Tài liệu Tổ chức bộ máy kế toán của công ty tnhh một thành viên tập đoàn an thái

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đào Thị Thanh Thúy LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây, với chính sách mở cửa của Nhà nước, một mặt đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có thể phát huy hết khả năng, tiềm lực của mình, mặt khác lại đặt các doanh nghiệp trước một thử thách lớn lao, đó là sự cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường. Để đứng vững được trên thị trường và hoạt động kinh doanh có hiệu quả, mỗi doanh nghiệp đều tự tìm cho mình một hướng đi, một chiến lược phát triển riêng. Xong cho dù áp dụng bất kỳ chiến lược nào thì các doanh nghiệp cũng cần phải có một hệ thống quản lý tài chính cung cấp thông tin chính xác giúp các nhà lãnh đạo đưa ra được những quyết định quản lý đúng đắn trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong các công cụ quản lý tài chính thì hạch toán kế toán là một công cụ hữu hiệu để thực hiện kiểm tra, xử lý thông tin, kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính, từ đó đưa ra được các thông tin có ích cho các quyết định kinh tế trong các doanh nghiệp. Vì vậy, bộ máy kế toán có vai trò đặc biệt quan trọng không chỉ với hoạt động tài chính nhà nước, mà còn vô cùng cần thiết và quan trọng với hoạt động tài chính doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH một thành viên tập đoàn An Thái, đã giúp em có cơ hội tìm hiểu về tình hình hạch toán tại công ty đồng thời củng cố hiểu biết và kiến thức của bản thân về công tác kế toán. Với sự quan tâm và giúp đỡ nhiệt tình của cô TS. ĐÀO THỊ THANH THÚY và các anh chị phòng kế toán, sự nỗ lực của bản thân đã giúp em hoàn thành báo cáo thực tập. Sau đây là bài báo cáo thực tập của em trong thời gian thực tập tại công ty. Nội dung báo cáo gồm 3 phần chính: Phần 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế - kĩ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH một thành viên tập đoàn An Thái. Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Phần 3: Đánh giá và kiến nghị. SV: Nguyễn Hồng Phương Lớp CD9KE3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đào Thị Thanh Thúy PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN TẬP ĐOÀN AN THÁI 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 1.1.1 Tên và địa chỉ của công ty  Tên công ty: Công ty TNHH một thành viên tập đoàn An Thái  Địa chỉ: Xã Hòa Sơn – Huyện Lương Sơn – Tỉnh Hòa Bình  Số tài khoản: 3001201002360 tại Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn Huyện Lương Sơn - Tỉnh Hòa Bình  Mã số thuế: 5400351234  Điện thoại: 0218.3.824.061  Email: [email protected] 1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH một thành viên tập đoàn An Thái được thành lập theo quyết định số 5400351234 ngày 26 tháng 8 năm 2010 do sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Hòa Bình cấp. Là công ty TNHH một thành viên có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với số vốn điều lệ là 28 tỷ đồng. Công ty TNHH một thành viên tập đoàn An Thái được thành lập và đi vào hoạt động từ năm 2010. Khi mới thành lập công ty gặp rất nhiều khó khăn SV: Nguyễn Hồng Phương Lớp CD9KE3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đào Thị Thanh Thúy trong quá trình hoạt động như hạn chế về mặt quản lý, tìm kiếm thị trường, thu hút sự quan tâm chú ý từ các nhà đầu tư. Công ty đã từng bước phát triển, không ngừng phát huy nội lực, đổi mới công nghệ, thiết bị, phương pháp quản lý, đầu tư chiều sâu về con người và phát triển chiến lược kinh doanh nhằm tăng thêm chủng loại, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ do công ty cung cấp. Sau gần 2 năm hoạt động công ty đã đạt được những thành tích cụ thể như: Công ty đã có một đội ngũ cán bộ công nhân viên có nhiều kinh nghiệm, năng lực sản xuất, phương tiện trang thiết bị đầy đủ và chủ động về tài chính, đưa Nhà máy gạch Tuynel Lương Sơn từ công suất thiết kế 20 triệu viên QTC/năm đạt năng suất 40 triệu viên QTC/năm. Công ty đã nhận được sự tin tưởng