Tài liệu Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng

Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU............................................................................................................. Chương 1: NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP................................................... 1.1. Khái niệm hội nghị, hội họp.......................................................................... 1.2. Ý nghĩa của hội họp....................................................................................... 1.3. Phân loại các cuộc hội họp............................................................................ 1.3.1. Các cuộc họp nội bộ không nghi thức.................................................... 1.3.2. Cuộc họp trang trọng nghi thức (hội nghị)............................................. 1.4. Quy trình tổ chức hội nghị............................................................................ 1.4.1. Lập kế hoạch hội nghị............................................................................ 1.4.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị........................................................ 1.4.3. Tổ chức điều hành hội nghị.................................................................... 1.4.4. Công việc sau hội nghị........................................................................... 1.5. Nguyên tắc để tổ chức cuộc họp, hội nghị thành công................................. Chương 2: NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO............................................................................................................... 2.1. Mục đích chuyến đi công tác của lãnh đạo................................................. 2.2. Lập kế hoạch chuyến đi công tác................................................................ 2.2.1. Phân loại chuyến đi công tác................................................................ 2.2.2. Các cách lập kế hoạch chuyến đi công tác........................................... 2.3. Các bước chuẩn bị cụ thể cho chuyến đi công tác của lãnh đạo............... 2.3.1. Giải quyết các công việc hành chính cần thiết cho chuyến đi công tác.......................................................................................................... 2.3.2. Liên hệ với nơi công tác....................................................................... 2.3.3. Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu......................................................................... 2.3.4. Chuẩn bị phương tiện giao thông......................................................... 2.4. Nhiệm vụ của người thư ký văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác............................................................................................................... 2.4.1. Trước khi lãnh đạo đi công tác............................................................. 2.4.2. Trong thời gian lãnh đạo đi công tác.................................................... 2.4.3. Trách nhiệm của người thư ký lãnh đạo khi thủ trưởng trở về............. 2.5. Nhưng điều cần lưu ý cho chuyến đi công tác xa, công tác nước ngoài.................................................................................................................... 2.5.1. Những thứ bắt buộc phải có................................................................. 2.5.2. Những lưu ý khi đi nước ngoài............................................................ KẾT LUẬN................................................................................................................ SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 1 - Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên LỜI NÓI ĐẦU Hội họp là một hoạt động cần thiết trong quá trình tiến hành công việc của một tổ chức hay nhóm dự án. Vì những cuộc họp này thường xuyên diễn ra và đều có tính chất quan trọng, nên chúng phải được tổ chức sao cho có thể phát huy hiệu quả cao nhất. Cuộc họp cũng là nơi để trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng. Nếu cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo hoặc chỉ được chuẩn bị sơ sài hoặc không hề chuẩn bị, những cuộc họp đó chắc chắn là sẽ trở nên kém hiệu quả và mất thời gian. Đôi khi, mục đích của cuộc họp không được xác định rõ ràng, hay những cá nhân có vai trò quan trọng lại không được mời tham gia... Bên cạnh đó, trong quản trị hành chính văn phòng, việc chuẩn bị cho chuyến đi công tác cho các lãnh đạo cũng đòi hỏi phải chuẩn bị khá công phu, càng chi tiết càng tốt... Các chuyến đi công tác phải có mục đích rõ ràng, không bị chồng chéo mục đích với các chuyến đi khác. Công tác chuẩn bị quan trọng từ việc liên hệ nơi đến công tác, phương tiện đi lại của lãnh đạo, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, tiến hành các thủ tục đăng ký cho đến việc chuẩn bị nội dung công tác, tài liệu nghiên cứu và tư liệu tham khảo, v.v… Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này nên nhóm chúng em đã chọn đề tài nghiên cứu: “Nghiệp vụ tổ chức cuộc họp và tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo”. Do khả năng còn giới hạn và điều kiện thời gian hạn chế, chắc rằng trong bài viết không tránh khỏi những thiếu sót. Nhóm thực hành rất mong được quý thầy cô cùng các bạn đọc xem xét và góp ý để chúng em có thể có bài viết tốt hơn và có được nhiều kiến thức hơn. Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về email [email protected] Nhóm 7 – Lớp B16QTH2 Đại học Duy Tân - Đà Nẵng SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 2 - Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên Chương 1: NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CUỘC HỌP 1.1. Khái niệm hội nghị, hội họp Hội họp (hội nghị, hội thảo, các cuộc họp) là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị. 1.2. Ý nghĩa của hội họp Cuộc họp là hình thức thu thập, truyền đạt thông tin nhằm đảm bảo cho thông tin được lưu truyền thông suốt. Các cuộc họp hay hội nghị là nơi để cho các thành viên trao đổi, thảo luận về các vấn đề chung và cùng tham dự vào quá trình ra quyết định. Cuộc họp cũng là nơi để cho các cá nhân phát huy quyền làm chủ của mọi người, để mọi người bày tỏ quan điểm, bàn bạc, đóng góp ý kiến giúp lãnh đạo có quyết định đúng đắn. Cuộc họp là nơi để triển khai thực hiện các quyết định, tháo gỡ những vướng mắc, khó khăn, phát hiện và phổ biến những ưu điểm, những lệch lạc trong quản lý, trong thực hiện nhiệm vụ, từ đó có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm thúc đẩy sự phát triển. 1.3. Phân loại các cuộc hội họp 1.3.1. Các cuộc họp nội bộ không nghi thức Các cuộc họp nhân viên: Thông thường cuộc họp nhân viên nhằm mục đích để nhân viên toàn tổ chức biết được chủ trương chính sách, mục tiêu và kế hoạch hoạt động của đơn vị. Thông qua cuộc họp Ban lãnh đạo lắng nghe ý kiến, nguyện vọng của nhân viên, đồng thời thu thập những ý kiến mang tính sáng tạo, đổi mới trong việc tiến hành tổ chức thực hiện kế hoạch chung của tổ chức. Cuộc họp của các cán bộ phòng ban: Cuộc họp diễn ra trong nội bộ từng phòng ban và giữa các phòng ban với nhau. Nội dung của từng cuộc họp căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch hoạt động cuả từng bộ phận và giữa các bộ phận có mối quan hệ với nhau. Các cuộc họp thông báo, báo cáo: Nội dung của cuộc họp nhằm thông báo những vấn đề mới của tổ chức như thông báo về chính sách mới cho nhân viên, báo cáo về tình hình hoạt động thời gian qua của tổ chức,… 1.3.2. Cuộc họp trang trọng nghi thức (hội nghị) SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 3 - Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên Hội nghị bàn bạc ra quyết định: Hội nghị bàn về những chủ trương, chính sách và đưa ra những kế hoạch cho hoạt động của tổ chức. Ví dụ: Cuộc họp đầu năm của ban lãnh đạo nhằm đưa ra mục tiêu và các kế hoạch để thực hiện mục tiêu trong năm của tổ chức. Hội nghị phổ biến, triển khai: Khi các chủ trương, chính sách được ban hành cần được phổ biến và tổ chức thực hiện. Thông qua hội nghị này nhằm quán triệt tư tưởng, quan điểm chủ trương chính sách và các kế hoạch giải pháp trình bày trong quyết định. Hội nghị kiểm tra, đôn đốc: Hội nghị được thực hiện trên cơ sở đã có sự kiểm tra việc thực hiện. Trong quá trình thực hiện gặp phải những vấn đề vướng mắc có thể là do chưa hiểu đúng tinh thần, nội dung hoặc chưa tích cực thực hiện và phát huy sáng tạo trong quá trình thực hiện kế hoạch. Thông thường tổ chức hội nghị này nhằm giải quyết các vấn đề sau: + Nghe báo cáo kết quả thực hiện của các đơn vị. + Trao đổi những kinh nghiệm của các đơn vị điển hình. + Chấn chỉnh, uốn nắn những lệch lạc để thực hiện tốt. 1.4. Quy trình tổ chức hội nghị 1.4.1. Lập kế hoạch hội nghị Căn cứ vào kế hoạch hoạt động hàng tháng, quý, năm. Hoặc căn cứ vào tình hình hoạt động của đơn vị từng thời kỳ, mà đơn vị tiến hành tổ chức các cuộc họp nhằm giải quyết những vấn đề liên quan. Thông thường trong công tác lập kế hoạch cho việc tổ chức họp thường có các nội dung sau: + Tên cuộc họp. + Mục đích cuộc họp. + Thời gian họp. + Thành phần tham dự họp. + Địa điểm họp. + Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp. + Nội dung họp. + Kinh phí. + Người chịu trách nhiệm. SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 4 - Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên + Các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…). Thông thường những cuộc họp nhỏ mang tính nội bộ, không trang trọng thì việc lập kế hoạch cũng không nhất thiết phải đầy đủ các vấn đề trên, điều này tùy thuộc vào nội dung cuộc họp. 1.4.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị Đây là khâu đầu tiên có vai trò quan trọng, tạo điều kiện tiền đề cho sự thành công của hội nghị. Trong khâu chuẩn bị hội nghị cần chuẩn bị các vấn đề sau: (1) Xác định mục đích, nội dung, tên của hội nghị để quy định thành phần tham dự. Ví dụ: - Hội nghị về triển khai hoạt động nghiên cứu khoa học sinh viên thì thành phần tham dự là sinh viên và các lãnh đạo các tổ chức, doanh nghiệp, các giảng viên, các giáo sư và những người có kinh nghiệm, những cựu sinh viên… - Hội nghị về triển khai một sản phẩm mới: thành phần bao gồm các trưởng bộ phận như bộ phận marketing, tài chính, sản xuất, kế toán… Lập bản danh sách cụ thể để căn cứ vào đó gửi giấy triệu tập hoặc thư mời. Khi cần thiết phải gửi trước nội dung họp và yêu cầu người được mời tham dự trả lời trong