Tài liệu Tiểu luận nghiên cứu, phân tích việc ứng dụng hệ thống thông tin trong quản lý doanh nghiệp tại công ty .tnhh tân phạm gia

  • Số trang: 33 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 165 |
  • Lượt tải: 0
tranphuong

Đã đăng 59174 tài liệu

Mô tả:

Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp MỤC LỤC PHẦN I – MỞ ĐẦU : .......................................................................................................................................... 3 I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Tân Phạm Gia : .......................................................... 3 II. Cơ cấu tổ chức : ................................................................................................................................... 3 1. Sơ đồ tổ chức : ................................................................................................................. 3 2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban : ...................................................................... 4 PHẦN II – PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ BẰNG HỆ THỐNG CNTT CỦA CÔNG TY . 7 A – CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN : .................................................................................................................. 7 I. Nghiệp vụ chuẩn bị mẫu mới : ............................................................................................................ 7 II. Nghiệp vụ chào hàng cho các hệ thống siêu thị trung tâm (Co.op Mart, BigC Mart …) và nghiệp vụ đặt hàng : ............................................................................................................................................. 7 III. Nghiệp vụ mua NPL : .......................................................................................................................... 8 IV. Nghiệp vụ sản xuất : ............................................................................................................................ 8 V. Nghiệp vụ giao hàng : .......................................................................................................................... 9 B – CÁC BỘ PHẬN TRONG CÔNG TY : ................................................................................................... 11 I. II. Bộ phận hành chính – nhân sự : ......................................................................................................... 11 1. Cơ cấu tổ chức : ............................................................................................................. 11 2. Sơ đồ BFD : ................................................................................................................... 11 3. Chức năng : .................................................................................................................... 11 4. Các nghiệp vụ chính : .................................................................................................... 12 5. Sơ đồ DFD : ................................................................................................................... 14 6. Lƣu đồ giải thuật : .......................................................................................................... 15 Bộ phận kinh doanh : ......................................................................................................................... 15 1. Các nghiệp vụ chính : .................................................................................................... 15 2. Sơ đồ phân tích chức năng : ........................................................................................... 16 3. Xác định các tập thực thể chính và các thuộc tính : ....................................................... 16 4. Sơ đồ DFD : ................................................................................................................... 