Tài liệu Xây dựng chương trình mô phỏng quy trình lập báo cáo thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

1 GVHD:Võ Hồng Bảo Châu. BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN --------W X-------- BÁO CÁO NGHIÊN CỨU KHOA HỌC ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH MÔ PHỎNG QUY TRÌNH LẬP BÁO CÁO THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG THEO PHƯƠNG PHÁP KHẤU TRỪ. TRẦN VĂN MINH Biên Hòa, 12/ 2009 SVTH:Trần Văn Minh 2 GVHD:Võ Hồng Bảo Châu. MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU. .................................................................................................................. 1 Tên Đề Tài ......................................................................................................................... 1 Lý do chọn đề tài .............................................................................................................. 1 Lịch sử nghiên cứu của đề tài .......................................................................................... 1 Mục Tiêu Của Chương Trình......................................................................................... 1 Phương pháp nghiên cứu ................................................................................................ 4 Những đóng góp mới của đề tài và những vấn đề mà đề tài chưa làm được………..4 Kết Quả Thực Hiện Được ................................................................................................ 4 Chưa thực hiện được ........................................................................................................ 4 Các công việc cần phải hoàn thành……………………………………………………..4 Kết cấu của đề tài………………………………………………………………………..5 CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN……………………………………………..6 I.1. Lịch sử nghiên cứu của đề tài:……………...……………………………………...6 I.2. Những nội dung mà đề tài chưa đề cập……………………………………..7 I.3. Hướng phát triển của đề tài trong thời gian tới............................................7 CHƯƠNG II.-KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG…………………………..8 II.1.Khảo sát hệ thống ...................................................................................................... 8 II.1.1. Tổng Quan Về Doanh Nghiệp.............................................................................. 8 II.1.2. Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp........................................................................ 8 a). Chức năng của từng bộ phận...................................................................................... 9 b).Mối Quan Hệ Giữa Các Phòng Ban Trong Doanh Nghiệp .................................... 10 c) Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH một thành viên Lạc Hồng ... 14 II.2. Quy trình kế toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. ............................. 15 II.2.1. Quy trình trong kê khai thuế GTGT ................................................................. 15 a).Tập Hợp Hóa Đơn Đầu Vào. ..................................................................................... 18 b).Lập bảng kê mua vào,bảng kê bán ra ...................................................................... 18 c). Lập tờ khai thuế và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chứng từ ....................... 21 II.2.2. In ấn,lập bộ báo cáo thuế GTGT hoàn chỉnh.................................................... 24 II.2.3. Nộp báo cáo và lưu hồ sơ..................................................................................... 24 II.2.4.Các tờ khai thuế kèm theo. ................................................................................. 25 SVTH:Trần Văn Minh 3 GVHD:Võ Hồng Bảo Châu. II.3. Xác định yêu cầu và chức năng…………………………………………………..29 II.3.1. Mô tả yêu cầu ...................................................................................................... 29 II.3.2. Xác định yêu cầu ................................................................................................. 