Tài liệu Xây dựng chương trình mô phỏng quy trình nhập xuất nguyên vật liệu

MỤC LỤC MỤC LỤC.................................................................................................... 1 DANH MỤC HÌNH .................................................................................... 5 DANH MỤC BẢNG BIỂU ........................................................................ 7 MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 8 CHƯƠNG I. TỔNG QUAN ĐỀ TÀI ...................................................... 10 I.1. Giới thiệu ......................................................................................... 10 I.2. Lý do chọn đề tài ............................................................................. 11 I.3. Thực trạng nghiên cứu..................................................................... 11 I.4. Mục tiêu của đề tài........................................................................... 12 I.5. Giải pháp và ý tưởng ....................................................................... 13 CHƯƠNG II. CƠ SỞ LÝ THUYẾT ....................................................... 16 II.1. Khái quát về đề tài.......................................................................... 16 II.1.1. Phòng Nhân sự ....................................................................... 17 a) Chức năng – nhiệm vụ............................................................. 17 b) Mối quan hệ với phòng Kế toán.............................................. 17 II.1.2. Phòng Kỹ thuật....................................................................... 18 a) Chức năng – nhiệm vụ............................................................. 18 b) Mối quan hệ với phòng Kế toán.............................................. 18 II.1.3. Phòng Kinh doanh.................................................................. 19 a) Chức năng – nhiệm vụ............................................................. 19 b) Mối quan hệ với phòng Kế toán.............................................. 19 II.1.4. Ban giám đốc.......................................................................... 20 a) Chức năng – nhiệm vụ............................................................. 20 b) Mối quan hệ với phòng Kế toán.............................................. 20 II.1.5. Bộ phận Sản xuất ................................................................... 20 a) Chức năng – nhiệm vụ............................................................. 20 b) Mối quan hệ với phòng Kế toán.............................................. 21 II.1.6. Phòng Quản lý chất lượng (QC) ............................................ 21 a) Chức năng – nhiệm vụ............................................................. 21 b) Mối quan hệ với phòng Kế toán.............................................. 21 II.1.7. Phòng Kế hoạch ..................................................................... 22 a) Chức năng – nhiệm vụ............................................................. 22 b) Mối quan hệ với phòng Kế toán.............................................. 22 II.1.8. Phòng Mua hàng .................................................................... 23 a) Chức năng – nhiệm vụ............................................................. 23 b) Mối quan hệ với phòng Kế toán.............................................. 23 II.1.9. Phòng Kế toán........................................................................ 23 II.2. Quy trình mô phỏng ....................................................................... 