Tài liệu TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM SHOP.ONE PHIÊN BẢN NHÀ HÀNG

TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI TỔNG CÔNG TY VIỄN THÔNG VIETTEL TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM SHOP.ONE PHIÊN BẢN NHÀ HÀNG HỒ CHÍ MINH, THÁNG 06/2016 MỤC LỤC ............................................................................................................................................................................................... 1 1 MỤC ĐÍCH..................................................................................................................................... 4 2 GIỚI THIỆU TỔNG THỂ ............................................................................................................ 4 3 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHI TIẾT .......................................................................................... 4 3.1 Giao diện tổng thể chương trình ................................................................................................ 4 3.2 Hướng dẫn chi tiết chức năng của các module .......................................................................... 5 3.2.1 Module CẤU HÌNH ............................................................................................................. 5 3.2.1.1 Quên mật khẩu .............................................................................................................. 5 3.2.1.2 Khôi phục dữ liệu từ file kết xuất ................................................................................. 7 3.2.1.3 Tạo dữ liệu mẫu ............................................................................................................ 8 3.2.2 Module THIẾT LẬP .......................................................................................................... 10 3.2.2.1 Khu vực ....................................................................................................................... 10 3.2.2.2 Bàn .............................................................................................................................. 10 3.2.2.3 Nhóm khách hàng ....................................................................................................... 11 3.2.2.4 Khách hàng ................................................................................................................. 12 3.2.2.5 Tài khoản .................................................................................................................... 12 3.2.2.6 Đơn vị tính .................................................................................................................. 13 3.2.2.7 Thiết lập hóa đơn ........................................................................................................ 14 3.2.2.8 Bảng giá ...................................................................................................................... 15 3.2.2.9 Thiết lập chung ........................................................................................................... 17 3.2.2.10 Xóa dữ liệu phần mền ................................................................................................. 18 3.2.3 Module Thu – Chi .............................................................................................................. 19 3.2.3.1 Màn hình Tiền ............................................................................................................. 19 3.2.3.2 Màn hình kết ca ........................................................................................................... 