ỦY BAN NHÂN DÂN TP. HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN
KHOA NGOẠI NGỮ
QÚA TRÌNH HÌNH THÀNH, HOẠT ĐỘNG
VÀ KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI
CÔNG TY TNHH MTV THIÊN LONG PHƯỚC
(TP. HỒ CHÍ MINH)
NGÀNH: NGÔN NGỮ ANH
TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO: ĐẠI HỌC
HỆ ĐÀO TẠO: CHÍNH QUY
GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: Ths. Đặng Quỳnh Liên
SINH VIÊN THỰC HIỆN: Nguyễn Đình Bảo Long
LỚP: DAN1185
MSSV: 3118380154
TP. HỒ CHÍ MINH, THÁNG 08 NĂM 2021
1
LỜI CẢM ƠN
Mỗi người đều sẽ có những bước phát triển trong cuộc đời của mình. Và em
cũng không phải ngoại lệ. Qua ba năm học tập và rèn luyện bản thân tại trường Đại
học Sài Gòn, cuối cùng em cũng đã có cơ hội để thử sức mình tại một công ty ở vị
trí phù hợp với ngành học của bản thân. Đây như là một bước dài trên đường đời
của mình và em thật sự trân trọng, biết ơn những người đi trước, tiền bối cả trong
trường và nơi thực tập đã cho em cơ hội cũng như chỉ bảo em hoàn thành kì thực
tập tốt nghiệp quan trọng này.
Trước hết, em muốn gửi đến toàn thể quý thầy cô của trường Đại học Sài
Gòn lời cảm ơn và sự kính trọng của em, đặc biệt là thầy cô giảng viên khoa Ngoại
ngữ, đã giúp đỡ em rất nhiều, cung cấp, truyền thụ kiến thức quý báu trong suốt
những năm học vừa qua, giúp em vững bước, tự tin áp dụng trong thời gian đi thực
tập. Không những vậy, Giảng viên phụ trách hướng dẫn thực tập của nhóm em, cô
Đặng Quỳnh Liên, bên cạnh sự theo dõi sát sao, luôn hỗ trợ ngay khi em có vấn đề
khó khăn, cô còn truyền cho em nguồn cảm hứng, sáng tạo, sự tự tin và động lực để
em có thể vượt qua những thử thách, rào cản trong suốt quá trình để cuối cùng có
thể hoàn thành kì thực tập tốt nghiệp của bản thân.
Trong quá trình thực tập và thực hiện báo cáo, em đã nhận được sự giúp đỡ
và góp ý tận tình của những anh chị, cô chú nhân viên tại Công ty TNHH MTV
Thiên Long Phước đặc biệt là phòng ban bộ phận Kinh doanh – Quan hệ khách
hàng – Quốc tế mà em được phân công thực tập. Những người đã cho em được mở
rộng tầm mắt trong môi trường làm việc và tiếp thu những kinh nghiệm quý báu.
Em xin chân thành cảm ơn người hướng dẫn của em, chị Nguyễn Thị Hồng Phấn.
Trong môi trường làm việc trong mảng ngành dịch vụ công nghệ 4.0 này, chị đã tin
tưởng và trao cho em cơ hội để thử thách và trải nghiệm bản thân trong việc quan
hệ kinh doanh, tư vấn dịch vụ cho khách hàng mà đặc biệt là khách hàng quốc tế
của quý công ty. Qua đó giúp em định hình được môi trường làm việc năng động
2
thời đại công nghệ mới là như thế nào cũng như là kinh nghiệm làm việc với khách
hàng tiềm năng nhằm đem lại lơi ích cho công ty chủ quản.
Dù đã cố gắng trong quá trình thực hiện báo cáo cũng như kiểm tra kỹ lưỡng
trước khi nộp báo cáo thực tập này, tuy nhiên có thể sẽ không tránh khỏi sai sót vì
kiến thức và kinh nghiệm của bản thân em còn hạn chế cần trau dồi thêm cũng như
là thời gian ngắn. Tuy nhiên, em hi vọng có thể nhận được sự thông cảm và góp ý
từ Quý thầy, cô, nhằm rút ra được những bài học quý giá phục vụ cho sự nghiệp sau
này.
Em xin chân thành cảm ơn!
3
MỞ ĐẦU
Từ những năm đầu tiên của thập kỷ 2010, nước ta bắt đầu có những bước
chuyển mình mạnh mẽ hơn cả trong đời sống cũng như nền kinh tế. Đặc biết hơn cả
phải kể đến sự phổ biến ngày càng nhanh và rộng rãi của máy tính cùng những thiết
bị kỹ thuật số trong đời sống và sản xuất của người dân trong cả nước Việt Nam ta.
Chúng ta đã thực sự chính thức tham gia thời đại công nghê mới cùng các nước trên
thế giới. Những thiết bị công nghệ cao này không chỉ đem lại hiệu năng làm việc,
tính toán vượt trội gấp nhiều lần so với các thiết bị cơ hay sức người mà còn đem
đến những trải nghiệm chưa từng có trong nhu cầu giải trí. Người người, nhà nhà
đều cố gắng sở hữu cho mình một chiếc máy tính, những doanh nhân có cho mình
thêm những chiếc máy tính xách tay để tiện lợi di động giữa nhà và công ty.
