Tài liệu Skkn một số kinh nghiệm ứng dụng cntt trong việc quyết toán thực phẩm cho chủ hàng có hiệu quả tại trường mầm non a thị trấn văn điền

Phạm Như Hoa – Mầm non MỘT SỐ KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC QUYẾT TOÁN THỰC PHẨM CHO CHỦ HÀNG CÓ HIỆU QUẢ TẠI TRƢỜNG MẦM NON A THỊ TRẤN VĂN ĐIỂN Phạm Như Hoa Trường Mầm non A Thị trấn Văn Điển 1 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM – Một số kinh nghiệm ứng dụng công nghệ..... I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 1. Cơ sở lý luận Theo ngôn ngữ quốc tế, công nghệ thông tin là ngành sử dụng máy vi tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lƣu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin. Còn ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ thông tin đƣợc hiểu và định nghĩa trong nghị quyết của Chính phủ số 49/CP ngày 04/8/1993: Công nghệ thông tin là tập hợp các phƣơng tiện khoa học, các phƣơng tiện công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con ngƣời và xã hội. Trong hệ thống giáo dục nƣớc ta hiện nay, công nghệ thông tin đã từng bƣớc đƣợc đƣa vào chƣơng trình học của các cấp và đã bắt đầu từng bƣớc phát huy đƣợc hiệu quả của nó. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động trong trƣờng mầm non cũng là một bƣớc tiến trong sự nghiệp chăm sóc và giáo dục trẻ. Tự tìm tòi, sáng tạo, nghiên cứu tài liệu, tìm kiếm thông tin trên mạng internet sẽ giúp kế toán rất nhiều trong công việc của mình tại trƣờng mầm non. 2. Cơ sở thực tiễn Trƣờng Mầm non A Thị trấn Văn Điển nằm ở trung tâm của Thị trấn Văn Điển và của huyện Thanh Trì nên đời sống sinh hoạt của ngƣời dân thị trấn Văn Điển ở mức độ khá giả hơn so với các trƣờng trong huyện. 2 Phạm Như Hoa – Mầm non Để đáp ứng đƣợc nhu cầu của phụ huynh học sinh, thực tế tại Trƣờng Mầm non A Thị trấn Văn Điển đã có mức ăn cao hơn so với các trƣờng mầm non trong huyện (15.000đ/ngày/học sinh). Nhà trƣờng đã xây dựng một hệ thống thực đơn theo tuần chẵn tuần lẻ và theo mùa phong phú, hợp lý, thực phẩm đa dạng, chia nhiều bữa ăn trong 1 ngày. Trƣờng Mầm non A Thị trấn Văn Điển đã đƣợc các cấp lãnh đạo và đoàn thanh tra, kiểm tra huyện Thanh Trì đánh giá là trƣờng sử dụng nhiều loại thực phẩm trong 1 bữa ăn hợp lý. Chính vì sử dụng nhiều loại thực phẩm nên Trƣờng Mầm non A Thị trấn Văn Điển đã ký kết hợp đồng mua bán thực phẩm với nhiều công ty và chủ hàng để đảm bảo chất lƣợng thực phẩm và giá cả hợp lý (rẻ hơn so với thị trƣờng và một số trƣờng mầm non trong huyện Thanh Trì). Trong công tác giúp hiệu trƣởng quản lý hồ sơ sổ sách chăm sóc nuôi dƣỡng, có rất nhiều những vấn đề tỉ mỉ và vụn vặt, nếu kế toán không biết bố trí khoa học, hợp lý, áp dụng công nghệ thông tin vào trong công việc thì khó có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Chính vì vậy năm học 2010–2011 và cả những năm học trƣớc, tôi luôn suy nghĩ, tìm biện pháp để xây dựng hệ thống sổ sách nuôi dƣỡng một cách khoa học và tốn rất ít thời gian. Xuất phát từ những lý do trên tôi đã chọn đề tài: “Một số kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quyết toán thực phẩm cho chủ hàng có hiệu quả tại Trường Mầm non A Thị trấn Văn Điển” . II. NỘI DUNG CHÍNH CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 1. Thực trạng 1.1. Thuận lợi - Trƣờng tập trung ở 1 điểm nên chỉ có 1 bếp ăn. 3 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM – Một số kinh nghiệm ứng dụng công nghệ..... - Bản thân tôi đã làm công tác kế toán đƣợc 7 năm, có trình độ đại học và tâm huyết với nghề. - Ban giám hiệu luôn quan tâm, động viên, giúp đỡ tạo điều kiện cho tôi hoàn thành tốt công việc đƣợc giao. - Có đủ điều kiện về cơ sở vật chất để phục vụ cho công tác kế toán. 1.2. Khó khăn - Công việc của các kế toán trong trƣờng mầm non ngoài công việc làm kế toán ngân sách còn phải kiêm nhiệm nhiều công việc nhƣ làm kế toán nuôi dƣỡng (xây dựng thực đơn, tính khẩu phần ăn, tham gia giờ ăn, giao nhận thực phẩm) phụ trách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế học sinh, đi giao dịch với ngân hàng, kho bạc, phòng nội vụ, .... - Số học sinh liên tục tăng (năm 2005 là 380 đến năm 2011 là 649) nhƣng kế toán vẫn chỉ có 1 ngƣời. 2. Các hình thức và biện pháp 2.1. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quyết toán thực phẩm của học sinh cho các chủ hàng Từ bảng tính khẩu phần ăn tôi đã xây dựng trên máy theo mẫu chung của Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Nội. Mỗi tháng cho vào 1 file, trong file tạo mỗi ngày là 1 sheet và sẽ tạo thêm 1 sheet “Tổng hợp” Hàng ngày sau khi tính xong, tại màn hình Bôi đen toàn bộ\Kích chuột phải\Copy Sau đó chuyển sang Sheet “Tổng hợp”\Paste Mỗi ngày thực hiện 1 lệnh nhƣ vậy, ta đƣợc bảng tổng hợp của 1 tháng. Đến ngày cuối cùng của tháng, để thanh toán với chủ hàng một cách nhanh nhất ta làm nhƣ sau: 4 Phạm Như Hoa – Mầm non Kích chuột trái vào chữ “A” trên thanh công cụ để bôi đen cả dòng Tên thực phẩm\Data\Filter\Auto Filter\Chọn tên thực phẩm cần thanh toán Nhƣ vậy tôi sẽ thanh toán đƣợc cho tất cả các chủ hàng khác bằng cách cộng thực phẩm của họ vào để thanh toán. Tôi đã lên danh sách các chủ hàng và thực phẩm mà các chủ hàng đó bán cho Trƣờng Mầm non A Thị trấn Văn Điển theo hợp đồng thực phẩm ký từ đầu năm học để việc thanh toán đƣợc thuận tiện và chính xác: Chủ hàng Nguyễn Văn Thƣơng Lục Thị Tuyết Phùng Lệ Hằng Công ty CP thƣơng mại và dịch vụ Phạm Nguyễn Tên thực phẩm - Thịt nạc vai - Thịt sấn mông - Thịt bò - Thịt gà công nghiệp - Sữa chua Elovi Chi nhánh cty CP XD&CBLT Vĩnh Hà Trung tâm KD - Gạo lƣơng thực Thanh Trì - Bún Nguyễn Thị Thanh Loan - Cam sành - Dƣa hấu - Xoài Chi nhánh cty cổ phần thực phẩm HANCO - Sữa Dollac Công ty TNHH TM và DV Cƣờng Thịnh - Sữa Hà Lan Công ty TNHH dịch vụ đầu tƣ và PT thƣơng mại Vega - Cá ba sa 5 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM – Một số kinh nghiệm ứng dụng công