21 3.2.3.3 Màn hình lịch sử kết ca ............................................................................................... 22 3.2.4 Module KHO – NL ............................................................................................................ 22 3.2.4.1 Danh mục NL .............................................................................................................. 22 3.2.4.2 Nguyên liệu ................................................................................................................. 23 3.2.4.3 Nhập mua .................................................................................................................... 24 3.2.4.4 Kiểm kê ....................................................................................................................... 25 3.2.5 Module THỰC ĐƠN .......................................................................................................... 25 3.2.5.1 Danh mục món ............................................................................................................ 25 3.2.5.2 Danh sách món ............................................................................................................ 26 3.2.6 Module BÁN HÀNG ......................................................................................................... 27 3.2.7 Mudule Báo cáo ................................................................................................................. 30 3.2.7.1 Báo cáo thu chi............................................................................................................ 30 3.2.7.2 Doanh thu theo hóa đơn .............................................................................................. 30 2/39 3.2.7.3 Doanh thu theo món .................................................................................................... 31 3.2.7.4 Doanh thu theo bàn ..................................................................................................... 32 3.2.7.5 Báo cáo doanh thu theo thời gian................................................................................ 33 3.2.7.6 Báo cáo nhập mua Nguyên vật liệu ............................................................................ 33 3.2.7.7 Báo cáo doanh thu theo nhân viên .............................................................................. 34 3.2.7.8 Báo cáo công nợ khách hàng ...................................................................................... 35 3.2.7.9 Báo cáo hủy phiếu ....................................................................................................... 35 3.2.7.10 Báo tồn kho nguyên vật liệu ....................................................................................... 36 4 HƯỚNG DẪN CHUNG CÁC CHỨC NĂNG ........................................................................... 37 4.1 Nhập từ excel........................................................................................................................... 37 4.2 Xuất excel ................................................................................................................................ 38 4.3 Chức năng tìm kiếm ................................................................................................................ 