thời hạn nhất định có đến tham dự họp hay không. (2) Chọn thời gian tổ chức hội nghị. Thông thường các hội nghị được ấn định trước vài tháng hoặc cả năm, kế hoạch tổ chức hội nghị này nằm trong kế hoạch hoạt động hàng năm của tổ chức. Việc lập kế hoạch trước nhằm đảm bảo cho việc tổ chức hội nghị được diễn ra theo đúng thời hạn, địa điểm đăng kí. Chọn thời gian tổ chức hội nghị cần xem có trùng với ngày nghỉ, ngày lễ không. Xác định thời gian họp: ngày giờ khai mạc cuộc họp, thời gian tiến hành. (3) Chọn địa điểm tổ chức. Tùy thuộc vào tính chất của hội nghị và số lượng thành viên tham dự mà nhà quản trị hành chính nên chọn một địa điểm thích hợp, thông thường việc tổ chức hội nghị diễn ra ở trung tâm thương mại, các khách sạn, cũng có thể tổ chức ngay phòng hội trường của cơ quan. Phòng tổ chức hội nghị phải rộng rãi, thoáng mát, ngay trung tâm, tiện lợi cho việc đi lại. SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 5 - Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên Phòng hội nghị phải được xác định cụ thể trước khi gửi giấy mời đại biểu để tránh sự lộn xộn và xung đột. Khi hội nghị sắp được tổ chức thực hiện nhà quản trị hành chính phải chịu trách nhiệm phân công nhân viên nên điện thoại cho các khách mời để xác nhận lại việc gửi giấy mời, đồng thời thông báo những thông tin nếu có sự bổ sung, thay đổi, thường công viêc này nên thực hiện trước khi hội ngị diễn ra một tuần. Lựa chọn và trang trí phòng họp: chuẩn bị phòng họp, bảo đảm đủ bàn ghế, ánh sáng, âm thanh, bục báo cáo viên, bảng (nếu có sử dụng), khẩu hiệu, cờ hoa… (4) Xây dựng lịch trình cụ thể cho từng nội dung của hội nghị. Mục đích của việc lập một lịch trình là công cụ giúp hoạch định và phối hợp hội nghị, lịch trình là một bản những danh sách những điều phải thực hiện trong các khâu tổ chức hội nghị. Lịch trình này giúp cho người tổ chức có cái nhìn tổng quát về những việc cần làm, đã làm và chưa làm nhằm rà soát, kiểm tra việc thực hiện. Thông thường một lịch trình tổ chức hội nghị gồm những nội dung sau: + Chổ lưu trú cho khách. + Gửi giấy mời và số lượng thành viên tham gia. + Giai trí trong hội nghị. + Trang thiết bị để phục vụ hội nghị như máy ghi âm, loa đài, tăng âm và các phương tiện khác. + Thức uống giải khát. + Địa điểm tổ chức. + Chương trình tổ chức. (5) Chuẩn bị hồ sơ tại hội nghị. Để họi nghị được diễn ra chu đáo, bộ phận chịu trách nhiệm về hồ sơ tài liệu phải chuẩn bị bìa đựng tài liệu, thư từ giao dịch, báo cáo, đề án, bảng tường trình chương trình hội nghị, giấy, bút… và danh sách các tài liệu liên quan khác như danh sách thành viên tham gia, phiếu đề tên người tham gia, phiếu ăn trưa và tối…Các loại tài liệu này được đóng hay kẹp ghim và được sắp xếp theo thứ tự chương trình. (6) Thông báo cho các khách mời và thành viên tham gia. Việc thông báo trước một khoảng thời gian hợp lý nhằm giúp cho họ có thời gian sắp xếp công việc và viết bài tham luận hội nghị. SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 6 - Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên Nếu ban tổ chức muốn biết chắc khách mời có tham dự hay không thì trong giấy mời và tài liệu gửi kèm phải có mẫu trả lời in sẵn về việc chấp nhận tham dự hội nghị và có kèm theo bì thư có dán tem hoặc có thể trả lời qua điện thoại, địa chỉ email. Đôi khi đơn vị tổ chức cần gửi lịch trình hội nghị, các tài liệu và các hướng dẫn trước co khách mời, trong trường hợp khác cũng cần gửi bản đồ thành phố nơi tổ chức hội nghị. (7) Soạn thảo chương trình hội nghị. Chương trình hội nghị là một bảng danh sách những đề mục cần thực hiện trong hội nghị khi hội nghị diễn ra, nhà quản trị cần phải thống nhất chương trình này trước để gửi cho khách tham dự. Một số hội nghị gửi chương trình này kèm theo thư mời, một số hội nghị khác thì gửi ngay khi khách đến tham dự tại bàn lễ tân hoặc để trong bìa đựng tài liệu gửi cho thành viên hội nghị. Đối với những hội nghị có quy mô nhỏ, thời gian tổ chức ngắn thì người điều hành khai mạc hội nghị có thể đọc chương trình hội nghị khi hội nghị bắt đầu diễn ra. Thông thường trong bảng chương trình hội nghị cần có nội dung sau: + Giới thiệu khách mời và chủ tịch đoàn. + Đọc và phê chuẩn nội dung các cuộc họp trước khi tổ chức hội nghị. + Báo cáo tình hình hoạt động, kế hoạch sắp tới liên quan đến nội dung của hội nghị. + Thảo luận về những vấn đề đã thực hiện. + Thảo luận kế hoạch và nội dung của hội nghị. + Kết thúc hoặc hoãn lại. (8) Chuẩn bị phương tiện kỹ thuật. Gồm có micro, máy chiếu, video, bảng viết…Nếu đơn vị có sẵn thì tự chuẩn bị hoặc đăng ký trước để được hỗ trợ, nếu tổ chức không có thì phải có kế hoạch thuê trước. Nếu hội nghị được tổ chức tại khách sạn thì việc chuẩn bị này có thể khách sạn tự trang bị đầy đủ theo yêu cầu của đơn vị tổ chức. (9) Dự trù kinh phí. Lãnh đạo hội nghị, chủ tịch hội đồng quản trị cùng phối hợp với phòng kế hoạch tài chính lên một kế hoạch dự trù kinh phí. Đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức tiến hành thủ tục nhận và chi cho hội nghị. (10) Kiểm tra công tác hội nghị. SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 7 - Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên Tính từ ngày diễn ra hội nghị trước khoảng một tuần, nhà quản trị văn