Tài liệu Tiểu luận kỹ năng làm việc và quản trị nhóm trong kinh doanh cách thức vận hành nhóm làm việc tại ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương việt nam techcombank

lOMoARcPSD|16911414 TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN HỌC PHẦN KỸ NĂNG LÀM VIỆC VÀ QUẢN TRỊ NHÓM TRONG KINH DOANH ĐỀ TÀI : CÁCH THỨC VẬN HÀNH NHÓM LÀM VIỆC TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG VIỆT NAM – TECHCOMBANK Họ và tên : Bùi Tấn Thành Mã sinh viên : 1114050078 Số thứ tự : 42 Lớp niên chế : D14QK02 Lớp tín chỉ : D14QK01 Giảng viên hướng dẫn : Nguyễn Thị Thanh Huyền Hà Nội, Tháng 10/2021 lOMoARcPSD|16911414 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 NỘI DUNG 2 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2 1.1. Một số khái niệm cơ bản 2 1.1.1. Khái niệm 2 1.1.2. Phân loại 2 1.1.3. Lợi ích từ làm việc nhóm 3 1.1.4. Tầm quan trọng của nhóm làm việc 3 1.2. Nội dung cách thức vận hành của một nhóm làm việc hiệu quả 3 1.2.1. Hội nhập các thành viên mới 4 1.2.2. Lãnh đạo liên quan đến nhiệm vụ và các mối quan hệ 4 1.2.3. Các vai trò trong nhóm và sự vận động 5 1.2.4. Các chuẩn mực của nhóm 5 1.2.5. Sự gắn kết trong nhóm 6 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VÀ CÁCH THỨC VẬN HÀNH CỦA NHÓM MARKETING TECHCOMBANK 2.1. Giới thiệu chung về ngân hàng Techcombank 7 7 2.1.1. Tổng quan về quá trình hình thành và phát triển 7 2.1.2. Sơ đồ tổ chức: 8 2.2. Thực trạng cách thức vận hành của nhóm Marketing của Techcombank 8 2.2.1. Hội nhập các thành viên mới 8 2.2.2. Lãnh đạo liên quan đến nhiệm vụ và các mối quan hệ 9 2.2.3. Các vai trò trong nhóm và sự vận động 9 2.2.4. Các chuẩn mực của nhóm 10 2.2.5. Sự gắn kết trong nhóm 11 2.3. Đánh giá chung 2.3.1. Ưu điểm 11 12 lOMoARcPSD|16911414 2.3.2. Nhược điểm và nguyên nhân CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ BÀI HỌC RÚT RA 12 14 3.1. Đề xuất một số giải pháp 14 3.2 .Bài học rút ra 14 KẾT LUẬN 15 lOMoARcPSD|16911414 1 LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, hầu như bất kỳ ngành nghề nào ở lĩnh vực nào cũng cần đến khả năng làm việc theo nhóm. Khi làm việc chung với người khác – đồng nghiệp, khách hàng, đối tác,… khả năng hợp tác hiệu quả, có trách nhiệm sẽ giúp ta đạt được nhanh hơn mục tiêu nghề nghiệp, đóng góp nhiều giá trị cho tổ chức. Ngoài ra, việc làm việc nhóm cũng mở ra rất nhiều cơ hội mới. Tại các công ty quốc tế, các thành viên trong nhóm thường rất năng động, có cá tính mạnh mẽ và không ngại tranh luận với nhau để tìm ra giải pháp tối ưu nhằm hoàn thành mục tiêu. Khi đó tại nhiều công ty trong nước thường có hiện tượng các nhóm hoạt động thiếu đồng bộ, thành viên thiếu tin tưởng lẫn nhau, Một số thì quá bị động, dựa dẫm vào nhóm trưởng hoặc các thành viên khác. Có thể nói, một trong những hạn chế lớn sau khi ra trường của sinh viên Việt Nam hiện nay là thiếu kỹ năng làm việc với tinh thần đồng đội, là yếu tố cản trở quá trình làm việc cũng như phát huy chuyên môn công việc.. Tầm quan trọng của nó không hề thua kém những phẩm chất khác đòi hỏi ở người lao động như nắm vững chuyên môn, nhiều kinh nghiệm, cùng tinh thần nhiệt huyết, cầu tiến,... Với mục tiêu lĩnh hội sâu rộng về tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm và việc áp dụng nó vào một tổ chức để đem lại hiệu quả, em xin phép chọn đề tài “Cách thức vận hành nhóm làm việc tại Ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam Techcombank” làm đề tài Tiểu luận kết thúc học phần môn Kĩ năng làm việc nhóm và quản trị trong kinh doanh. Em xin chân thành cảm ơn giảng viên cô Nguyễn Thị Thanh Huyền trực tiếp giảng dạy và hướng dẫn môn Kĩ năng làm việc nhóm và quản trị trong kinh doanh vì đã có những chia sẻ hữu ích về môn học, tạo cơ hội để Charmers ra đời và hoàn thành dự án “Áp lực là một điều không thể thiếu, hãy biến nó thành động lực” vô cùng xuất sắc. lOMoARcPSD|16911414 2 NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1. Một số khái niệm cơ bản 1.1.1. Khái niệm Nhóm được định nghĩa là một tập hợp hai hoặc nhiều người cùng chia sẻ mục tiêu. Các thành viên trong nhóm luôn tương tác với nhau, theo đó hành vi của mỗi thành viên bị chi phối bởi hành vi của các thành viên khác. Nhóm làm việc là một dạng đặc biệt của nhóm chính thức, bao gồm một tập hợp những người lao động có các năng lực bổ trợ cho nhau (kiến thức, kỹ năng và khả năng), cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung Làm việc nhóm là làm việc cùng nhau để đạt được một mục tiêu nhất định. Giáo sư Leigh Thompson của Trường Quản lý Kellogg định nghĩa về nhóm: “Nhóm (Group) là một nhóm người phụ thuộc lẫn nhau về thông tin, nguồn lực, kiến thức và kỹ năng. Họ tìm cách kết hợp những nỗi lực của nhau để đạt được mục tiêu chung” Như vậy, làm việc nhóm là một số người tập hợp lại với nhau, làm việc cùng nhau, tương tác qua lại, hỗ trợ lẫn nhau, phân công công việc rõ ràng, cùng tuân theo một quy tắc để đạt mục tiêu công việc nhóm được giao. 1.1.2. Phân loại Có hai hình thức nhóm gồm: Nhóm chính thức và nhóm không chính thức: + Nhóm chính thức là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, thường tập hợp những người cùng chung chuyên môn hoặc có chuyên môn gần gũi nhau, tồn tại trong thời gian dài. + Nhóm không chính thức thường được hình thành theo những yêu cầu nhiệm vụ đột xuất, có thể là tập hợp của những người có chuyên môn không giống nhau và ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Nhóm không chính thức có nhiệm vụ giải quyết nhanh một hoặc một số vấn đề trong thời gian ngắn. Đa số các tổ chức đều xuất hiện cả nhóm chính thức và nhóm không chính thức. lOMoARcPSD|16911414 3 1.1.3. Lợi ích từ làm việc nhóm Đối với cá nhân: - Phát triển kỹ năng giao tiếp. - Xây dựng tinh thần hợp tác, làm việc đội nhóm. - Hình thành kỹ năng tư duy phản biện và sáng tạo. - Học hỏi kinh nghiệm, kỹ năng, chuyên môn từ những người làm việc cùng. - Phát triển khả năng đánh giá, phân tích vấn đề. Đối với nhóm: - Tập hợp được nhiều ý tưởng. - Công việc đảm bảo tiến độ và hiệu quả với sự phân công công việc hợp lý. - Nguồn lực của mỗi người được sử dụng hiệu quả - Tạo kinh nghiệm cho những công việc về sau. 1.1.4. Tầm quan trọng của nhóm làm việc - Tăng năng suất, hiệu quả công việc - Điều hoà tổ chức - Giúp cho việc ra quyết định linh hoạt, nhanh chóng đạt kết quả - Đa dạng hoá lực lượng lao động - Cải tiến và nâng cao lao động - Tăng sự hài lòng cho khách hàng 1.2. Nội dung cách thức vận hành của một nhóm làm việc hiệu quả Có nhiều thay đổi đã ảnh hưởng đến môi trường làm việc , trong đó làm việc theo nhóm là một thách thức mới mẻ và quan trọng đối với những người quen với cách làm việc truyền thống. Bởi vì các nhóm được giao phó nhiều trách nhiệm hơn và càng ngày các lãnh đạo cao cấp phải từ bỏ vai trò truyền thống của họ là giám sát để lãnh trách nhiệm của trưởng nhóm, các khó khăn trong việc hoạch định chức năng của họ có thể xuất hiện. Người nhóm trưởng và điều phối viên của nhóm cần phải học cách vượt qua những vấn đề khác nhau, nhất là học cách vượt qua những khó khăn trong việc hòa nhập những người mới, giải quyết những điều không hài lòng đối với các mục tiêu và trách nhiệm, giải quyết các tranh chấp và sự chậm trễ liên quan đến quy trình ra quyết định và giải quyết những căng thẳng và xung đột giữa các cá nhân. lOMoARcPSD|16911414 4 1.2.1. Hội nhập các thành viên mới Việc tạo