SACH H¦¥NG D¢N
QUAN LY
TH¦C HI£N D¦ AN
Cuèn S¸ch h-íng dÉn qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n nµy lµ mét trong nhiÒu Ên
phÈm cña v¨n phßng DÞch vô Dù ¸n Trung t©m thuéc Ng©n hµng ph¸t triÓn
ch©u ¸ nh»m cung cÊp chØ dÉn thùc tÕ cho c¸c nhµ qu¶n lý dù ¸n khi thùc hiÖn
c¸c dù ¸n do Ng©n hµng tµi trî. C¸c Ên phÈm kh¸c võa ®-îc xuÊt b¶n gåm Sæ
tay vÒ chÝnh s¸ch. Thùc hiÖn vµ thñ tôc liªn quan ®Õn viÖc mua s¾m trong
ph¹m vi c¸c kho¶n vay ng©n hµng ph¸t triÓn ch©u ¸, S¸ch h-íng dÉn xÐt thÇu,
C¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu cho mua s¾m hµng ho¸ vµ c¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu cho
cung cÊp, giao nhËn vµ l¾p ®Æt hµng ho¸.
Qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n kh¸c nh÷ng cuèn s¸ch kh¸c viÕt vÒ qu¶n lý dù ¸n ë
chç nã tËp trung chñ yÕu vµo c¸c mÆt thùc hiÖn, bá quan c¸c ho¹t ®éng liªn
quan ®Õn vËn hµnh tiÕp theo cña dù ¸n sau khi dù ¸n hoµn thµnh. Thªm n÷a
cuèn s¸ch lång ghÐp nh- mét phÇn cña toµn bé nç lùc qu¶n lý, nh÷ng chØ dÉn
vµ yªu cÇu cô thÓ cña ng©n hµng ¸p dông cho nh÷ng ho¹t ®éng thùc hiÖn nhÊt
®Þnh. Cuèn s¸ch nµy kh«ng cã ý ®Þnh lµ mét tµi liÖu häc thuËt vÒ ®Ò tµi ®-îc
bµn ®Õn mµ chØ thÓ hiÖn mét nç lùc khiªm tèn nh-ng tÝch cùc cña Ng©n hµng
nh»m gióp thóc ®Èy qu¸ tr×nh ph¸t triÓn b»ng c¸ch chØ ra c¸ch sö dông mét
c¸ch hiÖu qu¶ vµ kinh tÕ nh÷ng nguån lùc khan hiÕm.
Cuèn s¸ch cã mét sè phô lôc mµ ng-êi ®äc cã thÓ xem vµo lóc r¶nh rçi do ®ã
gi¶m bít c¸c chi tiÕt khi ®äc v¨n b¶n chÝnh
Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u A
XuÊt b¶n cã söa ®æi, 1988
46
S¸ch híng dÉn
qu¶n lý thùc hiÖn
dù ¸n
Híng dÉn thùc hµnh cho c¸c ®¬n vÞ
thùc hiÖn dù ¸n do ADB tµi trî
Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸
XuÊt b¶n cã söa ®æi, 1988
(i)
Tµi liÖu nµy ®îc dÞch ra tõ nguyªn b¶n tiÕng Anh ®Ó phôc vô ®«ng ®¶o b¹n ®äc
h¬n. Tuy nhiªn, tiÕng Anh vÉn lµ ng«n ng÷ chÝnh thøc cña Ng©n hµng Ph¸t triÓn
ch©u ¸ vµ chØ nguyªn b¶n tiÕng Anh cña tµi liÖu nµy míi ®¸ng tin cËy (NghÜa lµ
chØ nguyªn b¶n tiÕng Anh cña tµi liÖu nµy míi chÝnh thøc ®îc c«ng nhËn vµ cã
hiÖu lùc). Do vËy, bÊt cø trÝch dÉn nµo còng ph¶i tham kh¶o b¶n tiÕng Anh cña tµi
liÖu nµy.