phòng, đơn vị tổ chức phải tiến hành kiểm tra xem chương trình đã thực hiện đến đâu, rà soát lịch trình, kiểm tra cơ sở vật chất, thiết bị, đặc biệt là rà soát xem văn bản tài liệu và các giấy tờ liên quan phát cho các đại biểu cũng như các tài liệu chuẩn bị cho chủ tịch đoàn về số lượng và nội dung để kịp thời phát hiện sai sót, thiếu hụt và điều chỉnh, bổ sung kịp thời. 1.4.3. Tổ chức điều hành hội nghị (1) Đón tiếp đại biểu và phát tài liệu. Đón từ nhà ga, sân bay… Bộ phận chịu trách nhiệm đón tiếp tại bàn lễ tân trước hội trường hội nghị. Một số hội nghị chủ tịch đoàn hay ban tổ chức phải đứng ngay cửa ra vào để bắt tay thân mật và mời khách đến vị trí ngồi. (2) Điều hành hội nghị. Sau thủ tục đón tiếp, người chịu trách nhiệm dẫn chương trình khai mạc hội nghị, thông thường là chính văn phòng hay trưởng ban tổ chức đứng ra phát biểu khai mạc. Việc khai mạc cần tiến hành theo đúng lịch trình, nhanh gọn nhưng phải đảm bảo tính trang trọng và đầy đủ. Trước lúc khai mạc, đối với những cuộc họp lớn, hội nghị, hội thảo cần tiến hành những nghi thức nhà nước nhất định như làm lễ chào cờ … Sau khai mạc tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu và chủ tịch đoàn, chủ tọa buổi họp, thư ký, các đại biểu tham dự…người điều hành hội nghị tiến hành theo trình tự chương trình hội nghị được đề ra. Trình bày các báo cáo và tham luận Tiến hành thảo luận những vấn đề đặt ra. Việc tiến hành phát biểu và thảo luận cần tiến hành ngắn gọn, có chuẩn bị trước, thời gian phát biểu tối đa từ 10 đến 15 phút. Giữa các báo cáo, tham luận có thể giải lao và ăn nhẹ. (3) Ghi biên bản. Biên bản có thể phải trình ngay sau khi kết thúc cuộc họp hoặc một thời gian nhất định sau đó. Nhà quản trị văn phòng phải phân công bộ phận thư ký chuyên ghi biên bản hội nghị, tùy theo quy mô tổ chức mà thành viên ban thư ký có nhiều hay ít. Người ghi biên bản chỉ cần ghi những nội dung vắn tắt những vấn đề của hội nghị, cần ghi SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 8 - Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên nguyên văn những kiến nghị hay đề nghị, điều khoản bổ sung, chỉ định và các giải pháp. Sau khi kết thúc hội nghị, ban thư ký có nhiệm vụ hoàn chỉnh văn bản, trình lên lãnh đạo xem xét và gửi cho hội đồng quản trị. Người thư ký cũng cần ghi vào lịch công tác những vấn đề phát sinh sau hội nghị như các cuộc hẹn gặp, các cuộc họp… Ban thư ký cũng có thể gửi thư cảm ơn các khách mời tham dự và ghi nhận những ý kiến đóng góp của họ. (4) Tổng kết hội nghị Chủ tịch đoàn đọc báo cáo tổng kết hoặc diễn văn bế mạc. Nhấn mạnh kết quả đạt được trong hội nghị và đọc lời cảm ơn. 1.4.4. Công việc sau hội nghị - Hoàn thiện các văn kiện. - Tặng quà ( nếu chưa thực hiện ở phần đón tiếp) - Thông báo cho các cơ quan hữu quan nội dung kết quả cuộc họp - Lập hồ sơ cuộc họp. Đối với những cuộc họp thông thường chỉ cần lưu giữ biên bản, còn đối với những hội nghị lớn, quan trọng cần lập hồ sơ hội nghị. Hồ sơ này thông thường bao gồm: Thư mời, thư triệu tập; Danh sách đại biểu, những người mời tham dự; Lời khai mạc; các báo cáo tham luận, bài phát biểu; Nghị quyết cuộc họp; Biên bản; Lời bế mạc. - Chiêu đãi, tiễn khách (nếu có). - Thanh, quyết toán chi phí những chi phí cho cuộc họp. - Tổ chức thực hiện các nghị quyết. - Triển khai nội dung đã được thông qua, rút kinh nghiệm việc tổ chức hội họp. 1.5. Nguyên tắc để tổ chức cuộc họp, hội nghị thành công 1.5.1. Nguyên tắc 1: Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo. Tổ chức một cuộc họp thành công là một phần trong nghiệp vụ của người thư ký. Bạn phải chuẩn bị thật chu đáo trước khi họp; nhanh nhạy xử lý trong cuộc họp và phải biết các bước tiếp sau khi cuộc họp kết thúc. Chuẩn bị giấy và viết, vì trong một cuộc họp, các thành viên cần có giấy, viết để ghi chép lại những điều cần thiết. Ở một số đơn vị, người ta sử dụng giấy tiêu đề để phát cho các thành viên tham dự cuộc họp. Trong một số trường hợp, thành viên dự SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 9 - Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên họp lại không chuẩn bị giấy viết, nên việc chuẩn bị của bạn sẽ giúp họ không lúng túng và họ sẽ cảm ơn sự chu đáo của bạn. Nếu cuộc họp cần có sự hỗ trợ của các thiết bị đặc biệt như máy tính, máy chiếu slide (projector), đường truyền internet v.v...bạn phải chuẩn bị trước, chạy thử các thiết bị (hoặc xúc tiến việc thuê mướn) càng sớm càng tốt để có nhiều thời gian dự phòng mà xử lý trong trường hợp máy hỏng. Ngoài việc chuẩn bị về các trang thiết bị cho cuộc họp, nếu bạn là người điều hành cuộc họp nên đến buổi họp với sự chuẩn bị trước về các vấn đề liên quan, dự kiến sẵn những câu hỏi mà người khác có thể đặt ra, cũng như những câu hỏi gợi ý cho những người khác. Để làm được như vậy, người điều hành phải thu thập những thông tin chính xác và cụ thể nhất liên quan đến cuộc họp. 1.5.2. Nguyên tắc 2: Không để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết. Bạn không nên để cuộc họp kéo dài hơn mức cần thiết. Vì khi nói nhiều về một vấn đề quá mức cần thiết, chúng ta sẽ không còn thời gian để thực hiện các vấn đề khác, những gì mình nói cũng như làm những việc khác. Khi thấy buổi họp kéo dài hơn hai giờ đồng hồ, bạn hãy đề nghị nghỉ giải