nghệ..... - Tôm nõn đông lạnh Nguyễn Thị Bảo Thanh - Bánh phở - Cty CP dƣợc mỹ phẩm Tenamyd Bánh dinh dƣỡng - Bánh canxi Công ty cổ phần Gas Petrolimex - Gas - Đƣờng - Nƣớc mắm Khúc Đình Kiểm - Gia vị - Dầu ăn - Bột nêm Knorr - Các loại còn lại: rau, trứng XN dịch vụ nông nghiệp Thanh Trì gà, hành, thìa là, đậu phụ, cá trắm, ..... Hàng tháng, dựa vào tình hình thực tế tại Trƣờng Mầm non A Thị trấn Văn Điển, tôi đã đề xuất với Ban giám hiệu nhà trƣờng quy định ngày chủ hàng đến thanh toán tiền là vào 14h chiều ngày cuối cùng của tháng. Sau khi tính khẩu phần ăn buổi sáng xong, tôi kiểm tra lại toàn bộ các ngày của tháng đó cho chính xác, cùng thủ quỹ chuẩn bị tiền mặt và thanh toán tiền hàng cho họ. Từ số tiền phải thanh toán cho chủ hàng, tôi làm sẵn mẫu giấy 6 Phạm Như Hoa – Mầm non biên nhận và chủ hàng thực phẩm viết số tiền họ thực nhận vào giấy biên nhận là đƣợc nhận tiền. Khi thanh toán xong với tất cả các chủ hàng, tôi viết 1 phiếu chi tổng hợp để quyết toán vào sổ sách theo quy định. Với việc thay đổi cách làm nhƣ trên, tôi đã tiết kiệm đƣợc rất nhiều thời gian so với trƣớc khi ứng dụng cách làm này vào việc thanh toán tiền cho chủ hàng thực phẩm. Trƣớc kia, cuối tháng khi muốn thanh toán tiền cho chủ hàng thực phẩm tôi phải nhập tất cả các ngày trong tháng có loại thực phẩm đó, sau đó cộng vào và so sánh với chủ hàng rồi mới thanh toán đƣợc. Nhƣng với cách làm mới này, chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản là tôi có thể tạo ra đƣợc bảng kê có đầy đủ số lƣợng, đơn giá, thành tiền của loại thực phẩm cần thanh toán rồi so sánh và thanh toán cho chủ hàng một cách nhanh chóng khiến cho các chủ hàng khi đến thanh toán cảm thấy rất hài lòng. 2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quyết toán thực phẩm của giáo viên cho các chủ hàng. Giống nhƣ việc quyết toán tiền mua thực phẩm cho học sinh, tôi cũng suy nghĩ để làm sao có thể thanh toán tiền mua thực phẩm của giáo viên cho chủ hàng cũng nhanh gọn, chính xác, thuận tiện. Khó khăn hơn nữa là sổ chi ăn của giáo viên lại không có mẫu thống nhất để các đơn vị cùng thực hiện. Qua thời gian công tác, tôi đã đúc rút kinh nghiệm để tạo ra sổ chi ăn của cán bộ, giáo viên, nhân viên: Với cách đặt các lệnh nhƣ đối với học sinh, tôi cũng có thể thanh toán tiền thực phẩm cho chủ hàng rất nhanh gọn, thuận tiện, chính xác vì thực phẩm của giáo viên đơn giản hơn rất nhiều so với học sinh. 7 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM – Một số kinh nghiệm ứng dụng công nghệ..... III. KẾT LUẬN Từ năm 2005 cho đến nay, Trƣờng Mầm non A thị trấn Văn Điển đã áp dụng công nghệ thông tin vào công tác chăm sóc và giáo dục trẻ, đặc biệt là công việc thanh toán tiền mua thực phẩm của các chủ hàng rất hiệu quả và chính xác. Kết quả là Trƣờng Mầm non A Thị trấn Văn Điển đã có mức ăn cao hơn so với các trƣờng mầm non trong huyện (15.000đ/ngày/học sinh), thực đơn theo mua phong phu, hợp lý, thực phẩm đa dạng. 8