của các cơ quan chủ đầu tư, các nhà đầu tư chấp nhận và chỉ định cung cấp các sản phẩm gạch Tuynel để phục vụ thi công các công trình phục vụ nền kinh tế quốc dân như: giao thông, thủy lợi, xây dựng các công trình trọng điểm phục vụ phát triển kinh tế xã hội trên địa bàn các Huyện, Thị trong tỉnh Hòa Bình và các công trình trọng điểm thuộc Ban quản lý chuyên ngành trong cả nước. Toàn thể công nhân viên trong Công ty đã không ngừng cố gắng khẳng định uy tín, vị trí, biết nắm bắt cơ hội, thúc đẩy và tìm kiếm thị trường tiêu thụ trong và ngoài tỉnh. Công ty luôn mong muốn đem lại cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất với phương châm “Năng suất, chất lượng và hiệu quả”. Chính vì vậy, thương hiệu gạch Tuynel Lương Sơn ngày càng được nhiều người tiêu dùng biết đến và tin tưởng. SV: Nguyễn Hồng Phương Lớp CD9KE3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đào Thị Thanh Thúy 1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty 1.2.1 Chức năng Công ty TNHH một thành viên tập đoàn An Thái có chức năng sau: Chuyên sản xuất và kinh doanh sản phẩm gạch ngói đất sét nung Tuynel: gạch xây Tuynel với hệ thống dây truyền sản xuất tiên tiến. 1.2.2 Nhiệm vụ - Sản xuất kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước nhà nước, trước khách hàng, trước pháp luật về sản phẩm do công ty cung cấp. - Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh phù với nhiệm vụ, nhu cầu của công ty và nhu cầu của thị trường. - Thực hiện phân phối lao động một cách hợp lý và theo đúng luật của nhà nước ban hành. - Bảo tồn và phát triển nguồn vốn. - Phát triển kinh doanh, mở rộng thị trường và phát triển đa dạng sản phẩm hơn. - Bảo vệ môi trường, giữ vững an ninh, trật tự xã hội và nâng cao đời sống cho người lao động. - Tổ chức mua nguyên liệu đảm bảo chất lượng tạo ra sản phẩm có chất lượng tốt đáp ứng nhu cầu khách hàng. - Báo cáo trung thực, đúng thời hạn quy định. - Nộp thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật. - Nâng cao tay nghề trình độ sản xuất của công nhân để tạo ra sản phẩm có chất lượng. SV: Nguyễn Hồng Phương Lớp CD9KE3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đào Thị Thanh Thúy 1.2.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất một số mặt hàng chủ yếu của công ty  Quy trình sản xuất gạch Tuynel: Than, phụ gia Nguyên liệu đất sét ngâm ủ đúng thời gian quy đinh Kiểm tra, nghiệm thu nhập kho Máy nghiền Máy cấp liệu thùng Ra gạch, phân loại xếp kho Trộn pha than, phụ gia Sấy, nung lò Tuynel Máy nghiền xa luân Nước Máy cán Phân loại, vận chuyển, xếp goòng Máy nhào lọc 2 trục Bốc lên xe, VC, xếp phơi, xếp kho Máy nhào đùn liên hợp hút chân không Máy cắt Sơ đồ 01: Quy trình sản xuất gạch Tuynel  Gạch Tuynel là sản phẩm từ đất sét, để tạo ra được thành phẩm phải trải qua nhiều khâu gồm các bước sau: - Đất sét sau khi ngâm ủ theo đúng thời gian quy định từ trại chứa được xúc đổ vào thùng tiếp liệu để đưa vào công đoạn sơ chế. Công đoạn sơ chế lần lượt gồm: Tiếp liệu —> Tách đá —> Nghiền thô —> Nghiền tinh. - Sau khi sơ chế nguyên liệu đất sét được đưa vào máy nhào trộn để trộn với than cám đá, phụ gia nhằm đạt độ dẻo cần thiết để đưa qua máy đùn hút SV: Nguyễn Hồng Phương Lớp CD9KE3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đào Thị Thanh Thúy chân không đưa nguyên liệu vào khuôn để tạo ra sản phẩm gạch mộc (gạch chưa nung). - Sản phẩm gạch mộc sau khi có hình dáng chuẩn được vận chuyển lên trại phơi để phơi tự nhiên hoặc sấy phòng trong trường hợp cần thiết cho đến khi sản phẩm đạt độ khô thích hợp. - Xếp phôi sản phẩm gạch mộc lên xe goòng (đối với lò nung tuynel) xông – sấy trong lò nung trong một khoản thời gian nhất định, sau đó chuyển sang lò nung để nung ở nhiệt độ khoảng 900 độ C, sau đó sản phẩm được làm nguội ngay trong lò cho ra thành phẩm. Sản phẩm sau khi nung được đưa ra lò, phân loại và vận chuyển vào bãi chứa thành phẩm. 1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng kế hoạch vật tư Phân xưởng cơ khí Phòng tổ chức hành chính Nhà máy gạch Tuynel Lương Sơn Phân xưởng