòng được tổ chức một cách khoa học có thể phục vụ doanh nghiệp như thế nào. - Giúp đỡ với tư cách cố vấn về những quyết định thực tiễn ảnh hưởng tới công việc hành chính tại văn phòng ở bất cứ nơi nào và khắp ở mọi nơi trong công ty. Mục đích chính của chức năng tổ chức là phối hợp các yếu tố liên hệ(con 14 người, phương pháp, dụng cụ, máy móc, tiền bạc, thị trường…) nhằm thực hiện một công việc nào đó có hiệu quả nhất. Như vậy vấn đề tổ chức với nhà quản trị văn phòng căn bản có hai mặt đó là: Nhà quản trị quản lý, điều hành tổ chức, bố trí nhân viên sao cho công việc đạt hiệu quả, Nhà quản trị văn phòng điều hành phải tổ chức bộ phận chức năng của mình để hỗ trợ và phối hợp với các chức năng khác trong công ty. 2.3.3.Các mối quan hệ của nhà quản trị văn phòng Nhà quản trị văn phòng có rất nhiều mối quan hệ như mối quan hệ nội bộ của mình, mối quan hệ liên nội bộ, mối quan hệ với khách hàng và mối quan hệ nghề nghiệp với ngành chuyên môn của mình. Mối quan hệ này vừa là ngành dọc vừa là ngành ngang. Họ liên hệ với cấp dưới, cấp trên và đồng thời liên hệ với các đồng nghiệp ngang cấp.  Mối quan hệ với cấp trên Người quản trị văn phòng phải cư xử văn minh ở nơi làm việc. phải luôn luôn tôn trọng cấp trên dù đó là người mình không ưa thích. Cần phân biệt công việc và tình cảm cá nhân. Hãy hiểu vị trí, vai trò và trách nhiệm của cấp trên và hợp tác với họ. Cần tìm hiểu tính cách , đặc tính của cấp trên và để ý khi tiếp xúc. Chấp hành nghiêm túc chỉ thị của cấp trên và triển khai với tinh thần trách nhiệm cao, thẳng thắn đề nghị cấp trên tăng cường chỉ đạo công việc và trình bày nỗi lo lắng, băn khoăn của mình. Cần khiêm tốn lắng nghe ý kiến và các khuyến cáo. Cần tạo nhiều cơ hội nói chuyện với cấp trên để trau dồi ý kiến, ý tưởng và thông tin về công việc tránh phê phán, nói xấu sau lưng. Không nói chuyện đời tư ít liên quan tới công tác, tìm kiếm khắc phục khuyết điểm và nhược điểm của họ, không để cho cấp trên bị nguy hiểm. Thường xuyên nghiêm túc tuân thủ chỉ thị, mệnh lệnh, báo cáo công việc, kết quả. Cần nói lại chính xác không thiếu xót, thông tin cần thiết. hoàn thành công việc được giao vơi tinh thần trách nhiệm cao tạo thành quản hơn long mong đợi. Nhà quản trị văn phòng phải là người có khả năng nói để thuyết phục cấp 15 trên, đồng nghiệp và cấp dưới chấp nhận lại những thủ tục mới, các phương pháp hành chính chính văn phòng mới.  Mối liên hệ liên bộ phận Đây là mối quan hệ nhân viên hoặc cấp hành chính, các bộ phận khác. Nhà quản trị văn phòng có thể và nên cố vấn các vấn đề quản trị văn phòng trong khắp công ty, cố vấn về tất cả các chính sánh ảnh hưởng đến hoặc bị ảnh hưởng tới các hoạt động hành chính văn phòng.  Mối liên hệ với khách hàng Mối quan hệ này được thực hiện thông qua thư từ, điện thoại, tiếp xúc hoặc các hoạt động tương tự. Đối với nhiều khách hàng thì các cuộc tiếp xúc với công ty đều là thông qua các hoạt động hành chính văn phòng. Thiện chí của họ đối với doanh nghiệp, bất kể sản phẩm tốt xấu như thế nào đều do mối quan hệ giữa hành chính văn phòng và khách hàng có tốt đẹp hay không.  Mối liên hệ với nhân viên Nhà quản trị văn phòng phải biết hòa đồng, hòa mình với các ý tưởng và quan tâm đến đời sống của nhân viên. Biết nhìn vào ưu điểm sở trường và tránh khuyết điểm của cấp dưới. Thường xuyên thăm hỏi động viên những người cố gắng, thưởng hoặc có thù lao tương ứng đối với nhân viên. Luôn luôn lắng nghe cấp dưới nói chuyện hoặc trình bày sự lo lắng, phải thành thật quan tâm đến cấp dưới, đứng trên lập trường và tâm tình để hiểu họ. Tôn trọng tính tự chủ của cấp dưới, không ép buộc hoặc cưỡng chế họ theo một khuôn mẫu hoặc cách thức nào. Không trách mắng thất bại của cấp dưới trước mặt người khác. Với tư cách là người cộng tác trong công việc, thường xuyên hướng dẫn, giúp đỡ chỉ đạo họ. Không phân biệt đối xử, nghĩ đến lợi ích cấp dưới giống như lợi ích của mình. Nhà quản trị văn phòng tự kiểm soát mình, tin tưởng vào cấp dưới và có thiện ý khi tiếp xúc cới họ. Nhờ tính gần gũi mà người quản lý có thông tin hai chiều tạo bầu không khí thân thiện trong công ty. Cách quản lý của thời đại ngày nay không chỉ đòi hỏi kỹ thuậ quản lý mà còn đòi hỏi nghệ thuật khơi dậy mắt tích cực của cấp dưới. Do vậy người quản trị văn phòng phải có sức khỏe, tinh thần mạnh mẽ, kiên trì, nhẫn nại, tiên phong 16