Tài liệu Kỷ năng thuyết trình ( www.sites.google.com/site/thuvientailieuvip )

CÊÍM NANG QUAÃN LYÁ KYÄ NÙNG THUYÏËT TRÒNH MAKING PRESENTATIONS TIM HINDLE Biïn dõch : DÛÚNG TRÑ HIÏÍN Hiïåu àñnh : NGUYÏÎN VÙN QUÒ (Ph.D.) NHAÂ XUÊËT BAÃN TÖÍNG HÚÅP THAÂNH PHÖË HÖÌ CHÑ MINH NÖÅI DUNG Lúâi giúái thiïåu 5 TRÒNH BAÂY HIÏÅU QUAÃ BAÂI THUYÏËT TRÒNH CHUÊÍN BÕ BUÖÍI THUYÏËT TRÒNH Xaác àõnh muåc tiïu Tòm hiïíu vïì cûã toåa Xûã lyá caác vêën àïì töí chûác Nùæm roä àõa àiïím Xaác àõnh roä muåc tiïu Thu thêåp taâi liïåu Sùæp xïëp caác yá chñnh Soaån thaão baâi thuyïët trònh Sûã duång caác phûúng tiïån höî trúå nghe-nhòn Thûåc têåp 6 8 10 14 18 20 22 26 30 34 Kiïím soaát sûå cùng thùèng cuãa baãn thên Thuyïët trònh möåt caách tûå tin Kïët luêån àaåt hiïåu quaã cao 46 50 54 KIÏÍM SOAÁT CÛÃ TOÅA Xeát àoaán têm traång cuãa cûã toåa Xûã lyá caác cêu hoãi ÛÁng phoá vúái sûå àöëi nghõch Àaánh giaá kyä nùng thuyïët trònh cuãa baãn thên 56 60 64 68 CHUÊÍN BÕ VÏÌ HÒNH THÛÁC VAÂ TÊM LYÁ Tûå tin vaâo baãn thên Phên tñch daáng veã bïn ngoaâi Xêy dûång hònh aãnh cú thïí tñch cûåc Caãi thiïån gioång noái Giaãi toãa traång thaái cùng thùèng 36 38 40 42 44 3 LÚÂI GIÚÁI THIÏÅU D uâ laâ möåt nhaâ huâng biïån giaâu kinh nghiïåm hay möåt diïîn giaã múái vaâo nghïì, quyïín saách Kyä nùng thuyïët trònh naây seä laâ möåt cêím nang böí ñch giuáp baån hoaân thiïån kyä nùng thuyïët trònh cuãa baãn thên. Trong quyïín saách naây, baån seä tòm thêëy nhûäng phûúng phaáp luyïån têåp hûäu ñch àïí thuyïët trònh thaânh cöng, thöng qua nhûäng hûúáng dêîn chi tiïët trong tûâng cöng àoaån, nhû lêåp kïë hoaåch, lûåa choån caác hònh thûác höî trúå vïì hònh aãnh-êm thanh, xûã lyá nhûäng cêu hoãi tûâ cûã toåa... Ngoaâi ra, quyïín saách coân àûa ra 101 lúâi khuyïn hûäu ñch vaâ quan troång giuáp baån coá àûúåc sûå tûå tin cêìn thiïët àïí xûã lyá hiïåu quaã nhûäng vêën àïì trong cöng viïåc haâng ngaây. Phêìn baâi têåp cuöëi saách seä giuáp baån tûå kiïím tra vaâ àaánh giaá sûå tiïën böå cuãa baãn thên qua möîi lêìn thuyïët trònh. Quyïín saách naây seä laâ möåt cêím nang hûúáng dêîn thiïët thûåc cho nhûäng ai àang laâm cöng taác quaãn lyá cuäng nhû nhûäng ai quan têm àïën viïåc thuyïët trònh hiïåu quaã. 5 KYÄ NÙNG THUYÏËT TRÒNH CHUÊÍN BÕ BUÖÍI THUYÏËT TRÒNH Àïí buöíi thuyïët trònh thaânh cöng, baån phaãi àaãm baão thûåc hiïån hai cöng àoaån chuêín bõ vaâ têåp luyïån thêåt nghiïm tuác. Nïëu baån daânh thúâi gian chuêín bõ caâng cêín thêån, thò cú höåi thaânh cöng caâng cao. XAÁC ÀÕNH MUÅC TIÏU rûúác khi truyïìn àaåt thöng tin àïën T ngûúâi nghe, baån cêìn thûåc hiïån cöng taác chuêín bõ, xaác àõnh àêu laâ muåc tiïu muöën àaåt àûúåc. Têåp trung vaâo muåc tiïu cuãa buöíi thuyïët trònh thöng qua caác cöng àoaån cuãa quaá trònh chuêín bõ seä àaãm baão baâi thuyïët trònh cuãa baån àaåt hiïåu quaã cao nhêët. 1 Sau khi viïët xong baâi dûå thaão thuyïët trònh, haäy tiïëp tuåc chónh sûãa àïën mûác hoaân thiïån nhêët. MUÅC TIÏU NHÛÄNG ÀIÏÍM CÊÌN NHÚÁ baây àuáng, àún giaãn vaâ ài • Trònh thùèng vaâo vêën àïì. Ngûúâi nghe seä àaánh giaá cao caách • trònh baây thïí hiïån kiïën thûác sêu • 6 röång, vaâ àûúåc trònh baây ngùæn goån, suác tñch. Thaái àöå tñch cûåc, nhiïåt tònh vaâ löi cuöën seä quyïët àõnh sûå thaânh cöng cuãa buöíi thuyïët trònh. Ngûúâi nghe thûúâng nhúá àïën nhûäng yïëu töë naây hún nöåi dung cuãa baâi thuyïët trònh. Trûúác hïët, baån haäy suy nghô nöåi dung vaâ caách trònh baây nhû thïë naâo àïí truyïìn àaåt àïën ngûúâi nghe möåt caách hiïåu quaã nhêët. Chiïën lûúåc cuãa baån phuå thuöåc vaâo ba yïëu töë: thöng àiïåp muöën gûãi gùæm; ngûúâi nghe vaâ bêìu khöng khñ taåi àõa àiïím thuyïët trònh. Tiïëp theo, haäy kiïím tra laåi muåc àñch cuãa buöíi thuyïët trònh vaâ tûå àaánh giaá xem muåc àñch àoá àún giaãn hay quaá phûác taåp. Àöìng thúâi nghô vïì nhûäng àöëi tûúång coá khaã nùng àïën tham dûå, cuäng nhû caách hoå tiïëp nhêån baâi thuyïët trònh cuãa baån. Sau àoá, baån tûå hoãi liïåu àêy coá phaãi laâ caách maâ mònh muöën ngûúâi nghe tiïëp nhêån baâi thuyïët trònh khöng. Nïëu khöng, baån cêìn chónh sûãa laåi muåc àñch cuãa buöíi thuyïët trònh. CHUÊÍN BÕ BUÖÍI THUYÏËT TRÒNH ÀAÁNH GIAÁ NÙNG LÛÅC Trûâ phi laâ möåt diïîn viïn àûúåc àaâo taåo, nïëu khöng baån rêët khoá "àoáng kõch" trûúác nhiïìu ngûúâi khaác. Vò vêåy, töët nhêët baån nïn xaác àõnh caác ûu àiïím cuãa mònh vaâ têåp trung phaát huy töëi àa chuáng. Vñ duå, nïëu súã hûäu möåt gioång noái truyïìn caãm vaâ roä raâng, baån haäy xem àoá laâ möåt lúåi thïë; nhû kïí möåt cêu chuyïån nguå ngön haâi hûúác, nhûng ngùæn goån vaâ phuâ húåp trong nhûäng buöíi thuyïët trònh nhùçm muåc àñch taåo sûå thû giaän vaâ hûáng khúãi, sau àoá tiïëp tuåc quay laåi vúái nöåi dung chñnh cuãa baâi thuyïët trònh. 