17 5. Chuẩn hóa dữ liệu : ........................................................................................................ 17 6. Xây dựng mô hình : ....................................................................................................... 19 III. Bộ phận kế toán : ............................................................................................................................... 19 1. Các nghiệp vụ chính : .................................................................................................... 19 2. Lƣu đồ giải thuật : .......................................................................................................... 20 3. Sơ đồ quan hệ dữ liệu logic : ......................................................................................... 21 4. Sơ đồ dòng dữ liệu : ....................................................................................................... 22 5. Mô hình hóa dữ liệu : ..................................................................................................... 23 6. Sơ đồ quan hệ dữ liệu logic : ......................................................................................... 26 IV. Bộ phận sản xuất : .............................................................................................................................. 27 1. Sơ đồ chức năng - BFD : .............................................................................................. 27 2. Sơ đồ dòng dữ liệu – DFD : ........................................................................................... 28 Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN : NGHIÊN CỨU, PHÂN TÍCH VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHẠM GIA GVBM : NGUYỄN VĂN NĂM NHÓM THỰC HIỆN : NHÓM 1 LỚP VB13QT002 – KHÓA VB2K13 THÀNH VIÊN : - LÊ NGỌC ANH - NGUYỄN HOÀNG ANH - NGUYỄN THỊ NGỌC ÁNH - HOÀNG HẢI ÂU - LÊ TRỌNG BẰNG - TRƯƠNG PHƯƠNG BẮC - VÕ HOÀNG BẮC - TRẦN BỬU BỬU - CHẾ VÂN CẦM - VÕ NGUYỄN BÁ CHÂU TP.HCM – 09/2010 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp 3. Xác định tập thực thể : ................................................................................................... 28 4. Chuẩn hóa các tập thực thể : .......................................................................................... 29 5. Kết hợp các tập thực thể chung : .................................................................................... 30 6. Xây dựng mô hình : ....................................................................................................... 30 PHẦN III – KẾT LUẬN : .................................................................................................................................. 32 Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 2 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp PHẦN I – MỞ ĐẦU : I. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Tân Phạm Gia : - Từ khi thành lập đến đầu năm 2006 công ty chủ yếu gia công theo các đơn hàng của đối tác, làm theo đơn đặt hàng của các công ty khác nhƣ đồng phục, áo quảng cáo hoặc khuyến mãi. - Công ty trách nhiệm hữu hạn Tân Phạm Gia thành lập vào ngày 24 tháng 06 năm 2003, tọa lạc C9/5, Tổ 19 KP1, P. Tân Thới Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh. Ban đầu hoạt động của công ty chủ yếu là nhận gia công hợp đồng áo thun quảng cáo, khuyến mãi cho các thƣơng hiệu có tên tuổi trong nƣớc nhƣ Dutch Lady, Neptune, Unilever… - Đầu năm 2006, công ty chính thức sản xuất, thâm nhập thị trƣờng áo thun trong nƣớc và cho ra đời 2 thƣơng hiệu: : nhãn hiệu thời trang dành cho nam bao gồm áo T-shirt và Polo shirt. : nhãn hiệu thời trang dành cho trẻ em gồm áo T-shirt, Polo shirt và đồ bộ. - Sản phẩm của Happy Hoop và Milvus, phân phối qua hệ thống siêu thị lớn ở TP Hồ Chí Minh nhƣ: Coopmart, BigC, Vinatex… - 2010 nhãn hiệu Happy Hoop đƣợc ngƣời tiêu dùng bình chọn Hàng Việt Nam Chất Lƣợng Cao. - Hiện nay, sản phẩm may mặc của công ty TNHH Tân Phạm Gia có mặt hầu hết ở các hệ thống siêu