Tài liệu Môi giới bất động sản

ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA BẨT ĐỘNG SẢN VÀ ĐỊA CHÍNH *** BÁO CÁO THỰC TẬP MÔI GIỚI BẤT ĐỘNG SẢN 1. Khái quát về hoạt động môi giới bất động sản Việt Nam 2. Tổ chức quản lý văn phòng 3. Đề xuất hoàn thiện quản lý và điều hành Học viên: Nguyễn Ngọc Dũng. Lớp môi giới bất động sản : K5 Mã học viên : 0 HÀ NỘI, tháng 08 năm 2008 I.KHÁI QUÁT VỀ HOẠT ĐỘNG MÔI GIỚI BẤT ĐỘNG SẢN VIỆT NAM Căn cứ vào điều 45, Luật Kinh Doanh Bất động sản, nội dung của hoạt động môi giới bất động sản bao gồm: 1. Tìm kiếm đối tác đáp ứng điều kiện của khách hàng để tham gia đàm phán ký hợp đồng; 2. Đại diện theo uỷ quyền để thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh bất động sản; 3. Cung cấp thông tin, hỗ trợ các bên trong đàm phán, ký hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, thuê, thuê mua bất động sản. Theo các nội dung trên doanh nghiệp, cá nhân thực hiện môi giới sẽ được hưởng thù lao, hoa hồng theo hợp đồng môi giới bất động sản ký với khách hàng. Hoạt động môi giới công khai, trung thực và tuân thủ theo các quy định của pháp luật. Hiện tại ở Việt Nam, theo quy định của luật kinh doanh bất động sản, các cá nhân hành nghề môi giới phải qua các khoá đào tạo về môi giới và được cấp chứng chỉ hành nghề môi giới của cơ quan quản lý nhà nước. II. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ CHỨC NĂNG TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ – PHÁT TRIỂN XÂY DỰNG. 1. Giới thiệu về Công ty cổ phần Tổng công ty Đầu tư – Phát triển Xây dựng (DIC) 1 Tổng công ty Đầu tư – Phát triển Xây dựng là Tổng công ty nhà nước được chuyển đổi thnhà công ty cổ phần theo quyết định 160 /QĐ – BXD ngày 30 tháng 01 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng. Tổng công ty có tên giao dịch quốc tế là : Development Investment Construction Join Stock Corporation, hoạt động trong phạm vi cả nước. 2. Chức năng nhiệm vụ: Đầu tư phát triển các Khu đô thị mới và khu công nghiệp, đầu tư kinh doanh phát triển nhà và hạ tầng kỹ thuật khu đô thị, khu chiết xuất, khu công nghệ cao, khu kinh tế mới;   Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, công trình kỹ thuật hạ tầng và khu công nghiệp, công trình giao thông, thuỷ lợi, công trình cấp, thoát nước và sử lý môi trường, công trình đường dây và trạm biến thế điện; Lắp đặt kết cấu thép, các sản phẩm cơ khí mạ kẽm, các thiết bị cơ điện kỹ thuật công trình;  Tư vấn đầu tư;  Tư vấn quản lý dự án;  Mua bán vật liệu xây dựng, vật tư thiết bị phục vụ cho xây dựng, xe máy thi công, dây chuyền công nghệ và thiết bị công nghệ khác;  Mua bán các mặt hàng trang trí ngoại thất, nội thất;  Mua bán xe máy, thiết bị thi công;  Mua bán xăng dầu;  Mua bán nhà;  Dịch vụ môi giới và định giá bất động sản;  Kinh doanh dịch vụ du lịch;  Kinh doanh cơ sở lưu trú du lịch, khách sạn;  Sản xuất vật liệu xây dựng; 2  Sản xuất kinh doanh nước giải khát;  Vận tải hàng hoá;  Khai thác chế biến khoáng sản làm vật liệu xây dựng;  Khai thác đất cát để san lấp mặt bằng;  Sửa chữa xe máy thiết bị thi công và phương tiện vận tải;  Giám sát thi công công trình hạ tầng kỹ thuật;  Giám sát thi công công trình dân dụng và công nghiệp. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT TỔNG GIÁM ĐỐC CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG ĐÂU TƯ PHÒNG KẾ HOẠCH DƯ ÁN CÁC CÔNG TY THÀNH VIÊN CÁC BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÒNG KINH DOANH PHÒNG THẨM ĐỊNH DỰ ÁN PHÒNG PHÁP CHẾ TRUNG TÂM GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN 3 Trung tâm giao dịch bất động sản của Tổng công ty Đầu tư – Phát triển Xây dựng được thành lập với chức năng chính thực hiện các giao dịch bất động sản với các tổ chức cá nhân có nhu cầu mua các loại bất động sản do công ty đầu tư và phát triển dự án. Hỗ trợ tổng công ty tiếp cận với thị trưòng bất động sản, thăm dò đánh giá mức độ biến động, cung - cầu, thu thập các thông tin, lưu trữ dữ liệu các giao dịch trên thị trường bất động sản. Ngoài ra trung tâm còn hỗ trợ khách hàng giao dịch như: môi giới bất động sản, chuyển nhượng, định giá, giúp khách hàng vay vốn, thế chấp bất động sản, tư vấn pháp luật cho khách hàng. Tư vấn đấu giá, chuyển quyền sử dụng đất, gốp vốn bằng quyền sử dụng đất... TRUNG TÂM GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN DIC Địa chỉ : 265 Lê Hồng Phong - Phường 8 Thành phố Vũng Tàu Tel: 064-580050 DIC RESCO 08 9257833 III. TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ TRUNG TÂM GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN 1) Ban lãnh đạo trung tâm giao dịch bao gồm :  01 giám đốc trung tâm.  01 phó giám đốc trung tâm. 2) Phòng hành chính quản trị : Có chức năng quản lý hành chính, nhân lực, điều hành chung, quản lý văn phòng, phương tiên, máy móc và thiết bị công tác. Nhân lực gồm có : 4  01 cử nhân hành chính, 01 cử nhân luật, 01 cử nhân kinh tế.  02 lái xe, 03 bảo vệ, 01 nhân viên thu ngân.  01 nhân viên văn phòng, 01 nhân viên lễ tân. 3) Phòng giao dịch bất động sản :    Mua bán bất động sản là sản phẩm các dự án do công ty đầu tư và phát triển, nhà chung cư, nhà biệt thự, nhà liền kề. Tổ chức các phiên đấu giá bất động sản, tổ chức dịch vụ đấu giá cho các bất động sản theo nhu cầu của các công ty, tổ chức và cá nhân. Tổ chức các hoạt động marketing, quảng cáo, cung cấp thông tin, hội trợ, triển lãm về bât động sản. Nhân lực gồm có :  06 nhân viên phụ trách môi giới.  02 cử nhân luật phụ trách về pháp lý và tư vấn.  01 kiến trúc sư. 4) Phòng tư vấn bất động sản :   Tư vấn các thủ tục pháp lý với bất động sản, thủ tục giao dịch đối với bất động sản, cung cấp mẫu hơp đông mua bán, thuê, thuê mua, chuyển nhượng cho khách hàng; dịch vụ tư vấn giá, định giá chuyển nhượng quyền sử dụng đát, tài sản trên đất cho khách hàng, cung cấp các thông tin chung liên quan về quy hoạch sử dụng đất và kế hoạch sử dụng dất. Tiếp nhận thu nhập, phân loại, bảo quản các loại hồ sơ, tư liệu về bất động sản bao gồm dữ liệu về hồ sơ địa chính dạng số; số liệu thông tin về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho tổ chức, hộ gia đình, cá nhân trên địa bàn thành phố, số liệu thông tin về bất động sản của cá dự án phát triển đô thị, hồ sơ dữ liệu quy hoạch có liên quan. 5      Khai thác cập nhập thông tin liên quan về bất động sản, tiếp nhận chuyển giao công nghệ thông tin, phát triển mạng thông tin về bất động sản trên internet. Cung cấp thông tin về quy hoạch sử dụng đất, giá đất, cung cấp chính sách pháp luật liên quan đến bất động sản. Cung cấp thông tin thực trạng pháp lý các bất động sản đăng ký tại trung tâm và các thông tin về bất động sản đã thực hiện giao dịch tại trung tâm. Theo dõi, cập nhập, đánh giá về dự báo tình hình biến động thị trường bất động sản, đưa ra những dự báo xu hướng thị trưòng trên mạng internet và cho khách hàng của trung tâm. Tổ chức thu thập dịch thuật và tổng hợp các tài liệu nước ngoài có liên quan tới thị trường bất động sản, chung cấp các thông tin cần thiết cho các nhà đầu tư nước ngoài. Nhân lực bao gồm :  02 cử nhân lụât phụ trách về pháp lý, thủ tục hợp đồng, hồ sơ đấu thầu.  01 nhân viên kế toán.  01 kiến trúc sư.  01 ký sư kinh tế xây dựng. 5) Phòng thông tin lưu trữ bất động sản:  Tiếp nhận phân loại hồ sơ, bảo quản tư liệu về bất động sản bao gồm dư liệu hồ sơ địa chính dạng số, số liệu thông tin về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho tổ chức, hộ gia đình, cá nhân trên địa bàn thành phố, số liệu thông tin về bất động sản của các dự án phát triển đô thị, hồ sơ dữ liệu về quy hoạch của thành phố Vũng Tàu và vùng phụ cận. 6     Khai thác cập nhập thông tin liên quan về bất động sản, tiếp nhận chuyển giao công nghệ thông tin, phát triển mạng thông tin trên internet. Cung cấp thông tin về quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, giá đất trên địa bàn thành phố, cung cấp các chính sách pháp luật liên quan đến bất động sản. Cung cấp các thông tin về thực trạng pháp lý của các bất động sản đăng ký tại trung tâm và các thông tin bất động sản đã thực hiện giao dịch tại trung tâm. Theo dõi cập nhập, đánh giá và dự báo tình hình biến động thị trường bất động sản, dự báo xu hướng thị trường trên các bảng tin riêng của mạng internet.6Tổ chức thu thập, dịch thuật và tổng hợp các tài liệu trong và ngoài nước có liên quan đến bất động sản, cung cấp các thông tin dự án của công ty cho các nhà đầu tư thứ cấp nước ngoài. Nhân lực bao gồm :  03 nhân viên khai thác và quản lý mạng.  04 nhân viên thu thập, đánh giá và kiểm chứng thông tin.  01 cử nhân ngoại ngữ. 6) Phòng tài chính kế toán :   Theo dõi, tổng hợp,giám sát các giao dịch tại trung tâm. Dự báo kiểm soát dòng tiền, báo cáo tổng công ty. Nhân lực gồm : 02 cử nhân tài chính kế toán. 7) Quy mô và cơ cấu sử dụng mặt bằng trung tâm bất động sản :  Diện tích sảnh khoảng 280 m2, bao gồm bộ phận lễ tân, phòng chưng bày mô hình, các thông tin quy hoạch, thông tin các dự án, thông tin đấu thầu. Vị trí làm việc của phòng giao dịch bất động sản, Phòng tư vấn bất động sản, Phòng lưu trữ thông tin được tọa lạc tại sảnh chính. 7    Bộ phân hành chính quản trị và phó giám đốc trung tâm được bố trí tại 1 phòng làm việc khoảng 32 m2 Phòng tài chính kế toán bố trí làm việc trong phòng diện tích khoảng 22 m2. Phòng làm việc của giám đốc công ty trong khoảng 22 m2. phòng diện tích 8) Tiêu chí phân công nhiệm vụ và lựa chọn nhân lực tại phòng giao dịch bất động sản :    Đối với nhân viên môi giới khi được tiếp nhận thử việc trong thời gian 3 tháng phải có ít nhất 3 giao dịch môi giới thành công. Ưu tiên tuyển dụng những ứng viên có kinh nghiệm. Nhân viên môi giới đựơc đánh giá xếp hạng A,B,C theo doanh thu và số giao dịch theo quý, theo năm để dùng làm cơ sở xét thưởng và bình bầu các danh hiệu. Chế độ trả lương và thưởng : + Mức lương của nhân viên môi giới bao gồm hai thành phần, phần cơ bản phụ thuộc vào bậc lương theo quy định của Bộ Lao Động, phần thứ hai được xác định bằng 20% tổng số tiền hoa hồng và lệ phí do nhân viên trực tiếp giao dịch. + Mức lương dành cho cán bộ và nhân viên khác của trung tâm dược tính bằng tổng số của hai thành phần, phần cơ bản phụ thuộc vào lương theo quy dịnh của Bộ Lao Động, phần thứ hai là số nhân của hệ số lương doanh nghiệp 700 000 đ với hệ số chức danh công viêc. Hệ số này dao động từ 4,1 ( dành cho chuyên viên ) đến 12 ( dành cho lãnh đạo ). IV. NHẬN XÉT VỀ QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH TRUNG TÂM BẤT ĐỘNG SẢN 8         Các giao dịch chủ yếu vẫn còn tập chung trên các bất động sản thuộc dự án do tổng công ty đầu tư đầu tư xây dựng. Thương hiệu của trung tâm giao dịch còn yếu, thương hiệu Trung