29 II.3.3. Đặc tả yêu cầu………………………………………………………………… 29 CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG....................................... 32 III.1. Thành phần dữ liệu ở mức quan niệm ................................................................ 32 III.2. Mô tả các thực thể tổng quát................................................................................ 34 III.2.1.Hóa Đơn: .............................................................................................................. 34 III.2.2. Chi tiết mua hàng. .............................................................................................. 36 III.2.3. Hình hóa đơn. ..................................................................................................... 37 III.2.4. Tình huống……………………………………………………………………...37 III.3. Mối kết hợp giữa các thực thể.............................................................................. 37 III.4. Mô Hình thực thể kết hợp……………………………………………………….38 III.5.Thành phần dữ liệu ở mức logic:.......................................................................... 38 III.5.1.Chuyển đổi mô hình thực thể sang mô hình quan hệ ...................................... 38 III.5.2.Lược đồ quan hệ:................................................................................................. 39 III.6. Các ràng buộc toàn vẹn ........................................................................................ 40 III.6.1. Mô hình quan hệ................................................................................................. 40 III.6.2.Ràng buộc liên bộ và tầm ảnh hưởng………………………………………….40 III.7. Thành phần dữ liệu ở mức vật lý………………………………………………..43 CHƯƠNG IV. THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH.................................................... 44 IV.1.Các Phần Mềm Ứng Dụng..................................................................................... 44 IV.1.1.Giới Thiệu về tính năng của phần mềm Microsoft visual studio 2005 .......... 44 IV.1.2.Thiết kế giao diện,hỗ trợ viết mã(code) ............................................................. 44 IV.1.3-Xây dựng ứng dụng web nhanh hơn ................................................................. 44 IV.1.4-Hỗ trợ phát triển ứng dụng cho thiết bị di động……………………………...45 IV.1.5-Đóng gói và triển khai ứng dụng……………………………………………...45 IV.2. Xây dựng phần mềm mô phỏng quá trình lập báo cáo thuế:............................ 46 IV.2.1. Giao Diện Chính………………………………………………………………..46 IV.2.2. Giao diện cập nhật bộ đề.................................................................................... 47 IV.2.3. Giao diện tạo tình huống làm ............................................................................ 48 SVTH:Trần Văn Minh 4 GVHD:Võ Hồng Bảo Châu. IV.2.4. Màn hình mô phỏng những đối tượng lên quan trong quy trình và bài tình huống................................................................................................................................ 48 IV.2.5. Giao diện nhân viên kế toán thuế...................................................................... 49 IV.2.6. Giao diện nhập hóa đơn ở ngoài. ...................................................................... 50 IV.2.7 Giao diện sơ đồ các phòng ban:………………………………………………..51 IV.2.8 Giao diện kế toán trưởng:………………………………………………………51 IV.2.9 Giao diện của giám đốc:..................................................................................... 52 IV.2.10. Sửa lại hóa đơn:……………………………………………………………….52 IV.2.11 Giao diện tạo bộ đề thực hành.......................................................................... 53 IV.2.12. Màn hình xem ảnh............................................................................................ 54 Một vài đoạn mã code trong chương trình:.................................................................. 