Tài liệu Skkn một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non (năm 2021)

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN MỸ ĐỨC TRƯỜNG MẦM NON BỘT XUYÊN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG MẦM NON Lĩnh vực: Khác Cấp học: Mầm non Tên tác giả: Nguyễn Thị Lan Anh Đơn vị: Trường Mầm non Bột Xuyên Chức vụ: Nhân viên văn thư NĂM HỌC 2020-2021 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ĐƠN YÊU CẦU CÔNG NHẬN SÁNG KIẾN Kính gửi: Hội đồng khoa học huyện Mỹ Đức Ngày tháng Họ và tên năm sinh Nguyễn Thị 04/05/1984 Lan Anh Nơi công tác Chức danh Trình độ chuyên môn Tên sáng kiến “Một số biện pháp Trường nâng cao hiệu quả công Nhân viên Trung MN Bột tác văn thư, lưu trữ văn thư cấp Xuyên trong trường mầm non” - Lĩnh vực áp dụng sáng: Vấn đề đặt ra thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Đề tài trình bày “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong trường mầm non”. - Ngày sáng kiến được áp dụng lần đầu hoặc áp dụng thử: Tháng 4 năm 2020 - Mô tả bản chất của sáng kiến: + Mức độ tổng quan của đề tài: Đề tài có ý nghĩa khoa học và thực tiễn phù hợp với tình hình thực tế của nhà trường trong việc tiếp nhận văn bản đến, quản lý văn bản đi và lưu trữ hồ sơ. + Độ tin cậy và chính xác: Số liệu phù hợp với lĩnh vực văn thư lưu trữ. + Kết quả đạt được (Tính chính xác, sáng tạo, khoa học, khả năng áp dụng): Kết quả đạt được có khả năng ứng dụng. Biện pháp đưa ra có sự triển khai hợp với tình hình thực tế về công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường. - Những thông tin cần được bảo mật (nếu có): - Các điều kiện cần thiết để áp dụng sáng kiến: Các thiết bị ( máy tính, máy in), đồ dùng ( sổ sách, hộp đựng tài liệu ..), cơ sở vật chất ( tủ đựng tài liệu lưu trữ…). - Đánh giá lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng sáng kiến theo ý kiến của tác giả: Đề tài thu được các kết quả sau: Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư lưu trữ của nhà trường, đưa ra một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, tránh việc các văn bản bị thất thoát, việc lưu trữ văn bản, hồ sơ được ngăn nắp, khoa học. Cách soạn thảo và thể thức trình bày văn bản nắm bắt kịp thời theo quy định. - Đánh giá lợi ích thu được hoặc dự kiến có thể thu được do áp dụng sáng kiến theo ý kiến của tổ chức, cá nhân đã tham gia áp dụng sáng kiến lần đầu hoặc áp dụng thử nếu có: Danh sách những người đã tham gia áp dụng thử hoặc áp dụng sáng kiến lần đầu (nếu có): Ngày Số tháng Họ và tên TT năm sinh 1 Nguyễn T. Thanh Thúy 1989 Nơi công tác(hoặc nơi thường trú) Trường MN Bột Xuyên Chức danh NV y tế Trình độ chuyên môn Nội dung công việc hỗ trợ Đại học Soạn thảo, trình ký các VB thuộc bộ phận mình quản lý. Tôi xin cam đoan mọi thông tin nêu trong đơn là trung thực, đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật. Bột Xuyên, ngày 20 tháng 4 năm 2021 Người nộp đơn Nguyễn Thị Lan Anh MỤC LỤC PHẦN 1. ĐẶT VẤN ĐỀ I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI II. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU III. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU IV. THỜI GIAN VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU PHẦN 2. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I. CƠ SỞ LÝ LUẬN II. CƠ SỞ THỰC TIỄN III. CÁC BIỆN PHÁP 1. Biện pháp 1: Cách soạn thảo một văn bản đúng thể thức, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký 2. Biện pháp 2: Cách quản lý văn bản đi 3. Biện pháp 3: Cách quản lý văn bản đến 4. Biện pháp 4: Cách lư trữ, bảo quản hồ sơ một cách khoa học nhất PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ I. TÍNH HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM II. KẾT LUẬN II. KHUYẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT Trang 1 1 2 2 3 3 3 4 5 6 18 20 22 23 24 25 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư. 2. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 3. Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. 4. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. 5. Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. 6. Nghị định số 38/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu. 7. Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 đã được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011. 1/26 PHẦN 1 ĐẶT VẤN ĐỀ I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Trong công cuộc đổi mới của đất nước, thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa, nền cải cách hành chính cũng đang trên đà phát triển để vươn tới sự hoàn thiện hơn. Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng. Với tính chất đặc thù ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn, thông tư … là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp hiệu trưởng nắm bắt kịp thời để có hướng giải quyết tốt nhất, giúp nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của đơn vị. Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ tại trường mầm non Bột Xuyên, tôi nhận thấy về cơ bản công tác văn thư lưu trữ là nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ quản lý, điều hành trong nhà trường. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu. Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của nhà trường và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường. Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ. Trước đó do công tác văn thư lưu trữ chưa được chú trọng nên một số các văn bản của nhà trường bị thất thoát, việc lưu trữ văn bản, hồ sơ không ngăn nắp, không khoa học gây khó khăn trong việc tìm kiếm khi có việc cần. Cách soạn thảo và thể thức trình bày văn bản chưa nắm bắt kịp thời theo quy định. 2/26 Ý thức được vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và để công việc có hiệu quả cao, trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, học hỏi trau dồi kinh nghiệm, cải tiến, vận dụng một cách linh hoạt theo hoàn cảnh thực tế. Góp phần tích cực trong việc tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.Với mong muốn từng bước nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, khắc phục được các tồn tại và mong muốn được trao đổi với các đồng nghiệp ở các trường mầm non về những kinh nghiệm mà tôi đã tích luỹ được qua thực tiễn nhiều năm làm công tác văn thư, lưu trữ. Đó là lý do tôi chọn đề tài “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non”. II. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Hiện nay hầu hết ở các trường học đều bố trí một nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ, nhưng vẫn còn một số nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này. Người phụ trách trực tiếp công việc còn chưa tập trung, không nắm hết được các kỹ năng để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không có hiệu quả tối ưu nhất. Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm vững được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định. Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác. Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng mắc nêu trên, mặt khác giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường. III. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU Tại một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư, lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần, chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ . Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào tạo đầy đủ kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư, lưu trữ. IV.THỜI GIAN VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3/26 Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi trường mầm non Bột Xuyên từ tháng 04 năm 2020 đến hết tháng 2 năm 2021. Đề tài này của tôi là tổng hợp quá trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; tích lũy kinh nghiệm trong suốt nhiều năm làm văn thư tại trường mầm non Bột Xuyên. Sáng kiến kinh nghiệm “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non” hoàn thành vào 20 tháng 02 năm 2021. PHẦN 2 GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I. CƠ SỞ LÝ LUẬN Ở nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản. Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình. Công tác văn thư - lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết. Làm tốt công tác văn thư lưu trữ giúp ban giám hiệu điều hành mọi hoạt động của nhà trường một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo thực hiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư - lưu trữ là công tác không thể thiếu được trong hoạt động của nhà trường. Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của nhà trường. Công tác văn thư bao gồm những nội dung: soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở nhà trường phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác, bí mật và hiện đại. Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong qúa trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở nhà trường phải đảm bảo: tính khoa học, tính cơ mật. Đối với người làm công tác văn thư lưu trữ cần có kế hoạch làm việc khoa học, cẩn thận, ngăn nắp, cần nghiên cứu và ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽ góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, nhất là công tác soạn thảo văn bản. II. CƠ SỞ THỰC TIỄN 4/26 Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được các trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ phân công kiêm nhiệm, chính vì vậy mà chưa nhận thức được hết tầm quan trọng của công tác văn thư nên việc sắp xếp hồ sơ giấy tờ chưa ngăn nắp, gọn gàng và khoa học. Cách soạn thảo và thể thức trình bày văn bản chưa đúng theo quy định. Một vài năm gần đây công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường được UBND, Phòng GD&ĐT huyện Mỹ Đức, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/Nð-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản, văn bản đến;Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Qua thời gian làm công tác văn thư ở trường mầm non Bột Xuyên tôi nhận thấy có những thuận lợi và khó khăn như sau: 1. Thuận lợi: - Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý. Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của trường - Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của UBND, Phòng GD&ĐT huyện Mỹ Đức và Ban giám hiệu nhà trường. Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường. - Đội ngũ giáo viên, nhân viên năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có ý thức vươn lên hoàn thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao. 2. Khó khăn: - Cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc vẫn còn hạn chế chưa đáp ứng được nhu cầu cần thiết của công tác văn thư lưu trữ. - Trường có 05 máy vi tính để phục vụ cho tất cả các mặt hoạt động của nhà trường tuy nhiên cấu hình thấp, đời cũ chưa được nâng cấp. Tủ lưu trữ hồ sơ phục vụ cho công tác văn phòng còn thiếu, chưa được trang bị máy photocopy để sao lưu văn bản khi cần. 5/26 - Công tác văn thư lưu trữ của các đơn vị hành chính sự nghiệp khác đã có phần mềm để quản lý còn riêng với đối với đơn vị trường học thì vẫn chỉ là quản lý bằng công tác thủ công nên hiệu quả công việc chưa được cao. Mặc dù vậy tôi đã cố gắng khắc phục, học hỏi, rút kinh nghiệm để vượt qua hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hiện nay công tác văn thư lưu trữ của nhà trường đã đi vào nề nếp, đáp ứng được nhu cầu của công tác quản lý, chăm sóc nuôi dạy và các hoạt động khác của nhà trường nhờ biết ứng dụng công nghệ thông tin và khai thác tốt các thế mạnh sẵn có của nhà trường. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề nan giải cho những người làm công tác văn thư lưu trữ đó là cách soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đúng thể thức trình bày, đầy đủ nội dung và chính xác; cách lưu trữ văn bản khoa học, dễ tìm kiếm khi có việc cần. Chính những vấn đề nêu trên đã thúc đẩy tôi tìm kiếm những giải pháp để thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao cũng như chia sẽ với các đồng nghiệp, cùng nhau tiến bộ. Bảng 1: Số liệu điều tra trước khi thực hiện đề tài Số liệu công văn đi, đến năm 2019 Số lượng văn bản Công văn đi Công văn đến 156 459 III. CÁC BIỆN PHÁP Nhiệm vụ của một nhân viên văn thư lưu trữ là rất đa dạng, tuy nhiên căn cứ vào thực trạng công tác văn thư lưu trữ của nhà trường trong những năm vừa qua tôi đã đưa ra một số biện pháp để thực hiện “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ ở trường mầm non” như sau: + Cách soạn thảo một văn bản đúng thể thức, đầy đủ nội dung, độ chính xác cao để trình ký. + Cách quản lý văn bản đi + Cách quản lý văn bản đến. + Cách lưu trữ, bảo quản hồ sơ một cách khoa học nhất 6/26 1. Biện pháp 1: Cách soạn thảo một văn bản đúng thể thức, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao nói chung, soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau: - Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet. Tìm kiếm đầy đủ, kịp thời các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác. Hiện nay công tác văn thư lưu trữ thực hiện theo: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư - Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất là lĩnh vực mà mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản. - Phối hợp tốt với tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách trong mọi hoạt động của nhà trường. - Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc, mạnh dạn, thẳng thắn trong công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp trên. - Điều đặc biệt là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà mình muốn soạn thảo. SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) 7/26 Ghi chú: Ô số 1 2 3 : Thành phần thể thức văn bản : Quốc hiệu và Tiêu ngữ : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 4 : Số, ký hiệu của văn bản : Địa danh và thời gian ban hành văn bản 5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 8/26 5b : Trích yếu nội dung công văn : Nội dung văn bản 6 7a, 7b, 7c 8 9a, 9b 10a 10b 11 12 13 14 : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền : Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức : Nơi nhận : Dấu chỉ độ mật : Dấu chỉ mức độ khẩn : Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành : Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; : số điện thoại; số Fax. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang : định dạng điện tử Ví dụ soạn thảo một Tờ trình: Tờ trình là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hoặc cơ quan chức năng) một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch xin phê duyệt. Cơ cấu một văn bản: - Phần mở đầu: + Những căn cứ có tính pháp lý. + Nhận định tình hình, nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt. - Phần nội dung: + Nêu tóm tắt nội dung của đề nghị mới, các phương án khả thi một cách cụ thể, rõ ràng, với các luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ tin cậy cao. + Dự kiến những vấn đề có thể nảy sinh quanh đề nghị mới nếu được áp dụng. + Những thuận lợi khó khăn khi triển khai thực hiện. Những biện pháp cần khắc phục phải được trình bày khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị. + Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề nghị mới đối với hoạt động của đơn vị. - Phần kết thúc: + Những kiến nghị để cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực hiện đề xuất mới. Có thể nêu phương án dự phòng nếu cần thiết. 9/26 * Mẫu Tờ trình: 1 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC2 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ___________ 3 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________ 5 4 Số: …/... …-… … … …, ngày ... tháng ... năm … TÊN LOẠI VĂN BẢN6 .......................7………………….. ______________ ……………………………………….8………………………………… …………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………… ………/. Nơi nhận: - Như Điều....; - ..............; 9 10 - Lưu: VT, ... ... … QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số của cơ quan, tổ chức) Họ và tên Ghi chú: Tờ trình có thể thêm thành phần “Kính gửi” ở vị trí 9a theo như sơ đồ trên. 1 Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có). 