Tài liệu Giao_trinh_dao_tao_tro_ly_thu_ky_chuyen_nghiep

HỌC VIỆN ĐÀO TẠO QUỐC TẾ GM VIỆT NAM GIÁO TRÌNH ĐẠO TẠO TRỢ LÝ, THƯ KÝ CHUYÊN NGHIỆP CHUYÊN SÂU 1 (Dành cho người có từ 3 đến 5 năm kinh nghiệm làm việc) GM International Academy Curriculum Topic Mind Work Paper Work Service Work Image Work Subject All That Secretary Division Về nghề trợ lý, thư ký Pro Secretary Follower-Ship Trợ lý thư ký chuyên nghiệp Follower-Ship Leader-Ship Leader-Ship Career Road Map Lộ trình nghề nghiệp PM Leader Action Work Kỹ năng quản lý các công việc Action Work About Boss About Boss Career Path DACUM Con đường sự nghiệp Phân tích năng lực Secretary Flow1 Secretary Flow2 Task Job Assistant Skill Scheduling Skill Time Skill Information Skill Document Skill Biz Writing Smartwork Skill Occasion Skill Business Trip Skill Reservation Skill Interpersonal Skill Protocol Skill Biz Manner Communication Skill Briefing Skill Stress Care DISC Làm chủ giọng nói Speech Training Image Making Công việc trợ lý cơ bản 1 Công việc trợ lý cơ bản 2 Thực hiện các nhiệm vụ Kỹ năng hỗ trợ Quản lý lịch trình Quản lý thời gian Quản lý thông tin Quản lý hồ sơ Viết hồ sơ kinh doanh Kỹ năng làm việc thông minh Quản lý sự kiện trong năm Chuẩn bị công tác Kỹ năng đặt chỗ Giao tiếp qua điện thoại Chuẩn bị tiếp khách Biz Manner Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng báo cáo Kiểm soát stress DISC Luyện giọng nói Luyện thuyết trình Xây dựng hình ảnh MỤC LỤC Item Khóa chuyên sâu Dute Page Trợ lý chuyên nghiệp 6~19 Chuẩn mực DACUM 20~29 Nghiệp vụ thư ký 30~39 Nghiệp vụ trợ lý 40~55 Kỹ năng hỗ trợ nâng cao 56~79 Nghệ thuật lập và quản lý lịch làm việc 80~89 Kỹ năng đặt chỗ 91~107 Kỹ năng quản lý các sự kiện của lãnh đạo 108~115 Kỹ năng lập & quản lý lịch trình công tác của lãnh đạo 116~131 Tổng hợp và quản trị tài liệu 132~151 Tổng hợp và quản trị thông tin 152~164 Phân tích và sửa lỗi giao tiếp 165~173 Nghệ thuật xử lý tình huống cuộc gọi 174~184 Nghệ thuật ngoại giao 185~193 Nâng tầm hình ảnh cá nhân qua nghi thức văn hóa 194~202 Định hướng nghề nghiệp 203~209 GIẢNG VIÊN Họ và tên Email Liên lạc Danh sách lớp Tên Liên lạc Tên công ty Email Trợ lý chuyên nghiệp NỘI DUNG Đây là bài học thiết yếu để xây dựng hình mẫu trợ lý chuyên nghiệp, nhằm đào tạo ra những trợ lý có giá trị và chất lượng cao, góp phần vào sự phát triển của công ty và của cấp trên. 6 Trợ lý chuyên nghiệp Senior Secretary Senior Secretary 7 Trợ lý chuyên nghiệp Senior Secretary Bạn nghĩ trợ lý chuyên nghiệp là? 8 Trợ lý chuyên nghiệp Empowerment (Điều tra nghiên cứu với đối tượng là các trợ lý 08.2013) Biểu đồ về trao quyền Năng lực có cần thiết để được sếp trao quyền không? 9 Trợ lý chuyên nghiệp Owner Mind TRỢ LÝ VS CẤP TRÊN 10 Trợ lý chuyên nghiệp Owner Mind Owner Mind Thảo luận các VD về tư duy làm chủ 11 Trợ lý chuyên nghiệp Self Leader-Ship Hiệu suất Hiệu quả Thực hiện nghiệp vụ trợ lý có hiệu suất cao 12 Trợ lý chuyên nghiệp Junior Board Tên cơ quan Cục quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ Sở nông lâm Cơ quan quản lý tài sản Hàn Quốc Tên nhóm Mục đích hoạt động Đặc điểm “New Green Policy Group” • Phát triển chính sách cho doanh nghiệp vừa và nhỏ mới • Đưa ra các sáng kiến • Tuyển chọn trong những người có khả năng tham gia • Thành viên : 14 người • Thiết lập các „Agenda‟ như phương án đào tạo doanh