thị trên 64 tỉnh thành và có chỗ đứng trên thị trƣờng áo thun Việt Nam. II. Cơ cấu tổ chức : 1. Sơ đồ tổ chức : - Cơ cấu tổ chức quản lý theo quan hệ trực tuyến, các trƣởng phòng báo cáo hoạt động sản xuất, kinh doanh cho phó giám đốc, phó giám đốc là ngƣời tham mƣu cho giám đốc và giám đốc là ngƣời có quyền quyết định mọi hoạt động của công ty. Giaù m Ñoá c Phoù Giaù m Ñoá c Phoø ng Kinh Doanh Phoø ng Taø i Chính Keá Toaù n Phoø ng Thieá t Keá , May Maã u Xöôû ng Saû n Xuaá t Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Nguồn Ban giám đốc Công ty TNHH Tân Phạm Gia) Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 3 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp 2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban : 2.1 Ban giám đốc : - Đề ra các quyết định chiến lƣợc nhằm đạt mục tiêu chung của công ty. - Quản lý và điều hành mọi hoạt động của công ty. Đồng thời giám đốc là ngƣời chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về hoạt động của công ty. - Phê duyệt ngân sách hoạt động và quyết toán của công ty. - Quyền tuyển chọn lao động theo yêu cầu sản xuất kinh doanh, theo đúng chính sách tuyển dụng lao động của nhà nƣớc. - Có quyền ủy quyền cho ngƣời dƣới quyền làm thay cho công việc của mình, và chịu trách nhiệm về sự ủy quyền đó. - Phó giám đốc thực hiện chức năng và nhiệm vụ do giám đốc giao phó, có quyền thay mặt giám đốc khi giám đốc đi vắng, có quyền ra quyết định trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình, đồng thời phải chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc. 2.2 Phòng kinh doanh : - Lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch thiết kế mẫu chào hàng cho phòng thiết kế. - Lấy mẫu từ phòng thiết kế đi chào cho các siêu thị trung tâm để hình thành mã code. - Điều phối, lƣu chuyển hàng hóa, và tiêu thụ sản phẩm. - Tham gia đàm phán, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh doanh. Quảng cáo và giới thiệu sản phẩm, tiếp cận thị trƣờng, tìm hiểu nhu cầu thị hiếu khách hàng thông qua đợt tham gia hội chợ Hàng Việt Nam Chất Lƣợng Cao. 2.3 Phòng thiết kế : - Chịu trách nhiệm về thiết kế mẫu, sản xuất hàng mẫu đƣa cho bộ phận kinh doanh chào mẫu. - Phối màu cho từng mã hàng và lên nhu cầu nguyên–phụ liệu cho phòng kế toán - Kết hợp với bộ phận kinh doanh tìm hiểu nhu cầu thị hiếu khách hàng để thiết kế mẫu phù hợp. - Tham gia trình diễn thời trang thông qua truyền hình, tài trợ trang phục các cuộc thi tìm kiếm ngƣời mẫu, để giới thiệu mẫu mới, giới thiệu thƣơng hiệu thời trang. 2.4 Phòng tài chính kế toán : - Giúp ban giám đốc quản lý tài chính, vốn để phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh của công ty. - Chịu trách nhiệm ghi chép, lập chứng từ theo đúng qui định của nhà nƣớc, tổng hợp chứng từ theo đúng trình tự hợp lý. Tổng hợp thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, lập bảng tổng kết về tài sản, các báo cáo về kế toán. - Theo dõi, xử lý các việc về lĩnh vực tài chính, công nợ, số vốn vay. - Thực hiện nhiệm vụ thanh toán các mối quan hệ tài chính với các tổ chức trong và ngoài nƣớc thông qua hệ thống ngân hàng. - Theo dõi, đôn đốc và thông báo tình hình thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch hàng tháng, quý, năm. Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 4 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp - Xây dựng giá thành sản phẩm, tham mƣu cho giám đốc trong quá trình hoạt động kinh tế của công ty nhằm phát hiện những khả năng tiềm tàng và khắc phục những thiếu sót trong quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh. - Theo dõi tình hình sản xuất, đặt hàng, điều phối nguyên phụ liệu cho xƣởng sản xuất. 2.5 Xưởng sản xuất : - Quản đốc điều phối chuyền để sản xuất ra thành phẩm theo đúng yêu cầu về chất lƣợng và thời gian đồng thời quản lý công nhân, quan tâm, giúp đỡ khi công nhân gặp khó khăn trong sản xuất cũng nhƣ trong cuộc sống. - Quản đốc đề suất tăng lƣơng hay thƣởng cho những công nhân có thành tích