Tài liệu Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam

BỘ GIÁO DỤC VÀĐÀO TẠO TRƯỜNGĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH ---------- PHẠM TRÀ LAM TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ÁP DỤNG TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở VIỆT NAM Chuyên ngành: Kế toán Mã số :60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học PGS.TS Võ Văn Nhị THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2012 LỜI CAM ĐOAN ---------- Tôi xin cam đoan đề tài này dựa trên quá trình nghiên cứu trung thực dưới sự cố vấn của người hướng dẫn khoa học.Đây là đề tài luận văn thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành Kế toán Kiểm toán. Luận văn này chưa được ai công bố dưới bất cứ hình thức nào và tất cả các nguồn tham khảo đều được trích dẫn đầy đủ. TP Hồ Chí Minh, Ngày 15 tháng 6 năm 2012 Tác giả PHẠM TRÀ LAM MỤC LỤC ---------- LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG VÀ SƠ ĐỒ MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1/ Một số lý luận chung về kế toán ------------------------------------------------------------ 1 1.1.1/ Bản chất và vai trò của kế toán --------------------------------------------------------- 1 1.1.1.1/ Bản chất của kế toán -------------------------------------------------------------- 1 1.1.1.2/ Vai trò của kế toán----------------------------------------------------------------- 2 1.1.2/ Hệ thống kế toán và cấu trúc của hệ thống kế toán ---------------------------------- 3 1.1.2.1/ Hệ thống kế toán ------------------------------------------------------------------- 3 1.1.2.2/ Cấu trúc của hệ thống kế toán --------------------------------------------------- 4 1.2./ Hệ thống thông tin kế toán ----------------------------------------------------------------- 6 1.2.1/ Cấu trúc của hệ thống thông tin kế toán ----------------------------------------------- 6 1.2.1.1/ Hệ thống dữ liệu đầu vào --------------------------------------------------------- 7 1.2.1.2/ Quá trình xử lý --------------------------------------------------------------------- 7 1.2.1.3/ Hệ thống thông tin đầu ra -------------------------------------------------------- 8 1.2.1.4/ Hệ thống lưu trữ dữ liệu (cơ sở dữ liệu) ---------------------------------------- 8 1.2.2/ Các chu trình kế toán -------------------------------------------------------------------- 9 1.2.2.1/ Tổng quan về chu trình kế toán -------------------------------------------------- 9 1.2.2.2/ Chu trình doanh thu --------------------------------------------------------------10 1.2.2.3/ Chu trình chi phí ------------------------------------------------------------------11 1.2.2.4/ Chu trình chuyển đổi -------------------------------------------------------------14 1.2.2.5/ Chu trình nhân sự -----------------------------------------------------------------15 1.2.2.6/ Chu trình tài chính ---------------------------------------------------------------16 1.2.3/ Các yếu tố cần thiết để thực hiện HTTTKT trong điều kiện tin học hóa --------17 1.2.3.1/ Phần cứng--------------------------------------------------------------------------17 1.2.3.2/ Phần mềm --------------------------------------------------------------------------17 1.2.3.3/ Bộ máy và người làm kế toán ---------------------------------------------------18 1.3/ Đặc điểm về tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong DNNVV --------------------20 Kết luận chương 1 ---------------------------------------------------------------------------------22 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG DNNVV Ở VIỆT NAM 2.1/ Giới thiệu tổng quát tình hình hoạt động và quản lý trong doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam-------------------------------------------------------------------------------------23 2.1.1/ Vai trò của DNNVV ở Việt Nam -----------------------------------------------------23 2.1.2/ Đặc điểm hoạt động và