Tài liệu Những nguyên tắc thành công trong đàm phán

Những nguyên t ắ c thành công trong đàm phán 1. Ân tượng ban đầu. Không nên đối đắu ngay v ới đối tác đàm phán b ằ n g những yêu c ẳ u định hỏi. T r ư ớ c h ế t phải tạ o ra m ộ t không khí tin c ậ y , d ễ chịu b ằ n g m ột vài câu nói mang tính cá nhân b ằ n g c ử chỉ và thái đ ộ vui v ẻ , d ễ chịu. B ạ n luôn n h ớ rằ n g s ẽ không bao g iờ có c ơ b ộ i l ầ n th ứ hai đ ể gây ấ n tư ợ n g ban đắu. Sau đó b ạ n s ẽ b ắ t đẩu nói v ề chủ đ ề n ộ i dung mà b ạ n định đàm phán, thư ơng thuyết với đối tác. 2. Chú ý tới các c ử chỉ, thái đ ộ và động tác củ a c ơ th ể trong khi đàm phán. ít nhất một nửa thông tin định truyền đạt trong đàm phán đ ư ợ c thông qua và tiếp nh ận qua các c ử chỉ, thái độ và độn g tác củ a c ơ th ể b ạ n . ít n h ất m ộ t phần ba thông tin đ ư ợ c tiếp nhận thông qua tiến g nói, giọ n g điệu và cách nói c ủ a người đàm phán. M ộ t g ư ơ n g m ặt h ổ hởi, thái đ ộ cởi m ở s ẽ nhanh chóng tạo nên thiện c ả m từ phía đôi tác đàm phán. Ý thức đánh giá cao, coi trọng đôi tác c ủ a người đám phán s ẽ t h ể h iệ n ngay trong cách t h ể hiện , giọng điệu và cách nói. Chỉ có t h ể đàm phán và thuyết phụ c thành công nếu t ự người đàm phán không có ý thức và c ả m giác mình s ẽ h o ặ c đang đóng kịch v ới đối tác. 3. Phải xác định rõ m ục tiêu đàm phán và luôn luôn bám sát theo đuổi m ục tiêu này trong suốt quá trình đàm phán. Người nào không b iế t rõ mình muốn gì thì s ẽ thư ờ ng đ ạ t đ ư ợ c k ế t quả mà mình không mong muốn. V ì v ậ y , trư ớ c khi vào c u ộ c đàm phán thương thuyết, n gườ i đàm phán ph ải c ô gắn g chia tách m ụ c tiêu cuối cùng c ủ a mình thành những m ụ c tiêu nhỏ mà mình p h ải trao đổi với đối tác và đ ạ t đ ư ợ c k ế t q u ả. N êu càng có nbiểu m ụ c tiêu cụ t h ể và luôn theo đuổi các m ụ c tiêu này trong quá trình đàm phám thì k ế t quả cuối cùng củ a đàm phán càng chóng đạt đữợc. 4. Người đàm phán tố t phải b iết rèn cho mình có khả năng lắng nghe đối tác nói. Người ta nói rằn g n gườ i thắn g c u ộ c bao g iờ cũng là n g ư ờ i b i ế t nghe. Chỉ có ai th ậ t s ự quan tâm chú ý lắ n g nghe đối tác đàm phán v ới mình nói gì, muốn gì thì người dĩ mới có những phản ứng, lý l ẽ phù hợp có lợi cho mình. Khi nghe đôi tác trình bày c ắ n phải b iế t phân b i ệ t tâm trạng, thái độ c ủ a h ọ. Xem h ọ có b iể u h iệ n trạn g thái quá hưng phấn, b ố c đổng, ứ c c h ế hay b ự c b ộ i không. Cũng có t h ể đối tác đàm phán đang muốn lôi kéo, cuốn hút v ề m ộ t h ư ớ n g khác và tìm cách khai thác thêm thông tin. 5. Phải b iết trình bày, sử dụng từ ngữ m ột cách khôn khéo, linh hoạt. Đ ừng bao g iờ nói rằ n g v ấ n đ ề này mình có quan đ iể m khác mà nên nói v ề c ơ b ả n mình cũng nghĩ n h ư v ậ y nhưng chỉ muôn nhấn m ạn h thêm đ iể m này. Đ ừ n g nói thắn g rằn g đối tác có cách nhìn nh ận sai lâ m mà nên nói đó cũng là m ộ t cách nhìn nhận đúng nhưng chúng ta cũng th ử lậ t l ạ i v ấ n đ ể m ộ t lầ n nữa xem sao. Đ ừ ng bao giờ nói hàng hóa, dịch vụ của mình là rẻ vì r ẻ thư ờng đem l ạ i ấ n tượng hay suy d iễn không tốt v ề c h ấ t lư ợn g. Khi đang tranh cãi, đàm phán v ề giá c ả thì đừng nói: chúng ta s ẽ không đ ạt đ ư ợ c k ế t quả n ếu chỉ đàm phán v ề giá mà nên chuyển hướng. T r ư ớ c khi tiếp tụ c đàm phán v ề giá c ả , chúng ta nên trao đổi xem xét thêm c h ấ t lư ợn g, hình thức c ủ a hàng hóa, phương thức thanh tóan,... N êu đối tác bị ấ n tư ợ n g thì v ấ n đ ề giá c ả không còn quá gay c ấ n khi tiếp tụ c đàm phán. 6. Người đàm phán kinh