tốt. - Quản lý kho theo dõi nguyên phụ liệu, báo cáo cho phòng kế toán. - Báo cáo thành phẩm sau mỗi đơn hàng cho bộ phận kế toán. TPG Co., Ltd Logo công ty TNHH Tân Phạm Gia Happy Hoop nhãn hiệu thời trang dành cho các bé trai Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 5 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Milvus nhã hiệu thời trang dành cho nam ( Nguồn : phòng thiết kế công ty TNHH Tân Phạm Gia) Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 6 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp PHẦN II – PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ BẰNG HỆ THỐNG CNTT CỦA CÔNG TY A – CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN : I. Nghiệp vụ chuẩn bị mẫu mới : - Giám đốc họp với bộ phận thiết kế để thảo luận và đƣa ra xu hƣớng thời trang sắp tới (màu sắc, kiểu dáng, chất liệu …). Giám đốc lệnh bộ phận thiết kế vẽ 20 mẫu mới. - Bộ phận thiết kế vẽ mẫu, chuyển mẫu (sau khi đƣợc trƣởng phòng duyệt bảng vẽ), lệnh cho phòng may mẫu hoàn thành mẫu thật, chuyển mẫu thật về bộ phận thiết kế. - Bộ phận thiết kế trình mẫu thật lên Giám đốc. Giám đốc duyệt mẫu (chọn mẫu đẹp, phù hợp). - Mẫu sau khi duyệt chuyển về bộ phận kế toán. Giám đốc lệnh bộ phận kế toán tính giá thành trình lên. Giám đốc duyệt giá thành cho từng mẫu và trả mẫu về bộ phận thiết kế. - Bộ phận thiết kế phối màu cho từng mẫu (1 mẫu phối 6 màu), làm bảng màu. - Ta có sơ đồ sau : Leänh veõ maãu BP thieát keá Giaùm ñoác 1 4 2 Leänh may maãu chuyeån maãu ñaõ hoaøn thaønh BP thieát keá chuyeån maãu 3 5 chuyeån maãu BP may maãu chuyeån maãu Traû maãu BP thieát keá 8 Giaùm ñoác 7 Tính giaù maãu 6 Keá toaùn II. Nghiệp vụ chào hàng cho các hệ thống siêu thị trung tâm (Co.op Mart, BigC Mart …) và nghiệp vụ đặt hàng : - Bộ phận thiết kế chuyển mẫu, bảng màu cho bộ phận kế toán. - Bộ phận kế toán đặt mã hàng, áp giá, gắn thẻ bài cho từng sản phẩm, làm bảng chào hàng ( lƣu trong máy tính), chuyển mẫu và bảng chào hàng cho bộ phận kinh doanh. - Bộ phận kinh doanh chào mẫu cho hệ thống siêu thị trung tâm. - Sau khi hệ thống siêu thị duyệt mẫu, fax hay mail đơn đặt cho bộ phận kinh doanh (các mã hàng, số lƣợng từng mã hàng), và trả mẫu về cho bộ thiết kế. - Bộ phận kinh doanh báo cho bộ phận kế toán về số lƣợng từng mã hàng cho bộ phận kế toán lƣu trữ. Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 7 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp - Ta có sơ đồ sau : BP thieát keá 1 chuyeån maãu Keá toaùn 3 ñaët maãu, laøm baûng chaøo giaù 2 löu 4 chuyeån maãu, baûng chaøo haøng Keá toaùn chuyeån maãu 6 Sieâu thò 5 BP kinh doanh fax ñôn ñaët haøng thoâng baùo soá 8 löu 7 löôïng maãu maõ Keá toaùn III. Nghiệp vụ mua NPL : - Bộ phận kinh doanh thông báo cho bộ phận thiết kế , các mã hàng đã đặt. Bộ phận thiết kế tính vải, phụ liệu chuyển file cho bộ phận kế toán. - Bộ phận thiết kế lệnh cho bộ phận may mẫu nhảy size các mã đã đặt hàng. - Bộ phận kế toán kiểm tra lƣợng vải, phụ liệu tồn trong dữ liệu (số dữ liệu bằng số thực tế trong kho) và đặt thêm vải, phụ liệu cho đủ số lƣợng yêu cầu. Việc mua NPL thông qua fax hay mail, trả tiền bằng chuyển khoản. - NPL sau khi mua đƣợc chuyển về kho. Kế toán kho nguyên phụ nhập dữ liệu lƣu vào máy tính. Chuyển hoá đơn về cho kế toán. BP keá toaùn BP kinh doanh 1 1 thoâng baùo soá löôïng maãu maõ BP thieát keá kieåm tra vaät lieäu toàn kho 2 2 tính vaät lieäu 3 löu So sánh đặt hàng 4 göûi file BP thieát keá 5 leänh may BP may maãu 3 mua vaät lieäu chuyeån vaät lieäu 4 Kho chuyển mẫu 5 löu IV. Nghiệp vụ sản xuất : - Bộ phận thiết kế chuyển mẫu cho bộ phân sản xuất. Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 8 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp - Bộ phận kế toán lập lệnh sản xuất cho từng mã hàng, chuyển lệnh cho bộ phận sản xuất. - Bộ phận kế toán lập phiếu xuất kho NPL cho từng mã hàng. - Sau khi sản xuất xong làm phiếu nhập kho thành phẩm cho từng mã hàng. - Ta có sơ đồ sau : phieáu xuaát kho vaät lieäu BP keá toaùn 1 3 leänh saûn xuaát Kho 2 chuyeån vaät lieäu BP saûn xuaát 4 nhaäp kho thaønh phaåm Kho V. Nghiệp vụ giao hàng : - Bộ phận kế toán làm phiếu xuất kho để xuất hàng theo đơn đặt hàng của từng siêu thị. - Bộ phận kế toán làm phiếu giao hàng, xuất hoá đơn giá trị gia tăng, theo cho bộ phận kinh doanh. - Bộ kinh doanh chuyển đơn đặt hàng, liên đỏ và tím hoá đơn giá trị gia tăng, thành phẩm cho siêu thị. - Siêu thị ký và đƣa hoá đơn liên xanh cho bộ phận kinh doanh. - Bộ kinh doanh hoá đơn liên xanh cho bộ phận kế toán. - Sau 45 ngày siêu thị chuyển khoản tiền theo hoá đơn cho bộ phân kế toán. - Ta có sơ đồ sau : Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 9 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Sieâu thò 1 ñaët haøng BP kinh doanh 2 chuyeån ñôn haøng BP keá toaùn laäp phieáu giao haøng 3 BP kinh doanh 10 Sieâu thò giao haøng 5 laäp phieáu xuaát 9 6 4 löu 1 7 Kho chuyeån haøng 8 - Từ các sơ đồ nghiệp vụ trên và tình hình thực tế của Công ty, ta có thể thấy đƣợc sự bất ổn trong hệ thống thong tin của Công ty : + Đa số các lệnh từ giám đốc là truyền miệng, không có bất cứ hồ sơ gì lƣu lại. + Mỗi bộ phận đều có máy tính lƣu trữ dữ liệu, phần mềm tính toán riêng, nhƣng cơ sở dữ liệu rời rạc. + Trong hệ thống có sử dụng mạng LAN nội bộ, nhƣng chỉ dừng lại ở mức share file. Không có hệ thống file dùng chung. Không sử dụng mô hình quản lý server. + Nghiệp vụ chuẩn bị mẫu mới : Các nghiệp vụ chồng chéo, lặp lại (sau khi hoàn thành mẫu thật, bộ phận thiết kế nên chuyển mẫu cho bộ phận kế toán tính toán giá thành rồi mới chuyển lên cho giám đốc duyệt) + Nghiệp vụ chào hàng cho các hệ thống siêu thị trung tâm : qua những bƣớc trung gian không cần thiết (bộ phận thiết kế nên chuyển mẫu, bảng giá cho bộ phận kinh doanh, bộ phận kinh doanh đặt mã hàng, áp giá, gắn thẻ bài cho từng sản phẩm, làm bảng chào hàng) + Nghiệp vụ mua NPL : Bộ phận kế toán làm không đúng chức năng (bộ phận kế toán chỉ kiểm tra lƣợng vải, phụ liệu tồn trong dữ liệu, bộ phận đặt hàng của công ty mới đặt thêm vải, phụ liệu cho đủ số lƣợng yêu cầu) + Nghiệp vụ sản xuất : Bộ phận kế toán làm không đúng chức năng ( lập lệnh sản xuất cho từng mã hàng, chuyển lệnh cho bộ phận sản xuất phải là bộ phận kinh doanh)  Kết luận :. các nghiệp vụ còn trùng lắp, lặp lại và các phòng ban làm việc bị chồng chéo lên nhau, làm công tác quản lý có phần khó khăn, hệ thống thông tin của Công ty chỉ dừng lại ở ứng dụng mức 1, và ta cần thiết phải sửa chữa cải thiện lại hệ thống để có thể quản lý tốt hơn. Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 10 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp B – CÁC BỘ PHẬN TRONG CÔNG TY : I. Bộ phận hành chính – nhân sự : 1. Cơ cấu tổ chức : Trƣởng phòng Nhân viên Lễ tân kiêm văn thƣ lƣu trữ Nhân viên mua sắm, quản lý tài sản Nhân viên tiền lƣơng, nhân sự Nhân viên đối ngoại, hậu cần Nhân viên Lái xe ( 01 ngƣời ) ( 01 ngƣời ) ( 01 ngƣời ) ( 01 ngƣời ) ( 02 ngƣời ) 2. Sơ đồ BFD : Hành chính – Nhân sự Văn thƣ, lƣu trữ, lễ tân Mua sắm,quản lý tài sản Quản lý nhân sự, tiền lƣơng Đối ngoại, các công việc hậu cần Nhận, gửi công văn, văn bản Tuyển dụng và đào tạo Quản lý các dịch vụ nội bộ Quản lý nhân sự, phân công lao động Các công tác đoàn thể Bảo vệ, lái xe Xếp lƣơng, thƣởng, các chế độ cho CNV 3. Chức năng : - Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lƣợng theo yêu cầu, chiến lƣợc của Công ty. - Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo. - Tổ chức việc quản lý nhân sự toàn Công ty. - Xây dựng quy chế lƣơng thƣởng, các biện pháp khuyến khích – kích thức ngƣời lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho ngƣời lao động theo chính sách hiện hành. - Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trƣơng, qui định, chỉ thị của Ban Giám đốc. Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 11 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp - Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của Công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện. - Phục vụ các công tác hành chánh để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điều hành, phục vụ hành chánh để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt. - Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong Công ty. - Hỗ trợ Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giửa BGĐ và Ngƣời lao động trong Công ty. - Mua sắm, quản lý các tài sản, dịch vụ phục vụ cho hoạt động kinh doanh của toàn Công ty. - Quan hệ chặt chẽ với địa phƣơng trong việc tham gia thực hiện các phong trào và thực hiện trách nhiệm của Công ty đối với địa bàn khu vực. 4. Các nghiệp vụ chính : - Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của Công ty và các bộ phận liên quan. - Lên chƣơng trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng và tổ chức thực hiện. - Tổ chức tuyển dụng theo chƣơng trình đã đƣợc phê duyệt. - Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho ngƣời lao động. - Quản lý hồ sơ, lý lịch của CNV toàn Công ty. - Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động nhân sự, theo dõi số lƣợng CNV Công ty nghỉ việc. - Đánh giá, phân tích tình hình chất lƣợng, số lƣơng đội ngũ CNV lập các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc. - Làm cầu nối giữa Lãnh đạo Công ty và tập thể ngƣời lao động. - Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép, nghỉ việc của CNV. - Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự. - Lập ngân sách nhân sự. - Xây dựng và thực hiện các chế độ chính sách đối với ngƣời lao động. - Thực hiện việc kiểm tra xếp bậc lƣơng, điều chỉnh mức lƣơng theo đúng qui định của Công ty. - Tham gia nghiên cứu và tổ chức thực hiện phƣơng pháp hình thức trả lƣơng, thƣởng, phụ cấp làm việc tại Công ty. - Tổ chức theo dõi, lập danh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thực hiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế cho ngƣời lao động theo chỉ đạo của BGĐ. - Lập danh sách lao động định kỳ theo qui định của cơ quan Nhà nƣớc. - Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép năm cho ngƣời lao động. - Tổ chức, trình kế hoạch và thực hiện đối với các chế độ lễ tết. Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 12 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp - Nghiên cứu, xây dựng, sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện Quy định chức năng và nhiệm vụ của Phòng Hành chính – Nhân sự, các văn bản liên quan phù hợp với tình hình thực tế hoạt động kinh doanh của Công ty và các quy định pháp luật hiện hành. - Xây dựng, trình ban hành và giám sát việc thực hiện các quy định quản lý hành chính đối với toàn bộ Công ty. - Xây dựng, trình ban hành và giám sát việc thực hiện các quy định và quản lý việc sử dụng tài sản, thiết bị, phƣơng tiện đi lại, phƣơng tiện thông tin, trụ sở làm việc của Công ty. - Xây dựng, kiểm tra, hƣớng dẫn thực hiện các quy định, định mức của Công ty về tài sản, vật tƣ, trang thiết bị... - Trực tiếp thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thƣ, bao gồm : + Công tác văn thƣ: quản lý con dấu, tiếp nhận, lƣu giữ, cung cấp, phát hành văn bản có liên quan đến hoạt động của Công ty; + Công tác hành chính: lễ tân, tiếp khách, là đầu mối giúp Ban Giám đốc trong quan hệ đối với các cơ quan chức năng tại địa bàn hoạt động của Công ty; là đầu mối tổ chức phục vụ hội nghị, hội thảo, tọa đàm... của Công ty; + Công tác quản trị: xây dựng kế hoạch, mua sắm, quản lý tài sản, vật tƣ, văn phòng phẩm, trang thiết bị, máy móc cho toàn bộ Công ty; + Thực hiện công tác bảo vệ trật tự, an toàn, vệ sinh cơ quan và phòng cháy chữa cháy theo quy định; - Thực hiện các nhiệm vụ khác đƣợc TGĐ, Phó TGĐ phụ trách giao. - Giao dịch với các cơ quan Nhà nƣớc để thực hiện chế độ cho ngƣời lao động. - Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin. - Lƣu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản Công ty. - Thực hiện các công tác pháp lý, bảo vệ lợi ích pháp lý cho Công ty, giữ các hồ sơ pháp lý của Công