55 PHẦN V. KẾT LUẬN................................................................................................... 56 KIẾN NGHỊ..................................................................................................................... 56 Phụ lục………………………………………………………………………… 57 SVTH:Trần Văn Minh 5 GVHD:Võ Hồng Bảo Châu. DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ BIỂU ĐỒ. Sơ đồ II.1-sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Lạc Hồng .......................................................................................................... 8 Sơ Đồ II.2. Xây dựng mối quan hệ giữa phòng kế toán và các bộ phận khác....... 10 Sơ đồ II.3:Mô hình tổ chức bộ máy kế toán........................................................... 14 Lưu đồ II.4:Các bước để có tờ khai thuế................................................................ 15 Lưu đồ:II.5-Lưu đồ các bước công việc trong quy trình kế toán thuế................... 17 Mẫu biểu II.6: Biểu mẫu 01-1/GTGT:................................................................... 19 Mẫu biểu II.7: Biểu mẫu 01-2/GTGT .................................................................... 20 Biểu mẫu II.8. Mẫu tờ khai thuế gtgt ..................................................................... 22 Biểu mẫu II.9. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. ...................................... 23 Mẫu biểu II.10. Bảng phân bổ số thuế GTGT của hàng hóa dịch vụ mua vào được khấu trừ trong kỳ.................................................................................................... 25 Mẫu biểu:II.11. Bảng kê khai điều chỉnh thuế GTGT đầu vào phân bổ được khấu trừ năm ................................................................................................................... 26 Mẫu II.12. Bảng tổng hợp thuế GTGT theo bản giải trình khai bổ sung,điều chỉnh ................................................................................................................................ 27 Mẫu biểu II.13. Tờ khai giải trình bổ sung, điều chỉnh ......................................... 28 SVTH:Trần Văn Minh 6 GVHD:Võ Hồng Bảo Châu. Lời Cảm Ơn. Trong quá trình làm đề tài, thực hiện và hoàn thành tốt báo cáo nghiên cứu khoa học với đề tài: “Xây dựng phần mềm mô phỏng quá trình lập báo cáo thuế “.Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô trường Đại Học Lạc Hồng đã tận tâm truyền đạt những kiến thức và kinh nghiệm quý báu của mình cho em suốt bốn năm học qua. Đặc biệt là cô Võ Hồng Bảo Châu khoa Công Nghệ Thông Tin và thầy Dương Văn Sơn khoa Tài Chính Kế Toán đã tận tâm giúp đỡ và hướng dẫn em suốt quá trình làm nghiên cứu. Qua đây em cũng xin cảm ơn anh Phạm Ngọc Lạp Giám đốc Công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dich vụ sản xuất Kỷ Nguyên Phát đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt thời gian thực tập để có thêm thời gian thực hiện chuyên đề. Xin cảm ơn tất cả bạn bè và những người thân luôn quan tâm động viên và ủng hộ em. Xin chân thành cảm ơn! SVTH:Trần Văn Minh 7 GVHD:Võ Hồng Bảo Châu. LỜI NÓI ĐẦU. Tên Đề Tài: “Xây dựng chương trình mô phỏng quy trình lập báo cáo thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.” Lý do chọn đề tài. + Xuất phát từ nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực cung cấp trực tiếp cho các khu công nghiệp trên địa bàn tỉnh Đồng Nai và các khu vực lân cận. Trường Đại Học Lạc Hồng đã hướng mục tiêu đó là làm sao cho sinh viên tiếp cận thực tiễn bên ngoài, qua đó giúp cho sinh viên ở từng chuyên ngành sau khi ra trường có thể nhanh chóng hòa nhập vào công việc của mình mà không phải đào tạo lại từ phía nhà doanh nghiệp. + Thực tiễn cho thấy, Khoa tài chính- kế toán hiện nay có hơn 5.000 sinh viên đang theo học ở nhiều cấp bậc khác nhau, tỷ lệ ra trường của khoa đạt trên 80%.Bên cạnh những thành tựu mà khoa tài chính kế toán đã đạt được, thì khoa cũng đang phải đối mặt với những thách thức đó là làm thế nào để sinh viên ra trường đi làm và chủ động hơn và khoa đã tiến hành điều chỉnh chương trình đạo tạo của mình để giúp sinh viên khoa mình tự tin hơn khi tham gia làm việc trong các cơ quan xi nghiệp khác sau khi ra trường, chính vì lý do đó mà khoa tài chính kế toán đã liên kết với khoa công nghệ thông tin xây