Tài liệu Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua và thanh toán đối với hàng hóa và dịch vụ không phục sản xuất tại công ty cổ phần presenius kabi bidiphar (1)

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR Ngành: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Chuyên ngành: KIỂM TOÁN Giảng viên hướng dẫn: Ths. Trịnh Ngọc Anh Sinh viên thực hiện : Lê Thanh Đại MSSV: 1054030092 TP. Hồ Chí Minh, 2014 Lớp: 10DKKT01 LỜI CAM ĐOAN Em cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em. Những kết quả và các số liệu trong luận văn tốt nghiệp được thực hiện tại công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Em hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. TP. Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 07 năm 2014 Sinh viên thực tập (ký tên) ii LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô đã tận tình chỉ dạy em trong suốt thời gian qua, đặc biệt là cô Ngọc Anh. Cô đã giúp cho em hiểu được cách thức để trình bày một bản báo cáo, cách thức để nghiên cưu hoạt động của một doanh nghiệp thực tế và cách áp dụng những kiến thức mà mình đã học vào thực tế nhu thế nào, giúp cho em hiểu được công việc mà mình sẽ làm trong tương lai. Thứ hai, em xin cảm ơn đến các anh chị, cô chú trong công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar đã hướng dẫn em rất nhiều trong suốt hai tháng thực tập vừa qua. Nhờ có sự chỉ bảo của chị Dương ở phòng xuất nhập khẩu, chị Thư phòng nhân sự, chi Gấmvà cô Mai ở phòng kế toán đã hổ trợ em rất nhiều trong việc thu thập và giải thích về các thông tin, số liệu của công ty. Cuối cùng, em xin được cảm ơn bạn bè, gia đình của mình đã giúp em trong suốt thời gian qua. Tp. Hồ Chí Minh, ngày 20.tháng 07 năm 2014 (SV Ký và ghi rõ họ tên) iii NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Tp.Hồ Chí Minh , ngày 20 tháng 07 năm 2014 Giảng viên hướng dẫn iv MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 1.1. TỔNG QUAN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ NỢ PHẢI TRẢ……...4 1.1.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ………………………………………..4 1.1.1.1. Định nghĩa………………………………………...……………………………..4 1.1.1.2. Các bộ phận cấu thành………………………….……………...…...………….4 1.1.2. Tổng quan về mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán.………………………….6 1.1.2.1. Đặc điểm…………………………………………………………………............6 1.1.2.2. Sai phạm có thể xảy ra……………………………………………………...…..6 1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI MUA VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ CHO SẢN XUẤT……………..…………...7 1.2.1. Các thủ tục kiểm soát chung…………………………………………………….7 1.2.1.1. Phân chia trách nhiệm đầy đủ………………………………...……..………..8 1.2.1.2. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin…………………………………..………8 1.2.2. Kiểm tra độc lập việc thực hiện…………………………………………………8 1.2.3. Các thủ tục kiểm soát chi tiết………………………………………...……….....9 v 1.2.3.1. Kiểm soát quá trình mua hàng…………………………..………………...…..9 1.2.3.2. Kiểm soát quá trình nhận hàng………………………..…………………......11 1.2.3.3. Kiểm soát quá trình thanh toán……………..……………………...………...11 KẾT LUẬN CHƢƠNG I…………………………………………………………….…13 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR 2.1. GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR……….15 2.1.1. Lịch sử hình thành ……………………………………………………………...15 2.1.2. Thông tin chung………………………………………………...…………….....15 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý……………………………...………………................17 2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức…………………………………………………….....................17 2.1.3.2. Chức năng các phòng ban………………………………..……...……….........19 2.1.4. Tổ chức bộ máy kế toán………………………………………………….……...20 2.1.4.1. Cơ cấu phòng………………………………………………..…...………….….20 2.1.4.2. Chức năng của phòng……………………………………………………….…21 2.1.4.3. Hình thức kế toán và phƣơng pháp hạch toán tại công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar……..……………………………………………………...….....22 2.1.4.4. Nhận xét tổ chức công tác kế toán……………………………….