Tài liệu Khóa luận tốt nghiệp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty cổ phần nông sản phú gia

CHƢƠNG 1. LÍ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1. Khái niệm cơ bản liên quan đến bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.1.1. Khái niệm bán hàng và xác định kết quả bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp thương mại. Xét về góc độ kinh tế: quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hóa sang vốn bằng tiền và hình thanh kết quả kinh doanh thương mại. Quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng có những đặc điểm chính sau đây: thứ nhất là có sự trao đổi thoả thuận giữa người mua và người bán, người bán đồng ý bán, người mua đồng ý mua, họ trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền; thứ hai là có sự thay đổi quyền sở hữu về hàng hoá: người bán mất quyền sở hữu, người mua có quyền sở hữu về hàng hoá đã mua bán. Xác định kết quả bán hàng là việc so sánh giữa chi phí kinh doanh đã bỏ ra và doanh thu kinh doanh đã thu về trong kỳ. Nếu doanh thu lớn hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lãi, doanh thu nhỏ hơn chi phí thì kết quả bán hàng là lỗ. Việc xác định kết quả bán hàng thường được tiến hành vào cuối kỳ kinh doanh thường là cuối tháng, cuối quý, cuối năm, tuỳ thuộc vào từng đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp còn xác định kết quả kinh doanh là căn cứ quan trọng để đơn vị quyết định tiêu thụ hàng hoá nữa hay không. Do đó có thể nói giữa bán hàng và xác định kết quả kinh doanh có mối quan hệ mật thiết. Kết quả bán hàng là mục đích cuối cùng của doanh nghiệp còn bán hàng là phương tiện trực tiếp để đạt được mục đích đó. Bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ý nghĩa sống còn đối với doanh nghiệp. Vì vậy, kế toán trong các doanh nghiệp với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế, thu nhận xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản đó trong doanh nghiệp nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của doanh nghiệp, có vai trò quan trọng trong việc phục vụ quản lý bán hàng và xác định kết quả bán hàng của doanh nghiệp đó. Quản lý bán hàng là quản lý kế hoạch và thực hiện kế hoạch tiêu thụ đối với từng thời kỳ, từng khách hàng, từng hợp đồng kinh tế. 1 Thang Long University Library Yêu cầu đối với kế toán bán hàng là phải giám sát chặt chẽ hàng hoá tiêu thụ trên tất cả các phương diện cả về số lượng và chất lượng. Tránh hiện tượng mất mát hư hỏng hoặc tham ô lãng phí, kiểm tra tính hợp lý của các khoản chi phí đồng thời phân bổ chính xác cho đúng hàng bán để xác định kết quả kinh doanh. Phải quản lý chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng, yêu cầu thanh toán đúng hình thức và thời gian tránh mất mát ứ đọng vốn. 1.1.2. Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 1.1.1.1. Doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền sẽ thu được từ các hoạt động bán sản phẩm hàng hoá cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có) Điều kiện ghi nhận doanh thu Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn 5 điều kiện sau:  Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua  Doanh nghiệp không nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá  Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn  Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng  Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng 1.1.1.2. Các khoản giảm trừ doanh thu  Chiết khấu thương mại Chiết khấu thương mại (CKTM) là khoản tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua với khối lượng lớn theo thoả thuận về CKTM đã ghi trên hợp đồng mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. Cho khách hàng hưởng CKTM là một trong những cách thức phổ biến mà các doanh nghiệp sử dụng nhằm kích thích tăng số lượng hàng bán.  