Từ xu thế đó của nền kinh tế cũng như trong đời sống, ông Nguyễn Hoàng
Hiệp, một nhân viên IT giỏi trong lĩnh vực về mạng, máy tính cùng các thiết bị liên
quan phục vụ trong văn phòng như máy in, máy photo, …với nhiều năm kinh
nghiệm cùng những mối quan hệ làm ăn, uy tín với khách hàng đã thành lập công ty
TNHH MTV Thiên Long Phước. Buổi đầu, công ty không chỉ cung cấp những dịch
vụ nhằm giải quyết những vấn đề trăn trở của người tiêu dung lúc bấy giờ là cần
một nơi uy tín, đủ năng lực chuyên môn giúp họ trong không chỉ khắc phục những
hư hỏng, lỗi của máy tính cùng các thiết bị công nghệ khác phụ trợ như máy chiếu,
hệ thống âm thanh, ánh sáng, ... mà còn là nơi họ có thể được nghe tư vấn và cung
cấp những dịch vụ, thiết bị công nghệ ở từ qui mô nhỏ như tại nhà cho đến qui mô
lớn như phòng ban, công ty, ...Không những vậy, trong những năm gần đây với sự
quan tâm của người tiêu dùng ngày càng nhiều về vấn đề an ninh tại không chỉ nhà
ở mà còn tại các cơ quan, công ty còn cung cấp thêm những dịch vụ về lắp đặt, thi
công hệ thống nhà ở thông minh, bãi giữ xe an ninh cùng các thiết bị hỗ trợ an ninh
công nghê cao khác như máy đo thân nhiệt từ xa, thiết bị báo động, …không chỉ
bảo đảm an ninh cho khách hàng tại nơi ở và làm việc mà còn đem lại những trải
nghiệm, tận hưởng, an tâm tuyệt đối khi sử dụng.
4
Với sự nỗ lực, sáng tạo và phát triển không ngừng trong những năm qua,
công ty TNHH MTV Thiên Long Phước luôn cập nhật xu thế thị trường, thị hiếu
của khách hàng cả trong và ngoài nước, nhằm cung cấp một cách nhanh chóng
những sản phẩm, dịch vụ mới đáp ứng nhu cầu của nhiều nhóm đối tác và khách
hàng. Công ty TNHH MTV Thiên Long Phước luôn đặt uy tín của công ty và chất
lượng sản phẩm, dịch vụ tốt nhất cho khách hàng là kim chỉ nam. Qua quá trình 14
năm, công ty đã khẳng định được mình trên thị trường dịch vụ, sản phẩm, thiết bị
công nghệ, văn phòng thông qua nhiều dự án với những đối tác quan trọng như: Lắp
đặt loa phóng thanh, thông báo cho Ủy ban nhân dân phường Tân Quy Quận 7, lắp
đặt màn hình LED P3.0 INDOOR tại Thành đoàn Quận 1, tư vấn lắp đặt hệ thống
âm thanh TOA cho Bệnh viện Pháp Việt (FV) Quận 7, cùng nhiều dự án khác.
Những cơ hội làm việc đó bên cạnh khẳng định vị thế của công ty còn cung cấp
những bài học, kinh nghiệm trong nghề giúp cho đội ngũ nhân viên được trau dồi,
rèn luyện để ngày càng nâng cao chất lượng dịch vụ góp phần vào thành công
chung của công ty cũng như sự phát triển của nền kinh tế nước nhà.
5
PHẦN 1
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY
1.1. Quá trình hình thành, phát triển và tình hình nhân lực của Công Ty
TNHH MTV Thiên Long Phước:
Công ty TNHH MTV Thiên Long Phước đã có nhiều kinh nghiệm trong 14
năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ, trang thiết bị, công nghệ văn phòng
với đội ngũ kĩ thuật giỏi, tận tâm, yêu nghề cùng đội ngũ văn phòng làm hậu
phương năng động, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm và phong cách phục vụ chuyên
nghiệp. Công ty luôn mong muốn có cơ hội được đáp ứng, giải quyết tất cả những
yêu cầu của khách hàng từ giai đoạn khảo sát, tư vấn cho đến những giai đoạn quan
trọng như thi công, lắp đặt cùng những chính sách hậu mãi, bảo hành về sau.
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH MTV Thiên Long Phước
Tên viết tắt: Công ty TNHH MTV Thiên Long Phước
Loại hình công ty: Công ty TM
Địa chỉ: 52B, đường Lâm Văn Bền, Phường Tân Kiểng, Quận 7
Điện thoại: (028) 62 62 15 69
Email:
[email protected]
Website: thienlongphuoc.com
Người đại diện: Ông Nguyễn Hoàng Hiệp
Chức vụ: Giám đốc
Di động: 096 677 77 39
Email:
[email protected]
Công ty TNHH MTV Thiên Long Phước được thành lập vào năm 2007.
