Tài liệu Khóa luận tốt nghiệp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần thái linh

CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1. Khái quát chung về công tác bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại doanh nghiệp thƣơng mại. 1.1.1. Các khái niệm cơ bản về bán hàng và xác định kết quả bán hàng - Khái niệm “bán hàng”: Trong nền kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp được tự do cạnh tranh trong kinh doanh thương mại và để quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp thì quá trình bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng nhưng muốn có được sự hiệu quả trong quá trình bán hàng thì điều kiện cần là hàng hóa phải đạt chất lượng tốt, mẫu mà đẹp, phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng và có tính cạnh tranh cao. Và với nhận thức khái quát thì hàng hóa được cho là những sản phẩm có thể ở dạng vô hình như dịch vụ tư vấn, quyền sở hữu... hoặc dạng vật chất hữu hình như đồ dùng lương thực..., được hình thành từ quá trình lao động của con người, sản phẩm có thể do doanh nghiệp sản xuất ra hoặc mua về với mục đích để trao đổi mua bán. Bán hàng là bán sản phẩm do doanh nghiệp mình sản xuất ra và bán hàng hóa mua vào hay nói một cách cụ thể hơn là quá trình chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa giữa bên mua và bên bán, quá trình trao đổi này hoàn thành khi được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Khi quá trình bán hàng kết thúc doanh nghiệp sẽ có một khoản doanh thu về tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa được gọi là doanh thu bán hàng. Khoản thu này sẽ là cơ sở để xác định kết quả bán hàng. - Khái niệm “xác định kết quả bán hàng”: Xác định kết quả bán hàng là việc xác định, tính toán, so sánh giữa chi phí kinh doanh đã bỏ ra và thu nhập thuần từ hoạt động bán hàng đã thu về trong kỳ. Nếu thu nhập lớn hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lãi, thu nhập nhỏ hơn chi chi phí thì kết quả bán hàng là lỗ. Việc xác định kết quả bán hàng thường được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh, thường là cuối tháng, cuối quý, cuối năm, tùy thuộc vào từng đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. 1.1.2. Vai trò của bán hàng và xác định kết quả bán hàng Đối với nền kinh tế: bán hàng có vai trò như là đòn bẩy kinh tế, thúc đẩy quá trình thương mại hóa, duy trì sự ổn định và phát triển của nền kinh tế thông qua quá trình trao đổi hàng tiền giữa hai bên mua và bán với nhau. Đối với doanh nghiệp: bán hàng quá trình giúp doanh nghiệp thu hồi vốn. Nếu quá trình bán hàng được diễn ra nhanh thì việc thu hồi vốn của doanh nghiệp diễn ra 1 Thang Long University Library nhanh, tạo cho doanh nghiệp chủ động hơn trong việc sử dụng vốn, thực hiện việc quay vòng vốn, giảm bớt số vốn phải huy động từ bên ngoài để tái mở rộng sản xuất, từ đó sẽ giảm rủi ro, tăng lợi nhuận, tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Việc xác định kết quả bán hàng sẽ giúp nhà nước cũng như doanh nghiệp nắm được tình hình tài chính và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp để có thể đưa ra những quyết định kịp thời, phù hợp và chính xác trong các hoạt động có liên quan. 1.1.3. Nhiệm vụ và vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Kế toán bán hàng có vai trò như là công cụ phục vụ đắc lực trong công tác quản lý kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là trong công tác tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa. Kế toán bán hàng có nhiệm vụ: - Thường xuyên cập nhật những nghiệp vụ bán hàng xảy ra trong kì, ghi chép đầy đủ kịp thời chính xác tình hình xuất bán thành phẩm, hàng hóa cũng như dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ, phản ánh số lượng hàng hóa xuất- nhập- tồn trong kì, tính chính xác các khoản giảm trừ và thanh