2 3 4 Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn. Chữ viết tắt tên loại văn bản. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bản. 5 Địa danh. 6 Tên loại văn bản: Tờ trình 7 Trích yếu nội dung văn bản. 8 Nội dung văn bản. 9 Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần). 10 Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần). Ví dụ cụ thể: UBND HUYỆN ............... CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 10/26 TRƯỜNG MẦM NON ................ Số: /TTr-MN........... Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ................, ngày tháng năm 2016 TỜ TRÌNH V/v đề nghị bổ sung quy hoạch nguồn cán bộ quản lý nhà trường Giai đoạn 2016 - 2020 Kính gửi: - Ủy ban nhân dân huyện .................; - Phòng Nội vụ huyện .................; - Phòng GD&ĐT .................. Căn cứ Kế hoạch số 163/KH-UBND ngày 17/10/2016 của UBND huyện ................. về việc rà soát, bổ sung quy hoạch nguồn CBQL các nhà trường giai đoạn 2016 – 2020; Căn cứ tình hình thực tế của nhà trường, Trường mầm non ................. đề nghị UBND huyện ................., Phòng Nội vụ, Phòng GD&ĐT rà soát, bổ sung quy hoạch nguồn CBQL cho nhà trường giai đoạn 2016 – 2020. Cụ thể như sau: 1. Bổ sung quy hoạch nguồn CBQL: - Chức danh Hiệu trưởng: 01 người. - Chức danh Phó Hiệu trưởng: 02 người. Kính mong Ủy ban nhân dân huyện, Phòng Nội vụ, Phòng GD&ĐT tạo điều kiện giúp đỡ. Trân trọng cảm ơn! Nơi nhận: THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ - Như đề gửi - Lưu: VT. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản - Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản. - Tiêu ngữ “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ. 11/26 - Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày tại ô số 1. Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn, cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc - Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản + Thể thức Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như UBND: UBND HUYỆN ........ TRƯỜNG MẦM NON ............. + Kỹ thuật trình bày Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2 - Số, ký hiệu của văn bản + Thể thức Số của văn bản: là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ký hiệu của văn bản: Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu. + Kỹ thuật trình bày 12/26 Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ. Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3 Ví dụ: Số: …/TTr-MNB (Tờ trình của trường mầm non B); - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản + Thể thức Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng xã) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở cụ thể như sau: ............, ngày … tháng … năm 2016 + Kỹ thuật trình bày Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu. - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản + Thể thức Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. + Kỹ thuật trình bày Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5a, đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5b, 13/26 sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản. Ví dụ: TỜ TRÌNH V/v đề nghị bổ sung quy hoạch nguồn cán bộ quản lý nhà trường Giai đoạn 2016 - 2020 - Nội dung văn bản + Căn cứ ban hành văn bản Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành). Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.). + Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó. + Bố cục của nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định. + Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. + Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14/26 14, kiểu chữ đứng, đậm. Từ “Mục”, “Tiểu mục” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.); cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (.), cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. Nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm. Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự bảng chữ cái tiếng Việt, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng. + Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines. + Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6. - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền + Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử. + Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. Ví dụ: TM. BAN GIÁM HIỆU Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao 15/26 phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. Ví dụ: KT. HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. + Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định. Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn. Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức. Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn. Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký. Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định. + Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký. + Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