lao. Qua hai giờ làm việc căng thẳng sẽ làm mọi người uể oải, không còn tập trung theo dõi cuộc họp. Khi giải lao hãy để các thành viên tự do trao đổi, đi lại ở hành lang cho thoải mái. Khi thấy có vấn đề nào đó mà các thành viên trong cuộc họp chưa thông, còn phải bàn tiếp, bạn nên đề nghị với chủ toạ để có một quyết định cuối cùng cho vấn đề đó. Có thể để vấn đề chưa thống nhất lại, đến kỳ họp sau khi có đủ thông tin sẽ giải quyết. Có thể ban lãnh đạo sẽ họp với bộ phận có khúc mắc để giải quyết riêng trong lần họp khác. 1.5.3. Nguyên tắc 3: Nên thảo luận trước với đồng nghiệp về nội dung cuộc họp. Bạn nên thảo luận sơ với các bộ phận về nội dung buổi họp. Có thể dành khoảng 15 phút trước buổi họp để trao đổi qua với nhau. Điều này sẽ giúp chúng ta điều hành buổi họp có hiệu quả hơn, tránh được trường hợp có quá nhiều ý kiến trái ngược nhau trong buổi họp. Khi có quá nhiều ý kiến trái ngược, người điều hành dễ bị lúng túng và cuộc họp sẽ đi đến thất bại. Nên thảo luận sơ bộ trước buổi họp chứ không nên vận động trước buổi họp. Chúng ta không nên để các bộ phận phát biểu theo hướng dẫn của mình, cũng đừng gợi ý, sếp muốn thế này, sếp định thế kia, như vậy sẽ không có những ý kiến hay đóng góp cho cuộc họp. SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 10 - Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên 1.5.4. Nguyên tắc 4: Nên hội họp đúng giờ. Người điều hành cuộc họp luôn phải đến trước khoảng nửa giờ. Nếu có bộ phận nào đến trễ, hãy cứ bắt đầu cuộc họp. Trễ giờ họp có nghĩa là chúng ta đã làm mất thời giờ của những người khác. Đừng nên tạo ra cho bộ phận đi họp trễ cảm giác họ là nhân vật quan trọng, nên mọi người phải chờ đợi. Mặt khác, khởi sự một cuộc họp trễ vì chờ đợi những người đến dự họp trễ là xúc phạm đến những người đi họp sớm và đúng giờ: bắt họ chờ như là trừng phạt họ, trong khi đó kẻ đáng bị trừng phạt là những người đến trễ kia. Đừng hẹn gặp người khác ngay sau khi cuộc họp kết thúc (theo kế hoạch). Hãy đặt trường hợp cuộc họp có thể kéo dài hơn dự định. Nếu bỏ dở, chắc chắn cấp trên sẽ không hài lòng với tác phong nghề nghiệp của bạn. Trong lúc diễn ra cuộc họp, người thư ký điều hành phải bám sát giờ giấc đã định trên chương trình nghị sự. Nhanh chóng tìm cách kéo dãn hay thu gọn các bài phát biểu để buổi họp ổn định theo chương trình định trước. Hãy kết thúc buổi họp đúng giờ quy định, đừng bao giờ kéo dài hơn. Tâm lý người dự họp luôn thấy bất an khi phải họp kéo dài hơn giờ quy định. 1.5.5. Nguyên tắc 5: Biên bản của cuộc họp. Việc ghi biên bản của cuộc họp rất quan trọng, nếu chưa tìm được người đảm nhiệm, thư ký điều hành có thể kiêm nhiệm luôn việc ghi biên bản cuộc họp. Công việc viết biên bản thường chẳng mấy thích thú, nhưng đó là một việc làm cần thiết. Nếu phòng họp có sẵn máy vi tính đề nhập liệu biên bản thì rất tốt. Sau buổi họp, người thư ký có thể in biên bản ra thành nhiều bản để giao cho từng thành viên của cuộc họp. Mặc dù từng thành viên có cách ghi riêng của họ, biên bản chung do thư ký ghi vẫn rất cần thiết, giúp cho mọi người nhớ chính xác những công việc đã đựơc bàn bạc, thảo luận trong suốt cuộc họp. 1.5.6. Nguyên tắc 6: Hãy ghi lại những điểm quan trọng trong lúc họp. Trong cuộc họp thường xuyên có những nội dung chính thường được đưa ra thảo luận. Những vấn đề thường được chuyển đổi liên tục và nhanh chóng. Có những lúc ta không thể chen ngang để phát biểu những thắc mắc riêng hay những ý kiến riêng của mình. Hãy nhắc nhở các thành viên của cuộc họp ghi lại những câu ghi chú ngắn gọn vào sổ tay. Khi được phát biểu, họ có thể yêu cầu đặt lại vấn đề cho rõ ràng. Như vậy sẽ tránh được việc chen ngang trong khi người khác đang phát biểu. Nếu việc không cần phải đưa ra cuộc họp, có thể trao đổi với bộ phận liên quan về những chú thích trong sổ tay vào dịp khác. SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 11 - Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên 1.5.7. Nguyên tắc 7: Hướng dẫn mọi người tích cực tham gia thảo luận và yêu cầu họ trình bày ngắn gọn. Khi thấy không khí buổi họp ngột ngạt - thụ động, người thư ký điều hành nên nêu ra câu hỏi, nhưng chỉ hỏi những việc mà tất cả mọi người thật sự quan tâm, không hỏi riêng về một người hay một số người nào đó. Khi phát biểu thật ngắn gọn và súc tích. Trong trường hợp nhiều người nêu ý kiến cá nhân, bạn hãy đề nghị họ không nên làm mất thời gian cuộc họp. Khi có nhiều người tham gia ý kiến ở một vấn đề, người điều hành cuộc họp nên nhắc nhở khi thấy ý kiến sau trùng lắp với ý kiến trước đó. 1.5.8. Nguyên tắc 8: Hãy giúp mọi người tập trung chú ý vào cuộc họp. Trong những cuộc họp buồn tẻ và chán ngán, người điều hành cuộc họp phải tìm cách làm buổi họp sinh động hơn hoặc phải rút ngắn cuộc họp. Cần chú ý đến những dấu hiệu: người họp gõ ngón tay lên cạnh bàn, che miệng ngáp, chống cằm vẻ suy tư, mắt nhìn ra cửa hoặc cửa sổ, vươn vai uể oải và dửng dưng như thể mình là người ngoài cuộc. Đó là những thái độ phản ứng nội dung cuộc họp quá buồn tẻ và chán phèo. 1.5.9. Nguyên tắc 9: Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý kiến của mình. Khi người điều hành thấy nhiều người ngồi chung và tất cả đều có chung một ý kiến, chỉ riêng vài người không đồng tình. Vậy hãy cố gắng mời những người không đồng tình mạnh dạn nêu ra ý kiến cá nhân và lý do vì sao họ không biểu quyết. Người điều hành phải tìm lời lẽ thuyết phục để họ an tâm, đừng im lặng và nên mạnh dạn bày tỏ quan điểm của mình. Nhiều khi một vài đề nghị “bất bình thường” lại mang đến một giải pháp hay mà trước đó chưa ai kịp nghĩ đến. Phải thật tôn trọng những ý kiến đối kháng. Nếu đó là ý kiến hay phải tìm cách áp dụng, nếu là ý kiến không khả thi thì nên để chủ tọa xem xét. 1.5.10. Nguyên tắc 10: Phát biểu trong cuộc họp là nói với tất cả mọi người, chứ không phải chỉ riêng với một người. Khi người điều hành cần đặt câu hỏi trực tiếp với một người, hãy nhìn vào gương mặt của tất cả các thành viên tham dự, mọi người đều có cảm thấy là họ đang được nói tới. Vì thế, họ cũng sẽ nhiệt tình đưa ra ý kiến tranh luận. Người điều hành sẽ không cô độc với vấn đề riêng của mình. 1.5.11. Nguyên tắc 11: Không nói xấu nhau trong buổi họp, đặc biệt với những người vắng mặt. Trong cuộc họp, chúng ta không nên bình luận, chê bai hay nói xấu về những người khác, nhất là với những người không tham dự cuộc họp. Người điều hành phải SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 12 - Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên khéo léo nhắc nhở các thành viên tham dự phân biệt giữa việc nói xấu và đóng góp ý kiến. Đóng góp ý kiến luôn mang tính xây dựng và chân thành; nói xấu thường mang tính đả phá, nhỏ nhen và thành kiến. Không cần thiết đóng góp hay nói xấu người vắng mặt, vì họ không hiện diện để tiếp thu, giải trình, phản bác hay chống lại, hay thanh minh cho bản thân họ. Chắc chắn chẳng ai thích người khác nói xấu sau lưng mình. 1.5.12. Nguyên tắc 12: Sau buổi họp, nên gặp từng người trò chuyện thân mật. Người điều hành nên tìm cách bắt chuyện ngắn gọn với từng người sau buổi họp. Hãy tỏ ra mình rất cần những người như họ tham dự cuộc họp. Người điếu hành có thể nói: “Anh (Chị) đã có những ý kiến rất bổ ích”, hoặc “Anh (Chị) phát biểu về điều đó tốt quá, ý kiến rất hay”. Hãy làm cho những thành viên đã tham dự cuộc họp nhận thấy rằng chúng ta rất quý mến họ và như vậy họ sẽ hứng thú khi chúng ta mời tham dự buổi họp. SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 13 - Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên Chương 2: NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO 2.1. Mục đích chuyến đi công tác của lãnh đạo Chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan nhằm thực hiện những nhiệm vụ đặt ra trong thực hiện chức năng quản lý nói chung. Chuyến đi công tác của lãnh đạo nhằm giúp lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực tế tại cơ sở, học hỏi kinh nghiệm,… để phát triển tổ chức. Chuyến đi công tác của lãnh đạo nhằm giải quyết những công việc cụ thể nằm trong kế hoạch công tác hằng năm của tổ chức. Chuyến đi công tác của lãnh đạo thật sự cần thiết trong bối cảnh giao lưu và hợp tác quốc tế và quan hệ hữu nghị giữa các nước ngày càng phát triển, do đó chuyến đi công tác của lãnh đạo không chỉ bó hẹp trong phạm vi quốc gia mà còn mở rộng ra phạm vi quốc tế. 2.2. Lập kế hoạch chuyến đi công tác 2.2.1. Phân loại chuyến đi công tác Chuyến đi công tác có tính chất thường kỳ: Những chuyến đi trong tuần, tháng có thời gian ngắn và trong cùng địa bàn của cơ quan. Chuyến đi công tác không định trước: Những chuyến đi khảo sát tình hình, tham khảo kinh nghiệm của các cơ quan, tổ chức, đối tác trong và ngoài nước, chuyến đi công tác với mục đích nghiên cứu, thăm dò, trao đổi, ký kết hợp đồng,…Chuyến đi công tác để tham dự hội họp, hội thảo, hội nghị, lễ hội.,… 2.2.2. Các cách lập kế hoạch chuyến đi công tác Đối với chuyến đi công tác thường kỳ: Người lãnh đạo tổ chức, người lãnh đạo tham gia chuyến đi tự quy định ngày giờ trong tuần, tháng hoặc căn cứ vào công văn mời tham dự cuộc họp mà tự bố trí thời gian thích hợp. Cán bộ phụ trách hay người thư ký không cần lập kế hoạch. Đối với chuyến đi công tác không định trước: Văn phòng hoặc thư ký phải lên kế hoạch cụ thể. Ở một số cơ quan, tổ chức lớn có nhiều cơ sở trực thuộc văn phòng hoặc thư ký lãnh đạo các cơ sở đó phải lập kế hoạch đi công tác của đơn vị mình và gửi về cơ quan, tổ chức quản lý. Có thể thực hiện việc lên kế hoạch theo bảng gợi ý sau: SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 14 - Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên Đơn Vị:……………,TG:………Tuần, Từ ………Đến………………. Ngày Tên Chức Nơi CB đi vụ đến công tác (1) (2) (3) (4) Địa Đơn vị điểm tổ chức đến (5) (6) Mục đích chuyến đi (7) Phương Ngày tham tiện dự (8) Ghi chú (9) (10) Tất cả chuyến đi công tác của lãnh đạo cần phải đưa vào kế hoạch ngoại trừ những trường hợp đột xuất. Chuyến đi công tác thường kỳ cần được đưa vào kế hoạch năm, trong đó các mục tiêu cơ bản của từng chuyến đi đã được xác định trước phù hợp với các mục tiêu cơ quan. Cần nắm rõ những vấn đề sau: - Thời gian bắt đầu và kết thúc, thời gian khởi hành chuyến đi. - Phương tiện di chuyển, nơi ăn nghỉ cho đoàn. - Các cuộc gặp gỡ, trao đổi,…(mục đích, lịch trình, thành phần tham dự,…). 