Tài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty giấy việt nam

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH NÔNG QUỐC KHÁNH HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG NGÀNH: QUẢN LÝ KINH TẾ THÁI NGUYÊN - 2020 ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH NÔNG QUỐC KHÁNH HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM Ngành: Quản lý kinh tế Mã số: 8.34.04.10 LUẬN VĂN THẠC SĨ THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Bùi Văn Huyền THÁI NGUYÊN - 2020 i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan bản luận văn là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các tài liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng. TÁC GIẢ LUẬN VĂN Nông Quốc Khánh ii LỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình học tập và rèn luyện, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình chỉ bảo của các thầy, cô giáo trường Đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh Đại học Thái Nguyên giúp tôi hoàn thành khóa học; Xin bày tỏ sự biết ơn đặc biệt đến PGS.TS Bùi Văn Huyền, người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tôi về phương pháp trong suốt quá trình chuẩn bị, thực hiện và hoàn thành luận văn này; Xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Tổng công ty Giấy Việt Nam, ban lãnh đạo phòng Tài chính kế toán, phòng Kế hoạch - Tổng công ty Giấy Việt Nam nơi tôi công tác đã quan tâm, tạo điều kiện và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập của khóa học; Do điều kiện về thời gian, năng lực bản thân còn hạn chế, luận văn chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo, bạn bè và đồng nghiệp để luận văn của tôi được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn! iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................ i LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................ii MỤC LỤC ................................................................................................................. iii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT...................................................................... vi MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của luận văn ..................................................................................... 1 2. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn .......................................................................... 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn ..................................................... 3 4. Những đóng góp chính của luận văn....................................................................... 3 5. Kết cấu của luận văn ............................................................................................... 4 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP ......................................................... 5 1.1. Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ ......................................................... 5 1.1.1. Khái niệm, vai trò, mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ ............................. 5 1.1.2. Nội dung chính của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp................. 8 1.1.3. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong các Tập đoàn kinh tế, Tổng công ty Nhà nước .......................................................................................................... 15 1.2. Cơ sở thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ .................................................... 31 1.2.1. Kinh nghiệm về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam ...... 31 1.2.2. Kinh nghiệm về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tập đoàn Điện lực Việt Nam .... 31 1.2.3. Bài học kinh nghiệm rút ra khi thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ đối với Tổng công ty Giấy Việt Nam .................................................... 32 Chương 2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ....................................................... 34 2.1. Câu hỏi nghiên cứu ........................................................................................... 34 2.2. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................. 34 2.2.1. Phương pháp thu thập thông tin ...................................................................... 34 2.2.2. Phương pháp thống kê mô tả........................................................................... 43 2.2.3. Phương pháp tổng hợp và phân tích thông tin ................................................ 