……………23 2.2. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN FRESENIUS KABI BIDIPHAR………………………………………………………………...………25 vi 2.2.1. Mục tiêu kiểm soát ………………………………………………………….…..25 2.2.2. Các thủ tục kiểm soát chung…………………………………………………....25 2.2.2.1. Phân chia trách nhiệm……………………………………………...……….…25 2.2.2.2. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin………………..…………………….…...26 2.2.2.3. Ủy quyền và xét duyệt……………………………..……..……………….…...28 2.2.2.4. Kiểm tra độc lập việc thực hiện……………………………………….………28 2.2.3. Các thủ tục kiểm soát chi tiết………………………………………….………..29 2.2.3.1. Kiểm soát quá trình mua hàng……………..…………………………….…...29 2.2.3.2. Kiểm soát quá trình nhận hàng…………………..……………………….…..35 2.2.3.3. Kiểm soát quá trình thanh toán………………..……………………………..39 2.2.4. Ví dụ thực tế………………………………………………………………….….46 2.2.4.1. Mua/thuê hàng hóa và dịch vụ đối với nhà cung cấp mới……..…………....46 2.2.4.2. Mua/thuê hàng hóa và dịch vụ của các nhà cung cấp đƣợc ƣu tiên (“preferred vendors)………………………………..………..……..………….56 KẾT LUẬN CHƢƠNG II…………………………………….………………………..66 CHƢƠNG III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 3.1. Nhận xét………………………………………………………………..........…….68 3.1.1. Về các thủ tục kiểm soát chung………….…………………………...........…...68 3.1.2. Với các thủ tục kiểm soát chi tiết……………………………….…………...….68 3.2. Kiến nghị………………………………………………………………………....69 3.2.1. Đối với thủ tục kiểm soát chung………………………………..………….…...69 3.2.2. Đối với kiểm soát chi tiết……………………………………………….…....….70 vii KẾT LUẬN CHƢƠNG III…………………………………….……..………….……..72 PHỤ LỤC..........................................................................................................................73 KÝ HIỆU BẢNG BIỂU...................................................................................................74 viii Bảng biểu và sơ đồ Bảng 1.1: Bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ……………………...…….2 Bảng 1.2: Bảng sai phạm xảy ra đối với quy trình mua hàng và thanh toán………..5 Bảng 2.1: Ngành nghề kinh doanh…………………………………………………16 Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức của công ty……………………………………………..18 Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán………………………………………….20 Sơ đồ 2.3: Phương pháp kế toán bằng máy vi tính………………………………...21 Bảng 2.4: Bảng phạm vi hàng hóa dịch vụ được phép mua của từng bộ phận…....24 Sơ đồ 2.5: Trình tự lựa chọn nhà cung cấp………………………………………...30 Bảng 2.6: Trình tự đánh giá nhà cung cấp…………………………………………32 Bảng 2.7: Mức yêu cầu bảng báo giá………………………………………………33 Bảng 2.8: Quy trình mua hàng (bộ phận yêu cầu không trực tiếp mua)…….........37 Bảng 2.9: Quy trình mua hàng (bộ phận yêu cầu trực tiếp mua)…………………..38 Sơ đồ 2.10: Quy trình thanh toán…………………………………………………..45 ix LỜI MỞ ĐẦU Đối với mỗi doanh nghiệp, việc có được một mức lợi nhuận cao, danh tiếng trong thương trường là điều ai cũng mong muốn. Nhưng đi kèm với nó là rất nhiều vấn đề có thể xảy ra, khiến cho mục tiêu của doanh nghiệp bị đe doạ và triển vọng phát triển không như mong muốn. Vì vậy, để có thể giảm thiểu bớt được rủi ro khách quan hay chủ quan thì cần phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc. Việc xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc thì đi đôi với nó là sự đầu tư vô cùng lớn để có hoàn thiện hệ thống, đồng nghĩa với việc lợi nhuận sẽ giảm. Do đó, hiện nay có khá là nhiều các doanh nghiệp bỏ qua lợi ích của hệ thống kiểm soát đem lại, không quan tâm đến quản trị rủi ro, dẫn đến việc kinh doanh thất bại. Thông qua việc tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống kiểm soát quá trình mua/thuê hàng hóa và dịch vụ không phục vụ sản xuất của công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar, sẽ giúp chúng ta rút ra điểm hay và điểm còn thiếu từ việc áp dụng các công cụ, lí thuyết và nghệ thuật của lãnh đạo trong việc quản trị và kiểm soát rủi ro tại công ty. Mục tiêu nghiên cứu:  Tìm hiểu cách thức xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua và thanh toán tại công ty cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar.  