Hàng bán bị trả lại Là giá trị bán của số sản phẩm, hàng hóa dịch vụ đã được bán đi nhưng bị khách hàng trả lại do những nguyên nhân vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế: hàng hóa bị hỏng, kém chất lượng, không đúng chủng loại, quy cách… Doanh thu hàng bán bị trả lại sẽ điều chỉnh giảm doanh thu bán hàng thực tế thực hiện trong kỳ kinh doanh để tính doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hoá đã bán ra trong kỳ báo cáo. 2  Giảm giá hàng bán Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ được người bán chấp thuận một cách đặc biệt trên giá đã thỏa thuận vì lí do hàng bán ra kém phẩm chất hay không đúng quy cách theo quy định trên hợp đồng kinh tế, hoặc giao hàng không đúng thời gian, địa điểm. Việc giảm giá hàng bán do lỗi của bên bán mà xảy ra thường xuyên sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động thương mại. Bên bán sẽ chịu tổn thất không chỉ về kinh tế mà còn làm mất niềm tin của khách hàng vào doanh nghiệp.  Các khoản giảm trừ doanh thu khác + Thuế tiêu thụ đặc biệt: doanh nghiệp phải nộp khoản thuế này khi sản xuất kinh doanh mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt. + Thuế xuất khẩu: đây là khoản thuế phải nộp khi doanh nghiệp có phát sinh hoạt động xuất khẩu trực tiếp các sản phẩm, hàng hoá. Ngoài ra đối với các công ty tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thì số thuế GTGT của hàng bán ra cũng sẽ là một khoản giảm trừ doanh thu. Các khoản giảm trừ CKTM, giảm giá hàng bán, hàng = Thuế xuất khẩu, + thuế tiêu thụ đặc bán bị trả lại doanh thu biệt Thuế GTGT + (theo phƣơng pháp trực tiếp) 1.1.3. Doanh thu thuần Doanh thu thuần là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sau khi trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu. Doanh thu thuần = Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ – Các khoản giảm trừ doanh thu 1.1.4. Giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán phản ánh giá trị gốc của hàng hóa, dịch vụ bán ra trong kỳ. Khi hàng hóa được xác nhận là tiêu thụ và được phép xác định doanh thu thì đồng thời giá vốn được ghi nhận theo giá trị xuất kho của hàng hóa đó. Vì vậy, xác định đúng giá vốn là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp xác định đúng kết quả bán hàng. Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán 3 Thang Long University Library 1.1.5. Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là những khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí dụng cụ bán hàng, quảng cáo... 1.1.6. Chi phí quản lí doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phát sinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp mà khoong tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí khấu hao TSCĐ quản lý… 1.1.7. Kết quả bán hàng Kết quả hoạt động bán hàng là chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lí doanh nghiệp. Trong một kỳ kế toán, việc xác định kết quả bán hàng sẽ giúp nhà quản lí đánh giá được hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh, nhằm có những chiến lược đúng đắn cho kỳ hoạt động tiếp theo. Kết quả bán hàng được xác định là lãi nếu doanh thu lớn hơn chi phí và lỗ nếu doanh thu nhỏ hơn chi phí. Kết quả bán hàng = Lợi nhuận gộp - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lí doanh nghiệp 1.2. Các phƣơng thức bán hàng 1.2.1. Bán buôn Đối với một doanh nghiệp chuyên hoạt động thương mại thì bán buôn là hình thức kinh doanh phổ biến nhất. Ở trường hợp này, doanh nghiệp sẽ đóng vai trò là người trung gian, hàng hóa không được bán trực tiếp tới tay người tiêu dùng, mà được bán thông qua các đại lý, siêu thị hay các công ty thương mại khác với số lượng hàng tiêu thụ lớn trong một lần bán. Đặc trưng của phương thức này là kết thúc nghiệp vụ bán hàng thì hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Hàng bán theo phương thức này thường với khối lượng lớn và được thanh toán bằng nhiều hình thức khác nhau. Phương thức bán buôn cụ thể có thể chia thành các hình thức:  Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho: Bán buôn hàng hoá qua kho là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó, hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp thương mại. Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dưới hai hình thức. 4 + Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng. Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ. + Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó bên mua quy định trong hợp đồng. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại và chỉ khi được bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ, người bán mất quyền sở hữu về số hàng đã giao. Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp thương mại chịu hay bên mua chịu là do sự thỏa thuận từ trước giữa hai bên.  Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: Doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua. Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức: + Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: Theo hình thức này, doanh nghiệp vừa tiến hành thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán với bên cung cấp hàng hóa đồng thời bên mua hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho doanh nghiệp. Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán được chia thành: Giao bán tay ba: Doanh nghiệp thương mại sau khi nhận hàng, giao trực tiếp cho đại diện bên mua tại kho người bán. Sau khi giao hàng, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Gửi hàng: Doanh nghiệp sẽ chuyển hàng từ nhà cung cấp đến nơi quy định cho bên mua và hàng hóa được coi là tiêu thụ khi bên mua chấp nhận thanh toán. + Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại chỉ thực hiện vai trò trung gian giữa bên cung cấp và bên mua. Trong trường hợp này tại doanh nghiệp thương mại không phát sinh nghiệp vụ mua bán hàng hóa. Tùy theo điều kiện ký kết hợp đồng, doanh nghiệp thương mại được hưởng khoản tiền hoa hồng do bên cung cấp hoặc bên mua trả. 5 Thang Long University Library 1.2.2. Bán lẻ Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc bán với số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Bán lẻ có thể thực hiện dưới các hình thức sau:  Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Bán lẻ thu tiền tập trung là hình thức bán hàng mà trong đó tách rời nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Hết ca (hoặc hết ngày) bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ.  Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Bán lẻ thu tiền trực tiếp là hình thức bán hàng mà nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ, đồng thời kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng.  Hình thức bán lẻ tự phục vụ (tự chọn): Bán lẻ tự phục vụ là hình thức bán hàng mà khách hàng tự chọn lấy hàng hoá, mang đến bán tính tiền để tính tiền và thanh toán tiền hàng. Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền, lập hoá đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng. Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng và bảo quản hàng hoá ở quầy (kệ) do mình phụ trách. Hình thức này được áp dụng phổ biến ở các siêu thị.  Hình thức bán trả góp: Bán trả góp là hình thức bán hàng mà người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần. Doanh nghiệp thương mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường còn thu thêm ở người mua một khoản lãi do trả chậm. Đối với hình thức này, về thực chất, người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên,về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua, hàng hoá bán trả góp được coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu. 6  Hình thức bán hàng tự động: Bán hàng tự động là hình thức bán lẻ hàng hoá mà trong đó, các doanh nghiệp thương mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc một vài loại hàng hoá nào đó đặt ở các nơi công cộng. Khách hàng sau khi bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra cho người mua. 1.2.3. Bán hàng qua đại lý, ký gửi Gửi đại lý bán hay ký gửi hàng hoá là hình thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại, được hạch toán là hàng gửi bán, cho đến khi doanh nghiệp thương mại được cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này. Khi đó, bên giao đại lý mới ghi nhận doanh thu, giá vốn hàng bán. Cuối kỳ, kế toán sẽ xác định số hàng mà bên đại lý bán được để tính hoa hồng đại lý thanh toán bên nhận đại lý. Chi phí hoa hồng đại lý được ghi nhận là một khoản chi phí bán hàng. Theo hợp đồng đã ký kết, sau khi nhận được hàng từ DNTM, bên nhận đại lý sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng theo đúng giá bán và được hưởng hoa hồng đại lý. Ở hình thức bán hàng này, cơ sở đại lý được coi như là một trung gian bán hàng, doanh thu nhận được chính là hoa hồng đại lý. 1.3. Xác định giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán phản ánh trị giá gốc của hàng hóa đã thực sự tiêu thụ trong kỳ. Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại giá vốn hàng hóa bao gồm giá mua thực tế và chi phí thu mua phân bổ tương ứng. Việc xác định giá vốn của hàng xuất bán là hết sức quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và giúp các nhà quản lý đánh giá được khâu mua hàng có hiệu quả hay không. Trị giá vốn của hàng xuất kho là trị giá mua thực tế của hàng mua và chi phí mua phân bổ cho hàng hóa xuất kho. Giá vốn hàng bán = Trị giá xuất kho của hàng tiêu thụ + Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ Trong đó giá xuất kho của hàng hóa tiêu thụ được tính theo các phương pháp tính giá xuất kho thích hợp. 7 Thang Long University Library Các phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho 1.3.1. Phương pháp thực tế đích danh Theo phương pháp này, trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế nhập từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần. Đây chính là phương pháp lý tưởng nhất vì tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán: chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó. Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này cần đòi hỏi những điều kiện khắt khe về bảo quản, bao bì, dán nhãn mà chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng. 1.3.2. Phương pháp giá bình quân gia quyền Theo phương pháp này, trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho được tính bình quân giữa giá trị thực tế hàng hóa tồn kho đầu kỳ với trị giá thực tế hàng hóa nhập kho trong kỳ. Phương pháp bình quân có thể được tính theo thời kì hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Công thức tính giá vốn của hàng hóa tiêu thụ: Giá vốn của hàng hóa xuất kho = Số lƣợng hàng hóa xuất kho trong kỳ x Đơn giá bình quân Đơn giá bình quân có thể tính theo một trong hai cách sau: - Bình quân cả kì dự trữ Theo cách này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng hóa xuất kho trong kỳ: Giá trị thực tế hàng tồn Đơn giá bình quân cả kì dự trữ đầu kỳ = Số lƣợng hàng tồn đầu kỳ + + Giá trị thực tế hàng nhập trong kỳ Số lƣợng hàng nhập trong kỳ Ưu điểm của phương pháp này là giảm nhẹ việc hạch toán chi tiết hàng hóa trong kỳ, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm hàng hóa. 8 Nhược điểm là độ chính xác không cao do công việc tính toán số lượng hàng hóa bị dồn vào cuối kỳ khiến thông tin kế toán bị chậm trễ. Phương pháp này chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm hàng hóa và số lần nhập xuất trong kỳ nhiều. - Bình quân sau mỗi lần nhập Sau mỗi lần nhập hàng hóa, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập Trị giá thực tế hàng tồn kho sau mỗi lần nhập = Số lƣợng hàng tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập có ưu điểm là cập nhật được sự thay đổi về giá do yếu tố thị trường để nhà quản trị điều chỉnh được giá bán cho phù hợp và cạnh tranh được với các đối thủ. Hơn nữa kết quả kế toán có độ chính xác tương đối cao. Hạn chế trong phương pháp này là việc tính toán trở nên phức tạp và tốn nhiều thời gian, công sức. Do vậy trước kia, phương pháp này thường được các doanh nghiệp có danh mục hàng hóa ít và tần suất nhập xuất không nhiều áp dụng. Ngày nay với sự hỗ trợ của máy tính và các phần mềm kế toán tiến bộ thì phương pháp này được sử dụng ngày càng rộng rãi và thuận tiện hơn. 1.3.3. Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) Phương pháp này tính giá hàng xuất kho trên cơ sở giả định rằng lượng hàng tồn kho nào có trước sẽ được xuất sử dụng trước. Đơn giá của lượng hàng tồn kho nhập đầu tiên sẽ được dùng để tính giá hàng tồn kho xuất, nếu lượng hàng tồn kho của lần nhập đó không đủ để xuất thì tính theo giá của lần nhập tiếp theo. Ưu điểm rõ rệt nhất của phương pháp này là có thể tính được ngay trị giá vốn của hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như phục vụ cho hoạt động quản lý, quản trị doanh nghiệp. Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó vì vậy mà chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo tài chính có ý nghĩa thực tế hơn. Hạn chế của phương pháp này chính là sự vi phạm nguyên tắc phù hợp của kế toán khi doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị hàng hóa đã có được từ cách đó rất lâu. Đồng thời, khi số lượng chủng loại mặt hàng nhiều cộng với số lần nhập xuất phát sinh liên tục sẽ dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán và tạo ra khối lượng công việc lớn cho kế toán. 9 Thang Long University Library 1.3.4. Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) Phương pháp này tính giá hàng xuất kho trên cơ sở giả định rằng lượng hàng tồn kho nào có ở gần thời điểm xuất nhất sẽ được xuất sử dụng trước. Giá đơn vị của lượng hàng tồn kho nhập gần thời điểm xuất nhất sẽ được dùng để tính giá hàng xuất kho, nếu lượng hàng tồn kho của lần nhập đó không đủ để xuất thì tính theo giá của lần nhập trước đó. Vì vậy giá trị hàng tồn kho tồn cuối kỳ sẽ là giá của những lần nhập đầu tiên trong kỳ, khi đó giá trị của hàng tồn kho cuối kì có thể không sát với giá thị trường. Ưu điểm của phương pháp LIFO đã khắc khục được nhược điểm ở phương pháp FIFO, nó đảm bảo tính phù hợp của doanh thu và chi phí. Cụ thể là các chi phí mới phát sinh sẽ phù hợp với doanh thu cũng vừa được chính các hàng hóa này tạo ra. Không những vậy, nó còn hạn chế tối đa sự tác động của việc giá cả hàng hóa tăng, giảm tác động đến việc điều chỉnh lợi nhuận của doanh nghiệp. Nhược điểm: Trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ có thể không sát với giá thị trường của hàng hóa. Điều kiện áp dụng: Phương pháp này đặc biệt phù hợp trong điều kiện lạm phát. 1.4. Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thƣơng mại. 1.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng  Hóa đơn GTGT  Hóa đơn bán hàng thông thường  Phiếu xuất kho  Báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ  Giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng  Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày  Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi  Chứng từ thanh toán 1.4.2. Tài khoản sử dụng Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC quy định để hạch toán kế toán bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK156, 157, 632, 511, 521, 531, 532. Ngoài ra còn có các tài khoản liên quan như: TK 111, 112, 131, 3331… Kết cấu của một số tài khoản: 10  Tài khoản 156 – Hàng hóa Tài khoản 156 dùng để phản ánh giá trị hiện có của: hàng hóa tồn kho, tồn quầy (KKĐK); hàng hóa tồn kho, tồn quầy và xuất nhập trong kỳ báo cáo theo trị giá nhập kho thực tế (KKTX). TK 156 – Hàng hóa  Trị giá mua, nhập kho của hàng hóa nhập kho trong kỳ.  Trị giá hàng thuê gia công, chế biến nhập kho.  Chi phí thu mua hàng hóa  Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được kết chuyển (KKĐK)  Trị giá vốn xuất kho của hàng hóa gồm: xuất bán, xuất giao đại lý, xuất thuê chế biến, xuất góp vốn đầu tư, xuất sử dụng.  Trị giá vốn hàng hóa xuất trả lại người bán, giảm giá hàng mua, CKTM được hưởng  Trị giá vốn hàng hóa thiếu hụt coi như xuất  Trị giá vốn hàng hóa tồn kho đầu kỳ đã kết chuyển (KKĐK)  Phân bổ chi phí thu mua SD: giá trị của hàng tồn cuối kỳ Tài khoản 156 - Hàng hóa được chi tiết thành ba tài khoản cấp 2: + TK 1561 – Giá mua của hàng hóa + TK 1562 – Phí mua hàng hóa + TK 1567 – Hàng hóa bất động sản  Tài khoản 157 – Hàng gửi bán: Tài khoản 157 được dùng để phản ánh sự vận động của hàng xuất bán theo phương thức gửi hàng bán. Số sản phẩm, hàng hóa này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Tài khoản này được chi tiết cho từng loại hàng. 11 Thang Long University Library TK 157 – Hàng gửi bán  Giá trị sản phẩm, hàng hóa gửi bán.  Giá trị sản phẩm, hàng hóa đã thực hiện với khách hàng nhưng chưa được chấp  Giá trị sản phẩm, hàng hóa đã được khách hàng chấp nhận thanh toán.  Giá trị hàng gửi bán bị từ chối, nhận thanh toán.  Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng hóa gửi bán chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán vào cuối kỳ (KKĐK) trả lại.  Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng hóa đã gửi bán chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán đầu kỳ (KKĐK) SD: Giá trị hàng gửi được xác định là thụ.  Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản 511 dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ và các khoản giảm doanh thu. TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ  Số thuế phải nộp (Thuế tiêu thụ đặc biệt,  Doanh thu bán sản phẩm, hàng thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) tính trên doanh số bán trong kỳ. hóa của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ hạch toán.  Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại.  Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành sáu tài khoản cấp 2: + TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa + TK 5112: Doanh thu bán các thành phẩm + TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ + TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá + TK 5117: Doanh thu bất động sản đầu tư + TK 5118 : Doanh thu khác 12  Tài khoản 521 – Chiết khấu thương mại Tài khoản 521 dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại của hàng tiêu thụ trong kì. TK 521 – Chiết khấu thƣơng mại  Các khoản chiết khấu thương mại đã chấp nhận cho người mua hàng  Kết chuyển toàn bộ số tiền chiết khấu thương mại vào bên Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để xác định doanh thu thuần trong kỳ kế toán  Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại Tài khoản 531 dùng để phản ánh trị giá hàng bán bị trả lại trong kì. TK 531 – Hàng bán bị trả lại  Doanh thu của hàng bán bị trả lại, đã trả lại tiền cho người mua hoặc tính trừ vào khoản phải thu của  Kết chuyển doanh thu của hàng bán bị trả lại vào bên Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp khách hàng về số sản phẩm, hàng dịch vụ để xác định doanh thu hóa đã bán thuần trong kỳ kế toán  Tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán Tài khoản 532 phản ảnh khoản giảm giá hàng bán trong kì TK 532 – Giảm giá hàng bán  Các khoản giảm giá hàng bán đã  Kết chuyển toàn bộ số tiền giảm gía chấp nhận cho người mua hàng. hàng bán vào bên Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để xác định doanh thu thuần trong kỳ kế toán 13 Thang Long University Library  Tài khoản 611 – Mua hàng Tài khoản 611 phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá mua vào, nhập kho hoặc đưa vào sử dụng trong kỳ (chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ). TK 611 – Mua hàng  K/c giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ  K/c giá trị hàng hóa tồn kho cuối kỳ  Giá trị hàng hóa mua vào trong kỳ, hàng hóa đã bán bị trả lại  Giá trị hàng hóa sử dụng trong kỳ hoặc giá gốc hàng hóa xuất bán.  Giá trị hàng hóa mua vào trả lại cho người bán hoặc được giảm giá, chiết khấu thương mại được hưởng  Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Tài khoản 632 dùng để phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư…xuất bán trong kỳ. TK 632 – Giá vốn hàng bán  Trị giá vốn thực tế của hàng hóa đã cung cấp theo hóa đơn.  Hoàn nhập dự phòng, giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính.  Trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất bán trong kỳ (KKĐK)  Trị giá hàng đã bán nhưng bị trả lại.  Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho  Kết chuyển trị giá vốn của thành phẩm, hàng hóa hoàn thành vào bên nợ TK 911 – Xác định KQKD để tính KQKD  Các khoản hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường 1.4.3. Phương pháp hạch toán 1.4.3.1. Kế toán tại đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản hàng tồn kho. 14 Phương pháp kê khai thường xuyên giúp cho việc giám sát chặt chẽ tình hình biến động cùa hàng tồn kho trên cơ sở bảo quản hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị. Tuy nhiên, do việc ghi chép là thường xuyên liên tục nên khối lượng công việc của kế toán nhiều. Phương pháp kê khai thường xuyên thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp, doanh nghiệp xây lắp và các doanh nghiệp kinh doanh thương mại những mặt hàng có giá trị lớn: máy móc, thiết bị. 15 Thang Long University