toán với ngân sách nhà nước. - Tính toán, phản ánh chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, tiêu thụ. - Theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa đã giao và tiêu thụ trong kì, đối chiếu giữa số liệu thực tế và số lượng trên sổ sách nhằm kiểm soát hàng hóa khi có hiện tượng thừa hoặc thiếu từ đó tìm ra nguyên nhân và khắc phục. - Cuối kì kinh doanh, kế toán bán hàng dựa vào số liệu đã thu thập trong quá trình bán hàng, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, trung thực và đầy đủ về tình trạng bán hàng, xác định kết quả và phân phối kết quả, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính cũng như quản lý doanh nghiệp. Giúp cho doanh nghiệp có thể xác định được hoạt động kinh doanh có tốt hay không trong từng kì từ đó hỗ trợ cấp quản lí đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp. 1.1.4. Các phƣơng thức bán hàng và phƣơng thức thanh toán 1.1.4.1. Phương thức bán hàng Để duy trì ổn định và phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, ngoài việc có chất lượng tốt, mẫu mã đẹp thì lựa chọn cho mình những phương thức bán hàng một cách phù hợp điều cần thiết, để hàng hóa đến với khách hàng một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất. Và việc sử dụng linh hoạt các phương thức bán hàng, tiêu thụ trong trao đổi sẽ giúp cho doanh nghiệp tạo được nhiều lợi thế hơn trong cạnh tranh. Phương thức bán hàng bao gồm: 2 Phƣơng thức bán buôn: Bán buôn: phương thức bán hàng với số lượng hàng hóa lớn cho đơn vị thương mại hay các doanh nghiệp sản xuất để thực hiện việc bán ra hoặc gia công, chế biến sau đó mới bán ra cho người tiêu dùng. Hàng thường được bán theo lô hoặc theo số lượng lớn. Giá bán biến động tùy thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán. Doanh nghiệp thường sử dụng các phương thức bán buôn: - Bán buôn qua kho: + Bán buôn qua kho theo hình thức trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho doanh nghiệp để nhận hàng, Doanh nghiệp xuất kho hàng hóa giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, hàng hóa được ghi nhận là tiêu thụ. + Bán buôn qua kho theo hình thức gửi bán: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã kí kết, doanh nghiệp xuất kho hàng hóa bằng phương tiện của mình hoặc thuê ngoài chuyển đến cho bên mua tại địa điểm đã thỏa thuận giữa hai bên. Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, số hàng này được ghi nhận là tiêu thụ khi nhận được tiền bên mua thanh toán hoặc được bên mua chấp nhận thanh toán. - Bán buôn vận chuyển thẳng: + Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Theo hình thức này, doanh nghiệp sau khi mua hàng từ nhà cung cấp chuyển hàng đi bán thẳng cho bên mua tại địa điểm đã thỏa thuận. Hàng hóa lúc này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Chỉ khi bên mua thanh toán hoặc khi doanh nghiệp nhận được giấy biên nhận hàng, doanh nghiệp chấp nhận thanh toán thì hàng hóa được ghi nhận là tiêu thụ. Trong trường hợp này doanh nghiệp tham gia thanh toán với cả hai bên: Thu tiền bán hàng từ bên mua và trả tiền mua hàng cho bên bán. + Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Theo hình thức này, doanh nghiệp không thanh toán tiền hàng với bên mua, bên bán, doanh nghiệp chỉ thực hiện việc môi giới: Sau khi tìm được nguồn hàng, thỏa thuận giá cả số lượng, doanh nghiệp tiến hành giao hàng ngay tại kho hay địa điểm giao hàng của bên bán, bên mua có trách nhiệm thanh toán với bên bán chứ không phải doanh nghiệp. Trong trường hợp này, hàng hóa không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp được hưởng hoa hông môi giới. 3 Thang Long University Library Phƣơng thức bán lẻ: Bán lẻ: phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng và các tổ chức kinh tế mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc bán với số lượng