2 Têåp húåp caác yá tûúãng tûúng tûå nhau àïí taåo nïn möåt chuã àïì. TRÒNH BAÂY MÖÅT CAÁCH TÛÅ TIN f Trong buöíi thuyïët trònh, baån haäy sûã duång triïåt àïí nhûäng kyä nùng thaânh thaåo cuãa mònh. Àiïìu àoá seä giuáp baån kiïím soaát àûúåc têm trñ cuãa mònh khi àûáng trûúác cûã toåa. GIAÃM BÚÁT SÛÅ SÚÅ HAÄI NHÛÄNG SÚÅ HAÄI THÖNG THÛÚÂNG CÙNG THÙÈNG QUAÁ ÀÖÅ Baån khöng thïí thû giaän. Baån quïn mêët nhûäng gò àõnh noái vaâ khöng thïí xoay chuyïín àûúåc tònh thïë. CÛÃ TOÅA KHÖNG TÊÅP TRUNG Ngûúâi nghe khöng coân hûáng thuá, quan têm vaâ trao àöíi vúái nhau. CÛÃ TOÅA “ÀÖËI NGHÕCH” Baån luön bõ ngûúâi khaác ngùæt lúâi vaâ cöng kñch bùçng nhûäng cêu hoãi hoác buáa vaâ khöng mêëy thiïån caãm. THIÏËT BÕ HÖÎ TRÚÅ COÁ SÛÅ CÖË Thiïët bõ höî trúå bõ truåc trùåc, hoùåc baån quïn caách sûã duång chuáng khiïën baån luáng tuáng. GIAÃI PHAÁP THÛÅC TÏË Haäy chuêín bõ bùçng caách thuyïët trònh thûã trûúác gûúng, hoùåc ngay taåi àõa àiïím thuyïët trònh trûúác khi diïîn ra chñnh thûác nïëu coá thïí. Haäy àïí baâi gúåi yá phaát biïíu trong têìm mùæt cuãa baån vaâ hñt möåt húi thêåt sêu, röìi móm cûúâi trûúác khi cêët gioång. Phaãi baão àaãm nhûäng vêën àïì baån àang trònh baây àûúåc moåi ngûúâi quan têm, nïëu khöng haäy cùæt boã. Cêìn phaãi taåo ra bêìu khöng khñ söi nöíi, liïn tuåc thay àöíi töëc àöå trònh baây vaâ giûä caách giao tiïëp bùçng mùæt vúái ngûúâi nghe. Luön toã ra lõch sûå vaâ nhaä nhùån. Nïëu ngûúâi nghe hiïíu biïët vïì lônh vûåc baån àang trònh baây, nïn chiïìu theo yá hoå. Àöëi vúái nhûäng cêu hoãi khoá, baån nïn hûúáng trúã laåi phña ngûúâi àùåt ra cêu hoãi. Cêìn traánh sûã duång nhûäng thiïët bõ hiïån àaåi maâ baån chûa thaânh thaåo. Ngay trûúác buöíi thuyïët trònh, baån haäy kiïím tra laåi caác thao taác sûã duång cho thuêìn thuåc. 7 KYÄ NÙNG THUYÏËT TRÒNH TÒM HIÏÍU VÏÌ CÛÃ TOÅA B aån nïn thu thêåp caâng nhiïìu thöng tin vïì nhûäng ngûúâi àïën tham dûå buöíi thuyïët trònh caâng töët. Baån dûå àõnh múâi nhûäng ai? Àöìng nghiïåp cuãa baån chiïëm bao nhiïu trong söë cûã toåa àoá? Sau khi nùæm àûúåc thöng tin vïì nhûäng ngûúâi seä àïën tham dûå, baån haäy chónh sûãa baâi thuyïët trònh cuãa mònh sao cho phuâ húåp nhùçm mang laåi möåt sûå phaãn höìi tñch cûåc nhêët tûâ ngûúâi nghe. 3 Àaãm baão möîi ngûúâi nghe àïìu thu àûúåc möåt kïët quaã naâo àoá khi buöíi thuyïët trònh kïët thuác. ÀAÁNH GIAÁ VÏÌ CÛÃ TOÅA NHÛÄNG CÊU HOÃI DAÂNH CHO BAÅN Söë lûúång ngûúâi nghe dûå kiïën laâ ? bao nhiïu? ? Tuöíi trung bònh laâ bao nhiïu? ? Tyã lïå giûäa nam vaâ nûä? i nghe àaä àûúåc thöng baáo ? Ngûúâ àêìy àuã vïì chuã àïì baån àõnh trònh baây chûa? i nghe tûå nguyïån hay àûúåc ? Ngûúâ yïu cêìu àïën tham dûå buöíi thuyïët trònh? ng àiïím chung cuãa ngûúâi ? Nhûä nghe laâ gò? ? Nhûäng ngûúâi naây coá àõnh kiïën khöng? àöå vùn hoáa cuãa nhûäng ngûúâi ? Trònh naây? i baån quen biïët chiïëm bao ? Ngûúâ nhiïu phêìn trùm? 4 8 Haäy luön nhúá mònh àang noái chuyïån vúái cûã toåa, chûá khöng phaãi cûá noái maâ khöng quan têm àïën sûå phaãn höìi. Àïí coá thïí truyïìn àaåt thöng àiïåp möåt caách hiïåu quaã, baån cêìn lûu yá àïën trònh àöå vùn hoáa vaâ quan àiïím cuãa ngûúâi nghe. Àöìng thúâi tñnh túái phaãn ûáng cuãa ngûúâi nghe trûúác khi baån àõnh àïì cêåp àïën möåt vêën àïì nhaåy caãm, vò àiïìu naây coá thïí aãnh hûúãng àïën bêìu khöng khñ cuãa buöíi thuyïët trònh. Nïëu baån biïët möåt söë cûã toåa coá quan àiïím cûáng rùæn, haäy thêån troång vaâ chó nïu lïn nhûäng vêën àïì coân tranh caäi khi trong tay àaä coá nhûäng chûáng cûá, lêåp luêån töët. Ngoaâi ra, baån nïn nhúá rùçng sûå haâi hûúác khöng àuáng luác àöi khi gêy phaãn caãm. Do àoá baån haäy choån loåc vaâ sûã duång nhûäng cêu chuyïån vui, lúâi noái àuâa àuáng luác àïí àem laåi hiïåu quaã cao nhêët. THU THÊÅP THÖNG TIN VÏÌ CÛÃ TOÅA Nguöìn cung cêëp nhûäng thöng tin vïì cûã toåa laâ nhûäng ngûúâi töí chûác buöíi thuyïët trònh. Baån coá thïí àïì nghõ ban töí chûác cung cêëp baãn danh saách caác àaåi biïíu tham dûå. Trong trûúâng húåp àöëi tûúång thuyïët trònh laâ khaách haâng tiïìm nùng, baån coá thïí tòm hiïíu hoå thöng qua nhûäng ngûúâi quen biïët trong ngaânh. Coân nïëu laâ möåt cuöåc hoåp cöng cöång, baån nïn tòm thöng tin trïn baáo chñ àõa phûúng àïí coá thïí nùæm roä nhûäng möëi quan têm chñnh cuãa cû dên àõa phûúng. Haäy vêån duång töët thöng tin àïí baâi thuyïët trònh cuãa baån khöng nhûäng àïì cêåp àïën nhûäng vêën àïì hoå àang quan têm, maâ coân taåo àûúåc möëi àöìng caãm, tûúng àùæc. CHUÊÍN BÕ BUÖÍI THUYÏËT TRÒNH ÀAÃM BAÃO TÑNH LINH HOAÅT Quy mö cûã toåa coá aãnh hûúãng rêët lúán àïën kïët cêëu baâi thuyïët trònh. Nïëu cûã toåa àûúåc chia ra tûâng nhoám nhoã, diïîn giaã vaâ ngûúâi nghe seä coá rêët nhiïìu cú höåi àïí coá thïí giao lûu, trao àöíi thên mêåt. Baån coá thïí traã lúâi cêu hoãi cuãa ngûúâi nghe möåt caách cuå thïí, hoùåc àïì nghõ ngûúâi nghe cho biïët yá kiïën vïì vêën àïì baån àang trònh baây. Coân àöëi vúái cûã toåa coá söë lûúång lúán, buöíi thuyïët trònh cuãa baån phêìn lúán chó mang tñnh möåt chiïìu. Do àoá, baån cêìn coá möåt caách tiïëp cêån hoaân toaân khaác. Trong trûúâng húåp naây, sûå roä raâng, chñnh xaác vaâ dïî hiïíu laâ nhûäng yïëu töë quan troång àïí duy trò sûå chuá yá cuãa ngûúâi nghe suöët buöíi thuyïët trònh. 