Chức năng của công ty là chuyên kinh doanh những loại hình sản phẩm hệ
thống an ninh, camera giám sát. Ngoài ra còn có các thiết bị công nghệ như máy
tính, máy in, máy photo, máy chiếu, …cùng với những loại dịch vụ liên quan như tư
vấn, thi công, lắp đặt các hệ thống âm thanh, ánh sáng cho các cơ quan, công ty, lắp
6
đặt, xây dựng hệ thống an ninh trong nhà, mô hình nhà ở thông minh cho đến những
dịch vụ bảo hành, hậu mãi như tư vấn, sửa chữa, bảo trì những thiết bị công nghệ
như máy tính, máy in, smartphone và các dịch vụ cho thuê hệ thống âm thanh, hình
ảnh khác. Hiện nay, công ty có khoảng 20 nhân viên là những con người rất nhiệt
huyết, năng động và sáng tạo. Chính những thành viên này cùng với sự lãnh đạo
đúng đắn của cấp lãnh đạo đã giúp công ty có những sản phẩm và dịch vụ chuyên
nghiệp, chất lượng cao để thỏa mãn nhu cầu sử dụng công nghệ trong mọi mặt của
đời sống ngày càng cao của người tiêu dùng.
Công ty luôn thực hiện nghiêm túc các quy chế phân phối tiền lương, khen
thưởng, quy chế khoán theo đúng quy định hiện hành của pháp luật. Bên cạnh đó,
công ty thường xuyên tổ chức những hoạt động nhằm đầu tư phát triển nguồn nhân
lực và đây được xem là một trong những chính sách quan trọng hàng đầu của công
ty.
Với rất nhiều cách thức, công ty đã tuyển dụng những nhân viên có năng lực
chuyên môn cao từ nhiều nơi khác nhau. Song song, việc củng cố đoàn kết nội bộ,
mở rộng hợp tác, tạo mối quan hệ với các doanh nghiệp, các công ty công nghệ đối
tác trong và ngoài nước. Đây cũng là tiền đề để công ty phát triển và mở rộng qui
mô hoạt động kinh doanh của mình.
Từ khi thành lập cho đến nay công ty đã trải qua nhiều biến động kinh tế
trong nước cũng như sự ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế trong khu vực.
Xem đó như là những thử thách và nỗ lực vượt qua công ty TNHH MTV Thiên
Long Phước ngày nay là một trong những đơn vị hoạt động có uy tín trong mảng hệ
thống an ninh, camera giám sát cũng những dịch vụ, thiết bị công nghệ cả trong
nước và quốc tế, thu hút được sự quan tâm từ khách hàng bở sự đa dạng về mẫu mã
sản phẩm, đa dạng về loại hình dịch vụ cũng như sự chuyên nghiệp, tận tâm trong
cách phục vụ và tư vấn khách hàng. Ngoài ra, công ty còn kết hợp với các đối tác
làm ăn khác cả trong và ngoài nước nhằm cùng nhau bổ trợ, chia sẽ kinh nghiệm, và
phát triển lớn mạnh hơn. Những dịch vu đáng chú ý khác mà công ty cung cấp như:
✓ Sửa chữa, bảo trì hệ thống mạng máy tính
7
✓ Cho thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng trong sự kiện
✓ Sửa chữa thiết bị an ninh Smart Home
✓ Sửa chữa máy tính, laptops, smartphones
✓ Cung cấp máy photocopy nhập khẩu
Nguồn: _ Công ty
_ Website công ty: thienlongphuoc.com
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, định hướng phát triển
Công Ty TNHH MTV Thiên Long Phước chuyên cung cấp cho thị trường hệ
thống an ninh, camera giám sát, một trong những phần tối quan trọng trong xã hội
đầy phức tạp như ngày nay. Là một trong những nơi uy tín cung cấp ra thị trường
những loại hình sản phẩm camera an ninh phong phú về mẫu mã, đa dạng về chức
năng của những nhãn hàng nổi tiếng như Questek, Kb Vision, … Bên cạnh đó là
dịch vụ tư vấn, thi công, lắp đặt hệ thống nhờ ở thông minh (Smart Home) cùng với
những dịch vụ, sản phẩm công nghệ phụ trợ giúp khách hàng dễ dàng lựa chọn sản
phẩm, dịch vụ ưng ý một cách tiện lợi và an tâm.