43 2.3. Hệ thống chỉ tiêu nghiên cứu............................................................................ 43 iv Chương 3. THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM .......................................................... 44 3.1. Quá trình hình thành phát triển của Tổng Công ty Giấy Việt Nam ................. 44 3.1.1. Tổ chức quản lý và tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ của VINAPACO ...... 46 3.1.2. Hoạt động chủ yếu .......................................................................................... 50 3.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng Công ty Giấy Việt Nam giai đoạn 2016-2019 ......................................................................................... 51 3.2.1. Thực trạng về Môi trường kiểm soát .............................................................. 51 3.2.2. Thực trạng về Hoạt động đánh giá rủi ro ........................................................ 59 3.2.3. Thực trạng về Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính ...................................................................................................... 60 3.2.4. Thực trạng về Các hoạt động kiểm soát .......................................................... 66 3.2.5. Thực trạng về Giám sát các kiểm soát ............................................................ 74 3.3. Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng Công ty Giấy Việt Nam .......................................................................................................... 76 3.3.1. Những kết quả đạt được .................................................................................. 76 3.3.2. Những mặt hạn chế ......................................................................................... 79 3.3.3. Nguyên nhân sự hạn chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Giấy Việt Nam.............................................................................................. 83 Chương 4. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY GIẤY VIỆT NAM .......... 86 4.1. Phương hướng, mục tiêu và nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng Công ty Giấy Việt Nam ................................................................ 86 4.1.1. Phương hướng xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Giấy Việt Nam .................................................................................................. 86 4.1.2. Mục tiêu xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Giấy Việt Nam ......... 87 4.1.3. Nguyên tắc xây dựng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Giấy Việt Nam ..................................................................................... 89 4.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng Công ty Giấy Việt Nam .................................................................................... 90 4.2.1. Hoàn thiện Môi trường kiểm soát ................................................................... 90 4.2.2. Hoàn thiện hoạt động đánh giá rủi ro .............................................................. 95 v 4.2.3. Hoàn thiện Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính ...................................................................................................... 99 4.2.4. Hoàn thiện Giám sát các kiểm soát ............................................................... 101 4.3. Kiến nghị với các cơ quan quản lý nhà nước ................................................... 102 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................. 105 DANH MỤC PHỤ LỤC........................................................................................ 108 vi DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BCTC : Báo cáo tài chính BKTKSNB : Ban Kiểm tra - Kiểm soát nội bộ HĐTV : Hội đồng thành viên KSNB : Kiểm soát nội bộ TGĐ : Tổng giám đốc TNHH : Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ : Tài sản cố định VINAPACO : Tổng công ty Giấy Việt Nam 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của luận văn Trên thế giới, khái niệm KSNB ra đời đã lâu. Hiện nay với kênh thông tin rộng rãi, khái niệm KSNB cũng không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên xu hướng toàn cầu hóa đang phát triển mạnh mẽ và Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế đó. Trước tình hình này, các nhà quản lý doanh nghiệp rất cần quan tâm tới hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống KSNB là một công cụ quản lý hữu hiệu giúp các cấp lãnh đạo có thể biết được sự kém hiệu quả xảy ra ở những khâu cụ thể và những nguyên nhân của nó. Họ cũng có thể xác định rõ trách nhiệm thuộc về ai. Đồng thời, việc nghiên cứu và đánh giá hệ thống KSNB là điều rất quan trọng đối với những người có liên quan đến doanh nghiệp như các cổ đông, nhà đầu tư, đơn vị kiểm toán, đối tác kinh doanh... Hiện nay theo các phương tiện thông tin đại chúng thì đa số các đơn vị thua lỗ, tham nhũng trong các doanh nghiệp tại Việt Nam đều có nguyên nhân là sự quản lý yếu kém, hệ thống KSNB lỏng lẻo. Các doanh nghiệp muốn tồn tại vững mạnh trong môi trường cạnh tranh như hiện nay thì phải có một hệ thống quản lý hiệu quả. Hơn nữa để thu hút vốn đầu tư trong tình hình kinh tế hiện nay, doanh nghiệp không chỉ dựa vào kết quả kinh doanh trên báo cáo tài chính đã được kiểm toán, mà chính bản thân doanh nghiệp phải kiểm soát được hoạt động của chính mình, biết được vị trí của doanh nghiệp trên thị trường. Có như vậy doanh nghiệp mới có thể sử dụng đồng vốn một cách có hiệu quả. Trong một doanh nghiệp bất kỳ, sự xung đột giữa lợi ích chung và lợi ích riêng luôn luôn tồn tại. Nếu không có hệ thống KSNB sẽ không có quy định để hướng người lao động hành động không vì lợi ích riêng của mình mà làm tổn hại đến lợi ích chung của toàn doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp hoạt động trong điều kiện, môi trường và rủi ro kinh doanh luôn thay đổi. Hệ thống KSNB cũng cần phải vận động biến đổi theo. VINAPACO hiện nay là Công ty TNHH MTV do Nhà nước làm chủ sở hữu; Cơ cấu tổ chức bộ máy bao gồm: 12 phòng ban chức năng; 7 đơn vị sản xuất và dịch vụ; 21 đơn vị hạch toán phụ thuộc; 01 đơn vị sự nghiệp khoa học; 01 công ty 2 con do Tổng công ty đầu tư 100% vốn điều lệ và 7 công ty liên doanh liên kết. Trong những năm vừa qua, kết quả sản xuất kinh doanh của VINAPACO tuy có lãi nhưng chưa tương xứng với nền tảng thương hiệu cũng như tiềm năng của Tổng công ty. Nguyên nhân một phần do VINAPACO đang trong giai đoạn tái cơ cấu mạnh mẽ: Triển khai thoái vốn tại các đơn vị liên doanh liên kết, quản lý chặt chẽ các khâu công nghiệp - dịch vụ, đổi mới phương thức sản xuất kinh doanh trong hệ thống các công ty lâm nghiệp và triển khai công tác cổ phần hóa theo chỉ đạo của Chính phủ và Bộ Công thương… Một phần nữa do hệ thống KSNB của VINAPACO vẫn còn tồn tại nhược điểm làm cho hệ thống hoạt động chưa đạt hiệu quả như: Môi trường kiểm soát bao gồm triết lý, quan niệm của ban lãnh đạo chưa thực sự chú trọng đến vấn đề kiểm soát, cơ cấu tổ chức bộ máy còn cồng kềnh, chính sách nhân sự, tuyển dụng, công tác kế hoạch chưa được coi trọng; Hệ thống kế toán, các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát còn tồn tại nhiều bất cập. Nhận thức được những vấn đề nêu trên, việc “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Giấy Việt Nam” để phù hợp với các thay đổi là một yêu cầu thiết yếu của cấp quản lý doanh nghiệp nói chung và VINAPACO nói riêng. 2. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn 2.1. Mục tiêu chung Tìm hiểu, làm rõ cơ sở lý luận, phân tích và đánh giá hệ thống KSNB tại VINAPACO để tìm ra các nhân tố đe dọa sự hữu hiệu của hệ thống KSNB và các nguyên nhân của các nhân tố đó. Thông qua kết quả tìm hiểu, đề ra các biện pháp để hoàn thiện tính hiệu quả của hệ thống KSNB tại VINAPACO. Từ đó nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của VINAPACO. 2.2. Mục tiêu cụ thể - Hệ thống hóa và làm sáng tỏ những vấn đề lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Việt Nam. - Tổng hợp và phân tích thực trạng hệ thống KSNB tại VINAPACO. Làm rõ những kết quả đạt được cũng như những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. - Đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại VINAPACO đáp ứng yêu cầu hội nhập, phát triển như hiện nay. 3 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 3.1. Đối tượng nghiên cứu của luận văn Hệ thống KSNB và các biện pháp hoàn thiện hệ thống KSNB tại Tổng công ty Nhà nước trong đó đi sâu nghiên cứu hệ thống KSNB tại VINAPACO. 3.2. Phạm vi nghiên cứu của luận văn - Phạm vi về không gian: Tại VINAPACO. - Phạm vi về thời gian: Toàn bộ phương thức vận hành của hệ thống KSNB tại VINAPACO giai đoạn 2016-2019 thông qua nghiên cứu, đánh giá dữ liệu thứ cấp và sơ cấp về đối tượng nghiên cứu trong giai đoạn 2016-2019. - Nội dung nghiên cứu: Thông qua mục tiêu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu, nội dung nghiên cứu của luận văn tập trung vào các vấn đề sau: + Làm rõ cơ sở lý luận và thực tiễn hệ thống KSNB trong doanh nghiệp tại Việt Nam. + Tìm hiểu các thành phần và quy trình hoạt động của các thành phần thuộc hệ thống KSNB tại VINAPACO giai đoạn 2016-2019. Bao gồm: Môi trường kiểm soát; Hệ thống kế toán; Các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát. Xác định các nhân tố đe dọa đến sự hữu hiệu của từng thành phần và nguyên nhân của các nhân tố đó. + Đề ra các biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống KSNB tại VINAPACO. 