5 Trong khi thuyïët trònh, haäy löi cuöën sûå tham gia trûåc tiïëp cuãa caác cûã toåa caâng nhiïìu caâng töët. ÀIÏÌU CHÓNH BAÂI THUYÏËT TRÒNH THEO QUY MÖ CÛÃ TOÅA QUY MÖ CÛÃ TOÅA Àûúåc xem laâ ñt khi söë lûúång cûã toåa chûa àïën 15 ngûúâi. Phêìn lúán moåi ngûúâi àaä coá ñt nhêët möåt lêìn trònh baây trûúác cûã toåa coá quy mö nhoã nhû vêåy trong quaá trònh laâm viïåc, hoåc têåp. KIÏÍU THUYÏËT TRÒNH CHÑNH THÛÁC AÁp duång caác quy trònh chñnh thûác cho nhûäng cuöåc hoåp, buöíi giúái thiïåu saãn phêím vúái khaách haâng tiïìm nùng vaâ thuyïët trònh taåi caác cú quan, cöng súã. KHÖNG CHÑNH THÛÁC Phaá boã khoaãng caách, taåo bêìu khöng khñ thên mêåt, gêìn guäi trong nhûäng buöíi giúái thiïåu saãn phêím múái cho caác nhaâ cung cêëp quen thuöåc hoùåc khi thuyïët trònh cho caác àöìng nghiïåp. SÖË LÛÚÅNG NHIÏÌU CHÑNH THÛÁC Àûúåc xem laâ nhiïìu khi söë lûúång cûã toåa trïn 15 ngûúâi. Nïëu baån àaä coá kinh nghiïåm, thò viïåc thuyïët trònh trûúác cûã toåa úã quy mö naây seä dïî daâng hún. AÁp duång caác quy trònh chñnh thûác nhû khi phaát biïíu taåi höåi nghõ hoùåc taåi cuöåc gùåp mùåt khaách haâng haâng nùm cuãa cöng ty. KHÖNG CHÑNH THÛÁC Vêån duång nhûäng quy trònh khöng chñnh thûác khi tham gia trònh baây möåt vêën àïì naâo àoá taåi höåi nghõ. PHÛÚNG PHAÁP TIÏËP CÊÅN • Súám thiïët lêåp giao tiïëp bùçng mùæt vúái tûâng cûã toåa. • Luön àöëi diïån vúái cûã toåa - àiïìu naây seä giuáp duy trò sûå chuá yá cuãa hoå. • Trao àöíi hai chiïìu vúái cûã toåa bùçng caách khuyïën khñch hoå àùåt cêu hoãi. • Àïì nghõ tûâng cûã toåa coá yá kiïën, nhûng yïu cêìu ngùæn goån. • Àaãm baão têët caã, àùåc biïåt nhûäng ngûúâi ngöìi úã cuöëi phoâng hoåp coá thïí nghe roä baâi thuyïët trònh cuãa baån. • Liïn kïët, toám tùæt, nhêën maånh vaâ nhùæc laåi nhûäng yá chñnh. • Trònh baây chêåm, maåch laåc vaâ roä raâng. • Nïn trònh baây vêën àïì möåt caách bao quaát vaâ àún giaãn. Chó ài vaâo chi tiïët nïëu àûúåc yïu cêìu. 9 KYÄ NÙNG THUYÏËT TRÒNH XÛÃ LYÁ CAÁC VÊËN ÀÏÌ TÖÍ CHÛÁC C öng taác töí chûác vaâ chuêín bõ chu àaáo seä àaãm baão cho buöíi thuyïët trònh àaåt hiïåu quaã cao nhêët. Vò vêåy, viïåc lïn kïë hoaåch súám, cêín thêån vaâ thiïët thûåc seä giuáp baån coá nhiïìu thúâi gian hún àïí têåp trung hoaân thiïån baâi thuyïët trònh, àöìng thúâi traánh àûúåc caác vêën àïì coá thïí naãy sinh. 6 Nïn quan saát trûúác àõa àiïím töí chûác thuyïët trònh àïí laâm quen vúái khung caãnh àoá. SÙÆP XÏËP LÕCH TRÒNH CÊN NHÙÆC NHÛÄNG ÀIÏÍM QUAN TROÅNG CÖNG TAÁC CHUÊÍN BÕ Tòm kiïëm vaâ thu thêåp caác thöng tin àêìy àuã vaâ chñnh xaác. Ai chõu traách nhiïåm töí chûác thuyïët trònh? Di chuyïín bùçng phûúng tiïån gò? Lïn kïë hoaåch vaâ kiïím tra viïåc ài laåi. ÀÕA ÀIÏÍM Àõa àiïím coá quy mö vaâ kiïën truác nhû thïë naâo? ÚÃ àoá àaä coá sùén nhûäng trang thiïët bõ gò? Àïì nghõ ban töí chûác cung cêëp sú àöì àõa àiïím. Cêìn böí sung nhûäng thiïët bõ gò? THÚÂI GIAN BIÏÍU Nhûäng ai phaát biïíu trûúác baån? Ai giúái thiïåu baån lïn thuyïët trònh? 10 Tham khaão caách trònh baây cuãa hoå, vaâ ruát kinh nghiïåm hoåc hoãi. Àaãm baão ngûúâi naây àaä nùæm roä nhûäng thöng tin vïì baån. Ngay tûâ àêìu, baån haäy xem xeát buöíi thuyïët trònh möåt caách töíng thïí. Nïëu àõa àiïím thuyïët trònh khöng thuöåc àõa phûúng baån cû truá, cêìn lïn kïë hoaåch cho viïåc ài laåi vaâ ùn nghó trûúác. Trûúác khi buöíi thuyïët trònh diïîn ra chñnh thûác, baån haäy daânh ra khoaãng 3 tiïëng àïí chuêín bõ sùén saâng vïì ngoaåi hònh vaâ têm lyá cho baãn thên mònh. Ngoaâi ra, baån cêìn daânh khoaãng 1 tiïëng àïí suy xeát kyä toaân böå baâi thuyïët trònh vaâ nïëu coá thïí, haäy thûã têåp thuyïët trònh taåi àõa àiïím diïîn ra thuyïët trònh. Chuêín bõ trûúác möåt böå quêìn aáo tûúm têët àïí mùåc vaâo ngaây höm àoá. Nïëu baån laâ ngûúâi àêìu tiïn phaát biïíu, àûâng quïn kiïím tra caác thiïët trõ höî trúå trûúác khi bùæt àêìu buöíi thuyïët trònh. 