quản lý của DNNVV ở Việt Nam ------------------------24 2.1.3/ Các khó khăn và thách thức đối với DNNVV ở Việt Nam hiện nay -------------25 2.2/ Các quy định pháp lý liên quanđ ến tổ chức công tác kế toán trong DNNVV ở Việt Nam---------------------------------------------------------------------------------------------26 2.2.1/ Luật kế toán ------------------------------------------------------------------------------26 2.2.2/ Chuẩn mực kế toán ----------------------------------------------------------------------27 2.2.3/ Chế độ kế toán --------------------------------------------------------------------------27 2.3/ Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong DNNVV ở Việt Nam -----29 2.3.1/ Phạmvi và đối tượng khảo sát ---------------------------------------------------------29 2.3.2/ Nội dung khảo sát -----------------------------------------------------------------------29 2.3.3/ Phương pháp khảo sát ------------------------------------------------------------------32 2.3.4/ Kết quả khảo sát -------------------------------------------------------------------------33 2.4/ Những thuận lợi, khó khăn, hạn chế và nguyên nhân tác động đến tình hình tổ chức HTTTKT trong DNNVV ởViệt Nam ---------------------------------------------------46 2.4.1/ Thuận lợi ---------------------------------------------------------------------------------46 2.4.2/ Khó khăn và hạn chế --------------------------------------------------------------------48 2.4.3/ Nguyên nhân -----------------------------------------------------------------------------49 2.4.3.1/ Nguyên nhân khách quan --------------------------------------------------------49 2.4.3.2/ Nguyên nhân chủ quan -----------------------------------------------------------51 Kết luận chương 2 ---------------------------------------------------------------------------------53 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ÁP DỤNG TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA Ở VIỆT NAM 3.1/ Các mục tiêu và định hướng thực hiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán áp dụng trong DNNVV ởViệt Nam ----------------------------------------------------------------54 3.1.1/ Mục tiêu tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong DNNVV ở Việt Nam -------54 3.1.2/ Định hướng thực hiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán áp dụng trong DNNVV ở Việt Nam ---------------------------------------------------------------------------54 3.2/ Các giải pháp thực hiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong DNNVV ở Việt Nam---------------------------------------------------------------------------------------------55 3.2.1/ Giải pháp chung -------------------------------------------------------------------------55 3.2.1.1/ Giải pháp liên quan đến môi trường pháp lý ---------------------------------55 3.2.1.2/ Giải pháp liên quan đến môi trường kinh doanh -----------------------------57 3.2.1.3/ Giải pháp liên quan đến môi trường thông tin--------------------------------58 3.2.2/ Giải pháp cụ thể -------------------------------------------------------------------------59 3.2.2.1/ Giải pháp về các bộ phận cấu thành HTTTKT -------------------------------59 3.2.2.2/ Giải pháp về kỹ thuật -------------------------------------------------------------73 3.2.2.3/ Giải pháp về bộ máy kế toán ----------------------------------------------------78 3.3/ Các kiến nghị nhằm tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong DNNVV ở Việt Nam hiệu quả ---------------------------------------------------------------------------------------81 3.3.1/ Kiến nghị đối với DNNVV ở Việt Nam ---------------------------------------------81 3.3.2/ Kiến nghị đối với các tổ chức khác ---------------------------------------------------82 3.3.2.1/ Kiến nghị đối với Nhà nước -----------------------------------------------------82 3.3.2.2/ Kiến nghị đối với tổ chức nghề