2.3. Các bước chuẩn bị cụ thể cho chuyến đi công tác của lãnh đạo 2.3.1. Giải quyết các công việc hành chính cần thiết cho chuyến đi công tác Lập danh sách thành viên theo quyết định cử đi công tác, hoặc sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, tổ chức, giấy giới thiệu, giấy đi đường, công lệnh. Nếu là đoàn đi công tác nước ngoài phải hướng dẫn đoàn chuẩn bị các thủ tục hành chính kịp thời cho chuyến đi công tác như hộ chiếu, visa,… Chuẩn bị địa chỉ và số điện thoại của đại sứ quán ở nước ngoài, và các địa chỉ liên lạc của những nơi quen biết. Thông báo cho các thành viên tham gia chuyến đi chuẩn bị giấy tờ tuỳ thân. Chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, thẻ tín dụng và quà tặng cho đối tác. 2.3.2. Liên hệ với nơi công tác SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 15 - Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên Cần liên hệ trước thời gian và nội dung với nơi đến công tác. Nếu nội dung công tác là những vấn đề lớn và thời gian chuyến đi dài thì phải đưa vào kế hoạch hằng năm của nơi đến công tác. Trước thời gian của mỗi chuyến đi, cần thông báo cho nơi đến biết về kế hoạch, thời gian của chuyến đi, danh sách người đến, phương tiện đi đến để họ có kế hoạch đón tiếp. 2.3.3. Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu Tùy theo mục đích của chuyến đi mà nội dung công tác chuẩn bị cần khác nhau. Ví dụ: - Nếu chuyến đi công tác để ký hợp đồng thì cần có bản hợp đồng cho các đơn vị chức năng, các chuyên viên giúp lãnh đạo chuẩn bị. - Nếu dự hội thảo, hội nghị thì phải nghiên cứu yêu cầu của hội nghị để soạn thảo các bài phát biểu, bài tham luận. Các nội dung công tác của lãnh đạo phải được sự giúp đỡ của thư ký, các bộ phận chức năng, các chuyên gia giúp lãnh đạo soạn thảo nội dung. Để soạn thảo nội dung cho chuyến đi, lãnh đạo phải có các tư liệu, tài liệu tham khảo như: + Các văn bản quy phạm pháp luật. + Các tài liệu chuyên môn. + Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ. Các tài liệu này cần tổng hợp theo danh mục nghiên cứu, sưu tầm. Những tài liệu khác phải đọc để đánh dấu những vấn đề liên quan và có tính chất quan trọng. Những hồ sơ này cần có bìa đựng hồ sơ để cấp quản trị mang theo. Ngoài ra cần có bìa đựng hồ sơ khác đựng dụng cụ và biểu mẫu như văn phòng phẩm, sổ, danh thiếp, lịch chuyến máy bay,… 2.3.4. Chuẩn bị phương tiện giao thông Tuỳ theo đặc điểm, thời gian, tính chất của từng chuyến đi mà lựa chọn phương tiện giao thông cho phù hợp như: máy bay, tàu hỏa, tàu thủy, ô tô,… Văn phòng thư ký cần nắm chính xác, đầy đủ các thông tin về phương tiện giao thông đến nơi công tác để lựa chọn loại phương tiện, giờ đi cho phù hợp thì tiến hành đặt vé và chuẩn bị tư liệu cho chuyến đi. 2.4. Nhiệm vụ của người thư ký văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 16 - Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên 2.4.1. Trước khi lãnh đạo đi công tác Dự các cuộc họp bàn giao của thủ trưởng cho các cấp phó, nắm vững nội dung công việc thủ trưởng giao cho cấp phó giải quyết. Ghi chép các công việc do cấp phó uỷ quyền cho văn phòng thư ký giải quyết, các công việc thủ trưởng yêu cầu, các bộ phận chức năng, các chuyên viên giải quyết. 2.4.2. Trong thời gian lãnh đạo đi công tác ** Đối với văn phòng: - Giúp các phó thủ trưởng giải quyết các công việc do thủ trưởng phân công. - Giải quyết các công việc được thủ trưởng uỷ quyền. - Theo dõi tiến độ công việc của các bộ phận, các đơn vị, tổng hợp tình hình báo cáo cho phó thủ trưởng để chỉ đạo công việc. ** Đối với người thư ký: - Duy trì công việc bình thường của thư ký khi lãnh đạo đi vắng. - Trong xử lý thư tín, thư ký cần xếp các loại và phân theo tầm quan trọng, (thư ký cần đọc qua nội dung văn bản, trừ văn bản mật). Những vấn đề cần ý kiến của lãnh đạo thì phải liên lạc để xin ý kiến giải quyết. Xử lý các hồ sơ theo mức độ quan trọng. Nên phân loại hồ sơ ra làm 4 loại: + Hồ sơ khẩn ( high- priority folder) + Hồ sơ ghi những công việc cần giải quyết + Các thông báo + Những công việc đã thực hiện - Nếu có thư từ liên quan, bạn cần xem tất cả các thư đó, mặc dầu người trả lời thư là thủ trưởng. Trong trường hợp này, người thư ký phải viết thư trả lời cho trường hợp rằng thủ trưởng đang đi công tác và bức thư đã được chuyển tiếp đến thủ trưởng, thủ trưởng sẽ trả lời trong một vài tuần khi thủ trưởng trở về. Trong thư nên ký tên của người viết và người ghi “thư của…” hoặc “trợ lý hành chính” tùy theo chức danh của thư ký. - Thường xuyên liên lạc với đoàn đi công tác và với thủ trưởng cơ quan, tổ chức bằng phương tiện, hình thức hiện đại như: điện thoại di động, internet, nhất là những vấn đề cần trao đổi xin ý kiến giải quyết. SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 17 - Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên - Nếu thư ký đi cũng lãnh đạo trong chuyến đi công tác, văn phòng phải bố trí người thay thế công việc, và người đó phải có khả năng giúp lãnh đạo giải quyết một vài công việc. - Nên duy trì sổ ghi chú những thư từ, điện thoại, công văn đến. Trong sổ cần ghi cụ thể: ngày tháng thư tín, loại thư tín, nguồn gốc thư tín, ai xử lý và thủ trưởng cần giải quyết những gì khi đi công tác trở về. - Khi thư ký chuyển tiếp thư tín, cần ghi lại sổ nhật ký thư tín và bản sao thư tín đó. Đối với chuyên đi công tác dài ngày, thư ký cần lập sổ nhật ký hoạt động tổng quát để thủ trưởng cập nhật thông tin khi trở về. Sổ tóm tắt thư