24 II.2.1. Quy trình nhập........................................................................ 24 II.2.2. Quy trình xuất ........................................................................ 37 II.3. Kế toán nhập xuất nguyên vật tư.................................................... 46 II.3.1. Khái niệm ............................................................................... 46 II.3.2. Đặc điểm ................................................................................ 46 II.4. Hiện trạng tin học........................................................................... 46 CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG.................. 48 III.1. Phân tích thiết kế thành phần dữ liệu ở mức quan niệm............... 48 III.1.1. Từ điển dữ liệu...................................................................... 48 III.1.2. Mô hình khái niệm về thực thể ............................................. 50 a) Mô hình các thực thể và thuộc tính ......................................... 50 b) Mô tả các mối kết hợp............................................................. 53 III.2. Thành phần dữ liệu ở mức lôgic ................................................... 54 III.2.1. Mô hình thực thể kết hợp...................................................... 54 III.2.2. Chuyển đổi mô hình thực thể kết hợp sang quan hệ ............ 55 III.2.3. Mô hình quan hệ ................................................................... 57 III.2.4. Ràng buộc toàn vẹn .............................................................. 58 a) Ràng buộc liên bộ.................................................................... 58 b) Ràng buộc liên quan hệ ........................................................... 60 c) Ràng buộc miền giá trị ............................................................ 61 CHƯƠNG IV. THỰC HIỆN ĐỀ TÀI ..................................................... 62 IV.1. Giới thiệu về chương trình............................................................ 62 IV.1.1. Menu của chương trình......................................................... 63 IV.1.2. Giao diện chính..................................................................... 67 IV.2. Các phòng ban .............................................................................. 70 IV.2.1. Phòng Kế Hoạch................................................................... 70 IV.2.2. Phòng Kế Toán ..................................................................... 70 IV.2.3. Phòng Mua hàng................................................................... 70 IV.2.4. Bộ phận Kho......................................................................... 71 IV.2.5. Bộ phận QC .......................................................................... 71 IV.2.6. Bộ phận Xưởng..................................................................... 71 IV.2.7. Phòng Giám đốc ................................................................... 71 IV.3. Các phiếu, biểu mẫu ..................................................................... 79 KẾT LUẬN ................................................................................................ 80 TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................ 