doanh ph ải b iế t h ỏ i n h ỉ é u t h a y v ì n ó i n h i ề u . Người nào h ỏ i nhiều thì n gườ i đó s ẽ có lợ i th ế, không chỉ v ề thông tin mà c ả v ề tâm lý, v ề tính chủ độn g trong đàm phán. Những câu hỏi liỢp lý khéo léo s ẽ cliứng minh cho đôi tác là mình luôn luôn lắ n g nghe, quan tâm đến đ iều b ọ đang nói. Chính trong thời gian lắ n g nghe b ạn có t h ể phân tích, tìm b iể u các động cơ , ý muốn củ a đối tác đàm phán. Tùy từng trường hỢp có t h ể đ ặ t câu h ỏ i trực tiếp hay gián tiếp . Câu h ỏ i trực tiếp thường đ ư ợ c đ ặ t ra khi mới b ắ t đ ẳu đàm phán, giúp g iả m b ớ t k h o ả n g cách giữa hai bên đàm phán và có đ ư ợ c nhiều thông tin trư ớ c khi th ậ t s ự b ắ t đẩu đàm phán. C ác câu hỏi gián tiếp cũng có t h ể là câu h ỏ i đón đầu, thư ờ ng s ử dụng ở những giai đ o ạ n sau c ủ a c u ộ c đàm phán thư ơng thuyết. K hi c ầ n làm rõ hay k h ẳn g định m ộ t điều gì, nên đ ặ t câu hỏi sao cho đôi tác chỉ c ầ n trả lờ i có hay không. T ấ t nhiên phải thận trọng n ế u đ ặ t nhiều câu h ỏ i lo ại này vì s ẽ gây cho đổi tác c ả m giác b ự c mình, khó chịu. 7. Người đàm phán cần phải b iết mình có th ể đ ư ợc phép đi tói đâu, tự do đàm phán tới giới h ạn nào. Đâu là đ iể m thấp nhất mà mình có th ê c h ấ p nhận đ ư ợ c . Đâu là đ iể m mình không bao giờ đ ư ợ c thay đổi theo h ư ớ n g có lợ i cho đối tác. B i ế t đ ư ợ c giới h ạ n đàm phán, tức là s ẽ b i ế t đ ư ợ c thời đ iể m phải ngừng hay c h ấ m dứt đàm phán và chuyển h ướ n g, tìm phương án g iả i quyết khác. Không phải c u ộ c đàm phán thư ơng thuyết thương m ạ i nào cũng dẫn đ ến ký k ế t hỢp đ ổn g thư ơng m ạ i. N g ư ờ i có khả năng đàm phán tốt phải là người có đủ dũng c ả m và quyết đóan không chịu ký k ế t m ộ t hỢp đồn g kinh doanh n ếu có t h ể gâv b ấ t lợ i cho mình. Đ ê đàm phán thành công, không nên thực h iệ n cứ n g n h ắ c theo nguyên t ắ c "đ ư ợ c ăn c ả , ngã v ề không". 8. Đ e thành công trong đàm phán kinh doanh, cần có m ột ý thức, tư duy sẵn sàng thoả hiệp n ếu cần thiết. Có khi "m ộ t món quà nhỏ", m ộ t s ự nhường nhịn, c h ấ p nhận nhỏ cho đối tác thì có th ể đem l ạ i cho b ạ n c ả m ộ t hợp đổng kinh doanh béo b ở. Đàm phán kinh doanh là m ộ t quá trình thường xuyên phải c h ấ p nhận "cho và n h ận "; phải cân n h ắ c so sánh, phải tranh lu ậ n và ch ờ đợi. Đ ừ n g nên đ ể x u ấ t h iện c ả m giác lộ liễu có ngư ờ i thắng và người thua sau c u ộ c đàm phán kinh doanh, n ếu n h ư b ạ n còn tiếp tụ c kinh doanh với đối tác đó. K ế t quả đàm phán là c ả hai bên đ ều có lợi, là s ự trao đổi t ự nguyện giữa hai bên. V ì v ậ y , khi đàm phán không chỉ chú ý cứ n g n h ắ c m ộ t c h iều q uyền lợi, m ụ c đích riêng củ a m ộ t bên mà phải chú ý đ ến c ả nhu c ầ u củ a bên kia. 9. Đe tránh cho những hiểu lầm vô tình hay hữu ý và đ ể tránh nội dung đàm phán, thương thuyết bị lệch hướng, nhà đàm phán phải b iết nhắc lại k ế t luận những điểm dã trao dổi, thống n hất giữa hai bên trư ớ c khi chuyển sang nội dung dàm phán mới. Làm đ ư ợ c đ iều đó tức là nhà đàm phán đã chủ động điều tiế t bu ổi thương thuyết. Những đ iểm chưa rõ có t h ể s ẽ đ ư ợ c giải quyết klii đ ư ợ c n h ắ c lạ i. N êu khéo léo thì nhà thương thuyết có t h ể đưa c ả h ư ớ n g g iả i quyết cho đ iể m nội dung đàm phán tiếp theo. T h ự c h iệ n v iệ c n h ắ c l ạ i và tóm tắt từng n ộ i dung đã đàm phán s ẽ giúp cho nhà thương thuyết luôn luôn không xa rời m ụ c tiêu đàm phán, quá trình đàm phán trở nên có h ệ thống, bài b ả n và là c ơ s ở cho những lẩ n đàm phán tiếp theo.