tâm giao dịch bất động sản DIC vẫn còn tạo cho khách hàng tiềm thức là phòng kinh doanh bất động sản các dự án BDS do DIC đầu tư, số lượng bất động sản không nhiều chủng loại và không phong phú. Nhân viên môi giới còn chưa thực sự coi sự hài lòng của khách hàng là cốt lõi của sản phẩm môi giới, chế độ thưởng chưa thực sự là động lực để nhân viên hoàn thiện kỹ năng nghiệp vụ. Chưa có sự gắn kết trực tiếp lợi ích doanh nghiệp và lợi ích riêng của cán bộ và nhân viên các phòng như quản trị hành chính, tư vấn bất động sản, phòng lưu trữ thông tin, phòng tài chính kế toán, ban lãnh đạo trung tâm. Chưa có sự phối hợp tốt giữa các bộ phận như nhân viên môi giới, nhân viên tư vấn, nhân viên lưu trữ. Hoạt động môi giới hay tư vấn không đạt hiệu quả cao, thời gian phục vụ khấch hang còn lâu do không có đủ dữ liệu hay dữ liệu lưu trữ không đầy đủ và không cập nhập. Phòng lưu trữ thông tin bất động sản còn chủ yếu lưu trữ thông tin khách hàng đã giao dịch, bất động sản có đủ điều kiện giao dịch, chưa có danh sách những khách hàng tiềm năng và bất động sản tiềm năng. Mức lương và thu nhập của nhân viên môi giới còn phụ thuộc rất nhiều vào sự tích cực của thị trường, chưa thực sự phát huy được kỹ năng, hiệu qủa bán hàng hay môi giới. Đề xuất giải pháp quản lý : + Toàn bộ cán bộ và nhân viên của trung giao dịch hương lương và thưởng theo doanh thu và theo chất lượng dịch vụ. 9 + Khuyến khích phân mảng thị trường, nhóm khách hàng, cơ sở dư liệu riêng cho từng nhân viên môi giới, lưu trữ, tư vấn chịu trách nhiệm quản lý và phát triển đồng thời cũng có thể sử dụng chung toàn bộ dữ liệu cho tất cả các nhân viên. Khuyến khích nhân viên phát trỉển theo nhóm trên cơ sở tính phong phú, đầy đủ, hiệu quả sử dụng thông tin đánh giá hiệu quả công việc của các nhân viên từng bộ phận. + Hoạt động marketing hiệu quả còn chưa cao, chưa đánh giá được mối quan hệ giữa các hoạt động, kinh phí marketing, và hiệu quả kinh doanh của trung tâm giao dịch bất động sản. V. KIẾN NGHỊ VỚI CƠ QUAN QUẢN LÝ CẤP TRÊN - Gắn kết trực tiếp chế độ lương và thưởng toàn bộ cán bộ và nhân viên trung tâm giao dịch bất động sản vào hiệu quả kinh doanh. - Phát triển hình thức môi giới, phục vụ khách hàng thông qua mạng, cung cấp thông tin, tư vấn 1 phần dịch vụ miễn phí qua mạng. Cung cấp 1 phần dữ liệu lưu trữ qua mạng hay tư vấn 1 số dịch vụ qua mạng thông qua đóng góp định kỳ. - Tập trung phát triển dịch vụ và giao dịch cho các bất động sản không thuộc dự án do công ty làm chủ đầu tư. - Tăng cường liên kết hoạt động với các trung tâm giao dịch bất đông sản khác thông qua trao đổi thông tin, khách hàng, và liên kết thành mạng các trung tâm giao dịch. - Toàn thể cán bộ và nhân viên trung tâm giao dịch bất động sản cần phải đựơc thường xuyên đào tạo, cập nhập những cơ sở pháp lý mới, kỹ năng mới trong bán hàng, tiếp thị và dịch vụ để góp phần nâng cao tính cạnh tranh của doanh nghiệp. VI. KẾT LUẬN 10 - Trên đây là phần trinh bày về cơ cấu tổ chức và quản lý văn phòng của trung tâm giao dịch bất động sản DIC - Tổng công ty Đầu tư Phát triển xây dựng với những ưu điểm và nhược điểm trong quá trình hoạt động. - Qua một khoá học ngắn hạn về môi giới bất động sản, qua kinh nghiệm của bản thân và các thông tin được cung cấp bởi trung tâm giao dịch bất động sản, nơi thực tập và quá trình làm việc còn chưa đầy đủ, nên bài viết chỉ mang tính chất khái quát, phân tích hoạt động và quản lý. Những kiến nghị và đề xuất trên đây mang tính chủ quan nhằm hoàn thiện quản lý và tổ chức tại trung tâm. Xin chân thành cảm ơn! 11