Tài liệu Xây dựng quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử tại ủy ban dân tộc

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ---------------------------------------- BÙI MINH TRỊNH XÂY DỰNG QUY TRÌNH, PHƢƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC LUẬN VĂN THẠC SỸ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Hà Nội - 2019 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ---------------------------------------- BÙI MINH TRỊNH XÂY DỰNG QUY TRÌNH, PHƢƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Mã số: 60 34 04 06 LUẬN VĂN THẠC SỸ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Trần Thắng Hà Nội - 2019 MỤC LỤC Trang BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 4 THAM CHIẾU HÌNH VẼ 5 PHẦN MỞ ĐẦU 6 CHƢƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH VỀ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ, LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ 1.1. Một số vấn đề lý luận về hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử 1.1.1 Các khái niệm có liên quan đến hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử 14 14 14 1.1.2. Các yêu cầu của hồ sơ điện tử 23 1.1.3. Đặc điểm của hồ sơ điện tử 24 1.1.4. Quy trình và phương pháp lập hồ sơ điện tử 25 1.1.5. Ý nghĩa của lập hồ sơ điện tử 27 1.1.6. Trách nhiệm lập hồ sơ điện tử 28 1.2. Các quy định và hướng dẫn hiện hành liên quan đến lập hồ sơ điện tử 29 1.2.1. Các quy định hiện hành về lập hồ sơ điện tử của cấp có thẩm quyền 29 1.2.2. Các quy định hiện hành về lập hồ sơ điện tử của Ủy ban Dân tộc 32 1.2.3. Nhận xét, đánh giá 36 Tiểu kết chương 1 39 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG VÀ SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG QUY TRÌNH, PHƢƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC 40 2.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc 40 2.1.1. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc 40 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban Dân tộc 41 2.2. Thực trạng quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban 49 1 Dân tộc 2.2.1. Thực trạng quản lý văn bản điện tử 49 2.2.2. Thực trạng lập hồ sơ điện tử 51 2.2. 3. Nhận xét, đánh giá thực trạng và sự cần thiết phải xây dựng quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử 58 2.3. Căn cứ và điều kiện xây dựng quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử 61 2.3.1. Căn cứ xây dựng quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện 61 2.3.2. Điều kiện xây dựng quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử 64 tử Tiểu kết chương 2 68 CHƢƠNG 3. XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUY TRÌNH, PHƢƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC 69 3.1. Xây dựng quy trình và phương pháp lập hồ sơ điện tử 69 3.1.1. Xây dựng quy trình lập hồ sơ điện tử 69 3.1.2. Phương pháp lập hồ sơ điện tử theo quy trình được xây 76 3.2. Các biện pháp tổ chức thực hiện quy trình và phương pháp lập hồ sơ điện tử 85 3.2.1. Ban hành văn bản quy định, hướng dẫn và chuẩn bị điều kiện, cơ sở vật chất để thực hiện lập hồ sơ điện tử 85 3.2.2. Giải quyết các vấn đề kỹ thuật và công nghệ liên quan đến quy trình lập hồ sơ điện tử trong Phần mềm QLVB&HSCV 90 3.2.3. Nâng cao nhận thức và tập huấn, hướng dẫn đối với cán bộ, công chức, viên chức 94 3.2.4. Tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện lập hồ sơ điện tử 96 3.3. Trách nhiệm tổ chức thực hiện quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử 97 dựng Tiểu kết Chương 3 98 KẾT LUẬN 99 2 TÀI LIỆU THAM KHẢO 100 PHỤ LỤC 106 Phụ lục 1. Mẫu khung phân loại hồ sơ của Ủy ban Dân tộc 106 Phụ lục 2. Danh mục hồ sơ năm 2017 của Ủy ban Dân tộc 120 3 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Các