Tài liệu Skkn một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trường tiểu học

UBND QUẬN THANH XUÂN TRƯỜNG TIỂU HỌC KHƯƠNG ĐÌNH SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRƯỜNG TIỂU HỌC Lĩnh vực : Nhân viên Cấp học : Tiểu học Tên tác giả: Nguyễn Thùy Linh Đơn vị công tác: Trường TH Khương Đình Chức vụ: Nhân viên văn phòng Năm học 2018 - 2019 MỤC LỤC A – ĐẶT VẤN ĐỀ...............................................................................................1 B – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ................................................................................3 I. CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG NHÀ TRƯỜNG....................................................................................3 1. Khái niệm về công tác văn thư, lưu trữ.............................................................3 1.1. Công tác văn thư:...........................................................................................3 2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ:.......................................3 2.1. Công tác văn thư:...........................................................................................3 2.1.1.Nội dung của công tác văn thư.....................................................................3 2.1.2. Nhiệm vụ của công tác văn thư...................................................................7 2.2. Công tác lưu trữ..............................................................................................7 2.2.1.Nội dung của công tác lưu trữ......................................................................7 2.2.2. Nhiệm vụ của công tác trữ........................................................................12 3. Ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ.............................................................12 3.1. Ý nghĩa của công tác văn thư.......................................................................12 3.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ...........................................................................13 4. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ..................................13 II –THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LỮU TRỮ TẠI CÁC TRƯỜNG HỌC.................................................................................................15 1. Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề.................................................16 2. Hiệu quả sáng kiến kinh nghiệm.....................................................................34 III. KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ.............................................................35 1. Kết luận...........................................................................................................35 2. Đề xuất và khuyến nghị...................................................................................35 TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................36 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học A – ĐẶT VẤN ĐỀ Công tác văn thư là một lĩnh vực không thể thiếu của tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức. Với vai trò như vậy, công tác văn thư, lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ giúp cho cán bộ, công chức trong nhà trường nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát. Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia. Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản. Có thể nói văn bản lag phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình. 1 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ chiếm một vai trò vô cùng quan trọng. Tôi xin mạnh dạn trao đổi cùng các bạn đồng nghiệp một số ý kiến, kinh nghiệm của cá nhân mình xoay quanh đề tài “Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại trường Tiểu học”. 2 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học B – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I. CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG NHÀ TRƯỜNG Để đưa ra được các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong trường học thì việc đầu tiên là cần hiểu đầy đủ, sâu sắc về nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ. 1. Khái niệm về công tác văn thư, lưu trữ 1.1. Công tác văn thư: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đơn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả. 1.2. Công tác lưu trữ: Lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản. Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc. 2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ: 2.1. Công tác văn thư: 2.1.1.Nội dung của công tác văn thư Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tác quản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5 nội dung cơ bản sau: - Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến; - Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi; - Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan; - Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan; - Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. 3 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học * Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắt là “Văn bản đến”. Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan, tổ chức đều phải qua bộ phận văn thư, bộ phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ bí mật, sau đó chuyển đến các cá nhân, bộ phận liên quan giải quyết. Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo quá trình sau: + Tiếp nhận văn bản đến: Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đóng dấu đến, ghi sổ và ngày đến; + Đăng ký văn bản đến; + Trình, chuyển giao văn bản đến; + Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến. Ngày đến Số đến (1) (2) Tác Số, ký Ngày giả hiệu tháng (3) (4) Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận (6) (7) (5) Ký Ghi nhận chú (8) (9) Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) * Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: Tất cả những văn bản giấy tờ, tài liệu do cơ quan, đơn vị gửi đi gọi chung là “Văn bản đi”. Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Các văn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận văn thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có trách nhiệm gửi đi. 4 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học Thủ tục quản lý gửi văn bản đi được làm theo quá trình sau: + Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản đi; + Đăng ký văn bản đi; + Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật; + Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; + Lưu văn bản đi. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Số, ký Ngày hiệu tháng văn bản văn bản (1) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản (3) (4) (5) (6) (7) (2) * Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn bản. Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” thì phải đóng dấu vào văn bản và cả phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ được đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ số, ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì trong rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu chỉ mức độ “mật”. Sau đó các văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các văn bản bình thường. * Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động khoa học và thuận tiện. 5 Ghi chú (8) Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học - Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo các bước sau: + Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ; + Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập; + Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ; + Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ. - Mở hồ sơ: Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2010 Bìa hồ sơ lưu trữ; - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; - Kết thúc hồ sơ; - Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu. * Tổ chức và sử dụng con dấu - Quản lý và sử dụng con dấu: + Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 về công tác văn thư. + Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau: > Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; > Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; > Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; > Không được đóng dấu khống chỉ. + Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau: > Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức; 6 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học > Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó. - Đóng dấu + Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. + Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. + Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. + Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. 2.1.2. Nhiệm vụ của công tác văn thư - Nhận và bóc bì văn bản đến; - Đóng dấu văn bản đến, ghi sổ, vào sổ đăng ký; - Phân loại và trình lãnh đạo; - Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của các phòng ban chức năng; - Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu; - Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi sổ, ghi ngày phát hành); - Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan; - Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan. 2.2. Công tác lưu trữ 2.2.1.Nội dung của công tác lưu trữ * Thu thập tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định. Hàng năm đơn vị có trách nhiệm: - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; 7 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học - Các phòng, ban, đơn vị công chức, viên chức của cơ quan xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưu trữ; - Công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập "mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu"; - Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; - Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu. Khi giao nộp tài liệu phải lập 02 bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và 02 bản "Biên bản giao nhận tài liệu"; đơn vị, cá nhân nộp và lưu trữ hiện hành mỗi bên giữ 1 bản; - "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" phải được đánh máy vi tính (EXCEL) và chuyển dữ liệu cho bộ phận tiếp nhận hồ sơ nộp lưu (Văn thư). * Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữ được hệ thống hoá theo một phương pháp thích hợp và ñựoc cố định trật tự sắp xếp trong các phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải ñạt ñược các yêu cầu sau: - Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh; - Xác định thời gian bảo quản cho hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy; - Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; - Lập các công cụ tra cứu, mục lục hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng; - Lập danh mục tài liệu hết giá trị. Các bước tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ: + Viết lịch sử hình thành phông; + Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ; + Viết bìa hồ sơ; + Viết chứng từ kết thúc. 8 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học * Xác định giá trị tài liệu lưu trữ Là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt ñộng của các cơ quan, đơn vị theo giá trị của chúng về các mặt như: chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản sau: - Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong điều kiện xã hội và việc hình thành. - Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu để xác định thời hạn bảo quản hay tiêu huỷ. - Tính tổng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉ ở một mặt mà xét nó ở tính đa dạng. Dựa vào các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ để lựa chọn và xác định được thời hạn bảo quản của tài liệu lưu trữ như vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời hay tiêu huỷ. Hội đồng xác định giá trị tài liệu bao gồm: - Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính: Chủ tịch hội đồng - Cơ quan (bộ phận) có tài liệu : Uỷ viên - Phụ trách lưu trữ: Uỷ viên Khi tiêu huỷ các hồ sơ tài liệu đã hết giá trị được hội đồng cho phép phải lập văn bản. Tài liệu được thống kê cụ thể chi tiết theo từng loại có xác nhận của bộ phận cơ quan có tài liệu và trực tiếp chứng kiến việc tiêu huỷ. Việc tiêu huỷ và xác định giá trị tài liệu này theo quy định theo Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị. * Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm thu thập thêm làm phong phú và hoàn chỉnh tài liệu vào các kho lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ ở Trung ương và địa phương theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất. Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối 9 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học với ngành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác. Tài liệu lưu trữ là ngoài những ý nghĩa chính trị, văn hoá, lịch sử …có tầm quốc gia còn có giá trị thực tiễn cao đối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan ñã sản sinh ra nó. Nếu để 13 tài liệu mất mát thất lạc, không tổ chức ñựơc việc bổ sung kịp thời thì thành phần phông lưu trữ sẽ ngày càng nghèo khả năng phục vụ sẽ ngày càng hạn chế. Công tác bổ sung tài liệu ñòi hỏi phải tiến hành thường xuyên thiết thực và kịp thời. Khi bổ sung tài liệu cần chú ý ñến khả năng sử dụng chúng trong thực tế. Chú ý ñến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong điều kiện việc mở rộng việc áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại. * Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ Công tác thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ là biện pháp áp dụng các phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ khoa học nhằm nắm ñược một cách rõ ràng, chính xác, khịp thời nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng của tài liệu lưu trữ và cơ sở vật chất khác trong phòng trong kho lưu trữ. Công tác thống kê và kiểm tra phải thực hiện theo các quy định của Nhà nước, cụ thể là: - Mỗi bộ phận, phòng, kho lưu trữ phải có sổ sách thống kê hồ sơ tài liệu đang giữ và các công cụ tra tìm như: Sổ nhập hồ sơ tài liệu; sổ ñăng ký các phông lưu trữ; sổ theo dõi sử dụng hồ sơ tài liệu. - Thực hiện chế ñộ báo cáo thống kê định kỳ hàng năm và báo cáo đột xuất về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quyết định liên Bộ giữa Cục lưu trữ Nhà nước với Tổng cục thống kê số 149/TCTK ngày 23 tháng 10 năm 1987 về việc ban hành biểu mẫu báo cáo thống kê ñịnh kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tài liệu. - Kiểm tra tài liệu lưu trữ với các hình thức sau: Kiểm tra thường xuyên theo định kỳ; kiểm tra đột xuất; tự kiểm tra và công cụ kiểm tra. * Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ như phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu lưu trữ… Để tổ chức khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo đảm an toàn và sử dụng chúng hiệu quả nhất. 10 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học Bao gồm các nghiệp vụ sau: - Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử của cơ quan, đơn vị hình thành phông và lịch sử phông; - Tiến hành lập hồ sơ đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ; - Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hoá hồ sơ tài liệu theo phương án đã chọn. * Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ là toàn bộ những công việc được thực hiện nhằm đảm bảo giữ gìn trạng thái vật lý của nó. Công tác bảo quản lưu trữ bao gồm các nội dung như: Phòng ngừa, phòng hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật. Công tác này được quy định cụ thể tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia. Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự nhiên như: Nhiệt độ, ánh sáng, bụi mốc, côn trùng, bão lụt… Và còn do yếu tố 14 chủ quan của con người như: Chiến tranh, do sự thiếu trách nhiệm của các nhân viên lưu trữ và người sử dụng tài liệu lưu trữ. Biện pháp bảo quản là: Chống ẩm bằng thông gió, chống mối mọt côn trùng… Phải chú ý đến cách bố trí nhà kho và trang bị phương tiện kỹ thuật. Cần trang bị đầy đủ giá, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ… Kho lưu trữ phải đặt ở nơi khô ráo, thoáng mát, sạch sẽ. Khu vực để tài liệu phải cách biệt với nơi làm việc của cơ quan, đồng thời phải có chế độ phòng cháy chữa cháy cho kho lưu trữ. * Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan Nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vục cho mục đích chính trị, kinh tế, tuyên truyền, giáo dục, văn hoá, quân sự và phục vụ cho các quyền lợi chính đáng của công dân. Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức khai thác sử dụng tốt và có hiệu quả tài liệu lưu trữ nhằm thực hiện những mục đích về chính trị, kinh tế và khoa học. 11 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học 2.2.2. Nhiệm vụ của công tác trữ - Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu - Đánh giá tài liệu - Thống kê tài liệu - Bảo quản tài liệu - Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu 3. Ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ 3.1. Ý nghĩa của công tác văn thư Công tác văn thư ñảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan ñơn vị nói chung. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý của Nhà nước. Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơ quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đó nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá trình hoạt động. Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ ñược toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan. Đây là nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị. Trong các quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quốc gia. Nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ 12 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học quan thấp, nếu không sẽ gây khó khăn rất nhiều cho công tác lưu trữ. Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm được công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời công tác này giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài. 3.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kịên lịch sử của một quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử. Vì thế tài liệu lưu trữ là nguồn chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu. Tài liệu lưu trữ còn phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã hội nên nó mang tính khoa học cao. Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học và ứng dụng kết quả nghiên cứu trước ñây vào công cuộc nghiên cứu hiện tại giúp cho việc tổng kết đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự nhiên và xã hội để dự báo chính xác thúc đẩy tiến trình phát triển của xã hội. Tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa thực tiễn rất lớn. Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ chương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa xã hội… ngắn hạn và dài hạn phục vụ thiết thực cho công tác nghiên cứu và giải quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng của tổ chức nói chung. Trong các kho lưu trữ của Tỉnh, Thành phố, trong văn phòng lưu trữ của các cơ quan đang bảo quản nhiều tài liệu có giá trị, có ý nghĩa lịch sử, khoa học và thực tiễn nó chứa đựng nhiều bí mật Quốc gia. Có thể dùng tài liệu để xây dựng truyến 15 thống, giáo dục thế hệ tương lai cũng có thể sử dụng làm tư liệu giảng dạy trong các trường phổ thông và giới thiệu trên các phương tiện truyền thông. 4. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ 13 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Theo giáo sư Sue McKemmish - Lưu trữ Quốc gia Úc: “lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như mục ñích trong tương lai”. Công tác văn thư có nhiệm vụ quản lý, tổ chức tài liệu văn thư hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, một nguồn cung cấp chủ yếu thường xuyên cho kho lưu trữ. Vì vậy nó là tiền đề cho công tác lưu trữ. Công tác văn thư và lưu trữ là hai công tác có nội dung, hình thức, phương pháp kỹ thuật khác nhau nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau. Phần lớn những tài liệu văn thư có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phận văn thư đều được lập hồ sơ, chọn lọc và nộp vào lưu trữ. Cho nên làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này. 14 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học II –THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LỮU TRỮ TẠI CÁC TRƯỜNG HỌC Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được các trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ phân công kiêm nhiệm. Trong những năm gần đây do cải cách thủ tục hành chính Nhà nước, công tác văn thư lưu trữ trong trường học cũng được Ban lãnh đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. Qua thời gian làm công tác văn thư ở Trường Tiểu học Khương Đình tôi đã gặp những thuận lợi và khó khăn như sau: - Thuận lợi: Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý. Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của Trường. Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Phòng Giáo dục và Đào tạo quận Thanh Xuân và Ban giám hiệu nhà trường. Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ giáo viên, nhân viên năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao. Cơ sở vật chất đáp ứng khá đầy đủ và kịp thời cho công tác quản lý, dạy học và các hoạt động khác. - Khó khăn: Thời gian làm việc ngắn, kinh nghiệm chưa cao, thời gian đầu còn phải tiếp cận làm quen với công việc nên cũng gặp một ít khó khăn trong công tác và trong xử lý vấn đề. 15 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng của trường còn thiếu. Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượt qua hoàn thành nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên vẫn còn những vấn đề nan giải và gây bức xúc cho người làm công tác văn thư lưu trữ là soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký; Số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản đã lưu một cách nhanh chóng nhất là một vấn đề không dễ dàng. Chính những vấn đề bức xúc trên thúc đẩy tôi tìm giải pháp thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 1. Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề * Biện pháp 1: Các biện pháp soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác cao để trình ký: Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao nói chung, soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau: - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet. Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác. Hiện nay công tác văn thư lưu trữ thực hiện theo: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất là lĩnh vực mà mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản. - Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách trong mọi hoạt động của nhà trường. - Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc, mạnh dạn, thẳng thắn trong công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp trên. 16 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học - Điều đặc biệt là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà mình muốn soạn thảo. SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) Ghi chú: Ô số 1 2 3 4 5a 5b 6 : : : : : : : : Thành phần thể thức văn bản Quốc hiệu Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản Số, ký hiệu của văn bản Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Trích yếu nội dung công văn Nội dung văn bản 17 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tại trường Tiểu học 7a, 7b, 7c 8 9a, 9b 10a 10b 11 12 13 14 15 : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm : : : : : : : : quyền Dấu của cơ quan, tổ chức Nơi nhận Dấu chỉ mức độ mật Dấu chỉ mức độ khẩn Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành Chỉ dẫn về dự thảo văn bản Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax : Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản) Ví dụ soạn thảo một Tờ trình: Tờ trình là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hoặc cơ quan chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch xin phê duyệt. Cơ cấu một văn bản: - Phần mở đầu: + Những căn cứ có tính pháp lý. + Nhận định tình hình, nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt. - Phần nội dung: + Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ thể, rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao. + Dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp dụng. + Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện. Những biện pháp cần khắc phục phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị. + Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị. - Phần kết thúc: + Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực hiện đề xuất mới. Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần thiết. 18