dựng mô phỏng các quy trình làm việc trên màn hình máy tính một cách trực quan như trong thực tế để sinh viên nắm được các bước cũng như các công việc mình sẽ và phải làm trong tương lai. Mục Tiêu Của Chương Trình. Ngày nay, khi công nghệ thông tin càng phát triển thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tất cả các lĩnh vực là một điều tất yếu. Trong lĩnh vực giáo dục-đào tạo, công nghệ thông tin bước đầu đã được ứng dụng trong công tác quản lý, giảng dạy. Tuy nhiên, so với nhu cầu thực tiễn hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông SVTH:Trần Văn Minh 8 GVHD:Võ Hồng Bảo Châu. tin trong trường học ở nước ta còn hạn chế. Nhiều trường học xem ra lạc hậu vì chưa được trang bị nhiều máy vi tính và các loại thiết bị liên quan huống chi là các phần mềm hỗ trợ cho việc học tập.Trình độ về vi tính của các sinh viên chưa cao và việc xây dựng các mô hình ảo để sinh viên tiếp cận trên máy ảo như thực tế bên ngoài là điều rất cần thiết và giúp cho sinh viên vững vàng hơn khi bước vào công việc mà không phải đào tạo lại ngay sau khi ra trường. Xuất phát từ nhu cầu thực tế như vậy trường Đại Học Lạc Hồng đã mãnh mẽ ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực dạy học của mình và đã có rất nhiều công trình nghiên cứu có lượng chất xám rất cao và ứng dụng cho ngành giáo dục của xã hội rất thiết thực..Bởi vì nhà trường nhận thấy đây là giải pháp tối ưu để tiết kiệm thời gian ,công sức ,đồng thời nâng cao hiệu quả trong công tác giảng dạy và chất lượng đào tạo của trường.Và gần đây nhà trường đã quyết tâm xây dựng phòng kế toán ảo giúp cho sinh viên khoa kế toán nâng cao tay nghề giúp sinh viên tiếp cận thực tế ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường để ra trường không phải đào tạo lại . Tính ưu việt của phần mềm này là không chỉ rút ngắn thời gian cho môn học mà còn ứng dụng ngay trên thực tế sinh viên có thể tự học qua cách hướng dẫn của chương trình một cách nhanh chóng mà thực tế. Trong phần mềm này chúng tôi sẽ cố gắng ,hệ thống dữ liệu chia ra theo từng loại đơn giản ,dễ sử dụng ,tuân thủ theo các quy trình nghiệp vụ trong kế toán cho đến việc kết xuất, cập nhật những văn bản những mẫu biểu theo quy định của bộ tài chính để luôn đáp ứng kịp thời cho sinh viên ,để không phải khó khăn khi gặp về nó Cung cấp các kiến thức cần thiết để người học có một cách nhìn tổng quan về công việc mà họ sẽ làm sau này . Module phải đáp ứng được những cái thiết yếu mà nhu cầu thực tế mà một nhân viên kế toán bên ngoài đang làm để từ đó giúp sinh viên tiếp cận được thực tế bên ngoài thông qua chương trình kế toán ảo. SVTH:Trần Văn Minh 9 GVHD:Võ Hồng Bảo Châu. Nâng cao hiệu quả: Phòng kế toán ảo giúp cải thiện hiệu năng làm việc của sinh viên cho dù sinh viên đó học chương trình đào tạo nào nếu có học nghiệp vụ đó thì cũng có thể sử dụng để dạy. Ngay cả những phần mềm đơn giản nhất cũng có thể mang lại điều này. Tiết kiệm chi phí: Một lợi ích cơ bản của một phòng kế toán ảo là nó sẽ giảm thiểu chi phí trong việt giảng dạy cũng như tìm kiếm giáo viên về dạy. Tiết kiệm chi phí có nghĩa là thêm thu nhập và tăng tốc độ phát triển. Tiết kiệm thời gian: Thời gian quản lý chính là một trong những tiêu chuẩn cho phát triển của bất kỳ công việc nào. Một tổ chức chỉ có thể phát triển nếu nó quản lý được các chức năng của mình trong thời gian quy định. Với việc sử dụng mô hình phòng kế toán ảo cho trường Đại Học Lạc Hồng chúng ta có thể hoàn toàn mong đợi việc hoàn thành công việc trong thời gian đã đề ra. Phát triển theo sự mạnh mẽ của trường: Phòng kế toán ảo có khả năng phát triển theo tốc độ tăng trưởng của trường. Với việc thay đổi về nhu cầu quản lý tài chính của trường, bạn hoàn toàn có thể nâng cấp lên phiên bản tốt hơn hay mở rộng quy mô ứng dụng cao hơn theo mọi hình thức. Tối ưu hóa quy trình của bạn: Một phòng kế toán ảo sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình dạy học để có thể quản lý một cách đơn giản và dễ dàng hơn. Nó đơn giản hóa các giao dịch của bạn, bài giảng, tiền lương, doanh thu... Dễ dàng hơn để hội nhập và quản lý khác nhau. Dễ dàng để bắt đầu làm việc Phòng kế toán ảo rất dễ dàng để cài đặt. Bạn không cần phải có chuyên môn sâu về tin học để sử dụng nó. Bạn có thể sử dụng với sự trợ giúp, đào tạo của các chuyên gia và tài liệu hướng dẫn . Cải thiện các quyết định: Phòng kế toán ảo có thể giúp bạn cải thiện rất nhiều các quyết định trong khoa. Điều này có được thông qua việc sử dụng các phần khác nhau của phần mềm. Nó dễ dàng chia sẻ dữ liệu cho các nghiệp vụ khác và thực hiện các báo cáo phục vụ cho việc học của sinh viên. Ngày càng đơn giản: Hơn thế nữa phòng kế toán ảo sẽ ngày càng đơn giản hơn nữa và hỗ trợ tốt hơn nữa. Phòng kế toán ảo sẽ giúp bạn có một cái nhìn tổng quan SVTH:Trần Văn Minh 10 GVHD:Võ Hồng Bảo Châu. về tình hình công việc thật sự của một nhân viên kế toán thật thụ ngoài đời,kiểm soát một loạt các vấn đề khác nhau một cách dễ dàng. Tạo ham muốn học tập cho sinh viên để sinh viên không chán khi chỉ học lý thuyết mà không thực hành. Phương pháp nghiên cứu: Làm mọi cách để truyền đạt những kinh nghiệm cũng như kỷ xảo ngoài đời của nhân viên kế toán thật sự cho sinh viên biết và áp dụng. Đáp ứng nhu cầu làm quen với công việc của nhân viên kế toán của sinh viên ngày từ khi còn học. Những đóng góp mới của đề tài và những vấn đề mà đề tài chưa làm được + Kết Quả Thực Hiện Được: -Có các chức năng cơ bản của chương trình và một sinh viên kế toán thuế có thể hiểu được các quy định cũng như cách thức làm việc của một nhân viên thật sự. -Tạo được giao diện thân thiện và dễ dàng sử dụng cho người học và làm. -Thao tác cập nhật dữ liệu dễ dàng -Nhìn chung đã xây dựng được quy trình làm việc của một nhân viên kế toán thuế phải làm. -Tích hợp phần mềm kê khai thuế (HTKK) + Chưa thực hiện được. -Cở sở dữ liệu còn rời rạc -Chưa kiểm tra ràng buộc dữ liệu giữa các bảng. + Các công việc cần phải hoàn thành: -Kiểm tra lại toàn bộ chức năng đã làm được, và hoàn thiện tốt hơn. -Tiếp tục hoàn thành và phát triển thêm các tình huống để tạo tình huống rời rạc và ngắt khoản chương trình. -Khắc phục các lỗi của chương trình -Tuy chưa được hoàn thiện nhưng chương trình đã cơ bản đáp ứng được phần nào yêu cầu của khoa tài chính kế toán.Người dùng thông qua chương trình có thể biết SVTH:Trần Văn Minh 11 GVHD:Võ Hồng Bảo Châu. được cơ bản những công việc của mình sau này cũng như cách thức để tạo nên được bộ chứng từ thuế và biết cách phải làm sao với nhưng tình huống xảy ra trong khi làm việc (như tháng trước xuất hóa đơn nhưng mà nhân viên kế toán thuế làm mất và tháng sau tìm lại được thì nhân viên kế toán thuế phải làm gì). Đặc biệt của chương trình là giáo viên có thể lấy bài thực hành của sinh viên đem về chấm nếu thời gian thực hiện trên lớp không đủ để chấm bài. Việc hoàn thiện chương trình sẽ giúp cho người dùng,cụ thể là sinh viên có thể tập hợp và rút các kinh nghiệm để sau này bước vào đời không phải vất vả tìm kiếm và giúp doanh nghiệp đỡ tốn được chi phí đào tạo lại. -Ngoài ra thông qua chương trình sinh viên có thể đối chiếu cở sở lý thuyết với thực tiễn một cách trực quan sinh động Kết cấu của đề tài: Nội dung nghiên cứu của đề tài: + Tìm hiểu quy trình kê khai thuế và các bước cơ bản để tạo nên một bộ chứng từ thuế. + Lên bài tập tình huống cho sinh viên làm +Hoàn thiện các bước mô phỏng trên phần mềm một cách trực quan cho sinh viên thấy rõ. +Tổ chức cho sinh viên test thử và đưa vào ứng dụng SVTH:Trần Văn Minh 12 GVHD:Võ Hồng Bảo Châu. CHƯƠNG I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN. I.1. Lịch sử nghiên cứu của đề tài: Hiện này có rất nhiều công trình về mô phỏng các quy trình làm việc của kế toán và đã thực hiện ở nhiều trường đại học và cao đẳng.Một số công trình trong nước đã làm và liên quan đến đề tài này như sau: + Đề tài nghiên cứu khoa học “Xây dựng mô phỏng kế toán doanh nghiệp ảo bằng phương pháp trên phần mềm máy tính” chủ nhiệm đề tài ThS: Nguyễn Thúc Sinh.