nhỏ. Giá bán thường ổn định. Các phương thức thường được sử dụng cho bán lẻ: - Phƣơng thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo phương thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách. Hết ca làm việc, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Đồng thời, kiểm kê hàng hóa tồn để xác định số lượng hàng đã bán trong ca và lập báo cáo bán hàng. - Phƣơng thức bán lẻ thu tiền tập trung: Phương thức này là phương thức mà trong đó tách rời nghiệp vụ thu tiền của khách hàng và nghiệp giao hàng cho khách hàng. Khách hàng nhận giấy thu tiền, hóa đơn hoặc tích kê của nhân viên bán hàng rồi đến nhận hàng ở quầy hoặc kho của doanh nghiệp. Nhân viên bán hàng căn cứ vào hóa đơn, tích kê để kiểm kê số hàng bán ra trong ngày. Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ. - Phƣơng thức bán hàng trả góp: Theo phương thức này, người mua sẽ thanh toán ngay một phần nợ gốc, số tiền còn lại trả góp đều trong nhiều kỳ bao gồm một phần gốc và tiền lãi. Khi doanh nghiệp giao hàng cho người mua thì số lượng hàng chuyển giao được coi là tiêu thụ và được ghi doanh thu cũng như kết chuyển giá vốn hàng bán. Phƣơng thức bán hàng qua đại lý, ký gửi: Theo phương thức này, hàng gửi bán đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, khi nào chính thức tiêu thụ thì bên đại lý sẽ thông báo và lập bảng kê đã bán được hàng, căn cứ vào đó mà kế toán hạch toán vào doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. Hoa hồng trả cho đại lý sẽ tính vào chi phí bán hàng. Theo quy định, doanh nghiệp sẽ chịu toàn bộ phần thuế GTGT của số hàng gửi đại lý được bán theo đúng giá doanh nghiệp quy định. 1.1.4.2. Phương thức thanh toán Ngoài việc lựa chọn phương thức bán hàng phù hợp, Công ty cũng luôn quan tâm đến tìm hiểu và chọn lựa những phương thức thanh toán sao cho thuận tiện nhất: - Phƣơng thức thanh toán bằng tiền mặt: Phương thức này thực hiện đồng thời việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho khách hàng và việc thu tiền. Doanh nghiệp sẽ nhận được số tiền mặt tương ứng với giá trị của số hàng mình đã bán. Nếu sử dụng phương thức này, khách hàng có thể được hưởng chiết khấu theo hóa đơn. 4 - Phƣơng thức thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng: Là phương thức chuyển tiền từ tài khoản người này sang tài khoản người khác một cách nhanh chóng và an toàn. - Phƣơng thức thanh toán chậm: Trường hợp này thường áp dụng với phương thức bán buôn. Phương thức này chủ yếu dành cho nhưng đối tượng khách hàng là khách quen của công ty. Công ty cho phép khách hàng trả chậm tiền hàng trong một thời gian nhất định. - Phƣơng thức thanh toán trƣớc một phần tiền hàng: Phương thức này được thực hiện đối với những khách hàng mới đặt hàng tại công ty với số lượng lớn. Khách hàng đặt trước một phần tiền hàng để đảm bảo giao dịch giữa hai bên sẽ được thực hiện. 1.1.5. Các phƣơng pháp tính giá vốn hàng bán và thời điểm xác định doanh thu 1.1.5.1. Các phương pháp tính giá vốn hàng bán Việc xác định giá vốn của hàng bán không chỉ ảnh hưởng đến các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với thành phẩm, kế toán phản ánh theo giá thành sản xuất thực tế. Còn đối với hàng hóa, trị giá vốn hàng hóa xuất kho để bán bao gồm 2 bộ phận: giá mua hàng hóa xuất bán và chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán ra. Đối với trị giá mua hàng hóa: Trong kì hạch toán, thành phẩm và hàng hóa thường xuyên được nhập và xuất kho với số lượng và điều kiện khác nhau nên kế toán doanh nghiệp cần lựa chọn một phương pháp tính giá vốn sao cho phù hợp nhất với điều kiện và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty để tránh được rủi ro ảnh hưởng đến lợi nhuận doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp tính giá vốn sau: Phƣơng pháp nhập trƣớc, xuất trƣớc ( FIFO): Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho nào được mua trước hoặc sản xuất trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của số hàng xuất, hàng tồn kho còn lại cuối kỳ sẽ là sản phẩm, hàng hóa được nhập gần nhất. Theo phương pháp này, giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho tại thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kì, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá trị của hàng nhập kho tại thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Ưu điểm: phương pháp này giúp cho doanh nghiệp có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho công tác quản lý. Trị giá vốn của hàng tồn 5 Thang Long University Library kho sẽ tương đối sát với giá trị thị trường của mặt hàng đó. Chính vì thế, chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn. Nhược điểm: đối với phương pháp này, giá vốn tính cho lô hàng xuất là giá của lô hàng nhập trước, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hóa đã có từ trước đó, nó không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Đồng thời, nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục sẽ dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc gia tăng. Phƣơng pháp nhập sau, xuất trƣớc ( LIFO): LIFO áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì sẽ được xuất trước tiên, hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Phương pháp này ngược lại với phương pháp FIFO. Ưu điểm: áp dụng cho các doanh nghiệp có thể quản lý thời gian nhập của từng lô hàng cụ thể. Chi phí của lần mua gần nhất sát với giá vốn thực tế xuất kho nên đảm bảo được nguyên tắc phù hợp của kế toán. Trong điều kiện giá thị trường tăng lên, phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp giảm số thuế phải nộp cho nhà nước khi chi phí tăng. Nhược điểm: trị giá vốn của hàng tồn kho còn lại cuối kỳ của doanh nghiệp không sát với giá của thị trường khi mà phản ánh trị giá vốn thấp hơn so với thực tế làm cho khả năng thanh toán của doanh nghiệp được nhìn nhận là kém so với thực tế. Phƣơng pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, hàng hóa nhập kho từng lô theo giá nào thì xuất kho theo đúng giá đó, không quan tâm đến thời điểm nhập xuất, được áp dụng với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. Giá trị thực tế thành phẩm xuất kho = Đơn giá thực tế nhập kho x Số lượng thực Phƣơng pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua trong kỳ. Phương pháp này có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi lần nhập một lô hàng tùy thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. 6 Phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ: Trị giá thực tế hàng Giá đơn vị bình = quân cả kỳ dự = trữ tồn kho đầu kỳ Số lượng hàng tồn kho đầu kỳ Trị giá thực tế hàng + + nhập kho trong kỳ Số lượng hàng nhập kho trong kỳ Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = = Trị giá thực tế hàng tồn kho sau mỗi lần nhập Số lượng hàng tồn kho sau mỗi lần nhập Đối với chi phí thu mua: Chi phí thu mua được phân bổ theo công thức: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất kho bán ra Chi phí mua hàng tồn kho đầu kì Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ + = 1.1.5.2. Trị giá x Trị giá mua của hàng tồn đầu kỳ Trị giá mua hàng nhập trong kỳ + mua của hàng bán ra Thời điểm ghi nhận doanh thu Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ - BTC ngày 31-12-2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì: Doanh thu: là tổng giá trị lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kì kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Doanh thu được xác định theo giá trị hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu được. Doanh thu đƣợc ghi nhận khi thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau: Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn lợi ích và rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho người mua Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lí hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa. Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. 1 Thang Long University Library Xác định được chi phi liên quan đến giao dịch bán hàng. Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng tùy thuộc vào từng phƣơng thức bán hàng: Trong trường hợp bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng thì thời điểm hàng hóa được xác nhận là tiêu thụ và doanh thu được ghi nhận là khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Trong trường hợp bán lẻ hàng hóa: thời điểm ghi nhận doanh thu là khi nhận báo cáo tiêu thụ của nhân viên tiêu thụ Trong trường hợp bán hàng qua đại lý, ký gửi: thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm nhận được báo cáo tiêu thụ của bên đại lý. 1.2. Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.2.1. Kế toán bán hàng 1.2.1.1. Tài khoản sử dụng và chứng từ kế toán bán hàng - Chứng từ sử dụng Gồm có: Hóa đơn GTGT (đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). Hóa đơn bán hàng (đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc kinh doanh những mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT). Phiếu xuất kho hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Báo cáo bán hàng: bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ, bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi). Thẻ quầy hàng: giấy nộp tiền, bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày. Các Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giảm giá hàng bán,Biên bản hàng bán bị trả lại. Phiếu thu, giấy báo có. Các chứng từ khác có liên quan (tùy vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp). - Tài khoản sử dụng - Tài khoản 156 - Hàng hóa: tài khoản này phản ánh giá trị nhập, xuất, tồn của hàng hóa trong kỳ của doanh nghiệp. TK 156 được chia làm 2 tài khoản cấp 2: + TK 1561 - giá mua hàng hóa + TK 1562 – chi phí thu mua hàng hóa 2 TK 156 “Hàng hóa” - Trị giá mua vào của hàng hóa theo - Trị giá hàng xuất kho để bán, giao - hóa đơn mua hàng (bao gồm các loại thuế không được hoàn lại). Chi phí thu mua hàng hóa thực tế đại lý, giao cho đơn vị phụ thuộc, thuê ngoài gia công hoặc sử dụng cho sản xuất, kinh doanh. phát sinh liên quan đến khối lượng hàng hóa mua vào đã nhập kho Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa đã bán trong kỳ. trong kỳ. Trị giá hàng hóa thuê ngoài gia công, chế biến xong, nhập kho (bao gồm giá - Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng. Trị giá hàng hóa trả lại cho người mua và các chi phí gia công). bán. - - Trị giá hàng hóa nhận vốn góp. - Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu - Trị giá hàng hóa đã bán bị người mua trả lại nhập kho. Trị giá hàng hóa phát hiện thừa khi kiểm kê. Kết chuyển giá trị hàng tồn kho cuối kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK). khi kiểm kê. Kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK). - Số dƣ: Trị giá mua vào hàng tồn kho cuối kỳ. Chi phí thu mua của hàng hóa tồn kho. Tài khoản 157 - Hàng gửi bán: tài khoản được sử dụng để theo dõi giá trị của hàng hóa, sản phẩm tiêu thụ theo phương pháp chuyển hàng chờ chấp nhận hoặc giao nhận đại lý, ký gửi đã hoàn thành bàn giao cho khách hàng nhưng chưa được xác định là tiêu thụ. 3 Thang Long University Library TK 157 “Hàng gửi bán” - Trị giá hàng hóa, thành phẩm đã gửi - Trị giá hàng gửi bán đã được - cho khách hàng, hoặc gửi bán đại lí, kí gửi Kết chuyển trị giá hàng hóa gửi bán chưa khách hàng chấp nhận thanh toán. Trị giá hàng hóa gửi bán bị khách hàng trả lại. xác định là tiêu thụ cuối kỳ ( KKĐK). Kết chuyển trị giá hàng hóa gửi bán chưa xác định là tiêu thụ đầu - kỳ ( KKĐK). Số dƣ: Trị giá hàng hóa gửi bán chưa được chấp nhận tiêu thụ. Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán: phản ánh giá vốn hàng bán của sản phẩm, hàng hóa tiêu thụ trong kỳ. TK 632 “Giá vốn hàng bán” - Trị giá vốn hàng hóa, thành phẩm tiêu thụ trong kỳ. - Trị giá vốn hàng hóa,thành phẩm bị trả lại nhập kho. Cuối kỳ kết chuyển trị giá vốn hàng hóa tiêu thụ trong kỳ sang TK911. Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Phản ánh tổng số doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế trong kỳ của doanh nghiệp. TK 511 “Doanh thu bán hàng” - - - Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT (phương pháp trực tiếp) phải nộp. Số CKTM, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại kết chuyển trừ vào doanh thu. Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần bán hàng sang TK911. 4 Tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ. Tài khoản 3331 – Thuế GTGT phải nộp: phản ánh thuế GTGT đầu ra khi bán hàng hóa, sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ trong kỳ. TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp” - - Thuế GTGT phải nộp giảm do khấu trừ với thuế GTGT đầu vào hoặc do Phản ánh thuế GTGT đầu ra phải nộp khi bán sản phẩm, hàng hóa, khách hàng trả lại hàng. Nộp thuế GTGT cho Nhà nước. dịch vụ trong kỳ. Số dƣ: Thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ. Tài khoản 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu: tài khoản này dùng để phản ánh toàn bộ số tiền giảm trừ cho người mua hàng được tính vào giảm trừ doanh thu hoạt động kinh doanh. Tài khoản 521 bao gồm: Chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán. TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu” - - Tập hợp các khoản chiết khấu thương mại chấp thuận cho khách hàng trong kỳ. Tập hợp doanh thu của hàng bán bị Kết chuyển toàn bộ chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, giám giá hàng bán vào bên nợ của TK 511 trả lại chấp nhận cho khách hàng - trong kỳ (đã trả lại tiền cho khách hàng hoặc tính trừ vào nợ phải thu). Tập hợp các khoản giảm giá hàng bán chấp nhận cho khách hàng trong kỳ. Tài khoản 521 được chia làm 3 tài khoản cấp 2: Tài khoản 5211- Chiết khấu thương mại: dùng để phản ánh số giảm giá cho người mua hàng với khối lượng lớn được ghi trên hóa đơn bán hàng hoặc các chứng từ khác liên quan đến bán hàng. Tài khoản 5212 – Hàng bán bị trả lại: phản ánh trị giá bán của số sản phẩm, hàng hóa đã bán bị khách hàng trả lại. Tài khoản 5213 - Giảm giá hàng bán: phản ánh các khoản giảm giá hàng bán so với giá bán ghi trong Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn thông thường phát sinh trong kì. 5 Thang Long University Library Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng: tài khoản phản ánh tình hình thanh toán giữa daonh nghiệp với người mua về số tiền phải thu đối với hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ. TK 131 “Phải thu khách hàng” - Số tiền phải thu khách hàng về - Số tiền khách hàng đã trả nợ. sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước cung cấp và được xác định là đã của khách hàng. bán trong kỳ. - Khoản giảm giá hàng bán cho khách - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. hàng sau khi giao hàng và khách hàng có khiếu nại. - Giá trị hàng đã bán bị người mua trả lại. - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua. Số dƣ: Số tiền còn phải thu của khách Số dƣ: Số tiền nhận trước hoặc số đã hàng. thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Ngoài các tài khoản trên trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng các tài khoản: TK 111- tiền mặt, TK112- tiền gửi ngân hàng, TK 515- doanh thu hoạt động tài chính... 