Qua quá trình hình thành và phát triển trong 14 năm kể từ khi thành lập,
chính nhờ sự tin yêu và ủng hộ của quý khách hàng trong và ngoài nước. Công ty
TNHH MTV Thiên Long Phước đã và đang ngày một phát triển không ngừng. Với
xu thế hội nhập thế giới và phát triển, công nghệ ngày càng đóng vai trò quan trọng
trong mọi mặt của cuộc sống đặc biệt là vấn đề an ninh. Những thiết bị công nghệ
mới giúp chúng ta nắm bắt được thông tin một cách nhanh chóng và quản lí nhiều
thứ từ xa. Nắm bắt được xu thế đó, công ty đã nỗ lực không ngừng cùng những đối
tác cả trong và ngoài nước nhằm đưa ra thị trường những sự lựa chọn chất lượng về
dịch vụ trong mảng an ninh công nghệ cao. Từ đó, giúp khách hàng có một địa
điểm uy tín, lâu năm để được tư vấn cũng như lắp đặt những thiết bị an ninh mới và
tân tiến nhất cũng như là những dịch vụ, thiết bị liên quan với chính sách bảo hành,
hậu mãi hấp dẫn và phải chăng
8
Dù công ty vẫn còn đang trong quá trình phát triển và hiện tại vẫn chưa được
biết đến rộng rãi và có quy mô lớn như những công ty lớn đã có thâm niên trong
ngành công nghệ tại Việt Nam như FPT Software, Viettel Telecom nhưng với nền
tảng vững chắc đã xây dựng qua nhiều năm cùng một bộ phận khách hàng thân thiết
sẽ là tiền đề cho sự phát triển mạnh mẽ về sau của công ty TNHH MTV Thiên Long
Phước. Song song đó, đội ngũ nhân viên có tay nghề cao, kinh nghiệm nhiều năm,
từng kinh qua nhiều dự án lớn nhỏ và đặc biệt là tinh thần cầu tiến, hăng say học hỏi
cùng giới lãnh đạo sáng suốt, nhạy bén trong thị trường công nghệ luôn định hướng
lấy lợi ích của người tiêu dùng lên hàng đầu, công ty chắc chắn sẽ còn tiến những
bước dài trong tương lại. Từ đó, đem thương hiệu công ty vươn xa hơn nữa trong
thị trường thiết bị công nghệ, khẳng định tên tuổi không chỉ trong nước mà còn
vươn ra nước ngoài.
1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của công ty TNHH MTV Thiên Long
Phước:
Có thể nói Công ty TNHH MTV Thiên Long Phước đã hoạt động và tồn tại
14 năm trong lĩnh vực công nghệ đầy cạnh tranh này không chỉ nhờ phương thức
hoạt động hợp lí mà còn nhờ vào sự điều hành, theo dõi sát sao công việc của Công
ty từ giới lãnh đạo. Công ty gồm có 01 Giám Đốc chỉ đạo, 01 Phó Giám Đốc ngoài
ra còn có 03 bộ phận chức năng quan trọng là bộ phận kinh doanh, bộ phận điều
hành và bộ phận kế toán cùng với các trưởng phòng và nhân viên đảm nhiệm những
vai trò cụ thể, riêng biệt nhằm đem lại hiệu quả trong làm việc cũng như là uy tín
trân thị trường và lợi ích, thành công chung của công ty chủ quản.
9
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
BỘ PHẬN KINH DOANH
TRƯỞNG
PHÒNG
NHÂN
VIÊN
BỘ PHẬN ĐIỀU HÀNH
TRƯỞNG
PHÒNG
NHÂN
VIÊN
BỘ PHẬN KẾ TOÁN
TRƯỞNG
PHÒNG
NHÂN
VIÊN
Sơ đồ 1: Hệ thống bộ phận nhân sự của
công ty TNHH MTV Thiên Long Phước
10
Cụ thể:
•
Giám Đốc là người đứng đầu, nồng cốt, chủ đạo của Công ty, là người điều
hành, chèo lái mọi hoạt động hàng ngày của Công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng
quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị cũng như trước pháp luật về
thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Sự thành bại của một công ty được chi
phối rất lớn từ quyết định của Giám đốc, ảnh hưởng đến thành bại của công ty, vì lẽ
đó, nếu Giám Đốc điều hành trái với quy định mà gây thiệt hại cho công ty thì phải
chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại cho công ty.
•
Phó Giám Đốc cũng là vị trí nhân sự cấp cao trong bộ máy điều hành, thay
mặt Giám đốc xử lý và quyết định các công việc khi Giám đốc vắng mặt, thực hiện
những công việc được ủy quyền. Bao gồm những công việc như: giúp Giám đốc
quản lý, điều hành hoạt động của công ty, doanh nghiệp theo sự phân công của
Giám đốc, triển khai, thực hiện nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm về kết quả
trước Giam đốc. Có thể nói, Pho Giám Đốc chính là “cánh tay nối dài” của Giám
đốc trong bộ máy của công ty.
•
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh
doanh cho công ty trong từng giai đoạn của năm, nắm bắt được những xu thế mới,
sự thay đổi, biến động của thị trường,. Từ đó, lên kế hoạch dài hạn và ngắn hạn phù
hợp để đem lại sự ổn định đầu ra cho sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp. Bên
cạnh đó, phòng kinh doanh còn chịu trách nhiệm khảo sát và phân tích thị trường,
xây dựng và tăng cường các mối quan hệ tốt với những khách hàng tiềm năng cũng
như là các công ty công nghệ đối tác. Và cuối cùng cũng như với chính sách chăm
sóc khách hàng; quản lý và giám sát nhân viên kinh doanh... điều phối hoạt động
kinh doanh nhằm mang lại lợi ích doanh thu cho công ty.
