Tài liệu Vdk ir01_quy che quan ly tai chinh noi bo

QUY TRÌNH Mã số QP20 Ngày ban hành QUẢN LÝ TÀI CHÍNH-KẾ TOÁN 01/04/2014 Lần sửa đổi 00 Trang 1/6 1. Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của qui trình này 2. Nội dung trong qui trình này có hiệu lực như sự chỉ đạo của Ban Giám đốc KIỂM SOÁT PHÂN PHỐI TT Nơi nhận Số bản TT Nơi nhận Số bản KIỂM SOÁT SỬA ĐỔI Lần sửa đổi Nội dung trước sửa đổi Nội dung sau sửa đổi Ngày sửa đổi Phê duyệt KIỂM SOÁT SOẠN THẢO & PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU Trách nhiệm Chữ ký Họ & Tên Người biên soạn Người soát xét & phê duyệt QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành QUẢN LÝ TÀI CHÍNH-KẾ TOÁN QP20 01/04/2014 Lần sửa đổi 00 Trang 2/6 1. MỤC ĐÍCH: Quy trình Quy trình được thiết lập, ứng dụng và duy trì này nhằm: - Hướng dẫn P.HCKT thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan một cách hợp pháp và phù hợp với quy chế Tài chính của công ty và pháp lệnh Kế toán thống kê. Giúp P.HCKT xử lý một cách nhanh nhất, có hiệu quả và tiết kiệm nhất đối với - các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Giúp cá nhân/bộ phận có liên quan thực hiện đúng quy định quản lý tàiBỘ chính củaDỰNG XÂY E công ty E Quản lý và cung cấp thông tin tài chính kế toán kịp thời cho Lãnh đạo để đưa ra các E E quyết định và chỉ đạo, điều hành và xử lý tài chính trong sản xuất kinh doanh hằng E USCo. ngày của công ty E 2. PHẠM VI ÁP DỤNG: Quy trình này áp dụng đối với BGĐ, P.HCKT & các phòng ban, bộ phận liên quan của Cideco3 3. CÁC TÀI LIÊÊU LIÊN QUAN: - Sổ tay chất lượng. - Chính sách chất lượng, các mục tiêu chất lượng - Luật doanh nghiệp - Pháp lệnh Kế toán và Thống kê - Các Luật thuế do Nhà nước ban hành. - Điều lệ hoạt động của công ty. - Quy chế tài chính của công ty. 4- ĐỊNH NGHĨA THUẬT NGỮ & GIẢI THÍCH TỪ VIẾT TẮT - GĐ : Giám đốc - CBCNV : Cán bộ công nhân viên - KTT : Kế toán Trưởng - P.HCKT : Phòng Hành chính kế toán 5. NỘI DUNG : P.HCKT là nơi tiếp nhận và xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ kinh tế đó được quản lý bởi quy trình sau: 5.1 Quy trình thực hiện đối với nghiệp vụ tài chính tại Cideco3 QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành QUẢN LÝ TÀI CHÍNH-KẾ TOÁN QP20 01/04/2014 Lần sửa đổi 00 Trang 3/6 5.1.1 Tiếp khách: - Mức chi Tiếp khách được quy định bởi Quy chế quản lý Tài chính công ty. Sau 3 ngày kể từ khi Khách về, người Tiếp khách phải tập hợp chứng từ Tiếp khách lập “Phiếu đề nghị tạm ứng”-nếu chưa tạm ứng; “Phiếu thanh toán tạm ứng”-nếu đã tạm ứng và gửi về P.HCKT - P.HCKT kiểm tra, kiểm soát, trình Giám đốc công ty phê duyệt và ghi sổ kế toán và thực hiện thu hoặc chi theo “Quy trình tạm ứng & thanh toán tạm ứng” – QP17 5.1.2 Thanh toán tiền công tác phí: - Người hoặc Đoàn đi công tác lập kế hoạch chi tiêu chi tiết trình Giám đốc công