Tài liệu Hoàn thiện công tác kế toán nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động tại trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh sơn la

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC NGUYỄN THỊ THÁI HÀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG VÀ CHI HOẠT ĐỘNG TẠI TRUNG TÂM TRỢ GIÚP PHÁP LÝ TỈNH SƠN LA KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Sơn La, năm 2015 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC NGUYỄN THỊ THÁI HÀ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG VÀ CHI HOẠT ĐỘNG TẠI TRUNG TÂM TRỢ GIÚP PHÁP LÝ TỈNH SƠN LA Chuyên ngành: Kế toán tổng hợp KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngƣời hƣớng dẫn: ThS. Đỗ Thị Minh Tâm Sơn La, năm 2015 LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực tập tai Trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La em đã có cơ hội tiếp xúc thực tế với công tác kế toán nhất là kế toán về nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động tại đơn vị cũng nhƣ môi trƣờng làm việc của kế toán tại đơn vị. Từ đó có cơ hội so sánh cũng nhƣ học tập, tích lỹ thêm kinh nghiệm và áp dụng những lý thuyết đã đƣợc học trên ghế nhà trƣờng để áp dụng vào thực tiễn cho công việc sau này. Để có thể hoàn thành đƣợc chuyên đề tốt nghiệp này em đã nhận đƣợc sự giúp đỡ tận tình từ phía Ban giám đốc, cô chú công nhân viên tại đơn vị nhất là từ phía Kế toán trƣởng của đơn vị. Cùng với sự giúp đỡ tận tình từ phía đơn vị thực tập em còn nhận đƣợc rất nhiều sự chỉ bảo từ phía các thầy cô trong khoa kinh tế, các thầy cô trong tổ bộ môn kế toán, nhất là Th.s – Giáo viên hƣớng hẫn Đỗ Thị Minh Tâm đã luôn theo sát chuyên đề góp ý tận tình để chuyên đề của em có thể hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn các cô chú tại Trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La, Trƣờng ĐH Tây Bắc, BCN Khoa Kinh tế, Trƣởng bộ môn kế toán Th.s Vũ Thị Sen, các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán và khoa Kinh tế, Th.s – Giáo viên hƣớng dẫn Đỗ Thị Minh Tâm đã giúp đơ em trong suốt quá trình thực tập Em xin chân thành cảm ơn. Sơn la, ngày…..tháng…..năm 2015 Sinh viên Nguyễn Thị Thái Hà DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT 1. BHXH: Bảo hiểm xã hội 2. BHYT: Bảo hiểm y tế 3. BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp 4. HCSN: Hành chính sự nghiệp 5. NSNN: Ngân sách nhà nƣớc 6. TTHTPL: Trung tâm hỗ trợ pháp lý 7. HTPL: Hỗ trợ pháp lý 8. BTC: Bộ tài chính 9. TT: Thông tƣ 10. QĐ: Quyết định 11. KP: Kinh phí 12. TSCĐ: Tài sản cố định 13. KPCĐ: Kinh phí công đoàn MỤC LỤC MỞ ĐẦU .........................................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài .........................................................................................................1 2. Mục đích, yêu cầu, phạm vi nghiên cứu ......................................................................2 2.1. Mục đích nghiên cứu ................................................................................................2 2.2. Yêu cầu nghiên cứu ..................................................................................................2 2.3. Phạm vi nghiên cứu ..................................................................................................2 3. Phƣơng pháp nghiên cứu .............................................................................................2 3.1 Phƣơng pháp thu thập dữ liệu ....................................................................................2 3.2 Phƣơng pháp xử lý dữ liệu ........................................................................................3 4. Cấu trúc chuyên đề ......................................................................................................3 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG VÀ CÁC CHI HOẠT ĐỘNG TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP ....................................................................................................4 1.1. Những vấn đề chung về nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động trong các đơn vị hành chính sự nghiệp ...................................................................................................4 1.1.1. Các khái niệm, đặc điểm về nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động trong đơn vị HCSN ...................................................................................................................4 1.1.2. Nội dung về nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động trong đơn vị HCSN .....6 1.1.3. Nguyên tắc hạch toán về nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động trong đơn vị HCSN ..........................................................................................................................7 1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán về nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động trong đơn vị HCSN ..........................................................................................................................9 1.2. Kế toán nguồn kinh phí hoạt động trong các đơn vị HCSN .....................................9 1.