từ, cụm từ, văn bản CSDL Cơ sở dữ liệu CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức QLVB&HSCV Quản lý văn bản và hồ sơ công việc VTCQ Văn thư cơ quan UBDT Ủy ban Dân tộc CNTT Công nghệ thông tin LĐUBDT Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc PMQLVB-ĐH Phần mềm quản lý văn bản-điều hành Luật lưu trữ năm 2011 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011 Nghị định số 01/2013/NĐCP ngày 03/01/2013 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật lưu trữ Thông tư số 07/2012/TTBNV của Bộ Nội vụ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Hướng dẫn số 822/HDVTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng Quyết định số 63/QĐUBDT, ngày 27/02/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc Quyết định số 63/QĐ-UBDT, ngày 27/02/2018 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban Dân tộc 4 THAM CHIẾU HÌNH VẼ Tên hình Nội dung Hình 1 Cập nhật và tạo hồ sơ công việc (Trên Phần mềm QLVB&HSCV của Ủy ban Dân tộc) Hình 2 Nhập thông tin về hồ sơ văn bản; Chọn các file đính kèm liên quan đến hồ sơ; Phân công cán bộ lập hồ sơ công việc; Chọn “Ghi nhận” để cập nhật hồ sơ lên hệ thống (Trên Phần mềm QLVB&HSCV của Ủy ban Dân tộc) Hình 3 Gắn văn bản đi với văn bản đến (Trên Phần mềm QLVB&HSCV của Ủy ban Dân tộc) Hình 4 Đính kèm dự thảo tài liệu kèm theo cùng Giấy mời họp (Trên Phần mềm QLVB&HSCV của Ủy ban Dân tộc) Hình 5 Số hóa văn bản đi cùng toàn bộ tài liệu có liên quan (Trên Phần mềm QLVB&HSCV của Ủy ban Dân tộc) 5 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Chúng ta đang sống trong một thời đại mới với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật đặc biệt là ngành công nghệ thông tin. Đây được coi là ngành công nghệ trí tuệ, là nền tảng để phát triển và tăng cường sức mạnh quốc gia, nó đóng một vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của đời sống xã hội. Những ứng dụng của CNTT trong hoạt động quản lý nhà nước đã dẫn đến sự hình thành và gia tăng của các dữ liệu điện tử, trong đó phổ biến hiện nay là tài liệu điện tử, văn bản điện tử. Chúng ta không thể phủ nhận mức độ phổ biến ngày càng tăng của việc sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức trên thế giới nói chung và tại Việt Nam nói riêng. Trên thực tế, tài liệu điện tử với những ưu điểm giúp rút ngắn thời gian, thu gọn khoảng cách, tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả hoạt động quản lý, đây chính là lý do loại tài liệu này được sản sinh và sử dụng ngày càng nhiều. Tại Việt Nam, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức Hội nghị khoa học với chủ đề “Lưu trữ tài liệu điện tử” vào năm 1997. Hội nghị này là bước mở đầu cho lưu trữ Việt Nam về việc thừa nhận và khẳng định sự hình thành một loại tài liệu mới, khởi đầu cho các vấn đề liên quan đến tìm hiểu, nghiên cứu, ứng dụng tài liệu điện tử ở tất cả các cấp, các ngành. Ngày 22 tháng 5 năm 2012, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 15/CT-TTg về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Điều đó cho thấy sự quan tâm của Nhà nước đối với việc sử dụng văn bản điện tử, đó là một loại văn bản đã và đang được sản sinh với khối lượng lớn có xu hướng dần thay thế văn bản giấy tại Việt Nam. Chính vì vậy, các vấn đề nghiệp vụ văn thư nói chung và công tác lập hồ sơ điện tử nói riêng đang là thách thức, vấn đề cấp thiết đặt ra nhằm quản lý chặt chẽ đối với khối lượng văn bản, tài liệu điện tử này. Trước tình hình đó, công tác lập hồ sơ điện tử đòi hỏi phải được đầu tư nghiên cứu sâu rộng để thực hiện công tác này nhất quán trong thực tế. Tại Ủy ban Dân tộc, cũng giống như các cấp các ngành, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước đã dẫn đến sự hình thành, gia tăng 6 của tài liệu điện tử, văn bản điện