11
•
Phòng điều hành có nhiệm vụ xây dựng các dịch vụ, chương trình khuyến
mãi, hậu mãi, …Phòng điều hành là nơi sẽ điều động, sắp xếp thứ tự những hợp
đồng theo thứ tự dựa vào mức độ phức tạp và quan trọng, từ đó phân công cụ thể
công việc, địa điểm chính xác cho đội ngũ kỹ thuật viên của phòng kinh doanh đến
và xử lý công việc. Bên cạnh đó, đây còn là phòng ban chịu trách nhiệm đảm bảo
những hợp đồng được giải quyết đúng thời hạn và yêu cầu của khách hàng. Có thể
nói, vai trò của phòng điều hành là rất quan trọng và cũng chi phối hoạt động của
những phòng ban và đội ngũ khác trong công ty. Nếu phòng điều hành sắp xếp
không hợp lí sẽ ảnh hưởng đến thời gian và trải nghiệm dịch vụ của khách hàng, dù
đội ngũ kĩ thuật viên có xử lý công việc tốt vẫn sẽ không tránh khỏi tạo ra ấn tượng
không tốt của khách hàng đến công ty chủ quản.
•
Phòng kế toán có chức năng tham mưu cho lãnh đạo Công ty về việc kiểm kê
nhanh chóng toàn bộ tài sản hiện có của Công ty như vốn chủ sở hữu, những hoạt
động thu – chi, lương, khen thưởng hay trợ cấp, công nợ cần phải thanh toán và kết
quả hoạt động kinh doanh nội bộ để đảm bảo phục vụ tốt nhất cho hoạt động kinh
doanh cốt lõi; đồng thời đưa ra bảng kế hoạch tài chính chi tiết định hướng cho
Công ty.
•
Trưởng các bộ phận chức năng chịu trách nhiệm trước ban giám đốc công ty
và trước pháp luật về điều hành một số lĩnh vực được giám đốc giao; kiểm tra, giám
sát việc thực hiện các chương trình kế hoạch thuộc chức năng quản lý của mình.
Đồng thời có nghĩa vụ đôn đốc, hướng dẫn và truyền cảm hứng cho nhân viên thuộc
bộ phận làm việc hiệu quả, có trách nhiệm.
•
Các bộ phận nhân viên có trách nhiệm tiếp nhận và thực hiện hiệu quả nhiệm
vụ mà phòng ban, trưởng phòng giao cho giúp đảm bảo chất lượng và tiến độ của
Công ty. Bên cạnh đó cần luôn giữ được tác phóng làm việc, kỉ luật chuyên nghiệp,
12
có chí cầu tiến, sáng tạo, hăng say làm việc, luôn học hỏi, trau dồi để phát triển sự
nghiệp của bản thân
1.4 Tình hình tài sản và cơ sở vật chất của công ty
Từ khi mới thành lập và cho đến nay công ty TNHH MTV Thiên Long
Phước luôn chỉ có duy nhất một chi nhánh tại địa chỉ 52B, Đường Lâm Văn Bền,
Phường Tân Kiểng, Quận 7, TPHCM. Đây là trụ sở chính, cũng như là nơi đế khách
hàng đến liên hệ công việc cũng như là mua hàng. Sảnh trước có trưng bày những
sản phẩm, thiết bị công nghệ từ mảng an ninh như camera giám sát, hệ thống quét
thân nhiệt, …cho đến mảng phổ thông như linh kiện máy tính, những thiết bị văn
phòng như máy in, máy photocopy, máy chiếu, …Sâu bên trong cùng với những
tầng trên là nơi làm việc của các phòng ban. Có thể kể đến như khu làm việc của
đội ngũ kỹ thuật viên, là nơi chịu trách nhiệm sửa chữa, bảo trì và lắp đặt sản phẩm
cho khách hàng, đội có thể di động trực tiếp đến nơi lắp đặt để khảo sát và lắp đặt
theo yêu cầu riêng của từng khách hàng. Trên tầng sẽ có phòng làm việc của Ban
lãn đạo công ty, được phân chia thành khu vực của Giám đốc và Phó giám đốc, giúp
tiện lợi trong việc liên hệ công việc và chuyển giao hồ sơ, sổ sách từ các phòng ban
khác. Tất cả các phòng đều được trang bị đầy đủ theo tiêu chuẩn của văn phòng làm
việc hiện đại cùng với những tùy biến riêng biệt nhằm đáp ứng yêu cầu và vai trò
riêng biệt của từng phòng. Điển hình, tại sảnh lớn của công ty ngay cửa vào không
chỉ là những tủ trưng bày sản phẩm được bố trí hợp lí mà còn có khu vực ghế ngồi,
bàn làm việc có trang bị máy tính để xử lý nhanh chóng cũng như tư vấn về những
nhu cầu riêng biệt cho khách hàng, có trang bị thêm ghế ngồi cho khách hàng đến
liên hệ. Về phòng của đội ngũ kỹ thuật viên và những phòng ban của bộ phận điều
hành và bộ phận kế toán, tại đây khu vực làm việc được bố trí rộng rãi, thoáng đãng
tạo sự thoải mái nhất cho nhân viên khi làm việc và mỗi khu vực của từng nhân
viên đều có sẵn máy tính cùng với máy in chung của từng phòng ban. Tất cả các
13
phòng đều được lắp đặt hệ thống làm mát như quạt và máy lạnh, đảm bảo tạo ra
được một môi trường làm việc thoáng mát và sạch sẽ.