(ii)
Môc lôc
Lêi nãi ®Çu ..................................................................................................................... v
I. giíi thiÖu ..................................................................................................................... 1
II. môc ®Ých vµ ph¹m vi cña qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n .......................... 2
A. Môc ®Ých cña c«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n ........................................... 2
B. Ph¹m vi cña qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n .............................................................. 2
III. LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn ................................................................................... 6
A. Dù ¸n vµ M«i trêng dù ¸n .............................................................................. 6
B. C¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n ................................ 7
C. Hoµn tÊt kÕ ho¹ch c«ng viÖc cña dù ¸n .......................................................... 8
D. Tæ chøc thùc hiÖn dù ¸n ................................................................................. 10
E. LËp kÕ ho¹ch qu¶n lý tµi chÝnh vµ kÕ to¸n ................................................... 11
F. X©y dùng kÕ ho¹ch kiÓm so¸t dù ¸n .............................................................. 13
G. X©y dùng Tµi liÖu híng dÉn c¸c thñ tôc dù ¸n ......................................... 16
IV. Gi¸m ®èc dù ¸n .................................................................................................... 17
A. Chøc n¨ng vµ tr¸ch nhiÖm cña Gi¸m ®èc dù ¸n ......................................... 17
B. Nh÷ng phÈm chÊt cña mét Gi¸m ®èc dù ¸n tèt ........................................... 18
V. Qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n ............................................................................... 19
A. ChuÈn bÞ thùc hiÖn dù ¸n ............................................................................... 19
B. Thùc hiÖn c¸c quy ®Þnh ®Ó kho¶n vay cã hiÖu lùc ...................................... 21
C. Thuª vµ gi¸m s¸t c«ng viÖc cña c¸c t vÊn ................................................... 21
D. Mua s¾m hµng ho¸ vµ thuª c¸c c«ng tr×nh d©n sù ..................................... 24
E. Gi¸m s¸t x©y dùng c«ng tr×nh hay l¾p ®Æt thiÕt bÞ ...................................... 28
F. Thùc hiÖn c¸c ®iÒu kho¶n quy ®Þnh cña dù ¸n ............................................ 28
G. KiÓm so¸t chi phÝ ............................................................................................. 29
H. Rót kinh phÝ tõ kho¶n vay ............................................................................. 30
I. KiÓm so¸t nh÷ng thay ®æi cña dù ¸n .............................................................. 30
(iii)
J. Phèi hîp víi c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn vµ hç trî kh¸c ........................................ 31
K. Gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t dù ¸n .......................................................................... 31
L. C¸c thñ tôc gi¸m s¸t vµ kiÓm so¸t dù ¸n ....................................................... 32
M. LËp b¸o c¸o tiÕn ®é cña dù ¸n ....................................................................... 36
VI. Trao ®æi gi÷a ng©n hµng vµ ®¬n vÞ thùc hiÖn vÒ dù ¸n ........... 37
A. Nhu cÇu thêng xuyªn tham kh¶o ý kiÕn ................................................... 37
B. C¸c chuyÕn ®i cña c¸c nhãm c«ng t¸c cña Ng©n hµng ............................... 37