tử với số lượng rất lớn và có giá trị. Tuy nhiên, việc quản lý tài liệu điện tử và lập hồ sơ điện tử tại cơ quan vẫn còn nhiều điểm cần hoàn thiện. Các văn bản điện tử, tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của cơ quan chưa được đưa vào hồ sơ công việc. Việc lập hồ sơ chỉ thực hiện thông qua đính kèm file văn bản theo vấn đề, công việc; cơ quan chưa xây dựng Danh mục hồ sơ và Mã hồ sơ để làm công cụ trợ giúp công chức, viên chức chủ động lập hồ sơ; Phần mềm QLVB&HSCV chưa có phần Mã hồ sơ để làm căn cứ cho CCVC chuyển văn bản điện tử, tài liệu điện tử, ý kiến chỉ đạo vào hồ sơ điện tử. Nếu các văn bản, tài liệu điện tử tại Ủy ban Dân tộc không được lập hồ sơ sẽ dẫn đến thất lạc và mất mát, không bảo mật được thông tin. Nguyên nhân của thực trạng này gồm: cơ quan chưa có quy định, hướng dẫn cụ thể về lập hồ sơ điện tử để triển khai thực hiện; Lãnh đạo cơ quan chưa chủ động ban hành quy định và chú trọng kiểm tra lập hồ sơ điện tử tại cơ quan; công chức, viên chức chưa nhận thức được hết tầm quan trọng của việc lập hồ sơ điện tử Đứng trước thực trạng trên thì việc xây dựng quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc là vô cùng cần thiết và cấp bách hiện nay. Nếu thực hiện được việc này sẽ giúp cơ quan chủ động triển khai trong công tác lập hồ sơ điện tử. Khi lập hồ sơ điện tử được thực hiện tốt sẽ đem lại cho cơ quan những lợi ích sau: giúp cho việc quản lý, tra tìm văn bản, tài liệu điện tử được dễ dàng, qua đó giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác của cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan; tạo thuận lợi cho lưu trữ cơ quan trong việc tổ chức khoa học tài liệu và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn khác Để những văn bản, tài liệu điện tử của Ủy ban Dân tộc được lập hồ sơ thì việc xây dựng quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử là việc cần làm ngay. Từ những lý do trên, tác giả chọn đề tài: “Xây dựng quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc” làm đề tài luận văn thạc sĩ. 2. Mục tiêu của đề tài Việc nghiên cứu Đề tài nhằm ba mục tiêu chính là: - Thứ nhất, làm rõ sự cần thiết phải lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc; 7 - Thứ hai, nghiên cứu xây dựng quy trình lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc; - Thứ ba, nghiên cứu xây dựng phương pháp thực hiện quy trình lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc. 3. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện Đề tài, tác giả đã sử dụng các phương pháp sau: - Phương pháp phân tích, tổng hợp: tác giả sử dụng phương pháp này để đánh giá thực trạng và đưa ra đề xuất quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc. - Phương pháp thống kê: tác giả sử dụng phương pháp này để tổng hợp các quy định hiện hành của Nhà nước liên quan đến lập hồ sơ điện tử. - Phương pháp khảo sát: phương pháp này được vận dụng trong chương 2 để khảo sát thực trạng lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc - Phương pháp so sánh: Phương pháp này được tác giả sử dụng để tìm ra những điểm khác biệt giữa hồ sơ điện tử và hồ sơ truyền thống, lập hồ sơ điện tử và lập hồ sơ truyền thống. Trên cơ sở só sánh các ý kiến, quan điểm khác nhau về vấn đề này, tác giả đưa ra những nhận định khách quan, khoa học hơn. 4. Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài Trong đề tài này, tác giả nghiên cứu quy trình và phương pháp lập hồ sơ điện tử để áp dụng tại Ủy ban Dân tộc. 5. Giới hạn và phạm vi nghiên cứu của đề tài Trong khuôn khổ luận văn thạc sỹ, tác giả tiến hành nghiên cứu vấn đề chung nhất về quy trình và phương pháp lập hồ sơ điện tử từ năm 2005 đến năm 2017 tại Ủy ban Dân tộc kể từ khi Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 và Luật Công nghệ Thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 được ban hành. Các vấn đề liên quan đến tài liệu điện tử rất rộng và nhiều vấn đề có liên quan đến tài liệu điện tử chưa được làm sáng tỏ, vì vậy cần phải tiếp tục nghiên 8 cứu. Trong đề tài này, tác giả tập trung nghiên cứu những vấn đề liên quan đến quy trình và phương pháp lập hồ sơ điện tử theo nguyên tắc: tuân thủ các quy định, hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền; các yêu cầu thực hiện phải phù hợp với điều kiện thực tế của Ủy ban Dân tộc; có tính đến yếu tố công nghệ thay đổi thì vẫn đảm bảo tính kế thừa và mở rộng khi xây dựng quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu điện tử. 6. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Để đạt được các mục tiêu đặt ra, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài là: - Nghiên cứu, đánh giá các quy định của nhà nước và lập hồ sơ điện tử; - Nghiên cứu, đánh giá thực trạng quy trình và phương pháp lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc; Trên cơ sở kết quả nghiên cứu, đánh giá trên; tác giả xây dựng quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc. 7. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Có thể nói, nghiên cứu về lập hồ sơ điện tử đã và đang được tiến hành dưới nhiều góc độ, cả về lý luận và thực tiễn. Đây là vấn đề mới nên cho đến nay, số lượng các bài viết, công trình nghiên cứu về vấn đề này còn rất hạn chế. Để có thể tiếp cận, kế thừa những kết quả nghiên cứu về lập hồ sơ điện tử của các nhà nghiên cứu và các đồng nghiệp trước đây, tác giả đã tiến hành nghiên cứu: Một là, các đề tài luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp của của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng đang lưu trữ tại Phòng Tư liệu của Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng thuộc Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội gồm: đề tài luận văn thạc sĩ khoa học “Xây dựng quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi” của tác giả Võ Thị Thanh Châu, năm 2017, nội dung luận văn này nghiên cứu xây dựng quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử; đề tài luận văn thạc sĩ khoa học “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản-một giải pháp để hoàn thiện 9 hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ” của tác giả Lê Tuấn Hùng, năm 2004, nội dung luận văn này nghiên cứu về quản lý văn bản điện tử. Hai là, các công trình nghiên cứu khoa học của các nhà quản lý cấp bộ, ngành như: Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ “Quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước hiện nay” của Học viện Chính trị -Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh, năm 2008 do TS. Lưu Kiếm Thanh làm chủ nhiệm. Nội dung đề tài đề cập đến nhiều khía cạnh của vấn đề quản lý tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước; Đề tài khoa học cấp bộ “Xây dựng các yêu cầu và giải pháp quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử” do ThS Nguyễn Thị Chinh làm chủ nhiệm, năm 2009. Nội dung của đề tài là nghiên cứu, đánh giá thực trạng việc hình thành và quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, qua đó xây dựng cơ sở khoa học, yêu cầu và các giải pháp quản lý tài liệu điện tử tại Việt Nam; đề tài khoa học cấp ban đảng “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu, giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh” của Vũ Hồng Mây, năm 2010. Nội dung đề tài là nghiên cứu xây dựng các quy trình nghiệp vụ liên quan đến tài liệu điện tử và đề xuất giải pháp quản lý tài liệu điện tử. Ba là, các bài viết nghiên cứu về tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam như: “Lập hồ sơ điện tử-xu hướng có tính tất yếu trong công tác văn thư” của Đỗ Văn