PHẦN 2
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG KINH DOANH VÀ PHÒNG ĐIỀU
HÀNH
2.1 Vai trò, chức năng và nhiệm vụ của phòng kinh doanh và phòng điều hành
đối với hoạt động của công ty
Được công ty TNHH MTV Thiên Long Phước tin tưởng và tạo điều kiện thử
tại vị trí nhân viên Quan hệ khách hàng – Quốc tế của Bộ phận Kinh doanh, em đã
có được một cái nhìn hoàn toàn mới về cách thức hoạt động của một phòng ban
trong một công ty mà cụ thể ở đây là Bộ phận Kinh doanh. Cùng với đó, tuy không
đảm nhận vị trí tại phòng điều hành, nhưng em cũng đã thu thập được thông tin và
cách vận hành của phòng này, dù không được chi tiết và tỉ mỉ bằng.
2.1.1 Đối với bộ phận kinh doanh
-
Phòng kinh doanh của công ty có chức năng chính là nơi đưa ra những ý
kiến, những định hướng phát triển và những biện pháp nhằm thúc đẩy khả
năng phân phối và bán đi những sản phẩm, thiết bị, hàng hoá công nghệ mà
công ty nhập về cũng như là những dịch vụ hậu mãi đi kèm như sửa chữa,
bảo hành hay tư vấn lắp đặt thêm các thiết bị công nghệ liên quan khác.
-
Bên cạnh đó, ngoài việc lên kế hoạch, ý tưởng chiến lược phát triển thì
phòng kinh doanh còn là nơi chịu trách nhiệm trong việc nghiên cứu, tìm tòi
và phát triển thêm nhiều loại sản phẩm dịch vụ với nhiều hình thức, phiên
bản độc đáo, đa dạng, khác nhau để qua đó không chỉ duy trì nguồn khách
hàng thân thiết sẵn có mà còn thu hút thêm nhiều khách hàng mới tin tưởng
14
sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty, cạnh tranh một cách sòng phẳng và
đột phá so với những công ty công nghệ khác trên thị trường.
-
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám đốc và là
cầu nối với những phòng/ban khác để mang lại lợi ích kinh doanh trong công
tác tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ của công ty.
-
Luôn luôn theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện kinh doanh nhằm đảm bảo
được tiến độ làm việc, cung cấp sản phẩm kịp thời đúng hạn cho khách hàng
theo như hợp đồng đã kí kết.
-
Đối với vị trí nhân viên kinh doanh trong bộ phận này có nhiệm vụ xây dựng
mạng lưới, triển khai tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng bằng cách tăng
cường khả năng marketing, quảng cáo về những sản phẩm của công ty thông
qua những công cụ được sử dụng phổ biến ngày nay như facebook,
instagram,website công ty,… để nhờ đó thu hút nhiều hơn sự chú ý của
khách hàng.
2.1.2 Đối với phòng điều hành
-
Tham gia xây dựng các kế hoạch hoạt động ngắn hạn và dài hạn của công ty.
Phân tích, tìm hiểu chuyên sâu về thị trường nhằm tìm ra những trào lưu, nhu
cầu đang gây sốt trên thị trường công nghệ. Từ những thông tin thu thập
được đó, đưa ra điều chỉnh phù hợp về số lượng sản phẩm, thiết bị cần nhập
thêm hay cần thu hẹp. Đồng thời xem xét điều chỉnh, bổ sung các loại hình
dịch vụ mới đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của thị trường thiết bị công nghệ
mà nồng cốt là các sản phẩm, thiết bị an ninh chủ đạo của công ty.
-
Nắm rõ được nguồn cung cấp hàng háo, sản phẩm của công ty, xây dựng mối
quan hệ làm ăn lành mạnh, đôi bên cùng có lợi với công ty đối tác, điển hình
như những đối tác cung cấp sản phẩm, thiết bị từ nước ngoài hay các đối tác
trung gian giới thiệu khách hàng cho công ty cùng những đối tác sử dụng
dịch vụ lâu năm của công ty như các công ty, phòng ban, trường học, ...