ra một nhóm mới hoặc thêm một hoặc người vào một nhóm sẵn có sự hội nhập của những thành viên mới thường xảy ra vấn đề. Sự lo lắng của người mới thường liên quan đến các khía cạnh như sự tham gia, các mục tiêu, sự ảnh hưởng, mối quan hệ, sự hoạt động. Một số người mới cũng có thể giải quyết các vấn đề liên quan đến hội nhập của mình bằng cách quan tâm đến lãnh đạo nhóm và các thành viên cũ cùng với thái độ thân thiện, cởi mở. 1.2.2. Lãnh đạo liên quan đến nhiệm vụ và các mối quan hệ Những nghiên cứu về tâm lý xã hội chỉ ra rằng, để xây dựng và giữ vững năng suất cao trong nhóm, thì cần phải thỏa mãn dạng nhu cầu: là các nhu cầu liên quan đến các nhiệm vụ cần hoàn thành và các nhu cầu liên quan đến việc giữ các mối quan hệ tốt. Trách nhiệm về sự lãnh đạo được chia sẻ trong sự năng động của nhóm là một đòi hỏi cơ bản đối với sự sống còn của một nhóm có hiệu quả cao. Lãnh đạo qua việc đóng góp các nhiệm vụ: - Đưa ra các ý kiến - Làm rõ các gợi ý - Tìm kiếm thông tin - Tóm tắt nội dung các cuộc thảo luận Lãnh đạo qua việc giữ mối quan hệ tốt: - Khuyến khích các thành viên khác - Làm hài hoà sự khác biệt giữa các thành viên - Giao tiếp qua ngôn từ - Biểu lộ sự hài lòng - Khuyến khích sự tham gia Các hoạt động của sự lãnh đạo liên quan đến các nhiệm vụ là các hoạt động đóng góp trực tiếp vào hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng được giao cho nhóm. Các hoạt động lãnh đạo liên quan đến các mối quan hệ nhằm giữ cho văn hoá tổ chức tốt. Như vậy, việc thực hiện tổng thể của sự lãnh đạo chia sẻ đem lại cho mỗi thành viên của nhóm một trách nhiệm là tránh các thái độ xấu và giúp đỡ các thành viên khác thực hiện điều đó. lOMoARcPSD|16911414 5 1.2.3. Các vai trò trong nhóm và sự vận động Trong một nhóm làm việc, các thành viên đù mới hay cũ đều có nhu cầu biết những điều mà người ta mong đợi ở họ và điều mà họ có thể trông đợi ở người khác. Một vai trò là tổng hòa của những mong đợi liên quan đến một công việc hay một chức năng bên trong một nhóm. Nếu vai trò kỳ vọng không được thiết lập một cách rõ ràng hoặc có nhiều mâu thuẫn, nó có thể dẫn tới những vấn đề về mặt hiệu suất. Trong một nhóm thành lập, sự không rõ ràng về vai trò có thể gây ra cảm giác rằng những cố gắng, đóng góp của họ bị phung phí và không đánh giá cao giá trị thực sự của họ. Yêu cầu về công việc quá nhiều hay quá ít đối với các thành viên cũng có thể gây ra một số vấn đề. Trong một nhóm, điều đầu tiên là phải thiết lập những yêu cầu thực tế và rõ ràng đối với sự đóng góp của mỗi người. Vì vậy, cho dù nhóm thuộc dạng gì hay làm việc ở môi trường như thế nào, cũng có thể quản lý thông qua sự thương lượng, một quá trình có thể cho phép các cá nhân nêu rõ sự kỳ vọng của mình đối với mọi người. 1.2.4. Các chuẩn mực của nhóm Chuẩn mực là các quy tắc hay tiêu chuẩn về hành vi mà các thành viên phải thực hiện. Các chuẩn mực của một nhóm làm việc thể hiện các ý kiến hay quan niệm của nhóm đó đối với cách thức mà các thành viên của nhóm cần phải thực hiện. Các chuẩn mực này rất có ích trên nhiều phương diện: góp phần làm rõ những mong đợi gắn liền với các thành viên thuộc một nhóm cho trước, cho phép các thành viên của nhóm xây dựng thái độ của họ và dự đoán trước thái độ của những người khác, giúp các thành viên đạt được một định hướng chung và cuối cùng, chúng cũng có văn hóa của nhóm. Các nhà lãnh đạo , những người có trách nhiệm của nhóm cần phải tăng cường giúp đỡ nhóm mình đi theo các chuẩn tích cực phù hợp với các mục tiêu của tổ chức. Như vậy, để bảo đảm hiệu quả công việc của mội nhóm, các chuẩn mực thường liên quan đến việc có mặt tại các cuộc họp, sự đúng giờ, sự chuẩn bị, thể hiện các phê bình và cách mà các