4. Những đóng góp chính của luận văn Luận văn nghiên cứu tập trung hệ thống hóa, làm sáng tỏ những vấn đề lý luận về KSNB. Phân tích thực trạng về hệ thống KSNB của VINAPACO nói riêng và doanh nghiệp Việt Nam nói chung. Qua đó, tìm ra những ưu, nhược điểm cũng như nguyên nhân của những nhược điểm đó. Kết quả nghiên cứu đề ra các giải pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống KSNB tại VINAPACO. Luận văn nghiên cứu là tài liệu tham khảo cho các doanh nghiệp có mô hình tổ chức hoạt động tương tự như VINAPACO, đặc biệt là các Công ty TNHH Nhà 4 nước Một thành viên. Đồng thời cũng là tài liệu tham khảo cho các công trình nghiên cứu của các học viên cao học, sinh viên chuyên ngành về tài chính - kinh tế. 5. Kết cấu của luận văn Kết cấu chính của luận văn bao gồm 4 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về hệ thống KSNB tại doanh nghiệp. Chương 2: Phương pháp nghiên cứu. Chương 3: Thực trạng hệ thống KSNB tại VINAPACO. Chương 4: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại VINAPACO. 5 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP 1.1. Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1. Khái niệm, vai trò, mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.1.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ - KSNB là “quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ” [11] - Đứng trên góc độ nghiên cứu về kiểm toán, “hệ thống KSNB của một đơn vị có thể định nghĩa như là toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm quản lý và điều hành các hoạt động của đơn vị. Các bước kiểm soát là các biện pháp được tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lý khác có được tiến hành hiệu quả và thích hợp hay không” [2]. - Theo Chuẩn mực Kiểm toán về Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị (VSA 315) thì: “Hệ thống KSNB của đơn vị bao gồm các yếu tố thủ công và các yếu tố tự động. Đặc điểm của các yếu tố thủ công và các yếu tố tự động có liên quan đến việc đánh giá rủi ro của kiểm toán viên cũng như các thủ tục kiểm toán tiếp theo dựa trên kết quả đánh giá đó” [11]. Theo quan điểm của tác giả luận văn, khái niệm về hệ thống KSNB theo VSA 315 nêu trên đã đề cập phạm vi của hệ thống KSNB rất rộng, nó không chỉ giới hạn trong phạm vi của những hoạt động kế toán, tài chính mà bao gồm tất cả những lĩnh vực hoạt động trong đơn vị. 1.1.1.2. Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ Về cơ bản người quản lý có 03 vấn đề sau cần quan tâm khi xây dựng một hệ thống kiếm soát hiệu quả: - Sự tin cậy của BCTC: Nhà quản lý đơn vị có trách nhiệm đối với việc chuẩn bị BCTC cho các nhà đầu tư, người cho vay và các đối tượng sử dụng khác. Nhà quản lý có cả trách nhiệm pháp lý và chuyên môn để chắc chắn rằng thông tin trong BCTC là trung thực và phù hợp với những nguyên tắc kế toán chung được chấp nhận. 6 - Tính hiệu quả và hữu hiệu của hoạt động: + Kiểm soát trong phạm vi một tổ chức nghĩa là tăng việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, bao gồm cả nhân sự, để đảm bảo sự thành công của các mục tiêu công ty đề ra. Một bộ phận quan trọng của công tác kiểm soát này là những thông tin chính xác cho việc ra các quyết định nội bộ, một hệ thống thông tin đầy đủ được sử dụng để tạo ra những quyết định kinh doanh kịp thời có hiệu quả; + Một bộ phận quan trọng khác của tính hiệu quả và hữu hiệu là bảo vệ tài sản và tài liệu. Những tài sản vật chất của đơn vị có thể bị đánh cắp, sử dụng không đúng mục đích, hoặc bị phá hoại một cách ngẫu nhiên trừ khi chúng được bảo vệ bằng sự kiểm soát thích hợp. Cũng tương tự như vậy đối với những tài sản phi vật chất như những khoản phải thu, tài liệu quan trọng, sổ cái tổng hợp và những báo cáo tổng hợp. Bảo vệ những TSCĐ và những báo cáo ngày càng trở nên quan trọng hơn trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay trong cập nhật số liệu. Bảo vệ tài liệu kế toán cũng có ảnh hưởng đến độ tin cậy của BCTC. - Sự chấp hành pháp luật và các quy định một cách thích hợp: Có rất nhiều điều luật và quy định mà các đơn vị, tổ chức phải tuân theo. Một số có quan hệ gián tiếp đến công tác kế toán ví dụ như luật về bảo vệ môi trường, luật dân sự. Một số khác có liên quan trực tiếp đến công tác kế toán như quy định về thuế thu nhập và các gian lận, hệ thống KSNB phải đảm bảo hợp lý rằng hoạt động của công ty phù hợp với các quy định của pháp luật. 1.1.1.3. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ - Bảo đảm độ tin cậy và tính trung thực của thông tin Hệ thống KSNB phải bảo đảm sự tin cậy, chính xác, kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh; các quyết toán năm; các hồ sơ, BCTC, kế toán khác; các báo cáo giải trình trước cổ đông, các cơ quan quản lý, các đối tác... để khi các thông tin này được gửi tới Hội đồng quản trị, Ban điều hành, cổ đông, cơ quan quản lý giám sát... thì những người nhận thông tin này có thể đưa ra được các quyết định chính xác. Tính chính xác của các thông tin tài chính có thể đạt được thông qua việc thực thi các quy trình của hệ thống KSNB. - Bảo đảm sự tuân thủ Hệ thống KSNB cần: + Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. 7 + Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. + Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập BCTC trung thực và khách quan. + Đảm bảo cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp theo đúng pháp luật. Mỗi một doanh nghiệp đều phải hoạt động trong một môi trường pháp lý chung và chịu sự chi phối của các quy định đặc thù cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc vi phạm các quy định pháp lý này dù vô tình hay cố ý doanh nghiệp đều phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, điều này sẽ gây nên những tổn thất cho doanh nghiệp thậm chí có thể dẫn đến phá sản. Chính vì vậy hệ thống KSNB của doanh nghiệp được xây dựng phải đảm bảo việc duy trì và kiểm tra tính tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai phạm và gian lận, đảm bảo việc ghi chép đầy đủ các thông tin kế toán, lập báo cáo trung thực và khách quan. - Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp Hệ thống KSNB cũng nhằm vào việc bảo vệ tài sản và các nguồn lực của doanh nghiệp trước những hành vi chiếm đoạt không hợp lệ, sử dụng trái phép hoặc chống mất mát để đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động an toàn, có hiệu quả. Việc bảo vệ tài sản của đơn vị của hệ thống KSNB được thực hiện thông qua các thủ tục nhằm ngăn ngừa, phát hiện các sai phạm và gian lận trong kinh doanh. - Bảo đảm hiệu quả các hoạt động và năng lực quản lý Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát cuả hệ thống KSNB doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tuy nằm trong một thể thống nhất song 04 mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu và kết hợp hài hoà 04 mục tiêu trên. 8 1.1.2. Nội dung chính của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1.1.2.1. Môi trường kiểm soát - Định nghĩa: Môi trường kiểm soát, một yếu tố vô hình, là nền tảng đối với các bộ phận khác trong hệ thống KSNB, cung cấp quy tắc ứng xử và cấu trúc, và bao gồm năng lực kỹ thuật và giá trị đạo đức. Môi trường kiểm soát hiệu quả là một môi trường tại đó con người có năng lực, hiểu trách nhiệm của họ, giới hạn quyền lực của họ. Họ thành thạo, tận tâm trong việc làm những cái đúng và làm theo đúng cách [3]. - Các yếu tố của môi trường kiểm soát: + Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức: Tính hữu hiệu của các kiểm soát không thể cao hơn các giá trị đạo đức và tính chính trực của những người tạo ra, quản lý và giám sát các kiểm soát đó. Tính chính trực và hành vi đạo đức là sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế. Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các nội dung như: biện pháp của Ban Giám đốc để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức. Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và bằng tấm gương điển hình [11]. + Cam kết về năng lực: Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân [11]. + Sự tham gia của Ban quản trị: Ban quản trị có ảnh hưởng đáng kể đến nhận thức về kiểm soát của đơn vị. Ban quản trị có trách nhiệm quan trọng và trách nhiệm đó được đề cập trong các chuẩn mực nghề nghiệp, pháp luật và quy định khác, hoặc trong các hướng dẫn do Ban quản trị ban hành. Ngoài ra, Ban quản trị còn có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm và các thủ tục soát xét tính hiệu quả của kiểm soát nội bộ của đơn vị [11]. Việc trả lời một số câu hỏi tương tự sau đây về quan điểm điều hành của Ban quản lý sẽ cho biết thái độ của Ban quản lý đối với việc kiểm soát: 9 Ban quản lý có tuân thủ những đạo đức trong kinh doanh hay không? Họ có duy trì một mối liên hệ thường xuyên với các người quản lý bộ phận hay không? Họ có chấp nhận rủi ro hay chống đối rủi ro... Hội đồng quản trị có chủ động và độc lập hay không? Hay bị Ban giám đốc khống chế? Họ có tổ chức thường xuyên hay kịp thời những cuộc họp cần thiết hay không... + Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc có nhiều đặc điểm, như quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày báo cáo tài chính có thể được thể hiện qua việc lựa chọn các nguyên tắc kế toán một cách thận trọng hoặc ít thận trọng khi có nhiều lựa chọn khác nhau về nguyên tắc kế toán, hoặc sự kín kẽ và thận trọng khi xây dựng các ước tính kế toán [11]. Các nhà quản lý cấp cao là người quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị, chính vì thế các quan điểm khác nhau trong việc điều hành các hoạt động của các nhà quản lý tạo nên triết lý và phong cách về quản lý của đơn vị. Các quan điểm này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến các chính sách, chế độ, quy định và cách thức tiến hành kiểm soát trong đơn vị. + Cơ cấu tổ chức: Việc thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem xét, cân nhắc các vấn đề chính về quyền hạn, trách nhiệm và các kênh báo cáo phù hợp. Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức phụ thuộc một phần vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị [11]. Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp. Đó là sự xác định trách nhiệm, quyền hạn và lộ trình báo cáo giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Khi xây dựng cơ cấu tổ chức cần xác định được các vị trí then chốt cùng với trách nhiệm và quyền hạn tương ứng. Một cơ cấu tổ chức hợp lý giúp cung cấp dòng thông tin cần thiết để quản lý các hoạt động trong doanh nghiệp từ lập kế hoạch, điều hành, thực hiện và kiểm soát. + Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ. Ngoài ra, việc phân công có thể bao gồm các chính sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá nhân có liên quan với nhau như thế nào và đóng góp 10 như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận thức được mỗi cá nhân sẽ chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái gì [11]. Mỗi cá thể trong tổ chức đều có chức năng riêng của mình, nhưng để mọi người cùng nhau thực hiện mục tiêu chung của tổ chức thì các công việc của tổ chức phải được phân công và giao nhiệm vụ rõ ràng. Trên cơ sở phân công quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng mỗi người trong tổ chức không những hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình mà còn hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của nhau để phối hợp cùng nhau và kiểm soát lẫn nhau nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức. + Các chính sách và thông lệ về nhân sự: Các chính sách và thông lệ về nhân sự thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận thức về kiểm soát của đơn vị. Ví dụ, tiêu chuẩn về tuyển dụng các ứng viên có trình độ cao nhất (chú trọng về nền tảng giáo dục, kinh nghiệm làm việc trước đó, các thành tích trong quá khứ và các bằng chứng về tính chính trực và hành vi đạo đức) thể hiện cam kết của đơn vị đối với những người có năng lực và đáng tin cậy. Các chính sách đào tạo trong đó truyền đạt vai trò và nhiệm vụ tương lai, gồm các hoạt động như tổ chức trường đào tạo và hội thảo, thể hiện yêu cầu về kết quả công việc và hành vi mong đợi. Việc đề bạt dựa trên đánh giá định kỳ về hiệu quả công việc thể hiện cam kết của đơn vị trong việc bổ nhiệm những nhân sự có khả năng vào những trọng trách cao hơn [11]. Các chính sách và thông lệ về nhân sự bao gồm các quy định và quy trình về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, thăng tiến và xử phạt nhân viên. Các chính sách và thông lệ này cần có sự liên hệ chặt chẽ với nhân tố giá trị đạo đức và đảm bảo năng lực để có thể tuyển dụng những nhân viên tốt cho doanh nghiệp. Vì vậy một chính sách và thông lệ về nhân sự đúng đắn có thể bổ sung cho sự yếu kém của môi trường kiểm soát. Ngoài ra, sự đảm bảo nhân viên được phân công công việc phù hợp với trình độ và kỹ năng của từng người. Các nhà quản lý cần đảm bảo tất cả các công việc đều có sự mô tả chi tiết và có phân tích những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Từ đó nhân viên mới có thể được bố trí công việc phù hợp. 1.1.2.2. Hoạt động đánh giá rủi ro - Theo Chuẩn mực kiểm toán về Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị (VSA 315), quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị được hiểu như sau: 11 + Cho mục tiêu lập và trình bày báo