Tài liệu Tổ chức và hoạt động của văn phòng ubnd tỉnh kiên giang

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA VÕ VĂN TỰ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2018 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA VÕ VĂN TỰ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số 60. 34. 04. 03 : Người hướng dẫn khoa học: TS. Phạm Quang Huy THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi tên là Võ Văn Tự, học viên lớp Cao học Quản lý công HC20.N10, niên khóa 2015 - 2017. Tôi xin cam đoan Luận văn là công trình nghiên cứu của riêng tôi (có khảo cứu, kế thừa có chọn lọc, khoa học và hợp lý một số vấn đề thực tiễn). Các số liệu trong luận văn là trung thực, được điều tra, nghiên cứu cẩn thận và tỉ mỉ, có tính cập nhật và nguồn được trích dẫn rõ ràng. Những kết luận khoa học của luận văn chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình khoa học nào./. Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 01 năm 2018 Tác giả Võ Văn Tự 1 LỜI CẢM ƠN Trong quá trình học tập và hoàn thành nghiên cứu Luận văn Cao học Quản lý công, niên khóa 2015 - 2017, tôi nhận được sự quan tâm giảng dạy, giúp đỡ của Ban Giám đốc, các Thầy, Cô tham gia giảng dạy và Khoa Sau Đại học đã giúp tôi lĩnh hội những kiến thức khoa học và bổ ích của Chương trình Cao học Quản lý công. Tôi xin trân trọng cảm ơn Học viện Hành chính Quốc gia, các Phòng, Ban, Khoa, cơ sở Học viện Hành chính tại thành phố Hồ Chí Minh, UBND tỉnh, Ban Tổ chức Tỉnh ủy, Sở Nội vụ, Trường Chính trị tỉnh, Lãnh đạo Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh Kiên Giang đã động viên và cung cấp, hỗ trợ thời gian và tài liệu hữu ích cho tôi hoàn thành khóa học và luận văn. Đặc biệt trân trọng cảm ơn TS. Phạm Quang Huy, Giảng viên Cao cấp, nguyên Phó Giám đốc Học viện hành chính Quốc gia cơ sở Thành phố Hồ Chí Minh đã trực tiếp hướng dẫn, tận tình, nghiêm túc và động viên tôi hoàn thành nghiên cứu luận văn này. Xin trân trọng cảm ơn! Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 01 năm 2018 Tác giả Võ Văn Tự 2 MỤC LỤC Trang PHẦN MỞ ĐẦU: ................................................................................................. 6 1. Tính cấp thiết của đề tài ..................................................................................... 6 2. Tình hình nghiên cứu ......................................................................................... 8 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................... 9 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn .............................................. 10 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu .............................................. 10 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn ...................................................... 10 7. Kết cấu của luận văn ........................................................................................ 10 Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÙA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH ................................................... 12 1.1. Khái niệm về tổ chức và hoạt động của văn phòng ................................. 12 1.1.1. Khái niệm .............................................................................................. 12 1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng .................................................................. 13 1.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng ............................ 14 1.2. Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ...................................................... 16 1.2.1. Cơ sở pháp lý ......................................................................................... 16 1.2.2. Vị trí, vai trò của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ....................... 18 1.3. Nội dung hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ............ 19 1.3.1. Chức năng của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh .......................... 19 1.3.2. Nhiệm vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ............................ 22 Chƣơng 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG TỪ NĂM 2011 ĐẾN NAY ..................................................................................................................... 33 2.1. Khái quát về đặc điểm tự nhiên, kinh tế - xã hội tỉnh Kiên Giang ........ 33 2.1.1. Đặc điểm tự nhiên.................................................................................. 33 2.1.2. đặc điểm kinh tế - xã hội ....................................................................... 34 3 2.2. Lịch sử hình thành và phát triển của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang từ sau 30/4/1975 đến nay .............................................................. 