ty. - Phối hợp với các đơn vị khác bảo vệ bản quyền nhãn hiệu hàng hóa, kiểu dáng công nghiệp, xuất xứ, phát minh, sáng chế… của Công ty. - Phân loại và phân phối công văn cho các bộ phận, tra cứu, cung cấp tài liệu hồ sơ theo yêu cầu. - Theo dõi, giám sát, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại tài sản Công ty của các bộ phận. - Thực hiện công tac an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong Công ty. - Tham mƣu cho BGĐ về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của Công ty. - Tham mƣu cho BGĐ về công tác đào tạo tuyển dụng trong Công ty. - Tham mƣu cho BGĐ về xây dựng các phƣơng án về lƣơng bổng, khen thƣởng các chế độ phúc lợi cho ngƣời lao động. - Tham mƣu cho BGĐ về công tác hành chánh của Công ty. Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 13 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp 5. Sơ đồ DFD : Ứng viên Nộp hồ sơ Tiếp nhận hồ sơ ƢV Không tuyển dụng Thông tin ứng viên Duyệt hồ sơ Lên danh sách ứng viên Phỏng vấn Tuyển dụng Ký hợp đồng LĐ Thông tin nhân viên Lưu hồ sơ NV Nhân viên Danh sách NV Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 14 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp 6. Lưu đồ giải thuật : Bắt đầu Nhận hồ sơ Duyệt hồ sơ Lên danh sách phỏng vấn Phỏng vấn Không đạt Đạt Tuyển dụng Ký HĐLĐ Lƣu hồ sơ NV Kết thúc II. Bộ phận kinh doanh : 1. Các nghiệp vụ chính : - Lập các kế hoạch kinh doanh. - Nhận mẫu từ phòng thiết kế và chào hàng cho các siêu thị trung tâm để hình thành mã code cho các loại mẫu đƣợc nhận đặt. - Nhận đơn đặt hàng từ các siêu thị tâm trung. - Giao hàng theo phiếu xuất kho và kiểm tra việc giao nhận theo phiếu giao hàng. Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 15 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp 2. Sơ đồ phân tích chức năng : Phòng kinh doanh Lập kế hoạch Dài hạn Ngắn hạn Chào hàng, quảng cáo Quản lý bán hàng Chào hàng cho siêu thị trung tâm Nhận đơn đặt hàng Quảng cáo giới thiệu sản phẩm Quản lý giao hàng 3. Xác định các tập thực thể chính và các thuộc tính : 3.1 Khách hàng : + Là các siêu thị trung tâm + Các thuộc tính: mã số khách hàng, tên, địa chỉ, số điện thoại 3.2 Sản phẩm : + Chứa các thông tin về sản phẩm của Công ty + Các thuộc tính: mã số sản phẩm, tên sản phẩm, đơn giá, mô tả sản phẩm, mã số nguyên liệu, tên nguyên liệu, số lƣợng nguyên liệu 3.3 Đơn đặt hàng : + Sau khi chào hàng cho các siêu thị trung tâm đặt hàng cho Công ty thông qua bộ phận kinh doanh bằng các đơn đặt hàng + Các thuộc tính: mã số đơn đặt hàng, ngày đặt hàng, mã số sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả sản phẩm, số lƣợng, mã số khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại 3.4 Phiếu giao hàng : + Bộ phận kinh doanh khi giao hàng cho khách hàng phải lập phiếu giao hàng để kiểm tra. + Các thuộc tính: mã số phiếu, ngày giao hàng, mã số sản phẩm, tên sản phẩm, mô tả sản phẩm, số lƣợng, mã số khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại. Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 16 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp 4. Sơ đồ DFD : Khách hàng Xác nhận hàng Lƣu đơn đặt hàng Xác nhận phiếu giao Bộ phận kế toán Lập phiếu giao Kiểm tra đơn đặt hàng Yêu cầu đơn đặt hàng Yêu cầu sản phẩm Phiếu giao hàng Kiểm tra theo phiếu Kiểm tra phiếu giao Cập nhật đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Yêu cầu giao hàng Cập nhật phiếu giao hàng Báo cáo sản phẩm Yêu cầu sản phẩm Báo cáo sản phẩm Sản phẩm 5. Chuẩn hóa dữ liệu : 5.1 Khách hàng : Khách hàng Thuộc tính chưa chuẩn hóa Mã số khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại 5.2 Sản phẩm : Chuẩn hóa dạng 1 Chuẩn hóa dạng 2 Chuẩn hóa dạng 3 Mã số khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại Mã số khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại Mã số khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại Sản phẩm Thuộc tính chưa chuẩn hóa Mã số sản phẩm Tên sản phẩm Đơn giá Mô tả sản phẩm Mã số nguyên