Thông qua nghiên cứu thực tế xây dựng hệ thống kiểm soát tại công ty và so sánh với cơ sở lý luận kiểm soát nội bộ quy trình mua và thanh toán, em rút ra nhận xét và đưa ra các kiến nghị cho công ty để hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát. Phạm vi nghiên cứu  Bài nghiên cứu được thực hiện tại trụ sở công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar tại thành phố Hồ Chí Minh.  Hàng hóa/ dịch vụ trong quá trình nghiên cứu được dùng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp và bán hàng, không liên quan đến hoạt động sản xuất. Bố cục bài gồm có ba phần như sau: 1. Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ mua hàng và thanh toán Nêu lên những kiến thức căn bản, làm tiền đề cho bài luận văn. 1 2. Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ chu trình mua/thuê hàng hóa và dịch vụ không phục vụ sản xuất của công ty. 3. Rút ra nhận xét và kiến nghị biện pháp Đi sâu vào nghiên cứu quy trình mua hàng cụ thể, từ đó rút ra kinh nghiệm xây dựng hệ thống kiểm soát tại công ty, đưa ra ý kiến góp ý hoàn thiện quy trình. Trong quá trình nghiên cứu thực tế, có thể sẽ không tránh được thiếu sót trong việc tìm hiểu nên mong các thầy cô, anh chị trong công ty có thể góp ý, sửa chữa để bài nghiên cứu của em được hoàn thiện hơn. 2 CHƢƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 3 1.1. TỔNG QUAN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ NỢ PHẢI TRẢ 1.1.1.Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1.1. Định nghĩa Theo COSO 2013, kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhẳm đạt được các mục tiêu:  Báo cáo đáng tin cậy  Các luật lệ được tuân thủ  Hoạt động hửu hiệu và hiệu quả 1.1.1.2. Các bộ phận cấu thành 5 bộ phận cấu thành: (bảng 1.1: Bộ phần cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ) Bộ phận Nội dung chù yếu Các nhân tố Môi trường Tạo ra sắc thái chung của một tổ  Tính chính trực và giá trị đạo kiểm soát chức, chi phối đến ý thức kiểm soát của mọi người trong tổ chức, là nền tảng cho mọi bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. đức  Đảm bảo về năng lực.  Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán.  Triết lý quản lý, phong cách điều hành 4  Cơ cấu tổ chức.  Phân định quyền hạn và trách nhiệm  Chính sách về nhân sự Đánh giá Đơn vị phải nhận biết và đối phó  Xác định mục tiêu của đơn vị. rủi ro với các rủi ro bằng cách thiết lập mục tiêu của tổ chức và hình thành cơ chế để nhận dạng, phân  Nhận dạng, phân tích và đánh giá rủi ro. tích và đánh giá các rủi ro liên quan. Hoạt động Các chính sách và các thủ tục để  Phân chia trách nhiệm đầy đủ. kiểm soát giúp đảm bảo là những chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện và có các hành động cần thiết  Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và vật chất. đối với rủi ro nhằm đạt được các  Kiểm tra độc lập, phân tích rà mục tiêu của đơn vị. soát hay soát xét lại việc thực hiện. Thông tin Hệ thống thông tin được thiết lập  Hệ thống thông tin, bao gồm cả và truyền để mọi thành viên trong đơn vị thông có khả năng nắm bắt và trao đổi thông tin cần thiết cho việc điều hành, quản trị và kiểm soát các hoạt động. Giám sát hệ thống thông tin kế toán phải bảo đảm chất lượng thông tin.  Truyền thông bảo đảm các kênh thông tin bên trong và bên ngoài đều hoạt động hữu hiệu. Toàn bộ quy trình hoạt động  Giám sát thường xuyên hoặc phải được giám sát và điểu chỉnh khi cần thiết. Hệ thống phải có khả năng phản ứng năng động, 5 định kỳ được thay đổi theo yêu cẩu của môi trường. 1.1.2.Tổng quan về mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán 1.1.2.1. Đặc điểm Mua hàng và thanh toán là một chu trình quan trọng đối với doanh nghiệp. Sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này sẽ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của đơn vị và là mối quan tâm của nhiều nhà quản lý.  Chu trình mua hàng và thanh toán trải qua nhiều công đoạn và liên quan đến nhiều tài sản nhạy cảm khác nên rất dễ bị tham ô, lợi dụng.  