15
-
Chịu trách nhiệm về quy trình điều phối nhân viên của đội ngũ kĩ thuật đến
công trình lắp đặt, tổ chức thực hiện và theo dõi chặt chẽ quá trình hoạt động
các nhóm kĩ thuật viên đã gửi đi, đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ
cho khách hàng và uy tín cho cả công ty. Phối hợp với các bộ phận điều hành
trực thuộc của khách hàng, đối tác tại công trình, thực đia nhằm kịp thời xử
lý các sự cố xảy ra trong quá trình thi công lắp đặt, vận hành hay các lỗi phát
sinh sau này có trong chính sách hậu mãi: bảo hành, sửa chữa cũng như tham
gia giải quyết những vấn đề khiếu nại, thắc mắc của khách hàng liên quan
đến sản phẩm và dịch vụ.
-
Tìm hiểu thu thập, phân tích, đánh giá thông tin thị trường, thông tin đối thủ
cạnh tranh để đưa ra các đề xuất, tham mưu cho Ban Giám đốc về phương án
kinh doanh, tham khảo ý kiến của phòng kinh doanh từ đó cho ra đời thêm
những dịch vụ mới hấp dẫn, độc đáo thu hút khách hàng, đối tác tiềm năng
và mở rộng thị phần cho công ty.
2.2 Kế hoạch hoạt động và phương thức xây dựng kế hoạch hoạt động của
phòng/ban
Mặc dù chỉ đảm nhiệm một vị trí ở Phòng kinh doanh, tuy nhiên em cũng đã
được chị hướng dẫn cung cấp cho những thông tin liên quan của phòng điều hành.
Từ đó em rút ra được kết luận rằng dù có những nhiệm vụ, vai trò khác nhau giữa
phòng điều hành và phòng kinh doanh, song cả hai phòng đều hợp tác và hỗ trợ lẫn
nhau trong công việc, nhằm một mục đích chung chính là đem lại những lợi ích cho
công ty chủ quản, góp phần tạo nên thành công chung của cả tập thể công ty.
2.2.1 Đối với phòng kinh doanh
2.2.1.1 Kế hoạch hoạt động
16
-
Tham gia đề xuất ý kiến nhằm xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hằng
năm, ngắn hạn, dài hạn, các chỉ tiêu doanh thu, chi phí theo định mức đảm
bảo tiết kiệm, nâng cao hiệu quả của dịch vụ và công việc kinh doanh.
-
Xây dựng kế hoạch và điều phối công việc cho các bộ phận trong ban để
đảm bảo hài hoà việc làm, thu nhập cho công ty.
-
Phối hợp phòng kế toán xây dựng giá thành và đề xuất giá bán sản phẩm.
-
Định hướng tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng
mục tiêu của Công ty.
-
Tạo mục tiêu tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ và chăm sóc khách
hàng theo các quy định, chính sách của công ty.
-
Đưa ra các chiến lược về marketing, đồng thời đưa ra các biện pháp nâng
cao tính hiệu quả kinh doanh trong các thời điểm cụ thể.
2.2.1.2 Phương thức xây dựng hoạt động
-
Theo dõi, phân tích, dự báo các yếu tố tác động đến hoạt dộng nhập hàng, xử
lý hợp đồng thi công, lắp đặt, công việc kinh doanh để đề xuất những
phương án phát triển các sản phẩm và dịch vụ nhằm nâng cao chất lượng của
công ty.
-
Tham mưu lập kế hoạch phát triển thị trường, quảng cáo, tiếp thị các sản
phẩm của công ty.
-
Đề xuất phương án chống thất thu, chương trình chăm sóc khách hàng. Chủ
trì công tác kiểm tra, thực hiện các hợp đồng cung cấp dịch vụ lắp đặt, thi
công cho khách hàng.
-
Trên cơ sở định hướng chung của công ty, hoạch định chính sách đầu tư phù
hợp đáp ứng nhu cầu phát triển. Chủ động tìm kiếm nguồn tài trợ đảm bảo
cho sự phát triển của công ty.
-
Quản lý toàn bộ các thông tin và các biến động của khách hàng đang sử dụng
dịch vụ và tình hình nhập hàng, tiêu thụ sản phẩm và dịch vụ ở công ty.
17
-
Định kỳ thực hiện việc đánh giá hiệu quả kinh doanh của các sản phẩm, dịch
vụ hiện có. Từ đó tìm ra biện pháp cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm,
dịch vụ.
-
Định kỳ cần thu thập, nghiên cứu và phân tích thông tin ngành, nhu cầu thị
trường để tư vấn cho Ban Giám đốc định hướng phát triển, xác định vị thế
trên thị trường, định vị sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường.
2.2.2 Đối với phòng điều hành
2.2.2.1 Kế hoạch hoạt động
-
Tiếp tục đẩy mạnh quan hệ với các đối tác cung cấp sản phẩm, thiết bị lâu
năm cho công ty, góp ý với những đối tác cung cấp dịch vụ để qua đó ngày
càng nâng cao chất lượng sản phẩm mà đối tác cung cấp để làm cho khách
hàng hài lòng và yên tâm hơn khi sử dụng sản phẩm, thiết bị và dịch vụ của
công ty.
