Tài liệu Trong cuộc đàm phán

Trong cuộc đàm phán MỞ đ ẩ u đàm phán 1. Tạo không khí đàm phán N ê u x u ấ t phát t ừ góc đ ộ có lợi cho v i ệ c đ ạ t đ ư ợ c th ỏ a th u ận , nên t ạ o đƯỢc m ộ t b ầ u k h ô n g khí tin c ậ y l ẫ n nhau, thành th ậ t hỢp tác. CÔ g ắ n g xây d ự n g m ộ t m ố i quan h ệ tốt v ớ i phía bên kia ngay t ừ giây phút g ặ p m ặ t , dù b ạ n đã b i ế t h o ặ c k hô ng b i ế t h ọ trư ớ c đó. M ộ t vài câu c h u y ệ n "xã giao" ban đ ầ u s ẽ là n h ữ n g c ầ u nô i làm quen có h i ệ u q u ả trong hòan c ả n h này 2. Đưa ra những đề nghị ban đầu: S ự tiế n tr i ể n c ủ a c u ộ c đàm phán bị ả n h h ư ở n g lớn vào n h ữ n g đ ề nghị ban đ ầ u c ủ a 2 bên vì m ộ t s ô lí do sau: • N ó t ru y ề n đ ạ t thông tin v ề thái đ ộ , n g u y ệ n v ọ n g , s ự quan tâm và n h ậ n th ứ c c ủ a bên kia và n h ữ n g v ấ n đ ề b ấ t đ ổ n g . • N ó có k h ả năng t i ế p t ụ c t ạ o b ắ u k h ôn g khí trong đàm phán. • N ó có t h ể đưỢ c s ử d ụ n g đ ể các bên thăm dò tình hình c ủ a phía bên kia tr ư ớ c khi đ ư a ra q u y ế t định c ủ a mình. • N ó có t h ể đưỢ c các bên s ử d ụ n g đ ể th i ế t l ậ p vù ng đàm phán. + L ựa c h ọ n v ấ n đ ề “d ễ trư ớ c , khó sau” . + K h u y ê n khích bên kia đ ư a ra đ ề nghị trư ớ c. + K hông bao g iờ c h ấ p n h ậ n m ộ t đ ề ngliị đ ầ u tiên mà p h ả i luôn yêu c ầ u n h ữ n g đ ể nghị tốt hơn. + K hông đ ư a ra đ ề nghị đ ẩ u tiên tố t n h ấ t và kiên trì b ả o v ệ . - C ắ n p h ả i tính tóan đ ể đ ư a ra đ ề nghị hỢp lý n ằ m trong p h ạ m vi có t h ể thỏa th u ậ n . - LỢi ích th ự c s ự t ừ m ộ t đ ề nghị quá cao ban đ ắ u p h ả i đ ư ợ c cân n h ắ c với n h ữ n g m ấ t mát t h ể d i ệ n do p h ả i n h ư ợ n g b ộ lớn đ ể tránh t h ấ t b ạ i lớn trong đàm phán. - T ạ o ra c ạ n h tranh: c ắ n cho bên kia b i ế t r ằ n g ch úng ta k h ôn g p h ả i chỉ có m ộ t c ơ h ộ i này, h ọ k hông p h ả i là đ ố i tác duy n h ất. 3. Lập chương trình làm việc Đ ố i v ới n h ữ n g c u ộ c đàm phán chính th ứ c cho n h ữ n g v ấ n đ ề lớn, v i ệ c l ậ p ra c h ư ơ n g trình làm v i ệ c nên đ ư ợ c b ằ n g văn b ả n , cung c ấ p cho bên kia đ ể có thời gian c h u ẩ n bị. T u y nhiên c h ư ơ n g trình làm v i ệ c v ẫ n có t h ể đàm phán thay đ ổ i lạ i. Tạo sự hiểu biết 1. Đặt câu hổi 1.1. Năm chức năng của câu hỏi trong đàm phán • T h u th ậ p tliông tin n h ấ t định. • Đ ư a ra thông tin. • Làm cho phía bên kia c h u y ể n h ư ớ n g . • H ư ớ n g suy nghĩ c ủ a phía bên kia đi đ ế n m ộ t k ế t lu ậ n . • Thu hú t s ự chú ý. L o ại câu hỏ i: được thông tin khái