Tài liệu Skkn thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ở trường mầm non hoa hồng quận cầu giấy thành phố hà nội

PHÒNG GIÁO DỤC - ĐÀO TẠO QUẬN CẦU GIẤY TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ở trường mầm non Hoa Hồng quận Cầu Giấy Thành phố Hà Nội Lĩnh vực/Môn : Quản lý Tên tác giả : Lưu Đức Thuận Chức danh : Hiệu trưởng Tài liệu kèm theo: Năm học 2012 - 2013 MỤC LỤC Phần I. ĐẶT VẤN ĐỀ Phần II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I. CƠ SỞ LÝ LUẬN 1. Về công tác văn thư 2. Về công tác lưu trữ 2 5 5 5 11 II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG 15 1. Đặc ñiểm chung về trường mầm non Hoa Hồng 2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ 15 2.1. Ưu ñiểm 2.2. Hạn chế 3. Nguyên nhân của ưu ñiểm, hạn chế 3.1. Nguyên nhân của ưu ñiểm 3.2. Nguyên nhân của hạn chế 16 III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG 17 Giải pháp 1. Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ ñạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Giải pháp 2. Nâng cao chất lượng ñội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt ñộng của công tác văn thư, lưu trữ 18 2.1. Nâng cao nhận thức, trình ñộ nghiệp vụ cán bộ, viên chức trong hoạt ñộng của công tác văn thư, lưu trữ 19 2.2. Tăng cường bổ sung, kiện toàn ñội ngũ cán bộ, viên chức hỗ trợ công tác văn thư, lưu trữ Giải pháp 3. Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ Giải pháp 4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Giải pháp 5. Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ Phần III. KẾT THÚC VẤN ĐỀ 20 22 I. KẾT QUẢ II. BÀI HỌC KINH NGHIỆM III. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT 22 23 23 1. Với Bộ Nội vụ và Bộ Giáo dục và Đào tạo 2. Với các cơ sở ñào tạo nhân viên văn thư, lưu trữ 3. Với Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy 23 23 23 PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 24 58 16 16 17 17 17 19 20 20 20 1 Phần I ĐẶT VẤN ĐỀ Có thể khẳng ñịnh, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng ñối với tất cả các lĩnh vực của ñời sống xã hội, ñối với các cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm ñảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh ñạo, quản lý ñiều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt ñộng của mỗi cơ quan, tổ chức. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng ñều có một ñặc ñiểm chung là trong quá trình hoạt ñộng ñều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị ñều ñược lưu giữ lại ñể tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi ñây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc ñã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Văn bản là phương tiện truyền ñạt thông tin trong xã hội. Nó giữ một vai trò quan trọng trong hiệu quả hoạt ñộng của mỗi cơ quan, ñoàn thể. Nhưng ñể ñảm bảo các văn bản ñó ñược sử dụng một cách có hiệu quả và thống nhất lại phụ thuộc rất lớn vào công tác văn thư. Mặc dù ñây chỉ là một công việc ñơn giản song trên thực tế nó lại quyết ñịnh quá trình kết nối thông tin ñược thông suốt giữa các cơ quan. Ngoài ra công tác văn thư còn ñảm bảo cho việc quản lý văn bản, con dấu ñược chặt chẽ và có hiệu quả hơn. Trong ñó con dấu ñóng trên chữ ký của người có thẩm quyền là một ñảm bảo cho sự chính xác và giá trị pháp lý của cơ quan, tổ chức làm ra văn bản. Chính vì thế công tác văn thư là một bộ phận không thể thiếu với hoạt ñộng chỉ ñạo, ñiều hành công việc của các cơ quan và các tổ chức trong xã hội. Việc soạn thảo, ban hành văn bản ñã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do ñó, khi các cơ quan, tổ chức ñược thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu ñược hình thành vì ñó là “huyết mạch” trong hoạt ñộng của mỗi cơ quan, tổ chức. Vì vậy, Đảng và nhà nước ta, ñặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn ñánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Ngay từ những ngày ñầu nước nhà giành ñược ñộc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ñã ký Thông ñạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong ñó Người ñã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị ñặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và ñánh giá “tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, ñịnh hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do ñó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng”. Trong hoạt ñộng quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ ñạo, ñiều hành, quyết ñịnh, thi hành ñều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức 2 sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do ñó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ ñối với hoạt ñộng quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 ñiểm sau: - Góp phần quan trọng ñảm bảo thông tin cho hoạt ñộng quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu ñáng tin cậy phục vụ các mục ñích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt ñộng quản lý của các cơ quan. - Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và ñáp ứng ñược các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua ñó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, ñúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và ñây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. - Tạo công cụ ñể kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt ñộng của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. - Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan ñến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia. Từ những lẽ trên, có thể thấy ñược nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo ñảm cho các hoạt ñộng của nền hành chính nhà nước ñược thông suốt. Nhờ ñó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc ñẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức ñúng ñắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ ñể có thể ñưa ra những biện pháp phù hợp nhằm ñưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, ñơn vị mình ñi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, ñơn vị. Xác ñịnh rõ vị trí, tầm quan trọng và thực trạng của công tác cải cách hành chính, ngày 04/01/2013 Chủ tịch UBND Thành phố Hà Nội ñã ra Chỉ thị số 01/CT-UBND về thực hiện "Năm kỷ cương hành chính - 2013" và Ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy ñã ban hành Kế hoạch số 23/KH-UBND ngày 05/02/2013 triển khai thực hiện "Năm kỷ cương hành chính - 2013" tại các ñơn vị thuộc quận Cầu Giấy, trong ñó có mảng công tác văn thư lưu trữ. Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ ñã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ chức. Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới có từ một vài năm trở lại ñây và ñó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ ñơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, ñầu tư xứng ñáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa ñúng khi ñánh giá về công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải ñược nhìn nhận lại. Trường mầm non Hoa Hồng cũng như nhiều ñơn vị, cơ quan khác trên ñịa bàn quận Cầu Giấy là ñơn vị vẫn còn tồn tại những ñiểm bất cập như quá trình quản lý văn bản chưa chặt chẽ khiến cho một số văn bản có nội dung, thể thức 3 sai mà vẫn ñược ban hành; quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản chưa ñược thống nhất làm cho hiệu quả công việc bị giảm sút… Việc thu thập, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ chưa ñược thực hiện có nề nếp; lập hồ sơ công việc chưa khoa học, ñầy ñủ nên còn gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử. Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa ñược thực hiện ñồng bộ. Thực trạng ñó do nhiều nguyên nhân khác nhau gây ra, trong ñó không thể không nói ñến trình ñộ, nghiệp vụ của cán bộ văn thư chưa ñược ñào tạo cơ bản và sự nhận thức còn nhiều hạn chế của một số cán bộ công chức, viên chức trong cách nhìn nhận về hoạt ñộng văn thư, lưu trữ. Chính vì những lý do trên tôi ñã chọn ñề tài: "Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ở trường mầm non Hoa Hồng quận Cầu Giấy Thành phố Hà Nội" nhằm tìm hiểu rõ hơn thực trạng của công tác văn thư, lưu trữ tại trường mầm non Hoa Hồng ñể từ ñó ñề ra các giải pháp thực hiện hiệu quả nhất công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường. 4 Phần II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I. CƠ SỞ LÝ LUẬN Để ñánh giá ñúng thực trạng và ñề ra các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trong Trường, cần hiểu ñầy ñủ, sâu sắc về nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ. 1. Về công tác văn thư 1.1. Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư là hoạt ñộng ñảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các ñợn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt ñộng của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt ñộng của cơ quan ñạt hiệu quả. 1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư a. Nội dung của công tác văn thư Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan ñến công tác quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, ñơn vị và thường bao gồm 5 nội dung cơ bản sau: - Tiếp nhận và giải quyết văn bản ñến - Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản ñi - Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan - Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan - Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu * Tiếp nhận giải quyết văn bản ñến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan nhận ñược từ các nơi khác gửi ñến gọi tắ là “Văn bản ñến”. Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản ñến ñược thực hiện theo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ ñến cơ quan, tổ chức ñều phải qua bộ phận văn thư, bộ phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ bí mật; sau ñó chuyển ñến các cá nhân, bộ phận liên quan giải quyết. Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản ñến ñược thực hiện theo 5 bước sau: Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản. Bước 2: Bóc bì văn bản. Bước 3: Đóng dấu ñến, ghi sổ ñến và ngày ñến vào văn bản Bước 4: Vào sổ và chuyển giao văn bản ñến Bước 5: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản ñến Văn bản ñược vào sổ theo mẫu. 5 Số văn Ngày bản ñến ñến 1 2 …… … Nơi gửi văn VB Số, ký hiệu VB 3 4 …… …… .. …. Ngày, Trích Lưu tháng yếu nội hồ sơ VB dung VB 5 6 Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú 8 9 10 …… …….. 