83 DANH MỤC HÌNH STT Ký hiệu Diễn giải tên hình 1 HÌNH I.1 Mô hình giải pháp ý tưởng 2 HÌNH I.2 Sơ đồ công ty TNHH MTV Lạc Hồng 3 HÌNH II.1 Mối quan hệ của phòng Kế toán với các phòng ban khác 4 HÌNH II.2 Quy trình nhập về mặt lý thuyết 5 HÌNH II.3 Mẫu phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu 6 HÌNH II.4 Mẫu đơn đặt hàng (1) 7 HÌNH II.5 Mẫu đơn đặt hàng (2) 8 HÌNH II.6 Mẫu hợp đồng mua nguyên vật liệu (1) 9 HÌNH II.7 Mẫu hợp đồng mua nguyên vật liệu (2) 10 HÌNH II.8 Mẫu hợp đồng mua nguyên vật liệu (3) 11 HÌNH II.9 Mẫu biên bản kiểm tra chất lượng vật tư 12 HÌNH II.10 Mẫu phiếu giao hàng 13 HÌNH II.11 Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng 14 HÌNH II.12 Mẫu phiếu nhập kho 15 HÌNH II.13 Quy trình xuất về mặt lý thuyết 16 HÌNH II.14 Mẫu phiếu đề nghị cấp vật tư 17 HÌNH II.15 Mẫu phiếu giao nhận nguyên vật liệu 18 HÌNH II.16 Mẫu phiếu xuất kho 19 HÌNH II.17 Mẫu thẻ kho 20 HÌNH II.18 Mẫu bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu 21 HÌNH II.19 Mẫu sổ chi tiết vật tư nguyên vật liệu 22 HÌNH II.20 Mẫu báo cáo nhập xuất hàng tồn kho 23 HÌNH III.1 Mô hình thực thể kết hợp 23 HÌNH III.2 Mô hình quan hệ 24 HÌNH IV.1 Dữ liệu vật tư mẫu 25 HÌNH IV.2 Quy trình nhập 26 HÌNH IV.3 Quy trình xuất 27 HÌNH IV.4 Giao diện chính của chương trình 28 HÌNH IV.5 Chọn quy trình 29 HÌNH IV.6 Chọn phòng 30 HÌNH IV.7 Phòng Kế hoạch 31 HÌNH IV.8 Phòng Kế toán 32 HÌNH IV.9 Phòng Mua hàng 33 HÌNH IV.10 Bộ phận Kho 34 HÌNH IV.11 Bộ phận QC 35 HÌNH IV.12 Bộ phận Xưởng 36 HÌNH IV.13 Phòng Giám đốc DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Ký hiệu Diễn giải tên hình 1 BẢNG III.1 Từ điển dữ liệu 2 BẢNG III.2 Thực thể Nhom 3 BẢNG III.3 Thực thể VatTu 4 BẢNG III.4 Thực thể TinhHuong 5 BẢNG III.5 Thực thể NCC 6 BẢNG III.6 Mối kết hợp Thuoc 7 BẢNG III.7 Mối kết hợp CT_TH 8 BẢNG III.8 Ràng buộc liên bộ MaNhom 9 BẢNG III.9 Ràng buộc liên bộ MaVT 10 BẢNG III.10 Ràng buộc liên bộ MaTinhHuong 11 BẢNG III.11 Ràng buộc liên bộ MaNCC 12 BẢNG III.12 Ràng buộc liên bộ MaTinhHuong, MaVT 13 BẢNG III.13 Ràng buộc liên quan hệ MaNhom 14 BẢNG III.14 Ràng buộc liên quan hệ MaTinhHuong, MaVT 15 BẢNG III.15 Ràng buộc miền giá trị Gia 16 BẢNG III.16 Ràng buộc miền giá trị SLuong MỞ ĐẦU Trong bối cảnh nền kinh tế đang trên đà hội nhập. Các công ty, doanh nghiệp trong và ngoài nước ồ ạt chuyển hướng đầu tư và định hướng lâu dài để thích nghi, khai thác thị trường màu mỡ của nước ta. Cùng với việc tăng đột biến về nguồn vốn, sự phát triển về hạ tầng, trang thiết bị sản xuất là tất yếu nên guồn lao động có tay nghề và kinh nghiệm rất cấp thiết. Song với sự thiếu hụt trầm trọng nguồn lao động trí thức khó có thể đáp ứng đà phát triển vượt bậc về khoa học kỹ thuật. Một thực trạng vốn đã tồn lại từ rất lâu là đội ngũ lao động vừa tố nghiệp đa số thiếu kinh nghiệm thực hành, thiếu tự tin khi đi tìm việc và thực tế không có kiến thức thực tế để nắm bắt ngay công việc được giao. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản kinh phí và thời gian để đào tạo lại các sinh viên, rất tốn kém. Đòi hỏi phải có một lưc lượng lao động đúng nghĩa có tay nghề và kinh nghiệm vốn là điểm yếu của sinh viên nước ta nói chung và sinh viên trường ta nói riêng. Sở dĩ có vấn đề như vậy là do chương trình đào tạo hiện nay của các trường đại học nói chung còn mang tính lý thuyết, hàn lâm mà chưa chú trọng hoặc chưa có khả năng để nâng cao tính thực hành ở giai đoạn chuyên ngành. Vấn đề này có muôn ngàn lý do, ai cũng nhìn thấy và nhận biết được nhưng vẫn chưa tìm ra được hướng giải quyết. Ngày nay Công nghệ thông tin đã phát triển nhanh chóng và trở thành một ngành khoa học mũi nhọn. Việc áp dụng những thành tựu Công nghệ thông tin vào mọi lĩnh vực của cuộc sống cũng đang ngày càng phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, làm thay đổi diện mạo cũng như cách thức làm việc và làm giảm gánh nặng của việc lưu trữ hàng khối hồ sơ giấy tờ đã từng đè nặng lên con người. Qua đó đã đóng góp to lớn cho sự phát triển của xã hội. Xuất phát từ nhu cầu và sự đòi hỏi của thị trường lao động, sự kiểm nghiệm khắc nghiệt của xã hội về chất lượng đào tạo ở các trường đại học, nên cần phải có một chương trình mô phỏng để sinh viên có thể thực hiện các nghiệp vụ thuộc chuyên ngành của họ đang học giúp cho sinh viên tự tin hơn khi ra trường. Đề tài sẽ tập trung xây dựng một môi trường mô phỏng sát với thực tế ở mức tối đa có thể. Khi sử dụng chương trình, người dùng sẽ được thực hiện tất cả các quy trình, nghiệp vụ kế toán như bên ngoài thực tế mà họ sẽ gặp phải khi làm việc. Sau khi sử dụng chương trình, người dùng sẽ được trang bị những kiến thức cần thiết để bắt tay vào công việc ngay mà không cần phải tốn một khoảng thời gian làm quen với công việc. CHƯƠNG I. TỔNG QUAN ĐỀ TÀI I.1. Giới thiệu Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển vượt trội của công nghệ thông tin. Đã có nhiều ứng dụng đóng góp to lớn cho sự phát triển của nhân loại. Việc chương trình mô phỏng lại thao tác của con người bằng máy tính thay cho các thao tác bằng tay ở các tổ chức, công ty, cơ quan, đơn vị… đang được áp dụng triển khai những bước đầu và là việc làm rất cần thiết để tăng tính thực tiễn trong trường đại học. Vì thế một khối lượng khổng lồ các thao tác trong công việc của con người liên quan đến nhiều lãnh vực khác nhau trong đời sống được tập hợp tại các trường đai học, các viện nghiên cứu có thể mô phỏng một cách chính xác nhất. Những thao tác trong công việc của con người là không giới hạn, nên việc mô phỏng lại là một điều khó khăn nhất khi bắt đầu. Mặc dù có nhiều công cụ hỗ trợ lập trình hoàn toàn có thể giúp ta thực hiện được phần lớn các thao tác này, nhưng chúng ta vẫn yêu cầu một độ chính xác, đầy đủ nhất định về mặt con người để có thể giải quyết được các tình huống phát sinh một cách chính xác nhất. Về Tài chính – Kế toán nói chung và khâu nhập xuất nguyên vật liệu nói riêng, các thao tác hầu như đều cần phải có độ chính xác cao trong công việc, vì liên quan đến các chứng từ sổ sách của một công ty, tổ chức, đơn vị… vì thế, việc mô phỏng lại các thao tác này cũng cần phải đạt được độ chính xác như vậy. Chương trình mô phỏng quy trình xuất nhập kho vật tư mô phỏng lại thao tác của con người từ khâu nhập nguyên vật liệu, xuất nguyên vật liệu, các bước lập phiếu, ghi sổ của các bộ phận, phòng ban trong một công ty ảo. I.2. Lý do chọn đề tài Hiện nay, không chỉ sinh viên trường chúng ta, mà hầu như sinh viên trong tất cả các trường đại học đều có rất ít kiến thức về thực tế. Nói riêng về ngành Tài chính – Kế toán, khi tiếp xúc với công việc thực tế, các tân sinh viên mới ra trường rất có thể sẽ bỡ ngỡ trước độ phức tạp của các thủ tục hành chánh. Vấn đề đặt ra là phải làm sao nâng cao kiến thức về thực tế cho sinh viên khi còn được đạo tạo trong trường đại học. Bên cạnh đó, khoa Tài chính – Kế toán của trường Đại học Lạc Hồng là một trong những khoa có lượng sinh viên đông, vì vậy ban hiệu trưởng của trường đã đề xuất ra phương án xây dựng một phòng thực hành mô phỏng kế toán có sự liên kết giữa khoa Tài chính – Kế toán và Công nghệ thông tin để giải quyết vấn đề trên. Trong lĩnh vực Tài chính – Kế toán, nhận thấy khâu nhập xuất nguyên vật liệu là một trong những khâu quan trọng. Chính vì thế, chúng em xây dựng chương trình mô phỏng quy trình nhập xuất nguyên vật liệu nhằm mô tả một cách chi tiết về vấn đề này, giúp sinh viên có thể nắm bắt rõ hơn về quy trình nhập xuất nguyên vật liệu. I.3. Thực trạng nghiên