nghiệp và hỗ trợ DNNVV ------------------82 3.3.2.3/ Kiến nghị đối với cơ sở đào tạo -------------------------------------------------83 3.3.2.4/ Kiến nghị với doanh nghiệp hỗ trợ tổ chức HTTTKT ------------------------83 Kết luận chương 3 ---------------------------------------------------------------------------------85 KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC Phụ lục 1: Tiêu chuẩn phân loại DNNVV của một số quốc gia trên thế giới U U Phụ lục 2: Thống kê trình độ học vấn của chủ DN trong DNNVV Việt Nam U U Phụ lục 3: Các chuẩn mực kế toán không áp dụng đầy đủ trong DNNVV Việt Nam và các U U nội dung không áp dụng Phụ lục 4: Bảng thu thập thông tin về tình hình tổ chức HTTTKT trong các doanh nghiệp U U Việt Nam Phụ lục 5: Danh mục Doanh nghiệp tại Việt Nam tham gia cuộc khảo sát U U Phụ lục 6: Khu vực hoạt động của các DN tại Việt Nam tham gia khảo sát U U Phụ lục 7: Quy mô doanh nghiệp tại Việt Nam tham gia cuộc khảo sát U U Phụ lục 8: Thống kê đối tượng khảo sát trong các DN Việt Nam tham gia khảo sát U U Phụ lục 9: Chế độ kế toán áp dụng trong DNNVV tại Việt Nam từ cuộc khảo sát U U Phụ lục 10: Thống kê các mức độ ứng dụng CNTT trong HTTTKT tại các doanh nghiệp U U Việt Nam trong cuộc khảo sát Phụ lục 11: Mức độ đầy đủ của tài liệu mô tả HTTTKT trong doanh nghiệp tại Việt Nam U U từ cuộc khảo sát Phụ lục 12: Sắp xếp tầm quan trọng của nguyên nhân xem xét lại HTTTKT theo quy mô U U DN tại Việt Nam trong cuộc khảo sát Phụ lục 13: Tỷ lệ các khía cạnh hướng đến của HTTTKT trong DN ở Việt Nam từ cuộc U U khảo sát Phụ lục 14: Mối quan hệ giữa mức độ ứng dụng CNTT trong HTTTKT với dự định tái U U phát triển HTTTKT Phụ lục 15: Tỷ lệ DN Việt Nam có thực hiện đánh số trước và liên tục các chứng từ trắng, U U mẫu in sẵn, séc thanh toán từ kết quả cuộc khảo sát Phụ lục 16: Mức độ thường xuyên trong hoạt động kiểm tra dữ liệu đầu vào của U U HTTTKT trong doanh nghiệp ở Việt Nam nhằm đảm bảo nghiệp vụ thực sự xảy ra từ cuộc khảo sát Phụ lục 17: Mức độ đáp ứng yêu cầu của hệ thống chứng từ hiện tại trong DN tại Việt U U Nam thông qua cuộc khảo sát Phụ lục 18: Tỷ lệ DN Việt Nam trả lời có tồn tại nhược điểm trong hệ thống chứng từ U U trong cuộc khảo sát Phụ lục 19: Mức độ đáp ứng yêu cầu quản lý và ghi nhận dữ liệu của hệ thống tài khoản U U kế toán trong DN tại Việt Nam từ cuộc khảo sát Phụ lục 20: Tỷ lệ DN Việt Nam trả lời có tồn tại nhược điểm trong hệ thống tài khoản kế U U toán từ cuộc khảo sát Phụ lục 21: Mức độ thường xuyên trong hoạt động xem xét lại kết xuất đầu ra của U U HTTTKT trên nền máy vi tính tại DN Việt Nam từ cuộc khảo sát Phụ lục 22: Mức độ thực hiện tốt yêu cầu về sổ và báo cáo kế toán theo quy định trong U U các DN tại Việt Nam được khảo sát Phụ lục 23: Mức độ đáp ứng yêu cầu của hệ thống báo cáo kế toán của DN Việt Nam U U trong cuộc khảo sát Phụ lục 24: Tỷ lệ DN Việt Nam trả lời có tồn tại nhược điểm trong cung cấp báo cáo kế U U toán từ cuộc khảo sát Phụ lục 25: Mức độ kiểm soát tiếp cận dữ liệu và thông tin lưu trữ trong HTTTKT tại DN U U Việt Nam được khảo sát Phụ lục 26: Liệt kê các nhược điểm trong lưu trữ dữ liệu và thông tin kế toán tại DNNVV U U Việt Nam trong cuộc khảo sát Phụ lục 27: Mức độ đáp ứng yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin kế toán của bộ máy kế U U toán trong DN Việt Nam được khảo sát Phụ lục 28: Tỷ lệ DN Việt Nam trả lời có tồn tại nhược điểm trong tổ chức bộ máy kế U U toán từ cuộc khảo sát Phụ lục 29: Mức độ xây dựng và thực hiện hoạt động kiểm soát đối với HTTTKT trong U U DN Việt Nam từ cuộc khảo sát Phụ lục 30: Tỷ lệ DN Việt Nam trả lời có tồn tại nhược điểm trong công tác kiểm soát U U HTTTKT từ cuộc khảo sát Phụ lục 31: Mức độ thực hiện kế toán theo chu trình trong DN Việt Nam từ cuộc khảo sát U U Phụ lục 32: Liệt kê tên phần mềm ứng dụng trong HTTTKT của DN Việt Nam từ cuộc U U khảo sát Phụ lục 33: Kiểm định giả thuyết thống kê thời gian ứng dụng phần mềm trong