Tài liệu Skkn một số kinh nghiệm trong công tác tổng hợp.

  • Số trang: 15 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 11318 |
  • Lượt tải: 8
dangvantuan

Tham gia: 02/08/2015

Mô tả:

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI Đơn vị : Văn phòng Sở ––––––––––––––– Mã số: ................................ SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN 1. Họ và tên: MỘT SỐ KINH NGHIỆM 3. Nam, nữ: TRONG CÔNG TÁC TỔNG HỢP 2. Ngày tháng năm sinh: 4. Địa chỉ: 5. Điện thoại: (CQ)/ 6. Fax: E-mail: (NR); ĐTDĐ: Người thực hiện: Mai Thị Hồng Liên 7. Chức vụ: 8. Đơn vị công tác: Lĩnh vực nghiên cứu: II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO- Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học bộ nhất: môn: …........................... Học vị (hoặc trình độ-chuyên môn, nghiệp vụ) cao - Năm nhận bằng: - Chuyên ngành đào tạo: - Lĩnh vực khác: ....................................................... . đính kèm: Các sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN III. KINHCó NGHIỆM KHOA HỌC Mô vực hìnhchuyên môn Phần  Phim ảnh - Lĩnh cómềm kinh nghiệm:  Hiện vật khác Số năm có kinh nghiệm: - Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: BM02-LLKHSKKN Năm 2012-2013 SƠ LƯỢC LÝhọc LỊCH KHOA HỌC 1 I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN 9. Họ và tên: Mai Thị Hồng Liên 10. Ngày tháng năm sinh: 05/08/1985 11. Nam, nữ: Nữ 12. Địa chỉ: Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai 13. Điện thoại: 0613.846441 14. Fax: 0613.846400 (CQ)/ (NR); ĐTDĐ: 0985909060 E-mail: honglien.vp@dongnai.edu.vn 15. Chức vụ: Chuyên viên 16. Đơn vị công tác: Văn phòng Sở II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO - Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Cử nhân - Năm nhận bằng: 2008 - Chuyên ngành đào tạo: Văn học III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC - Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Công tác tổng hợp Số năm có kinh nghiệm: 04 - Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: + Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản trong quá trình xử lý công việc của Chuyên viên. + Nâng cao hiệu quả quá trình thu thập và xử lý thông tin trong công tác tổng hợp. I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu, gắn liền với quá trình tồn tại và hoạt động, phát triển của mỗi cơ quan, đơn vị. Trong tổng thể các hoạt động của Văn phòng thì mỗi một lĩnh vực công tác đều có vị trí quan trọng, trong đó không 2 thể không đề cập đến công tác tổng hợp. Nó góp phần vào sự thành công, vào hiệu quả của hoạt động Văn phòng nói riêng và toàn cơ quan nói chung. Công tác tổng hợp yêu cầu sự kịp thời, chính xác trong việc cung cấp thông tin, phục vụ vào quá trình chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Việc tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau đòi hỏi mỗi cán bộ phụ trách công tác này cần có sự sắp xếp, lựa chọn để đảm bảo nội dung thông tin mình đưa ra là hợp lí, mang lại hiệu quả cao. Quá trình phát triển của đất nước đã tạo điều kiện cho mỗi chúng ta tiếp cận với nhiều thành tựu khoa học công nghệ, trong đó có việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Công tác tổng hợp cũng không thể đạt hiệu quả cao nếu tách rời công nghệ thông tin - đó là điều có thể khẳng định chắc chắn. Xuất phát từ lý do trên đồng thời cũng chính từ thực tiễn công việc, tôi mạnh dạn đưa ra một số kinh nghiệm trong công tác tổng hợp mà cụ thể ở đây chính là nhấn mạnh đến việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác tổng hợp. II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 1. Cơ sở lý luận Có thể nói việc ứng dụng công nghệ thông tin trong đời sống