cứu Những năm trở lại đây ở nước ta, các chương trình liên quan đến kế toán nói chung, nhập xuất kho nói riêng thì có rất nhiều như ANSI-INVENTORY 7.0, F.GMS, 1C:KẾ TOÁN 8, SmartWIM,… Các chương trình này quản lý vật tư theo một qui trình xuyên suốt từ khâu nhập hàng , xuất hàng cho đến khâu thống kê báo cáo và đánh giá tình hình tồn kho. Nhưng, hầu hết các chương trình đều dừng lại ở mức quản lí. Chúng tôi chỉ có thể dựa vào đó để hiểu thêm các nghiệp vụ của quy trình kế toán. Hướng thiết kế các chương trình kế toán mô phỏng các quy trình kế toán đang thực sự mới, có rất ít thông tin. Hiện tại, chúng em chỉ tìm hiểu sơ lượt về hai đề tài. Đề tài “xây dựng mô hình kế toán doanh nghiệp ảo bằng phương pháp mô phỏng trên phần mềm máy tính” - SIAC 1.0 của trường Đại học Tôn Đức Thắng do Thạc sĩ Nguyễn Phúc Sinh của trường ĐH Tôn Đức Thắng chủ nhiệm và đề tài “chương trình mô phỏng Tài chính – Kế toán” của trường Đại học Văn Lang. Hiện nay, tình hình kinh tế Việt Nam vẫn chưa hội nhập được với nền kinh tế thế giới, vì vậy, không thế áp dụng những kinh nghiệm cũng như sản phẩm vào thực tiễn được. I.4. Mục tiêu của đề tài Mô phỏng toàn bộ quy trình nhập, xuất kho vật tư. Giúp cho sinh viên làm quen với môi trường thực tập giống như thực tế và hình dung ra được các bước cụ thể trong quy trình, để sau khi ra trường làm việc không gặp bỡ ngỡ và khó khăn. Chương trình có đầy đủ các chức năng và cách thức của quá trình xuất nhập kho thực tế. Sinh viên phải thao tác đúng với quy trình mới được đi tiếp. Hướng dẫn thực hành chương trình (các thao tác chung khi sử dụng chương trình, lập báo cáo,…). I.5. Giải pháp và ý tưởng Từ việc tham khảo hiện trạng thực tế, qui trình làm việc, các chức năng, nhiệm vụ cụ thể tại các phòng ban và các yêu cầu cần thiết, chúng em xây dựng mô hình dữ liệu sau để phục vụ cho việc lưu trữ: Hình I.1. Mô hình giải pháp ý tưởng Từ những nhu cầu thực tế trên đã có nhiều ý tưởng và đề xuất cũng như các ứng dụng nhằm giúp cho việc mô phỏng được chính xác và hiệu quả hơn. Bằng cách sử dụng ngôn ngữ lập trình VB 2008 trên nền .NET sản phẩm phần mềm của đề tài có khả năng thực thi nhanh chóng mọi mệnh lệnh, mọi yêu cầu xử lý thông tin trong thời gian đáp ứng ngắn nhất. Đồng thời, phần mềm có thể được cài đặt một cách dễ dàng trên nhiều hệ thống khác nhau mà không cần phải nâng cấp hay đầu tư thêm nhiều chi phí. Với cơ sở dữ liệu được xây dựng bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2000, phần mềm có khả năng lưu trữ một khối lượng thông tin lớn được tổ chức thành các đối tượng dữ liệu cụ thể. Mọi thông tin từ cơ sở dữ liệu sẽ được xử lý với tốc độ cực nhanh nhờ vào phương pháp tổ chức dữ liệu theo cấu trúc cây phân cấp. Cấu trúc này cũng đảm bảo tính bảo mật dữ liệu bằng cách phân quyền truy xuất / xử lý thông tin trên mỗi cấp, mỗi đối tượng dữ liệu cụ thể. Giao diện của phần mềm sử dụng tiếng Việt là theo chuẩn Unicode UTF-8. Đây là bảng mã chuẩn toàn cầu được xây dựng và công bố bởi tổ chức quốc tế Unicode. Với bảng mã này, phần mềm sẽ hoạt động, xử lý, sắp xếp và hiển thị thông tin một cách chính xác trên mọi máy tính. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN LẠC HỒNG GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng Nhân sự Phòng Mua hàng Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng Kế hoạch Bộ phận sản xuất Phòng Kỹ thuật Bộ phận QC Hình I.2. Sơ đồ công ty TNHH MTV Lạc Hồng CHƯƠNG II. CƠ SỞ LÝ THUYẾT II.1. Khái quát về đề tài Để có thể mô phỏng được quy trình một cách chính xác nhất, nên cần phải có một công ty và các sinh viên sẽ trở thành nhân viên của công ty này. Trong đó sinh viên sẽ đóng nhiều vai trò như nhân viên phòng kế toán, nhân viên kho, ... Sau khi chúng em liên hệ khoa Tài chính – Kế toán, chúng em đã được cung cấp một mô hình công ty như hình trên. Đối với một tổ chức kinh tế, bộ máy quản lý thường được chia làm nhiều phòng ban, mỗi phòng ban đều có một chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng chúng có quan hệ tác động qua lại lẫn nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh và cấu thành nên bộ máy quản lý chặt chẽ của tổ chức. Tùy vào từng đặc điểm, quy mô kinh doanh của các tổ chức mà có thể chia bộ máy quản lý của tổ chức ra làm các phòng ban đáp ứng nhu cầu điều hành và quản lý. Đối với Công ty TNHH một thành viên Lạc Hồng thì chúng em tổ chức phân chia bộ máy quản lý thành các phòng ban như sơ đồ trên. Trong tất cả các phòng ban, phòng kế toán được coi là trung tâm của các phòng ban vì phòng kế toán có quan hệ với tất cả các phòng ban còn lại trong tổ chức và liên quan trực tiếp đến mọi giai đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh và quản lý. Ban giám đốc Phòng Mua Hàng Phòng Kế hoạch Bộ phận Sản xuất Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Bộ phận QC Phòng Kỹ thuật Phòng Nhân sự Hình II.1. Mối quan hệ của phòng Kế toán với các phòng ban khác II.1.1. Phòng Nhân sự a) Chức năng – nhiệm vụ Phòng Nhân sự quản lý nguồn nhân lực. Đóng vai trò quan trọng trong việc sắp xếp, tuyển dụng lao động cho công ty, chấm công cho nhân viên, đôn đốc nhân viên chấp hành tốt các nội quy, điều lệ của công ty, cũng như thực hiện các chính sách an toàn lao động. Giải quyết các mâu thuẫn trong công việc giữa người lao động và ban giám đốc, lưu trữ các văn thư… b) Mối quan hệ với phòng Kế toán Phòng Kế toán và phòng Nhân sự có quan hệ qua lại nhau trong các vấn đề về tiền lương, các khoản phụ cấp, Bảo hiểm và công đoàn. Hàng ngày bộ phận nhân sự theo dõi chấm công cho tất cả các cán bộ công nhân viên mọi phòng ban. Cuối tháng bộ phận nhân sự lập bảng tính lương, các khoản trích theo lương, các khoản phụ cấp rồi gửi bảng tính qua Phòng kế toán (Bộ phận kế toán thanh toán lương sẽ nhận bảng tính này). Dựa vào bảng tính lương, kế toán lập phiếu chi lương, trình ký rồi gửi uỷ nhiệm chi lương tới ngân hàng chuyển khoản chi trả lương (nếu trả lương qua hệ thống tài khoản ngân hàng) hoặc chuyển tiền cho bộ phận nhân sự phát lương kèm theo phiếu tính lương (thông thường trả lương vào ngày 05 hàng tháng). Khi phát sinh mua thẻ bảo hiểm y tế bắt buộc, bộ phận nhân sự lập danh sách các cán bộ công nhân viên được mua thẻ bảo y tế gửi lên Bệnh viện có yêu cầu đồng thời lập bảng kê có đầy đủ chữ ký duyệt gửi bộ phận kế toán lập phiếu chi mua thẻ bảo hiểm y tế. Bộ phận nhân sự tính ra các khoản chi về kinh phí công đoàn phục vụ cho công nhân viên trình duyệt và gửi bộ phận kế toán làm phiếu chi về các khoản liên quan đến kinh phí công đoàn. II.1.2. Phòng Kỹ thuật a) Chức năng – nhiệm vụ Phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về kỹ thuật chế tạo sản phẩm; kiểm tra các xưởng sản xuất; quản lý tài sản, máy móc thiết bị, nhà xưởng, nguyên vật liệu theo đúng mục đích, chặt chẽ và tiết kiệm. b) Mối quan hệ với phòng Kế toán Phòng Kế toán và phòng Kỹ thuật có quan hệ với nhau thông qua bản vẽ kỹ thuật chi tiết về sản phẩm giúp Bộ phận kế toán tính giá thành sản phẩm dễ dàng và chính xác hơn. Phòng kỹ thuật thiết kế sản phẩm mới, đưa ra định mức chi của sản phẩm trên bản vẽ kỹ thuật của mình. Sau khi hoàn thành bản vẽ, Phòng kỹ thuật trình ký rồi phô tô gửi bộ phận kế toán tính