chế biến tạo hình Phân xưởng lò nung hầm sấy Sơ đồ 02: Bộ máy quản lý của công ty SV: Nguyễn Hồng Phương Lớp CD9KE3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đào Thị Thanh Thúy 1.3.2 Chức năng của từng bộ phận - Tổng giám đốc: Điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, có quyền nhân danh công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước và công ty về mọi hoạt động của công ty. - Phó tổng giám đốc: Giúp giám đốc phụ trách các lĩnh vực sản xuất kinh doanh trong công ty. Tuy nhiên chỉ điều hành trong phạm vi tổng giám đốc phân công, ủy quyền đồng thời phải báo cáo cho tổng giám đốc kết quả các công việc được phân công. - Phòng kế toán: Tổ chức và quản lý toàn bộ các hoạt động kế toán tài chính của công ty, quản lý toàn bộ các loại quỹ của công ty, tham mưu cho giám đốc trong việc đưa ra quyết định kinh doanh, xây dựng kế hoạch tài chính và thực hiện công tác tài chính, thống kê kế toán theo đúng chế độ chính sách của nhà nước và quy định của công ty. - Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm tìm ra các phương án, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, mở rộng thị trường, nắm bắt được nhu cầu của thị trường và khả năng tiêu thụ của sản phẩm. Chủ động khai thác triệt để thị trường nhằm tăng doanh thu. Nghiên cứu và tham mưu cho giám đốc trong công tác định hướng kinh doanh. - Phòng kế hoạch vật tư: Chịu trách nhiệm cung ứng toàn bộ nguyên vật liệu, vật tư cho công ty. Tìm hiểu thị trường, lập kế hoạch và định mức vật tư nhằm đáp ứng kịp thời, hiệu quả nhu cầu vật tư của công ty. - Phòng tổ chức hành chính: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đào tạo lao động, quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động. Quản lý cán bộ, nhân sự lao động, tiền lương, đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh lao động theo các quy định của nhà nước và của công ty. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ theo quy định. SV: Nguyễn Hồng Phương Lớp CD9KE3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đào Thị Thanh Thúy - Nhà máy gạch Tuynel gồm: Phân xưởng cơ khí chịu trách nhiệm sửa chữa, bảo trì nhà xưởng, máy móc thiết bị bảo đảm cho việc sản xuất, phân xưởng chế biến tạo hình và phân xưởng lò nung hầm sấy trực tiếp sản xuất sản phẩm theo kế hoạch của công ty, đáp ứng mục tiêu sản xuất kinh doanh của công ty. 1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty Biểu số 01: Chỉ tiêu Doanh thu Chi phí Tài sản cố định Tài sản Nguồn vốn Lợi nhuận sau thuế Số lượng lao động Năm 2011 32.518.965.000 4.083.348.885 31.508.473.309 34.126.631.308 34.126.631.308 7.108.904.028 112 Năm 2012 35.770.861.500 5.491.683.773 29.638.956.467 39.216.807.521 39.216.807.521 7.569.941.431 425 Nhận xét: Qua bảng số liệu trên ta thấy tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty trong 2 năm 2011, 2012: Doanh thu: Năm 2012 so với năm 2011 tăng 3.251.896.500 đồng tương ứng tăng 10%. Chí phí: Năm 2012 so với năm 2011 tăng 408.334.888 đồng tương ứng tăng 10%. Tài sản và nguồn vốn: Năm 2012 so với năm 2011 tăng 5.090.176.220 đồng tương ứng tăng 14,9%. Lợi nhuận sau thuế: Năm 2012 so với năm 2011 tăng 461.037.403 đồng tương ứng tăng 6,48%. Số lượng lao động: Năm 2012 so với năm 2011 tăng 313 người. PHẦN 2 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN TẬP ĐOÀN AN THÁI SV: Nguyễn Hồng Phương Lớp CD9KE3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đào Thị Thanh Thúy Để đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo, trước sự phát triển của công nghệ thông tin, phù hợp với thay đổi của hội nhập kinh tế quốc tế, chuẩn mực kế toán, quy định của Nhà nước, đồng thời đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của công tác kinh tế tài chính. Mặt khác căn cứ vào đặc điểm tổ chức của Công ty, công tác kế toán của Công ty TNHH một thành viên tập đoàn An Thái được tập trung vào phòng kế toán dưới sự chỉ đạo, điều hành và quản lý trực tiếp của kế toán trưởng. Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán vật tư, thuế, TSCĐ Kế toán tiền lương và BHXH Kế toán tập hợp chi phí, tính giá thành SP Kế toán thanh toán, vốn bằng tiền Thủ quỹ Sơ đồ 03: Tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH một thành viên tập đoàn An Thái Bộ phận kế toán bao gồm 5 người trong đó có 1 kế toán trưởng và 4 nhân viên kế toán khác. Riêng kế toán tiền lương, BHXH kiêm thủ quỹ.  Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận - Kế toán trưởng: Phụ trách chỉ đạo phòng kế toán, tham mưu cho giám đốc giám sát tình hình tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về mọi hoạt động kinh tế tài chính của công ty. - Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của công ty về các khoản thu, chi tiền mặt diễn ra hàng ngày của công ty. Căn cứ vào các chứng từ thanh toán thu tiền SV: Nguyễn Hồng Phương Lớp CD9KE3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đào Thị Thanh Thúy hay chi tiền cho cán bộ công nhân viên trong Công ty hoặc khách hàng có quan hệ mua bán với Công ty, có trách nhiệm bảo quản tiền mặt tồn quỹ, không để xảy ra thâm hụt, sai sót hay tiền giả trong quỹ, đồng thời cũng chịu trách nhiệm về số tiền có trong quỹ của Công ty. - Kế toán thanh toán, vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ thực hiện theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán với nhà cung cấp và người mua. Đó có thể là việc thanh toán tiền mặt, chuyển khoản hay ghi nhận nợ. Mở và ghi chép các loại sổ có liên quan đến tiền mặt. tiền gửi ngân hàng của Công ty, các loại sổ thanh toán với người mua, người bán, theo dõi các khoản vốn vay, khoản phải nộp theo nghĩa vụ của Nhà nước và các khoản phải nộp khác. Đồng thời thực hiện việc chi trả lương và các khoản phải trả khác cho người lao động, đôn đốc việc thu nợ và thực hiện việc chi trả các khoản nợ đúng thời hạn. - Kế toán tiền lương và BHXH: Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán viên tiến hành tính toán, xác định số tiền lương, tiền công phải trả cho cán bộ công nhân viên theo định kỳ. Tiến hành trích lập đầy đủ các khoản phải nộp Ngân sách Nhà nước, thanh quyết toán các khoản như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN, quỹ bảo trợ và các khoản thanh toán khác liên quan đến chi phí công nhân viên. Xác định khoản chi phí lương tính vào chi phí của Công ty trong kỳ. - Kế toán vật tư, thuế, TSCĐ: Theo dõi việc nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, sản phẩm trong kỳ. Theo dõi tình hình tăng, giảm của TSCĐ trong kỳ, tình hình trích khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, thực hiện trích khấu hao TSCĐ theo đúng quy định. Phân tích công suất sử dụng của TSCĐ để so với định mức xem TSCĐ đã được sử dụng hợp lý chưa để có sự điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết. Tính và kê khai các loại thuế phải nộp, lập các báo cáo thuế định kỳ theo đúng quy định. Kiểm tra, đối chiếu biên bản trả, nhận hàng để điều chỉnh doanh thu báo cáo thuế kịp thời khi có phát sinh. SV: Nguyễn Hồng Phương Lớp CD9KE3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đào Thị Thanh Thúy Cập nhật kịp thời các thông tin về Luật thuế, soạn thông báo các nghiệp vụ qui định của Luật thuế có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty để cơ sở biết thực hiện. - Kế toán tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm: Mở sổ hạch toán chi tiết chi phí sản xuất theo từng nhóm sản phẩm. Mở sổ theo dõi các tài khoản liên quan đến chi phí sản xuất. Sau đó tập hợp và tổng hợp các chi phí phát sinh có liên quan đến từng đối tượng hạch toán, làm cơ sở cho việc tính giá thành sản phẩm. Phân bổ các chi phí có liên quan đến nhiều đối tượng, nhiều kỳ, xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính ra tổng giá thành và giá thành đơn vị sản phẩm.  Bộ máy kế toán của Công ty - Kế toán trưởng là người quản lý chung các kế toán viên của Công ty, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về công tác kế toán của đơn vị. - Các kế toán viên trong Công ty đảm nhận công việc của mình về toàn bộ các bộ phận kinh doanh trong Công ty và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về phần công việc của mình. - Hiện nay công ty sử dụng phần mềm 3A Accounting 9.0-V2 để hạch toán. 2.1 Tổ chức hệ thống kế toán tại Công ty 2.1.1 Các chính sách kế toán chung: Việc hạch toán kế toán tại công ty được thực hiện theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Quy trình hạch toán có sử dụng phần mềm kế toán. - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 dương lịch. - Kỳ hạch toán: tháng, quý, năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ - Hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho: theo phương pháp bình quân gia quyền. - Phương pháp tính giá thành: theo phương pháp hệ số. SV: Nguyễn Hồng Phương Lớp CD9KE3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đào Thị Thanh Thúy - Tính và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. - Tài sản cố định được tính khấu hao theo phương pháp khấu hao đường thẳng. - Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức Nhật ký chung trên hệ thống phần mềm kế toán 3A Accounting 9.0-V2. 2.1.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh công ty sử dụng hệ thống chứng từ của chế độ kế toán doanh nghiệp lớn ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. 2.1.3 Hệ thống tài khoản kế toán: công ty trong quá trình tổ chức hạch toán kế toán sử dụng hệ thống tài khoản chung của Bộ tài chính của chế độ kế toán doanh nghiệp lớn ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, đồng thời cũng đã sử dụng thêm một số tài khoản cho phù hợp với hoạt động của công ty. 2.1.4 Hệ thống sổ sách kế toán: Để giúp đơn vị quản lý hạch toán kế toán chính xác, kịp thời đáp ứng yêu cầu công tác quản lý kế toán, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung với hệ thống sổ chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và các báo cáo kế toán theo hệ thống báo cáo của Bộ tài chính.Với hệ thống phần mềm kế toán 3A Accounting 9.0-V2 cho phép xem, in tất cả sổ sách, bảng biểu theo quy định của Bộ tài chính theo hình thức Nhật ký chung.  Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung: SV: Nguyễn Hồng Phương Lớp CD9KE3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đào Thị Thanh Thúy Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 04: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Đặc điểm của hình thức Nhật ký chung: tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản phù hợp. Cuối tháng phải lập Bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản tổng hợp.  Ghi sổ theo hình thức kế toán máy: SV: Nguyễn Hồng Phương Lớp CD9KE3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Chứng từ kế toán GVHD: TS. Đào Thị Thanh Thúy Sổ kế toán Phần mềm kế toán 3A Accounting 9.0-V2 Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 05: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy vi tính Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, phân loại đảm bảo đủ điều kiện để ghi sổ kế toán được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo phần mềm đã được tự động nhập vào sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, kế toán thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được cập nhật trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính khi đã in ra giấy. 2.1.5 Tổ chức hệ thống kế toán: Kỳ lập báo cáo của công ty thường lập theo tháng, quý, năm. Các kế toán viên có trách nhiệm lập báo cáo và nộp về phòng kế toán. Hệ thống báo cáo kế toán của công ty gồm: SV: Nguyễn Hồng Phương Lớp CD9KE3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đào Thị Thanh Thúy - Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN). - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B02-DN). - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B03-DN). - Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09-DN). Báo cáo quản trị của Công ty được kế toán trưởng lập theo yêu cầu của Ban giám đốc gồm có các báo cáo sau: - Báo cáo tình hình sử dụng lao động. - Báo cáo chi tiết sản phẩm, công việc hoàn thành. - Báo cáo chi tiết nợ phải thu theo thời hạn nợ, khách