xã hội ngày nay đã không phải là việc quá xa lạ, trước đây người ta chỉ biết đến lao động bằng chân tay, hoạt động công sở gắn liền với một khối lượng giấy tờ cồng kềnh, thụ động và kém hiệu quả. Ngày nay, với tốc độ phát triển ngày càng nhanh của công nghệ, thiết bị máy móc đã thay thế và chiếm một vị trí nhất định trong quá trình lao động sản xuất, trong hoạt động của công ty, cơ quan, đơn vị. Trước yêu cầu hiện đại hóa nền cải cách hành chính, đòi hỏi mỗi cán bộ công chức, viên chức phải không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ kiến thức, ứng dụng công nghệ thông tin nhằm mang lại hiệu quả cao hơn trong quá trình thực thi công vụ. 3 Vậy công nghệ thông tin là gì? “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông – nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. Công nghệ thông tin phục vụ trực tiếp cho việc cải tiến quản lý Nhà nước, nâng cao hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động kinh tế - xã hội khác, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân. Công nghệ thông tin được phát triển trên nền tảng phát triển của các công nghệ Điện tử - Tin học – Viễn thông và tự động hóa” (Nghị quyết số 49/CP ngày 04/8/1993 của Chính phủ về phát triển công nghệ thông tin). Đại hội lần thứ IX của Đảng cộng sản Việt Nam đã khẳng định phải đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa để phấn đấu đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành nước công nghiệp, đồng thời cũng xác định: “Tận dụng mọi khả năng để đạt trình độ tiên tiến, hiện đại về khoa học và công nghệ, đặc biệt là Công nghệ thông tin, tranh thủ ứng dụng ngày càng nhiều hơn, ở mức cao hơn và phổ biến hơn những thành tựu công nghệ hiện đại và tri thức mới, từng bước phát triển kinh tế”. Như vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin là đòi hỏi thiết yếu đối với mỗi cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị. 2. Nội dung, biện pháp thực hiện Thu thập thông tin, xử lý thông tin để phục vụ vào quá trình soạn thảo văn bản là nhiệm vụ thường xuyên của công tác tổng hợp. Như vậy, thông tin ở đây được hiểu là gì? Có thể hiểu “thông tin” trong hoạt động quản lý nhà nước chính là “một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt động quản lý và trong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách thể quản lý”. Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước, nó chính là nguồn dữ liệu xác đáng đảm bảo được sự thống nhất, xuyên suốt trong chỉ 4 đạo, điều hành của cấp trên, và quá trình triển khai thực hiện của cấp dưới. Nói khác đi sử dụng thông tin còn gắn liền với hiệu quả của quản lý, nó cho thấy năng lực, tính khoa học của quản lý trong thực tiễn. Vì vậy nhiệm vụ quan trọng của mỗi cán bộ, công chức, viên chức nói chung và cán bộ tổng hợp nói riêng đó chính là sự thu thập và phân loại nguồn thông tin. Đối với công tác tổng hợp thì thông tin được sử dụng để phục vụ chủ yếu được lấy từ các nguồn: đó là báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất… Qua thực tế công việc, tôi nhận thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình thu thập, xử lý thông tin mang lại những hiệu quả nhất định. Nếu quá trình thu thập, xử lý thông tin đảm bảo tính nhanh chóng, chính xác thì góp phần rất lớn vào quá trình chỉ đạo, điều hành trong công tác. Văn phòng Sở đã và đang sử dụng hệ thống thư điện tử trong quá trình nhận và chuyển phát hành văn bản cho các đơn vị. Các đơn vị thay vì gửi báo cáo bằng văn bản giấy thì sẽ gửi qua hộp thư điện tử của Văn phòng Sở. Vì vậy việc thu thập, xử lý thông tin từ các đơn vị cơ sở đều được thực hiện trên máy tính. Đối với cán bộ tổng hợp thì việc lưu trữ thông tin sau khi đã thu thập