C. §Þnh híng cho c¸n bé cña ®¬n vÞ thùc hiÖn .............................................. 38
VII. Thuª vËn hµnh dù ¸n .................................................................................... 39
A. ChuyÓn giao tr¸ch nhiÖm vËn hµnh dù ¸n .................................................. 39
B. T vÊn vµ ®µo t¹o cho nh©n viªn vËn hµnh ................................................. 40
VIII. ®¸nh gi¸ dù ¸n ................................................................................................. 41
A. Gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸ lîi Ých cña dù ¸n ........................................................ 41
B. B¸o c¸o hoµn thµnh dù ¸n .............................................................................. 42
Phô lôc .......................................................................................................................... 44
(iv)
Lêi nãi ®Çu
Mét trong nh÷ng thö th¸ch chÝnh ®èi víi c¸c tæ chøc ph¸t triÓn quèc
tÕ lµ ®¶m b¶o c¸c dù ¸n mµ hä tµi trî ®îc thùc hiÖn thµnh c«ng vµ ®¹t
®îc c¸c môc tiªu ®· ®Ò ra. §iÒu nµy ®ßi hái dù ¸n ph¶i ®îc tiÕn hµnh
phï hîp víi kÕ ho¹ch, lÞch tr×nh vµ c¸c yªu cÇu kh¸c ®· ®Ò ra trong giai
®o¹n x©y dùng vµ thÈm ®Þnh dù ¸n bëi nh÷ng c¸n bé cã tr×nh ®é kÜ thuËt
vµ n¨ng lùc qu¶n lý phï hîp. Tuy nhiªn, ë hÇu hÕt c¸c níc ®ang ph¸t
triÓn, mét khã kh¨n thêng xuÊt hiÖn lµ t×nh tr¹ng thiÕu c¸c nhµ qu¶n lý
®îc ®µo t¹o thÝch hîp vµ cã kinh nghiÖm; do ®ã, nhu cÇu trî gióp vÒ qu¶n
lý dù ¸n ®· trë thµnh yÕu tè thiÕt yÕu trong mäi ch¬ng tr×nh hç trî ph¸t
triÓn.
Kinh nghiÖm cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ cho thÊy c¸c vÊn ®Ò ph¸t
sinh trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn dù ¸n thêng cã nguyªn nh©n do qu¶n lý
yÕu kÐm. Phong tôc, truyÒn thèng, thãi quen, tËp qu¸n vµ thËm chÝ thãi
quan liªu thêng chiÕm u thÕ so víi c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý hîp lý vµ dÉn
®Õn tÝnh tr¹ng chËm trÔ hoÆc thiÖt h¹i cho dù ¸n. ThiÕu hiÓu biÕt vÒ c¸c kh¸i
niÖm vµ kü thuËt qu¶n lý ®óng ®¾n hay thiÕu kh¶ n¨ng ¸p dông chóng vµo
nh÷ng t×nh huèng dù ¸n phøc t¹p còng lµ nguyªn nh©n chÝnh cña hiÖu qu¶
thÊp trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn.
§Ó gióp gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò trªn, Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸
®· chuÈn bÞ cuèn s¸ch híng dÉn nµy víi sù trî gióp cña Arthur D. Little
International (ADL), mét c«ng ty t vÊn qu¶n lý quèc tÕ. Hy väng lµ c¸c
gi¸m ®èc dù ¸n sÏ nhËn ®îc tõ cuèn s¸ch nµy nh÷ng híng dÉn thùc
hµnh h÷u Ých cho viÖc thùc hiÖn c¸c dù ¸n do Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u
¸ hç trî.
(v)
46
Qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n
I. giíi thiÖu
1.
Cuèn s¸ch nµy dµnh cho c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn1 nh÷ng dù ¸n do Ng©n hµng ph¸t
triÓn Ch©u ¸2 tµi trî vµ cã thÓ ®îc sö dông nh mét cuèn s¸ch híng dÉn c¸ch qu¶n
lý thùc hiÖn dù ¸n. MÆc dï ®îc thiÕt kÕ chñ yÕu ®Ó hç trî gi¸m ®èc dù ¸n do ®¬n vÞ
thùc hiÖn3 bæ nhiÖm, cuèn s¸ch còng cã Ých cho nh÷ng nh©n viªn cña Ng©n hµng
tham gia vµo gi¸m s¸t t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c dù ¸n do Ng©n hµng tµi trî.
2.
C¸c chøc n¨ng cña qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n lµ: (i) lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n;
(ii) chØ ®¹o c¸c ho¹t ®éng cÇn thiÕt trong viÖc thùc hiÖn dù ¸n; (iii) gi¸m s¸t tiÕn ®é dù
¸n vµ kiÓm so¸t/ gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh; (iv) ®óc rót nh÷ng bµi häc kinh
nghiÖm ®Ó hç trî viÖc lËp kÕ ho¹ch vµ qu¶n lý tèt h¬n cho c¸c dù ¸n trong t¬ng lai.
Qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n bao trïm tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng ®îc ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n
tiÕn hµnh, tõ viÖc chuyÓn dù ¸n tõ kÕ ho¹ch thµnh hiÖn thùc cho tíi bíc ®Çu vËn
hµnh dù ¸n. Trong trêng hîp dù ¸n nhËn ®îc hç trî tµi chÝnh tõ mét sè nguån bªn
ngoµi nh cña Ng©n hµng, c«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n còng sÏ bao gåm viÖc ®¶m
b¶o lµm ®óng theo c¸c quy ®Þnh vµ yªu cÇu cña nhµ tµi trî.
3.
NÕu ®Þnh nghÜa chÆt chÏ, viÖc thùc hiÖn dù ¸n ®îc b¾t ®Çu tõ khi tháa thuËn
vay vèn ®îc ký kÕt. Tuy nhiªn, thùc tÕ cho thÊy r»ng ë mét møc ®é nµo ®ã nhiÒu ho¹t
®éng vµ quyÕt ®Þnh diÔn ra tríc khi ký tháa thuËn vay vèn l¹i v« cïng quan träng ®èi
víi viÖc thùc hiÖn thµnh c«ng dù ¸n - vÝ dô trong giai ®o¹n chuÈn bÞ, thÈm ®Þnh vµ
®µm ph¸n dù ¸n. V× vËy, cuèn s¸ch híng dÉn nµy ®Ò cËp tíi c¶ giai ®o¹n tríc khi dù
¸n ®îc phª chuÈn ®Ó bíc vµo chu tr×nh thùc hiÖn vµ chó träng vµo nh÷ng ho¹t ®éng
cña giai ®o¹n nµy cã liªn quan ®Õn c¸c ho¹t ®éng ®îc tiÕn hµnh trong giai ®o¹n thùc
hiÖn.
4.
Cuèn s¸ch sÏ giíi thiÖu c¸c thñ tôc chi tiÕt cho viÖc lËp kÕ ho¹ch dù ¸n, c¸c tr×nh
tù cña c«ng t¸c tæ chøc vµ bè trÝ c¸n bé dù ¸n, phèi hîp c¸c ho¹t ®éng, thùc hiÖn vµ
kiÓm so¸t, chuyÓn giao vËn hµnh vµ ®¸nh gi¸. Cuèn s¸ch cßn cung cÊp mét sè vÝ dô vµ
mÉu sæ s¸ch ®Ó hç trî cho qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n. Mét sè t liÖu trong cuèn s¸ch nµy
cã thÓ kh«ng thÝch hîp víi tÊt c¶ c¸c dù ¸n nªn cÇn ®iÒu chØnh chóng tïy theo lo¹i
h×nh dù ¸n ®Ó phï hîp víi yªu cÇu thùc tÕ. Ngoµi ra, c¸c néi dung cña cuèn s¸ch nµy
cßn ph¶i chÞu sù ®iÒu chØnh cña c¸c ®iÒu kho¶n cña tµi liÖu vay vèn hay tháa thuËn tµi
trî cña mçi kho¶n vay cô thÓ. Trong trêng hîp cã sù kh¸c biÖt, c¸c ®iÒu kho¶n cña
hîp ®ång vay vèn sÏ ®îc sö dông lµm c¨n cø.
§¬n vÞ thùc hiÖn lµ ®¬n vÞ trùc tiÕp chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn dù ¸n.
Díi ®©y viÕt t¾t lµ Ng©n hµng.
3
ThuËt ng÷ gi¸m ®èc dù ¸n ®îc ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n chØ ®Þnh chØ c¸ nh©n chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn
dù ¸n. Díi ®©y, c¸ nh©n nµy sÏ ®îc gäi lµ Gi¸m ®èc dù ¸n.