nợ và khả năng thu nợ. - Báo cáo chi tiết các khoản nợ vay, nợ phải trả theo thời hạn nợ. 2.2 Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể tại Công ty - Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. - Kế toán tài sản cố định. - Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. - Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Kế toán các phần hành khác 2.2.1 Tổ chức công việc kế toán 2.2.1.1 Tổ chức công việc kế toán nguyên vật liệu Chứng từ sử dụng + Phiếu yêu cầu + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Hóa đơn GTGT + Hóa đơn bán hàng + Bảng kê mua hàng + Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa SV: Nguyễn Hồng Phương Lớp CD9KE3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đào Thị Thanh Thúy + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. Tài khoản: + TK 152: Nguyên vật liệu + TK 153: Công cụ dụng cụ Hạch toán chi tiết: Công ty sử dụng thẻ kho,sổ chi tiết nguyên vật liệu công cụ dụng cụ, báo cáo – xuất – nhập – tồn vật liệu. Hạch toán tổng hợp: Công ty sử dụng sổ nhật ký chung và sổ cái TK 152, 153 để hạch toán. 2.2.1.2 Tổ chức kế toán tài sản cố định tại công ty Chứng từ sử dụng: Kế toán TSCĐ của công ty sử dụng các chứng từ sau: - Biên bản giao nhận TSCĐ. - Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. - Biên bản đánh giá lại TSCĐ. - Biên bản thanh lý TSCĐ. - Biên bản kiểm kê TSCĐ. - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng. Tài khoản: + TK 211 +TK 214 Hạch toán chi tiết: Thẻ TSCĐ, sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng, sổ chi tiết TSCĐ, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Hạch toán tổng hợp: Để hạch toán công ty sử dụng sổ nhật ký chung và sổ cái TK 211, TK 214 để hạch toán tài sản của công ty. 2.2.1.3 Tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Chứng từ sử dụng: - Bảng chấm công SV: Nguyễn Hồng Phương Lớp CD9KE3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đào Thị Thanh Thúy - Bảng thanh toán tiền lương - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH - Bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương - Một số chứng từ khác có liên quan Tài khoản: + TK 334 + TK 338 chi tiết làm 8 TK cấp 2: - TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết - TK 3382: Kinh phí công đoàn - TK 3383: Bảo hiểm xã hội - TK 3384: Bảo hiểm y tế - TK 3386: Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn - TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện - TK 3388: Phải trả, phải nộp khác - TK 3389: Bảo hiểm thất nghiệp Hạch toán chi tiết: công ty sử dụng bảng chấm công để theo dõi và tính lương cho công nhân,sau đó hạch toán vào sổ chi tiết TK 334, TK 338. Hạch toán tổng hợp: Kế toán sử dụng sổ cái TK 334, TK 338 và sổ nhật ký chung để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương. 2.2.2 Tổ chức phần hành kế toán 2.2.2.1 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Thủ tục nhập xuất vật tư * Thủ tục nhập vật tư - Khi nhập kho vật tư, nhà cung cấp hoặc nhân viên vật tư phải có đầy đủ bộ chứng từ, thông thường bao gồm: giấy đề nghị nhập vật tư, hợp đồng mua bán vật tư, biên bản kiểm nhận, hóa đơn GTGT. Thủ kho căn cứ vào các chứng từ đã có xác nhận đạt chất lượng của người yêu cầu hoặc của nhân viên kỹ thuật rồi kiểm tra số lượng. Nếu đủ số lượng thì làm thủ tục nhập kho và SV: Nguyễn Hồng Phương Lớp CD9KE3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đào Thị Thanh Thúy ký nhận đã đủ số lượng vào hoá đơn mua hàng hoặc phiếu nhập kho. Nếu không đủ số lượng thì vẫn cho nhập kho nhưng phải ghi số lượng thực nhập trên phiếu nhập kho và phản ánh số lượng thừa thiếu cụ thể trên biên bản kiểm nhận. Phiếu nhập kho do kế toán vật tư lập gồm 2 liên: + Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu + Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Thủ kho có trách nhiệm về số vật tư đã nhập kho. Vật tư khi nhập kho phải được cập nhật ngay vào thẻ kho. - Cách tính giá của nguyên vật liệu nhập: Trị giá vốn của vật tư nhập kho bao gồm: giá mua ghi trên hóa đơn của