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng ..............................................................................9 1.2.2. Phƣơng pháp hạch toán, hệ thống sổ kế toán ......................................................13 1.3. Kế toán chi hoạt động trong đơn vị HCSN ............................................................15 1.3.1. Lập dự toán về chi hoạt động trong các đơn vị HCSN .......................................15 1.3.2. Chứng từ và tài khoản sử dụng ............................................................................16 1.3.3. Phƣơng pháp hạch toán, hệ thống sổ kế toán ......................................................20 1.4. Quyết toán nguồn kinh phí và chi hoạt động trong các đơn vị HCSN ...................22 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG VÀ CHI HOẠT ĐỘNG TẠI TRUNG TÂM TRỢ GIÚP PHÁP LÝ TỈNH SƠN LA .............................................................................................................26 2.1. Vài nét tổng quan về trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La ................................26 2.1.1. Vài nét về lịch sử quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La ................................................................................................................26 2.1.2. Đặc điểm về cơ cấu tổ chức, bộ máy kế toán và hoạt động của Trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La ...............................................................................................27 2.1.3. Đặc điểm về chính sách kế toán áp dụng tại Trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La ...................................................................................................................................28 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguồn kinh phí hoạt động và chi hạt động tại Trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La ...................................................................................30 2.2.1. Thực trạng công tác kế toán nguồn kinh phí tại Trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La ............................................................................................................................30 2.2.1.1. Đặc điểm, nội dung nguồn kinh phí hoạt động tại trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La ....................................................................................................................30 2.2.1.2. Lập dự toán về nguồn kinh phí hoạt động tại Trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La ............................................................................................................................31 2.2.1.3 Chứng từ và tài khoản sử dụng kế toán nguồn kinh phí hoạt động ...................31 2.2.1.4 Phƣơng pháp hạch toán, hệ thống sổ kế toán ....................................................32 2.2.2 Thực trạng công tác kế toán chi hoạt động tại Trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La… ........................................................................................................................41 2.2.2.1. Đặc điểm, nội dung chi hoạt động tại trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La 41 2.2.2.2. Lập dự toán về chi hoạt động tại Trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La ......42 2.2.2.3 Chứng từ và tài khoản sử dụng chi hoạt động ...................................................44 2.2.2.4. Phƣơng pháp hạch toán, hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán ....................45 2.3. Quyết toán nguồn kinh phí và chi hoạt động tại Trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La ............................................................................................................................51 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG VÀ CHI HOẠT ĐỘNG TẠI TRUNG TÂM TRỢ GIÚP PHÁP LÝ TỈNH SƠN LA ......................................................................65 3.1. Nhận xét chung về kế toán nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động tại trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La ...................................................................................65 3.1.1. Ƣu điểm ...............................................................................................................65 3.1.2. Hạn chế ................................................................................................................66 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động tại trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La ...........................................................67 KẾT LUẬN ..................................................................................................................75 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Kế toán hành chính sự nghiệp là một bộ phận của hệ thống các công cụ quản lý, bộ phận cấu thành hệ thống kế toán nhà nƣớc có chức năng tổ chức hệ thống thông tin toàn diện liên tục có hệ thống về tình hình tiếp nhận cũng nhƣ sử dụng nguồn kinh phí,tài sản công…tại các đơn vị thụ hƣởng ngân sách nhà nƣớc Để có thể quản lý xã hội nhà nƣớc sử dụng ngân sách cấp cho các đơn vị HCSN. Kế toán nguồn kinh phí hoạt động và các chi hoạt động trong đơn vị HCSN giúp đơn vị kiểm tra kiểm soát nguồn kinh phí hoạt động và việc chi tiêu của đơn vị, ngăn chặn tham nhũng, lãng phí trong chi tiêu đảm bảo nguồn kinh phí nhà nƣớc cấp đƣợc sử dụng một cách hiệu quả. Để hoạt động và thực hiện các nhiệm vụ do Đảng và nhà nƣớc giao phó các đơn vị hành chính sự nghiệp cần sử dụng các nguồn kinh phí đƣợc cấp và chi tiêu sao cho đúng với mục đích sử dụng mà các nguồn này chủ yếu đƣợc hình thành từ nguồn thu ngân sách nhà nƣớc mà chủ yếu là từ thuế (nguồn đóng góp của nhân dân) vì thế vấn đề nhận và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động là vô cùng quan trọng. Việc sử dụng nguồn kinh phí này không hiệu quả không những làm ảnh hƣởng đến hoạt động của đơn vị, của xã hội mà còn ảnh hƣởng đến uy tín nhà nƣớc, lãng phí tiền của của nhân dân của xã hội. Vậy nên kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi trong đơn vị HCSN là vô cùng quan trọng và cấp thiết cần phải quan tâm nghiên cứu Sơn La là một tỉnh miền núi phía Bắc của tổ quốc với dân số trên một triệu ngƣời với 12 dân tộc anh em cùng chung sống, dƣới sự ƣu tiên và quan tâm của Đảng, nhà nƣớc tỉnh Sơn La đang ngày càng phát tiển mạnh mẽ hệ thống