Tài liệu Kỹ năng kiểm soát quá trình mbp

Kỹ năng kiểm soát quá trình-MBP Part 1 Dành cho nhà quản lý Lời giới thiệu Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 2 Mục đích Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:  Thiết lập đƣợc phƣơng pháp kiểm soát theo quá trình.  Phƣơng pháp setup các loại tài liệu quản lý nhƣ sổ tay, thủ tục, quy định, hƣớng dẫn, biểu mẫu… XÂY DỰNG CÔNG NGHỆ SETUP QUÁ TRÌNH  Tài liệu gồm 2 phần: Phần 1 về định nghĩa.., cách thức thiết lập và kiểm soát quá trình. Phần 2 dành cho các tài liệu khác (hệ thống tài liệu của DN, kiểm soát tài liệu bộ phận, kiểm soát hồ sơ)./. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 3 1/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ MBP 1.1 Khái niệm: 1.1.1Quá trình: + Định nghĩa 1: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1), quá trình là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau và tƣơng tác để biến đầu vào thành đầu ra. + Định nghĩa 2: Ngắn gọn hơn, mọi hoạt động hay tập hợp hoạt động sử dụng các nguồn lực để biến đầu vào thành đầu ra có thể xem nhƣ một quá trình. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 4 1.1.2 Phƣơng pháp quản lý MBP Phƣơng pháp quản lý theo quá trình (management by process) là phƣơng pháp quản lý dựa trên việc phân loại các hoạt động theo các quá trình. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 5 1.1.3 Yêu cầu quản lý quá trình trong tổ chức:  Mỗi quá trình phải tạo ra GTGT.  Cách tiếp cận theo quá trình.  Quản lý chuỗi cung ứng nội bộ.  Cách tiếp cận theo hệ thống các quá trình Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 6 1.2 Phân biệt MBP và MBO  Hiện nay các nhà quản lý đang tiếp cận quản lý theo hai hƣớng chính là: + Quản lý theo mục tiêu (management by object – MBO). + Quản lý theo quá trình – MBP.  Vẫn chƣa có quan điểm thống nhất về sử dụng phƣơng pháp quản lý nào hiệu quả hơn, nhƣng chúng ta có thể tiếp cận hai phƣơng pháp này qua bảng so sánh sau đây. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 7 Bảng so sánh MBO – MBP. Tiêu chí so sánh Kết quả công việc MBO + Đảm bảo theo mục tiêu đề ra. MBP + Hiệu quả + Làm đúng việc. + Kiểm soát đƣợc công việc chi tiết, nhƣng chƣa chắc đã đảm bảo mục tiêu. + Hiệu năng + Làm việc đúng. Ngƣời sử dụng Thƣờng là quản lý cấp cao và cấp trung Thƣờng là quản lý cấp trung và cấp thấp Ƣu điểm Thuận lợi cho công việc khó kiểm soát hoặc đo lƣờng. Thuận lợi cho công việc khó xác định mục tiêu. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 8 1.3 Ý nghĩa của áp dụng MBP: 1.3.1 Xây dựng các tài liệu phục vụ cho DN một cách hệ thống, thống nhất. 1.3.2Kiểm soát đƣợc chi tiết việc thực hiện công việc thông qua việc xây dựng lƣu đồ quy trình, xác định các điểm kiểm soát… 1.3.3 Quản lý tốt các công việc khó xác định mục tiêu. 1.3.4 Xác định chi tiết nhu cầu của khách hàng, phân tích quy trình hành vi. 1.3.5 Xây dựng, chuẩn hoá dòng lƣu thông sản phẩm hay thông tin trong DN. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 9 1.3 Ý nghĩa của MBP (tt) 1.3.6 Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của MBP là làm sáng tỏ những “giao lộ” thông tin giữa các bộ phận hay nhân viên với nhau. 1.3.7 Áp dụng MBP là một trong 8 nguyên tắc quản lý chất lƣợng theo mô hình ISO 9001:2000:  Hƣớng vào khách hàng – Customer Focus.  Sự lãnh đạo – Leadership. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 10 1.3 Ý nghĩa của MBP (tt) Có sự tham gia của mọi ngƣời – Involvement of people. Cách tiếp cận theo quá trình – Proces approach. Cách tiếp cận theo hệ thống - System approach to management. Cải tiến liên tục – Continual improment. Quyết định dựa trên sự kiện – Fatual approach to decision making. Quan hệ hợp tác có lợi với nhà cung ứng – Mutually beneficial supplier relationship. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 11 1.4 Yêu cầu của hệ thống tài liệu  Tạo thành hệ thống tài liệu cho DN đƣợc chuẩn hoá.  Kiểm soát đƣợc hệ thống tài liệu hiện hành thông từ quá trình soạn thảo, phân phối, lƣu trữ, chỉnh sửa..  Phê duyệt tài liệu trƣớc khi ban hành.  Xem xét, cập nhật lại khi cần thiết.  Đảm bảo sự nhận biết các thay đổi của tài liệu.  Đảm bảo tài liệu có sẵn nơi sử dụng.  Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết.  Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài đƣợc nhận biết.  Ngăn ngừa sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 12 1.5 Khó khăn trong việc áp dụng MBP:  Hệ thống tài liệu không đủ để kiểm soát (SL). Chủ yếu là do tổ chức chƣa có kinh nghiệp trong việc set up quy trình.  Nội dung của hệ thống tài liệu quá sơ sài. Các tài liệu không phản ánh đủ các hoạt động thực tiễn đang diễn ra.  Quá ít biểu mẫu. Biểu mẫu sẽ là hồ sơ phản ánh các hoạt động của nhân viên. Quá ít biểu mẫu sẽ dẫn đến khó đo lƣờng và đánh giá hiệu quả công việc, khó giải quyết tranh chấp hay vi phạm. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 13 1.5 Khó khăn trong việc áp dụng (tt):  Thực tế hoạt động không áp dụng nhƣ tài liệu đã quy định.  Hệ thống tài liệu quá nhiều. Công ty không thể kiểm soát đƣợc tài liệu mới, lỗi thời.  Không tiến hành cải tiến, xem xét lại hệ thống tài liệu sau một thời gian.  Bệnh giấy tờ  ngoại lệ? Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 14 2/ QUÁ TRÌNH SET UP TÀI LIỆU 2.1 Khái niệm và phân biệt tài liệu – hồ sơ: + Tài liệu là những văn bản đƣợc ban hành mà mọi thành viên trong tổ chức phải tuân theo. + Hồ sơ là bằng chứng về việc thực hiện theo tài liệu. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 15 2.1 Khái niệm tài liệu hồ sơ (tt):  Các loại tài liệu bao gồm: + Sổ tay. + Thủ tục. + Quy định. + Hƣớng dẫn. + Biểu mẫu…  Ví dụ hồ sơ: biên bản vi phạm.  Trong phần I, chỉ xem xét đến quy trình setup các tài liệu là các thủ tục. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 16 2.2 Các bƣớc thiết lập THỦ TỤC            Xác định nhu cầu. Xác định mục đích. Xác định phạm vi. Xác định số bƣớc công việc. Xác định các điểm kiểm soát. Xác định ngƣời thực hiện. Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ. Xác định phƣơng pháp kiểm soát các bƣớc công việc. Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm. Mô tả/diễn giải các bƣớc công việc. Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 17 2.2.1 Xác định nhu cầu     Áp dụng tiêu chuẩn mới. Tái cấu trúc. Nâng cấp hệ thống. Do yêu cầu của các cấp quản lý… Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 18 2.2.2 Xác định mục đích:  Xác định bản chất của quy trình là gì? Thông thƣờng là GTGT của quy trình.  Quy trình cần tuân thủ các mục tiêu/chính sách của tổ chức ntn?  Ý nghĩa: toàn bộ các bƣớc công việc, phƣơng pháp kiểm soát, tần suất, thời hạn sẽ dựa trên mục đích setup quy trình.  VD: Xác định mục đích của quy trình book xe? Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 19 2.2.3 Phạm vi của thủ tục:  Phạm vi thủ tục đƣợc hiểu tƣơng tự nhƣ phạm vi điều chỉnh của một văn bản pháp luật.  Phạm vi điều chỉnh có thể là toàn bộ tổ chức, theo bộ phận, theo cá nhân, theo thời gian, không gian, lĩnh vực… Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 20