HTTTKT U U tại DN Việt Nam từ cuộc khảo sát Phụ lục 34: Lý do DN Việt Nam lựa chọn phần mềm ứng dụng trong HTTTKT toán theo U U kết quả khảo sát Phụ lục 35: Thống kê nhân viên có quyền Admin đối với phần mềm sử dụng trong U U HTTTKT tại DN Việt Nam trong khảo sát Phụ lục 36: Mức độ kiểm soát của phần mềm được sử dụng trong HTTTKT tại DN Việt U U Nam theo khảo sát Phụ lục 37: Mức độ đáp ứng yêu cầu về thời điểm cung cấp kết xuất đầu ra của phần U U mềm trong HTTTKT tại DN Việt Nam theo khảo sát Phụ lục 38: Mức độ hài lòng về hoạt động thay đổi password đăng nhập phần mềm và U U hoạt động của bộ phận quản lý phần mềm trong HTTTKT tại DN Việt Nam khảo sát Phụ lục 39: Liệt kê các đối tượng thực hiện xử lý sự cố phần mềm trong HTTTKT tại DN U U Việt Nam trong cuộc khảo sát Phụ lục 40: Tỷ lệ DN Việt Nam được khảo sát cho biết có tồn tại nhược điểm về phần U U mềm được sử dụng trong HTTTKT Phụ lục 41: Hệ thống cơ quan hỗ trợ DNNVV Việt Nam U U Phụ lục 42: Mô tả yêu cầu thông tin kế toán quản lý nội bộ trong DN U U Phụ lục 43: Danh mục hệ thống chứng từ theo chu trình kinh doanh trong DN U U Phụ lục 44: Mẫu sổ đăng ký chữ ký mẫu của nhà quản trị có trách nhiệm xét duyệt trong U U doanh nghiệp Phụ lục 45:Danh mục đối tượng kế toán trong DN U U Phụ lục 46:Danh mục đối tượng quản lý chi tiết trong DN U U Phụ lục 47:Hệ thống tài khoản kế toán trong DN U U Phụ lục 48: Hệ thống báo cáo kế toán trong DN U U Phụ lục 49: Mô tả hoạt động kiểm soát trong DN U U Phụ lục 50: Mô tả hoạt động kiểm soát chung trong DN U U Phụ lục 51: Mô tả dữ liệu nhập và kiểm soát quá trình nhập liệu U U Phụ lục 52: Phân quyền sử dụng phần mềm U U Phụ lục 53:Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán U U Phụ lục 54: Bảng phân công nhân sự kế toán U U DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT ---------- BCTC Báo cáo tài chính BCQT Báo cáo quản trị CMKT Chuẩn mực kế toán CNTT Công nghệ thông tin CPU Bộ xử lý trung tâm (Central Processing Unit) DN Doanh nghiệp DNNN Doanh nghiệp Nhà nước DNNVV Doanh nghiệp nhỏ và vừa HTTTKT Hệ thống thông tin kế toán IASB Uỷ ban chuẩn mực kế toán quốc tế KTT Kế toán trưởng KTTC KTQT KSNB Kế toán tài chính Kế toán quản trị Kiểm soát nội bộ TSCĐ Tài sản cố định NCC Nhà cung cấp NXB Nhà xuất bản PM PM ERP PMKT Phần mềm Phần mềm hoạch định các nguồn lực doanh nghiệp Phần mềm kế toán DANH MỤC BẢNG SỬ DỤNG ---------- Bảng 2.1: Liệt kê các cách thức lưu trữ trong HTTTKT tại doanh nghiệp Việt Nam trong cuộc khảo sát ----------------------------------------------------------------------------------------39 Bảng 2.2: Liệt kê cách thức cập nhật, nâng cao trìnhđ ộ chuyên môn cho nhân viên kế toán tại DN Việt Nam trong cuộc khảo sát ------------------------------------------------------40 Bảng 2.3: Liệt kê các tiêu chuẩn lựa chọn phần mềm sử dụng trong HTTTKT tại DN Việt Nam trong cuộc khảo sát ---------------------------------------------------------------------------43 Bảng 2.4: Liệt kê các đối tượng được phân quyền sử dụng phần mềm trong HTTTKT tại doanh nghiệp Việt Nam trong cuộc khảo sát ----------------------------------------------------45 DANH MỤC SƠ ĐỒ SỬ DỤNG ---------- Sơ đồ 1.1: Mối liên hệ giữa các văn bản pháp lý liên quan đến kế toán ---------------------- 4 Sơ đồ 1.2: Cấu trúc của hệ thống thông tin kế toán --------------------------------------------- 6 Sơ đồ 1.3: Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) luận lý cấp 1 chu trình doanh thu--------------------10 Sơ đồ 1.4: Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) luận lý cấp 1 chu trình chi phí -----------------------12 Sơ đồ 1.5: Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) luận lý cấp 1 chu trình chuyển đổi ------------------14 Sơ đồ 1.6: Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) luận lý cấp 1 chu trình nhân sự ----------------------15 Sơ đồ 1.7: Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) luận lý cấp 1 quá