nghiệp vừa và nhỏ • W/S, tổ chức các buổi thảo luận • Tổ chức họp định kì mỗi tháng (các ủy viên và cán bộ tham dự) “Junior Board” • Tập hợp ý kiến tổ chức • Hình thành văn hóa tổ chức mới • Đưa ra các chủ đề cải cách • Giữa cấp 4 và cấp 7 • Thành viên : 8 người • Báo cáo đến sở trưởng các chủ đề cải cách mà các Junior Board đã thảo luận “KAMCO young Round” • Đẩy mạnh truyền thông • Xây dựng văn hóa doanh nghiệp •tôn trọng lẫn nhau • Cấp 4, vào công ty trên 6 thán g Đối tượng nhân viên dưới trưởng phòng • Thành viên : 8 người • Tổ chức các buổi họp định kì theo tháng • Đưa ra các phương án cải thiện công việc và ý kiến để p hát triển doanh nghiệp • Nhiệm kì ủy viên : 6 tháng • Cải thiện chế độ và hiệu suất công việc • Đẩy mạnh giao tiếp và liên lạc • Cấp đại diện dưới 35 tuổi • Tổ chức các buổi họp lãnh đạo và họp định kì với CEO • Blue Board khu vực : 160 • Đưa ra phương án cải cách về các vấn đề như "phê duyệt người • Blue Board quân nhân : 16 ng chi phí" ười KT “KT Blue Board” POSCO “Young Board” Hóa học tổng hợp Samsung “Visioneer” (Vision + Pioneer) • Đẩy mạnh giao tiếp • Cải thiện kinh doanh Tinh dầu LG “Junior Board of Directors meeting” • Đổi mới kinh doanh • Đổi mới chế độ “You First Board” • Chế độ hóa các kênh phương thức suy nghĩ của cấp quản lý và cấp nhân viên • Cải thiện tổ chức và đẩy mạnh hoạt động kinh doanh Chứng khoán Hyundai Đối tượng và thành viên • Họp tổng kết 1 quý 1 lần • báo cáo của young board được phản ánh vào các chính sách kinh doanh • Đổi mới công việc • Đổi mới chế độ • Nhân viên dưới cấp đại diện • Thành viên : 14 người • Cho thấy hiệu quả cải thiện văn hóa cấp bậc hay thái độ quan liêu • Các nhóm giữ vai trò chủ đạo • Cấp cho mỗi người 1ID • Cải thiện chế độ tuyển dụng • Công khai quá trình xử lý các bất mãn của khách hàng • Nhân viên dưới cấp trưởng phòng • Thành viên : khoảng 10 người • Nhiệm kì : 6 tháng 13 Trợ lý chuyên nghiệp Junior Board Những việc có thể làm với tư cách Junior Board là gì? 14 Trợ lý chuyên nghiệp Personal Brand Identity Hãy tìm ra Phải giữ được ưu điểm của sự chuyên môn bản thân hóa Ngoài phát triển nghiệp vụ, cần phát triển cả những mặt khác Cập nhật theo chu kì Thể hiện bản thân với sếp và cả những người khác 15 Trợ lý chuyên nghiệp Personal Brand Hình mẫu trợ lý có năng lực Trợ lý hành chính Vai trò Thực hiện các công việc quản lý hành chính của công ty Check □ Administration assistant Trợ lý quản lý truyền thông Soạn thảo, chỉnh lý, biên tập, gửi và nhận các loại tài liệu, là người điều chỉnh Communication expert và thực hiện con đường giao tiếp giữa công ty với bên ngoài Trợ lý quản lý kế hoạch Lên kế hoạch và điều chỉnh các kế hoạch công việc của các sếp, các lãnh đạo Planning manager Trợ lý quản lý quan hệ xã hội Human relation manager Trợ lý quản lý thông tin Information manager Trợ lý quản lý công việc văn phòng Office manager Trợ lý quản lý quan hệ công chúng Public relation manager công ty và trợ lý □ □ Là người truyền đạt ý kiến trong nội bộ công ty, cho biết chính xác tình hình trong công ty đến ban lãnh đạo, và đồng thời truyền đạt ý kiến của lãnh đạo đến □ các bộ phận dưới Có trách nhiệm quản lý thông tin đa dạng, quản lý thông tin và các loại tài liệu, cung cấp các thông tin đến lãnh đạo hay những người liên quan Đưa ra các phương án để có thể xử lý công việc văn phòng 1 cách