1
2
1
II. môc ®Ých vµ ph¹m vi cña qu¶n lý
thùc hiÖn dù ¸n
A.
Môc ®Ých cña c«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n
5.
C«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n nh»m vµo hai môc ®Ých chÝnh. Thø nhÊt, ®¬n
vÞ thùc hiÖn ph¶i chó ý ®¶m b¶o dù ¸n sÏ ®¹t ®îc môc tiªu, hoµn thµnh ®óng thêi
gian vµ trong ph¹m vi ng©n s¸ch, vµ phï hîp víi c¸c tiªu chuÈn kÜ thuËt hîp lý. Hai
lµ, Ng©n hµng ph¶i ®¶m b¶o r»ng kinh phÝ cña dù ¸n chØ sö dông vµo nh÷ng môc ®Ých
®îc tµi trî vµ ph¶i chó ý ®Õn tÝnh kinh tÕ vµ tÝnh hiÖu qu¶. V× vËy, nh×n tõ quan ®iÓm
cña c¶ ®¬n vÞ thùc hiÖn vµ Ng©n hµng, c¸c môc ®Ých cña c«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù
¸n cã tÝnh bæ trî vµ phô thuéc lÉn nhau.
B.
Ph¹m vi cña qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n
6.
Theo nghÜa réng, qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n bao gåm tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng do c¶
®¬n vÞ thùc hiÖn vµ Ng©n hµng tiÕn hµnh. Cô thÓ, c«ng t¸c qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n bao
gåm c¸c chøc n¨ng sau:
1.
2.
3.
Qu¶n lý dù ¸n. Ho¹t ®éng qu¶n lý dù ¸n gåm c¸c ho¹t ®éng ®îc tiÕn
hµnh ®Ó thùc hiÖn dù ¸n: lËp kÕ ho¹ch, lËp lÞch tr×nh, tæ chøc nhãm thùc
hiÖn dù ¸n, tuyÓn vµ ®µo t¹o nh©n viªn, gi¸m s¸t chuÈn bÞ c¸c kÕ ho¹ch
vµ thiÕt kÕ dù ¸n chi tiÕt, chØ ®¹o vµ ®iÒu phèi c«ng viÖc cña nh÷ng bªn
tham gia dù ¸n vµ c¸c ®èi t¸c bªn ngoµi kh¸c, gi¸m s¸t vµ viÕt b¸o c¸o dù
¸n.
Qu¶n lý tµi chÝnh. Qu¶n lý tµi chÝnh bao gåm c¸c ho¹t ®éng ®îc tiÕn
hµnh ®Ó huy ®éng, sö dông vµ kiÓm so¸t c¸c nguån tµi chÝnh ®Çu t vµo
dù ¸n. Qu¶n lý tµi chÝnh bao gåm t×m nguån kinh phÝ, lËp ng©n s¸ch chi
tiÕt, dù b¸o vµ kiÓm so¸t chi tiªu, x©y dùng c¸c thñ tôc nhËn vµ gi¶i ng©n
vèn, x©y dùng vµ duy tr× hÖ thèng kÕ to¸n dù ¸n vµ kiÓm to¸n c¸c tµi
kho¶n chi tiªu cña dù ¸n.
Qu¶n lý mua s¾m vµ hîp ®ång. Qu¶n lý mua s¾m vµ hîp ®ång bao gåm
c¸c ho¹t ®éng cÇn tiÕn hµnh ®Ó mua s¾m hµng ho¸ vµ dÞch vô, kÓ c¶ qu¶n
lý c¸c hîp ®ång liªn quan ký kÕt gi÷a ®¬n vÞ thùc hiÖn vµ c¸c nhµ cung
cÊp, nhµ thÇu vµ t vÊn.
Phô lôc 1 tr×nh bµy danh s¸ch chi tiÕt c¸c c«ng viÖc qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n.
7.