1.2.1.2. Phương pháp kế toán Theo quy định thì kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp phải được tiến hành theo một trong hai phương pháp: kê khai thường xuyên (KKTX) hoặc kiểm kê định kỳ (KKĐK). Đồng thời tùy theo doanh nghiệp áp dụng cách tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hay phương pháp trực tiếp mà có cách hạch toán cho phù hợp. 6 + Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên: + Phương thức bán buôn qua kho và bán hàng trực tiếp: Sơ đồ 1.1. Hạch toán phương thức bán buôn qua kho (trực tiếp) TK 156 TK 632 1555156,15 Giá vốn TK 511 TK 111,112,131 TK 521 Doanh thu Hàng bị trả lại TK 3331 TK 3331 Hàng bán bị trả lại nhập kho Các khoản giảm trừ doanh thu + Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng: Sơ đồ 1.2. Hạch toán phương thức bán buôn chuyển thẳng TK 111,112,331 TK 632 TK 511 TK 111,112,131 TK 3331 TK 133 TK 521 TK 156 Các khoản giảm trừ doanh thu Hàng bán bị trả lại nhập kho 13 Thang Long University Library + Phương pháp bán hàng qua đại lý, ký gửi: Sơ đồ 1.3. Hạch toán phương pháp bán hàng qua đại lý, ký gửi TK 156 TK 157 TK 511 TK 111,112,131 TK 632 TK 642 Hoa hồng Hàng giao cho đại lý TK 3331 cho đại lý TK 133 Hàng không được chấp nhận + Phương thức bán hàng trả góp: Sơ đồ 1.4. Hạch toán phương thức bán hàng trả góp TK 156 TK 632 TK 111,112 TK 511 Số tiền thanh toán lần đầu TK 3331 TK515 Thuế GTGT đầu ra TK3387 Lãi trả chậm 13 TK 131 Số tiền còn phải thu + Phƣơng pháp kiểm kê định kì Đối với doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại: các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng tồn không được ghi sổ liên tục. Chính vì vậy, phương pháp này không cho biết tình hình hiện có tăng giảm hàng hóa tại bất kì thời điểm nào trong kì. Muốn xác định giá trị hàng hóa xuất bán trong kì, chúng ta phải dựa vào kết quả kiểm kê. Khác với phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp kiểm kê định kì sử dụng TK 611 TK 611 “Mua hàng” Kết chuyển trị giá thực tế hàng Kết chuyển trị giá thực tế hàng tồn đầu kỳ. tồn cuối kỳ. Trị giá thực tế hành hóa mua vè Trị giá thực tế hàng hóa xuất nhập trong kỳ. trong kỳ. Trị giá hàng hóa mua vào trả lại cho người bán, hoặc được giảm giá. Sơ đồ 1.5. Hạch toán phương thức bán hàng theo phương pháp kiểm kê định kì TK 111,112,131 TK 611 TK 156 Hàng hóa trả lại người bán hoặc được giảm giá Kết chuyển hàng hóa tồn đầu kì TK 1331 TK 111, 112, 331 Thuế GTGT (nếu có) Hàng hóa mua trong kỳ TK 1331 TK 156 Kết chuyển hàng tốn cuối TK 632 Cuối kỳ, kết chuyển giá vốn hàng bán 13 Thang Long University Library 1.2.2. Kế toán xác định kết quả bán hàng 1.2.2.1. - Kế toán chi phí quản lí kinh doanh Chứng từ sử dụng: Bảng thanh toán lương. Bảng tính trích khấu hao tài sản cố định Hóa đơn GTGT, hóa đơn đặc thù. Phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng..... Tài khoản sử dụng: Tài khoản 642: tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi phí quản lí kinh doanh bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lí doanh nghiệp. TK 642 “Chi phí quản lí kinh doanh” - Các chi phí quản lí kinh doanh phát sinh trong kỳ. Các khoản ghi giảm chi phí quản lí kinh doanh trong kì. - Kết chuyển chi phí chi phí quản lí kinh doanh sang TK 911 ( xác định kết quả kinh doanh). Tài khoản 642 được mở chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: - TK 6421 – Chi phí bán hàng. - TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí hàng bán: là toàn bộ chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa trong kỳ bao gồm chi phí nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu, bao bì; chi phí dụng cụ, đồ dùng; chi phí khấu hao TSCĐ; chi phí quảng cáo; chi phí bảo quản, đóng gói; vận chuyển sản phẩm hàng hóa; chi phí dự phòng; chi phí dịch vụ mua ngoài tại bộ phận bán hàng, chi phí bằng tiền khác. Chi phí quản lý doanh nghiệp: là những chi phí hành chính và chi phí quản lí chung của doanh nghiệp bao gồm chi phí nhân viên quản lý; chi phí vật liệu quản