pháp luật đang dần hoàn thiện, mọi ngƣời dân đều sống và tuân thủ theo pháp luật tuy nhiên với trình độ dân trí còn thấp, nhận thức của ngƣời dân còn chƣa cao để hỗ trợ ngƣời dân trong việc thực hiện luật pháp tỉnh Sơn La đã thành lập trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh sơn La. Trung tâm hoạt động dƣới sự quản lý của sở tƣ pháp và nhận và sử dụng nguồn kinh phí do NSNN cấp. Việc nhận và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động sao cho hiệu quả cũng nhƣ hoàn thiện công tác kế toán về nguồn kinh phí hoạt đông và chi hoạt động luôn là mối quan tâm hàng đầu đối với nhà quản trị nói chung và trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La nói riêng, thể hiện sự chuyên nghiệp của đội ngũ nhân viên kế toán, hình ảnh của đơn vị cũng nhƣ uy tín của đơn vị trong việc sử dụng nguồn đống góp của nhân dân. Vì vậy rất cần thiết phải nghiên cứu vấn đề này Nhận thấy tầm quan trọng của kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi cũng nhƣ hoàn thiện công tác kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi trong đơn vị HCSN nói chung và Trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La nói riêng em lựa chọn chuyên đề “Hoàn thiện công tác kế toán nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động tại trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La” làm chuyên đề nghiên cứu của mình. 1 2. Mục đích, yêu cầu, phạm vi nghiên cứu 2.1.Mục đích nghiên cứu Hệ thống hoá cơ sở lý luận về kế toán nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động tại các đơn vị hành chính sự nghiệp Tìm hiểu về thực trạng kế toán nguồn kinh phí hoạt động và các chi hoạt động tại Trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La Đánh gia ƣu điểm, hạn chế trong công tác kế toán nguồn kinh phí hoạt động và các chi hoạt động tại Trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La. Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguồn kinh phí hoạt động và các chi hoạt động tại đơn vị 2.2. Yêu cầu nghiên cứu Cơ sở lý luận đƣa ra phải chặt chẽ, chính xác theo thông tƣ số 185/2011/TTBTC ngày 15/11/2010 hƣớng dẫn sửa đổi, bổ sung chế đọ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của bộ trƣởng bộ tài chính Trong quá trình nghiên cứu, tìm hiểu, thu thập số liệu để phân tích thực trạng kế toán nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động tại Trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La cần phải khách quan, trung thực, chính xác Trình bày nội dung phải khoa học, logic, giải pháp đƣa ra phải phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị 2.3. Phạm vi nghiên cứu Chuyên đề nghiên cứu trên ba phạm vi sau: Phạm vi không gian: Chuyên đề đƣợc thực hiện tại Trung tâm hỗ trợ pháp lý tỉnh Sơn La, tổ 8, phƣờng Chiềng Lề -TP.Sơn La, tỉnh Sơn La Phạm vi thời gian: Số liệu phục vụ nghiên cứu của chuyên đề đƣợc phân tích trong ba năm 2013, 2014, 2015 Phạm vi nội dung: Chuyên đề nghiên cứu về kế toán nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động tại Trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La 3. Phƣơng pháp nghiên cứu Việc nghiên cứu chuyên đề chủ yếu sử dụng các phƣơng pháp sau: 3.1 Phương pháp thu thập dữ liệu Thu thập dữ liệu bằng cách quan sát quá trình ghi sổ sách, chứng từ, các báo cáo, bảng biểu…của đội ngũ kế toán trong đơn vị Thu thập dữ liệu bằng cách tìm hiểu các quết định, thông tƣ của bộ tài chính, các tài liệu có liên quan đến kế toán nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động tại các đơn vị HCSN Thu thập dữ liệu từ các báo cáo tài chính, bảng cân đối tài khoản, bảng tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng,báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động, báo cáo chi tiết kinh phí dự án, bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nƣớc, bảng đối chiếu tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại kho bạc nhà nƣớc 2 Thu thập dữ liệu bằng cách phỏng vấn giám đốc, nhà quản trị, đội ngũ nhân viên, nhất là nhân viên kế toán tại đơn vị và các đối tƣợng có chuyên môn khác về những vấn đề cần thiết trong chuyên đề 3.2 Phương pháp xử lý dữ liệu Dữ liệu thu thập đƣợc sẽ đƣợc tổng hợp, đối chiếu, phân tích và xử lý. Dựa trên kết quả thu đƣợc đánh giá thực trạng nguồn kinh phí hoạt động và các chi hoạt động tại các đơn vị HCSN nói chung và của Trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La nói riêng từ đó so sánh, đối chiếu số liệu phân tích và nội dung lý thuyết để có giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguồn kinh phí và các khoản chi tại đơn vị HCSN 4. Cấu trúc chuyên đề Ngoài phần mở đầu và kết luận nội dung của chuyên đề gồm ba chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động trong các đơn vị hành chính sự nghiệp Chƣơng 2: Thực trạng kế toán nguồn kinh phí hoạt động và các chi hoạt động tại trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La Chƣơng 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động tại trung tâm trợ giúp pháp lý tỉnh Sơn La 3 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUỒN KINH PHÍ HOẠT ĐỘNG VÀ CÁC CHI HOẠT ĐỘNG TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1. Những vấn đề chung về nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động trong các đơn vị hành chính sự nghiệp 1.1.1. Các khái niệm, đặc điểm về nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động trong đơn vị HCSN Để duy trì hoạt động thƣờng xuyên và liên tục các đơn vị HCSN phải sử dụng các nguồn kinh phí, quỹ đƣợc nhận về từ nhiều nguồn khác nhau. Các nguồn kinh phí sử dụng trong các đơn vị HCSN chủ yếu hình thành từ nguồn ngân sách nhà nƣớc cấp phục vụ cho hoạt động sự nghiệp và chủ yếu các đơn vị sự nghiệp sử dụng là nguồn knh phí hoạt động. Có thể thấy kế toán về nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động là phần hành kế toán quan trọng nhất đối với đơn vị