7 …… …… …… . . …. …… …… .. … Mẫu chuyển văn bản ñến: Số, ký hiệu Ngày chuyển văn bản văn bản Số lượng bì văn bản Nơi nhận (người nhận) Ký nhận và ñóng dấu 1 2 3 4 5 ……… ………… ………… ………… ……….. * Tổ chức quản lý giải quyết văn bản ñi: Tất cả những văn bản giấy tờ, tài liệu do cơ quan. ñơn vị gửi ñi chung là “văn bản ñi”. Việc tổ chức quản lý văn bản ñi cũng ñược thực hiện theo nguyên tắc: Các văn bản giấy tờ của cơ quan, ñơn vị ñể gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm ñăng ký vào sổ, ñóng dấu và có trách nhiệm gửi ñi. Thủ tục quản lý gửi văn bản ñi bao gồm 6 bước sau: Bước 1: Đánh máy, in văn bản Bước 2: Ký và ñóng dấu văn bản Bước 3: Đăng ký văn bản ñi Bước 4: Chuyển giao văn bản ñi Bước 5: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản ñi Bước 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản Sổ chuyển văn bản qua bưu ñiện hoặc ñến các cơ quan theo mẫu. Ngày tháng Số ký hiệu văn bản Số lượng bì văn bản 1 ............. 2 …………. 3 ……….. Nơi nhận văn bản Ký nhận và ñóng dấu văn bản ……….. 5 ................ 6 Sổ chuyển văn bản trong nội bộ theo mẫu. Ngày Số ký hiệu Số lượng Người nhận hoặc tháng văn bản văn bản ñơn vị nhận (phiếugửi, hoặc bì chuyển) văn bản 1 2 3 4 …………. …………. ………….. ……………. Ghi chú 5 ………… * Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan. Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người ñược uỷ quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ ñăng ký văn bản. Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” thì phải ñóng dấu vào văn bản và cả phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ ñược ñánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi ñầy ñủ số, ký hiệu, nơi nhận và ñóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì trong rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không ñóng dấu chỉ mức ñộ “mật”. Sau ñó các văn bản ñược chuyển ñi theo thủ tục như các văn bản bình thường. * Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, ñơn vị ñược chủ ñộng khoa học và thuận tiện. - Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo 6 bước Bước 1: Xác ñịnh danh mục hồ sơ Bước 2: Xây dựng ñề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn ñề hoặc theo ñơn vị, tổ chức. Bước 3: Dự kiến các tiêu ñề hồ sơ Bước 4: Quy ñịnh ký hiệu hồ sơ Bước 5: Quy ñịnh người lập hồ sơ Bước 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ - Mở hồ sơ: Đầu năm, cán bộ ñược giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu ñề hồ sơ cần viết bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ. - Căn cứ vào ñặc trưng của văn bản tài liệu ñể chia thành các hồ sơ: Các ñặc trưng cơ bản ñể lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn ñề, tác giả, thời gian, giao dich, ñịa dư. - Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ - Biên mục hồ sơ + Đóng quyển 7 * Tổ chức và sử dụng con dấu Nguyên tắc ñóng dấu: Người giữ con dấu phải tự tay ñóng vào các văn bản, không ñược cho ai mượn. Dấu phải ñóng bên trái trùm lên 1/3 ñến 1/4 của chữ ký, dấu ñóng phải rõ ràng ngay ngay ngắn. Chỉ ñược ñóng dấu vào văn bản giấy tờ khi ñã có chữ ký hợp lệ, không ñược ñóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu ñề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ tên người và việc cụ thể. Những tài liệu gửi kèm theo văn bản như ñề án, chương trình, dự thảo, báo cáo … cần ñóng dấu vào góc trái ở phía trên trang. Dấu ñóng trùm khoảng 1/4 mặt dấu lên chỗ có chữ ñể ñảm bảo ñộ tin cậy của tài liệu. Việc sử dụng các loại dấu ở cơ quan: Trong các cơ quan thường có 2 loại dấu: Dấu quốc huy và dấu ghi chữ văn phòng. Hai loại dấu này ñóng như sau: - Đối với văn bản thuộc quyền hạn của thủ trưởng thì thủ trưởng hoặc cấp phó ký thay hoặc người ñược quyền ký thừa lệnh thủ trưởng thì ñóng dấu quốc huy. - Những văn bản thuộc nhiệm vụ của văn phòng lấy danh nghĩa là văn phòng ñể làm ra văn bản thì ñóng dấu văn phòng. Riêng các ñơn vị trường học chỉ sử dụng dấu quốc huy. Các cơ quan còn có: Dấu chức vụ, dấu tên người, dấu chữ ký... Căn cứ vào ñó ñóng dấu theo ñúng Nhà nước quy ñịnh về việc quản lý các loại con dấu. Của cơ quan ghi trong Nghị ñịnh 56 của HĐCP. - Người giữ con dấu vì lý do nào ñó mà vắng mặt phải bàn giao con dấu cho người khác do thủ trưởng cơ quan chỉ ñịnh. Ngày nghỉ lễ, chủ nhật phải cho con dấu vào hòm, tủ khoá chắc chắn. Theo Nghị ñịnh số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ quy ñịnh về việc quản lý và sử dụng con dấu như sau: “Con dấu ñược sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, ñơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt ñộng tại Việt Nam (dưới ñây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng ñịnh giá trị pháp lý ñối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước". Đồng thời Chính phủ cũng quy ñịnh người ñứng ñầu các cơ quan tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu, mỗi cơ quan tổ chức chỉ ñược dùng một con dấu cùng loại giống nhau, con dấu chỉ ñựợc ñóng lên các văn bản giấy tờ sau khi ñã có chữ ký của cấp có thẩm quyền. Nghiêm cấm việc ñóng dấu khống chỉ, không ñược tuỳ tiện mang con dấu theo người. Con dấu của cơ quan tổ chức phải ñược lại cho người có trách nhiệm, có trình ñộ chuyên môn về văn thư ñể bảo quản và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và ñóng dấu. 8 b. Nhiệm vụ của công tác văn thư - Nhận và bóc bì văn bản ñến - Đóng dấu văn bản ñến, ghi số, vào sổ ñăng ký - Phân loại và trình lãnh ñạo - Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản ñến của các phòng ban chức năng - Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu - Gửi văn bản ñi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành) - Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan - Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan 1.3. Tổ chức công tác văn thư Khi xem xét tổ chức công tác văn thư có thể nghiên cứu 2 vấn ñề sau: a. Biên chế công tác văn thư Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3 yếu tố chủ yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư và số lượng văn bản, tài liệu cơ quan. Trong ñó bao gồm văn bản ñi, văn bản ñến, văn bản nội bộ. Trong công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc bố trí cán bộ cũng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất lượng hoạt ñộng của cơ quan. Những cán bộ có trình ñộ cao, có năng lực thì bố trí những công việc khó, phức tạp như: Dự thảo văn bản, ñọc soát văn bản, lập hồ sơ… Các cán bộ có trình ñộ thấp hơn thì ñảm nhận những công việc ñơn giản như: Vào sổ văn bản, viết phong bì. Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình ñộ chuyên môn, trình ñộ văn hoá, phải có những phẩm chất như: Trung thực, ñiềm ñạm, cẩn thận, lịch sự và giữ luôn bí mật trong công việc, năng suất và chất lượng công tác không cao và ảnh hưởng ñến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung. b. Hình thức tổ chức công tác văn thư Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản ñi, văn bản ñến và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan ñể có thể tổ chức công tác văn thư theo một hình thức phù hợp. Các hình thức này bao gồm: - Hình thức văn thư tập trung. - Hình thức văn thư phân tán. - Hình thức văn thư hỗn hợp. Các cơ quan, xí nghiệp, ñơn vị nhỏ, cơ cấu tổ chức ít phức tạp, số lượng văn bản ít thường áp dụng hình thức văn bản tập trung. Theo hình thức này, hầu hết các tác nghiệp chuyên môn văn thư ñược tập trung giải quyết ở một ñơn vị chuyên môn. 1.4. Yêu cầu của công tác văn thư Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải ñảm bảo những yêu cầu sau: 9 - Nhanh chóng, kịp thời, ñúng kỳ hạn - Phải ñảm bảo tính chính xác cao - Mức ñộ bí mật của văn bản - Sử dụng trang thiết bị hiện ñại 1.5. Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư a. Vị trí của công tác văn thư Công tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng trong hoạt ñộng của cơ quan. Như vậy công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp ñến chất lượng quản lý của cơ quan. Trong quá trình hoạt ñộng của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo các loại văn bản và sử dụng chúng ñể làm phương tiện mọi hoạt ñộng của cơ quan. Vì vậy việc tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở những quy ñịnh chung của Nhà nước là công tác quan trọng và có tính tất yếu nhằm gắn liền với hoạt ñộng của cơ quan. b. Ý nghĩa của công tác văn thư Công tác văn thư ñảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan ñơn vị nói chung. Thông tin phục vụ quản lý ñược cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong ñó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung có thể xếp công tác văn thư vào hoạt ñộng ñảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa ñựng, truyền ñạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý của Nhà nước. Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan ñược nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa ñảm bảo chất lượng, ñúng chế ñộ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ ñể làm trái pháp luật. Công tác văn thư bảo ñảm giữ gìn ñầy ñủ thông tin về mọi hoạt ñộng của cơ quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt ñộng của cơ quan cũng như hoạt ñộng của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh ñó nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá trình hoạt ñộng. Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ ñược toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản tạo ñiều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan. Đây là nguồn bổ sung chủ yếu, thưòng xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị. Trong các quá trình hoạt ñộng của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quốc gia. Nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không ñầy ñủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan thấp, nếu không sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công tác lưu trữ. Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm ñược công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời công tác này giữ gìn ñầy ñủ những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị ñể phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ ñể nghiên cứu và sử dụng lâu dài. 10 2. Về công tác lưu trữ 2.1. Khái niệm Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất cả những văn bản ñến ñã qua xử lý, bản lưu của văn bản ñi (bản chính) và những hồ sơ, tài liệu liên quan ñều phải ñược chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc. 2.2. Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưu trữ a. Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ sau - Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu - Đánh giá tài liệu - Thống kê tài liệu - Bảo quản tài liệu - Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu b. Nội dung của công tác lưu trữ * Thu thập tài liệu lưu trữ Là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác ñịnh nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi ñã ñược Nhà nước quy ñịnh. Hàng năm ñơn vị có trách nhiệm: 1) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; 2) Các phòng, ban, ñơn vị công chức, viên chức của cơ quan xác ñịnh những loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ; 3) Công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập "mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu"; 4) Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản ñể tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; 5) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra ñối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu. Khi giao nộp tài liệu phải lập 02 bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và 02 bản "Biên bản giao nhận tài liệu"; ñơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện hành mỗi bên giữ 1 bản; 6) "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" phải ñược ñánh máy vi tính (EXCEL) và chuyển dữ liệu cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ nộp lưu (Văn thư). * Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong ñó tài liệu lưu trữ ñược hệ thống hoá theo một phương pháp thích hợp và ñựoc cố ñịnh trật tự sắp xếp trong các phòng, kho lưu trữ nhằm mục ñích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải ñạt ñược các yêu cầu sau: - Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh; - Xác ñịnh thời gian bảo quản cho hồ sơ, tài liệu ñối với lưu trữ hiện hành; xác ñịnh tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị loại ra ñể tiêu hủy; 11 - Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; - Lập các công cụ tra cứu, mục lục hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng; - Lập danh mục tài liệu hết giá trị. Các bước tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Bước 1: Viết lịch sử hình thành phông Bước 2: Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ Bước 3: Viết bìa hồ sơ Bước 4: Viết chứng từ kết thúc * Xác ñịnh giá trị tài liệu lưu trữ Là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất ñịnh ñể nghiên cứu và quy ñịnh thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt ñộng của các cơ quan, ñơn vị theo giá trị của chúng về các mặt như: chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ ñó lựa chọn ñể bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Khi xác ñịnh giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản sau: - Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong ñiều kiện xã hội và việc hình thành. - Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu ñể xác ñịnh thời hạn bảo quản hay tiêu huỷ. - Tính tổng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉ ở một mặt mà xét nó ở tính ña dạng. Dựa vào các tiêu chuẩn xác ñịnh giá trị tài liệu lưu trữ ñể lựa chọn và xác ñịnh ñược thời hạn bảo quản của tài liệu lưu trữ như vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời hay tiêu huỷ. Hội ñồng xác ñịnh giá trị tài liệu bao gồm: - Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính: Chủ tịch hội ñồng - Cơ quan (bộ phận) có tài liệu : Uỷ viên - Phụ trách lưu trữ: Uỷ viên Khi tiêu huỷ các hồ sơ tài liệu ñã hết giá trị ñược hội ñồng cho phép phải lập văn bản. Tài liệu ñược thống kê cụ thể chi tiết theo từng loại có xác nhận của bộ phận cơ quan có tài liệu và trực tiếp chứng kiến việc tiêu huỷ. Việc tiêu huỷ và xác ñịnh giá trị tài liệu này theo quy ñịnh theo Công văn số 879/VTLTNN - NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị. * Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và hoàn chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ ở Trung ương và ñịa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất. Giải quyết tốt vấn ñề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng không chỉ ñối với ngành lưu trữ mà còn ñối với nhiều ngành khác. Tài liệu lưu trữ là ngoài những ý nghĩa chính trị, văn hoá, lịch sử …có tầm quốc gia còn có giá trị thực tiễn cao ñối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan ñã sản sinh ra nó. Nếu ñể 12 tài liệu mất mát thất lạc, không tổ chức ñựơc việc bổ sung kịp thời thì thành phần phông lưu trữ sẽ ngày càng nghèo khả năng phục vụ sẽ ngày càng hạn chế. Công tác bổ sung tài liệu ñòi hỏi phải tiến hành thường xuyên thiết thực và kịp thời. Khi bổ sung tài liệu cần chú ý ñến khả năng sử dụng chúng trong thực tế. Chú ý ñến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong ñiều kiện việc mở rộng việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện ñại. * Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ Công tác thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ là biện pháp áp dụng các phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm ñược một cách rõ ràng, chính xác, khịp thời nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng của tài liệu lưu trữ và cơ sở vật chất khác trong phòng trong kho lưu trữ. Công tác thống kê và kiểm tra phải thực hiện theo các quy ñịnh của Nhà nước, cụ thể là: - Mỗi bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu ñang giữ và các công cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ tài liệu; sổ ñăng ký các phông lưu trữ; sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu. - Thực hiện chế ñộ báo cáo thống kê ñịnh kỳ hàng năm và báo cáo ñột xuất về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quyết ñịnh liên Bộ giữa Cục lưu trữ Nhà nước với Tổng cục thống kê số 149/TCTK ngày 23 tháng 10 năm 1987 về việc ban hành biểu mẫu báo cáo thống kê ñịnh kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tài liệu. - Kiểm tra tài liệu lưu trữ với các hình thức sau: Kiểm tra thường xuyên theo ñịnh kỳ; kiểm tra ñột xuất; tự kiểm tra và công cụ kiểm tra. * Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác ñịnh giá trị tài liệu lưu trữ… Để tổ chức khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo ñảm an toàn và sử dụng chúng hiệu quả nhất. Bao gồm các nghiệp vụ sau: - Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, ñơn vị hình thành phông và lịch sử phông. - Tiến hành lập hồ sơ ñối với những hồ sơ chưa ñạt yêu cầu lưu trữ - Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu theo phương án ñã chọn * Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc ñược thực hiện nhằm ñảm bảo giữ gìn trạng thái vật lý của nó. Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa, phòng hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật. Công tác này ñược quy ñịnh cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia. Nguyên nhân gây hại ñến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự nhiên như: Nhiệt ñộ, ánh sáng, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn do yếu tố 13 chủ quan của con người như: Chiến tranh, do sự thiếu trách nhiệm của các nhân viên lưu trữ và người sử dụng tài liệu lưu trữ. Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm bằng thông gió, chống mối mọt côn trùng… Phải chú ý ñến cách bố trí nhà kho và trang bị phương tiện kỹ thuật. Cần trang bị ñầy ñủ giá, tủ ñựng tài liệu, dụng cụ ño nhiệt ñộ… Kho lưu trữ phải ñặt ở nơi khô ráo, thoáng mát, sạch sẽ. Khu vực ñể tài liệu phải cách biệt với nơi làm việc của cơ quan, ñồng thời phải có chế ñộ phòng cháy chữa cháy cho kho lưu trữ. * Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Là toàn bộ công tác nhằm bảo ñảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và xã hội những thong tin cần thiết phục vục cho mục ñích chính trị, kinh tế, tuyên truyền, giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính ñáng của công dân. Mục ñích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có hiệu quả tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện những mục ñích về chính trị, kinh tế và khoa học. * Thời hạn nộp lưu tài liệu - Tài liệu hành chính: Sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc; - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau 01 năm kể từ ngày công trình ñược nghiệm thu chính thức; - Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 03 tháng kể từ khi công trình ñược quyết toán; - Tài liệu ảnh, phim ñiện ảnh, Mcrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc. d. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá trình hoạt ñộng của một con người, một cơ quan và các sự kịên lịch sử của một quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử. Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn chính xác nhất, chân thực nhất ñể nghiên cứu. Tài liệu lưu trữ còn phản ánh sự thật khách quan hoạt ñộng sáng tạo của xã hội nên nó mang tính khoa học cao. Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các ñề tài khoa học và ứng dụng kết quả nghiên cứu trước ñây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại giúp cho việc tổng kết ñánh giá rút ra những quy luật vận ñộng của tự nhiên và xã hội ñể dự báo chính xác thúc ñẩy tiến trình phát triển của xã hội. Tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn. Nó phục vụ ñắc lực cho việc thực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa xã hội… ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ chức nói chung. Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ của các cơ quan ñang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, có ý nghĩa lịch sử, khoa học và thực tiễn nó chứa ñựng nhiều bí mật Quốc gia. Có thể dùng tài liệu ñể xây dựng truyến 14 thống, giáo dục thế hệ tương lai cũng có thể sử dụng làm tư liệu giảng dạy trong các trường phổ thông và giới thiệu trên các phương tiện truyền thông. 3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu ñã xử lý trước ñó là rất quan trọng ñể hình thành nên văn bản. Các tài liệu ñược lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết ñịnh, giải quyết kịp thời, ñúng ñắn các yêu cầu của công dân nếu không có ñầy ñủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ quan ñược tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có ñược cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc ñẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng ñến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ ñược lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo ñiều kiện thuận lợi ñể công tác lưu trữ phát triển, từ ñó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Theo giáo sư Sue McKemmish - Lưu trữ Quốc gia Úc: “lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục ñích hiện hành cũng như mục ñích trong tương lai”. Công tác văn thư có nhiệm vụ quản lý, tổ chức tài liệu văn thư hình thành trong hoạt ñộng hàng ngày của cơ quan, một nguồn cung cấp chủ yếu thường xuyên cho kho lưu trữ. Vì vậy nó là tiền ñề cho công tác lưu trữ. Công tác văn thư và lưu trữ là hai công tác có nội dung, hình thức, phương pháp kỹ thuật khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau. Phần lớn những tài liệu văn thư có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phận văn thư ñều ñược lập hồ sơ, chọn lọc và nộp vào lưu trữ. Cho nên làm tốt công tác văn thư sẽ tạo ñiều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này. II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG 1. Đặc ñiểm chung về trường mầm non Hoa Hồng Trường mầm non Hoa Hồng phường Nghĩa Tân quận Cầu Giấy Thành phố Hà Nội thành lập tháng 5 năm 1988. Đạt danh hiệu trường mầm non ñạt chuẩn quốc gia năm 2005, Huân chương Lao