thành viên tỏ thái độ trong nội bộ nhóm. Thông thường, các nhóm cũng đi theo các chuẩn mực về cách thể hiện thái độ với cấp trên, đồng nghiệp và khách hàng, cũng như các chuẩn mực liên quan đến tính trung thực và đạo đức. lOMoARcPSD|16911414 6 1.2.5. Sự gắn kết trong nhóm Sự gắn kết trong nhóm phụ thuộc vào mức độ mong muốn của các thành viên được là một phần của nhóm và động lực tham gia một cách chủ động của họ vào các công việc của nhóm. Sự gắn kết có xu hướng chặt chẽ hơn khi các thành viên của nhóm có độ tuổi, hành vi, nhu cầu và lịch sử tương đối giống nhau. Sự gắn kết chặt chẽ có xu hướng được tăng cường khi các nhóm biệt lập với phần còn lại của tổ chức, và khi họ đã biết những thành công trong chương trình về hiệu suất hoặc thi phải đối mặt với các cuộc khủng hoảng. - Sự tôn trọng các chuẩn mực: Nếu các nhóm gắn kết chặt chẽ có nhiều lợi thế đối với các thành viên của mình, thì các lợi thế này không cần thiết phải mở rộng ra cho toàn bộ tổ chức. Tất cả tùy thuộc vào các chuẩn mực về hiệu suất được kết nối với sự gắn kết chặt chẽ này. Sự gắn kết trong nhóm càng chặt thì các thành viên càng tôn trọng các chuẩn mực. Nếu các chuẩn mực về hiệu suất ở dạng tích cực, thực tế rằng các thành viên tuân theo chuẩn có một hiệu quả thuận lợi về mặt hiệu suất trong việc thực hiện các nhiệm vụ và sự thỏa mãn nghề nghiệp của các thành viên. Nếu các chuẩn mực và hiệu suất ở dạng tiêu cực, thực tế rằng các thành viên tuân theo chuẩn sẽ có hậu quả xấu tới tổ chức. - Làm yếu đi hay tăng cường thêm sự gắn kết: Các nhà quản lý, các nhóm trưởng cần phải biết là người nào có thể tăng cường sự gắn kết trong một nhóm, điều đặc biệt hữu ích nếu như các chuẩn mực về hiệu suất ở dạng tích cực. Họ cũng phải học cách quản lý các vấn đề phát sinh từ sự gắn kết chặt chẽ trong một nhóm mà các chuẩn mực về hiệu suất ở dạng tiêu cực dù cho các vấn đề này rất được tôn trọng và ra khó thay đổi. lOMoARcPSD|16911414 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VÀ CÁCH THỨC VẬN HÀNH CỦA NHÓM MARKETING TECHCOMBANK 2.1. Giới thiệu chung về ngân hàng Techcombank 2.1.1. Tổng quan về quá trình hình thành và phát triển Được thành lập vào ngày 27/09/1993, Ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam - Techcombank được xem là ngân hàng cổ phần đầu tiên của Việt Nam trong bối cảnh nền kinh tế chuyển sang nền kinh tế thị trường với số vốn điều lệ ban đầu là 20 tỷ đồng và trụ sở chính ban đầu được đặt tại số 24 Lý Thường kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Giấy phép ngân hàng số 0040/NH-GP do Ngân Hàng Nhà nước Việt Nam cấp ngày 06/08/1993 có thời hạn 20 năm kể từ ngày cấp. Thời gian hoạt động được gia hạn lên 99 năm theo quyết định số 003/ QD-NH5 do Ngân Hàng Nhà nước Việt Nam ban hành ngày 08/10/1997. Dưới sự lãnh đạo của ông Hồ Hùng Anh trong suốt hơn 10 năm qua, TCB không ngừng tăng trưởng và khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực ngân hàng. Bên cạnh những giải thưởng danh giá được trao tặng, mức doanh thu, lợi nhuận của ngân hàng trong những năm gần đây cũng rất đáng ngưỡng mộ. Sau hơn 10 năm lãnh đạo, ông đã đưa Techcombank đã trở thành ngân hàng tư nhân đầu tiên của Việt Nam đạt mức lợi nhuận sau thuế đến 10.000 tỷ đồng. Tính đến năm 2018, lợi nhuận trước thuế mà Techcombank đạt được là 10.661 tỷ đồng. Mức tăng trưởng này tăng 86% so với năm 2013, xếp thứ 2 trong các ngân hàng tại Việt Nam chỉ đứng sau ngân hàng Vietcombank. Quá trình này đã giúp ngân hàng huy động được 923 triệu USD về Techcombank, cao thứ 2 trong năm chỉ sau sự kiện IPO của Vinhomes với 1,34 tỷ USD thu về. lOMoARcPSD|16911414 8 2.1.2. Sơ đồ tổ chức: 2.2. Thực trạng cách thức vận hành của nhóm Marketing