7 Xêy dûång lõch trònh cöng viïåc chuêín bõ cho ngaây thuyïët trònh. CHUÊÍN LÏN KÏË HOAÅCH ÀI LAÅI Baån cêìn tñnh toaán kyä lûúäng thúâi àiïím khúãi haânh àïí traánh tònh traå n g àïë n muöå n vaâ khöng àuã thúâi gian chuêín bõ. Baån haäy tñnh thúâi àiïím coá mùåt taåi àõa àiïím thuyïët trònh, cöång thïm thúâi gian ài laåi, vaâ sau àoá cöång thïm ñt nhêët 1 tiïëng àïí àaãm baão an toaân. Nïëu phaãi di chuyïín xa, bùçng caác phûúng tiïån maáy bay, taâu hoãa... baån haäy dûå truâ trûúâng húåp phûúng tiïån chêåm trïî, bõ truåc trùåc cöång vúái thúâi gian àïën àõa àiïím thuyïët trònh. Hoùåc nïëu di chuyïín àûúâng daâi, baån cêìn böë trñ thúâi gian nghó ngúi vaâ phuåc höìi sûác khoã e trûúá c khi tham dûå thuyïët trònh. BÕ BUÖÍI THUYÏËT TRÒNH CAÁC YÏU CÊÌU ÀÙÅT RA CHO VIÏÅC ÀI LAÅI Buöíi thuyïët trònh diïîn ra úã àêu? Baån seä ài bùçng phûúng tiïån gò? 9 Haäy têån duång thúâi gian di chuyïín àïí chuêín bõ cöng viïåc thuyïët trònh àûúåc chu àaáo hún. Vúái möîi giúâ àöìng höì thuyïët trònh, baån haäy daânh ra 10 giúâ àïí chuêín bõ. Nïëu sûác khoãe khöng àûúåc töët, baån cêìn chuêín bõ möåt söë loaåi thuöëc cêìn thiïët Baån cêìn dûå phoâng thúâi gian trong trûúâng húåp phûúng tiïån àïën trïî khöng? Chuyïën ài mêët bao lêu? Baån cêìn àùng kyá trûúác phoâng nghó khöng? 8 Kïët húåp chuyïën ài vúái chuyïën tham quan àõa àiïím diïîn ra thuyïët trònh. Baån coá thïí sûã duång thúâi gian naây àïí laâm möåt söë cöng viïåc khaác. Lïn kïë hoaåch chi tiïu húåp lyá. DAÂNH THÚÂI GIAN CHUÊÍN BÕ Nhûäng baâi thuyïët trònh thaânh cöng nhêët thûúâng rêët àún giaãn, suác tñch vaâ coá veã hêìu nhû khöng töën nhiïìu thúâi gian, cöng sûác chuêín bõ. Thêåt ra, àêy chñnh laâ kïët quaã cuãa möåt quaá trònh chuêín bõ, nghiïn cûáu cöng phu vaâ lao àöång nghiïm tuác. Vñ duå: võ chuã tõch cuãa möåt cöng ty phaãi mêët nhiïìu tuêìn múái soaån thaão àûúåc möåt baâi töíng kïët baáo caáo hoaåt àöång haâng nùm trûúác caác cöí àöng. Hoùåc möåt chuyïn gia huêën luyïån phaãi töën nhiïìu cöng sûác trong thúâi gian àêìu àïí chónh sûãa phêìn giúái thiïåu trong caác biïn baãn hoåp cuãa nhên viïn thûåc têåp. Haäy bùæt tay vaâo cöng taác chuêín bõ ñt nhêët 4 tuêìn trûúác khi buöíi thuyïët trònh diïîn ra àïí coá àuã thúâi gian hònh thaânh caác yá tûúãng vaâ thu thêåp caác thöng tin tham khaão cêìn thiïët. Khi baån àaä coá kinh nghiïåm, thúâi gian chuêín bõ coá thïí ruát ngùæn hún. 11 KYÄ NÙNG THUYÏËT TRÒNH XÊY DÛÅNG VAÂ KIÏÍM TRA LÕCH TRÒNH Àöëi vúái caác diïîn giaã, bao göìm nhûäng ngûúâi coá kinh nghiïåm töí chûác rêët khoa hoåc, cuäng àïìu hiïíu roä coá rêët nhiïìu àiïìu cêìn ghi nhúá trûúác khi bùæt àêìu thuyïët trònh. Do àoá, cöng viïåc thiïët lêåp möåt lõch trònh vaâ liïåt kï caác taâi liïåu, phûúng tiïån höî trúå coá thïí cêìn àïën trong buöíi thuyïët trònh rêët quan troång, khöng keám so vúái cöng viïåc têåp trònh baây baâi thuyïët trònh. Àïí laâm àiïìu naây, trûúác hïët laâ lêåp möåt danh saách caác cöng viïåc cêìn phaãi laâm trong quaá trònh chuêín bõ. Tiïëp àïën kiïím tra kyä danh saách naây vaâ cöë gùæng dûå phoâng trûúác nhûäng vêën àïì coá thïí xaãy ra. Nïëu àõa àiïím thuyïët trònh diïîn ra ngoaâi cöng ty, baån haäy ghi laåi söë àiïån thoaåi àïí àöìng nghiïåp coá thïí liïn laåc vúái baån trong trûúâng húåp cêìn thiïët, song cêìn lûu yá thúâi gian baån àang phaát biïíu àïí hoå khöng laâm phiïìn baån trûúác hoùåc trong thúâi àiïím quan troång naây, trûâ trûúâng húåp thêåt khêín cêëp. 10 11 Nïn khùèng àõnh laåi vúái ban töí chûác vïì caác chi tiïët liïn quan àïën buöíi thuyïët trònh bùçng vùn baãn. Nhúá chuá yá àïën trònh àöå chuyïn mön cuãa caác diïîn giaã phaãn biïån. TÛÅ TÖÍ CHÛÁC MÖÅT BUÖÍI THUYÏËT TRÒNH NHÛÄNG ÀIÏÍM CÊÌN NHÚÁ n kiïím tra caác àõa àiïím tiïìm • Cêì nùng xem noá coá phuâ húåp vúái yïu • • • • • • 12 cêìu khöng. Quy mö cûã toåa coá yá nghôa quyïët àõnh àöëi vúái viïåc choån lûåa àõa àiïím. Cöë gùæng traánh àïí quan àiïím hay àõnh kiïën caá nhên aãnh hûúãng àïën viïåc lûåa choån diïîn giaã. Cêìn chuêín bõ danh saách caác diïîn giaã thay thïë trong trûúâng húåp nhûäng ngûúâi àûúåc múâi khöng àïën dûå. Cêìn traánh trûúâng húåp caác diïîn giaã ganh àua vïì chuyïn mön. Caác cêu hoãi hay nhêån xeát cuãa cûã toåa cêìn phaãi àûúåc thöng qua chuã toåa trûúác. Thöng baáo súám vïì caác chi tiïët nhû: thúâi gian, àõa àiïím, trònh tûå tiïën haânh vaâ diïîn giaã trònh baây. Trong trûúâng húåp phaãi tûå mònh töí chûác buöíi thuyïët trònh, baån haäy lûu yá àïën möåt söë viïåc quan troång cêìn phaãi quyïët àõnh súám. Àoá laâ cöng viïåc liïn quan àïën àõa àiïím, diïîn giaã vaâ quy mö cûã toåa. Haäy lêåp danh saách caác àõa àiïím coá thïí sûã duång vaâ so saánh chuáng trïn cú súã caác àiïím maånh, àiïím yïëu vïì chi phñ, võ trñ, quy mö vaâ trang thiïët bõ. Baån haäy choån àõa àiïím phuâ húåp vúái quy mö cûã toåa vaâ kiïíu thuyïët trònh, sau àoá chuyïín caác thöng tin naây cho caác diïîn giaã khaác àïí hoå sùæp xïëp baâi thuyïët trònh cuãa mònh. Ngoaâi ra, baån cêìn dûå phoâng sùén möåt àõa àiïím thay thïë, àïì phoâng khaã nùng vaâo ngaây diïîn ra höåi thaão, àõa