hành chính sự nghiệp. Để có thể hiểu một cách chính xác về công tác kế toán về nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động trong đơn vị hành chính sự nghiệp cần năm rõ đƣợc một số các khác nệm và đặc trƣng của nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động nhƣ sau:  Các khái niệm Đơn vị hành chính sự nghiệp: Đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị quản lý hành chính Nhà nƣớc, đơn vị sự nghiệp y tế, văn hoá, giáo dục, thể thao, sự nghiệp khoa học công nghệ, sự nghiệp kinh tế... hoạt động bằng nguồn kinh phí Nhà nƣớc cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn kinh phí khác nhƣ: thu sự nghiệp, phí, lệ phí, thu từ kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh, nhận viện trợ, biếu tặng…theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ của Đảng và Nhà nƣớc giao Căn cứ vào chức năng hoạt động đơn vị HCSN bao gồm các đơn vị: Cơ quan hành chính thuần tuý: nhƣ các các cơ quan công quyền, cơ quan quản lý kinh tế, xã hội … (các Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND…). Đơn vị sự nghiệp (Sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế…). Các tổ chức, đoàn thể xã hội (Các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội…) Căn cứ vào việc phân cấp tài chính các đơn vị dự toán đƣợc chia làm 3 cấp: Đơn vị dự toán cấp I: Là các cơ quan chủ quản các ngành hành chính sự nghiệp thuộc Trung ƣơng và địa phƣơng (Bộ, cơ quan ngang Bộ, Cục, Tổng cục, Uỷ ban nhân dân, Sở, Ban Ngành…). Đơn vị dự toán cấp I quan hệ trực tiếp với cơ quan tài chính về tình hình cấp phát kinh phí. Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm tổng hợp và quản lí toàn bộ nguồn vốn của ngân sách giao, xác định nhiệm vụ và quyền hạn của các đơn vị kế toán cấp dƣới. Phê chuẩn dự toán quý, năm của đơn vị cấp dƣới. Tổ chức việc hạch toán kinh tế, việc quản lí vốn trong ngành.+ Tổng hợp các báo cáo, biểu kế toán trong toàn ngành, tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm tra tài chính đối với các đơn vị cấp dƣới. Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị thuộc đơn vị dự toán cấp I, chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp I (Kế toán cấp II). Đơn vị dự toán cấp II quản lí phần vốn ngân sách do đơn vị cấp I phân phối bao 4 gồm phần kinh phí của bản thân đơn vị và phần kinh phí của các đơn vị cấp III trực thuộc. Định kì đơn vị phải tổng hợp chi tiêu kinh phí ở đơn vị và của đơn vị dự toán cấp III báo cáo lên đơn vị dự toán cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp. Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị thuộc đơn vị dự toán cấp II, chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát kinh phí của đơn vị dự toán cấp II. Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán (Kế toán cấp III). Đơn vị dự toán cấp III trực tiếp sử dụng kinh phí của ngân sách, chấp hành các chính sách về chi tiêu, về hạch toán, tổng hợp chi tiêu kinh phí báo cáo lên đơn vị cấp II và cơ quan tài chính cùng cấp theo định kì. Nguồn kinh phí của các đơn vị HCSN: Là nguồn tài chính mà đơn vị đƣợc phép sử dụng để thực hiện cho các nhiệm vụ chính trị, chuyên môn có tính chất HCSN hoặc có tính chất kinh doanh của mình. Trong các đơn vị HCSN các nguồn kinh phí ngoài vốn đều đƣợc tiếp nhận theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp. Nguồn kinh phí trong đơn vị HCSN bao gồm các nguồn sau: Nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí đầu tƣ xây dựng cơ bản, nguồn kinh phí dự án, nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của nhà nƣớc, nguồn hình thành TSCĐ Nguồn kinh phí hoạt động: là một trong số các nguồn kinh phí trong đơn vị HCSN, là khoản kinh phí do Ngân sách Nhà nƣớc hoặc cấp trên cấp cho đơn vị, hoặc đƣợc Chính phủ, các tổ chức, cá nhân trong nƣớc và nƣớc ngoài viện trợ, tài trợ trực tiếp thực hiện các chƣơng trình mục tiêu, dự án đã đƣợc duyệt, để thực hiện những nhiệm vụ kinh tế, chính trị, xã hội do Nhà nƣớc hoặc cấp trên giao không vì mục đích lợi nhuận. Việc sử dụng nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án phải theo đúng dự toán đƣợc duyệt và phải quyết toán với cơ quan cấp kinh phí. Nguồn kinh phí sự nghiệp cũng có thể đƣợc hình thành từ các khoản thu sự nghiệp phát sinh tại đơn vị, nhƣ thu viện phí của công nhân viên chức trong ngành nằm điều trị, điều dƣỡng tại bệnh viện của đơn vị, thu học phí, thu lệ phí... Các khoản chi trong đơn vị HCSN: là tất cả các chi phí trong đơn vị hành chính sự nghiệp gồm chi hoạt động, chi dự án, chi cho đơn đặt hàng của nhà nƣớc, chi mua sắm TSCĐ…tƣơng ứng với các khoản chi trên đƣợc sử dụng từ các nguồn sau: nguồn kinh phí hoạt động, kinh phí dự án, kinh phí theo đơn đặt hàng của nhà nƣớc, kinh phí hình thành TSCĐ… Các khoản chi hoạt động trong đơn vị HCSN: là các khoản chi mang tính chất thƣờng xuyên theo dự toán ngân sách đã đƣợc duyệt nhƣ: Chi dùng cho công tác nghiệp vụ chuyên môn, và chi quản lý bộ máy hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lƣợng vũ trang, các hội, tổng hội do NSNN cấp, do thu phí, lệ phí, hoặc do các nguồn tài trợ, thu hội phí và các nguồn khác đảm bảo duy trì các hoạt động thƣờng xuyên của đơn vị bằng nguồn kinh phí hoạt động  Đặc điểm Đặc điểm về nguồn kinh phí hoạt động: Nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị HCSN đƣợc hình thành từ các nguồn sau: Nhận trực tiếp từ nguồn ngân sách nhà nƣớc hoặc nhận gián tiếp của nguồn NSNN từ cơ quan quản lý cấp trên theo dự toán đƣợc 5 phê duyệt hàng năm của đơn vị. Các khoản thu đƣợc phép giữ lại. Các khoản thu điều chuyển, thu bổ sung theo quy định, các khoản kết dƣ ngân sách năm trƣớc, các khoản thu khác đƣợc phép bổ sung vào nguồn kinh phí hoạt động… Để theo dõi nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị ngƣời ta dùng tài khoản 461Nguồn kinh phí hoạt động và tài khoản 008 – Dự toán kinh phí hoạt động Đặc điểm của các