ñộng hạng Ba năm học 2011 2012; 2 năm nhận Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, 1 năm nhận Cờ thi ñua xuất sắc, 1 năm nhận Bằng khen của Bộ Giáo dục và Đào tạo, 11 năm ñạt danh hiệu Tập thể lao ñộng xuất sắc. Trường hoạt ñộng theo quy ñịnh của Điều lệ Trường mầm non Ban hành kèm theo Quyết ñịnh số 14/2008/QĐ-BGDĐT ngày 07/4/2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo và Luật Giáo dục. 15 Cơ cấu tổ chức của trường gồm: BAN GIÁM HIỆU: 3 TỔ VĂN PHÒNG: 19 NHÓM TRẺ: 02 86 học sinh TỔ CHUYÊN MÔN NT-MG BÉ: 20 TỔ CHUYÊN MÔN TỔ CHUYÊN MÔN MẪU GIÁO NHỠ: 18 MÂU GIÁO LỚN: 19 LỚP MG BÉ: 04 199 học sinh LỚP MG NHỠ: 06 294 học sinh LỚP MG LỚN: 06 297 học sinh 2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của trường mầm non Hoa Hồng 2.1. Ưu ñiểm Nhìn chung công tác Văn thư - lưu trữ của văn phòng trường mầm non Hoa Hồng ñã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ ñược giao. Mối quan hệ giữa thủ trưởng cơ quan với các tổ Chuyên môn, tổ Văn phòng ñược thiết lập tốt. Việc thực hiện ñúng thẩm quyền, uỷ quyền trong quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt ñộng văn thư lưu trữ có xu hướng ñi vào nề nếp. Có ñịnh biên cán bộ văn thư lưu trữ có trình ñộ chuyên môn, nhiệt tình công tác, thuận tiện cho việc cụ thể hoá công việc và tổ chức thực hiện nhiệm vụ. Công tác văn thư tiến hành từng bước nhịp nhàng và ñồng bộ. Việc chuyển giao các loại văn bản ñi, ñến ñược thực hiện nhanh chóng, phân loại ñộ “mật”, “khẩn” ñể chuyển giao kịp thời. Cán bộ nhân viên trong văn phòng ñã hoàn thành tương ñối tốt nhiệm vụ ñược giao và bước ñầu ñảm bảo ñúng các quy ñịnh về công tác văn bản, giấy tờ. Việc quản lý con dấu ñảm bảo ñúng nguyên tắc và quy ñịnh. Trong quá trình hoạt ñộng trường mầm non Hoa Hồng ñã chủ ñộng xây dựng kế hoạch, quy chế công tác văn thư, lưu trữ. Nhìn chung Quy chế xây dựng khoa học, chi tiết ñến từng công việc, từng chức danh. Những quy ñịnh này là phù hợp với những quy ñịnh hiện hành về quản lý hành chính Nhà nước. Như vậy việc quản lý của Trường có căn cứ pháp luật cụ thể. 2.2. Hạn chế Tuy ñã ñạt ñược một số kết quả quan trọng trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ nhưng ñến nay nó vẫn còn tồn tại những nhược ñiểm sau: Nhân viên văn thư của trường kiêm nhiệm nhiều công việc như thủ quỹ, thủ kho nên thời gian trau rồi nghiệp vụ còn hạn chế. Tình trạng văn bản sai thể thức, sai về quy cách văn bản vẫn còn. Nội dung văn bản không rõ ràng. Hơn nữa, ñối với không ít người, công việc ñược giao ñã giải quyết xong là hết trách nhiệm mà chưa ý thức ñược rằng phải lập hồ sơ, quản lý ñối với 16 những văn bản, tài liệu ñược hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ những tài liệu ñó, do ñó văn bản còn nằm rải rác ở các tổ, nhóm chuyên môn; hoặc không lưu giữ ñầy ñủ. Khi cần tra tìm thì không có hoặc mất nhiều thời gian. Việc bố trí văn phòng hiện nay chưa hợp lý, chưa thực hiện ñược một cách toàn diện chế ñộ bảo mật của tài liệu. Các ñiều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác văn thư, lưu trữ chưa ñáp ứng ñược so với yêu cầu hiện nay. 3. Nguyên nhân của ưu ñiểm, hạn chế 3.1. Nguyên nhân của ưu ñiểm - Có sự chỉ ñạo kịp thời từ cơ quan cấp trên. - Cán bộ quản lý nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và ñược bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác này. - Đội ngũ giáo viên, nhân viên có tinh thần trách nhiệm và nghiêm túc thực hiện nhiệm vụ khi ñược nhà trường giao. 3.2. Nguyên nhân của hạn chế - Chưa nhận thức ñúng về vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ. - Tình trạng nhân viên làm công tác văn thư phải kiêm nhiệm thêm nhiều nhiệm vụ nên việc tự học tập bồi dưỡng nghiệp vụ còn hạn chế. - Bên cạnh ñó tại một số cán bộ, giáo viên, nhân viên vẫn chưa hiểu rõ và ñánh giá hết ñược các nội dung quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa dành sự quan tâm, ñầu tư ñúng như yêu cầu của công tác này. - Tình trạng cán bộ, công chức chưa thường xuyên lập hồ sơ công việc vừa là tồn tại, nhưng ñồng thời cũng là nguyên nhân quan trọng dẫn ñến tài liệu tồn ñọng, tích ñống còn nhiều, gây tốn kém, lãng phí về công tác chỉnh lý sau này. ` - Nhà trường còn gặp khó khăn về kinh phí trong chỉnh lý tài liệu, ñầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ... - Chưa có phòng lưu trữ hồ sơ. Bên cạnh những nguyên nhân chủ quan, phải kể ñến những nguyên nhân khách quan như: - Chưa có kinh phí dành cho hoạt ñộng lưu trữ, chưa có chế ñộ chính sách ñối với nhân viên lưu trữ tại các Trường. Điều này gây khó khăn trong việc triển khai, thực hiện các nội dung về văn thư, lưu trữ tại ñơn vị. - Các lớp học bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ chưa ñược tổ chức thường xuyên. Nếu tổ chức thì số lượng lại quá ñông, trong thời gian ngắn nên không truyền tải ñược hết những kiến thức, kỹ năng như yêu cầu... III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON HOA HỒNG Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế với việc thực hiện công nghiệp hóa, hiện ñại hóa ñất nước thì việc nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ là một yêu cầu tất yếu. Chính vì thế Trường ñã xác ñịnh rõ: 17 Nâng cao nhận thức của Cán bộ - Giáo viên - Nhân viên về công tác văn thư, lưu trữ nhằm phát huy hiệu quả của công tác văn thư và giá trị của tài liệu lưu trữ; Tạo bước chuyển biến, ñưa công tác văn thư, lưu trữ ñi vào nề nếp và thực hiện ñúng quy ñịnh của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; Góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước trong giai ñoạn hiện nay. Để góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ nhằm thực hiện những mục tiêu chung của nhà trường theo xu hướng công cuộc cải cách hành chính, cần tập trung thực hiện tốt một số giải pháp sau: Giải pháp 1. Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ ñạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Trong chu trình quản lý, kế hoạch là khâu ñầu tiên của một chu trình. Mọi hoạt ñộng quản lý ñều ñược bắt ñầu từ khâu xây dựng kế hoạch. Kế hoạch là xác ñịnh mục tiêu mà mỗi nhà trường cần phải ñạt ñược trong một hay nhiều năm tới và các phương thức ñể ñạt ñược mục tiêu ấy… Có thể thấy, việc xây dựng kế hoạch trong các nhà trường giống như việc tạo nên một cây cầu nối giữa mục tiêu mà trường ñó ñạt ñược với phương thức ñể thực hiện ñược các mục tiêu ấy. Quản lý công tác văn thư, lưu trữ là trách nhiệm không chỉ của thủ trưởng cơ quan mà còn là trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, ñơn vị. Xác ñịnh ñược tầm quan trọng của việc xây dựng kế hoạch nói chung, kế hoạch công tác văn thư lưu trữ nói riêng, nhà trường ñã tiến hành xây dựng kế hoạch theo ñúng sự chỉ ñạo của cấp trên, phù hợp với ñiều kiện thực tế của nhà trường, cụ thể tới từng bộ phận, thành viên trong nhà trường. Để xây dựng ñược kế hoạch nhà trường ñã dựa trên các văn bản chỉ ñạo của các cấp. Quy ñịnh của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm các văn bản pháp lý có yêu cầu cán bộ, nhân viên văn thư và các ñối tượng liên quan ñến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc nhằm ñảm bảo tính thống nhất trong hoạt ñộng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Về cơ bản các quy ñịnh ñối với công tác văn thư lưu trữ bao gồm: - Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của liên Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; - Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; - Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 về việc Hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; - Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy ñịnh về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt ñộng của các cơ quan, tổ chức; - Luật lưu trữ ñã ñược Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012; - Kế hoạch số 35KH-UBND ngày 06/3/2012 của UBND Quận Cầu Giấy về công tác văn thư, lưu trữ năm 2012. 18 - Kế hoạch số 25/KH-UBND ngày 05/02/2013 của UBND Quận Cầu Giấy về công tác văn thư, lưu trữ năm 2013. Trên cơ sở các văn bản của nhà nước và quận Cầu Giấy, hàng năm Trường ñã xây dựng kế hoạch, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với ñiều kiện thực tế của nhà trường (phụ lục 1, 2). Việc ban hành các văn bản quản lý chỉ ñạo thuộc trách nhiệm của các nhà quản lý, song ñó mới chỉ là hình thức trên giấy tờ. Muốn cho các văn bản ñó trở thành hiện thực tôi ñã tổ chức triển khai thực hiện như sau: - Văn thư phô tô văn bản và chuyển tới các bộ phận cá nhân có liên quan, hoặc ñưa văn bản lên trang web của trường, Email của các lớp, bộ phận. - Tổ chức họp quán triệt nội dung cơ bản nhất của văn bản cần triển khai, hướng dẫn từng bộ phận, cá nhân cách thức thực hiện. - Kiểm tra việc thực hiện của các bộ phận, cá nhân liên quan. Giải pháp 2. Nâng cao chất lượng ñội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt ñộng của công tác văn thư, lưu trữ 2.1. Nâng cao nhận thức, trình ñộ nghiệp vụ cán bộ, viên chức trong hoạt ñộng của công tác văn thư, lưu trữ Đổi mới nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên về công tác văn thư lưu trữ bằng nhiều hình như: Phổ biến, trao ñổi tọa ñàm trong cuộc họp, hội nghị; ñưa tin lên trang web của trường, phô tô gửi tài liệu...Qua ñó giúp CBGVNV hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ từ ñó có ý thức thực hiện tốt các quy ñịnh về văn thư lưu trữ. Tăng cường công tác bồi dưỡng cán bộ, giáo viên, nhân viên thông qua việc cử cán bộ, nhân viên dự các buổi tập huấn tại Quận, tại Trường, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng. Việc cử nhân viên văn thư, lưu trữ ñi học phải có trọng tâm, cần phải xác ñịnh ñúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng ñào tạo. Mỗi cán bộ, nhân viên ngoài trình ñộ về chuyên môn nghịêp vụ cần phải bổ túc thêm về vi tính và ngoại ngữ ñể ñáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn. Trường tạo ñiều kiện, sắp xếp thời gian tập huấn cho nhân viên văn thư, lưu trữ ñể nâng cao nhận thức tư duy mới, ñặc biệt củng cố khả năng ứng dụng phương tiện kỹ thuật hiện ñại vào công tác của mình, có chính sách khuyến khích ñộng viên tinh thần và vật chất nhằm kích thích tinh thần làm việc của cán bộ, nhân viên trong trường. Xây dựng kế hoạch, nội dung tập huấn khoa học, phù hợp với khả năng nhận thức và thời gian thực hiện của từng ñối tượng (phụ lục 3). Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao ñộng cho cán bộ, nhân viên văn thư, lưu trữ. Để nâng cao hiệu quả làm việc của giáo viên, nhân viên văn thư, lãnh ñạo Trường ñã có quy chế làm việc, ñồng thời qua từng thời kỳ tiến hành kiểm tra xem xét và bổ sung sửa ñổi quy chế cho phù hợp với tình hình thực tế. 2.2. Tăng cường bổ sung, kiện toàn ñội ngũ cán bộ, viên chức hỗ trợ công tác văn thư, lưu trữ Do tình hình thực tế nhân văn thư kiêm nhiều nhiệm vụ nên nhà trường ñã bố trí thêm nhân viên hỗ trợ chuyên quản lý khâu văn bản ñến và văn bản ñi. 19