Sau khi cã phª chuÈn tµi trî cho dù ¸n, c¸c ho¹t ®éng ®Ó thùc hiÖn dù ¸n (nh
®îc nªu trong s¸ch híng dÉn nµy) ®îc tiÕn hµnh theo ba giai ®o¹n. Giai ®o¹n ®Çu
tiªn, gäi lµ giai ®o¹n hiÖu lùc cña kho¶n vay, ®îc b¾t ®Çu tõ ngµy ký tháa thuËn vay
vèn ®Õn ngµy mµ c¸c ®iÒu kiÖn ®Ó kho¶n vay cã hiÖu lùc ®îc ®¸p øng vµ kho¶n vay
®îc tuyªn bè lµ cã hiÖu lùc. Giai ®o¹n thø hai lµ giai ®o¹n b¾t ®Çu tõ thêi ®iÓm cã
hiÖu lùc; trong giai ®o¹n nµy sÏ diÔn ra ho¹t ®éng sö dông chÝnh c¸c nguån dù ¸n
(nguån nh©n lùc, vËt lùc vµ tµi chÝnh). Giai ®o¹n thø ba lµ giai ®o¹n vËn hµnh, tøc lµ
giai ®o¹n sau khi dù ¸n ®îc hoµn thµnh vµ b¾t ®Çu t¹o ra kÕt qu¶ nh ®îc dù tÝnh.
2
8.
H×nh 1, “C¸c ho¹t ®éng trong chu tr×nh dù ¸n ®èi víi c¸c dù ¸n do Ng©n hµng
tµi trî”, tr×nh bµy c¸c giai ®o¹n kh¸c nhau cña toµn bé chu tr×nh dù ¸n vµ c¸c ho¹t
®éng diÔn ra trong mçi giai ®o¹n. H×nh 1 còng giíi thiÖu c¸c bªn tham gia chÝnh vµ kÕt
qu¶ cña tõng ho¹t ®éng. Nh÷ng phÇn díi ®©y sÏ m« t¶ kü h¬n vÒ tõng ho¹t ®éng.
9.
Trong giai ®o¹n chuÈn bÞ dù ¸n cã mét sè nghiªn cøu kh¶ thi ®Ó kiÓm tra c¸c yÕu
tè kÜ thuËt, thÓ chÕ, kinh tÕ vµ tµi chÝnh cña dù ¸n. ë giai ®o¹n nµy cã sù gãp mÆt cña
c¸c nhµ t vÊn thêng xuyªn vµ th«ng thêng hä do Ng©n hµng trùc tiÕp thuª b»ng
nguån kinh phÝ hç trî kü thuËt. §iÒu quan träng lµ chÝnh Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn ph¶i
xem xÐt l¹i c¸c nghiªn cøu kh¶ thi ®Ó n¾m râ c¸c yªu cÇu, c¸c gi¶ ®Þnh vµ c¸c gi¶i ph¸p
kh¸c nhau ®îc sö dông khi x©y dùng dù ¸n. ViÖc xem xÐt l¹i nghiªn cøu kh¶ thi còng
sÏ gióp Gi¸m ®èc dù ¸n hiÓu tèt h¬n sù phï hîp cña dù ¸n víi toµn bé ch¬ng tr×nh
vµ u tiªn ph¸t triÓn cña ®Êt níc.
10.