khoản chi hoạt động: Các khoản chi hoạt động của đơn vị gồm có các khoản chi thƣờng xuyên và chi không thƣờng xuyên phục vụ cho hoạt động của đơn vị từ nguồn kinh phí hoạt động. Các khoản chi này đƣợc thực hiện trên dự toán đƣợc NSNN cấp trong dự toán kinh phí đƣợc nhận hàng năm. Để theo dõi các khoản chi hoạt động ngƣời ta sử dụng tài khoản 661- chi hoạt động để theo dõi. 1.1.2. Nội dung về nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động trong đơn vị HCSN  Nguồn kinh phí hoạt động: Nguồn kinh phí hoạt động là một bộ phận của nguồn kinh phí trong đơn vị hành chính sự nghiệp đƣợc hình thành chủ yếu từ nguồn NSNN và chiếm đa số trong tổng các nguồn kinh phí mà đơn vị HCSN đƣợc nhận. Nguồn kinh phí hoạt động đƣợc sử dụng cho chi hoạt động trong đơn vị và đƣợc nhận dựa trên dựa toán do NSNN cấp. Nguồn kinh phí hoạt động trong đơn vị HCSN đƣợc hình thành từ các nguồn sau: Nhận trực tiếp từ nguồn ngân sách nhà nƣớc hoặc nhận gián tiếp của nguồn NSNN từ cơ quan quản lý cấp trên theo dự toán đƣợc phê duyệt hàng năm của đơn vị. Các khoản thu đƣợc phép giữ lại. Các khoản thu điều chuyển, thu bổ sung theo quy định, các khoản kết dƣ ngân sách năm trƣớc, các khoản thu khác đƣợc phép bổ sung vào nguồn kinh phí hoạt động…  Chi hoạt động: Chi hoạt động bao gồm các khoản chi thƣờng xuyên và chi không thƣờng xuyên. Sử dụng nguồn kinh phí hoạt động đƣợc cấp theo dự toán bằng lệnh chi tiền, rút dự toán… kinh phí bổ sung từ các nguồn tài chính khác Về các khoản chi thƣờng xuyên: đây là các khoản chi mang tính chất thƣờng xuyên trong đơn vị bao gồm: Chi tiền lƣơng, tiền công, tiền thƣởng, phụ cấp lƣơng, phúc lợi tập thể, các khoản trích nộp theo lƣơng BHXH, KPCĐ, BHTN theo chế độ kế toán hiện hành cho công chức, viên chức. Chi quản lý hành chính nhƣ điện nƣớc, xăng dầu, vệ sinh môi trƣờng, thông tin liên lạc, vật tƣ…dùng cho công tác quản lý. Chi cho hoạt động nghiệp vụ chuyên môn theo nhiệm vụ đƣợc giao phó. Chi nghiên cứu khoa học cấp cơ sở. Chi mua sắm sửa chữa thƣờng xuyên TSCĐ. Chi đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ cho đội ngũ công nhân viên trong đơn vị. Chi thƣờng xuyen cho công tác thu phí, lệ phí theo quy định hiện hành. Chi hợp tác quốc tế nhƣ đƣa đoàn đi, về công tác. Các khoản chi thƣờng xuyên khác nhƣ chi trả lãi vay, chi đóng góp từ thiện, chi trật tự an ninh, chi học bổng cho học sinh nghèo vƣợt khó…. Về các khoản chi không thƣờng xuyên đây là các khoản chi mang tính chất đột xuất, bất thƣờng diễn ra trong đơn vị bao gồm: Chi thực hiện tinh giảm bien chế theo quy định của nhà nƣớc, chi cho đầu tƣ và phát triển nhƣ chi đầu tƣ xây dựng cơ bản, chi mua sắm TSCĐ thiết bị, sửa chữa lớn TSCĐ…Chi cho các nhiệm vị đột xuất đƣợc cấp trên giao phó… Về nội dung chi, thực hiện theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ, đƣợc hƣớng dẫn nhƣ sau: 6 Chi thƣờng xuyên: Chi hoạt động thƣờng xuyên theo chức năng, nhiệm vụ đƣợc cấp có thẩm quyền giao, gồm: Tiền lƣơng; tiền công; các khoản phụ cấp lƣơng; các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định hiện hành; dịch vụ công cộng; văn phòng phẩm; các khoản chi nghiệp vụ; sửa chữa thƣờng xuyên tài sản cố định và các khoản chi khác theo chế độ quy định. Chi hoạt động thƣờng xuyên phục vụ cho công tác thu phí và lệ phí, gồm: Tiền lƣơng; tiền công; các khoản phụ cấp lƣơng; các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định hiện hành cho số lao động trực tiếp phục vụ công tác thu phí và lệ phí; các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn; sửa chữa thƣờng xuyên tài sản cố định và các khoản chi khác theo chế độ quy định phục vụ cho công tác thu phí và lệ phí. Chi cho các hoạt động dịch vụ; gồm: Tiền lƣơng; tiền công; các khoản phụ cấp lƣơng; các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo quy định hiện hành; nguyên, nhiên, vật liệu, lao vụ mua ngoài; khấu hao tài sản cố định; sửa chữa tài sản cố định; chi trả lãi tiền vay, lãi tiền huy động theo hình thức vay của cán bộ, viên chức; chi các khoản thuế phải nộp theo quy định của pháp luật và các khoản chi khác (nếu có). Chi không thƣờng xuyên, gồm các khoản chi theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ. Về tiền lƣơng, tiền công và thu nhập tăng thêm thực hiện theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ 1.1.3. Nguyên tắc hạch toán về nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động trong đơn vị HCSN Để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, trung thực của nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động cần đảm bảo các nguyên tắc sau:  Về nguồn kinh phí hoạt động Đơn vị phải hạch toán rõ ràng, rành mạch từng loại kinh phí, từng loại vốn, quỹ theo mục đích sử dụng và theo nguồn hình thành kinh phí Trong quá trình hạch toán cần đảm bảo thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành. Việc kết chuyển từ nguồn kinh phí này sang nguồn kinh phí khác phải theo đúng chế độ và các thủ tục cần thiết. Không đƣợc kết chuyển một cách tùy tiện Đối với các khoản thu tại đơn vị đƣợc phép bổ sung nguồn kinh phí, khi phát sinh đƣợc hạch toán vào tài khoản các khoản thu, sau đó đƣợc kết chuyển sang tài khoản nguồn kinh phí theo đúng quy định, chế độ hoặc theo sự phê duyệt của cấp trên có thẩm quyền Nguồn kinh phí phải đƣợc sử dụng đúng mục đích, đúng nội dung dự toán đƣợc phê duyệt do cấp trên cấp xuống hoặc nhận trực tiếp từ ngân sách nhà nƣớc, đúng tiêu chuẩn và đúng định mức của nhà nƣớc. Cuối niên độ kế toán số kinh phí không sử dụng hết phải nộp trả NSNN hoặc nếu đƣợc phép bổ sung vào nguồn kinh phí năm sau thì phải đƣợc sự phê uyệt của cơ quan tài chính nhà nƣớc có thẩm quyền cho phép. 7 Cuối mỗi kỳ kế toán phải làm thủ tục đối chiếu, thanh quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng theo từng nguồn kinh phí với cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản, cơ quan chủ trì thực hiện các chƣơng trình, dự án… theo đứng quy định chế độ kế toán hiện hành Hạch toán nguồn kinh phí hoạt động và tất cả các nguồn thu có đủ chứng từ chuyển thành nguồn kinh hí hoạt đọng sử dụng tài khoản 461-Chi hoạt động để hạch toán. Hết kỳ kế toán đơn vị phải chuyển nguông kinh phí hoạt động năm nay (4612) sang năm trƣớc (4611) để tiến hành quyết toán. Chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm sau (4613) sang nguồn kinh phí hoạt động năm nay (4612) để hình thành nguồn chi hoạt động cho năm sau.  