Đề tài đang được nghiệm thu thông qua tại trường Đại Học Tôn Đức Thắng. +Trường Đại Học Văn Lang”Phòng mô phỏng kế toán của trường Đại Học Văn Lang” +Trường trung cấp Đinh Tiên Hoàng Trung tâm đào tạo nghề kế toán ACMAN Địa chỉ:B1 DN11 Nguyễn Khánh Toàn-Cầu Giấy- Hà Nội Điện thoại:(84-4) 2671446,Fax:(84-4) 2671445 Email: [email protected], Website: www.acman.vn +Mô hình phòng mô phỏng kế toán được thực hiện tại trường Cao Đẳng tài chính Quãng Ngãi…. +Đề tài nghiên cứu khoa học “Xây dựng mô hình phòng thực hành kế toán doanh nghiệp”-Chủ nhiệm để tài:PGS, TS Ngô Thế Chi, TS Nguyễn Đình Đỗ-Học viện tài chính. +Đề tài nghiên cứu khoa học “Xây dựng mô hình phòng thực hành kế toán tài chính tại trường ĐHDL Lạc Hồng “ chủ nhiệm đề tài Ths Phan Thị Hằng Nga-Khoa tài chính –kế toán-trường Đại Học Lạc Hồng. Với việc áp dụng thành tựu công nghệ thông tin thì đề tài xây dựng phòng thực hành kế toán của trường Đại Học Lạc Hồng nổi bật hơn so với các đề tài trước đây đó là đã áp dụng những thành tựu của công nghệ thông tin để xây dựng, một bước SVTH:Trần Văn Minh 13 GVHD:Võ Hồng Bảo Châu. đột phá hơn so với những đề tài trước đó và nó được áp dụng cho một đơn vị cụ thể và hỗ trợ học tập cho sinh viên. I.2. Những nội dung mà đề tài chưa đề cập. Chúng ta mới chỉ đi vào sơ khai của thuế giá trị gia tăng mà chưa đi sâu vào các thuế giá trị gia tăng khác. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện đề tài chúng em không ngừng thắc mắc đó là làm sao chúng ta thống nhất được các quy trình để lấy kết quả thực tập cho các quy trình sau vì nói chung tất cả các quy trình đều cuối cùng đi đến kết sổ kế toán.Chính vì vậy mà trong quá trình làm đề tài em đã không thể làm kết sổ kế toán thuế được.Mong sao chúng ta có sự kết hợp chặc chẽ hơn giữa hai khoa tài chính kế toán và khoa công nghệ thông tin để đề tài hoàn thiện hơn. I.3. Hướng phát triển của đề tài trong thời gian tới. Hoàn thiện quy trình kê khai thuế giá trị gia tăng,tìm hiểu các quy trình kê khai thuế giá trị gia tăng khác. Kết hợp các quy trình khác để làm sao lấy kết quả của quy trình này thực hiện cho quy trình sau. Hoàn thiện cơ sở vật chất của trường để ứng dụng kết quả của đề tài. Khoa tài chính kế toán cần phải làm sáng tỏ hơn các quy trình cũng như các bước để làm ra được một công việc cụ thể hơn nữa. SVTH:Trần Văn Minh GVHD:Võ Hồng Bảo Châu. 14 CHƯƠNG II.-KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG II.1.Khảo sát hệ thống. II.1.1. Tổng Quan Về Doanh Nghiệp. - Tên Doanh nghiệp:Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Lạc Hồng - Ngành nghề kinh doanh:Sản Xuất, kinh doanh mặt hàng nội thất - Chế độ kế toán áp dụng theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC của bộ tài chính ban hành ngày 20/03/2006 - Hình thức kế toán sử dụng:Nhật ký chung II.1.2. Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Đối với một tổ chức kinh tế, bộ máy quản lý thường được chia làm nhiều phòng ban, mỗi phòng ban đều có một chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng chúng đều có quan hệ và tác động qua lại lẫn nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh và cấu thành nên bộ máy quản lý chặc chẽ cho tổ chức hoặc công ty đó.Tùy vào đặc điểm, quy mô kinh doanh của doanh nghiệp mà các tổ chức kinh tế có thể chia bộ máy quản lý của mình ra làm các phòng ban đáp ứng cho nhu cầu hiện tại. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng Kỹ Thuật Phòng Mua Hàng SVTH:Trần Văn Minh Phòng Kế Toán Bộ Phận Sản Xuất Phòng Nhân Sự Phòng Kinh Doanh 15 GVHD:Võ Hồng Bảo Châu. Sơ đồ II.1Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Lạc Hồng. a). Chức năng của từng bộ phận. a.1. Giám Đốc: Là người đại diện cao nhất của doanh nghiệp ,điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh,có quyền quyết định tổ chức bộ máy quản lý,tuyển chọn lao động theo đúng yêu cầu sản xuất,quyết đinh khen thưởng,khiển trách đối với lao động trong doanh nghiệp.Chịu trách nhiệm trước nhà nước và tập thể lao động về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. a.2. Phó Giám Đốc: Là người tham mưu công việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ phần việc được phân công. Được giám đốc ủy quyền trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ hoặc công việc cụ thể khác theo yêu cầu của giám đốc. a.3. Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về kỹ thuật chế tạo sản phẩm; Kiểm tra xưởng sản xuất; quản lý tài sản, máy móc thiết bị, nhà xưởng, nguyên vật liệu theo đúng mục đích, chặc chẽ và tiết kiệm. a.4. Phòng mua hàng: Lập kế hoạch thu mua,triển khai kế hoạch mua ,liên hệ trực tiếp với khách hàng để điều chỉnh nếu hàng hóa không đúng yêu cầu. a.5. Phòng kế toán: Tổ chức hạch toán kế toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chịu sự quản lý trực tiếp của kế toán trưởng. a.6. Bộ phận sản xuất: Tổ chức sản xuất theo đúng yêu cầu Ban Giám Đốc đặt ra. a.7. Phòng Nhân sự: SVTH:Trần Văn Minh 16 GVHD:Võ Hồng Bảo Châu. Tham mưu giúp giám đốc về mô hình tổ chức bộ máy sản xuất,kinh doanh,quản lý nguồn nhân lực. a.8. Phòng Kinh Doanh: Lập kế hoạch về kỹ thuật, tài chính, vật tư nguyên liệu cho việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; Thực hiện marketing tiêu thụ sản phẩm, quản lý sản phẩm. Trong tất cả các phòng ban, phòng kế toán được coi là trung tâm của các phòng ban vì phòng kế toán có quan hệ với tất cả các phòng ban còn lại trong tổ chức và liên quan trực tiếp đến mọi giai đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh và quản lý. b. Mối Quan Hệ Giữa Các Phòng Ban Trong Doanh Nghiệp. Ban Giám Đốc Bộ Phận Sản Xuất Phòng Mua Hàng Phòng Kế Toán Phòng Kỹ Thuật Phòng Nhân Sự Phòng Kinh Doanh Sơ Đồ II.2. Xây dựng mối quan hệ giữa phòng kế toán và các bộ phận khác trong doanh nghiệp. SVTH:Trần Văn Minh 17 GVHD:Võ Hồng Bảo Châu. b.1. Phòng kế toán và Phòng nhân sự: Có quan hệ qua lại lẫn nhau trong các vấn đề về tiền lương,các khoản phụ cấp,Bảo hiểm và công đoàn. -Hằng ngày bộ phận nhân sự theo dõi chấm công cho tất cả các cán bộ công nhân viên của mọi phòng.Cuối tháng bộ phận nhân sự lập bảng tính lương,các khoản trích theo lương,các khoản phụ cấp rồi gửi bảng tính qua phòng kế toán(Bộ phận kế toán thanh toán lương sẽ nhận bảng tính này).Dựa vào bảng tính lương,kế toán lập phiếu hi lương,trình ký rồi gửi ủy nhiệm chi lương tới ngân hàng chuyển khoản chi trả lương(nếu trả lương qua hệ thống tài khoản ngân hàng) hoặc chuyển cho bộ phân nhân sự phát lương kèm theo phiếu tính lương(thông thường trả lương vào ngày 05 hàng tháng). -Khi phát sinh mua thẻ bảo hiểm y tế bắt buộc,bộ phận nhân sự lập danh sách các cán bộ công nhân viên được mua thẻ bảo hiểm y tế gửi lên bệnh viện có yêu cầu đồng thời lập bảng kê có đầy đủ chữ ký duyệt gửi bộ phận kế toán lập phiếu chi mua thẻ bảo hiểm y tế. -Bộ phận nhân sự tính ra các khoản chi về kinh phí công đoàn phục vụ cho công nhân viên trình duyệt và gửi bộ phận kế toán làm phiếu chi về các khoản liên quan đến kinh phí công đoàn. b.2. Phòng kế toán và bộ phận sản xuất. Phòng kế toán và bộ phận sản xuất có mối quan hệ chặc chẽ và mật thiết với nhau trong quá trình trực tiếp sản xuất sản phẩm.Giúp doanh nghiệp quản lý được chi phí tốt hơn và tính giá thành sản phẩm chính xác hơn. -Khi có lệnh sản xuất,dựa vào phiếu yêu cầu xuất kho,lệnh cấp nguyên vật liệu ,bộ phận kế toán lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu.In phiếu xuất kho làm 3 liên,liên 1 lưu,liên 2 gửi cho bộ phận kho để xuất kho,liên 3 gửi bộ phận sản xuất.Dựa vào phiếu xuất kho bộ phận sản xuất có trách nhiệm SVTH:Trần Văn Minh 18 GVHD:Võ Hồng Bảo Châu. thống kê lại số lượng nguyên vật liệu thừa thông báo cho kế toán tiến hành nhập kho trở lại trên sổ sách. -Khi sản phẩm sản xuất hoàn thành,bộ phận sản xuất có trách nhiệm lập phiếu báo nhập kho về số lượng sản phẩm hoàn thành,trình ký và gửi phiếu báo nhập kho thành phẩm cho bộ phận kế toán(kế toán hàng tồn kho),Bộ phân kế toán tiến hành nhập kho sau khi đã nhận đủ giấy tờ nhập kho. -Bộ phận sản xuất có trách nhiệm thống kê lại số sản phẩm dở dang khi bộ phận kế toán có yêu cầu được ban giám đốc chấp thuận để phục vụ cho việc tính giá thành. b.3. Phòng kế toán và phòng kỹ thuật. Phòng kế toán và phòng kỹ thuật có quan hệ với nhau thông qua bản vẽ kỹ thuật chi tiết về sản phẩm Bộ phận kế toán tính giá thành sản phẩm dễ dàng và chính xác hơn. -Phòng kỹ thuật thiết kế sản phẩm mới,đưa ra định mức