tín, văn thư, điện thoại. SẮP XẾP YÊU CẦU PHÁT SINH TRONG THỜI GIAN…VẮNG MẶT Ngày/tháng Nguồn mô tả (mô tả cụ thể thư Hoạt động đã Hoạt động cần tín, điện thoại, bản tường trình thực hiện/người thực hiện / hoặc các cuộc viếng thăm giải quyết ngày hết hạn MẪU NHẬT KÝ HOẠT ĐỘNG CẦN LƯU Ý: CÁC HOẠT ĐỘNG CẦN LƯU Ý Ngày /tháng Mô tả 2.4.3. Trách nhiệm của người thư ký lãnh đạo khi thủ trưởng trở về - Báo cáo lãnh đạo biết những diễn biến của cơ quan trong thời gian đi công tác. - Trình nhật ký thư tín và nhật ký công tác. - Nhận các tài liệu về chuyến đi công tác để giúp thủ trưởng chỉnh, lập hồ sơ. SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 18 - Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên - Chuẩn bị đề cương cho thủ trưởng, báo cáo kết quả của chuyến đi với toàn cơ quan. - Giúp thủ trưởng hoàn thiện hồ sơ, báo cáo như: phân loại thư tín, đánh máy, sao chép dữ liệu. - Ngoài ra người thư ký cần giúp thủ trưởng làm các thủ tục chi tiết về các khoản chi phí để thanh toán, đồng thời soạn thảo bức thư cảm ơn những người đã trực tiếp gặp, tiếp xúc trong chuyến đi. 2.5. Nhưng điều cần lưu ý cho chuyến đi công tác xa, công tác nước ngoài 2.5.1. Những thứ bắt buộc phải có + Hộ chiếu (+visa nếu nước nhập cảnh yêu cầu): Kiểm tra kỹ tên tuổi, ngày sinh, số CMT, giới tính… trong hộ chiếu khi mới được cấp hộ chiếu. + Vé máy bay khứ hồi: Khi nhận vé máy bay cần kiểm tra kỹ tên tuổi, giới tính ghi trong đó. Trước khi về nước, nhờ lễ tân khách sạn khẳng định lại lịch bay cho chắc chắn. + Tiền USD để chi tiêu và dự phòng: Khi đến sân bay của nước bạn, nên đổi USD sang ngoại tệ của nước đó để dễ chi tiêu. Không nên đổi nhiều, cần tính toán kỹ sẽ tiêu khoảng bao nhiêu thì hãy đổi. Khi về nước nếu không tiêu hết số ngoại tệ đó thì nên đổi ngược lại ra USD ở sân bay. + Bảo hiểm du lịch Mua bảo hiểm cho chuyến đi (thông thường không quá 30$). + Quyết định của cơ quan cử đi công tác hoặc cho nghỉ đi du lịch. + Thư mời đi công tác hoặc du lịch của nước bạn. + Những đồ dùng thiết yếu cá nhân. 2.5.2. Những lưu ý khi đi nước ngoài 1. Hành lý gửi: Nên là loại valy mềm. Tổng trọng lượng không được quá 20kg. Ghi tên, địa chỉ của mình trên đó (xin nhân viên làm thủ tục ở sân bay 1 cái thẻ nhỏ để ghi và buộc vào quai hành lý), ngoài ra cũng nên buộc 1 cái nơ màu để dễ nhận ra. Nên mua 1 cái khoá nhỏ để khoá vào. 2. Hành lý xách tay: Đựng những đồ thiết yếu có thể lấy ra sử dụng trên đường đi. Ví dụ: giấy ăn, đồ ăn vặt, hoa quả, khăn mặt, bàn chải, kem đánh răng (để đánh răng, rửa mặt ở sân bay nếu cần). Nên để vào trong hành lý xách tay 1 bộ quần áo (cả quần áo lót) để sử dụng trong trường hợp thất lạc hành lý gửi. Lưu ý, tất cả những đồ SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 19 - Tiểu luận Quản trị Hành chính Văn phòng ThS. Trương Hoàng Hoa Duyên dùng có chất lỏng (bao gồm mỹ phẩm), đồ kim loại sắc/nhọn (như dao, kéo) đều không được để trong hành lý xách tay mà phải để trong hành lý gửi. 3. Túi nhỏ đeo trên người: Đựng những thứ tối quan trọng như hộ chiếu, vé máy bay, thẻ lên máy bay (boarding pass), tiền, quyết định, thư mời, bảo hiểm du lịch, chìa khoá hành lý gửi. Đây là vật bất ly thân trong mọi lúc, mọi nơi. Ngoài những thứ trên, cũng nên bỏ vào trong túi này địa chỉ liên lạc của Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam ở nước sở tại, địa chỉ của khách sạn ở và địa chỉ của người cần phải liên lạc bên nước đó. 4. Làm thủ tục xuất cảnh/nhập cảnh tại sân bay: - Bước 1: Kiểm tra trên bảng thông báo (có rất nhiều ở sân bay) xem chuyến đi của mình sẽ làm thủ tục ở đâu, quầy nào, lúc nào rồi theo chỉ dẫn đến đó làm thủ tục. - Bước 2: Đến quầy làm thủ tục, đưa cho nhân viên làm thủ tục hộ chiếu + vé máy bay và hành lý gửi. Nhân viên làm thủ tục sẽ xé 1 tờ vé (chặng đi hoặc chặng về nếu là vé thật) hoặc nhập dữ liệu trên vé (nếu là vé điện tử) rồi trả lại vé gốc đó và hộ chiếu cùng với 1 thẻ lên máy bay (boarding pass). Lúc này thẻ lên máy bay rất quan trọng, nếu làm mất thẻ này thì không thể lên máy bay được. Đồng thời, nhân viên đó cũng sẽ cân hành lý gửi, nếu quá trọng lượng quy định thì sẽ phải trả thêm tiền cước. Sau đó, nhân viên này sẽ dán 1 thẻ hành lý lên đó và đưa lại mình giữ một thẻ tương tự để sau này lấy hành lý. Sau tất cả các khâu này, nên kẹp vé (cho chặng còn lại), thẻ lên máy bay, thẻ hành lý vào hộ chiếu. Lưu ý không được làm thất lạc hoặc làm rơi bất cứ 1 thứ gì trong những thứ quan trọng này. -Bước 3: Vào khu vực làm thủ tục xuất/nhập cảnh: đưa nhân viên hải quan/an ninh xem hộ chiếu, thẻ lên máy bay để kiểm tra và đóng dấu xuất/nhập cảnh vào hộ chiếu. - Bước 4: Vào khu vực cách ly và ngồi đợi đến giờ lên máy bay. Nhìn xem trong thẻ máy bay chỉ dẫn làm thủ tục lên máy bay ở cửa nào thì chuẩn bị ngồi đợi ở gần cửa đó. - Bước 5: Đến giờ lên máy bay, đưa nhân viên trong khu vực đó xé thẻ lên máy bay, cầm lại một nửa thẻ lên máy bay, nhìn xem số ghế bao nhiêu và cứ thế lên máy bay ngồi vào chỗ của mình. 5. Khi lên máy bay, cất hành lý xách tay lên ngăn hành lý phía trên ghế ngồi của mình, thắt dây an toàn, tắt điện thoại di động và làm theo mọi hướng dẫn của tiếp viên. 6. Thông thường một chuyến bay dài 2 tiếng sẽ có ăn nhẹ. SVTH: Nhóm 7_B16QTH2_Đại học Duy Tân Trang - 20 -