của Techcombank 2.2.1. Hội nhập các thành viên mới Do đặc thù bởi sự áp lực và căng thẳng của môi trường làm việc. việc hội nhập là vô cùng quan trọng và việc này luôn được nhân sự tại ngân hàng Techcombank chú ý tới. Mỗi nhân viên trong ngày đầu đi làm đều được nhân sự đưa đi giới thiệu, chào hỏi các sếp và các thành viên trong nhóm. Nhân viên được cung cấp thông tin về ngân hàng, về nhóm Marketing, và các quy định khác. Quản lý nhóm sẽ giúp nhân viên mới hội nhập chuyên môn bằng cách giới thiệu công việc chuyên môn và đào tạo. Marketing cần phối hợp theo nhóm, tạo cơ hội để các thành viên có thể làm quen và thân thiết với nhau hơn qua công việc. lOMoARcPSD|16911414 9 Techcombank tuyển dụng theo đợt và nói chung là rất ngặt nghèo. Với tỷ lệ “chọi” 12 chọn 1, nếu vượt qua được kỳ sát hạch này, họ thực sự tiêu biểu về nhiều mặt. Tiếp đó, ngân hàng đào tạo họ trong một tháng dưới hình thức trực tuyến (E – Learning) và lớp học (Classroom). Nội dung tập trung về tổng quan ngân hàng; cơ cấu tổ chức bộ máy cũng như cách thức vận hành; sự khác biệt mô hình của Techcombank với các ngân hàng khác; sản phẩm, quy trình, tính tuân thủ, văn hoá doanh nghiệp; chuẩn mực hành vi đạo đức. Khi đào tạo xong, Techcombank cho phép nhân viên mới thử việc từ 2 – 3 tháng dưới hình thức “1 cũ kèm 1 mới” và trải nghiệm qua tất cả các khâu, từ tiếp xúc khách hàng, chuẩn bị hồ sơ, soạn tờ trình, nhập dữ liệu đến làm báo cáo… từ đây sẽ rút ngắn khoảng cách giữa nhân viên mới với các thành viên trong công ty. 2.2.2. Lãnh đạo liên quan đến nhiệm vụ và các mối quan hệ Tại mỗi chi nhánh Techcombank sẽ có một nhóm Marketing làm việc trong khu vực được chỉ định. Người lãnh đạo trực tiếp của họ là trưởng phòng. Về việc đóng góp vào các nhiệm vụ chung, trưởng phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch và triển khai kế hoạch kinh doanh; quản lý các hoạt động kinh doanh, giao dịch, thẩm định, duy trì và mở rộng quan hệ với khách hàng; tổ chức đào tạo nghiệp vụ, hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên và giám sát các hoạt động của nhân viên trong phòng bằng cách phân bổ hồ sơ cho nhân viên và hỗ trợ nhân viên đối với các hồ sơ phức tạp. Trưởng phòng cũng lãnh đạo qua việc giữ các mối quan hệ tốt bằng cách khuyến khích các thành viên; dung hòa khi có sự khác biệt, xây dựng tinh thần đồng đội và tạo động lực cho nhóm làm việc hiệu quả. Khi xảy ra mâu thuẫn, trưởng phòng sẽ đứng ra tổ chức cuộc họp nhóm và mọi người sẽ đối diện với nhau cho đến khi vấn đề được giải quyết. 2.2.3. Các vai trò trong nhóm và sự vận động Mỗi cá nhân trong nhóm Marketing đều có nhiệm vụ riêng đúng với trình độ học vấn và chuyên môn của mình. Điều này đã được thể hiện rõ ngay từ ngày đầu đi làm cho đến quá trình học tập, hướng dẫn, đào tạo của trưởng phòng với nhân viên mới. Họ được làm quen và định hướng công việc rõ ràng. Hàng tháng, ngân hàng sẽ đưa ra mức đánh giá hiệu quả công việc cụ thể cho nhóm làm việc, và mỗi cá nhân cũng được chỉ định mức hiệu quả công việc mình cần phải hoàn thành. Vì vậy, họ hoàn toàn biết được điều ngân hàng cũng như nhóm làm việc mong đợi ở họ, cũng như với người khác. Vai trò kỳ vọng được thiết lập hết sức rõ ràng qua các con số cụ thể, do vậy những sự xung đột về vai trò gần như lOMoARcPSD|16911414 10 không xảy ra trong nhóm Marketing. Cuối mỗi quý hay năm, ngân hàng sẽ tổng kết chỉ số kinh doanh và có phần thưởng cho những cá nhân hoặc tập thể đạt thành tích xuất sắc. 2.2.4. Các chuẩn mực của nhóm Hoạt động ngân hàng là một loại hình kinh doanh đặc biệt, chứa đựng nhiều rủi ro, đó là kinh doanh tiền tệ, kinh doanh lấy chữ “tín” làm cơ sở phát triển. Do vậy, người làm ngân hàng phải tuân theo những yêu cầu và chuẩn mực khắt khe về kiến thức, kinh nghiệm, đạo đức và tâm thức đúng với nghề của mình. Các cán bộ làm Marketing đều có các chuẩn mực nhất định nắm bắt, tuân theo, đó là ý kiến hay quan niệm chung của nhóm với các cách thức mà mỗi thành viên cần thực hiện. Đó là những quy tắc dẫn dắt hay các tiêu chuẩn về thái độ. Trưởng phòng, phó phòng tại mỗi chi nhánh đều có trách nhiệm giúp đỡ các thành viên đi theo quy chuẩn tích cực phù hợp với mục tiêu của ngân hàng. Các cá nhân trong nhóm cần tuân thủ các chuẩn mực về đạo đức, sự trung thành cá nhân và tổ chức, sự thực hiện, giữ gìn và trợ giúp lẫn nhau, về cải tiến và thay đổi. Techcombank cũng đã áp dụng “Bộ chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp và quy tắc ứng xử của cán bộ ngân hàng” và quản lý nhân sự dựa theo quyết định của Hội đồng Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam. Các cá nhân trong nhóm Marketing phải đảm bảo các chuẩn mực đạo đức về tính tuân thủ như sau: - Sự cẩn trọng trong giao tiếp và xử lý công việc; phải liêm chính, minh bạch trong các mối quan hệ trong nhóm làm việc, nghiêm túc với bản thân và người xung quanh; - Phải tận tâm và chuyên cần, sẵn sàng nhận và hoàn thành nhiệm vụ với nỗ lực cao, thường xuyên học hỏi, tích lũy kinh nghiệm, nâng cao kiến thức, rèn luyện để tinh thông chuyên môn nghiệp vụ; - Cán bộ cũng cần phải chủ động, sáng tạo, thích ứng, để nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả công tác; - Rèn luyện khả năng thích ứng trước sự thay đổi của môi trường và yêu cầu trong tình hình mới; không ngừng cải tiến phương pháp làm việc, nâng cao các kỹ năng mềm của bản thân và cuối cùng là ý thức bảo mật thông tin, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật và của tổ chức về bảo mật an toàn thông tin nội bộ và thông tin khách hàng; - Không đưa ra thông tin sai lệch, thiếu chính xác, mang tính chủ quan cá nhân gây tổn hại đến tài sản, thương hiệu, uy tín của tổ chức, của ngành, gây hoang mang, lo ngại, ảnh hưởng đến lòng tin của khách hàng đối với ngân hàng. lOMoARcPSD|16911414 11 2.2.5. Sự gắn kết trong nhóm Dựa vào các kết quả kinh doanh khả quan mà Techcombank này đã đạt được, có thể thấy ngân hàng nhấn mạnh đề cao sự gắn kết trong nhóm làm việc, các nhân viên phối hợp làm việc nhịp nhàng. Cụ thể, cán bộ cấp dưới phải chấp hành nghiêm sự phân công nhiệm vụ, tôn trọng và ứng xử đứng mực đối với cấp trên; thực hiện đúng phận sự; mạnh dạn bày tỏ chính kiến, tham mưu, thuyết phục cấp trên khi cần thiết để tránh sai sót, rủi ro trong quá trình xử lý công việc. Cán bộ cấp trên cần tôn trọng, lắng nghe, khuyến khích cấp dưới bày tỏ quan điểm, ý kiến; luôn gương mẫu trong cư xử, tạo không khí hòa đồng, cởi mở, động viên, khích lệ, đối với cấp dưới; chủ động hỗ trợ cấp dưới giải quyết khó khăn, vướng mắc; bảo vệ quyền lợi chính đáng của cấp dưới. Đối với cán bộ đồng cấp, cần giữ gìn đoàn kết nội bộ, có tinh thần tập thể, tôn trọng, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau. Sẵn sàng lắng nghe ý kiến của đồng nghiệp, khiêm nhường tiếp thu học hỏi kinh nghiệm của đồng nghiệp; góp ý, phân tích trên tinh thần xây dựng; không lợi dụng quan hệ cá nhân đồng nghiệp để thực hiện hành vi gian lận. Với khách hàng và đối tác, cần thể hiện phong cách giao dịch chuyên nghiệp, thân thiện; tác phong nhanh nhẹn, chu đáo, thái độ niềm nở, tận tình. Nhóm cũng tăng cường sự gắn kết bằng cách thường xuyên tăng tương tác trong nhóm, tổ chức các buổi gặp gỡ vào cuối tuần để trò chuyện, hiểu thêm về nhau. Trong trường hợp có thành viên có những thái độ tiêu cực, nhóm sẽ ngồi lại tìm hiểu vấn đề và cùng giải quyết với nhau. Nhờ vậy, nhìn chung sự gắn kết trong các nhóm Marketing tại Techcombank đều tốt. 2.3. Đánh giá chung Nhìn chung, cách thức vận hành của nhóm Marketing Techcombank khá chuẩn chỉnh và có trình tự cụ thể. Ngay từ khi một nhân viên mới bắt đầu công việc trong nhóm, họ đã được hướng dẫn, đào tạo chuyên môn cũng như được hướng dẫn, làm quen với nhóm làm việc và văn hóa ngân hàng ngay, do vậy, nhân viên không bỡ ngỡ mà nhanh chóng hòa nhập với tập thể. Lãnh đạo nhóm nhìn chung đã làm tốt thông qua các việc đóng góp và nhiệm vụ và giữ gìn các mối quan hệ trong nhóm tốt. Ngân hàng có chỉ rõ công việc mà mỗi nhóm phải hoàn thành, và mỗi cá nhân đều được đóng góp vào quá trình hoàn thành đó nhờ việc được phân các công việc cụ thể, nhờ vậy, họ biết được vai trò của bản thân và lOMoARcPSD|16911414 12 sự kì vọng của nhóm vào bản thân. Các chuẩn mực của nhóm cũng theo chiều hướng tích cực nên nó ảnh hưởng tốt đến sự hoạt động và hiệu suất của nhóm. Sự gắn kết của nhóm cũng rất tốt, nhờ việc có các chuẩn mực chung được tạo ra và mỗi thành viên đều cố gắng tôn trọng chuẩn mực đó, nhóm cũng có ý thức tăng cường sự gắn kết của các thành viên với nhau và với nhóm. 2.3.1. Ưu điểm Nhờ quá trình vận hành trơn tru theo trình tự cụ thể của nhóm Marketing Techcombank, nhân viên khi mới vào công ty hay thậm chí là cả các thành viên đã có thâm niên lâu năm đều cảm thấy dễ thích ứng với nhóm và với tổ chức ngân hàng. Các thông tin liên quan đến công việc và kỳ vọng cũng được cung cấp rõ ràng, tạo một ấn tượng thuận lợi với từng nhân viên. Công việc và trách nhiệm của từng bộ phận, nhân viên được quy định cụ thể, rõ ràng và là hành lang để tạo ra sự thông suốt và nhanh chóng trong quá trình cung cấp sản phẩm và dịch vụ ngân hàng tới khách hàng. Việc vận hành nhuần nhuyễn cũng làm giảm tải thời gian thực hiện công việc của mỗi bộ phận và nhân viên thông qua sự chuyên môn hóa công việc. Thời gian được tăng thêm được sử dụng để tìm kiếm khách hàng mới cũng như chăm sóc, phát hiện nhu cầu của các khách hàng đang phục vụ. Đối với hỗ trợ Marketing, việc chuyên môn hóa sẽ tăng cường kỹ năng lập, soạn thảo hồ sơ tín dụng, kỹ năng phân tích… Nhờ vậy, mặc dù tình hình dịch bệnh hiện nay đang diễn biến phức tạp, doanh thu của Techcombank nói chung vẫn rất tốt và tăng 26% so với cùng kì năm trước. 2.3.2. Nhược điểm và nguyên nhân Thời gian tăng thêm nhờ việc chuyên môn hóa nếu không được quản lý và giám sát sẽ dẫn đến tình trạng nhân viên sẽ sử dụng khoảng thời gian này để phục vụ các mục đích cá nhân mà không đem lại giá trị cho tổ chức. Ví dụ như nhân viên sẽ sử dụng thời gian này để đến các sàn đầu tư chứng khoán, hoặc đi chơi cùng bạn bè… Thực tế, cũng đã xảy ra tình trạng này ở nhóm Marketing tại Techcombank. Vẫn còn tình trạng một số nhân viên hoạt động riêng lẻ so với những nhân viên khác cùng bộ phận và với các bộ phận khác. Khả năng kích thích tinh thần làm việc thấp do mỗi nhân viên chỉ quan tâm đến việc hoàn thành công việc của mình trong thời gian được giao. Điều này cũng dẫn đến một số nhược điểm về mức thu nhập giữa các nhân viên. Cụ thể, trong cùng một bộ phận, chế độ lương lại không có sự khác biệt và được tính theo thâm niên công tác. Những cán bộ có thâm niên lOMoARcPSD|16911414 13 công tác cao được nhận thu nhập lớn hơn những nhân viên có thâm niên công tác thấp mặc dù đóng góp của một nhân viên thâm niên thấp có thể cao hơn so với nhân viên có thời gian công tác dài. Bên cạnh đó, việc áp dụng những quy định về chuẩn mực của nhóm đôi khi còn cứng nhắc, dẫn đến sự gò bó, mệt mỏi cho nhân viên khi làm việc. lOMoARcPSD|16911414 14 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ BÀI HỌC RÚT RA 3.1. Đề xuất một số giải pháp Việc xây dựng môi trường làm việc năng động “Agile” tạo điều kiện cho sự sáng tạo, tương tác hiệu quả và phối hợp chặt chẽ các nhân viên là điều được Techcombank đầu tư rất lớn để thực thi mục tiêu số hóa tại nơi làm việc. Từ đây ta có thể nói việc điều hành nhân sự, khả năng hợp tác giữa các cá thể trong Techcombank là vô cùng chắc chắn. Một số cải tiến về vận hành nhóm có thể áp dụng vào tổ chức như sau: - Các nhân viên trong nhóm hiểu rõ về hoạt động của khách hàng, tình hình thị trường và lĩnh vực khách hàng đang hoạt động, do vậy, các thành viên có thể hỗ trợ, kiểm soát chéo với nhau, đẩy nhanh quá trình thực hiện công việc và khả năng hỗ trợ. - Tạo ra yếu tố cạnh tranh tích cực giữa các nhóm và giữa các nhân viên trong nhóm và tăng cường hoạt động kiểm soát nội bộ thường xuyên. Đưa ra các quy định về khen thưởng, kỷ luật, chế độ đãi ngộ cũng là việc cần thiết để đảm bảo rằng các quy định được từng nhân viên hiểu rõ và các được thực hiện một cách minh bạch và công bằng. - Nhấn mạnh sự công bằng trong thu nhập thông qua kết quả công việc của nhân viên. Những nhân viên có kết quả công việc tốt sẽ nhận được thu nhập cao hơn so với các nhân viên có kết quả công việc thấp hơn, mặc dù nhân viên này có thể có thâm niên công tác lớn hơn. - Đẩy mạnh một số hoạt động giải trí, team building,… để mỗi nhân viên đều có thể chia sẻ, cởi mở với nhau hơn. 3.2 .Bài học rút ra Vận hành nhóm là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu khi làm việc nhóm, bởi vận hành là quá trình để dẫn đết kết quả làm việc. Do vậy, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều chú ý đến vận hành nhóm và Techcombank cũng không ngoại lệ. Nhóm phối hợp tốt là nhóm phát huy được tối đa khả năng của các thành viên vì mục tiêu chung của nhóm. Giữa các thành viên có sự ăn ý, nhịp nhàng, hỗ trợ cùng giải quyết vấn đề. Nhóm phối hợp tốt là nhóm mà các thành viên đều tuân thủ theo những cam kết đã được thông qua trước cả nhóm, không có quan điểm cá nhân trong quyết định cuối cùng của nhóm. lOMoARcPSD|16911414 15 KẾT LUẬN Vận hành nhóm tại nhóm Marketing Techcombank đã được thực hiện khá tốt. Nhóm được vận hành không phải bởi những chuẩn mực nguyên tắc hà khắc và cũng không phải là sự thoải mái không giới hạn mà văn hóa doanh nghiệp là sự dung hòa giữa công việc và tinh thần, là sự phù hợp giữa cá nhân và tổ chức, giữa các cá nhân, tập thể với nhau. Qua quá trình nghiên cứu vấn đề vận hành nhóm làm việc về cả lý luận và thực tế, em đã khái quát hóa được nhũng lí luận liên quan đến vận hành nhóm, giới thiệu, tìm hiểu được thực trạng vận hành nhóm tại ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam - Techcombank, từ đó đề xuất một số giải pháp giúp hoàn thiện quá trình vận hành nhóm tại ngân hàng. Có thể thấy, vận hành nhóm đóng vai trò quyết định trong kết quả làm việc nhóm. Các cá nhân thường có khuynh hướng gắn bó hơn với những nơi có thể giúp họ đạt đến thành công trong sự nghiệp. Trải qua quá trình gần 30 năm xây dựng và phát triển và việc vận hành bộ máy hoạt động với 7200 nhân viên, Techcombank luôn cố gắng đưa ra những cải tiển để việc vận hành nhóm được tốt hơn, đặc biệt là với nhóm Marketing bằng việc duy trì nhiều hoạt động như tổ chức các buổi hội thảo, workshop, team building, … hàng năm. Các thành viên trong nhóm cũng luôn hoàn thành vai trò của mình, thực hiện các chuẩn mực trong nhóm và gắn kết với nhau. lOMoARcPSD|16911414 16 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. ThS. Nguyễn Hoàng Khắc Hiếu, Giáo trình Kỹ năng làm việc nhóm, NXB Dân Trí 2. ITD Vietnam https://vncmd.com/chuyen-de/lanh-dao/ky-nang-lam-viec-nhom/ 3. techcombank.com.vn https://www.techcombank.com.vn/khach-hang-doanh-nghiep