trình phát hành cổ phiếu ---------16 Sơ đồ 1.8: Sơ đồ mối quan hệ giữa chu trình tài chính và các chu trình kinh doanh khác 16 Sơ đồ 2.1: Quy mô các doanh nghiệp tham gia khảo sát --------------------------------------32 Sơđồ 2.2: Lĩnh vực hoạt động của các DNNVV tham gia khảo sát --------------------------32 Sơ đồ 2.3: Chế độ kế toán đang được áp dụng trong DNNVV từ cuộc khảo sát -----------33 Sơ đồ 2.4: Mức độ sử dụng tài liệu mô tả hệ thống trong doanh nghiệp được khảo sát ---34 Sơ đồ 2.5: Mô tả khía cạnh hướng đến của HTTTKT trong doanh nghiệp khảo sát ------35 Sơ đồ 2.6: Mức độ đáp ứng yêu cầu của hệ thống chứng từ trong DN Việt Nam từ cuộc khảo sát -----------------------------------------------------------------------------------------------36 Sơ đồ 2.7: Mức độ thường xuyên trong kiểm tra kết xuất đầu ra của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát ---------------------------------------------------38 Sơ đồ 2.8: Mức độ hệ thống báo cáo đáp ứng yêu cầu của người sử dụng theo quy mô doanh nghiệp Việt Nam từ cuộc khảo sát --------------------------------------------------------38 Sơ đồ 2.9: Lý do DNNVV lựa chọn sử dụng phần mềm hiện tại theo khảo sát ------------43 Sơ đồ 2.10: Nhân viên có quyền Admin đối với phần mềm sử dụng trong HTTTKT tại DNNVV theo khảo sát -----------------------------------------------------------------------------44 Sơ đồ 2.11: Nhân viên có quyền admin đối với phần mềm sử dụng trong HTTTKT tại DN lớntheo khảo sát --------------------------------------------------------------------------------44 MỞ ĐẦU ---------- 1. Sự cần thiết của đề tài Kể từ khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại quốc tế WTO, diễn đàn hợp tác kinh tếchâu Á Thái Bình Dương và r ất nhiều hiệp định thương mại song phương, đa phương được ký kết với nhiều quốc gia khác nhau trên thế giới, nền kinh tế của chúng ta đã có rất nhiều cơ hội phát triển và hội nhập cùng nền kinh tế thế giới. Nhưng các DN nội địa cũng phải đương đầu với muôn vàn khó khăn mà một trong nhữngnguyên nhân trực tiếpxuất phát từ trình độ, năng lực và công tác hỗ trợ hoạt động quản trị cho nhà lãnh đạo DN. Với mục tiêu cuối cùng là cung cấp thông tin hỗ trợ người sử dụng bên trong và bên ngoài DN ra quyết định, HTTTKT đóng vai trò ngày càng quan tr ọng giúp DN tạo ra lợi thế cạnh tranh. Thông tin kế toán, ngày nay, được xem là một tài sản vô hình mà nếu biết tận dụng và phát huy, DN sẽ ngày càng phát triển lớn mạnh. Theo Gavin C Reid tổng hợp nghiên cứu của các tác giảđi trước liên quan đến vấnđề “mối quan hệ giữa hiệu quả hoạtđộng trong DNNVV với việc sử dụng thông tin” đãđưa ra kết luận có mối quan hệ giữa hai hoạt động này và nếu môi trường cạnh tranh càng khốc liệt thì kế toán quản trị càng cần phải phát triển. Xuất phát từ vai trò hết sức quan trọng của thông tin kế toán mà Uỷ ban chuẩn mực kế toán quốc tế đã ban hành hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế dành cho DNNVV. Xét về khía cạnh kế toán quản trị thì cũng đã có rất nhiều nghiên cứu tìm hiểu yếu tố tác động đến việc tin học hoá công tác kế toán [John Breen, Nick Sciulli and Cheryl Calvert].Và theo tổng kết của Noor Azizi Ismail, Shamsul Nahar Abdullah and Mahamad Tayib thì quy mô DN cũng tác đ ộng đến quyết định tin học hoá công tác kế toán. Điều này cho thấy các DNNVV đã và đang nh ận được ngày càng nhiều sự quan tâm của công đồng quốc tế về vấn đề thiết lập HTTTKT. Tiếp theo xu hướng đó, tại Việt Nam những năm gần đây cũng đã có nhiều các công trình nghiên cứu tìm hiểu thực trạng, nguyên nhân và đề xuất biện pháp phát triển DNNVV. Xét trên khía cạnh kế toán, đã có nhiều công trình nghiên cứu khoa học, luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ kinh tế đã đ ề cập đến việc cải thiện HTTTKT trong DNNVV. Như tácgiảPGS.TS Võ Văn Nh ị đã tìm hiểu thực trạng và đề xuất mô hình tổ chức kế toán tài chính và kế toán quản trị cho DNNVV ở Việt Nam. Hay trong luận