nhanh chóng, thành thạo, và đơn giản hơn Quảng cáo doanh nghiệp đến những cơ quan liên quan, nỗ lực nâng cao hình ảnh công ty, có vai trò đại diện cho hình ảnh của công ty và các lãnh đạo □ □ □ 16 Trợ lý chuyên nghiệp Personal Brand Hình mẫu trợ lý có năng lực Người thúc đẩy Facilitator Phối hợp làm việc với sếp Business partner Người cố vấn Advisor Người quản lý đào tạo Training manager Người cảm ứng sự thay đổi Change enabler Quản lý khách hàng Customer service manager Tiếp đón khách/ xử lý điện thoại Telephone & visitor greeter Vai trò Thúc đẩy, điều chỉnh công việc để các công việc quan trọng liên quan đến công ty và các lãnh đạo có thể được tiến hành thuận lợi giữa các bộ phận Phối hợp làm việc với lãnh đạo và cơ quan, có thể đưa ra các ý kiến đóng góp cho chính sách của công ty và các quyết định của lãnh đạo hay tổ chức Người đưa ra lời khuyên, cố vấn cho các chính sách và quyết định của tổ chức và các lãnh đạo Người đào tạo, giám sát để các trợ lý mới hay nhân viên mới có thể thích ứng tốt với công việc Cảm nhận được những ảnh hưởng đến tương lai của tổ chức, của lãnh đạo và cá nhân để đối phó nhanh chóng Tư vấn về các vấn đề của khách hàng, xử lý các bất mãn của khacsh1 cách nhanh chóng và ổn thỏa, góp phần nâng cao hình ảnh của công ty Thông qua xử lý các cuộc điện thoại, giúp lãnh đạo có thể quyết định ý kiến 1 cách nhanh chóng và thông qua việc đón tiếp khách nâng cao hình ảnh của công ty Check □ □ □ □ □ □ □ 17 Trợ lý chuyên nghiệp Personal Brand Hình mẫu trợ lý có năng lực Quản lý thời gian và thứ tự ưu tiên Time & priority manager Quản lý dự án Project manager Quản lý máy tính văn phòng Office computer expert Quản lý web và cung cấp nội dung web Web master & content provider Mua bán và quản lý thiết bị văn phòng Vai trò Quản lý kế hoạch và lịch trình của lãnh đạo, thông báo tình hình thực hiện và thời hạn của công việc đến những người có liên quan Quản lý các dự án hay các nghiên cứu mà các lãnh đạo đang đảm nhận từ khi bắt đầu đến khi kết thúc Có kĩ thuật và kiến thức chuyên môn liên quan đến máy tính, có thể thực hiện các công việc của 1 chuyên gia máy tính văn phòng 1 cách thành thạo Quản lý trang web và cung cấp nội dung lên trang web như quản lý trang chủ, hay tìm kiếm thông tin thông qua internet Lựa chọn các thiết bị phục vụ công việc cần thiết cho công ty, chọn nhà cung cấp, Office equipment manager mua và quản lý, bảo quản các thiết bị này Chỉnh sửa tài liệu cuối cùng Điều chỉnh độ lớn chữ, định dạng của các loại tài liệu, biên tập và chỉnh sửa để tài Final formatter liệu hoàn chỉnh và mang tính chuyên nghiệp Quản lý tài chính Quản lý ngân sách và xử lý các kinh phí của lãnh đạo, chuẩn bị hóa đơn, báo cáo, Financial manager phân tích tình hình tài chính của công ty và từ đó giúp lãnh đạo ra các quyết định Check □ □ □ □ □ □ □ 18 Trợ lý chuyên nghiệp Personal Brand Hình mẫu trợ lý có năng lực Quá trình tạo thương hiệu cho bản thân STEP1 STEP2 STEP3 STEP1 STEP2 STEP3 STEP1 STEP2 STEP3 19 Chuẩn mực Dacum NỘI DUNG Chuẩn mực Dacum là công cụ kiểm tra năng lực làm việc của trợ lý. Thông qua công cụ này có thể biết được năng lực làm việc trung bình của những trợ lý làm việc ở nhiều công ty khác nhau thuộc nhiều ngành nghề khác nhau, và có thể xác định năng lực làm việc của trợ lý một cách hợp lý tùy theo kinh nghiệm và quá trình làm việc. 20