lí; chi phí đồ dung văn phòng; chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho quản lí doanh nghiệp; thuế, phí và lệ phí; chi phí dự phòng; chi phí dịch vụ mua ngoài tại bộ phận quản lý doanh nghiệp; chi phí bằng tiền khác. 13 Phƣơng pháp kế toán: Sơ đồ 1.6. Hạch toán chi phí quản lý kinh doanh TK 334, 338 TK 642 Các khoản giảm trừ chi Chi phí nhân viên bán hàng và trích các khoản theo lương TK 152, 153 TK 111, 112, 138… phí kinh doanh TK 911 Cuối kỳ kết chuyển Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ chi phí quản lí kinh doanh phát sinh TK 214 Khấu hao tài sản cố định TK 111, 112, 331,... Chi phí mua ngoài TK 133 Thuế GTGT (Nếu có) TK 142, 335 Phân bổ hoặc trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ TK 1592 Trích lập các khoản dự phòng TK 333, 111, 112 Thuế, phí, lệ phí(6422) 14 Thang Long University Library 1.2.2.2. Kế toán xác định kết quả bán hàng Xác định kết quả bán hàng là so sánh khoản chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần với trị giá vốn hàng bán ra (gồm cả sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ) và chi phí quản lí kinh doanh trong một kì cụ thể. Và kết quả bán hàng được thể hiện như sau: Kết quả bán hàng = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Chi phí quản lý kinh doanh Trong đó: Doanh thu thuần Trị giá vốn hàng bán Doanh thu bán Các khoản giảm trừ = hàng − = Trị giá thực tế của hàng xuất bán trong kì + doanh thu Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán trong kì Việc xác định kết quả bán hàng được tiến hành vào cuối tháng, cuối quý hay cuối năm tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng đơn vị. Chứng từ sử dụng Chứng từ sử dụng là các chứng từ gốc của nghiệp vụ bán hàng và các chứng từ kế toán được lập vào cuối tháng trên cơ sở cộng dồn các số liệu tính toán và phân bổ để kết chuyển vào TK 911 + Tài khoản sử dụng: TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ( đã nêu ở phần kế toán bán hàng). TK 632 – Giá vốn hàng bán ( đã nêu ở phần kế toán bán hàng). TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh: TK này được dùng để xác định kết quả kinh doanh theo từng hoạt động ( hoạt động kinh doanh, hoạt động khác). 15 TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh” - Giá vốn hàng bán trong kỳ. Chi phí hoạt động tài chính. Chi phí quản lý kinh doanh. - Doanh thu thuần từ hàng bán ra trong kỳ. Doanh thu từ hoạt động tài chính. - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp Chi phí khác. - Thu nhập khác. Kết chuyển lỗ. - Kết chuyển lãi. - Phƣơng pháp kế toán: Sơ đồ 1.7. Hạch toán xác định kết quả bán hàng TK 632 TK 911 Kết chuyển giá vốn hàng bán TK 511 Kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ TK 642 Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh 1.3. Hình thức sổ kế toán Doanh nghiệp được áp dụng 1 trong 4 hình thức sổ kế toán: Hình thức kế toán Nhật ký chung. Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Hình thức kế toán trên máy vi tính. Mỗi hình thức sổ kế toán lại có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động, sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán của mình mà lựa chọn hình thức kế toán cho phù hợp. Dù chọn hình thức sổ 16 Thang Long University Library nào thì doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm: các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp chi chép các loại sổ kế toán. Trong phạm vi khóa luận tôi làm rõ 2 hình thức sổ sau: 1.3.1. Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ, thẻ chi tiết Sổ Nhật ký chung. Sổ Nhật ký đặt biệt. Sổ cái tài khoản. Ƣu điểm: Dễ ghi, dễ đối chiếu, có thể phân công lao động kế toán. Nhƣợc điểm: Ghi trùng lặp. Trình tự ghi sổ (Sơ đồ 1.8): (a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). (b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo 17