Với việc có thể được mua bởi nhiều bộ phận với nhiều mức giá, chủng loại khác nhau, nhập xuất liên tục….Do đó, rủi ro xảy ra sai phạm là rất lớn. Vì vậy, việc kiểm soát chặt chẽ chu trình này luôn là một trong những nhiệm vụ quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. 1.1.2.2. Sai phạm có thể xảy ra Một số sai phạm có thể xảy ra đối với chu trình mua và thanh toán như sau: (bảng 1.2: Bảng sai phạm có thể xảy ra đối với quy trình mua hàng và thanh toán) Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra  Đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích sử dụng hoặc đặt trùng lặp dẫn đến lãng phí; nhiều hơn nhu cầu; Đề nghị mua quá trễ hoặc quá sớm; chất lượng thấp hoặc giá quá cao. hàng  Nhân viên gian lận trong việc đặt hàng (mua khống, đặt mua nhiều lần, biển thủ…). Chọn lựa nhà  Nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp nhằm ưu ái, 6 cung cấp lựa chon nhà cung cấp cho dù vẫn còn nhiều nhà cung cấp tốt hơn hoặc giá thành hợp lý hơn. Nhận hàng  Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng hàng đã đặt; biện thủ hàng.  Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán hoặc chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận. Trả tiền  Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp. Ghi chép hàng mua và nợ phải trả sai niên độ, sai số tiền, ghi trùng, ghi sót hóa đơn.  Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc được giảm giá. Trả tiền nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt; trễ hạn 1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI MUA VÀ THANH TOÁN ĐỐI VỚI HÀNG HÓA VÀ DỊCH VỤ KHÔNG PHỤC VỤ CHO SẢN XUẤT 1.2.1.Mục tiêu kiểm soát Kiểm soát nội bộ mua hàng và thanh toán phải đạt được ba mục tiêu sau:  Sự hữu hiệu và hiệu quả hoạt động: đơn vị cần mua hàng đúng nhu cầu và đúng thời điểm với giá hơp lý nhất, chất lượng tốt với chi phí mua hàng hợp lý nhất.  Báo cáo tài chính đáng tin cậy: việc tồ chức hệ thống sổ sách, chứng từ, báo cáo đầy đủ, hợp lý là các yêu cầu chủ yếu của công tác kế toán và giúp đơn vị cung cấp được báo cáo tài chính đáng tin cậy.  Tuân thủ pháp luật và các quy định: các hoạt động mua hàng luôn chịu sự chi phối của pháp luật. Ngoài ra, còn cần tuân thủ các quy định nội bộ trong việc nhận hàng, thanh toán. 7 1.2.2.Các thủ tục kiểm soát chung 1.2.2.1. Phân chia trách nhiệm đầy đủ Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ nhằm hạn chế khả năng xảy ra gian lận do việc một cá nhân/bộ phận nắm nhiều chức năng nên họ có thể lạm dụng.  Cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với các bộ phận khác.  Chức năng xét duyệt mua hàng tách biệt với chức năng mua hàng; chức năng xét duyệt chọn lựa nhà cung cấp phải độc lập với chức năng đặt hàng.  Bộ phận đặt hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng.  Kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho. 1.2.2.2. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin  Kiểm soát chung: hoạt động kiểm soát áp dụng cho tất cả các hệ thống ứng dụng để đảm bảo cho hệ thống này hoạt động liên tục và ổn định Thủ tục kiểm soát bao gồm:  Kiểm soát đối tượng sử dụng  Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ truy cập được trong giới hạn công việc.  Đối tượng bên ngoài: thiết lập mật khẩu để họ không thể truy cập trái phép vào hệ thống.  Kiểm soát dữ liệu: hoạt động kiểm soát áp dụng cho từng hệ thống Nhập liệu càng sớm càng tốt và sao lưu dữ liệu để đề phòng bất trắc.  Kiểm soát ứng dụng  Kiểm soát dữ liệu Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và sự phê duyệt chứng từ. 8  Kiểm soát quá trình nhập liệu  Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ thông tin, tính chính xác khi nhập mã hàng tồn kho và các thông tin cần thiết cho nhà cung cấp.  Kiểm soát chứng từ và sổ sách Thủ tục kiểm soát thông dụng là:  Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả chứng từ.  Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh số tham chiếu để kiểm tra khi cần thiết.  Phiếu nhập kho phải được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng, biên bản nhận hàng.  Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải trả và các khoản chi trả.  Ủy quyền và xét duyệt Các giấy đề nghị mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đề nghị thanh toán cần được người có thẩm quyền xét duyệt. Việc xét duyệt nhằm kiểm soát việc mua hàng, chọn lựa nhà cung cấp, việc chi trả cũng như kiểm soát tài sản của đơn vị như tiền, hàng hóa. Nhà quản lý có thể ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt những vấn đề này thông qua việc xây dựng và ban hành các chính sách. 1.2.3.Kiểm tra độc lập việc thực hiện Người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra. Thủ tục này nhằm nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật, tuân thủ quy trình nghiệp vụ của các cá nhân, bộ phận trong đơn vị. 1.2.4.Các thủ tục kiểm soát chi tiết 1.2.4.1. Kiểm soát quá trình mua hàng  Yêu cầu mua hàng 9  Tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị mua hàng đã được phê duyệt (chỉ có người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị).  Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin được lập thành hai liên.  Phân công người cụ thể người chịu trách nhiệm đề nghị mua hàng.  Giấy đề nghị mua hàng phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và giao cho người phụ trách đề nghị mua hàng bảo quản.  Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện đối với giấy đề nghị mua hàng đã phát hành để đảm bảo hàng đề nghị mua được xử lý kịp thời ở các bước tiếp theo.  Phê duyệt mua hàng Cần phân nhiệm việc xét duyệt mua hàng cho một cá nhân, vì nếu giao cho nhiều người sẽ có rủi ro nhiều đơn đặt hàng cùng lúc cho cùng một mặt hàng dẫn đến số lượng vượt quá quy định  Lựa chọn nhà cung cấp  Đề nghị nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng  Đối với hàng hóa có giá trị cao nên đấu thầu để chọn lựa nhà cung cấp.  Mỗi khi mua hàng hoặc khi mua hàng trên một mức nào đó, đơn vị cần có ít nhất là bảng báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập.  Hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp trong một thời gian dài.  Kỷ luật nghiêm khắc nếu phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng và cần có phương pháp thu thập thông tin về vấn đề này.  Nên bán hàng quy tắc đạo đức trong đó nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quà cáp hay các lợi ích khác từ nhà cung cấp. 10  Mọi thông tin trong bảng báo giá đều phải được ghi chép, lưu trữ và tổng hợp để báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt.  Việc phê duyệt để lựa chọn nhà cung cấp có thể do nhà quản lý cao cấp trực tiếp thực hiện, hoặc ủy quyền cho lãnh đạo bộ phận mua hàng.  Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cung cấp.  Cần quản lý danh sách các nhà cung cấp và cập nhật thường xuyên.  Đặt hàng  Tất cả các nghiệp vụ mua hàng có số tiền vượt quá một ngưỡng nào đó đều phải lập đơn đặt hàng (phải được phê duyệt) căn cứ trên giấy đề nghị mua hàng.  Chỉ có bộ phận mua hàng mới được phép đặt hàng, các đơn đặt hàng nên được đánh số và lưu thành nhiều bản đưa cho các bộ phận liên quan để tối đa hiệu quả việc kiểm tra chéo.  Tổ chức theo dõi chặt chẽ việc phát hành và sử dụng các đơn đặt hàng được in sẵn.  Thông báo cho nhà cung cấp biết những người đủ thẩm quyền đặt hàng đối với những nhóm hàng cụ thể.  Theo dõi những lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng hàng vẫn chưa nhận được.  Xác nhận cam kết mua hàng Thông thường sau khi gởi đơn đặt hàng, đơn vị phải theo dõi để đảm bảo nhà cung cấp đồng ý bán hàng theo đúng trong đơn đặt hàng. Nếu có sự thay đổi, đơn hàng sẽ được lập lại hoặc điều chỉnh cho đến khi đạt được thỏa thuận cuối (các tài liệu liên quan đến việc điều chỉnh, thay đổi cần phải được lưu kèm hồ sơ gốc) 1.2.4.2. Kiểm soát quá trình nhận hàng  Để kiểm soát tốt, việc nhận hàng nên được giao cho một bộ phận độc lập thực hiện, bộ phận này nên tách biệt với bộ phận bán hàng. 11