được một cách khoa học sẽ phục vụ rất hữu hiệu vào quá trình tìm kiếm và quá trình tổng hợp soạn thảo báo cáo theo yêu cầu. Đầu tiên, đó là việc thu thập thông tin từ các đơn vị, có thể kể đến như báo cáo định kỳ như sơ kết học kỳ, báo cáo tổng kết năm học, báo cáo nhanh khai giảng, ví dụ: cán bộ tổng hợp cần thu thập thông tin từ báo cáo tổng kết năm học của các đơn vị trong năm học 2012 - 2013, thì chúng ta sẽ thu thập dữ liệu từ tất cả các đơn vị: các trường THPT, các phòng GD&ĐT, các trung tâm Giáo dục thường xuyên và các đơn vị trực thuộc. Nếu việc lưu trữ thông tin không khoa học sẽ dễ dẫn đến sự nhầm lẫn giữa đơn vị này với đơn vị khác, đặc biệt là về số liệu. Để tránh trường hợp đó xảy ra thì khi tải thông tin từ hộp thư điện tử, cần xác lập mỗi một đơn vị sẽ lưu tên file bằng chính tên đơn vị đó. Từ ổ đĩa D, tạo tên folder: BCTK nam hoc 2012-2013, trong đó ta sẽ tạo các thư mục riêng như TRUONG THPT, TT GDTX, PHONG GDĐT, CAC DVI TRUC THUOC 5 6 Trong các thư mục riêng của từng cấp học, ngành học, chúng ta sẽ tạo nên thư mục của từng trường, từng đơn vị. Ví dụ như trong thư mục TRUONG THPT chúng ta sẽ tạo nên thư mục là tên trường như NAM HA, LUONG THE VINH, TRAN BIEN, BAU HAM, BINH SON, BUI THI XUAN… 7 Cũng tương tự như vậy ở các đơn vị khác, việc lưu trữ thông tin cụ thể của từng đơn vị sẽ giúp chúng ta có thể tổng hợp dữ liệu nhanh hơn, tiết kiệm rất nhiều thời gian vào quá trình tìm kiếm, đồng thời với việc lưu trữ thông tin như trên, khi có yêu cầu từ cấp trên (Lãnh đạo Sở) cần thông tin báo cáo tổng kết của đơn vị nào thì chúng ta sẽ dễ dàng cung cấp. Việc lưu trữ thông tin trên máy tính cũng tránh được trường hợp thất lạc, đồng thời cũng tiết kiệm hơn nhiều so với quá trình lưu trữ bằng văn bản giấy. Không chỉ lưu trữ thông tin trong một năm học mà cần thiết lưu trữ thông tin của các năm học, ví dụ như báo cáo tổng kết năm học của các đơn vị trong các năm 2010 - 2011, 2011 - 2012, 2012 - 2013. 8 Thao tác lưu trữ thông tin như vậy không phải là việc làm dư thừa vì nó sẽ giúp chúng ta có thể so sánh, đối chiếu số liệu giữa năm học này với năm học trước của các đơn vị để thấy sự tăng, giảm, từ đó rút ra được những đánh giá, nhận xét. Tuy nhiên, khi đã tổng hợp được số liệu của các đơn vị thì cần phối hợp với các phòng ban chuyên môn Sở rà soát lại để đảm bảo số liệu cung cấp trong báo cáo toàn Ngành là chính xác. Có một thực tế rằng hiện nay, các đơn vị trường học khi báo cáo số liệu cho mỗi phòng ban chuyên môn lại là một con số khác nhau, điều đó gây khó khăn cho công tác tổng hợp của Văn phòng, vì số liệu tổng hợp lại khác rất nhiều so với con số của các phòng ban. Như vậy đòi hỏi mỗi cán bộ tổng hợp cần xử lí thông tin một cách khách quan, tránh làm việc dựa trên sự chủ quan, cảm tính nhất là đối với số liệu báo cáo. Phần trên đã đề cập đến thao tác thu thập, lưu trữ thông tin từ các đơn vị, trường học. Công tác tổng hợp cũng không thể thiếu những thông tin từ chính nguồn văn bản đã soạn thảo. Mỗi cán bộ công chức cần thiết lập hệ thống lưu trữ văn bản một cách khoa học, hợp lí. Đối với các văn bản đã soạn thảo, chúng ta cũng cần lưu thông tin lại trong ổ đĩa D, tạo các folder: CONG VAN, BAO CAO, LICH CONG TAC, BAO CAO TUAN, BAO CAO THANG, BAO CAO TONG KET NAM HOC 9 Cũng theo ví dụ trên, đối với báo cáo tổng kết năm học toàn Ngành, cần lưu lại tất cả các báo cáo tổng kết năm học trong một folder đặt tên là “bao cao tong ket nam hoc”. Đây là các báo cáo tổng kết các năm học liền kề từ năm 2005 - 2006 đến năm học 2011 - 2012, thao tác lưu trữ trên máy này giúp chúng ta kiểm soát được nguồn thông tin để cung cấp khi có yêu cầu. 10 III. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Từ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổng hợp đã đạt được một số hiệu quả nhất định: - Đầu tiên, đó là việc tiết kiệm được khá nhiều thời gian cho quá trình tìm kiếm thông tin từ báo cáo của các đơn vị, hoặc thông tin từ các văn bản đã soạn thảo ban hành. - Thứ hai, quá trình tổng hợp thông tin sẽ đảm bảo được tính kịp thời, hiệu quả hơn, đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc. - Thứ ba, công tác tổng hợp thông tin chính xác sẽ là một kênh thông tin hữu hiệu cho quá trình chỉ đạo, điều hành của của cấp trên với cấp dưới và quá trình 11 thực hiện của cấp dưới đối với những văn bản chỉ đạo của cấp trên, sự phối hợp giữa các phòng ban trong cùng cơ quan. IV. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG Công tác tổng hợp không chỉ hiện hữu trong các cơ quan hành chính nhà nước, mà bất kì một công ty, xí nghiệp nào cũng đều cần có cán bộ làm công tác tổng hợp. Công tác tổng hợp giữ một vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của Văn phòng nói riêng và toàn cơ quan nói chung, vì vậy cần thiết phải có những lớp tập huấn nghiệp vụ dành cho đối tượng trên. Thông qua các lớp tập huấn có thể ngắn hạn hoặc dài hạn, mỗi cán bộ công chức phụ trách công tác này có dịp được học hỏi, nâng cao trình độ, từ đó có thể phục vụ tốt hơn cho công việc. Bên cạnh đó, tự bản thân mỗi cán bộ công chức phải trao dồi kiến thức, học hỏi kinh nghiệm từ các đồng nghiệp, cần sắp xếp, xử lí thông tin một cách hợp lí, tránh có cái nhìn phiến diện, chủ quan khi đánh giá sự việc. Cần đảm bảo cho cán bộ làm công tác tổng hợp các trang thiết bị cần thiết phục vụ công việc, đồng thời mỗi cán bộ công chức cần phải ứng dụng công nghệ thông tin để đạt được những hiệu quả cao hơn trong quá trình thực thi công vụ./. Người thực hiện Mai Thị Hồng Liên 12 BM04-NXĐGSKKN SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI VĂN PHÒNG SỞ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Đồng Nai, ngày tháng 6 năm 2013 PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Năm học: 2012-2013 ––––––––––––––––– Tên sáng kiến kinh nghiệm: Họ và tên tác giả: Mai Thị Hồng Liên Chức vụ: Chuyên viên Đơn vị: Văn phòng Sở GD&ĐT Đồng Nai. Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc lĩnh vực khác) - Quản lý giáo dục  - Phương pháp dạy học bộ môn: ...............................  - Phương pháp giáo dục  - Lĩnh vực khác: ........................................................ Sáng kiến kinh nghiệm đã được triển khai áp dụng: Tại đơn vị  Trong Ngành  1. Tính mới (Đánh dấu X vào 1 trong 2 ô dưới đây) - Có giải pháp hoàn toàn mới - Có giải pháp cải tiến, đổi mới từ giải pháp đã có   2. Hiệu quả (Đánh dấu X vào 1 trong 4 ô dưới đây) - Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao  - Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao  - Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả cao  - Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả  3. Khả năng áp dụng (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô mỗi dòng dưới đây) - Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính sách: Tốt  Khá  Đạt  - Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực hiện và dễ đi vào cuộc sống: Tốt  Khá  Đạt  - Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu quả trong phạm vi rộng: Tốt  Khá  Đạt  Phiếu này được đánh dấu X đầy đủ các ô tương ứng, có ký tên xác nhận của người có thẩm quyền, đóng dấu của đơn vị và đóng kèm vào cuối mỗi bản sáng kiến kinh nghiệm. XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔN THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký tên và ghi rõ họ tên) (Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu) 13 14 15
- Xem thêm -