quát liên quan đ ế n v ấ n đ ề có • Câu hỏ i m ở đ ể đ ạ t liên quan. • Câu h ỏ i thăm dò đ ể gỢi thêm ra n h ữ n g thông tin. • Câu h ỏ i đó ng đ ể xác m inh n h ữ n g đ i ể m n h ấ t định v ề s ự k i ệ n và đ ể n h ậ n đ ư ợ c n h ữ n g câu trả lời đ ơ n g i ả n là có và không. • Câu h ỏ i g iả th iế t đ ể khai thác n h ữ n g ý k i ế n c ủ a bên kia v ề m ộ t v ấ n đ ề n h ấ t định. 1.2 K ỹ thuật đ ặ t câu hỏi. • K h ô n g đ ặ t n h iề u n h ữ n g câu hỏ i đó ng t r ừ khi c ầ n thiết. • D ặ t câu h ỏ i yêu c ắ u trả lời b ằ n g s ô liệ u , c h ứ k hô ng nên yêu c ầ u trả pháp. • N g ữ đ i ệ u c ủ a câu h ỏ i là trung tính va thái đ ộ bình tĩnh. N h ư n g công kích lớ n t iế n g h o ặ c áp đ ặ t k h ông m an g lạ i n h ữ n g đáp ứ n g tích cực. • N ê u định l ấ y thông tin kh ó moi h ỏ i, h ãy đ ặ t m ộ t l o ạ t các câu h ỏ i m ề m m ỏ n g trư ớ c đ ể t ự đ ộ n g hóa câu trả lời c ủ a bên kia, sau đó m ớ i đ ặ t câu h ỏ i chính. 2. Im Lặng. lờ i b ằ n g g i ả i s ự im lặng trong đàm phán có ý nghĩa: • B u ộ c bên kia t i ế p t ụ c phát b iểu . • Báo h i ệ u r ằ n g m ình đã nói đ ủ . • T h ể h i ệ n n h ữ n g b ấ t bình h o ặ c k hôn g c h ấ p n h ậ n n h ữ n g quan đ iể m c ủ a bên kia. • T h ể h iện m ột s ự th ấ t vọng. • Im l ặ n g trong m ộ t k h o ả n g th ờ i gian n g ắ n sau m ộ t s ô câu nói còn có tác d ụ n g thu hút s ự chú ý c ủ a bên kia. • Im l ặ n g còn t h ể h i ệ n s ự m i ễ n cư ỡ n g . 3. Lắng nghe: L ắ n g nghe trong đàm phán đ ể : • • • • T h ể h i ệ n s ự tôn trọ n g c ủ a ta và cũng th ỏ a m ã n nhu c ầ u t ự trọ n g c ủ a bên kia làm cho quan b ệ hai bên g ắ n bó hơn, đàm phán th u ậ n lợi h ơ n. Phát h i ệ n s ự m âu th u ẫ n , th iê u n h ấ t quán trong quan đ iể m , l ậ p lu ậ n c ủ a bên kia. Phát h i ệ n n h ữ n g đ i ể m then c h ố t có giá trị (b ố i c ả n h , thời gian, q u y ề n lợi và nhu c ắ u c ú a bên k i a . .. ) đ ể đ ô n đ ư ợ c s ự trung th ự c trong lời nói cíla phía bên kia. B i ế t đưỢ c bên kia t h ự c s ự đã h iể u v ấ n đ ề chưa. M u ô n l ắ n g nghe có h i ệ u q u ả c ầ n : • L o ạ i b ỏ t ấ t c ả n h ữ n g gì có t h ể phân tán t ư tư ở n g . • Phát m ộ t tín h i ệ u t h ể h i ệ n đang l ắ n g nghe. • B ộ c l ộ thái đ ộ chia s ẻ . • s ử d ụ n g n h ữ n g câu, t ừ bôi trơn. • H ãy l ắ n g nghe c ả cách nói. • K hôn g c ắ t ngang. • K h ô n g phát b i ể u giúp (nói leo) khi b ên kia • N h ắ c l ạ i h o ặ c chú g iả i v ề đ i ề u mà phía bên kia v ừ a m ớ i nói đ ể k i ể m tra l ạ i tính chính xác h o ặ c đ ể cô đ ọ n g lạ i. g ặ p kh ó khăn trong d iễ n đ ạ t. • K h ô n g v ộ i phán q u y ế t. • Y êu c ắ u g i ả i thích n h ữ n g đ i ể m c h ư a rõ. • s ử d ụ n g n h ữ n g c ầ u n ố i đ ể ch u y ể n sang c h ủ đ ề ti ế p theo. • Ghi chép đ ể v ạ c h ra n h ữ n g đ iể m c ơ b ả n . 4. Quan sát 4.1. D iện mạo: Quan sát d i ệ n m ạ o p h ả i h ế t s ứ c c ẩ n th ậ n vì có t h ể bị n h ắ m l ẫ n . Do đó p h ả i dùn g c ả kinh n g h iê m , linh c ả m và n h ữ n g thông tin thu t h ậ p đ ư ợ c v ề bên kia đ ể có cách hành đ ộ n g . Nói chung v i ệ c c ả m n h ậ n qua d i ệ n m ạ o chỉ dù ng đ ể tham k h ả o . N ê u bên kia có thái đ ộ kiêu n g ạ o thì c u ộ c đàm phán s ẽ d i ễ n ra trong không khí đ ố i địch, n ế u có thái đ ộ thân th iệ n , t h ẳ n g t h ắ n thì đ àm phán s ẽ d i ễ n ra trong tinh th ầ n hỢp tác cùng g iả i q u y ế t v ấ n đ ề . Tuy nhiên cũng không nên tin n gay vào các g iả th iế t v ề thái đ ộ n gay t ừ ban đ ầ u vì thái đ ộ c ủ a h ọ s ẽ b i ế n đ ổ i theo tình hình c ủ a c u ộ c đàm phán. 4.3. c ử chỉ: Nghe chăm chú, t h ể h iệ n : • MỞ m ắ t to và lanh lợi. • K huynh h ư ớ n g hơi đ ổ v ề phía trư ớ c. • Bàn tay m ở và cánh tay d u ỗi. T h ủ th ế , t h ể h iệ n . • M ở m ắ t và lanh lợi. • T ư t h ê th ẳ n g đứ ng. • Cánh tay và chân hơi chéo nhau. • N ắ m c h ặ t tay. T h ấ t v ọ n g , t h ể h iệ n . • Bàn tay n ắ m h ơ i ch ặ t. • X oa gáy. • Nhìn ra l ô i ra h o ặ c bên ngòai. Chán ngán, t h ể h i ệ n . • K huynh h ư ớ n g n g ả v ề sau. • Nhìn đ ồ n g h ồ . • V ẽ n g u ệ c h n g o ạ c h o ặ c gõ ngón tay. Tin tư ở n g , t h ể h iệ n . • c ử chỉ t h ư giãn và cởi m ở . • N g ồ i th ẳn g . D ô i trá, t h ể h iệ n . • ít t i ế p xúc b ằ n g m ắ t. • Đ ộ t n g ộ t thay đ ổ i đ ộ cao c ủ a g iọ n g nói. • C he m i ệ n g trong khi nói. 5. Phân tích những lý lẽ và quan điểm Khi phân tích nên nhìn vào: • N h ữ n g n h ắ m l ẫ n h o ặ c b ỏ sót th ự c t ế . • T h i ế u logic. • s ử d ụ n g th ố n g kê có ch ọ n lọc. • N h ữ n g công v i ệ c ẩ n d ấ u . • X uyên t ạ c n h ữ n g đ i ề u Ưu tiên. 6 - Trả lời câu hỏi K hông trả lời n ê u : • Ch Ưa h i ể u câu h ỏ i. • Phát h i ệ n n h ữ n g cầu h ỏ i không đáng trả lời. • Kéo dài th ời gian suy nghĩ: không nên trả lờ i ngay khi b ên kia đ ặ t câu hỏi. • Nêu lý do c h ư a trả lời. t h ể trả lờ i b ằ n g cách. • T r ả lờ i m ộ t p h ắ n . • C h ấ p n h ậ n s ự c ắ t ngan g câu trả lời. • c ử chỉ t h ể h i ệ n k h ôn g có gì đ ể nói. • T r ả lờ i m ậ p m ờ , k h ô ng k h ẳ n g định mà cũng k h ông p h ủ định. • H ỏ i m ộ t đ ằ n g trả lời m ộ t n ẻ o . • B u ộ c phía bên kia t ự tìm câu trả lời.