giá thành. Dựa vào bản vẽ, bộ phận kế toán tính giá thành tính ra giá thành kế hoạch của sản phẩm và tính ra giá bán để báo giá cho nhà cung cấp. Chú ý rằng giá thành cũng là giá nhập kho của sản phẩm hoàn thành. Bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm giải thích rõ ràng mọi chi tiết của sản phẩm giúp bộ phận kế toán tính toán dễ dàng và chính xác hơn. II.1.3. Phòng Kinh doanh a) Chức năng – nhiệm vụ Phòng Kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, thiết lập phiếu chi tiết chuyển giao đến các bộ phận liên quan để tiến hành sản xuất. Nghiên cứu thị trường, tổ chức tìm kiếm thị trường mới, củng cố phát triển thị trường hiện tại và tương lai. Phân tích lợi thế cạnh tranh về xây dựng chiến lược kinh doanh ngắn và dài hạn để đảm bảo hoàn thành kế hoạch được giao. Thực hiện marketing tiêu thụ sản phẩm; quản lý sản phẩm. b) Mối quan hệ với phòng Kế toán Phòng Kế toán và phòng Kinh doanh có quan hệ về thông tin xuất hàng, kế hoạch xuất hàng và thu hồi công nợ. Khi nhận được đơn đặt hàng (PO – Purchase Order), hoặc dựa vào bảng báo giá sản phẩm (PI – Proformua Invoice) được khách hàng chấp thuận, bộ phận kinh doanh phô tô một bản gửi bộ phận kế toán làm căn cứ theo dõi thông tin xuất hàng và thu tiền. Sau khi đã có đủ hàng, dựa vào đơn đặt hàng lập phiếu xuất hàng trình ký gửi phòng kế toán (bộ phận kế toán thành phẩm). Kế toán thành phẩm lập phiếu xuất kho đồng thời gửi một liên cho kế toán doanh thu tiến hành ghi nhận doanh thu, theo dõi công nợ. Bộ phận kinh doanh thông báo ngày trả tiền của khách hàng cho bộ phận kế toán lập kế hoạch thu tiền vào và cân đối dòng tiền vào. Kế toán theo dõi các khoản phải thu và thông báo cho bộ phận kinh doanh thúc đẩy khách hàng thanh toán tiền hàng đúng hạn. II.1.4. Ban giám đốc a) Chức năng – nhiệm vụ Giám đốc là người đại diện cao nhất của doanh nghiệp, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, có quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý, tuyển chọn lao động theo đúng yêu cầu sản xuất, quyết định khen thưởng, khiển trách đối với lao động trong doanh nghiệp. Chịu trách nhiệm trước nhà nước và tập thể lao động về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phó Giám Đốc là người tham mưu công việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ phần việc được phân công. Được giám đốc ủy quyền trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ hoặc công việc cụ thể khác theo yêu cầu của giám đốc. b) Mối quan hệ với phòng Kế toán Phòng Kế toán và ban giám đốc liên quan với nhau chủ yếu về việc trình ký các chứng từ kế toán. Khi nhân viên phòng kế toán lập các chứng từ kế toán (phiếu thu, chi, phiếu nhập kho-xuất kho,…) sau khi nhân viên kế toán trình kế toán trưởng ký xong, mang các chứng từ này lên ban giám đốc trình ký. Các chứng từ trình ký phải được sắp sếp theo thứ tự, kẹp theo files của phòng mình riêng tránh việc ban giám đốc phải tìm, soạn lại chứng từ trình ký. Đối với các chứng từ thanh toán gấp thì nhân nhân viên kế toán phải trình ký trực tiếp ngay khi được lập. Ngoài ra Phòng kế toán khi có khó khăn hay vấn đề gì cần sự can thiệp của ban giám đốc thì phòng kế toán lập giao dịch nội bộ trình trưởng phòng ký và gửi lên ban giám đốc chờ giải quyết. II.1.5. Bộ phận Sản xuất a) Chức năng – nhiệm vụ Bộ phận sản xuất tổ chức sản xuất theo đúng kế hoạch đã đề ra nhằm đáp ứng kịp thời các mặt hàng theo yêu cầu của thị trường. Đảm bảo thực hiện đúng quy trình sản xuất, và tự chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm và bán thành phẩm tại các khâu trong quá trình sản xuất.