Học, Trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, số 12/2013; “Quản lý hồ sơ điện tử: những vấn đề lý luận cần nghiên cứu” của PGS.TS Vũ Thị Phụng, Trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, số 01/2017. Nội dung các bài viết này phân tích, trao đổi dưới góc độ lý luận và thực tiễn các vấn đề liên quan đến tạo lập, quản lý tài liệu điện tử. Bốn là, các báo cáo tham gia hội nghị, hội thảo liên quan tới tài liệu điện tử, lập hồ sơ điên tử do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức gồm: các báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tại Hà Nội, ngày 09-10/11 năm 2005 với nội dung tập trung phân tích thực trạng, giải pháp quản lý tài liệu điện tử; các báo cáo tham luận trong Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Thực tiễn lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức của Việt Nam” tháng 9/2016 với nội dung tập 10 trung trao đổi, phân tích cụ thể về thực trạng, giải pháp về lập hồ sơ điện tử tại Việt Nam trong những năm gần đây. 8. Nguồn tài liệu tham khảo Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã lựa chọn và sử dụng các nguồn tư liệu và tài liệu sau: - Một là, các sách, giáo trình liên quan về văn thư, lưu trữ, tài liệu điện tử chính thống của Đại học Quốc gia Hà Nội và một số trường đại học khác có đào tạo ngành Lưu trữ học. - Hai là, tác giả đã nghiên cứu các quy định của quốc tế; chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước Việt Nam về tài liệu điện tử từ năm 2005 đến nay; văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc. - Ba là, tác giả đã tham khảo, tiếp cận các nguồn thông tin từ các công trình nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sỹ từ Phòng Tư liệu của Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng thuộc trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội. - Bốn là, tác giả đã tham khảo nguồn thông tin từ các báo cáo tham luận, các bài viết liên quan đến tài liệu điện tử, quy trình và phương pháp lập hồ sơ điện tử từ các Kỷ yếu hội nghị chuyên đề do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức và Tạp chí Văn thư –Lưu trữ Việt Nam. - Năm là, tác giả đã tiếp cận thông tin từ tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ trên phần mềm QLVB&HSCV do Trung tâm Thông tin, Ủy ban Dân tộc xây dựng để phục vụ cho viết nội dung khảo sát thực trạng lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc. 9. Đóng góp của đề tài Kết quả nghiên cứu của đề tài được đánh giá tốt sẽ đóng góp cho Ủy ban Dân tộc những mặt sau: - Giúp Ủy ban Dân tộc nhìn nhận, đánh giá lại thực trạng việc lập hồ sơ điện tử tại cơ quan trong thời gian qua; 11 - Là cơ sở để cơ quan ban hành văn bản quy định, hướng dẫn về lập hồ sơ điện tử thông qua các đề xuất, quy trình, phương pháp được tác giả nêu ở chương 3 của đề tài; - Trên cơ sở kết quả nghiên cứu đề xuất “Quy trình và phương pháp lập hồ sơ điện tử” của đề tài sẽ giúp Trung tâm Thông tin, Ủy ban Dân tộc nghiên cứu, đề xuất điều chỉnh, nâng cấp phần mềm QLVB&HSCV cho phù hợp. Ngoài ra những kết quả đạt được của đề tài cũng là cơ sở để các bộ ngành Trung ương tham khảo và vận dụng. 10. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phần phụ lục, phần nội dung luận văn bao gồm 03 chương, cụ thể như sau: Chương 1. Một số vấn đề lý luận và quy định hiện hành về hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử. Ở chương này, tác giả đã hệ thống lại những vấn đề lý luận liên quan đến tài liệu điện tử, văn bản điện tử, hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử như là các khái niệm, giải thích thuật ngữ, yêu cầu, đặc điểm; quy trình và phương pháp lập hồ sơ điện tử; trách nhiệm lập hồ sơ điện tử; ngoài ra tác giả đã hệ thống lại các quy định, hướng dẫn hiện hành của các cơ quan có thẩm quyền, Ủy ban Dân tộc liên quan đến lập hồ sơ điện tử Chương 2. Thực trạng và sự cần thiết xây dựng quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc. Trên cơ sở lý thuyết ở chương 1, tác giả tiến hành khảo sát thực trạng lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc để có cơ sở cho các nhận xét, đánh giá về hiệu quả và hạn chế trong lập hồ sơ điện tử hiện nay; nêu ra các nguyên nhân và giải pháp khắc phục những hạn chế, trong đó có việc xây dựng quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử Chương 3. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử tại Ủy ban Dân tộc. 12 Từ kết quả khảo sát ở chương 2, tác giả tiến hành xây dựng quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử phù hợp với điều kiện thực tế của Ủy ban Dân tộc; đồng thời tác giả cũng tiến hành xây dựng các biện pháp tổ chức thực hiện quy trình và phương pháp này tại Ủy ban Dân tộc. Những quan điểm, vấn đề được tác giả nêu ra trong luận văn này không tránh khỏi những thiếu sót. Do đó, tác giả rất mong nhận được sự góp ý chân thành của quý thầy, cô cùng các bạn để đề tài nghiên cứu của tác giả được hoàn thiện hơn. Trong quá trình triển khai đề tài, tác giả đã gặp phải nhiều khó khăn. Nhưng được sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình từ phía cán bộ, công chức, viên chức của Ủy ban Dân tộc; quý thầy, cô giáo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội và đặc biệt là sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của TS. Trần Thắng, tác giả đã hoàn thành được đề tài luận văn này. Nhân đây, tác giả xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành về sự quan tâm, giúp đỡ quý báu đó. 13 CHƢƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH VỀ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ, LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ 1.1. Một số vấn đề lý luận về hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử 1.1.1 Các khái niệm có liên quan đến hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử Hiện nay trong các văn bản pháp lý hiện hành, diễn đàn khoa học có rất nhiều khái niệm liên quan trực tiếp đến khái niệm hồ sơ điện tử và lập hồ sơ điện tử, nhưng cách sử dụng, cách giải thích chưa thống nhất. Để có cơ sở khoa học tiến hành nghiên cứu đề tài, đồng thời hiểu rõ cốt lõi, bản chất của vấn đề nghiên cứu, tác giả sử dụng các khái niệm, giải thích thuật ngữ được ghi trong một số văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn, tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, tiêu chuẩn nhà nước Liên bang Nga, sách giáo trình, các từ điển tra cứu chuyên ngành và kế thừa từ các kết quả nghiên cứu của các đề án và luận văn có liên quan đến đối tượng nghiên cứu. Dưới đây là một số khái niệm cơ bản. 1.1.1.1 Tài liệu Hiện nay khái niệm về tài liệu được giải thích khá phổ biến. Theo nghĩa thông thường, tài liệu được hiểu là thông tin được ghi lại trên vật liệu nhất định. Tài liệu có thể là văn bản, có thể là phim, ảnh, băng hình, đĩa hình băng âm thanh, đĩa âm thanh hay các loại vật liệu mang tin khác. Tại khoản 2, Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 giải thích: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác”. [31] Hay nói cách khác có thể hiểu, tài liệu là đơn vị thông tin được ghi lại không phụ thuộc vào hình thức vật mang tin. Cũng cần phải phân biệt giữa “tài liệu” và “văn bản”, đây là những khái niệm quan trọng nhất trong quản lý nhà nước, công tác văn thư, lưu trữ và cũng là 14 khái niệm cơ bản trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất “văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định” [28]. Dưới góc độ hành chính học thì văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp hơn: Khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức [28]. Chúng ta cần đưa ra một quan điểm chung nhất về văn bản đó là “Văn bản là chuỗi ký hiệu ngôn ngữ nào đó tạo thành một chỉnh thể, có nội dung và ý nghĩa trọn vẹn”. Như vậy qua cách giải thích về “tài liệu”, “văn bản”, chúng ta thấy được khái niệm văn bản được bao hàm trong khái niệm tài liệu, tài liệu chứa đựng văn bản, hay nói cách khác văn bản cộng với vật mang tin, vật mang văn bản được gọi là tài liệu. 1.1.1.2 Tài liệu điện tử Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin là sự xuất hiện của tài liệu điện tử. Có thể nói thuật ngữ “tài liệu điện tử” đã được giải thích theo nhiều cách khác nhau tại các công trình, bài viết, văn bản ở Việt Nam và nước ngoài. Trong tài liệu hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử của tiểu bang Minnesota (Mỹ) đã giải thích: “Tài liệu điện tử là tài liệu được tạo ra, gửi, truyền và nhận được hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử” [8]. Trong đó “điện tử” là một thuật ngữ chỉ các công nghệ sử dụng kỹ thuật số (digital) hoặc kỹ thuật tương tự (analog) hoặc các khả năng tương tự (Theo điều 106 Bộ luật ESIGN và điều 2 bộ luật UETA, Hoa Kỳ); “Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự” [Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11]. Tại khoản 2, Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 đã đề cập đến tài liệu điện tử “…Tài liệu bao gồm văn bản,… tài liệu điện tử...”. [33] Tác giả Vũ Hồng Mây (2010) đưa ra giải thích “Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài liệu số hóa (digitalised)” [26, tr26]. 15 Từ những giải thích trên, tác giả đưa ra cách giải thích thuật ngữ “tài liệu điện tử” như sau: Tài liệu điện tử là dạng tài liệu tồn tại dưới dạng điện tử tử khi được tạo lập, chuyển giao, tiếp nhận cho tới giai đoạn lưu trữ nhằm phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Trong đề tài này, tác giả đề tài chỉ giới hạn “Tài liệu điện tử” bao gồm tài liệu, văn bản điện tử của các cơ quan, tổ chức, cá nhân nói chung được tạo ra trực tiếp dưới dạng điện tử hoặc được tạo ra dưới dạng số hóa (scan) tài liệu giấy. 1.1.1.3 Văn bản điện tử Hiện nay tại Việt Nam, có rất nhiều cách giải thích khác nhau về “văn bản điện tử”. Tại khoản 8, Điều 3 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ giải thích: “Văn bản điện tử là văn bản thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu” [35]. Tại Khoản 1, Điều 3 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ giải thích: “Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức, định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy” [45]. Trong khi đó, “Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử” [Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11]. “Văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức” là thông điệp dữ liệu được xác thực bằng chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản và chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. (Khoản 2, Điều 3,Thông tư (dự thảo) năm 2017 của Bộ Nội vụ “Quy định quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.” (https://moha.gov.vn/kiemsoatthutuchanhchinh/tintuc/du-thao-thong-tu-cua-bo-noivu-quy-dinh-quan-ly-van-ban-va-ho-so-dien-tu-31854.html)) [61] Từ các giải thích về văn bản điện tử trên, trong đề tài này, tác giả đưa ra hai cách giải thích thuật ngữ “văn bản điện tử” như sau: Một là, Văn bản điện tử là tài liệu điện tử được lập ra đảm bảo đúng thể thức theo quy định hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công việc hợp pháp của tổ chức, cá nhân; Hai là, Văn bản điện tử là file được tạo lập từ việc số hóa văn bản truyền thống hoặc từ thông điệp dữ liệu, sau đó được xác thực bằng chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản và chữ ký