36 2.3. Thực trạng của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang............ 39 2.3.1. Về cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự ................................................... 39 2.3.2. Hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang .............. 57 2.4. Nhận xét chung về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang .......................................................................................... 68 2.4.1. Ưu điểm ................................................................................................. 68 2.4.2. Hạn chế .................................................................................................. 70 Chƣơng 3: ĐỊNH HƢỚNG VÀ NHỮNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KIÊN GIANG TRONG THỜI GIAN TỚI ..................................................... 75 3.1. Định hƣớng hoàn thiện tổ chức bộ máy và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang ......................................................................... 78 3.2. Một số giải pháp để hoàn thiện hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang .......................................................................................... 81 3.2.1. Giải pháp về hoàn thiện tổ chức bộ máy và quy chế làm việc của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ................................................................................ 81 3.2.2. Giải pháp về nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh ................................................................................ 87 3.2.3. Giải pháp về tiếp tục thực hiện tốt nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước ..................................................................................................................... 90 3.3. Kiến nghị...................................................................................................... 95 KẾT LUẬN......................................................................................................... 98 TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................... 100 4 MỘT SỐ TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN Ủy ban nhân dân UBND Liên hiệp quốc LHQ Hệ thống quản lý chất lượng ISO Công nghệ thông tin CNTT Dịch vụ công trực tuyến OSI Hạ tầng viễn thông TII Nguồn nhân lực HCI 5 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của việc nghiên cứu đề tài luận văn Văn phòng là phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ cơ quan nào trong hệ thống cơ quan hành chính các cấp. Trong mọi hoạt động của chính quyền các cấp, văn phòng luôn giữ vai trò đặc biệt quan trọng, văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần bảo đảm các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Trong hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước cấp tỉnh, ―Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (Văn phòng UBND) là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (UBND) và là một bộ phận cơ quan chuyên môn trong hệ thống cơ quan hành chính nhà nước thống nhất do UBND tỉnh lãnh đạo‖ [16, tr430]. Văn phòng UBND tỉnh là cơ quan chuyên môn có vị trí, vai trò là cơ quan tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh tổ chức chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước thống nhất từ tỉnh đến cơ sở. Tùy thuộc vào mục tiêu, nhiệm vụ của mỗi giai đoạn phát triển mà cơ quan chuyên môn nói chung và cơ quan Văn phòng UBND tỉnh nói riêng được pháp luật quy định khác nhau (kể cả vị trí, chức năng), được quy định trực tiếp hay gián tiếp trong các văn bản quy phạm pháp luật và các quy phạm pháp luật đó góp phần từng bước hoàn thiện tổ chức và hoạt động của cơ quan Văn phòng UBND cấp tỉnh. Ngày 22 tháng 7 năm 2004, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 828/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ lấy ngày 28 tháng 8 là ngày truyền thống Văn phòng cơ quan Hành chính Nhà nước [18]. Đây là ghi nhận những đóng góp to lớn của Văn phòng cơ quan Hành chính Nhà nước trong tham mưu giúp việc, phục vụ đắc lực cho sự chỉ đạo, điều hành của chính quyền các cấp. Với tư cách là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, UBND là cơ quan thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước, chấp hành nghị quyết 6 của Hội đồng nhân dân cùng cấp cũng như các văn bản chỉ đạo của nhà nước cấp trên. Chính vì vậy, Văn phòng UBND tỉnh có vai trò rất quan trọng trong việc tham mưu và giúp việc, bảo đảm hoạt động thông suốt của UBND. Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian qua đã có nhiều cố gắng trong việc tham mưu, phục vụ cho UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trong công tác quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước từ tỉnh đến cơ sở, trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng – an ninh trên địa bàn tỉnh đạt nhiều kết quả quan trọng. Tuy nhiên, Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian quan vẫn còn những bất cập nhất định như: tên gọi các phòng chuyên môn chưa thống nhất, cơ cấu tổ chức chưa hợp lý, chức năng nhiệm vụ vẫn chưa rõ ràng, cụ thể. Để góp phần thực hiện tốt chủ trương của Đảng về tiếp tục đổi mới tổ chức, hoạt động của chính quyền địa phương, nâng cao chất lượng hoạt động của Ủy ban nhân dân các cấp, cũng như thực hiện tốt Luật Tổ chức chính quyền địa phương, thực hiện tốt việc cải cách hành chính nhà nước nhằm xây dựng chính quyền địa phương kiến tạo và phát triển, việc đổi mới, kiện toàn tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh là việc làm cần thiết và liên tục nhằm đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của từng giai đoạn phát triển. Vì vậy, cần tiếp tục nghiên cứu làm sáng tỏ những vấn đề về lý luận và thực tiễn trong tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND cấp tỉnh, trên cơ sở đó đề xuất những quan điểm, giải pháp tiếp tục hoàn thiện hơn về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND cấp tỉnh nói chung và Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang nói riêng trong điều kiện đổi mới và hội nhập quốc tế ở nước ta hiện nay có ý nghĩa quan trọng cả về lý luận và thực tiễn. Xuất phát từ thực trạng trên, việc nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh một cách có hệ thống, làm rõ những thành tựu và hạn chế trong tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang, đề xuất các giải pháp tiếp tục đổi mới tổ chức và hoạt động của Văn 7 phòng UBND tỉnh Kiên Giang, đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang là cần thiết và cấp bách. Với những lý do trên, tôi chọn chủ đề: “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Kiên Giang” làm luận văn cao học của mình. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Văn phòng có vai trò rất quan trọng trong cơ cấu của bất cứ cơ quan, tổ chức, đơn vị nào, là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu, giáo trình giảng dạy về công tác hành chính văn phòng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức và hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND ở Việt Nam như: Công tác hành chính Văn phòng trong cơ quan nhà nước‖, nhà xuất bản chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, năm 2002 của tác giả Tạ Hữu Ánh; ―Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước‖, nhà xuất bản Giáo dục, năm 2005 của tác giả Lưu Kiếm Thanh (chủ biên). Công trình của 02 tác giả này chủ yếu tập trung đưa ra những khung lý thuyết cơ bản về vị trí, chức năng, vai trò trong công tác văn phòng của một cơ quan, tổ chức cần phải có, chưa có phân tích cụ thể ở một văn phòng cơ quan hành chính nhà nước đặc biệt là văn phòng UBND cấp tỉnh; Hay ―Đổi mới tổ chức và hoạt động của cơ quan chuyên môn thuộc UBND ở Việt Nam hiện nay‖. Luận án tiến sĩ Luật, Trường Đại học luật Hà Nội, năm 2013 của tác giả Tạ Quang Ngọc. Công trình của tác giả này đã phân tích sâu về vị trí, vai trò của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND, trong đó tác giả có đề cập đến sự khác biệt bên trong của Văn phòng UBND cấp tỉnh so với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, khác biệt về vị trí, vai trò của Văn phòng UBND cấp tỉnh so với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh; tác giả chỉ phân tích khác biệt về vị trí, vai trò, chưa phân tích về hoạt động cụ thể bên trong của Văn phòng UBND cấp tỉnh. 8 Và còn nhiều công trình của các tác giả khác như: Lưu Kiếm Thanh ―Văn phòng, văn thư và lưu trữ trong cơ quan Nhà nước‖, nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, năm 2005. Trần Thị Thanh Hiền ―Tổ chức và hoạt động của cơ quan chuyên môn thuộc UBND ở nước ta hiện nay‖, luận văn thạc sĩ, Học viện Khoa học xã hội, năm 2011…. Những công trình nghiên cứu kể trên chưa phân tích sâu về hoạt động của Văn phòng UND cấp tỉnh, đặc biệt là không có công trình nào nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang. Tuy nhiên, những công trình nêu trên đã cung cấp một lượng kiến thức, thông tin lớn về hoạt động của bộ máy nhà nước. Vì vậy, luận văn này góp phần bù đắp khoảng trống nghiên cứu hiện hành, làm rõ thêm về cơ sở lý luận, thực tiễn và thực trạng tổ chức và hoạt động, từ đó cung cấp những ý kiến tư vấn về việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn 3.1. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND cấp tỉnh. Luận văn nghiên cứu thực trạng về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang. Tìm ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện về tổ chức và hoạt động Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện mục đích nói trên, luận văn có nhiệm vụ: - Hệ thống lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND cấp tỉnh. - Phân tích thực trạng về tổ chức và hoạt động Văn phòng UBND Kiên Giang. Đưa ra nhận xét, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân đối với tổ chức và hoạt động Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang; 9 - Đề xuất các giải pháp để khắc phục hạn chế, phát huy những ưu điểm, các giải pháp tối ưu nhằm hoàn thiện tổ chức và hoạt động Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang, góp phần thực hiện thắng lợi nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang. Phạm vi nghiên cứu của đề tài tập trung vào hoàn thiện về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong công tác tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo UBND tỉnh từ năm 2011 đến nay. 5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn - Phương pháp luận: Dựa trên cơ sở lý luận chủ nghĩa Mác-Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, khoa học quản lý hành chính nhà nước, quan điểm, chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật Nhà nước về tổ chức và hoạt của cơ quan hành chính nhà nước. - Phương pháp nghiên cứu: Sử dụng phương pháp phân tích, thống kê, tổng hợp, so sánh để rút ra nhận xét và kết luận. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn - Hệ thống được cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND cấp tỉnh; đồng thời trên cơ sở hệ thống lý luận này Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang tham khảo có thể vận dụng để hoàn thiện hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang. - Đánh giá được thực trạng và đề ra các giải pháp để hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới. 7. Kết cấu của luận văn 10 Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung của luận văn gồm 3 chương. Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND cấp tỉnh. Chương 2 : Thực trạng tổ chức, hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang từ năm 2011 đến nay. Chương 3 : Định hướng và những giải pháp hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới. 11 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND CẤP TỈNH 1.1. Khái niệm về tổ chức và hoạt động của văn phòng 1.1.1. Khái niệm Khái niệm "văn phòng" có thể hiểu gồm các nội dung sau đây: Thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc cơ quan thẩm quyền riêng có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính. Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sỹ, tổng giám đốc, giám đốc… Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư. Những cách hiểu trên về "văn phòng" phản ánh nhận thức của chúng ta về chức năng, nhiệm vụ của "văn phòng" ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ nhất định. Nhìn từ gốc độ hệ thống, công tác văn phòng bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra có tính chất đặc thù nhất định. Đầu vào đó là hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về những lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, hành chính, môi trường v.v… theo các phương án khác nhau nhằm thu được những kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đầu ra là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả khai 12 thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức tới những mục tiêu mong đợi. Tóm lại, văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý, tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó [16, tr.15-18]. 1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng Trong hệ thống tổ chức bộ máy của các cơ quan, tổ chức nói chung và các cơ quan nhà nước nói riêng rất đa dạng, tùy theo địa vị pháp lý, quy mô của cơ quan đơn vị đó mà mỗi cơ quan có một tổ chức bộ máy tương ứng; trong mỗi cơ cấu đó văn phòng luôn là một bộ phận cấu thành được hình thành đồng thời với sự ra đời của cơ quan, tổ chức đó. Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức, đơn vị luôn có mối quan hệ với nhau trong hệ thống cơ quan nhưng đồng thời cũng còn mối quan hệ với các cơ quan bên ngoài, văn phòng được xem là đầu mối, cầu nối thông tin liên lạc và là bộ phận có mối quan hệ mật thiết giữa lãnh đạo, quản lý cơ quan, đơn vị với các tổ chức, bộ phận bên trong và bên ngoài cơ quan, tổ chức trong mọi hoạt động. Là bộ phận trung tâm thực hiện gắn kết các mối quan hệ trong quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức, đây là hoạt động diễn ra thường xuyên và phong phú, tỉ mỉ, phức tạp. Là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục trong tổ chức. Khác với các bộ phận khác, văn phòng không chỉ đảm nhiệm việc thu nhập, xử lý, quản lý và cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý mà hoạt động văn phòng còn phải gắn liền với các hoạt động quản lý của tổ chức. Với vị trí nêu trên văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức. Văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bộ máy của cơ quan, tổ chức, nếu thiếu văn phòng thì cơ 13 quan, tổ chức khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình thường. Văn phòng còn là đơn vị trực tiếp giúp lãnh đạo tổ chức, cơ quan điều hành công việc và các hoạt động của cơ quan; đồng thời là trung tâm tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý; văn phòng là ―bộ nhớ‖, ‗tai mắt‖ của lãnh đạo cơ quan và là đơn vị có điều kiện làm chức năng tham mưu hơn các bộ phận khác do có đầy đủ cơ sở dữ liệu thông tin, có các nguồn, các kênh thông tin khác nhau để phân tích và xử lý tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Văn phòng trong cơ quan tổ chức, đơn vị có vai trò trợ thủ đắc lực giúp cho thủ trưởng quản lý điều hành mọi công việc của cơ quan. Làm tốt công tác hành chánh văn phòng, có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức và toàn cơ quan; giải phóng cho thủ trưởng tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc khoa học. - Đảm bảo hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, đơn vi; cung cấp kịp thời các thông tin trong hoạt động quản lý. Tiếp nhận, thu thập, xử lý, phân loại, dự báo thông tin cung cấp kịp thời cho lãnh đạo đề ra các quyết định hiệu quả, chính xác. - Giảm bớt các thủ tục hành chính trong cơ quan giúp các hoạt động trong cơ quan diễn ra một cách nhanh chóng, thông suốt và giảm thiểu những hoạt động và chi phí không cần thiết. - Việc bố trí các địa điểm làm việc, cơ sở vật chất, tài chính và các phương tiện khác có ý nghĩa rất quan trọng khi các nguồn nhân lực được bố trí hợp lý và khoa học, giảm chi phí rất lớn cho cơ quan, đơn vị. 1.1.3. Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động của văn phòng Hoạt động của văn phòng chịu tác động bởi nhiều yếu tố bên ngoài và bên trong của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động của văn phòng bao gồm các yếu tố tự nhiên và xã hội; đó chính là môi trường hoạt động của văn phòng. Môi trường bao gồm các điều kiện khác nhau, 14 đan xen tác động lẫn nhau, thậm chí có thể chuyển hóa cho nhau như chính trị, kinh tế, xã hội… việc nghiên cứu môi trường hoạt động của văn phòng nhằm tìm ra các giải pháp tích cực nhất tác động đến yếu tố môi trường để khai thác những ảnh hưởng tốt và hạn chế ảnh những hưởng xấu của môi trường đến hoạt động của văn phòng. Quan trọng và trực tiếp là sự tác động của các yếu tố bên trong quyết định hiệu quả hoạt động của văn phòng. Yếu tố bên trong cũng đa dạng phong phú cần quan tâm toàn diện. - Xét về yếu tố khách quan (yếu tố bên ngoài), trong mối quan hệ thực hiện nhiệm vụ, văn phòng còn bị tác động bởi các yếu tố như: Mối quan hệ chấp hành của văn phòng đối với lãnh đạo cơ quan, đơn vị cấp mình; với cơ quan hành chính cấp trên; các quy định của pháp luật và các hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan quản lý nhà nước về chuyên ngành, lĩnh vực có liên quan. Mối quan hệ ngang cấp, giao tiếp giữa văn phòng với các sở ngành, huyện, thị khác. - Xét về yếu tố chủ quan (yếu tố bên trong), nhìn chung, công tác văn phòng bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, nhưng cơ bản có các yếu tố sau đây: + Thứ nhất, nó bị chi phối bởi cách tổ chức cơ quan, công sở. Cơ quan càng có nhiều đơn vị bên trong thì công việc của văn phòng càng phức tạp. Nhiều khi công việc văn phòng bị chi phối ngay cả trường hợp cơ quan không có nhiều đơn vị, tổ chức; mà là do chức năng của đơn vị được phân định không rõ ràng. Thực tế cho thấy, trong hệ thống bộ máy Nhà nước hiện nay, việc xác định chức năng của từng cơ quan nhiều khi không rõ ràng làm cho công tác văn phòng càng trở nên phức tạp. + Thứ hai, mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến mỗi con người trong toàn thể cơ quan, đơn vị. Ở đây đòi hỏi con người ở sự hiểu biết và phối hợp hành động, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho văn phòng thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mình. Nếu cán bộ trong cơ quan hiểu rõ và hỗ trợ cho công tác văn phòng thì công tác sẽ thực hiện thuận lợi; 15 ngược lại, nếu có nhiều người ở các bộ phận chuyên môn không nắm vững hoặc có thái độ không đúng mực với công việc, thì công việc sẽ gặp nhiều khó khăn. + Thứ ba, trong mỗi cơ quan thì quy chế hoạt động và những qui định về lề lối làm việc ở từng bộ phận có ý nghĩa hết sức quan trọng, những quy định ấy góp phần tạo lập và ràng buộc các bộ phận với nhau và giữa từng con người với con người. Nếu quy chế làm việc không được xây dựng cụ thể, rõ ràng, từng con người làm việc riêng lẻ không có sự hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau thì không thể đạt được mục tiêu hoạt động của cơ quan, văn phòng không phát huy được vai trò, chức năng của mình. + Thứ tư, cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng là điều kiện quan trọng của công việc làm ảnh hưởng đến năng suất lao động trong cơ quan, công sở. Thiết bị văn phòng không chỉ hợp lý, tiện lợi mà còn cần đảm bảo tính thẫm mỹ. Hiện nay, các thiết bị phục vụ hoạt động của văn phòng đã và đang được nâng cấp, trang bị mới, nhưng nhìn chung vẫn còn thiếu thốn, phương tiện làm việc còn chưa đảm bảo. Việc tin học hóa nền hành chính nói chung, việc sử dụng hiệu quả trang thiết bị tin học nói riêng hiện nay đang được triển khai mạnh mẽ, do đó đòi hỏi năng lực, trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của đội ngũ cán bộ, công chức vào hoạt động văn phòng càng phải được nâng cao hơn nữa. 1.2. Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh 1.2.1. Cơ sở pháp lý Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04 tháng 4 năm 2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là cấp tỉnh); Nghị định ghi rõ ―Văn phòng UBND tham mưu giúp UBND cấp tỉnh về: Chương trình, kế hoạch công tác; tổ chức, quản lý và công bố các thông tin chính thức về hoạt động của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; đầu mối Cổng thông tin điện tử, kết nối hệ thống thông tin hành chính điện tử chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND cấp tỉnh; quản lý công báo và phục vụ các hoạt động của UBND cấp tỉnh; giúp Chủ tịch UBND cấp tỉnh, các Phó Chủ tịch UBND cấp tỉnh thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo 16 thẩm quyền; quản lý văn thư - lưu trữ và công tác quản trị nội bộ của Văn phòng [3]. Trên cơ sở đó, Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2015/TTLT-VPCP-BNV ngày 23 tháng 10 năm 2015 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương [36]. Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015, tại Khoản 2, Điều 41, quy định về cơ cấu tổ chức của UBND cấp tỉnh; Khoản 2, Điều 127 quy định Văn phòng UBND cấp tỉnh là cơ quan tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động của UBND cấp tỉnh [15]. Quyết định số 1730/QĐ-UBND ngày 11 tháng 7 năm 2013 của Chủ tịch UBND tỉnh Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang [5] Nghị định số 92/2017/NĐ-CP ngày 07 tháng 8 năm 2017 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định liên quan đến kiểm soát thủ tục hành chính; trong đó bổ sung chức năng kiểm soát thủ tục hành chính; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã [5]. Quyết định số 1940/QĐ-UBND ngày 19 tháng 8 năm 2017 của UBND tỉnh Kiên Giang về việc tổ chức lại Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc Văn phòng UBND tỉnh Kiên Giang, trong đó bổ sung chức năng kiểm soát thủ tục hành chính; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã [26]. Đây là những cơ sở pháp lý quan trọng cho thấy Văn phòng UBND cấp tỉnh là cơ quan có vị trí đặc biệt quan trọng trong hệ thống các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh. Là cơ quan trực tiếp tham mưu, giúp việc cho UBND; hiệu quả hoạt động của Văn phòng UBND cấp tỉnh gắn liền và tác động rất mạnh đến hiệu quả tổ chức, điều hành hoạt động của UBND cấp tỉnh. 17 Do tầm quan trọng như trên, vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và các mối quan hệ công tác của Văn phòng UBND cấp tỉnh từ lâu đã được pháp luật nước ta quy định cụ thể và liên tục được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp yêu cầu, nhiệm vụ của từng giai đoạn. 1.2.2. Vị trí, vai trò của Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh Văn phòng UBND cấp tỉnh là cơ quan quan trọng trong cấu thành bộ máy hành chính nhà nước cấp tỉnh - UBND cấp tỉnh, có trách nhiệm thu thập, xử lý, phân tích và tổng hợp thông tin, xây dựng chương trình, kế hoạch phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND cấp tỉnh, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND cấp tỉnh, Chủ tịch UBND cấp tỉnh. Văn phòng UBND cấp tỉnh là cơ quan tham mưu, bộ máy giúp việc của UBND tỉnh, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND tỉnh, sự chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng Chính phủ. Văn phòng UBND cấp tỉnh có chức năng, nhiệm vụ tương đối ổn định, trải qua nhiều thời kỳ, trong bất cứ hoàn cảnh lịch sử nào, quy mô tổ chức như thế nào thì chức năng chủ yếu của Văn phòng UBND cấp tỉnh vẫn là tham mưu, tổng hợp và đảm bảo công tác hậu cần. Các cơ quan, tổ chức nói chung, UBND cấp tỉnh nói riêng muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì một trong những việc quan trọng đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng. Văn phòng UBND cấp tỉnh có vai trò quan trọng trong việc tham mưu cho UBND tỉnh xây dựng và triển khai thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của UBND tỉnh; có vai trò quan trọng trong việc cung cấp các cơ sở dữ liệu thông tin đầy đủ, kịp thời phục vụ cho các hoạt động giám sát, chỉ đạo, điều hành và tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của Hội đồng nhân dân và UBND cấp tỉnh. Văn phòng UBND cấp tỉnh có những điểm khác biệt so với cơ quan ngang sở khác cũng như các sở trong tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp 18