người bán, các khoản thuế không có tính chất hoàn lại, các khoản chi phí mua như: chi phí vận chuyển bốc xếp, chi phí bảo quản, bảo hiểm, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư trước khi vật tư nhập kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua (nếu có) do hàng không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. Giá vật tư nhập kho Giá mua trên hóa = đơn (chưa có + VAT) Chi phí thu mua phát sinh Các khoản giảm - trừ hàng mua (nếu có) * Thủ tục xuất vật tư - Trong sản xuất có nhu cầu sử dụng vật tư thì bộ phận có nhu cầu làm phiếu xin lĩnh vật tư theo mẫu quy định. Phụ trách bộ phận có nhu cầu và ban giám đốc phê duyệt lại phiếu lĩnh vật tư, thủ kho chỉ xuất kho khi đã có phê duyệt đầy đủ của ban giám đốc. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: + Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu. + Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán. + Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng. SV: Nguyễn Hồng Phương Lớp CD9KE3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đào Thị Thanh Thúy - Cách tính giá nguyên vật liệu xuất: Doanh nghiệp tính giá xuất kho vật tư theo phương pháp bình quân gia quyền. Kế toán theo dõi tình hình nhập xuất kho thành phẩm, hàng hóa trong tháng rồi cuối mỗi tháng lập bảng kê chi tiết nhập - xuất - tồn. Giá xuất kho được tính như sau: Giá trị thực tế NVL xuất kho Đơn giá bình quân = = Đơn giá bình quân x Số lượng NVL xuất kho Giá trị vật tư tồn đầu kỳ + Giá trị vật tư nhập trong kỳ Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư nhập trong kỳ Quy trình hạch toán a) Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Để hạch toán chi tiết NVL, CCDC công ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song nhằm giúp cho việc ghi chép được dễ dàng, dễ kiểm tra, đối chiếu nhằm hạch toán chính xác, đầy đủ sự biến động của NVL, CCDC.  Trình tự ghi sổ theo phương pháp ghi thẻ song song: Phiếu nhập kho Thẻ kho Thẻ (sổ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 06: Quy trình hạch toán chi tiết NVL, CCDC tại công ty SV: Nguyễn Hồng Phương Lớp CD9KE3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS. Đào Thị Thanh Thúy * Tại kho: Kế toán mở thẻ kho và giao nó cho thủ kho quản lý, hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thì thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho số lượng nhập, xuất của từng danh điểm vật tư, hàng hóa và tính ra số tồn kho. Mỗi chứng từ ghi vào một dòng ở thẻ kho, mở cho từng danh điểm vật tư, hàng hóa. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển chứng từ nhập xuất cho kế toán vật tư, hàng hóa. * Tại phòng kế toán: Kế toán mở thẻ (sổ) kế toán chi tiết cho từng danh điểm vật tư, hàng hóa tương ứng với thẻ kho mở ở kho chỉ khác là kế toán phải theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của vật tư, hàng hóa. Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán nhận được chứng từ nhập xuất kho của thủ kho chuyển tới thì kế toán phải kiểm tra và ghi đơn giá hạch toán vào các phiếu nhập xuất và tính ra số tồn sau đó nhập lần lượt các nghiệp vụ nhập xuất vào phần mềm kế toán. Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu với thẻ kho ở kho, phần mềm kế toán sẽ tự động lập bảng nhập xuất tồn. Bảng này mở cho toàn bộ các danh điểm vật tư, hàng hóa. b) Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tài khoản sử dụng: để hạch toán kế toán sử dụng TK 152, TK 153.  TK 152: Nguyên liệu, vật liệu - Nội dung: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. - Kết cấu: Bên Nợ: + Trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho. + Trị giá nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: + Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho cho các mục đích sử dụng. + Trị giá nguyên vật liệu thiếu phát hiện khi kiểm kê. + Chiết khấu thương mại nguyên vật liệu khi mua được hưởng. + Trị giá của nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán. Dư Nợ: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ. SV: Nguyễn Hồng Phương Lớp CD9KE3