VÒ phÝa Ng©n hµng, c«ng t¸c thÈm ®Þnh do c¸c nh©n viªn Ng©n hµng tiÕn hµnh
thùc chÊt lµ xem xÐt chi tiÕt c¸c nghiªn cøu kh¶ thi liªn quan ®Õn dù ¸n ®Ó qua ®ã x¸c
®Þnh dù ¸n cã nhÊt qu¸n víi c¸c chÝnh s¸ch vµ ch¬ng tr×nh ho¹t ®éng cña Ng©n
hµng còng nh cã phï hîp víi tµi trî cña Ng©n hµng kh«ng. Còng trong giai ®o¹n
thÈm ®Þnh, Ng©n hµng sÏ ®Ò ra c¸c biÖn ph¸p cÇn thiÕt ®Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn thµnh
c«ng dù ¸n vµ hoµn thµnh c¸c môc tiªu cña dù ¸n. KÕt qu¶ trùc tiÕp cuèi cïng cña qu¸
tr×nh thÈm ®Þnh lµ b¸o c¸o thÈm ®Þnh m« t¶ dù ¸n, trong ®ã bao gåm c¸c th«ng tin c¬
b¶n vÒ ngµnh, môc tiªu, ph¹m vi vµ c¸c néi dung c«ng viÖc, c¸c luËn chøng kÜ thuËt,
kinh tÕ vµ tµi chÝnh - vµ ghi l¹i c¸c th«ng sè kh¸c nhau cña dù ¸n vµ c¸c yªu cÇu liªn
quan ®Õn tæ chøc, bè trÝ nh©n viªn, íc tÝnh chi phÝ, nguån kinh phÝ, lÞch tr×nh, mua
s¾m vµ c¸c c«ng viÖc kh¸c cã liªn quan. §Ó hç trî ®¬n vÞ tham gia thùc hiÖn dù ¸n,
th«ng thêng Ng©n hµng cung cÊp c¸c biÓu mÉu sæ s¸ch b¸o c¸o vµ tµi liÖu trong qu¸
tr×nh thÈm ®Þnh.
11.
Trong giai ®o¹n ®µm ph¸n vÒ kho¶n vay, bªn vay vµ Ng©n hµng tháa thuËn vÒ
c¸c vÊn ®Ò kh¸c nhau liªn quan ®Õn kho¶n vay vµ dù ¸n nh c¸c ®iÒu kiÖn cña kho¶n
vay, viÖc sö dông kho¶n vay, c¸c ®iÒu kho¶n cô thÓ vÒ c¸ch sö dông kho¶n vay, c¸ch
thøc thùc hiÖn dù ¸n vµ c¸c ®iÒu kiÖn hiÖu lùc cña kho¶n vay. Nh÷ng tho¶ thuËn nµy
sÏ ®îc nªu trong hîp ®ång vay vèn. Bªn c¹nh c¸c quy ®Þnh vµ híng dÉn vÒ kho¶n
vay, hiÖp ®Þnh vay cßn bao gåm c¸c lÞch tr×nh vµ ®©y lµ mét bé phËn cÊu thµnh cña
hiÖp ®Þnh vay. Nh÷ng lÞch tr×nh nµy thêng bao gåm:
1. LÞch tr×nh 1. LÞch tr×nh 1 m« t¶ chi tiÕt c¸c néi dung c«ng viÖc cña dù ¸n
vµ ngµy hoµn thµnh dù kiÕn.
2. LÞch tr×nh 2. §a ra lÞch tr×nh tr¶ nî còng nh c¸c ®iÒu kho¶n thanh to¸n
u ®·i cho viÖc hoµn tr¶ sím c¸c kho¶n vay.
3. LÞch tr×nh 3. LÞch tr×nh 3 tr×nh bµy sù ph©n bæ kho¶n vay theo c¸c nhãm
lo¹i kh¸c nhau vµ ®iÒu kiÖn rót kho¶n vay.
4. LÞch tr×nh 4. LÞch tr×nh 4 m« t¶ c¸c thñ tôc vµ yªu cÇu mua s¾m hµng ho¸
vµ dÞch vô (trõ t vÊn).
5. LÞch tr×nh 5. LÞch tr×nh 5 m« t¶ c¸c lo¹i dÞch vô t vÊn cÇn thuª vµ c¸c thñ
tôc vµ yªu cÇu tuyÓn t vÊn.
6. LÞch tr×nh 6. LÞch tr×nh 6 m« t¶ c¸c ho¹t ®éng vµ yªu cÇu kh¸c nhau ®èi
víi viÖc thùc hiÖn dù ¸n vµ viÖc vËn hµnh c¸c c¬ së vËt chÊt cña dù ¸n.