Về chi hoạt động Trong quá trình hạch toán cần phản ánh các nghiệp vụ phát sinh trong đơn vị một cách trung thực, chính xác, đầy đủ, kịp thời nội dung của nghiệp vụ Trong quá trình hạch toán phải đảm bảo thống nhất về phƣơng pháp tính giá và khấu hao tài sản. Thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành Phải mở sổ kế toán chi tiết chi hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theo niên độ kế toán và theo mục lục ngân sách Nhà nƣớc Hạch toán chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất theo dự toán đƣợc phê duyệt, hạch toán phải đảm bảo sự trùng khớp giữa tổng hợp và chi tiết, giữa sổ sách kế toán với chứng từ kế toán và báo có tài chính. Các khoản chi hoạt động phải đảm bảo theo đúng quy định hiện hành và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị theo từng niên độ kế toán. Trong kỳ các đơn vị HCSN đƣợc tậm chia thu nhập tăng thêm cho công chức, viên chức và tạm trích quỹ để sử dụng từ số tăng thêm. Thực hiện chính sách tiết kiệm ngân sách theo quy định của cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền về quy định của chế độ tài chính Hạch toán những khoản chi thuộc nguồn kinh phí hàng năm của đơn vị, trong đó bao gồm các khoản chi thƣờng xuyên, chi không thƣờng xuyên, chi tinh giảm biên chế, chi thực hiện các nhiệm vụ đột xuất, chi mua sắm, đầu tƣ xây dựng cơ bản, chi sửa chữa TSCĐ… Đơn vị phải hạch toán theo mục lục NS các khoản chi hoạt động phát sinh từ các khoản tiền, hàng viện trợ phi dự án và từ số thu phí, lệ phí đã thu nộp ngân sách đƣợc để lại chi nhƣng đơn vị chƣa có chứng từ ghi thu, ghi chi theo quy định của Bộ tài chính. Đơn vị không đƣợc xét duyệt kế toán ngân sách năm các khoản chi hoạt động từ các khoản tiền, hàng viện trợ, số phí, lệ phí đã thu phải nộp ngân sách đƣợc để lại để chi nhƣng chƣa có chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách theo quy định. Các khoản chi hoạt động nhƣ trên chƣa đƣợc xét duyệt quyết toán nhƣ đã nêu trên thì đƣợc phản ánh vào bên Nợ TK 661- Chi hoạt động. Đơn vị chỉ đƣợc xét duyệt các khoản chi này khi có đủ chứng từ ghi thu, ghi chi ngân sách về các khoản tiền hàng viện trợ phí dự án và số phí, lệ phí đã thu nộp ngân sách để lại chi theo quy định của BTC Hết kỳ kế toán năm, nếu quyết toán kinh phí chƣa đƣợc duyệt thì toàn bộ số chi hoạt động trong năm trƣớc đƣợc chuyển từ tài khoản 6612- Năm nay, sang 6611- Năm trƣớc, để theo dõi cho đến khi đƣợc duyệt quyết toán chi hoạt động. Số chi trƣớc cho 8 năm sau sang năm nay đƣợc chuyển từ tài khoản 6613 – Năm sau, sang tài khoản 6612 – Năm nay, để tieps tự tập hợp chi hoạt động cho năm nay. 1.1.4. Nhiệm vụ của kế toán về nguồn kinh phí hoạt động và chi hoạt động trong đơn vị HCSN  Nhiệm vụ kế toán nguồn kinh phí hoạt động Phản ánh thƣờng xuyên, liên tục, kịp thời và chính xác số kinh phí hoạt động đƣợc chuyển năm trƣớc, số đƣợc nhận đầu năm, số kinh phí nhận bổ sung trong năm và số dƣ kinh phí cuối năm cũng nhƣ tình hình biến động nguồn kinh phí hoạt động trong năm của đơn vị. Giám đốc chặt chẽ kế hoạch huy động và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động trong kỳ của đơn vị. Đảm bảo nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị phải đƣợc sử dụng đúng mục đích và sử dụng một cách tiết kiệm và hiệu quả nhất Thƣờng xuyên phân tích tình hình sử dụng nguồn kinh phí hoạt động để có kế hoạch sử dụng sao cho đạt hiệu quả cao nhất  Nhiệm vụ kế toán chi hoạt động Mở sổ kế toán chi tiết chi hoạt động theo nguồn kinh phí hoạt động, theo niên độ kế toán và mục lục ngân sách nhà nƣớc. Riêng các đơn vị thuộc khối Đảng, an ninh quốc phòng mở sổ kế toán theo mục lục ngân sách của khối mình. Phản ánh thƣờng xuyên, liên lục, kịp thời và chính xác các khoản chi hoạt động trong năm của đơn vị. Đảm bảo chính xác các khoản chi hoạt động chi đúng theo dự toán chi hoạt động đƣợc phê duyệt của cơ quan cấp trên, đồng thời đảm bảo các khoản chi hoạt động chi đúng, chi đủ, tiết kiệm và hiệu quả. Đảm bảo sự trùng khớp giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng nhƣ giữ chứng từ kế toán với sổ sách và báo cáo tài chính. Hạch toán các khoản chi hoạt động theo đúng nguyên tắc kế toán và theo đúng mục lục ngân sách nhà nƣớc 1.2. Kế toán nguồn kinh phí hoạt động trong các đơn vị HCSN 1.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng  Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ Chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện theo đúng nội dung, phƣơng pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kinh tế và các quy định trong chế độ kế toán theo QĐ 19. Đơn vị hành chính sự nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù chƣa có mẫu chứng từ quy định tại danh mục mẫu chứng từ trong chế độ kế toán này thì áp dụng mẫu chứng từ quy định tại chế độ kế toán riêng trong các văn bản pháp luật khác hoặc phải đƣợc Bộ Tài chính chấp thuận. Đối với kế toán nguồn kinh phí đơn vị HCSN sử dụng các chứng từ sau: 9 STT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BB HD Chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC I Chỉ tiêu vật tư 1 Phiếu nhập kho C20-HD x 2 Biên bản kiểm kê vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng C23-HD x hóa II Chỉ tiêu tiền tệ 1 Phiếu thu C30-BB x 2 Giấy đề nghị tạm ứng C32-HD x 3 Biên lai thu tiền C38-BB x IV Chỉ tiêu tài sản cố định 1 Biên bản giao nhận TSCĐ C50-BD x 3 Biên bản đánh giá lại TSCĐ C52-HD x 4 Biên bản kiểm kê TSCĐ C53-HD x 5 Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành C54-HD x B Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác 1 Giấy xác nhận hàng viện trợ không hoàn lại 2 Giấy xác nhận tiền viện trợ không hoàn lại 3 Đề nghị ghi thu – ghi chi ngân sách tiền, hàng viện trợ 4 Giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt C4-10/KB 5 Giấy rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, C2-02/NS chuyển tiền thƣ – điện cấp séc bảo chi 6 Giấy nộp trả kinh phí bằng tiền mặt C1-02/NS 7 Giấy nộp trả kinh phí bằng chuyển khoản ………………………… Ghi chú: - BB: Mẫu bắt buộc - HD: Mẫu hướng dẫn Quy trình luân chuyển và kiểm tra chứng từ: Tất cả các chứng từ kế toán liên quan đến nguồn kinh phí hoạt động do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra toàn bộ chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bƣớc sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán; - Kế toán viên, kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Thủ trƣởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có); A 10 - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; - Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kinh doanh.. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán. - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán; - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán; Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nƣớc, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho…) đồng thời báo cáo ngay bằng văn bản cho Thủ trƣởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.  Tài khoản sử dụng Để hạch toán nguồn kinh phí hoạt động trong đơn vị HCSN sử dụng tài khoản 008-Dự toán nguồn kinh phí, tài khoản 461- Nguồn kinh phí hoạt đông để hạch toán. Tài khoản này có nội dung và kết cấu nhƣ sau: Tài khoản 461: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán số kinh phí hoạt động của đơn vị. Tài khoản này chỉ sử dụng ở các đơn vị đƣợc Nhà nƣớc hoặc đơn vị cấp trên cấp phát kinh phí sự nghiệp. Nguồn kinh phí sự nghiệp là khoản kinh phí do Ngân sách Nhà nƣớc hoặc cấp trên cấp cho đơn vị, hoặc đƣợc Chính phủ, các tổ chức, cá nhân trong nƣớc và nƣớc ngoài viện trợ, tài trợ trực tiếp thực hiện các chƣơng trình mục tiêu đã đƣợc duyệt, để thực hiện những nhiệm vụ kinh tế, chính trị, xã hội do Nhà nƣớc hoặc cấp trên giao không vì mục đích lợi nhuận. Việc sử dụng nguồn kinh phí sự nghiệp phải theo đúng dự toán đƣợc duyệt và phải quyết toán với cơ quan cấp kinh phí. Nguồn kinh phí sự nghiệp cũng có thể đƣợc hình thành từ các khoản thu sự nghiệp phát sinh tại đơn vị, nhƣ thu viện phí của công nhân viên chức trong ngành nằm điều trị, điều dƣỡng tại bệnh viện của đơn vị, thu học phí, thu lệ phí... Khi sử dụng tài khoản này cần đảm bảo một số nguyên tắc sau: 1- Nguồn kinh phí sự nghiệp phải đƣợc hạch toán chi tiết theo từng nguồn hình thành: Ngân sách Nhà nƣớc cấp, đơn vị cấp trên cấp, nhận viện trợ, tài trợ của tổ chức, cá nhân, từ thu sự nghiệp của đơn vị. Đồng thời, phải hạch toán chi tiết, tách bạch nguồn kinh phí sự nghiệp năm nay và kinh phí sự nghiệp năm trƣớc. 2- Nguồn kinh phí sự nghiệp phải đƣợc sử dụng đúng mục đích, nội dung hoạt động, đúng tiêu chuẩn, định mức của Nhà nƣớc, của đơn vị cấp trên và trong phạm vi dự toán đã đƣợc duyệt. 3- Trƣờng hợp nguồn kinh phí đƣợc NSNN cấp thì tùy theo từng phƣơng thức cấp phát kinh phí sự nghiệp của Ngân sách Nhà nƣớc để ghi sổ kế toán: 11 Nếu Ngân sách Nhà nƣớc cấp kinh phí bằng lệnh chi tiền, khi nhận đƣợc giấy báo Có, số tiền đã vào tài khoản của đơn vị, kế toán đồng thời ghi tăng tiền gửi và ghi tăng nguồn kinh phí sự nghiệp; Nếu Ngân sách Nhà nƣớc cấp kinh phí bằng hình thức giao dự toán chi sự nghiệp, dự án, khi nhận đƣợc thông báo ghi đơn vào bên Nợ TK 008 "Dự toán chi sự nghiệp, dự án" (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán). Khi rút dự toán chi sự nghiệp, dự án để chi, ghi đơn vào bên Có TK 008 "Dự toán chi hoạt động", đồng thời ghi Có TK 461 "Nguồn kinh phí hoạt động" đối ứng với các TK có liên quan. 4- Cuối mỗi năm tài chính, đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí sự nghiệp với cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản và với từng cơ quan, tổ chức cấp phát kinh phí theo chính sách tài chính hiện hành. Số kinh phí sử dụng chƣa hết đƣợc xử lý theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Đơn vị chỉ đƣợc chuyển sang năm sau số kinh phí sự nghiệp, dự án chƣa sử dụng hết khi đƣợc cơ quan hoặc cấp có thẩm quyền chấp nhận. 5- Cuối năm tài chính, nếu số chi hoạt động bằng nguồn kinh phí hoạt động chƣa đƣợc duyệt quyết toán, thì kế toán kết chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm nay sang nguồn kinh phí hoạt động năm trƣớc Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 461: Bên Nợ: Số chi bằng nguồn kinh phí hoạt động đã đƣợc duyệt quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động. Số kinh phí hoạt động sử dụng không hết hoàn lại cho NSNN hoặc nộp trả cấp trên. Bên Có: Số kinh phí hoạt động đã thực nhận của Ngân sách hoặc cấp trên; Các khoản thu sự nghiệp phát sinh tại đơn vị đƣợc bổ sung nguồn kinh phí sự nghiệp. Số dƣ bên Có: Số kinh phí hoạt động đã nhận của Ngân sách hoặc cấp trên cấp nhƣng chƣa sử dụng hoặc đã sử dụng nhƣng chƣa đƣợc quyết toán. Tài khoản 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp, có 3 tài khoản cấp 2: Tài khoản 4611 - Nguồn kinh phí hoạt động năm trước: Phản ánh số kinh phí hoạt động thuộc năm trƣớc đã sử dụng nhƣng báo cáo quyết toán năm trƣớc chƣa đƣợc duyệt và số kinh phí hoạt động năm trƣớc chƣa sử dụng hết. Khi báo cáo quyết toán năm trƣớc đƣợc duyệt, số chi bằng nguồn kinh phí hoạt động, kinh phí dự án năm trƣớc sẽ đƣợc chuyển trừ vào Tài khoản 461 "Nguồn kinh phí hoạt động" (4611Nguồn kinh phí hoạt động năm trƣớc). Còn số