án tiến sỹ của tác giảPhạm Ngọc Toàn, tập trung tìm hiểu hệ thống kế toán quản trị cần được cải thiện như thế nào trong DNNVV tại Việt Nam. Bên cạnh đó, cũng có nh ững luận văn thạc sỹ kinh tế đã đi sâu tìm hiểu về tổ chức HTTTKT hay tổ chức một thành phần cụ thể của hệ thống kế toán trong DNNVV ở Việt Nam. Bổ sung cho các nghiên cứu này và xuất phát từ bối cảnh nền kinh tếđang gặp nhiều khó khăn như hiện nay, các DN ở Việt Nam mà chiếm phần lớn là DNNVV đang gặp khó khăn trongviệctận dụng tối đa HTTTKT để hỗ trợ hoạt động kinh doanh. Những khó khănđó có thể xuất phát từ các nguyên nhân như quy định của Nhà nước, nhận thức của ban lãnh đ ạo DN, cách thức tổ chức, … của HTTTKT và khả năng ứng dụng tiến bộ CNTT vào trong công tác kế toán. Với mục tiêu, hỗ trợ cơ quan Nhà nước có thẩm quyền trong soạn thảo văn bản liên quan đến kế toán đồng thời hỗ trợ cho các DNNVV ở Việt Nam tổ chức HTTTKT hiệu quả với các ứng dụng của CNTT, tác giả tiến hành nghiên cứu đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán áp dụng trong doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam”. Hy vọng khi đề tài hoàn thành và được áp dụng vào thực tiễn, vấn đề tổ chức HTTTKT trong DNNVV ở Việt Nam sẽ được cải thiện, góp phần hỗ trợ DN đứng vững, ngày càng phát triển lớn mạnh và vươn xa hơn nữa. 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài - Hệ thống hóa các lý luận về kế toán và HTTTKT trong điều kiện tin học hóa và khái quát về đặc điểm tổ chức HTTTKT trong DNNVV. - Tìm hiểu tình hình hoạt động và quản lý của DNNVV ở Việt Nam cũng như các quy định pháp lý liên quan đến tổ chức HTTTKT trong DNNVV. - Phân tích thực trạng tổ chức HTTTKT trong điều kiện tin học hóa tại các DNNVV ở Việt Nam. - Đề xuất các giải pháp nhằm ứng dụng tiến bộ CNTT vào tổ chức HTTTKT trong DNNVV ở Việt Nam để hoạt động kế toán ngày càng mang lại hiệu quả cho DN. 3. Phương pháp nghiên cứu Nguồn tài liệu sử dụng trong nghiên cứu đề tài gồm hai dạng đó là các dữ liệu thứ cấp được tác giả tìm hiểu từ các tạp chí, báo cáo khoa học, giáo trình, luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ liên quan đến ngành kế toán, quản trị DN và CNTT cùng một số thông tin trên các website có uy tín trên mạng internet. Bên cạnh đó, đề tài cũng dựa vào các dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua khảo sát thực tế về tình hình tổ chức và mức độ hài lòng trong tổ chức HTTTKT tại một số DN ở Việt Nam mà chủ yếu là DNNVV. Trong quá trình nghiên cứu, đề tài sử dụng kết hợp nhiều phương pháp khác nhau bao gồm: Phương pháp thu thập, phương pháp tổng hợp, phương pháp khảo sát, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh, phương pháp phân tích và đánh giá. Cụ thể như sau: - Phương phápthu thập, tổng hợp và phân tích nhằmđể hệ thống hoá các lý luận về kế toán và HTTTKT trong điều kiện tin học hoá cũng như đặc điểm tổ chức HTTTKT trong DNNVV. - Dùng phương pháp tổng hợpđể xácđịnh vai trò và tình hình hoạtđộng, quản lý tại các DNNVV ở Việt Nam hiện nay cũng như khái quát các quy định pháp lý liên quan đến tổ chức công tác kế toán trong DNNVV ở Việt Nam. - Các phương pháp khảo sát, tổng hợp, thống kê, so sánh vàđánh giáđược sử dụng cho mục tiêu tìm hiểu thực trạng tổ chức HTTTKT trong DNNVV ở Việt Nam nhấn mạnh trong điều kiện tin học hoá. Từđóđưa ra các nhận định về các thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân tác động đến thực trạng này cũng như đề xuất các giải phápđể tổ chức HTTTKT áp dụng cho DNNVV ở Việt Nam. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tổ chức HTTTKT dưới góc độ tiếp cận là CNTT. Do xuất phát từ mục tiêu của đề tài và giới hạn về mặt thời gian nên phạm vi nghiên cứu của đề tài là các DN ở Việt Nam chưa và đã ứng dụng CNTT vào HTTTKT nhưng tập trung vào nhóm DNNVV đã tin học hoá công tác kế toán. 5. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, bố cục đề tài gồm 3 chương: - Chương 1: Tổng quan về kế toán và hệ thống thông tin kế toán - Chương 2:Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong DNNVV ở Việt Nam - Chương 3: Các giải pháp để tổ chức hệ thống thông tin kế toán áp dụng trong doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam Ngoài ra còn có 54 phụ lục được sử dụng để minh họa cho các nội dung được trình bày trong các chương. CHƯƠNG 1: U TỔNG QUAN VỀ KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1. Một số lý luận chung về kế toán 1.1.1. Bản chất và vai trò của kế toán U 1.1.1.1. Bản chất của kế toán Tìm hiểu bản chất của kế toán là quá trình nghiên cứu để trả lời các câu hỏi kế toán là gì? kế toán được cấu tạo như thế nào? kế toán hoạt động như thế nào? sản phẩm do nó tạo ra phục vụ cho đối tượng nào? sản phẩm đó được dùng để phục vụ cho mục tiêu gì? … Qua quá trình tìm hiểu nghiên cứu từ các nguồn tài liệu khác nhau có thể xác định bản chất của kế toán như sau: - Đó là tập hợp gồm nhiều thành phần có mối quan hệ với nhau để thu thập dữ liệu và cung cấp thông tin hữu ích. - Thông tin đầu vào được thu thập và xử lý chỉ giới hạn trong hoạt động kinh tế - tài chính của đơn vị. Tuy nhiên, ngày nay kế toán ngày càng hoà nhập chung với hoạt động quản trị trong doanh nghiệp nên có thể các hoạt động khác cũng cần được ghi nhận vào trong hệ thống kế toán. - Tổ chức của hệ thống kế toán phụ thuộc chủ yếu vào quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý và yêu cầu thông tin của mỗi đơn vị riêng biệt. - Đầu ra của hệ thống là các thông tin hữu ích hỗ trợ đối tượng sử dụng thông tin bên ngoài đơn vị đánh giá tình hình tài chính, kết quả hoạt động, sự thay đổi tình hình tài chính để đưa ra quyết định kinh tế và đối tượng sử dụng thông tin bên trong đơn vị thực hiện các hệ thống hoạch định, tổ chức, lãnh đ ạo và kiểm soát trong hoạt động quản trị đơn vị. Kế toán vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật. Tính khoa học của kế toán thể hiện khi xem xét kế toán như là hệ thống thông tin với các phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp và truyền đạt thông tin đến đối tượng sử dụng. Tính nghệ thuật của kế toán thể hiện rõ nét nhất khi xem xét kế toán trong vai trò là một công cụ quản lý trong đơn vị nhằm hỗ trợ nhà quản trị thực hiện các chức năng quản trị. 1 Kế toán không cố định mà nó cần thay đổi theo sự phát triển của nền kinh tế - xã hội, theo nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin, theo yêu cầu thông tin đa dạng của các đối tượng sử dụng thông tin. 1.1.1.2. Vai trò của kế toán Kế toán có vai trò quan trọng đối với công tác quản lý, điều hành cho nhiều đối tượng thuộc nhiều cấp độ quản lý khác nhau. Vai trò của kế toán biểu hiện cụ thể như sau: - Đối tượng sử dụng thông tin bên trong đơn vị kế toán: bao gồm chủ yếu là các nhà quản trị trong đơn vị. Kế toán là công cụ hữu hiệu và hiệu quả để nhà quản trị nắm bắt được tình hình hoạt động trong quá khứ, kiểm soát hoạt động hiện tại và đưa ra quyết định trong tương lai nhằm cải thiện, phát triển đơn vị. Kế toán lan truyền trên mọi phương diện hoạt động của đơn vị và có tác động mạnh đến khả năng thực hiện các chức năng quản trị. - Đối tượng sử dụng thông tin bên ngoài đơn vị kế toán: bao gồm nhiều đối tượng khác nhau như cơ quan Nhà nước, Nhà đầu tư, Chủ nợ, Nhà nghiên cứu, Khách hàng, … Tùy theo mục tiêu mà mỗi đối tượng sử dụng thông tin kế toán để đưa ra nhiều loại quyết định khác nhau nhưng tất cả đều sử dụng thông tin nhằm theo dõi, phân tích, đánh giá và kiểm soát hoạt động đơn vị kế toán mà họ quan tâm. Để kế toán có được vai trò như nói trên thì thông tin do kế toán cung cấp phải đảm bảo các đặc điểm chất lượng như sau: Theo Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế IASB 1, thông tin trình bày trên báo cáo tài F 0 chính phải đảm bảo các đặc điểm chất lượng dựa trên hai giả định: cơ sở dồn tích và hoạt động liên tục, bao gồm:  Có thể hiểu được: Thông tin thể hiện trên BCTC phải có thể hiểu được đối với