chi mua sản phẩm trên bản vẽ kỹ thuật của mình.Sau khi hoàn thành bản vẽ,Phòng kỹ thuật trình ký rồi photocopy gửi bộ phận kế toán tính giá thành.Dựa vào bản vẽ,bộ phận kế toán tính ra giá thành của sản phẩm và tính ra giá bán để báo cáo nhà cung cấp.Chú ý rằng giá thành cũng là giá nhập kho của sản phẩm hoàn thành. -Bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm giải thích rõ ràng mọi chi tiết của sản phẩm giúp bộ phận kế toán tính toán dễ dàng và chính xác hơn. b.4. Phòng kế toán và phòng kinh doanh. Phòng kế toán và phòng kinh doanh có quan hệ về thông tin xuất hàng ,kế hoạch xuất hàng và thu hồi công nợ. -Khi nhận được đơn đặt hàng,hoặc dựa vào bảng báo giá sản phẩm được khách hàng chấp thuận,bộ phận kinh doanh photocopy một bản gửi bộ phận kế toán làm căn cứ theo dõi thông tin xuất hàng và thu tiền. -Sau khi đã có đủ hàng,dựa vào đơn đặt hàng lập phiếu xuất hàng trình gửi phòng kế toán(bộ phận kế toán thành phẩm).Kế toán thành phẩm lập phiếu SVTH:Trần Văn Minh 19 GVHD:Võ Hồng Bảo Châu. xuất kho đồng thời gửi liên cho kế toán doanh thu tiến hành ghi nhận doanh thu,theo dõi công nợ. -Bộ phận kinh doanh thông báo ngày trả tiền của khách hàng cho bộ phận kế toán lập kế hoạch thu tiền vào và cân đối dòng tiền vào. -Kế toán theo dõi các khoản phải thu và thông báo cho bộ phận kinh doanh thúc đẩy khách hàng thanh toán tiền đúng hạn. b.5. Phòng kế toán và ban giám đốc. Phòng kế toán và ban giám đốc liên quan với nhau chủ yếu về việc trình ký các chứng từ kế toán.Khi nhân viên phòng kế toán lập các chứng từ kế toán(phiếu thu,chi,…….)sau khi nhân viên kế toán trình kế toán trưởng ký xong ,mang các chứng từ này lên ban giám đốc trình ký.Các chứng từ trình ký phải được sắp xếp thứ tự,kẹp theo files của phòng mình riêng trách việc ban giám đốc phải tìm,soạn lại chứng từ trình ký.Đối với các chứng từ thanh toán gấp thì nhân viên kế toán phải trình ký trực tiếp ngay khi được lập.Ngoài ra phòng kế toán khi có khó khăn hay vấn đề gì cần sự can thiệp của ban giám đốc thì phòng kế toán lập giao dịch nội bộ trình trưởng phòng ký và gửi lên ban giám đốc chờ giải quyết. b.6. Phòng kế toán và phòng mua hàng. Phòng kế toán và phòng mua hàng có quan hệ qua lại với nhau trong giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh. -Dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh đưa vào của ban giám đốc,Phòng mua hàng lên kế hoạch mua nguyên vật liệu ,hàng hóa (các yêu tố đầu vào) trình ký gửi ban giám đốc.Sau khi kế hoạch mua hàng được duyệt ,Phòng mua hàng gửi thông tin xuống cho phòng kế toán.Dựa vào đó, phòng kế toán (bộ phận kế toán thanh toán) lập kế hoạch chi tiền, cân đối dòng tiền ra rồi trình trưởng phòng ký duyệt, sau đó trình ban giám đốc xem xét. -Khi nguyên vật liệu,hàng hóa về,Phòng mua hành thông báo cho phòng kế toán biết thời gian,để phòng kế toán cho nhân viên kho bãi tổ chức chuẩn bị kho bãi chứa hàng. SVTH:Trần Văn Minh GVHD:Võ Hồng Bảo Châu. 20 -Phòng mua hàng giao bộ chứng từ mua hàng,nhập hàng đầy đủ(gồm:Hóa đơn đỏ, phiếu xuất kho của bên bán,biên bảng giao nhận hàng hóa,…có đủ chữ ký ,đóng dấu của người có thẩm quyền)cho phòng kế toán tiến hành nhập kho. -Sau khi tiến hành kiểm tra và nhập kho kế toán lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp trình ban giám đốc ký duyệt và lập phiếu chi.Phòng mua hàng có trách nhiệm thông báo về thời gian ,phương thức thanh toán cho nhà cung cấp biết khi họ có yêu cầu. -Phòng kế toán khi phát hiện ra hàng thiếu chất lượng,số lượng lập biên bản trình ban giám đốc ký rồi thông báo bằng văn bảng cho phòng mua hàng về số lượng hàng thiếu,hàng giảm giá,hàng trả lại.Phong mua hàng có trách nhiệm làm việc với nhà cung cấp để giải quyết.đưa ra phương pháp xử lý rồi thông báo lại văn bản cho phòng kế toán để xử lý lượng hàng thiếu,kém chất lượng. c. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH một thành viên Lạc Hồng Kế Toán Trưởng Kế Toán Hàng Tồn Kho Kế Toán Thuế Kế Toán Tổng Hợp Kế Toán Thanh Toán Kế Toán Giá Thành Sơ đồ II.3:Mô hình tổ chức bộ máy kế toán . c.1. Kế toán trưởng: SVTH:Trần Văn Minh Kế Toán Doanh Thu