àiïím àaä choån xaãy ra sûå cöë. Vúái caác diïîn giaã, baån cêìn xem xeát kyä höì sú cuãa tûâng ngûúâi àïí àaãm baão têët caã àïìu àaåt trònh àöå chuyïn mön cêìn thiïët. Thöng baáo cho diïîn giaã caác thöng tin cêìn thiïët vaâ khùèng àõnh laåi vúái hoå caác chi tiïët trûúác buöíi thuyïët trònh. Tûúng tûå nhû vêën àïì àõa àiïím, baån cêìn luön dûå phoâng caác diïîn giaã àïí thay thïë khi cêìn thiïët. CHUÊÍN BÕ BUÖÍI THUYÏËT TRÒNH TÖÍ CHÛÁC MÖÅT BUÖÍI THUYÏËT TRÒNH THEO NHOÁM Trong trûúâng húåp töí chûác möåt buöíi thuyïët trònh nhoám, baån cêìn lûu yá thïm möåt söë vêën àïì khaác. NHÛÄNG VIÏÅC CÊÌN LAÂM Bñ quyïët àûa àïën thaânh cöng cuãa möåt buöíi thuyïët trònh nhoám laâ giûä vûäng àûúåc trònh tûå 1. Cung ûáng caác trang thiïët bõ cêìn tiïën haânh. Búãi vò buöíi thuyïët trònh rêët dïî rúi vaâo thiïët, phuâ húåp vúái yïu cêìu cuãa nhoám thuyïët trònh. tònh traång höîn loaån khi caác diïîn giaã tranh nhau phaát biïíu. Baån haäy thaão luêån trûúác vïì trònh tûå 2. Nïn kiïím tra àïí àaãm baão giûäa caác diïîn giaã khöng coá tû thuâ phaát biïíu cuãa caác thaânh viïn vaâ hoaân thaânh riïng. súám chûúng trònh nghõ sûå àïí caác thaânh viïn àïìu 3. Gûãi lúâi múâi diïîn giaã vaâ khùèng nùæm àûúåc trònh tûå thuyïët trònh. Do viïåc baám saát àõnh súám sûå tham dûå cuãa hoå. chûúng trònh nghõ sûå rêët quan troång, nïn baån cêìn lûåa choån möåt võ chuã toåa coá nhiïìu kinh 4. Thaão luêån vïì trònh tûå caác baâi phaát biïíu. nghiïåm àïí àiïìu haânh buöíi thuyïët trònh. Vïì diïîn giaã, baån cêìn tòm hiïíu kyä trònh àöå cuãa caác 5. Xêy dûång möåt thúâi gian biïíu chùåt cheä. diïîn giaã àûúåc choån. Àiïìu naây coá yá nghôa rêët quan troång. Búãi vò, nïëu nhûäng ngûúâi naây àïìu coá quan 6. Choån ngûúâi nhiïìu kinh nghiïåm àiïím giöëng nhau, thò phêìn trònh baây cuãa hoå khoá vaâo võ trñ chuã toåa. taåo àûúåc nhiïìu yá kiïën thaão luêån söi nöíi. Ngûúåc laåi, nïëu yá kiïën traái ngûúåc nhau, caác diïîn giaã coá thïí phaãn ûáng vúái nhau bùçng thaái àöå àöëi nghõch, tiïu cûåc. Vò thïë, nïëu MÚÂI CÛÃ TOÅA THAM DÛÅ cêìn thiïët, baån haäy sùæp xïëp phêìn Trong khi cên nhùæc vïì viïåc nïn múâi nhûäng ai hoãi - àaáp giûäa caác diïîn giaã vaâ cûã àïën dûå buöíi thuyïët trònh, baån cêìn lûu yá nhûäng toåa vaâo cuöëi buöíi thuyïët trònh. àiïím sau: • Ai coá lúåi khi nghe àûúåc nhûäng thöng tin taåi buöíi thuyïët trònh? • Baån muöën ngûúâi nghe hoåc àûúåc gò tûâ buöíi thuyïët trònh? • Laâm thïë naâo àïí coá àûúåc cûã toåa tiïu biïíu? Lïn kïë hoaåch thöng baáo röång raäi vïì sûå kiïån laâ Nghiïn cûáu vaâ tòm phêì n khöng thïí thiïëu trong quaá trònh chuêín bõ. hiïíu cûã toåa trûúác Sau khi àaä xaác àõnh àûúåc cûã toåa tiïu biïíu, baån khi gûãi giêëy múâi cêìn böë trñ àïí caác àöëi tûúång naây xem àûúåc caác tham dûå. thöng baáo vïì buöíi thuyïët trònh, vñ duå coá thïí àùng thöng baáo trong caác êën phêím thûúng maåi. Ngaây, giúâ vaâ àõa àiïím ghi trong thöng baáo phaãi roä raâng. Tiïëp àïën, haäy gûãi giêëy múâi trûåc tiïëp àïën nhûäng ngûúâi baån muöën coá mùåt taåi buöíi thuyïët trònh. 12 13 KYÄ NÙNG THUYÏËT TRÒNH NÙÆM ROÄ ÀÕA ÀIÏÍM N ïëu coá thïí, baån haäy xem xeát trûúác àõa àiïím àïí tòm ra caách böë trñ phuâ húåp cho buöíi thuyïët trònh. Nïëu khöng, haäy àïì nghõ ban töí chûác gûãi cho baån sú àöì chi tiïët àõa àiïím vaâ caác trang thiïët bõ àaä coá sùén. Baån nïn chuá yá xem xeát kyä hïå thöëng aánh saáng, êm thanh, chöî ngöìi vaâ nguöìn àiïån cung cêëp. 14 14 Khöng boã qua bêët kyâ chi tiïët naâo taåi àõa àiïím thuyïët trònh, duâ laâ möåt chi tiïët rêët nhoã. Giûä khu vûåc xung quanh cûãa ra vaâo thöng thoaáng, àaãm baão viïåc vaâo ra dïî daâng ÀAÁNH GIAÁ ÀÕA ÀIÏÍM Àõa àiïím quyïët àõnh khöng khñ cuãa buöíi thuyïët trònh. Möåt buöíi höåi hoåp thên mêåt trong cùn phoâng traân ngêåp aánh nùæng taåi khuön viïn trûúâng àaåi hoåc seä taåo cho cûã toåa coá àûúåc möåt löëi tû duy khaác xa so vúái bïn trong phoâng hoåp sang troång taåi möåt khaách saån lúán. Nïëu baån coá thïí àïën xem xeát trûúác àõa àiïím thuyïët trònh, haäy nhúá ghi laåi caâng nhiïìu chi tiïët caâng töët, trong àoá chuá yá àïën bêìu khöng khñ vaâ quy mö cuãa noá. Haäy xem xeát núi naây vaâo thúâi àiïím truâng vúái luác baån dûå àõnh trònh baây vaâo ngaây thuyïët trònh, àïí choån chöî àûáng, caách di chuyïín húåp lyá vúái möi trûúâng xung quanh àem laåi hiïåu quaã cao nhêët. Àöìng thúâi, baån nïn nhúá kiïím tra võ trñ cûãa ra vaâo, öí cùæm àiïån, cöng tùæc àeân vaâ viïåc chuêín bõ caác àöì ùn uöëng nheå (nïëu coá). 