người sử dụng. Người sử dụng được giả định rằng có một kiến thức nhất định về kinh tế, kinh doanh, kế toán và có thiện chí, nỗ lực để đọc BCTC. Tuy nhiên, thông tin về một vấn đề phức tạp nhưng cần thiết cho việc ra quyết định vẫn cần thiết phải trình bày trên BCTC. 1 Từ năm 1970 đến năm 2001, được gọi với tên Ủy ban chuẩn mực kế toán quốc tế IASC 2  Thích hợp: Thông tin hữu ích khi nó thích hợp với nhu cầu đưa ra quyết định của người sử dụng nhằm hỗ trợ họ đánh giá quá khứ, hiện tại, tương lai hay xác nhận, điều chỉnh các đánh giá trước đây. Tính thích hợp bao gồm tính dự đoán, tính xác nhận và chịu ảnh hưởng bởi nội dung và tính trọng yếu của thông tin.  Đáng tin cậy: Có nghĩa là không có sai sót hay thiên lệch một cách trọng yếu, đồng thời phản ánh trung thực vấn đề cần phải trình bày. Đáng tin cậy bao gồm các yêu cầu: trình bày trung thực các nghiệp vụ hay sự kiện cần/ có thể trình bày; nội dung quan trọng hơn hình thức, nghĩa là phải trình bày thông tin phù hợp với bản chất kinh tế chứ không phải căn cứ vào hình thức pháp lý; trung lập tức không bị thiên lệch, thông tin bị thiên lệch khi tác động đến việc ra quyết định theo một kết quả định trước; thận trọng là việc làm tăng thêm mức chú ý khi thực hiện một sự xét đoán khi ước tính trong điều kiện chưa rõ ràng; Và đầy đủ trong phạm vi của trọng yếu và chi phí.  Có thể so sánh: BCTC hữu ích khi có thể so sánh với năm trước, với đơn vị khác. Tuy nhiên, IASB cũng đưa ra các hạn chế liên quan đến chất lượng thông tin trên BCTC bao gồm:  Sự kịp thời: Thông tin nếu báo cáo chậm sẽ mất đi tính thích hợp và ngược lại nếu muốn thông tin đáng tin cậy lại cần có thời gian. Do đó, phải có sự cân đối giữa yêu cầu kịp thời và tính đáng tin cậy của thông tin.  Cân đối giữa lợi ích và chi phí: Lợi ích mang lại từ thông tin cần cân đối với chi phí để cung cấp chúng.  Cân đối giữa các đặc điểm chất lượng Ngoài ra, thông tin trên BCTC cũng cần được trình bày trung thực và hợp lý về tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự thay đổi tình hình tài chính của đơn vị. 1.1.2. Hệ thống kế toán và cấu trúc của hệ thống kế toán U 1.1.2.1. Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán là tập hợp của nhiều bộ phận bao gồm các vấn đề pháp lý, kỹ thuật, hình thức ghi nhận, xử lý, trình bày, công bố, truyền thông và nhân sự trong hệ thống kế 3 toán. Các thành phần này hình thành và hoạt động vừa phải tuân thủ các quy định Pháp lý liên quan vừa phải đáp ứng được yêu cầu quản lý riêng biệt của từng đơn vị kế toán. 1.1.2.2. Cấu trúc của hệ thống kế toán (1) Hệ thống pháp lý Bộ phận đầu tiên cấu thành hệ thống kế toán là hệ thống các văn bản pháp lý của các cấp độ quản lý Nhà nư ớc quy định về quản lý, hướng dẫn, kiểm soát và điều chỉnh tất cả nội dung trong hoạt động kế toán thuộc tất cả các lĩnh vực trong nền kinh tế. Cụ thể, hệ thống pháp lý này bao gồm và được liệt kê theo thứ tự giảm dần tính pháp lý: - Luật kế toán: quy định về nội dung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán và tổ chức hành nghề kế toán (Luật kế toán, 2003, điều 1); Luật khác có liên quan do quốc hội ban hành. - Chuẩn mực kế toán: quy định những nguyên tắc và phương pháp kế toán cơ bản để ghi sổ kế toán và lập BCTC; Chế độ kế toán: các quy định và hướng dẫn về kế toán trong một lĩnh vực hoặc một số công việc cụ thể do Bộ tài chính ban hành. - Thông tư hướng dẫn thực hiện hoặc bổ sung, điều chỉnh có liên quan. Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa các văn bản pháp lý liên quan đến kế toán Luật kế toán Luật khác có liên quan Chuẩn mực kế toán Chế độ kế toán Thông tư liên quan Hệ thống kế toán tại đơn vị kế toán (2) Hệ thống kỹ thuật nghiệp vụ - Hệ thống kỹ thuật nghiệp vụ là tập hợp các phương pháp kế toán được sử dụng nhằm thu thập, phân loại, xử lý, lưu trữ và tổng hợp thông tin cung cấp cho người sử dụng. Mục tiêu của hệ thống này là biến các dữ liệu rời rạc thu thập được từ các nghiệp vụ 4