Library Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ  Bán buôn qua kho Sơ đồ 1.1. Kế toán bán hàng theo phương thức bán buôn qua kho TK 157 TK 632 Ghi nhận giá vốn hàng bán TK 511 TK 911 K/c giá vốn hàng bán TK 111, 112, 131 TK 521, 531, 532 K/c doanh Doanh thu Giảm trừ thu thuần bán hàng doanh thu TK 156 TK 3331 TK 3331 Ghi nhận giá vốn hàng bán Thuế Thuế GTGT đầu ra GTGT đầu ra Xuất kho gửi bán Cuối kỳ k/c khoản giảm trừ doanh thu 16  Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán Sơ đồ 1.2. Kế toán bán hàng theo hình thức bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán TK 111,112, 331 TK 157 Chuyển hàng Ghi nhận giá vốn TK 632 K/c giá vốn hàng bán TK 111, 112, 131 TK 521, 531, 532 TK 511 TK 911 K/c doanh Doanh thu Giảm trừ thu thuần bán hàng doanh thu TK 3331 TK 3331 TK 133 Thuế Thuế GTGT đầu ra GTGT Giao bán tay ba trực tiếp Thuế GTGT đầu ra K/c khoản giảm trừ doanh thu 17 Thang Long University Library  Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán Sơ đồ 1.3. Kế toán bán hàng theo phương thức vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán TK 111,112, 331 TK 641 TK 911 TK 111, 112, 131 TK 511 Chi phí K/c chi phí K/c doanh Hoa hồng môi giới môi giới thu thuần môi giới TK 133 TK 3331 Thuế Thuế GTGT đầu GTGT đầu ra  Bán hàng trả chậm, trả góp Sơ đồ 1.4. Kế toán bán hàng theo phương thức bán hàng trả chậm, trả góp TK 156 TK 911 TK 632 Ghi nhận giá vốn hàng bán K/c giá vốn TK 111, 112 TK 511 Doanh thu theo giá trả ngay K/c doanh thu TK 3331 hàng bán Số tiền trả lần đầu Thuế GTGT TK 131 TK 3387 TK 515 Phân bổ K/c DT hoạt động tài chính lãi trả góp 18 Doanh thu chưa thực hiện Tổng số tiền còn phải thu  Bán hàng qua đại lý, ký gửi Sơ đồ 1.5. Kế toán bán hàng theo phương thức gửi bán đại lý – Bên giao đại lý TK 156 TK 157 Xuất hàng gửi đại lý TK 911 TK 632 Ghi nhận giá vốn TK 111, 112, 131 TK 511 TK 641 Hoa hồng K/c giá K/c doanh vốn hàng bán thu thuần Doanh thu phải trả TK 133 TK 3331 Thuế GTGT Thuế GTGT K/c chi phí bán hàng Sơ đồ 1.6. Kế toán bán hàng theo phương thức gửi bán đại lý – Bên nhận đại lý TK 911 TK 511 TK 331 TK 111, 112, 131 K/c Hoa hồng đại lý Tiền hàng phải doanh thu thuần được hưởng trả cho bên giao đại lý TK 3331 Thuế GTGT đầu ra Thanh toán tiền cho bên giao đại lý TK 003 Nhận hàng từ bên giao đại lý để bán Xuất hàng để bán, Trả lại hàng chi bên giao đại lý 19 Thang Long University Library Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp Trường hợp tình thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, quy trình hạch toán các nghiệp vụ, hình thức bán hàng tương tự như đối với trường hợp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Ở cách tính thuế này, giá trị hàng nhập mua trong kỳ và doanh thu hàng bán ra đều là giá đã bao gồm thuế GTGT. Kế toán không tách riêng ra mà để cuối kỳ, thuế GTGT đầu ra sẽ được xác định là khoản giảm trừ doanh thu. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp 1.4.3.2. Kế toán bán hàng tại đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kì Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK là phương pháp theo dõi tình hình biến động của hàng tồn kho một cách không thường xuyên, liên tục. Kế toán chỉ kiểm kê kho vào thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ do đó chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho tại thời điểm đầu kỳ, cuối kỳ và tình hình nhập trong kỳ. Ở phương pháp này, mọi biến động hàng hóa không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản HTK mà giá trị hàng hóa mua và nhập kho được phản ánh trên TK 611. Các tài khoản HTK chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư cuối kỳ). Phương pháp KKĐK khắc phục được nhược điểm của phương pháp KKTX. Tuy nhiên lại khiến công việc kế toán bị dồn vào cuối kỳ, hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán trong quản lý, đồng thời độ chính xác về hàng hóa xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho. Phương pháp này căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra trị giá hàng hoá đã xuất. Giá trị hàng xuất kho trong kì = Giá trị hàng Giá trị hàng nhập + tồn kho đầu kì kho trong kì 20 - Giá trị hàng tồn kho cuối kì