13 Àïí caác àöì ùn uöëng nheå úã núi khöng gêy mêët têåp trung cho buöíi thuyïët trònh Xaác àõnh öí cùæm àiïån vaâ kiïím tra tònh traång dêy nöëi Keáo maân cûãa söí àïí che búát aánh saáng khi sûã duång thiïët bõ höî trúå trûåc quan trïn maân aãnh Xaác àõnh võ trñ cöng tùæc àïí coá thïí giaãm àöå saáng trong phoâng khi sûã duång thiïët bõ höî trúå trûåc quan. e ÀAÁNH GIAÁ CAÁC YÏËU TÖË CÚ BAÃN Khi àïën xem xeát àõa àiïím thuyïët trònh, baån nïn xaác àõnh xem liïåu coá nhûäng vêåt caãn naâo che khuêët têìm mùæt cuãa cûã toåa khöng. Àöìng thúâi kiïím tra võ trñ cûãa ra vaâo, öí àiïån, caác thiïët bõ khaác vaâ cöë gùæng caãm nhêån bêìu khöng khñ trong phoâng thuyïët trònh. CHUÊÍN BÕ BUÖÍI THUYÏËT TRÒNH XEM CAÁC CHI TIÏËT 15 Khi xem xeát àõa àiïím thuyïët trònh, baån cêìn hïët sûác chuá troång àïën võ trñ vaâ viïåc ài laåi coá dïî daâng khöng? Àõa àiïím àoá gêìn sên bay, nhaâ ga, hay taâu àiïån ngêìm khöng? Coá nùçm dûúái àûúâng bay cuãa möåt sên bay lúán hay kïë bïn möåt nhaâ haâng suöët ngaây öìn aâo khöng? Coá nhûäng àöì vêåt coá thïí haån chïë têìm nhòn cuãa cûã toåa khöng? Coá thïí àiïìu chónh àûúåc nhiïåt àöå trong phoâng khöng? Nïëu coá, baån coá thïí thay àöíi àõa àiïím hay àiïìu chónh laåi têët caã nhûäng chi tiïët àoá, duâ laâ möåt chi tiïët nhoã nhêët. Quyïët àõnh súám vïì võ trñ lùæp àùåt caác thiïët bõ höî trúå trûåc quan. Böë trñ chöî àïí cûã toåa coá thïí àïën lêëy baâi thuyïët trònh sau buöíi thuyïët trònh Àaãm baão sên khêëu àûúåc chiïëu saáng àuã Kiïím tra võ trñ ngöìi cuöëi phoâng coá nghe roä tiïëng noái khöng Àûáng úã buåc vaâ noái nhû àang thuyïët trònh e KIÏÍM TRA ÊM THANH ÚÃ bêët kyâ àõa àiïím naâo, êm thanh luön coá vai troâ quan troång. Vò vêåy, khi kiïím tra àõa àiïím thuyïët trònh, baån haäy yïu cêìu möåt ngûúâi àûáng taåi möåt söë àiïím khaác nhau trong phoâng hoåp àïí xem taåi àoá coá thïí nghe roä baån noái khöng. Chuá yá, nïëu phoâng hoåp àöng ngûúâi thò tiïëng noái caâng khoá truyïìn ài xa hún. Nhûäng cêy cöåt trong phoâng coá haån chïë têìm nhòn cuãa cûã toåa khöng Àaãm baão àöå aánh saáng àêìy àuã khùæp cùn phoâng 16 Lïn kïë hoaåch àïí baån xuêët hiïån trïn sên khêëu. 15 KYÄ NÙNG THUYÏËT TRÒNH Têìm nhòn cuãa ngûúâi ngöìi haâng ghïë cuöëi phoâng rêët keám SÙÆP XÏËP CHÖÎ NGÖÌI CHO CÛÃ TOÅA Viïåc thu xïëp chöî ngöìi cho cûã toåa coá yá nghôa rêët quan troång, phaãi àaãm baão möåt sûå cên bùçng húåp lyá. Baån phaãi tñnh àïën yïëu töë tiïån nghi, nhûng khöng nïn vûúåt quaá mûác khiïën cûã toåa coá thïí nguã gêåt dïî daâng trong phoâng hoåp. Ngûúåc laåi, nïëu quaá thiïëu tiïån nghi seä khiïën cûã toåa thiïëu têåp trung, öìn aâo trong khi baån thuyïët trònh. Töët nhêët nïn choån ghïë ngöìi cêìn dûång thùèng vaâ cuâng kñch cúä. Nïëu coá thïí, baån haäy böë trñ nhûäng chiïëc ghïë coá khoaãng caách vûâa àuã àïí cûã toåa coá thïí àùåt cùåp hoùåc va-li xuöëng saân. Àùåt ghïë nhû thïë naây cuäng seä àïì phoâng möåt söë cûã toåa rúi vaâo chûáng "súå khöng gian chêåt heåp". Trong trûúâng húåp cûã toåa muöën ghi laåi nhûäng àiïìu diïîn giaã thuyïët trònh, baån haäy lûåa choån loaåi ghïë coá tay võn àïí hoå coá thïí àùåt söí lïn vaâ ghi cheáp. Àïí àaãm baão moåi ngûúâi ngöìi vaâo caác daäy ghïë haâng àêìu, baån nïn cêët búát caác daäy ghïë phña sau, àöìng thúâi giûä möåt söë ghïë dûå trûä daânh cho nhûäng ngûúâi àïën muöån. Cuöëi cuâng, khi sùæp xïëp chöî ngöìi xong, baån cêìn tuên thuã caác quy àõnh phoâng chöëng chaáy nöí taåi àõa àiïím thuyïët trònh. Nhûäng chöî ngöìi gêìn diïîn giaã coá têìm nhòn húåp lyá Diïîn giaã coá thïí giao tiïëp bùçng mùæt dïî daâng vúái caác cûã toåa e SÚ ÀÖÌ 1 Caác ghïë àûúåc böë trñ theo ba haâng doåc, thùèng, heåp cho pheáp diïîn giaã tiïëp xuác qua aánh mùæt vúái têët caã caác cûã toåa. Tuy nhiïn, caách böë trñ naây khöng àaãm baão cho nhûäng ngûúâi ngöìi cuöëi phoâng coá têìm nhòn töët vaâ nghe roä raâng. Cûã toåa taåi võ trñ naây khoá quan saát roä diïîn giaã Diïîn giaã khoá giao tiïëp bùçng aánh mùæt vúái cûã toåa Ngay caã nhûäng cûã toåa ngöìi xa nhêët cuäng coá thïí quan saát töët diïîn giaã Diïîn giaã coá thïí thêëy toaân böå cûã toåa e SÚ ÀÖÌ 2 e SÚ ÀÖÌ 3 Cuäng cuâng söë lûúång cûã toåa nhû úã sú àöì 1, nhûng caách böë trñ naây khiïën cûã toåa ngöìi gêìn vúái diïîn giaã hún. Àa söë caác cûã toåa quan saát töët diïîn giaã, cuäng nhû nghe thuyïët trònh möåt caách roä raâng. Song diïîn giaã phaãi cöë gùæng hún rêët nhiïìu nïëu muöën thiïët lêåp möëi quan hïå giao tiïëp bùçng aánh mùæt vúái caác cûã toåa. Caách böë trñ hònh baán nguyïåt naây rêët phöí biïën, búãi vò noá àem laåi hiïåu quaã töëi ûu nhêët vïì mùåt êm thanh vaâ têìm nhòn. Diïîn giaã coá thïí giao tiïëp bùçng aánh mùæt vúái têët caã caác cûã toåa. Nhûng nhûúåc àiïím cuãa noá laâ töën nhiïìu khöng gian hún so vúái Sú àöì 1 vaâ 2. 