cáo tài chính, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị bao gồm việc Ban Giám đốc xác định các rủi ro kinh doanh có liên quan như thế nào đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính theo khuôn khổ về lập và trình bày báo cáo tài chính, ước tính độ rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và quyết định các hành động nhằm xử lý, quản trị rủi ro và kết quả thu được. Ví dụ, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị có thể gồm đánh giá cách đơn vị xem xét khả năng ghi nhận thiếu các giao dịch, hoặc cách xác định và phân tích các ước tính quan trọng được ghi nhận trên báo cáo tài chính. + Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy của báo cáo tài chính bao gồm các sự kiện trong hay ngoài đơn vị, các giao dịch hoặc các tình huống có thể phát sinh và có ảnh hưởng bất lợi đến khả năng tạo lập, ghi chép, xử lý và báo cáo dữ liệu tài chính phù hợp với các cơ sở dẫn liệu của Ban Giám đốc trong báo cáo tài chính. Ban Giám đốc có thể lập các chương trình, kế hoạch hoặc hành động để xử lý những rủi ro cụ thể hoặc quyết định chấp nhận rủi ro do tính đến hiệu quả kinh tế hay do xem xét các yếu tố khác. Các rủi ro có thể phát sinh hoặc thay đổi trong các tình huống như: • Những thay đổi trong môi trường hoạt động: Những thay đổi trong môi trường pháp lý hoặc môi trường hoạt động có thể dẫn đến những thay đổi về áp lực cạnh tranh và các rủi ro khác nhau đáng kể; • Nhân sự mới: Những nhân sự mới có thể có hiểu biết và những trọng tâm khác về kiểm soát nội bộ; • Hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa: Những thay đổi quan trọng và nhanh chóng trong hệ thống thông tin có thể làm thay đổi các rủi ro liên quan đến kiểm soát nội bộ; • Tăng trưởng nhanh: Việc mở rộng đáng kể hoạt động một cách nhanh chóng có thể tạo áp lực đối với các kiểm soát và làm tăng rủi ro kiểm soát bị thất bại; • Công nghệ mới: Việc áp dụng các công nghệ mới vào quá trình sản xuất hoặc vào hệ thống thông tin có thể làm thay đổi rủi ro trong kiểm soát nội bộ; • Các hoạt động, sản phẩm, mô hình kinh doanh mới: Việc tham gia vào các lĩnh vực kinh doanh hoặc các giao dịch mà đơn vị có ít kinh nghiệm có thể dẫn tới những rủi ro mới liên quan đến kiểm soát nội bộ; • Tái cơ cấu đơn vị: Việc tái cơ cấu có thể dẫn đến giảm biên chế, thay đổi quản lý hay thay đổi sự phân nhiệm làm thay đổi rủi ro liên quan đến kiểm soát nội bộ; 12 • Mở rộng các hoạt động ở nước ngoài: Việc mở rộng hay mua lại các hoạt động ở nước ngoài dẫn đến các rủi ro mới và khác thường, mà có thể ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ, ví dụ gia tăng hoặc thay đổi các rủi ro từ các giao dịch ngoại tệ; • Áp dụng các quy định kế toán mới: Việc áp dụng nguyên tắc kế toán mới hoặc thay đổi nguyên tắc kế toán có thể ảnh hưởng đến các rủi ro trong quá trình lập và trình bày báo cáo tài chính. 1.1.2.3. Hệ thống thông tin liên quan đến việc lập và trình bày báo cáo tài chính - Một hệ thống thông tin bao gồm các máy móc thiết bị, phần mềm, nhân sự, thủ tục và dữ liệu. Nhiều hệ thống thông tin sử dụng rộng rãi công nghệ thông tin. - Theo Chuẩn mực kiểm toán về Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị (VSA 315), hệ thống thông tin liên quan đến mục tiêu lập và trình bày BCTC, gồm hệ thống BCTC, trong đó có các phương pháp và ghi chép để: + Xác định và ghi nhận tất cả các giao dịch có hiệu lực; + Mô tả các giao dịch một cách kịp thời, chi tiết để cho phép phân loại phù hợp các giao dịch để lập và trình bày BCTC; + Đo lường giá trị của các giao dịch để đảm bảo giá trị giao dịch được phản ánh hợp lý trong BCTC; + Xác định thời kỳ diễn ra giao dịch để ghi nhận giao dịch đúng kỳ kế toán; + Trình bày thích hợp các giao dịch và các thuyết minh liên quan trên BCTC. - Chất lượng của thông tin tạo ra từ hệ thống sẽ ảnh hưởng đến khả năng Ban Giám đốc đưa ra các quyết định phù hợp trong việc quản lý và kiểm soát các hoạt động của đơn vị và lập BCTC một cách đáng tin cậy. - Việc trao đổi thông tin, liên quan đến việc cung cấp những hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của cá nhân gắn liền với KSNB đối với việc lập và trình bày BCTC, có thể ở dạng tài liệu hướng dẫn về chính sách, hướng dẫn về kế toán và lập BCTC. Việc trao đổi thông tin cũng có thể ở dạng điện tử, bằng lời nói và qua những hành động của Ban Giám đốc. 1.1.2.4. Các hoạt động kiểm soát Theo Chuẩn mực kiểm toán về Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị (VSA 315), các hoạt động kiểm soát có thể được phân loại thành các chính sách và các thủ tục liên quan tới: