Tài liệu Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh thương mại thái thành

LỜI CẢM ƠN Sau một thời gian nghiên cứu, học tập tại Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành, em đã học hỏi đƣợc rất nhiều điều bổ ích và thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu có ảnh hƣởng nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh chính của Công ty, thực hiện tốt công tác kế toán nguyên vật liệu góp phần tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển mạnh mẽ. Từ đó, em thấy rằng chỉ có lý thuyết thôi thì chƣa đủ mà phải biết vận dụng lý thuyết vào thực tế một cách khoa học và phù hợp với điều kiện cụ thể của Công ty. Là một sinh viên do còn nhiều hạn chế về mặt thời gian và kiến thức nên còn nhiều điều em chƣa hiểu sâu, hiểu rộng, nhƣng nhờ sự chỉ dạy tận tình của cô: Nguyễn Thị Phƣơng Thảo và sự giúp đỡ của ban lãnh đạo Công ty, phòng kế toán đã giúp em hoàn thiện khóa luận “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thương mại Thái Thành”, khóa luận khó tránh khỏi những sai sót, nên em rất mong nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến phê bình của thầy cô giáo, phòng kế toán công ty để khóa luận đƣợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán đặc biệt là cô giáo: Nguyễn Thị Phƣơng Thảo và ban lãnh đạo Công ty đã giúp em hoàn thiện khóa luận này. Sơn La, tháng 5 năm 2015 Sinh viên thực tập Lò Thị Phƣơng DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BTC CCDC CKTM CKTT DN GGHB GTGT GTTT HBTL HTK KKĐK KKTX NK NVL QĐ QLDN SCL SP SXKD TK TNHH TSCĐ TT TTĐB XDCB XNK Bộ tài chính Công cụ dụng cụ Chiết khấu thƣơng mại Chiết khấu thanh toán Doanh nghiệp Giảm giá hàng bán Giá trị gia tăng Giá trị thực tế Hàng bán trả lại Hàng tồn kho Kiểm kê định kỳ Kê khai thƣờng xuyên Nhập khẩu Nguyên vật liệu Quyết định Quản lý doanh nghiệp Sửa chữa lớn Sản phẩm Sản xuất kinh doanh Tài khoản Trách nhiện hữu hạn Tài sản cố định Thông tƣ Tiêu thụ đặc biệt Xây dựng cơ bản Xuất nhập khẩu MỤC LỤC MỞ ĐẦU .........................................................................................................................1 1. Lý do lựa chọn đề tài ...................................................................................................1 2. Mục đích, yêu cầu và phạm vi nghiên cứu ..................................................................1 2.1. Mục đích ...................................................................................................................1 2.2. Yêu cầu .....................................................................................................................2 2.3. Phạm vi nghiên cứu ..................................................................................................2 3. Phƣơng pháp nghiên cứu .............................................................................................2 3.1. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu ...................................................................................2 3.2. Phƣơng pháp phân tích, xử lý dữ liệu.......................................................................3 4. Cấu trúc của đề tài .......................................................................................................3 CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP ................................................................................................4 1.1. Khái quát chung về nguyên vật liệu và kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp ...... 4 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu ............................................................................ 4 1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu .......................................................................................5 1.1.3. Tính giá nguyên vật liệu ........................................................................................7 1.1.3.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho .....................................................................7 1.1.3.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho .......................................................................9 1.1.4. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu .........................................................................11 1.1.5. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu ................................................................13 1.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp ..............................................13 1.2.1. Phƣơng pháp thẻ song song .................................................................................14 1.2.2. Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển ...............................................................16 1.2.3. Phƣơng pháp sổ số dƣ..........................................................................................17 1.3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong doanh nghiệp ..........................................19 1.3.1. Các phƣơng pháp hạch toán nguyên vật liệu.......................................................19 1.3.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên ......20 1.3.2.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng ..........................................................................20 1.3.2.2 Phƣơng pháp hạch toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán ....................................22 1.3.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ................36 1.3.3.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng ..........................................................................36 1.3.3.2 Phƣơng pháp hạch toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán ....................................36 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI THÁI THÀNH ...........40 2.1. Vài nét giới thiệu chung về Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành ..................40 2.1.1. Sơ lƣợc về sự hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành . 40 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Tthƣơng mại Thái Thành....................................... 41 2.1.3 Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành ............43 2.1.4 Đặc điểm công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành .............................................................................................................................45 2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành .......48 2.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành ....61 2.3.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng .............................................................................61 2.3.2 Phƣơng pháp hạch toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán .......................................62 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƢƠNG MẠI THÁI THÀNH .................................................................................72 3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán tại Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành72 3.1.1 Ƣu điểm ................................................................................................................72 3.1.2 Hạn chế và nguyên nhân hạn chế .........................................................................76 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành ....................................................................................78 KẾT LUẬN ..................................................................................................................83 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................84 PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Hạch toán chi tiết NVL theo phƣơng pháp thẻ song song ...........................15 Sơ đồ 1.2: Hạch toán chi tiết NVL theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển .........16 Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết NVL theo phƣơng pháp sổ số dƣ ....................................18 Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên (Tính thuế theo phƣơng pháp khấu trừ) ..............................................................28 Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung .............................................29 Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ ............................................31 Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ Cái .........................................32 Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Chứng từ .....................................34 Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính ..............................35 Sơ đồ 1.10: Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ (Tính thuế theo phƣơng pháp khấu trừ).........................................................................38 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty ............................................................41 Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty................................................43 Sơ đồ 2.3: Trình tự luân chuyển chứng từ .....................................................................48 DANH MỤC CÁC BIỂU Biểu 2.1: Hóa đơn GTGT ..............................................................................................50 Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa ........................51 Biểu 2.3: Phiếu nhập kho...............................................................................................52 Biểu 2.4: Phiếu chi ........................................................................................................53 Biểu 2.5: Thẻ kho ..........................................................................................................54 Biểu 2.6: Sổ chi tiết vật liệu ..........................................................................................55 Biểu 2.7: Lệnh xuất vật tƣ .............................................................................................56 Biểu 2.8: Phiếu xuất kho ...............................................................................................57 Biểu 2.9: Quyết toán sửa chữa.......................................................................................58 Biểu 2.10: Thẻ kho ........................................................................................................59 Biểu 2.11: Sổ chi tiết vật liệu ........................................................................................60 Biểu 2.12: Bảng tổng hợp chi tiết vật tƣ........................................................................61 Biểu 2.13: Chứng từ ghi sổ ............................................................................................63 Biểu 2.14: Chứng từ ghi sổ ............................................................................................64 Biểu 2.15: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ..........................................................................65 Biểu 2.16: Sổ Cái ...........................................................................................................66 Biểu 2.17: Biên bản kiểm kê vật tƣ ...............................................................................67 Biểu 2.18: Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ...................................................................69 Biểu 2.19: Chứng từ ghi sổ ............................................................................................70 Biểu 2.20: Sổ Cái ...........................................................................................................71 MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài Sự đổi mới cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi nền tài chính quốc gia phải đƣợc tiếp tục đổi mới một cách toàn diện, nhằm tạo ra sự ổn định của môi trƣờng kinh tế. Tổng thể các nội dung và giải pháp tiền tệ, tài chính không chỉ có nhiệm vụ khai thác tối đa nguồn lực tài chính, tăng thu nhập mà còn phải quản lý và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực. Đặc biệt trong điều kiện hiện nay nƣớc ta là thành viên chính thức của tổ chức thƣơng mại thế giới (WTO), đây là sự kiện rất quan trọng, là xu hƣớng tất yếu nhƣng đồng thời cũng là thách thức lớn đối với các doanh nghiệp, để có sự tồn tại và phát triển các doanh nghiệp phải cạnh tranh không chỉ với các doanh nghiệp nƣớc ngoài mà còn phải cạnh tranh ngay cả với các doanh nghiệp trong nƣớc. Vì vậy các doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới, hoàn thiện bộ máy quản lý, bộ máy kế toán, cải tiến cơ sở vật chất kỹ thuật, đầu tƣ cho việc áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ và nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ công nhân viên. Mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là đạt mức lợi nhuận tối đa với mức chi phí tối thiểu, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất thì chi phí sản xuất luôn là mối quan tâm hàng đầu. Tiết kiệm chi phí sản xuất luôn đƣợc coi là một trong những chìa khóa của sự tăng trƣởng và phát triển. Để làm đƣợc điều này các doanh nghiệp cần quan tâm đến yếu tố đầu vào trong đó chi phí nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng nhất. Tiết kiệm nguyên vật liệu sẽ làm giảm chi phí, tăng lợi nhuận đáng kể cho doanh nghiệp, điều này phụ thuộc vào phần lớn công tác hạch toán nguyên vật liệu. Vì vậy, việc hiểu, vận dụng đúng và sáng tạo công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu là vấn đề hàng đầu của doanh nghiệp. Xuất phát từ vai trò quan trọng của nguyên vật liệu nên kế toán nguyên vật liệu chiếm vị trí then chốt và quan trọng trong công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng. Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành cũng không nằm ngoài quy luật đó, là một công ty mới thành lập nên Công ty phải đối đầu với rất nhiều thử thách. Do đặc điểm sản xuất của Công ty là hoạt động trong cả lĩnh vực sản xuất và thƣơng mại đã khiến cho công tác quản lý và phản ánh tình hình biến động tăng, giảm nguyên vật liệu gặp một số khó khăn. Trong quá trình hoạt động Công ty luôn tìm mọi biện pháp cải tiến, đổi mới cho phù hợp với tình hình thực tế để đảm bảo cho doanh nghiệp ngày càng phát triển vững mạnh. Qua tìm hiểu thực tế và kết hợp với kiến thức lý luận đƣợc trang bị trên ghế nhà trƣờng và xuất phát từ những vai trò quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu, em chọn khóa luận “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thương mại Thái Thành” làm khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Mục đích, yêu cầu và phạm vi nghiên cứu 2.1. Mục đích Khái quát hóa đƣợc vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 1 Phản ánh đầy đủ và đúng thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành. Đánh giá ƣu điểm, hạn chế của công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành. Đề xuất các giải pháp, kiến nghị về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu cả về nội dung và phƣơng pháp kế toán tại Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành. 2.2. Yêu cầu Khóa luận phải có cấu trúc rõ ràng, hợp lý, đảm bảo yêu cầu về ngữ pháp và hình thức theo quy định của nhà trƣờng. Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành đảm bảo tuân thủ theo quyết định số 15/2006/QD-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính về việc ban hành Chế độ Kế toán Doanh nghiệp. Các số liệu phản ánh trung thực tình hình kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành. Trình bày khóa luận khoa học, đầy đủ, thích hợp với nội dung nghiên cứu. Các giải pháp đƣa ra sát với kế hoạch hoạt động và tình hình thực tế của Công ty, góp phần hoàn thiện và đảm bảo cho quá trình hoạt động của đơn vị đƣợc tốt hơn. 2.3. Phạm vi nghiên cứu Về không gian: Nghiên cứu công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành - SN 39, Tổ dân phố 5, Phƣờng Nam Thanh, TP Điện Biên Phủ, Tỉnh Điện Biên. Về nội dung: Khóa luận tập trung đi sâu nghiên cứu công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành. Về thời gian: Khóa luận nghiên cứu dữ liệu từ năm 2013 và Quý I năm 2015 3. Phƣơng pháp nghiên cứu 3.1. Phương pháp thu thập dữ liệu Thu thập dữ liệu sơ cấp Phƣơng pháp quan sát: Là việc quan sát quy trình, cách thức tiến hành công việc của nhân viên phòng kế toán tại Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành. Phƣơng pháp này nhằm thu thập thông tin về cách thức thực hiện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và quan sát trình tự luân chuyển các chứng từ kế toán trong đơn vị. Phƣơng pháp phỏng vấn: Là phƣơng pháp trực tiếp phỏng vấn những ngƣời cung cấp thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu khóa luận, phƣơng pháp này sử dụng trong việc thu thập những thông tin cần thiết và những số liệu thô có liên quan đến khóa luận. Thu thập thông tin: Thu thập số liệu có liên quan đến công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành. Thu thập dữ liệu thứ cấp Nghiên cứu tài liệu là việc thu thập dữ liệu qua sổ sách, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính, các đề tài đã đƣợc công bố cùng các tài liệu tham khảo khác có liên đến công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty. Thu thập tài liệu những năm trƣớc, sách, báo, Internet và các thông tin đại chúng có liên quan đến đơn vị. 2 3.2. Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu Phƣơng pháp so sánh: Là phƣơng pháp dựa trên những số liệu có sẵn để tiến hành so sánh và đối chiếu về số tƣơng đối và tuyệt đối thƣờng là so sánh giữa hai năm gần kề để tìm ra sự tăng giảm của giá trị nào đó, giúp quá trình phân tích kinh doanh cũng nhƣ các quá trình khác. Các số liệu thu thập sẽ đƣợc so sánh với số liệu năm trƣớc. Đồng thời so sánh kết quả thực tế với kế hoạch để đánh giá xem Công ty có hoàn thành kế hoạch đề ra hay không. Phƣơng pháp phân tích số liệu: Khóa luận sử dụng các phƣơng pháp thống kê, mô tả, so sánh biến động và tổng hợp phân tích thực trạng, trên cơ sở đó sử dụng phƣơng pháp suy luận để đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán trong doanh nghiệp. Phƣơng pháp tổng hợp: Các số liệu sau khi thu thập đƣợc sẽ đƣợc tổng hợp lại để tiến hành phân tích, so sánh từ đó đƣa ra các đánh giá, giải pháp. 4. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, Nội dung khóa luận gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp Chƣơng 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Thƣơng mại Thái Thành 3 CHƢƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1. Khái quát chung về nguyên vật liệu và kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu Khái niệm Doanh nghiệp vừa là những đơn vị kinh doanh vừa là tế bào của nền kinh tế thị trƣờng, vừa là nơi trực tiếp diễn ra các hoạt động sản xuất sản phẩm, thực hiện cung cấp các loại dịch vụ cho nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Đối tƣợng lao động không chỉ là tất cả vật liệu thiên nhiên, sự vật...ở xung quanh ta còn là các yếu tố để tạo ra những sản phẩm phục vụ lợi ích của con ngƣời. Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tƣợng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất (tƣ liệu lao động, đối tƣợng lao động, sức lao động) là cơ sở cấu thành nên thực thể sản phẩm. - Hàng tồn kho: Theo chuẩn mực kế toán số 02, hàng tồn kho (HTK) của doanh nghiệp là những tài sản: + Đƣợc giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thƣờng. + Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang. + Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho bao gồm: + Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đƣờng, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến. + Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. + Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chƣa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chƣa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. + Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đƣờng. + Chi phí dịch vụ dở dang. - Nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu (NVL) là một bộ phận của hàng tồn kho, nguyên vật liệu là những đối tƣợng lao động đƣợc thể hiện dƣới dạng vật hóa, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và toàn bộ giá trị nguyên vật liệu đƣợc chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, dƣới tác động của lao động, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu. Đặc điểm Nguyên vật liệu tham gia vào từng chu kỳ sản xuất và chuyển hóa thành sản phẩm, do đó giá trị của nó là một trong những yếu tố hình thành nên giá thành sản phẩm. + Về mặt giá trị: Giá trị của nguyên vật liệu khi đƣa vào sản xuất thƣờng có xu hƣớng tăng lên khi nguyên vật liệu đó cấu thành nên sản phẩm. 4 + Về hình thái: Khi đƣa vào quá trình sản xuất thì nguyên vật liệu thay đổi về hình thái và sự thay đổi này hoàn toàn phụ thuộc vào hình thái vật chất mà sản phẩm do nguyên vật liệu tạo ra. + Về giá trị sử dụng: Khi sử dụng nguyên vật liệu dùng để sản xuất thì nguyên vật liệu đó sẽ tạo thêm những giá trị sử dụng khác. Thông thƣờng trong cấu tạo của giá thành sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn nên việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, đúng mục đích và đúng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh. Các nguyên vật liệu là không đồng nhất. 1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp, đặc biệt là trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại khác nhau, với nội dung kinh tế và tính năng lý, hóa khác nhau, yêu cầu ngƣời quản lý phải biết từng loại, từng nguyên vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu là việc sắp xếp nguyên vật liệu thành từng loại, từng nhóm theo một tiêu thức nhất định. Tùy theo loại hình sản xuất của từng ngành, nội dung kinh tế, vai trò và công dụng của nguyên vật liệu trong kế hoạch sản xuất kinh doanh mà vật liệu có sự phân chia khác nhau. Có nhiều tiêu thức phân loại nguyên vật liệu nhƣng thông thƣờng kế toán sử dụng một số tiêu thức sau để phân loại nguyên vật liệu: - Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu được chia thành: + Nguyên liệu, vật liệu chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài): Là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ là thành phần chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Ví dụ: Đối với các doanh nghiệp chế tạo máy cơ khí, xây dựng cơ bản là sắt, thép, xi măng; đƣờng là thành phẩm chính của nhà máy đƣờng nhƣng là nguyên liệu chính cho các doanh nghiệp sản xuất kẹo; bông trong các doanh nghiệp kéo sợi, sợi trong các doanh nghiệp dệt, vải trong các doanh nghiệp may; săm, lốp, đinh ốc là thành phẩm chính của nhà máy sản xuất phụ tùng ô tô nhƣng lại là nguyên vật liệu chính cho các công ty sửa chữa ô tô...Vì vậy, khái niệm nguyên vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. Trong các doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại, dịch vụ không đặt ra khái niệm nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ. Bán thành phẩm mua ngoài là những chi tiết, bộ phận sản phẩm do đơn vị khác sản xuất ra đƣợc doanh nghiệp mua về để lắp ráp hoặc gia công tạo ra sản phẩm. Ví dụ: Doanh nghiệp sản xuất xe đạp mua săm, lốp, xích...lắp ráp thành xe đạp. + Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với nguyên, vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, làm tăng thêm chất lƣợng hoặc giá trị của sản phẩm. Ví dụ: Đối với doanh nghiêp dệt thì nguyên vật liệu phụ có thể là các loại chế phẩm màu, thuốc nhuộm, tẩy khác nhau dùng để nhuộm sợi, làm tăng vẻ đẹp cho vải; đối với doanh nghiệp may thì vật liệu phụ là các loại keo dán khác nhau, các loại vải đắp khác 5 nhau nhằm trang trí hoặc tăng thêm độ bền của quần áo; sơn véc ni trong doanh nghiệp sản xuất xe đạp; doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ; thuốc trừ sâu, thuốc thú y, chất kích thích sự tăng trƣởng trong doanh nghiệp trồng trọt và chăn nuôi hoặc để đảm bảo điều kiện lao động đƣợc tiến hành bình thƣờng nhƣ xà phòng, giẻ lau hoặc để bảo quản tƣ liệu lao động nhƣ thuốc chống ẩm, mốc... Vật liệu phụ cũng có thể đƣợc sử dụng để tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm đƣợc thực hiện bình thƣờng hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, phục vụ cho quá trình lao động. + Nhiên liệu: Là một loại nguyên vât liệu phụ có tác dụng cung cấp nhiệt lƣợng cho quá trình sản xuất, kinh doanh. Về thực chất nhiên liệu tham gia vào sản xuất cũng chỉ đƣợc coi là loại vật liệu phụ nhƣng do tính chất lý, hóa và tác dụng của nó nên cần quản lý và hạch toán riêng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng nhƣ xăng, dầu, ở thể rắn nhƣ các loại than đá, than bùn và ở thể khí nhƣ ga, khí đốt... + Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc mà doanh nghiệp mua về phục vụ cho việc thay thế các bộ phận của phƣơng tiện vận tải, máy móc thiết bị nhƣ vòng bi, vòng đệm, xăm lốp... Ví dụ: Các loại ốc, đinh vít, bulong để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, các loại vỏ, ruột xe khác nhau để thay thế cho các phƣơng tiện vận tải... + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu, thiết bị dùng trong xây dựng cơ bản nhƣ: gạch, đá, cát, xi măng, sắt, thép... Đối với thiết bị xây dựng cơ bản gồm cả thiết bị cần lắp và không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản nhƣ các loại thiết bị điện, các loại thiết bị vệ sinh. + Phế liệu: Là những sản phẩm vật chất mà doanh nghiệp có thể thu hồi đƣợc trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nhƣ: gỗ, sắt, thép vụn đƣợc thu hồi. Ví dụ: Khi đƣa vật liệu chính là vải vóc để cắt, may thành các loại quần áo khác nhau thì doanh nghiệp có thể thu hồi phế liệu là các loại vải vụn hoặc là các loại quần áo không đúng chất lƣợng, không đạt yêu cầu bị loại ra khỏi quá trình sản xuất. Trong doanh nghiệp xây dựng thì đó là sắt vụn, thép vụn sau khi đã tiến hành xây dựng đƣợc loại ra khỏi công trình. Cách phân loại này chỉ mang tính tƣơng đối, gắn liền với từng doanh nghiệp, cụ thể có một số loại là vật liệu phụ, có khi là phế liệu của doanh nghiệp này nhƣng lại là vật liệu chính hoặc là thành phẩm của một quá trình sản xuất kinh doanh khác. Cách phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu, là cơ sở tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. - Trường hợp căn cứ vào nguồn cung cấp, kế toán có thể phân loại nguyên vật liệu thành các nhóm: + Nguyên, vật liệu mua ngoài: Là nguyên vật liệu do doanh nghiệp mua ngoài mà có, thông thƣờng mua của nhà cung cấp. + Vật liệu tự chế biến: Là vật liệu do doanh nghiệp sản xuất ra và sử dụng nhƣ là nguyên liệu để sản xuất ra sản phẩm: Khai thác đá, than, cát bê tông để tự phục vụ 6 cho nhu cầu của doanh nghiệp mình. + Vật liệu thuê ngoài gia công: Là vật liệu mà các doanh nghiệp không tự sản xuất, cũng không phải mua ngoài mà thuê các cơ sở gia công chế biến. + Nguyên, vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Là nguyên vật liệu do các bên liên doanh góp vốn theo thỏa thuận trên hợp đồng liên doanh. + Nguyên, vật liệu được cấp: Là nguyên vật liệu do đơn vị cấp trên cấp theo quy định. - Trường hợp căn cứ vào mục đích sử dụng có thể phân loại nguyên vật liệu như sau: + Nguyên vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm: Là những nguyên vật liệu trực tiếp đƣợc dùng cho sản xuất và chế tạo sản phẩm của đơn vị. + Nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu chung: Là những nguyên vật liệu đƣợc sử dụng để phục vụ nhu cầu về quản lý toàn doanh nghiệp, dùng ở các phân xƣởng, tổ, đội sản xuất, bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. + Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: Là các nguyên vật liệu đƣợc dùng cho các hoạt động nhƣ nhƣợng bán, đem góp vốn liên doanh, đem biếu tặng. 1.1.3. Tính giá nguyên vật liệu Để phục vụ công tác quản lý, hạch toán vật liệu phải thực hiện việc tính giá nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu: Là việc dùng tiền để biểu thị giá trị của vật liệu theo nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực và thống nhất. Theo chuẩn mực kế toán số 02, kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu phải phản ánh theo trị giá thực tế (hay theo giá gốc). Tùy từng loại hình doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phƣơng pháp trực tiếp hay phƣơng pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thuế GTGT hay không có thuế GTGT. Giá thực tế của nguyên vật liệu: Là toàn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra để có đƣợc loại nguyên vật liệu đó. Giá trị thực tế bao gồm giá bản thân của nguyên vật liệu, chi phí thu mua, chi phí gia công, chi phí chế biến. 1.1.3.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cấu thành nên hàng tồn kho, theo quyết định 15/2006/QĐ – BTC, kế toán nguyên vật liệu phải tuân thủ theo quy định của Chuẩn mực kế toán hàng tồn kho (Chuẩn mực kế toán số 02). Theo chuẩn mực kế toán số 02, hàng tồn kho đƣợc tính theo giá gốc, trƣờng hợp giá trị thuần có thể đƣợc thực hiện thấp hơn giá trị gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc. Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ƣớc tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thƣờng trừ đi chi phí ƣớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ƣớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ. Giá gốc của hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đƣợc hàng tồn kho ở thời điểm và trạng thái hiện tại. Để có thể theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu và tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế có liên quan đến nguyên vật liệu, doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu: Là loại giá đƣợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho đƣợc xác định theo từng nguồn thu nhập. 7 Nguyên vật liệu của doanh nghiệp có thể đƣợc tính giá theo giá thực tế hoặc giá hạch toán. Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho đƣợc xác định tùy theo từng nguồn nhập, từng lần nhập cụ thể nhƣ sau: - Nguyên vật liệu mua ngoài + Nguyên vật liệu mua ngoài trong nƣớc: Trị giá thực tế của NVL mua ngoài = Chi phí thu mua Giá mua trên hóa (kể cả hao mòn đơn + trong định mức) - Các khoản giảm trừ phát sinh khi mua NVL (nếu có) Trƣờng hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT, hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi dự án thì giá trị nguyên vật liệu mua vào đƣợc phản ánh theo tổng giá trị thanh toán bao gồm cả thuế GTGT đầu vào không đƣợc khấu trừ (nếu có). Trƣờng hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ thì giá trị của nguyên vật liệu mua vào đƣợc phản ánh theo giá mua chƣa có thuế. Thuế GTGT đầu vào khi mua nguyên vật liệu và thuế GTGT đầu vào của dịch vụ vận chuyển, bốc xếp, bảo quản...đƣợc khấu trừ và hạch toán vào tài khoản 133. + Nguyên vật liệu mua ngoài nhập khẩu: Đối với nguyên vật liệu mua ngoài bằng ngoại tệ thì phải đƣợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch. Thuế GTGT không Các Trị giá thực Giá mua Chi phí đƣợc khấu trừ, thuế khoản tế của NVL = ghi trên + + mua hàng nhập khẩu, Thuế giảm trừ mua ngoài hóa đơn (nếu có) TTĐB (nếu có) (nếu có) Chi phí thu mua gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến mua hàng nhƣ chi phí thuê kho, bãi để nguyên vật liệu, chi phí bảo hiểm (nếu có) từ nơi mua về đến doanh nghiệp, hao hụt trong định mức của quá trình thu mua. Thuế bao gồm thuế GTGT không đƣợc khấu trừ, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu (nếu có). Chiết khấu thƣơng mại và giảm giá hàng mua: Chiết khấu thƣơng mại: Mua hàng với số lƣợng lớn hay thanh toán trƣớc thời hạn nhất định đƣợc ngƣời bán bớt giá. Giảm giá hàng mua: Ngƣời bán hàng bán sản phẩm không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng hoặc cam kết thì bên mua có thể trả lại số hàng đó hoặc có thể đƣợc bên bán chấp nhận giảm giá. - Vật liệu do tự gia công chế biến Trị giá thực tế vật liệu do tự gia công chế biến nhập lại kho bao gồm trị giá thực tế của vật liệu xuất ra để gia công chế biến và chi phí gia công chế biến. 8 Giá thực tế nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất gia công chế biến + Chi phí gia công chế biến - Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Trị giá thực tế vật liệu thuê ngoài gia công chế biến nhập lại kho bao gồm trị giá thực tế của vật liệu xuất ra để thuê ngoài gia công chế biến, chi phí gia công chế biến và chi phí vận chuyển, bốc dỡ từ kho của doanh nghiệp tới nơi gia công chế biến và từ nơi gia công chế biến về lại kho của doanh nghiệp. Giá thực tế vật Chi phí thuê Giá thực tế liệu xuất thuê Chi phí vận = + ngoài gia công + nhập kho ngoài gia công chuyển, bốc dỡ chế biến chế biến - Nguyên vật liệu được biếu tặng, viện trợ: Giá thực tế nhập là giá trị vật liệu đƣợc biếu tặng (nếu công khai) hoặc giá tƣơng đƣơng trên thị trƣờng và các loại chi phí liên quan trực tiếp khác đến nguyên vật liệu đƣợc biếu, tặng. - Nguyên vật liệu là phế liệu thu hồi trong quá trình sản xuất hoặc thanh lý TSCĐ: Tính theo giá quy ƣớc không điều chỉnh hoặc theo giá có thể bán đƣợc trên thị trƣờng. - Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá nhập kho là giá trị đƣợc các bên tham gia góp vốn liên doanh thống nhất đánh giá chấp nhận cộng với các chi phí khác nhập kho (nếu có). - Nguyên vật liệu được nhà nước hoặc cấp trên cấp: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi sổ ở đơn vị cấp trên cộng với các chi phí vận chuyển bốc dỡ (nếu có). 1.1.3.2 Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Khi xuất kho nguyên vật liệu sử dụng cho quá trình sản xuất theo giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất dùng. Vì nguyên vật liệu đƣợc nhập kho ở thời điểm khác nhau theo những nguồn nhập khác nhau và theo giá thực tế nhập kho khác nhau. Do đó, khi xuất kho nguyên vật liệu tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động, yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện phƣơng tiện trang thiết bị, phƣơng tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn một trong bốn phƣơng pháp để xác định giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho. Theo chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho, việc tính giá hàng tồn kho đƣợc áp dụng theo một trong các phƣơng pháp sau: Phƣơng pháp tính theo giá đích danh Phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc Phƣơng pháp nhập sau xuất trƣớc Phƣơng pháp bình quân gia quyền Nội dung của các phương pháp được thực hiện cụ thể: -Phương pháp tính theo giá đích danh + Theo phƣơng pháp này, giá của hàng nhập kho sẽ đƣợc giữ nguyên từ khi nhập kho cho đến lúc xuất kho. Khi xuất loại hàng hóa nào thì lấy giá của hàng hóa đó. 9 Phƣơng pháp này đƣợc áp dụng dựa trên giá trị thực tế của từng thứ hàng hóa mua vào, từng thứ sản phẩm sản xuất ra nên chỉ áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật tƣ ít, mặt hàng ổn định và nhận diện đƣợc từng lô hàng. + Ƣu điểm: Chính xác và theo dõi chặt chẽ thời hạn bảo quản của từng loại vật tƣ + Hạn chế: Đòi hỏi doanh nghiệp phải có điều kiện để bảo quản riêng từng lô hàng nhập kho, công tác chặt chẽ phức tạp. - Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) + Phƣơng pháp này đƣợc áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đƣợc mua trƣớc hoặc sản xuất trƣớc thì đƣợc xuất trƣớc và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đƣợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phƣơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đƣợc tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho đƣợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Phƣơng pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. + Điều kiện áp dụng: Chỉ dùng phƣơng pháp này để theo dõi chi tiết về số lƣợng và đơn giá của từng lần nhập, xuất kho. Khi giá vật liệu trên thị trƣờng có biến động chỉ dùng giá thực tế để ghi vào sổ. + Ƣu điểm: Với phƣơng pháp này việc tính toán đơn giản, dễ làm và tƣơng đối hợp lý, chính xác. Phƣơng pháp này bảo đảm việc tính giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng kịp thời, chính xác, công việc kế toán không bị dồn nhiều vào cuối tháng. + Hạn chế: Khối lƣợng tính toán nhiều, phụ thuộc vào xu thế giá cả trên thị trƣờng, phải tổ chức kế toán chi tiết, chặt chẽ, theo dõi đầy đủ số lƣợng, đơn giá từng lần nhập. - Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) + Phƣơng pháp này đƣợc áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đƣợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đƣợc xuất trƣớc và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đƣợc mua hoặc sản xuất trƣớc đó. Theo phƣơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đƣợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho đƣợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Chi phí sản xuất luôn gắn chặt với giá cả thị trƣờng nên lợi nhuận thu đƣợc mang tính an toàn hơn khi giá cả có xu hƣớng tăng lên. Song chất lƣợng tính giá lại vẫn phụ thuộc vào sự ổn định giá cả nguyên vật liệu. Nếu giá cả có sự biến động mạnh mẽ sẽ mất chính xác và gây bất hợp lý. Phƣơng pháp này áp dụng trong trƣờng hợp lạm phát. + Ƣu điểm: Việc tính giá vật liệu đơn giản hơn phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc + Hạn chế: Khối lƣợng ghi chép và theo dõi hạch toán chi tiết vẫn còn phức tạp. - Phương pháp bình quân gia quyền + Theo phƣơng pháp này thì giá trị của từng loại hàng tồn kho đƣợc tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tƣơng tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho đƣợc mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể đƣợc tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi lần nhập một lô hàng về và phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. 10 Phƣơng pháp này thƣờng áp dụng trong các doanh nghiệp có tính ổn định về giá của hàng hóa vật tƣ, hàng hóa khi nhập, xuất kho. Phƣơng pháp bình quân gia quyền này có thể thực hiện theo cả kỳ hoặc là sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn). + Ƣu điểm: Tính giá vật liệu xuất kho chính xác + Hạn chế: Phƣơng pháp này chỉ tiến hành vào cuối tháng nên khối lƣợng công việc nhiều, ảnh hƣởng đến công tác quyết toán. Phƣơng pháp bình quân gia quyền bao gồm: Phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ Giá trị thực tế xuất kho Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Số lƣợng xuất × Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ GTTT vật tƣ, hàng hóa + GTTT vật tƣ, hàng hóa tồn đầu kỳ trong kỳ Số lƣợng vật tƣ, hàng hóa + Số lƣợng vật tƣ, hàng hóa tồn đầu kỳ nhập trong kỳ = Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập Giá trị thực tế xuất kho = Số lƣợng xuất × Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập GTTT tồn kho sau lần nhâp thứ i Giá đơn vị bình quân sau = mỗi lần nhập Số lƣợng tồn kho sau lần nhập thứ i Phƣơng pháp này khắc phục đƣợc nhƣợc điểm của hai phƣơng pháp trên nhƣng phƣơng pháp này tốn nhiều công sức, tốn kém nhiều lần. 1.1.4. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ khái niệm, đặc điểm của nguyên vật liệu ta thấy rằng nguyên vật liệu là tài sản dự trữ kinh doanh thƣờng xuyên biến động. Để hoạt động kinh doanh diễn ra bình thƣờng, doanh nghiệp phải thƣờng xuyên mua nguyên vật liệu và xuất dùng cho sản xuất. Nguyên vật liệu đƣợc nhập về từ nhiều nguồn khác nhau và giá cả của nguyên vật liệu cũng thƣờng xuyên biến động trên thị trƣờng. Do đó, để làm tốt công tác quản lý nguyên vật liệu phải theo dõi ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, bảo quản, tới khâu dự trữ và sử dụng. Cẩn phải dự đoán những biến động về cung cầu và giá cả vật tƣ trên thị trƣờng để đề ra biện pháp thích ứng. Việc tổ chức kho chứa hàng, bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh hƣ hỏng, mất mát, hao hụt, bảo đảm an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý vật liệu. Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình cung ứng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất bình thƣờng, không bị ngƣng trệ, gián đoạn do việc cung ứng vật tƣ không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. Trong toàn bộ quá trình nếu quản lý không tốt sẽ ảnh hƣởng đến chất lƣợng, giá trị sản phẩm. Cụ thể của yêu cầu công tác quản lý nguyênvật liệu: 11 - Khâu thu mua Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý nguyên vật liệu trƣớc hết doanh nghiệp phải xây dựng đƣợc hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho nguyên vật liệu. Hệ thống danh điểm của nguyên vật liệu phải rõ ràng, chính xác tƣơng ứng với quy cách và chủng loại nguyên vật liệu. Quản lý chặt chẽ quá trình thu mua nguyên vật liệu về số lƣợng, chất lƣợng, quy cách, chủng loại, giá cả, chi phí thu mua của nguyên vật liệu phải đƣợc phản ánh đầy đủ và chính xác. Kế hoạch thu mua nguyên vật liệu phải kịp thời phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó doanh nghiệp phải thƣờng xuyên phân tích tình hình thu mua nguyên vật liệu, nguồn cung ứng nguyên vật liệu để đảm bảo về nguồn cung, giá cả, chủng loại để giảm chi phí, tối đa hóa lợi nhuận. - Khâu bảo quản Để bảo quản tốt nguyên vật liệu dự trữ, tránh mất mát, giảm thiểu hao hụt, đảm bảo an toàn nguyên vật liệu, các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên trông coi phải có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn nhất định để thực hiện các nhiệm vụ nhập, xuất kho. Khi tuyển nhân viên phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Nguyên vật liệu dùng cho quá trình sửa chữa thƣờng dễ bị hƣ hỏng nhƣ ốc vít, phụ tùng thay thế...sẽ rất dễ bị gỉ nếu bảo quản ở những nơi ẩm ƣớt, không khô thoáng. Do đó, yêu cầu phải quản lý tốt quá trình bảo quản, vận chuyển nguyên vật liệu về kho, chống thất thoát, hao hụt, giảm chất lƣợng trong quá trình vận chuyển. Kho dự trữ nguyên vật liệu khô thoáng, thủ kho luôn quản lý chặt chẽ và tiến hành kiểm kê định kỳ. - Khâu dự trữ Để quá trình sửa chữa, cung cấp nguyên vật liệu đƣợc diễn ra một cách liên tục, không bị gián đoạn thì phải tổ chức tốt công tác này. Nguyên vật liệu phải đƣợc dự trữ ở mức hợp lý để không gây ứ đọng vốn mà vẫn đảm bảo quá trình sửa chữa, cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất bình thƣờng. Vì vậy, các doanh nghiệp phải xây dựng mức tồn kho nguyên vật liệu tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu, tránh việc dự trữ quá nhiều hay quá ít nguyên vật liệu. - Khâu sử dụng Phải đƣợc thực hiện tốt định mức tiêu hao nguyên vật liệu, sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức và dự toán chi phí nhằm phát huy hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, nâng cao chất lƣợng và có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tăng tích lũy cho doanh nghiệp. Đồng thời phải thƣờng xuyên hoặc định kỳ phân tích mức tiêu hao nguyên vật liệu trong sản xuất, đó cũng là cơ sở làm tăng thêm sản phẩm cho xã hội. Do vậy, trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Nhƣ vậy, nguyên vật liệu là yếu tố đầu tiên trong quá trình tạo ra sản phẩm. Muốn sản phẩm đạt tiêu chuẩn, chất lƣợng cao và tạo đƣợc uy tín trên thị trƣờng nhất thiết phải tổ chức tốt công việc quản lý nguyên vật liệu. Tập trung quản lý chặt chẽ, có hiệu quả vật liệu trong quá trình thu mua dự trữ bảo quản và sử dụng. Tổ chức hạch toán nguyên vật 12 liệu chặt chẽ và khoa học là công cụ quan trọng để quản lý tình hình thu mua, nhập, xuất, bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu. Tăng cƣờng công tác kiểm tra, kiểm soát, kiểm kê định kỳ nhằm ngăn chặn các hiện tƣợng tiêu cực. 1.1.5. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Để tồn tại và phát triển vững chắc một trong những yếu tố quan trọng đòi hỏi các doanh nghiệp phải làm tốt đó là tổ chức quản lý, bố trí, sắp xếp các công việc, bộ máy làm việc một cách khoa học hợp lý. Trong đó, kế toán là công cụ phục vụ việc quản lý kinh tế vì thế để đáp ứng một cách hợp lý, kịp thời và chính xác các thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu và xuất phát từ đặc điểm của vật liệu, từ yêu cầu quản lý vật liệu, từ chức năng của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp để giúp doanh nghiệp ngăn ngừa các hiện tƣợng sử dụng lãng phí, làm thất thoát nguyên vật liệu trong quá trình sử dụng. Bên cạnh đó còn giúp doanh nghiệp huy động và sử dụng vốn có hiệu quả để hạ giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để thƣc hiện đƣợc những yêu cầu trên kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp cần thực hiện những nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép và phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu. Tính giá thành thực tế vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tƣ về mặt số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác theo từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sửa chữa. - Tổ chức, đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý của Nhà nƣớc và yêu cầu của quản trị doanh nghiệp. - Phản ánh tình hình thực hiện kế hoach thu mua và dự trữ nguyên vật liệu, phát hiện kịp thời vật liệu tồn đọng kém phẩm chất để có biện pháp xử lý nhằm hạn chế thiệt hại ở mức thấp nhất. - Kiểm tra chi phí thu mua, tính giá nguyên vật liệu nhập - xuất - tồn kho. - Phản ánh chính xác kịp thời tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu bằng thƣớc đo giá trị và hiện vật. - Phân bổ giá trị nguyên vật liệu vào chi phí sản xuất kinh doanh. - Vận dụng đúng đắn các phƣơng pháp hạch toán nguyên vật liệu, hƣớng dẫn kiểm tra các nguyên tắc. Thủ tục nhập xuất thực hiện đầy đủ, đúng chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán phù hợp với phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp, mở các loại sổ sách, thẻ chi tiết nguyên vật liệu đúng chế độ, đúng phƣơng pháp quy định cho việc lãnh đạo và chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành. - Thực hiện kiểm kê vật tƣ theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật tƣ, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu. 1.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Trong doanh nghiệp sản xuất việc quản lý nguyên vật liệu do nhiều bộ phận, nhiều đơn vị tham gia, song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu hàng ngày chủ yếu đƣợc thực hiện ở bộ phận kho và phòng kế toán trên cơ sở chứng từ kế toán nhập, xuất nguyên vật liệu. Thủ kho và kế toán nguyên vật liệu phải phản ánh chính xác 13 tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Bởi vậy, giữa kho và phòng kế toán doanh nghiệp cần có sự phối hợp với nhau để sử dụng chứng từ kế toán nhập, xuất nguyên vật liệu một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán nhằm đảm bảo sự phù hợp số liệu giữa thẻ kho và sổ kế toán, đồng thời tránh đƣợc sự ghi chép trùng lặp không cần thiết để tiết kiệm hao phí lao động, quản lý có hiệu quả nguyên vật liệu. Sự liên hệ và phối hợp đó hình thành nên những phƣơng pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho gồm phƣơng pháp thẻ song song, phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phƣơng pháp sổ số dƣ. 1.2.1. Phương pháp thẻ song song Khái niệm Phƣơng pháp thẻ song song là phƣơng pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho mà ở kho, thủ kho sẽ theo dõi vật liệu về mặt số lƣợng trên thẻ kho, còn bộ phận kế toán sẽ theo dõi vật liệu về mặt số lƣợng, giá trị trên sổ, thẻ kế toán chi tiết vật tƣ, hàng hóa, thành phẩm. Nguyên tắc hạch toán + Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình nhập, xuất, tồn vật tƣ về mặt số lƣợng. Mỗi chứng từ ghi vào một dòng thẻ kho. Thẻ kho đƣợc mở cho từng danh điểm vật tƣ. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất và tính số tồn kho về mặt số lƣợng theo từng danh điểm vật tƣ. + Ở phòng kế toán: Kế toán vật tƣ mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật tƣ tƣơng ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tƣơng tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt số lƣợng và giá trị hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận đƣợc các chứng từ nhập, xuất kho. Về cơ bản sổ kế toán chi tiết vật tƣ có kết cấu giống nhƣ thẻ kho nhƣng có thêm cột giá trị. Cuối tháng, kế toán cộng sổ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng danh điểm vật liệu. Số lƣợng nguyên vật liệu tồn kho phản ánh trên sổ kế toán chi tiết phải đƣợc đối chiếu khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho tƣơng ứng. Sau khi đối chiếu với thẻ kho của thủ kho kế toán phải căn cứ vào sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, số liệu của bảng này đƣợc đối chiếu với số liệu của sổ kế toán tổng hợp. 14