16 CHUÊÍN BÕ BUÖÍI THUYÏËT TRÒNH KIÏÍM TRA THIÏËT BÕ NGHE-NHÒN Nïëu coá yá àõnh sûã duång caác thiïët bõ nghe-nhòn trong buöíi thuyïët trònh, baån nïn kiïím tra xem taåi khaán phoâng àaä coá sùén caác thiïët bõ naây chûa vaâ hoaåt àöång coá töët khöng. Haäy têåp laâm quen vúái viïåc sûã duång caác thiïët bõ naây àïí traánh caác truåc trùåc, hû hoãng xaãy ra khi àang thuyïët trònh. Vúái nhûäng khaán phoâng lúán, cêìn trang bõ caác thiïët bõ phoáng thanh cú baãn bao göìm loa, maáy tùng êm vaâ möåt (hoùåc nhiïìu) mi-crö. Nïëu chûa coá, baån haäy tûå mònh mang caác thiïët bõ naây àïën (coá thïí thuï) vaâ chuá yá caác thiïët bõ naây coá cöng suêët àuã maånh. Cêìn coá möåt maân hònh lúán àïí chiïëu caác hònh aãnh minh hoåa. Kñch cúä maân hònh phaãi phuâ húåp vúái quy mö cuãa khaán phoâng, cuäng nhû àaãm baão nùçm trong têìm nhòn cuãa toaân böå caác cûã toåa. 17 Baån phaãi thaânh thaåo caác thao taác sûã duång hïå thöëng phoáng thanh. 18 Dûå phoâng möåt söë ghïë daânh cho nhûäng ngûúâi àïën muöån. SÛÃ DUÅNG MI-CRÖ Baån cêìn phaãi sûã duång mi-crö nïëu phaãi thuyïët trònh trûúác rêët nhiïìu cûã toåa hoùåc phaát biïíu ngoaâi trúâi. Trong trûúâng húåp naây, baån cêìn tiïën haânh kiïím tra trûúác, àiïìu chónh êm lûúång vaâ tiïëng àöång nïìn phuâ húåp. Loaåi mi-crö cêìm tay hoùåc àùåt cöë àõnh trïn buåc thûúâng coá xu hûúáng haån chïë haânh àöång cuãa baån. Do àoá, nïëu phaãi sûã duång caác hònh aãnh minh hoåa, baån nïn choån loaåi mi-crö khöng dêy. Sûã duång loaåi mi-crö gùæn vaâo ngûúâi seä giaãi phoáng caã hai tay khi thuyïët trònh, nhûng nïn nhúá cêìn phaãi àùåt àuáng võ trñ, nïëu khöng nhûäng êm thanh nhû húi thúã, ho, tiïëng uöëng nûúác, lêåt giúã trang giêëy cuäng bõ thu êm vaâo. Keåp gùæn vaâo aáo Nuát bêåt tùæt e LOAÅI KEÅP Gùæn mi-crö lïn aáo vaâ giûä úã möåt khoaãng caách cöë àõnh so vúái miïång. s CÊÌM TAY Mi-crö cêìm tay cho pheáp baån tûå do di chuyïín, song haån chïë viïåc sûã duång àöi tay. Do tñnh àa duång cuãa noá nïn loaåi naây thûúâng àùåt trïn buåc. 17 KYÄ NÙNG THUYÏËT TRÒNH XAÁC ÀÕNH ROÄ MUÅC TIÏU T rûúác khi bùæt tay chuêín bõ cho buöíi thuyïët trònh, haäy nghô àïën muåc tiïu maâ baån muöën àaåt àûúåc. Baån muöën baâi thuyïët trònh cuãa mònh giuáp ngûúâi nghe giaãi trñ, hay chuyïín taãi nhûäng thöng tin quan troång vaâ khuyïën khñch hoå hùng haái thùm gia vaâo caác hoaåt àöång nhû möåt phêìn nöåi dung cuãa buöíi thuyïët trònh? 19 Xêy dûång baâi thuyïët trònh dûåa trïn kïët cêëu ba hoùåc böën yá chñnh. XAÁC ÀÕNH LÖËI DIÏÎN ÀAÅT 20 Coá thïí xen vaâo möåt söë cêu chuyïån vui phuâ húåp àïí thu huát sûå chuá yá cuãa caác cûã toåa. Löëi diïîn àaåt vaâ phong caách trònh baây thûúâng quyïët àõnh phêìn lúán sûå thaânh cöng cuãa buöíi thuyïët trònh. Nïëu muåc tiïu cuãa baån laâ chuyïín taãi thöng tin, thò cêìn caách tiïëp cêån nhêët quaán, cêëu truác húåp lyá vaâ coá lö-gñc. Khi muöën caác cûã toåa thû giaän, baån coá thïí löìng vaâo nhûäng cêu noái dñ doãm, nhûäng cêu chuyïån vui... Coân trong trûúâng húåp baån muöën khuyïën khñch cûã toåa tham gia vaâo möåt söë hoaåt àöång naâo àoá, thò baâi thuyïët trònh cêìn mang nöåi dung tñch cûåc, àûúåc trònh baây vúái gioång àiïåu haâo hûáng, phêën khñch àïí kñch thñch sûå hûúãng ûáng tûâ phña cûã toåa. KHUYÏËN KHÑCH SÛÅ PHAÃN HÖÌI Ai cuäng mong muöën baâi thuyïët trònh cuãa mònh thaânh cöng vaâ àûúåc cûã toåa tiïëp nhêån troån veån. Coá nhiïìu caách thûác hûäu ñch giuáp baån àaåt àûúåc àiïìu naây. Vúái viïåc xêy dûång cêëu truác baâi thuyïët trònh phuâ húåp theo muåc àñch, baån coá thïí khuyïën khñch cûã toåa phaãn höìi theo hûúáng mong muöën. Vñ duå, nïëu baâi thuyïët trònh cuãa baån chuyïín taãi thöng tin múái, thò baån seä cêìn nhiïìu sûå phaãn höìi tûâ phña cûã toåa. Àïí àaåt àûúåc muåc àñch naây, baån cêìn thiïët kïë baâi thuyïët trònh sao cho khuyïën khñch sûå toâ moâ vaâ tû duy saáng taåo cuãa cûã toåa. Giaáo duåc 18 Giaãi trñ x SÛÃ DUÅNG “BA MUÅC TIÏU” Hêìu hïët caác baâi thuyïët trònh thaânh cöng àïìu phaãi àaåt ba muåc tiïu chñnh yïëu. Thûá nhêët laâ giaáo duåc: cûã toåa seä hoåc àûúåc möåt àiïìu gò àoá tûâ baâi thuyïët trònh cuãa baån. Thûá hai laâ giaãi trñ: cûã toåa seä àûúåc thûúãng thûác baâi thuyïët trònh. Cuöëi cuâng laâ giaãi thñch: caác vêën àïì trong baâi thuyïët trònh cêìn trònh baây roä raâng, lö-gic. Giaãi thñch CHUÊÍN BÕ BUÖÍI THUYÏËT TRÒNH VÊÅN DUÅNG KIÏËN THÛÁC Muåc àñch chñnh khi thuyïët trònh laâ chuyïín taãi thöng tin àïën ngûúâi nghe, vaâ sûå nhiïåt huyïët cuãa baån àöëi vúái chuã àïì trònh baây seä têåp trung vaâ duy trò sûå chuá yá cuãa hoå. Vò vêåy, baån haäy sùæp xïëp caác vêën àïì vaâ thu huát ngûúâi nghe bùçng sûå nhiïåt tònh cuãa baãn thên. Nhûäng vêën àïì baån àûa ra keâm theo lêåp luêån chñnh xaác seä coá sûác thuyïët phuåc maånh meä. Do àoá, khöng cêìn thiïët phaãi trñch dêîn quaá nhiïìu lúâi noái cuãa nhûäng ngûúâi nöíi tiïëng khaác. Baån seä giaânh àûúåc loâng tin, sûå thên thiïån cuãa caác cûã toåa, nïëu biïët xûã lyá tinh tïë caác cêu hoãi, cuäng nhû nùæm roä caác thöng tin cuãa cûã toåa àöìng thúâi coá sûå chuêín bõ chu àaáo. 22 Nïn toám tùæt caác yá chñnh cuãa baån trong möåt cêu. 21 Cöë gùæng trònh baây roä raâng nhûäng khaái niïåm chñnh khi thuyïët trònh. CHOÅN CAÁC VÊËN ÀÏÌ QUAN TROÅNG Khaã nùng têåp trung liïn tuåc cuãa cûã toåa chó giúái haån trong khoaãng 45 phuát. Trong khoaãng thúâi gian àoá, hoå chó tiïëp thu khoaãng 1/3 nhûäng gò baån trònh baây vaâ töëi àa laâ baãy khaái niïåm. Vò thïë, baån haäy ruát goån thaânh 3 - 4 vêën àïì quan troång vaâ nhêën maånh nhûäng àiïím naây trong phêìn múã àêìu, phêìn giûäa vaâ nhùæc laåi chuáng úã phêìn cuöëi. Ngoaâi ra, haäy cöë tòm möåt tiïu àïì "àinh" dïî nhúá phaãn aánh baâi thuyïët trònh cuãa baån, SUY NGHÔ BAN ÀÊÌU nhûng khöng ài quaá sêu vaâo chi Nhûäng ngûúâi huêën luyïån hiïåu quaã muöën giuáp moåi ngûúâi phaát triïín búãi tiïët. Vñ duå, vúái tiïu àïì "Vai troâ cuãa vò vïì lêu daâi hoå biïët rùçng viïåc naây seä giuáp hoå phaát triïín kyä nùng laänh àaåo bïn caånh kyä nùng quaãn lyá. Ngûúâi quaãn lyá chó têåp trung vaâo viïåc TQM trong BPR", coá thïí möåt söë cûã laâm thïë naâo àïí moåi viïåc tiïën triïín töët, coân ngûúâi laänh àaåo laåi chuá troång vaâo sûå àöíi múái. Nhûäng ngûúâi laänh toåa àaä biïët baån àõnh trònh baây vïì Caác àiïím quan troång àaåo coá möåt quyïìn lúåi roä raâng trong viïåc A. Taåi sao khoáa àaâo taåo naây laåi caác khaái niïåm cuãa töíng quaãn lyá huêën luyïån vaâ uãy cêìn thiïët? nhiïåm nhên viïn búãi chêët lûúång (TQM) vaâ taái sùæp xïëp B. Nöåi dung àaâo taåo göìm nhûäng vò àêy laâ nhûäng caách gò? thûác maâ thöng qua quy trònh kinh doanh(BPR), àoá hoå chuyïín tûâ võ trñ C. Kïët quaã mong muöën sau khoáa möåt nhaâ quaãn lyá àaâo taåo, vaâ ñch lúåi cuãa noá? sang võ trñ möåt nhaâ nhûng phêìn trònh baây quaá khoá laänh àaåo. hiïíu cuãa baån àaä phaãn taác duång vaâ gêy böëi röëi cho nhûäng cûã toåa chûa àûúåc thöng tin àêìy àuã vïì chuã àïì naây. Baån nïn nhúá, cûã toåa seä trúã e CHOÅN CAÁC VÊËN ÀÏÌ CHÑNH nïn cúãi múã vúái baån nïëu hoå hiïíu roä Xaác àõnh roä caác yá tûúãng cuãa baån bùçng caách toám tùæt nöåi dung vaâ ghi chuá ngùæn goån caác yá chñnh. Tûå giúái khaái niïåm vïì chuã àïì baâi thuyïët haån khoaãng 3 - 4 vêën àïì àïí giûä cho thöng àiïåp àún trònh cuãa baån. giaãn vaâ dïî nhúá. 19 KYÄ NÙNG THUYÏËT TRÒNH THU THÊÅP TAÂI LIÏÅU S ûå thaânh cöng cuãa baâi thuyïët trònh phuå thuöåc vaâo cöng taác nghiïn cûáu kyä lûúäng vaâ saáng taåo trûúác àoá. Hoaåt àöång naây àoâi hoãi sûå àêìu tû khaá nhiïìu thúâi gian vaâ cöng sûác. Baån haäy cöë gùæng thu thêåp thöng tin, taâi liïåu tûâ caâng nhiïìu nguöìn caâng töët àïí baâi thuyïët trònh cuãa baån coá sûác thuyïët phuåc hún. 23 Khi tiïën haânh nghiïn cûáu, thu thêåp taâi liïåu, baån cêìn ghi nhúá muåc tiïu thuyïët trònh. TÒM KIÏËM CAÁC NGUÖÌN TAÂI LIÏÅU A. Taåi sao khoáa àaâo taåo naây laåi cêìn thiïët? B. Nöåi dung àaâo taåo göìm nhûäng gò? C. Kïët quaã mong muöën sau khoáa àaâo taåo vaâ lúåi ñch cuãa noá? e CHOÅN CAÁC YÁ CHÑNH Khi bùæt àêìu tiïën haânh nghiïn cûáu, luön ghi nhúá trong àêìu 3 - 4 yá chñnh. Nïëu tòm thêëy taâi liïåu liïn quan, baån haäy sùæp xïëp chuáng thaânh caác höì sú riïng tûúng ûáng vúái möîi yá chñnh, cho àïën khi baån coá àuã thöng tin àïí àiïìn vaâo baâi thuyïët trònh. Baån coá thïí bùæt àêìu viïåc nghiïn cûáu bùçng caách choån vaâ xem laåi möåt quyïín saách tiïu biïíu vïì chuã àïì baâi thuyïët trònh vaâ phêìn phuå luåc tham khaão trong saách àïí tòm ra nguöìn taâi liïåu phuâ húåp vaâ coá giaá trõ. Vúái baáo hay taåp chñ, baån coá thïí sûã duång dõch vuå àiïím baáo àïí àûúåc cung cêëp thûúâng xuyïn nhûäng baâi baáo vïì chuã àïì baån quan têm. Ngoaâi ra, baån coá thïí tiïët kiïåm thúâi gian khi têån duång caác nguöìn thöng tin sau: • Caác baáo caáo quaãn lyá, taâi liïåu cuãa chñnh phuã vaâ baáo chñ chuyïn ngaânh; • Gia àònh, baån beâ vaâ caác quan hïå caá nhên; • Bùng video, CD-ROM vaâ Internet. NGHIÏN CÛÁU TAÂI LIÏÅU MÖÅT CAÁCH HIÏÅU QUAÃ Trûúác hïët, baån haäy suy nghô thêåt kyä vïì nhûäng ûu àiïím, nhûúåc àiïím cuãa tûâng nguöìn thöng tin maâ baån dûå àõnh sûã duång. Àöìng thúâi phaãi xaác àõnh tñnh chñnh xaác cuãa nhûäng dûä liïåu naây, nïëu laâ trñch dêîn, phaãi ghi nguöìn göëc roä raâng, sau àoá baån múái nghô caách sûã duång chuáng hiïåu quaã nhêët trong baâi thuyïët trònh. Ngoaâi ra, baån nïn tham khaão yá kiïën cuãa nhûäng ngûúâi xung quanh, rêët coá thïí hoå seä cho baån nhûäng lúâi khuyïn böí ñch vaâ cung cêëp nhûäng taâi liïåu quyá giaá maâ baån àang cêìn. 20 24 Haäy thu thêåp têët caã caác nguöìn thöng tin khaác nhau àïí coá àûúåc nhûäng taâi liïåu quyá giaá nhêët.