liệu Tên nguyên liệu Số lƣợng nguyên liệu Chuẩn hóa dạng 1 Chuẩn hóa dạng 2 Chuẩn hóa dạng 3 Mã số sản phẩm Tên sản phẩm Đơn giá Mô tả sản phẩm Mã số sản phẩm Tên sản phẩm Đơn giá Mô tả sản phẩm Mã số sản phẩm Tên sản phẩm Đơn giá Mô tả sản phẩm Tập thực thể mới Mã số sản phẩm Mã số nguyên liệu Tên nguyên liệu Số lƣợng nguyên liệu Tập thực thể mới Mã số sản phẩm Mã số nguyên liệu Tên nguyên liệu Số lƣợng nguyên liệu Tập thực thể mới Mã số sản phẩm Mã số nguyên liệu Tên nguyên liệu Số lƣợng nguyên liệu Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 17 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp 5.3 Đơn đặt hàng : Đơn đặt hàng Thuộc tính chưa chuẩn hóa Mã số đơn đặt hàng Ngày đặt hàng Mã số khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại Mã số sản phẩm Tên sản phẩm Mô tả sản phẩm Số lƣợng Chuẩn hóa dạng 1 Chuẩn hóa dạng 2 Chuẩn hóa dạng 3 Mã số đơn đặt hàng Ngày đặt hàng Mã số khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại Mã số đơn đặt hàng Ngày đặt hàng Mã số khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại Mã số đơn đặt hàng Ngày đặt hàng Mã số khách hàng Tập thực thể mới Mã số đơn đặt hàng Mã số sản phẩm Tên sản phẩm Mô tả sản phẩm Số lƣợng Tập thực thể mới Mã số đơn đặt hàng Mã số sản phẩm Tên sản phẩm Số lƣợng Tập thực thể mới Mã số sản phẩm Mô tả sản phẩm Tập thực thể mới Mã số khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại Tập thực thể mới Mã số đơn đặt hàng Mã số sản phẩm Tên sản phẩm Số lƣợng Tập thực thể mới Mã số sản phẩm Mô tả sản phẩm 5.4 Phiếu giao hàng : Phiếu giao hàng Thuộc tính chưa chuẩn hóa Mã số phiếu Ngày giao hàng Mã số khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại Mã số sản phẩm Tên sản phẩm Mô tả sản phẩm Số lƣợng Chuẩn hóa dạng 1 Chuẩn hóa dạng 2 Mã số phiếu Ngày giao hàng Mã số khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại Mã số phiếu Ngày giao hàng Mã số khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại Tập thực thể mới Mã số phiếu Mã số sản phẩm Tên sản phẩm Mô tả sản phẩm Số lƣợng Tập thực thể mới Mã số phiếu Mã số sản phẩm Tên sản phẩm Số lƣợng Tập thực thể mới Mã số sản phẩm Mô tả sản phẩm Chuẩn hóa dạng 3 Mã số phiếu Ngày giao hàng Mã số khách hàng Tập thực thể mới Mã số khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại Tập thực thể mới Mã số phiếu Mã số sản phẩm Tên sản phẩm Số lƣợng Tập thực thể mới Mã số sản phẩm Mô tả sản phẩm Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 18 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp 6. Xây dựng mô hình : Khách hàng 1 n Đơn đặt hàng 1 1 n n Phiếu giao hàng Dòng đặt hàng 1 n n n Dòng giao nhận 1 1 Sản phẩm III. Bộ phận kế toán : 1. Các nghiệp vụ chính : 1.1 Chuẩn bị mẫu mới : Mẫu sau khi đƣợc giám đốc duyệt sẽ chuyển về bộ phận kế toán để tính toán giá thành trình. Sau đó trình lên giám đốc xem xét. 1.2 Chào hàng cho các hệ thống siêu thị trung tâm (Co.op Mart, BigC Mart …) : Sau khi nhận mẫu, bảng màu đã đƣợc thiết kế hoàn chỉnh sẽ bắt đầu tiến hành đặt mã hàng, áp giá, gắn thẻ bài cho từng sản phẩm, lập bảng chào hàng. Và chuyển mẫu, bảng chào hàng cho bộ phận kinh doanh. 1.3 Đặt hàng : Kế toán nhận và lƣu trữ số lƣợng từng mã hàng từ bộ phận kinh doanh báo cung cấp. 1.4 Mua NPL : Kế toán kiểm tra lƣợng vải, phụ liệu tồn trong kho và đặt thêm vải, phụ liệu cho đủ số lƣợng theo nhƣ báo cáo của bộ phận thiết kế. Việc mua NPL thông qua fax hay mail, trả tiền bằng chuyển khoản. 1.5 Sản xuất : Lập lệnh sản xuất cho từng mã hàng, chuyển lệnh cho bộ phận sản xuất. Kế toán lập phiếu xuất kho NPL cho từng mã hàng. Sau khi sản xuất xong làm phiếu nhập kho thành phẩm cho từng mã hàng. 1.6 Giao hàng : Kế toán làm phiếu xuất kho để xuất hàng theo đơn đặt hàng của từng siêu thị. Sau đó làm phiếu giao hàng, xuất hoá đơn giá trị gia tăng cho bộ phận kinh doanh và nhận lại hoá đơn liên xanh. Sau 45 ngày siêu thị chuyển khoản tiền theo hoá đơn cho bộ phân kế toán. Nhóm 1 – Lớp VB13QT002 – Khóa VB2K13 19
- Xem thêm -