-
Tìm kiếm thêm nhiều đối tác tiềm năng khác cũng cung cấp sản phẩm chất
lượng trên thị trường nhằm đa dạng mẫu mã, chủng loại của sản phẩm đầu
vào. Bên cạnh đó tạo ra sự canh tranh về giá cả giữa các đối tác cung cấp
đem lại hợp đồng cung cấp tốt cả về chất lượng lẫn giá cả cho công ty chủ
quản.
-
Không ngừng tổ chức những khóa đào tạo, nâng cao nghiệp vụ và chuyên
môn nhằm bồi dưỡng thêm những kĩ năng cho kĩ thuật viên, những người
trực tiếp thực hiện công việc cho khách hàng tại công trình và thực địa. Làm
sao để họ vừa có thể nắm bắt được những thiết bị, công nghệ mới vừa truyền
cảm hứng cho long yêu nghề nhay bén, sáng tạo trong công việc. Giúp cho
khách hàng từ đó thêm an tâm, tin tưởng khi sử dụng dịch vụ của công ty từ
đó thu hút thêm được lượng lớn khách hàng tiềm năng về cho công ty.
18
-
Chọn lọc, tìm kiếm thêm những nhân lực có chuyên môn tốt, tiềm năng phát
triển cao để phục vụ cho phòng điều hành, tăng cường sức mạnh và chiều sâu
chung cho hệ thống nhân viên của công ty.
2.2.2.2 Phương thức xây dựng hoạt động
-
Phòng sẽ lên kế hoạch chi tiết để giải quyết những hợp đồng thi công của
công ty bằng cách lên lịch trình làm việc kĩ lưỡng cho đội kĩ thuật viên nhằm
bảo đảm công trình trong hợp đồng sẽ được lắp đặt, hoành thành đúng theo
tiến độ đã thỏa thuận giữa công ty và khách hàng, đối tác trong hợp đồng.
-
Giới thiệu, tư vấn, giao dịch, đàm phán với khách hàng, đối tác trong suốt
quá trình thương lượng để đi đến ký kết hợp đồng thi công, lắp đặt chính
thức.
-
Trao đổi, làm việc với các đối tác cung cấp sản phẩm, thiết bị công nghệ
nhằm đàm phán, thương thảo về giá cả và chất lượng sao cho có lợi nhất cho
cả đôi bên, tạo sự tin tưởng, gắn kết để từ đó hợp tác làm ăn lâu dài với nhau.
-
Kết hợp với những phòng/ban khác trong công ty để theo dõi tình hình cũng
như cập nhật những sự cố xảy ra bất ngờ trong quá trình thi công lắp đặt hay
trong quá trình sử dụng của khách hàng nhằm tìm ra giải pháp và khắc phục
tối ưu, nhanh chóng nhất có thể.
-
Chọn lựa, phân công và bàn giao công việc cho các đội kĩ thuật viên phù hợp
với chuyên môn riêng biệt của từng nhóm với từng loại hình công việc tại
thực địa. Từ đó tạo ra được sự hiệu quả cao trong qua trình thi công, lắp đặt.
Tránh và hạn chế tối đa tình trạng giao người sai việc dẫn đến giảm hiệu quả
thi công công trình và không đảm bảo được tiến độ mà khách hàng, đối tác
đã yêu cầu.
-
Luôn theo sát, phối hợp và cập nhật thông tin với kĩ thuật viên, nhằm nắm rõ
những vấn đề bất ngờ phát sinh từ thủ tục hành chính cho đến những điều
kiện bất lợi của thực địa nhằm kịp thời đưa ra sự chỉ dẫn xử lý kịp thời cho kĩ
19
thuật viên, đảm bảo vẫn hoàn thành được công trình theo đúng tiến độ đã
thỏa thuận với khách hàng, đối tác trên hợp đồng.
2.3 Tình hình nhân sự của phòng/ban và phương thức, quy trình tổ chức công
việc phòng/ban
-
Bộ phận kinh doanh là một trong những bộ phận chủ chốt của công TNHH
MTV Thiên Long Phước. Hiện tại phòng ban này có 08 nhân sự: 1 trưởng
phòng kinh doanh – người quản lý đội ngũ, xây dựng các kế hoạch kinh
doanh, thực hiện điều chỉnh các kế hoạch để đảm bảo cho các mục tiêu đã
đặt ra về doanh thu theo chỉ thị của Ban giám đốc; 2 nhân viên marketing và
3 nhân viên sales thực hiện kế hoạch đã được thiết lập, duy trì và mở rộng
các mối quan hệ đối tác kinh doanh của Công ty.
Quy trình làm việc của phòng kinh doanh:
Chiến dịch
Tiếp thị
Khách hàng
mục tiêu
Khách hàng
tiềm năng
Chăm sóc
khách hàng
Hợp đồng
Cơ hội bán
hàng
Sơ đồ 1.1: Quy trình hoạt động của phòng kinh doanh
• Chiến dịch Tiếp thị: nhân viên marketing sẽ thực hiện các
chiến dịch tiếp thị nhằm thu hút khách hàng mục tiêu. Chiến
20