kinh phí hoạt động năm trƣớc chƣa sử dụng hết, tùy theo quyết định của cơ quan tài chính hoặc cấp có thẩm quyền, phải nộp lại ngân sách hoặc chuyển thành nguồn kinh phí năm nay. + TK 46111 – Nguồn kinh phí thƣờng xuyên năm trƣớc: Phản ánh nguồn kinh phí hoạt động đƣợc ngân sách cấp bổ sung cho chi thƣờng xuyên; phần kinh phí đƣợc để lại đơn vị; chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ thuộc năm trƣớc đã sử dụng đang chờ duyệt trong năm nay. + TK 46112 – Nguồn kinh phí không thƣờng xuyên năm trƣớc: Phản ánh nguồn kinh phí tinh giảm biên chế; kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất thuộc năm trƣớc đã sử dụng đang chờ duyệt trong năm nay. 12 Tài khoản 4612 - Nguồn kinh phí hoạt động năm nay: Phản ánh nguồn kinh phí hoạt động đã đƣợc Ngân sách hoặc cấp trên cấp trong năm nay, kể cả các khoản kinh phí hoạt động năm trƣớc chƣa sử dụng hết khi xét duyệt báo cáo quyết toán đƣợc chuyển thành khoản kinh phí của năm nay. Hết niên độ kế toán, sang đầu năm sau số kinh phí thuộc năm nay, nếu chƣa đƣợc quyết toán sẽ đƣợc chuyển từ Tài khoản 4612 "Nguồn kinh phí hoạt động năm nay" sang Tài khoản 4611 "Nguồn kinh phí hoạt động năm trƣớc" để theo dõi cho đến khi báo cáo quyết toán năm trƣớc đƣợc duyệt. + TK 46121 – Nguồn kinh phí thƣờng xuyên năm nay: Phản ánh nguồn kinh phí hoạt động đƣợc ngân sách cấp bổ sung cho chi thƣờng xuyên; phần kinh phí đƣợc để lại đơn vị; chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ thuộc năm nay. + TK 46122 – Nguồn kinh phí không thƣờng xuyên năm nay: Phản ánh nguồn kinh phí tinh giảm biên chế; kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất thuộc năm nay. Tài khoản 4613 – Nguồn kinh phí hoạt động năm sau:Phản ánh số kinh phí hoạt động đƣợc Ngân sách cấp hoặc cấp trên cấp trong năm để sử dụng cho hoạt động của năm sau. Hết niên độ kế toán, sang đầu năm sau số kinh phí thuộc năm sau chuyển từ tài khoản 4613- Nguồn kinh phí hoạt động năm sau, sang tài khoản 4612- nguồn kinh phí hoạt động năm nay + TK 46131 – Nguồn kinh phí thƣờng xuyên năm sau: Phản ánh nguồn kinh phí hoạt động đƣợc ngân sách cấp bổ sung cho chi thƣờng xuyên; phần kinh phí đƣợc để lại đơn vị; chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ đƣợc cấp trƣớc cho năm sau. + TK 46132 – Nguồn kinh phí không thƣờng xuyên năm sau: Phản ánh nguồn kinh phí tinh giảm biên chế; kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất đƣợc cấp trƣớc cho năm sau. TK 008 – Dự toán chi hoạt động: Phản ánh số dự toán chi hoạt động sự nghiệp đƣợc phân phối và đƣợc cấp phát sử dụng. Theo quy định, số dự toán chi hoạt động đã đƣợc phân phối, sử dụng không hết phải nộp cho Kho bạc Nhà nƣớc. Kết cấu và nội dung phản ánh nhƣ sau: Bên Nợ: Phản ánh dự toán chi hoạt động đƣợc giao. Bên Có: Phản ánh rút dự toán chi hoạt động, hủy bỏ dự toán chi hoạt động. Số dƣ bên Nợ: Dự toán chi hoạt động hiện còn Tài khoản 008 đƣợc chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau: TK 0081 – Dự toán chi thƣờng xuyên TK 0082 – Dự toán chi không thƣờng xuyên 1.2.2. Phương pháp hạch toán, hệ thống sổ kế toán  Về phƣơng pháp hạch toán 1- Nhận kinh phí hoạt động, kinh phí dự án do Ngân sách Nhà nƣớc cấp bằng lệnh chi tiền hoặc kinh phí hoạt động do cấp trên cấp bằng tiền, ghi: Nợ các TK 111, 112, ... Có TK 461 - Nguồn kinh phí sự nghiệp (4612), (4613) 2- Khi đƣợc cơ quan có thẩm quyền giao dự toán chi hoạt động ghi đơn bên Nợ TK 008 "Dự toán chi hoạt động" (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán). 13 3- Khi rút dự toán chi hoạt động về nhập quỹ hoặc mua vật tƣ, dụng cụ hoặc thanh toán trực tiếp cho ngƣời bán hàng, hoặc chi trực tiếp, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt Nợ TK 331 - Phải trả cho ngƣời bán Nợ TK 661 - Chi hoạt động (6612), (6613) Nợ các TK 152, 153, ... Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động (4612), (4613) Đồng thời ghi đơn bên Có TK 008 "Dự toán chi hoạt động, dự án" (Tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán). 4- Các khoản thu sự nghiệp phát sinh tại đơn vị (nếu có), ghi: Nợ các TK 111, 112, ... Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động (4612), 5- Nhận kinh phí hoạt động bằng TSCĐ do Ngân sách cấp, đơn vị cấp trên cấp hoặc đƣợc viện trợ không hoàn lại bằng TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp ghi: Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động.(4612), (4613) Đồng thời, ghi: Nợ TK 661 - Chi hoạt động Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ. 6- Cuối kỳ kế toán năm, đơn vị còn có số dƣ tiền mặt, tiền gửi thuộc nguồn kinh phí hoạt động nếu phải nộp trả số kinh phí sự nghiệp sử dụng không hết cho Ngân sách Nhà nƣớc hoặc cấp trên, khi nộp trả, ghi: Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động Có các TK 111, 112,... Nếu số kinh phí hoạt động sử dụng không hết đƣợc giữ lại để chuyển thành nguồn kinh phí năm sau thì không thực hiện bút toán trên. 7- Khi báo cáo quyết toán chi sự nghiệp, chi dự án đƣợc duyệt ngay trong năm, ghi: Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động (4612) Có TK 661 - Chi hoạt động (6612) (Số chi đƣợc duyệt). 8- Nếu đến cuối năm báo cáo quyết toán chi hoạt động chƣa đƣợc duyệt: - Kết chuyển chi hoạt động năm nay thành chi hoạt động năm trƣớc, ghi: Nợ TK 661- Chi hoạt động (6611 - Chi hoạt động năm trƣớc) Có TK 661- Chi hoạt động (6612 - Chi hoạt động năm nay). - Đồng thời kết chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm nay thành nguồn kinh phí hoạt động năm trƣớc, ghi: Nợ TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động (4612 - Nguồn kinh phí hoạt động năm nay) Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động (4611 - Nguồn kinh phí hoạt động năm trƣớc). 9- Khi báo cáo quyết toán chi hoạt động năm trƣớc đƣợc duyệt, ghi: Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động (4611) Có TK 661 - Chi hoạt động (6611) 14