ty xem xét, phê duyệt. P.HCKT lập phiếu chi theo phê duyệt kế hoạch chi tiết do Giám đốc phê duyệt - Mức phụ cấp của người đi công tác theo quy định hiện hành tại từng thời điểm của công ty - Ngay sau khi đi công tác về, người hoặc đoàn công tác phải tập hợp chứng từ và yêu cầu P.HCKT thực hiện thanh toán hoặc hoàn tạm ứng theo như mục 5.1.1 & 5.1.4 5.1.3 Đối với các trường hợp khác: - Đối với bất kỳ công việc nào, để được ứng tiền người thực hiện công việc cũng phải lập kế hoạch chi tiết chi tiêu và được xác nhận của người phụ trách bộ phận và duyệt ứng của Giám đốc. - Ngay sau khi hoàn thành công việc phải tập hợp chứng từ gửi về P.HCKT và yêu cầu P.HCKT thực hiện thanh toán hoặc hoàn tạm ứng theo như mục 5.1.1 & 5.1.4 5.1.4 Hoàn tạm ứng: - Việc hoàn tạm ứng các chi phí hàng tháng được thực hiện chậm nhất vào ngày 10 của tháng sau. - Kế toán là người trực tiếp tập hợp chứng từ hợp lý, hợp pháp được khống chế bởi mức chi phù hợp với Quy chế quản lý Tài chính của Cideco3 - P.TCKT tiến hành kiểm tra, đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ và trình duyệt, ghi sổ kế toán hoàn ứng cho CBNV/ phòng ban liên quan - Kế toán trực tiếp kiểm soát chi phí, xử lý chứng từ và ghi sổ kế toán. 5.1.5 Thanh quyết toán dự án/công trình : - Khi phát sinh nghiệp vụ thanh quyết toán cho cá nhân hoặc dự án/công trình, cá nhân/bộ phận liên quan đến dự án/công trình và P.HCKT phải thu thập hồ sơ đủ và hợp lệ, lập đề nghị thanh toán kèm theo chứng từ đúng quy định, đúng số lượng, công việc, khối lượng, QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành QUẢN LÝ TÀI CHÍNH-KẾ TOÁN QP20 01/04/2014 Lần sửa đổi 00 Trang 4/6 đơn giá được duyệt để P.HCKT kiểm tra và trình Giám đốc xem xét, phê duyệt thủ tục thanh quyết toán 5.2 Quy trình quản lý tài chính kế toán: 5.2.1. Thực hiện nghiệp vụ tài chính kế toán: - Ghi chép phản ánh theo hệ thống các tài khoản kế toán hiện hành, các chuẩn mực kế toán. - Tiếp nhận các hồ sơ và kiểm tra hồ sơ tài chính và trình Giám đốc xem xét, giải quyết. Các chứng từ: Hoá đơn GTGT, bán hàng theo quy định của Bộ Tài chính, hợp đồng kinh tế, hợp đồng giao việc, biên bản nghiệm thu, bảng thanh toán lương, bảng chấm công, dự trù chi phí, phiếu đề nghị tạm ứng, phiếu thanh toán tạm ứng, hồ sơ thanh quyết toán dự án/công trình... - Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ đã tập hợp theo từng tài khoản để vào sổ cái. - Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung : Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái và các sổ chi tiết, sổ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, sổ chi phí ... 5.2.2. Chế độ báo cáo: a) Báo cáo định kỳ : - Định kỳ hàng tháng, quý, 06 tháng hoặc một năm, P.HCKT phải lập và gửi Báo cáo tài chính : Bảng cân đối, kết quả hoạt động kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính cho Giám đốc Cideco 3 để xem xét, và đánh giá tình hình tài chính Cideco3 (chậm nhất là ngày 10 của kỳ kế tiếp) - Định kỳ 06 tháng hoặc một năm lập và gửi báo cáo tài chính cho các cơ quan: Chi cục tài chính doanh nghiệp, Cục thuế, Cục Thống kê (ngày quy định theo yêu cầu của các cơ quan trên) (biểu mẫu quy định của Bộ Tài Chính) - Hàng năm P.TCKT phải quyết toán tài chính với cơ quan tài chính có thẩm quyền. b) Báo cáo nhanh : - P.TCKT phải thực hiện báo cáo nhanh theo yêu cầu của Giám đốc về tình hình thu, chi, công nợ, các vướng mắc khó khăn liên quan đến vấn đề tài chính của Cideco3 (chậm nhất là 1h sau kể từ thời điểm yêu cầu) cho Giám đốc để chỉ đạo giải quyết kịp thời tình hình tài chính 5.3.6. Bảo quản và lưu trữ các hồ sơ kế toán: - P.HCKT có trách nhiệm bảo quản và lưu giữ các hồ sơ kế toán. - Hồ sơ kế toán phải là bản chính ghi chép trên giấy có giá trị pháp lý gồm:  Chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ. QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành QUẢN LÝ TÀI CHÍNH-KẾ TOÁN QP20 01/04/2014 Lần sửa đổi 00 Trang 5/6  Sổ kế toán: Sổ kế toán chi tiết, tổng hợp.  Báo cáo tài chính: báo cáo tháng, quý, năm.  Hồ sơ khác: Các hợp đồng, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu hồ sơ, các quy định, các bảng quyết toán, bản kiểm kê, định giá... Các hồ sơ trên nếu được ghi chép trên máy, bằng đĩa CD khi lưu trữ phải in ra giấy, - đúng biểu mẫu, chữ ký, con dấu. Hồ sơ kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống dễ tra cứu sử dụng khi cần - thiết. 6. Lưu hồ sơ : Tất cả các hồ sơ phát sinh trong quá trình này được kiểm soát theo Quy trình kiểm soát hồ sơ – QT02 Stt 1 Tên hồ sơ Phiếu đề nghị tạm ứng Theo mẫu BTC ≥10 Năm P.TCKT 2 Phiếu chi Theo mẫu BTC ≥10 Năm P.TCKT 3 Sổ theo dõi công nợ tạm ứng Theo mẫu BTC ≥10 Năm P.TCKT 4 Phiếu thanh toán tạm ứng Theo mẫu BTC ≥10 Năm P.TCKT 5 Phiếu thu Theo mẫu BTC ≥10 Năm P.TCKT 6 Sổ quỹ tiền mặt Theo mẫu BTC ≥10 Năm P.TCKT 7 Sổ tiền gửi Ngân hàng Theo mẫu BTC ≥10 Năm P.TCKT 8 Sổ theo dõi công nợ phải thu Theo mẫu BTC ≥10 Năm P.TCKT 9 Sổ theo dõi công nợ phải trả Biên bản đối chiếu công nợ phải thu Biên bản đối chiếu công nợ phải trả Theo mẫu BTC ≥10 Năm P.TCKT QF01-QP20 ≥10 Năm P.TCKT QF03-QP20 ≥10 Năm P.TCKT 10 11 Số hiệu Thời gian lưu Nơi lưu 7. Phụ lục : - Phiếu đề nghị tạm ứng Theo mẫu BTC - Phiếu chi Theo mẫu BTC - Sổ theo dõi công nợ tạm ứng Theo mẫu BTC - Phiếu thanh toán tạm ứng Theo mẫu BTC - Phiếu thu Theo mẫu BTC - Sổ quỹ tiền mặt Theo mẫu BTC - Sổ tiền gửi Ngân hàng Theo mẫu BTC - Sổ theo dõi công nợ phải thu Theo mẫu BTC - Sổ theo dõi công nợ phải trả Theo mẫu BTC QUY TRÌNH Mã số Ngày ban hành QUẢN LÝ TÀI CHÍNH-KẾ TOÁN QP20 01/04/2014 Lần sửa đổi 00 Trang 6/6 - Biên bản đối chiếu công nợ phải thu QF01-QP20 - Biên bản đối chiếu công nợ phải trả QF02-QP20