số của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản. 16 Dưới góc độ quản lý nhà nước, tương tự như văn bản thông thường, “Văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị” được phân ra làm hai loại gồm: “Văn bản điện tử đến” là tất cả các loại văn bản, hồ sơ, đơn, thư gửi đến cơ quan, đơn vị qua hệ thống liên thông [Công văn số 4089/VPCP-TTĐT ngày 21/4/2017 của Văn phòng Chính phủ]. “Văn bản điện tử đi” là tất cả các loại văn bản, hồ sơ do cơ quan, đơn vị phát hành qua hệ thống liên thông [Công văn số 4089/VPCP-TTĐT ngày 21/4/2017 của Văn phòng Chính phủ]. Thống nhất về khái niệm văn bản điện tử và tài liệu điện tử là cơ sở cơ bản để chúng ta giải thích thống nhất về khái niệm hồ sơ điện tử. Trước khi giải thích về khái niệm hồ sơ điện tử cần nhấn mạnh thêm về tính xác thực của văn bản điện tử. Trong quản lý văn bản điện tử, tính xác thực của văn bản điện tử được đảm bảo bởi dữ liệu đặc tả hay còn gọi là siêu dữ liệu kèm theo văn bản điện tử. 1.1.1.4 Hồ sơ điện tử Trước khi bàn về khái niệm trên, ngoài sự giải thích thống nhất về khái niệm tài liệu điện tử và văn bản điện tử, cần giải thích về khái niệm hồ sơ . Khái niệm hồ sơ được giải thích thống nhất tại khoản 10 của Điều 2 - Luật Lưu trữ: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [33]. Riêng về “Hồ sơ điện tử “(Tiếng Anh quan như s=Electronic file; Tiếng Nga=Электронное дело ), ở nước ta đã được giải thích thống nhất như sau: “Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. (Điều 2, khoản 1 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ) [39] Phân tích cách giải thích về hồ sơ điện tử này cho thấy, khái niệm hồ sơ điện tử, xét về bản chất, không khác so với hồ sơ thông thường được quy định tại Khoản 17 10, Điều 2 –Luật Lưu trữ, chỉ khác là về hình thức tạo lập, duy trì, bảo quản, truy cập…Hồ sơ điện tử không phải là một tập tài liệu giấy thông thường mà là “một tập tài liệu điện tử” được “tập hợp” lại với nhau nhờ các phương tiện điện tử. Như vậy, hồ sơ điện tử chỉ tồn tại, sử dụng được thông qua các phương tiện điện tử. Cách giải thích này, về căn bản là chính xác, tuy nhiên, nó chưa phản ánh rõ nét về sự khác biệt của khái niệm “Hồ sơ điện tử" với hồ sơ được tạo lập từ tài liệu trên vật mang tin bằng giấy, ngoài có cụm từ “các tài liệu điện tử”. Bên cạnh giải thích trên, một số tác giả đã đưa ra quan điểm về thuật ngữ hồ sơ điện tử. Điển hình là: Tác giả Vũ Hồng Mây (2010) căn cứ vào tài liệu “Những nguyên tắc và các yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử” đưa ra định nghĩa: “Hồ sơ điện tử là một hồ sơ tồn tại trên phương tiện lưu trữ điện tử, được tạo ra, được truyền đạt, được duy trì và/hoặc được khai thác bởi các phương tiện điện tử” [26, tr30]. Tác giả Nguyễn Thị Thành (2014) đưa ra thuật ngữ “hồ sơ số” (gọi cách khác là hồ sơ điện tử): “Là một hồ sơ có khả năng lưu trữ, có một định dạng sử dụng lâu dài, được đóng gói, bao gồm cả siêu dữ liệu về hồ sơ, siêu dữ liệu về từng tài liệu đóng gói trong hồ sơ và các tệp nội dung tài liệu, phải được ký điện tử để xác nhận sự toàn vẹn” [29, tr36]. Ngoài các cách giải thích nêu trên, chúng tôi quan tâm tới cách giải thích được sử dụng trong tiêu chuẩn nhà nước Liên bang Nga-một trong những nước có công tác văn thư lưu trữ phát triển. Cụ thể là, “Hồ sơ điện tử được giải thích : “Là một văn bản điện tử hoặc một tập hợp những văn bản điện tử và các siêu dữ liệu kèm theo những văn bản điện tử đó, được tạo lập nên theo danh mục hồ sơ”. (“Электронное дело : Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел...")= GOST P 7.0.8-2013. Hệ thống tiêu chuẩn về thông tin, công tác thư viện và xuất bản. Công tác văn thư và lưu trữ. Các thuật ngữ và giải thích. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и 18