39 3/39 Hướng dẫn sử dụng SHOP.ONE phiên bản nhà hàng 1 MỤC ĐÍCH Đây là tài liệu mô tả chi tiết cách sử dụng các tính năng của Phần mềm Shop.ONE phiên bản nhà hàng, gọi tắt là RES.ONE. Tài liệu sẽ giúp người dùng có cái nhìn trực quan về sản phẩm, giúp người dùng có thể tiếp cận sản phẩm và sử dụng một cách dễ dàng, nhanh chóng. GIỚI THIỆU TỔNG THỂ 2 RES.ONE là phần mềm quản lý nhà hàng, café, quán nhậu…với những tính năng ưu việt, phù hợp với nhu cầu và các nghiệp vụ phát sinh của doanh nghiệp. Cùng với những tiện ích nổi bật, giao diện gần gũi, tính năng dễ sử dụng sẽ giúp cho các chủ doanh nghiệp, người sử dụng có thể quản lý cửa hàng một cách tốt hơn, nắm bắt tình hình kinh doanh kịp thời hơn. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHI TIẾT 3 3.1 Giao diện tổng thể chương trình Khi chạy chương trình thì màn hình đăng nhập của RES.ONE như sau: Khi đăng nhập vào chương trình, màn hình chính của RES.ONE thể hiện như sau Tại giao diện này chúng ta thấy rõ RES.ONE với 5 module chức năng chính: - Module Thiết lập: để thiết lập các danh mục đầu vào phục vụ cho việc bán hàng như: thiết lập mẫu in hóa đơn, thiết lập danh mục bàn, danh mục khu vực, danh mục món, thực đơn… Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 4/39 Hướng dẫn sử dụng SHOP.ONE phiên bản nhà hàng - Module Thu chi: đây là module giúp cho người sử dụng, các chủ doanh nghiệp có thể xem tình hình thu chi của cửa hàng mình theo thời gian, bên cạnh đó module này cung cấp cung cấp chức năng kết ca để người dùng thực hiện chuyển giao tiền từ ca hiện tại sang ca kế tiếp và xem lại lịch sử kết ca theo thời gian. - Module Báo cáo: đây là module giúp cho người sử dụng, các chủ doanh nghiệp có thể xem tình hình bán hàng hóa, dịch vụ thông qua các báo cáo về doanh thu, báo cáo phân tích doanh thu theo thời gian…từ đó, người quản trị có cái nhìn tổng thể để có những kế hoạch, chiến lược phát triển riêng cho doanh nghiệp mình. - Module Kho – NL: Module quản lý nguyên liệu của cửa hàng, tại module này người sử dụng có thể nhập mua nguyên liệu, theo dõi kiểm kê tồn kho nguyên liệu, điều chỉnh tồn kho chương trình theo kiểm kê thực tế. - Module Thực đơn: Tại module này, người dùng có thể khai báo thực đơn, các món sản phẩm mà cửa hàng sẽ thực hiện giao dịch bán hàng. - Module Bán hàng: Module giúp người dùng thực hiện các giao dịch bán hàng: chọn bàn, món và in bill cùng với các thao tác bán hàng liên quan: chuyển bàn, ghép bàn, cập nhật giá bán… 3.2 Hướng dẫn chi tiết chức năng của các module 3.2.1 Module CẤU HÌNH Khi chạy chường trình RES.ONE và hiển thị ra màn hình đăng nhập, ở màn hình ban đầu này cho phép ta cấu hình một số chức năng của hệ thống 3.2.1.1 Quên mật khẩu Được dùng khi khách hàng quên mật khẩu đăng nhập Phần mềm Quản lý cửa hàng RES.ONE Thực hiện lấy lại mật khẩu theo các bước: Bước 1: - Đăng nhập hệ thống trên web https://shopone.com.vn - Và vào menu: Cấu hình > Lấy mã xác thực - Thực hiện nhập lấy mã xác thực trên web Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 5/39 Hướng dẫn sử dụng SHOP.ONE phiên bản nhà hàng - Sau khi nhập mật khẩu và mã kiểm tra thì hiển thị mã xác thực Bước 2: - Tại màn hình đăng nhập phần mềm RES.ONE, chọn Quên mật khẩu. - Nhập mã xác thực và mật khẩu mới và xác nhận để hoàn thành việc đổi mật khẩu Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 6/39 Hướng dẫn sử dụng SHOP.ONE phiên bản nhà hàng 3.2.1.2 Khôi phục dữ liệu từ file kết xuất Khi khách hàng cài đặt lại phần mềm, trong khi chờ đồng bộ dữ liệu từ web về thì mất nhiều thời gian và khách hàng không rõ khi nào dữ liệu đã được đồng bộ về hết. Cũng như giúp khách hàng lưu trữ dữ liệu của mình trên hệ thống nhầm hạn chế quá trình sử dụng bị mất dữ liệu thì cũng có thể khôi phục lại dữ liệu đã có. Cách thực hiện: Export dữ liệu từ web thành file. Sau đó, khách hàng tự import vào phần mềm. Bước 1: - Đăng nhập hệ thống trên web https://shopone.com.vn - Và vào menu: Cấu hình > Kết xuất dữ liệu - Thực hiện nhập file kết xuất Bước 2: - Tại màn hình đăng nhập phần mềm RES.ONE, chọn Cấu hình. Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 7/39 Hướng dẫn sử dụng SHOP.ONE phiên bản nhà hàng - Chọn nhập dữ liệu từ file kết xuất - Thực hiện nhập mật khẩu và chọn file đã kết xuất để import dữ liệu 3.2.1.3 Tạo dữ liệu mẫu Chức năng này dùng để tạo dữ liệu mẫu dành cho người dùng hệ thống RES.ONE. Bước 1: - Tại màn hình đăng nhập phần mềm RES.ONE, chọn Cấu hình. Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 8/39 Hướng dẫn sử dụng SHOP.ONE phiên bản nhà hàng - Chọn Tạo dữ liệu mẫu - Thực hiện nhập mật khẩu và chọn loại dữ liệu mẫu cần để khởi tạo và nhấn khỏi tạo Bước 2: Đăng nhập vào hệ thóng để dùng dữ liệu mẫu đã khỏi tạo Lưu ý: Dữ liệu mẫu sẽ được khởi tạo ở các chức năng: - Khu vực - Bàn - Đơn vị - Danh mục nguyên liệu - Nguyên liệu - Danh mục món - Món Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 9/39 Hướng dẫn sử dụng SHOP.ONE phiên bản nhà hàng - Nhập mua nguyên liệu 3.2.2 Module THIẾT LẬP Để có thể thực hiện các giao dịch mua bán, trước tiên ta cần thiết lập các chức năng, khai báo các danh mục. 3.2.2.1 Khu vực Khu vực được hiểu là vị trí trong nhà hàng, quán café…việc phân chia khu vực để quản lý được dễ dàng hơn. VD: Phân chia khu vực trong quán café: Bên trái, Bên Phải, Mặt Tiền, Sân thượng…mỗi khu vực sẽ có số lượng bàn tương ứng. Ta có thể thêm mới, sửa, xóa khu vực đã được tạo. Cách thực hiện: Thiết lập/ Khu Vực/ Thêm khu vực. Màn hình thêm mới Lưu ý: Khi khu vực đã được sử dụng (có xảy ra việc bán hàng tại khu vực đó) thì chương trình không cho phép XÓA. 3.2.2.2 Bàn Là nơi để phục vụ dịch vụ, chương trình sẽ quản lý in bill và tính tiền theo từng bàn. Ta có thể thêm mới, sửa, xóa bàn đã tạo Cách thực hiện: Thiết lập/ Bàn/Thêm bàn Màn hình thêm mới Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 10/39 Hướng dẫn sử dụng SHOP.ONE phiên bản nhà hàng Thông tin bàn gồm có: - Tên bàn - Khu vực: tham chiếu từ khu vực 3.2.2.3 Nhóm khách hàng Phân nhóm cho khách hàng để dễ dàng thống kê, quản lý khách hàng và có những chính sách chăm sóc riêng theo từng nhóm cho phù hợp. Ta có thể thêm, sửa, xóa nhóm khách hàng đã tạo. Cách thực hiện: Thiết lập/Nhóm khách hàng/Thêm mới. Màn hình thêm mới Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 11/39 Hướng dẫn sử dụng SHOP.ONE phiên bản nhà hàng Lưu ý: Khi Nhóm khách hàng đã được sử dụng (có xảy ra việc bán hàng cho khách hàng thuộc nhóm) thì chương trình không cho phép XÓA. 3.2.2.4 Khách hàng Khách hàng của quán. Ta có thể thêm mới, sửa, xóa khách hàng đã tạo. Cách thực hiện: Thiết lập/ Khách hàng/Thêm mới Màn hình thêm mới Khách hàng gồm các thông tin: - Số điện thoại - Họ và tên - Nhóm: là nhóm khách hàng, chọn từ danh sách nhóm đã tạo trước đó. - Địa chỉ - Mô tả Lưu ý: Khi khách hàng đã được sử dụng (có xảy ra việc bán hàng cho khách hàng) thì chương trình không cho phép XÓA. 3.2.2.5 Tài khoản Chức năng khai báo tài khoản cho người sử dụng chương trình. Ta có thể thêm mới, sửa, xóa các tài khoản đã tạo. Cách thực hiện: Thiết lập/Tài khoản/Thêm mới Màn hình thêm mới Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 12/39 Hướng dẫn sử dụng SHOP.ONE phiên bản nhà hàng Gồm các thông tin: - Tài khoản: là user đăng nhập vào chương trình - Tên: Tên người sử dụng - Nhóm: Có 3 nhóm mặc định o Admin: Có toàn quyền o Thu ngân: Bị hạn chế quyền sử dụng một số tính năng, báo cáo của chương trình o Phục vụ: Không có quyền sử dụng của chương trình Khi tạo tài khoản, tùy quyền hạn của user mà ta phân vào nhóm admin hay thu ngân, phục vụ để chỉ sử dụng những tính năng phù hợp. - Mật khẩu: Mật khẩu đăng nhập - Nhập lại mật khẩu Lưu ý: Khi tài khoản đã được sử dụng (có xảy ra việc sử dụng tài khoản này để bán hàng) thì chương trình không cho phép XÓA. 3.2.2.6 Đơn vị tính Khai báo đơn vị tính cho các món, nguyên liệu. Ta có thể thêm mới, xóa, sửa đơn vị tính đã tạo. Cách thực hiện: Thiết lập/Đơn vị tính/ Thêm mới Màn hình thêm mới Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 13/39 Hướng dẫn sử dụng SHOP.ONE phiên bản nhà hàng Lưu ý: Khi đơn vị tính đã được sử dụng thì chương trình không cho phép XÓA. 3.2.2.7 Thiết lập hóa đơn Chức năng thiết lập hóa đơn của doanh nghiệp, hóa đơn sẽ được in trực tiếp từ phần mềm khi giao dịch bán. Màn hình thiết lập Gồm các thông tin: - Thiết lập thông tin máy in: Khi in hóa đơn có thể in bill để thu tiền hoặc in để giao cho quầy pha chế, in cho bếp chế biến. Do đó phải thiết lập máy in cho phù hợp, có 3 tùy chọn: o Chọn máy in hóa đơn tạm tính: in hóa đơn thanh toán. o Chọn máy in hóa đơn bếp: in hóa đơn giao cho bếp chế biến. o Chọn in hóa đơn pha chế: in hóa đơn giao cho quầy pha chế chế biến. Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 14/39 Hướng dẫn sử dụng SHOP.ONE phiên bản nhà hàng Tương ứng với mỗi loại máy in, hệ thống cung cấp thêm thiết lập định dạng giấy in với các khổ in như sau: o Mặc định: loại khổ giấy in do hệ thống cung cấp sẵn o A4 o A5 o 80 mm o 74 mm o 58 mm o Tùy chỉnh: với loại tùy chỉnh, người sử dụng có thể tự nhập kích thước khổ giấy in phù hợp với nhu cầu Riêng với máy in hóa đơn tạm tính, hệ thống cung cấp thêm 2 mẫu hóa đơn để khách hàng có thể lựa chọn theo như cầu: o Mẫu mặc định o Mẫu table - Thiết lập thông tin hóa đơn o Tên quán o Địa chỉ o Điện thoại o Ghi chú o Chọn sử dụng logo hay không Các thông tin này sẽ thể hiện trên mẫu in hóa đơn. Sau khi thiết lập xong chọn “Lưu lại”. 3.2.2.8 Bảng giá 3.1.2.8.1 Thêm mới/Sửa/Xóa bảng giá Module Bảng giá được sử dụng để thiết lập các loại bảng giá được áp dụng tại quán. Hệ thống cung cấp 4 loại bảng giá để người sử dụng có thể lựa chọn: - Bảng giá theo khu vực: Đây là loại bảng giá áp dụng cho quán quản lý bảng giá áp dụng riêng cho từng khu vực khác nhau. - Bảng giá theo thời gian: Đây là loại bảng giá áp dụng cho quán quản lý bảng giá riêng áp dụng theo những khung giờ khác nhau trong ngày. - Bảng giá theo thời gian khu vực: Đây là loại bảng giá áp dụng cho quán quản lý bảng giá riêng áp dụng cả theo thời gian và khu vực. - Bảng giá tùy chỉnh: Đây là loại bảng giá áp dụng cho quán quản lý bảng giá theo nhu cầu riêng. Chú ý: Trong cùng một thời điểm chỉ có một loại bảng giá được sử dụng, không đồng thời sử dụng nhiều bảng giá cùng lúc. Nếu không khai báo bảng giá sử dụng, hệ thống sẽ lấy giá mặc định được khai báo từ bảng giá mặc định. Ta có thể tiến hành thêm mới/sửa/xóa/cập nhật các loại bảng giá. Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 15/39 Hướng dẫn sử dụng SHOP.ONE phiên bản nhà hàng Cách thực hiện: Thiết lập/Bảng giá/Thêm mới Màn hình thêm mới Gồm các thông tin: o Tên bảng giás o Loại bảng giá o Các thông tin thời gian/khu vực/ thời gian và khu vực tương ứng với từng loại bảng giá được lựa chọn o Ghi chú o Checkbox: Đang sử dụng (nếu bảng giá khai báo được sử dụng thì tích chọn ô này) Lưu ý: Khi bảng giá đã được sử dụng thì chương trình không cho phép XÓA. 3.1.2.8.2 Thiết lập bảng giá Chức năng thiết lập bảng giá giúp người sử dụng thiết lập giá của sản phẩm theo từng bảng giá Cách thực hiện: Thiết lập/Bảng giá/Thiết lập Màn hình thiết lập giá sản phẩm Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 16/39 Hướng dẫn sử dụng SHOP.ONE phiên bản nhà hàng Các thông tin như sau: o Combobox: Loại bảng giá o Textbox tìm kiếm: Nhập mã hoặc tên món o Grid: danh sách món ăn Khi muốn khai báo giá món ăn theo từng loại bảng giá, người sử dụng có 2 lựa chọn: o Nhập từ file excel: Download file excel mẫu vài nhập thông tin sau đó tiến hành upload vào hệ thống. o Thêm từ màn hình chức năng: Sau khi tiến hành tìm kiếm thành công, sản phẩm sẽ hiển thị trên danh sách món ăn phía dưới, người sử dụng nhập giá và nhấn lưu. Chú ý: Nếu không khai giá món ăn trong bảng giá sử dụng, hệ thống sẽ lấy giá mặc định được khai báo từ bảng giá mặc định. 3.2.2.9 Thiết lập chung Module Thiết lập chung cung cấp một số cấu hình giành cho người sử dụng, căn cứ vào nhu cầu người sử dụng sẽ tích chọn tương ứng. Màn hình Thiết lập chung như sau: Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 17/39 Hướng dẫn sử dụng SHOP.ONE phiên bản nhà hàng o Cho phép đồng bộ dữ liệu: chức năng này cho phép đồng bộ dữ liệu lên web. o Bật chức năng ghi nợ: Cho phép bán hàng có Ghi nợ. Vd: Bán cho Khách hàng A nhưng không trả tiền trực tiếp mà sẽ Ghi nợ lại hóa đơn đó (Công nợ khách hàng) để thanh toán công nợ sau o Cho phép hủy hóa đơn sau khi in: chức năng này cho phép hủy hóa đơn sau khi in xong. o Bật màng hình chọn chiều in hóa đơn: hiển thị màn hình chọn chiều in khi thực hiện in hóa đơn o Cho phép sửa giá món ăn khi bán hàng: cho phép sửa giá món ăn khi bán hàng mà không ảnh hưởng đến giá nhập khi bán hàng. o Tự động hủy đặt bàn: cho phép thông báo và hủy đặt bàn khi thực hiện cấu hình thời gian Vd: chọn bật chức năng này tì thông báo hiển thị trước 5 phút thì sau 5 phút sẽ hiển thị thông báo sẽ xóa bàn đã đặt. Và sau thời gian hủy 40 phút, sẽ hủy đặt bàn này. o Hiện giá món ăn ở menu thực đơn màn hình bán hàng: chức năng này cho phép hiển thị menu thực đơn ở màn hình bán hàng, để người bán linh động hơn khi chọn món o Bật sao lưu dữ liệu: chức năng này cho phép chủ cửa hàng sao lưu lại dữ liệu của mình trên mính tính mà họ làm việc 3.2.2.10 Xóa dữ liệu phần mền Chức năng này cho phép khách hàng tự xóa dữ liệu trên phần mền Client trước khi thực hiện xóa dữ liệu trên server. Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 18/39 Hướng dẫn sử dụng SHOP.ONE phiên bản nhà hàng Thực hiện nhập mật khẩu Admin và nhấn Đồng ý. Sau khi thực hiện xóa xong sẽ hiển thị thông báo, nhấn OK để thực hiện kết thúc việc xóa dữ liệu trên Client 3.2.3 Module Thu – Chi Module Thu – chi được sử dụng để quản lý nguồn tiền thu và chi tại quán, tại module này ta có thể nắm được tình hình thu chi của cửa hàng mình theo thời gian, bên cạnh đó module này cung cấp cung cấp chức năng kết ca để người dùng thực hiện chuyển giao tiền từ ca hiện tại sang ca kế tiếp và xem lại lịch sử kết ca theo thời gian. 3.2.3.1 Màn hình Tiền Đây là chức năng quản lý nguồn thu và chi tiền tại quán, tại đây người sử dụng có thể tìm kiếm việc thu chi tiền theo thời gian, theo lý do hay theo khách hàng và số hóa đơn bên cạnh đó người sử dụng cũng có thể khai báo thêm những hoạt động thu chi tiền nằm ngoài những loại do hệ thống quy định. Tại màn hình xem thu chi, người sử dụng có thể lọc tìm lịch sử thu chi theo nhiều tiêu chí. Điều kiện lọc - Từ ngày: Lọc xem lịch sử thu chi theo từ ngày - Đến ngày: Lọc xem lịch sử thu chi theo đến ngày - Số hóa đơn: Lọc theo hóa đơn - Khách hàng: Lọc theo khách hàng Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 19/39 Hướng dẫn sử dụng SHOP.ONE phiên bản nhà hàng - Loại: Bao gồm loại thu và loại chi - Lý do: Bao gồm các tiêu chí: Tất cả, thu tiền bán lẻ, thu khác, chi khác, thu thanh toán nợ, chi cuối ca Để thêm mới giao dịch thu/chi tiền người sử dụng chọn “Thêm mới thu chi tiền” Màn hình thêm mới: Màn hình thêm mới gồm các thông tin: - Số phiếu - Ngày thu chi Hotline hỗ trợ sản phẩm: 19008098 20/39