3
12.
Trong trêng hîp bªn vay kh«ng ph¶i lµ ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n, cÇn ph¶i cã
tho¶ thuËn dù ¸n riªng biÖt ®îc ký gi÷a Ng©n hµng vµ ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n. Tho¶
thuËn nµy sÏ x¸c ®Þnh c¸c nhiÖm vô cô thÓ cña ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n liªn quan ®Õn
viÖc thùc hiÖn dù ¸n. Tho¶ thuËn nµy cßn chØ ra mét sè ®iÒu kho¶n nhÊt ®Þnh trong
hiÖp ®Þnh vay cã gi¸ trÞ rµng buéc ®èi víi ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n, ®Æc biÖt lµ c¸c lÞch
tr×nh ®îc quy ®Þnh trong hiÖp ®Þnh vay.
13.
Sau khi ký hiÖp ®Þnh vay, giai ®o¹n hiÖu lùc cña kho¶n vay b¾t ®Çu, th«ng
thêng tõ 60 ®Õn 90 ngµy sau khi hiÖp ®Þnh vay ®îc ký. Trong giai ®o¹n nµy, bªn vay
ph¶i ®¸p øng mét sè yªu cÇu nhÊt ®Þnh tríc khi kho¶n vay cã thÓ ®îc tuyªn bè cã
hiÖu lùc. Nh×n chung c¸c yªu cÇu nµy liªn quan ®Õn viÖc ®Ö tr×nh c¸c b»ng chøng vµ
phª chuÈn ph¸p lý ®Ó x¸c nhËn r»ng hiÖp ®Þnh vay (vµ c¸c hiÖp ®Þnh kÌm theo) ®·
®îc cÊp phÐp vµ ®îc phª chuÈn trªn c¬ së cã c¸c thñ tôc cÇn thiÕt, vµ c¸c hiÖp ®Þnh
nµy cÊu thµnh nh÷ng nghÜa vô hîp lÖ vµ mang tÝnh rµng buéc ®èi víi bªn vay. Trong
mét vµi trêng hîp, hiÖp ®Þnh vay nªu râ c¸c yªu cÇu bæ sung ®èi víi tÝnh hiÖu lùc cña
kho¶n vay vµ thêng ®©y lµ nh÷ng yªu cÇu ®îc coi lµ v« cïng quan träng ®èi víi viÖc
thùc hiÖn thµnh c«ng dù ¸n.
14.
Giai ®o¹n thùc hiÖn lµ giai ®o¹n quan träng nhÊt trong suèt chu tr×nh dù ¸n bëi
ë giai ®o¹n nµy diÔn ra ®ång thêi rÊt nhiÒu ho¹t ®éng cÇn cã sù ®Çu t ®¸ng kÓ vÒ tiÒn,
thêi gian, nh©n lùc, chuyªn m«n qu¶n lý vµ c¸c nguån lùc kh¸c. §©y còng lµ giai ®o¹n
ph¶i gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò vµ khã kh¨n ph¸t sinh mét c¸ch cã hiÖu qu¶ vµ nhanh
chãng ®Ó tr¸nh g©y chËm trÔ vµ thiÖt h¹i cho dù ¸n. Tr¸ch nhiÖm cña Gi¸m ®èc dù ¸n
trong giai ®o¹n nµy bao gåm tæ chøc vµ bè trÝ nh©n viªn cña toµn dù ¸n, tuyÓn dông vµ
gi¸m s¸t c¸c nhµ t vÊn, mua s¾m hµng ho¸ vµ thuª ngoµi c¸c c«ng tr×nh d©n sù hay
c¸c c«ng viÖc kÜ thuËt kh¸c, gi¸m s¸t x©y dùng vµ qu¶n lý hîp ®ång, ch¹y khëi ®éng
vµ cho thuª sö dông c¸c c«ng tr×nh ®· hoµn thµnh. Khi thùc hiÖn tr¸ch nhiÖm cña
m×nh, Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i lu«n tu©n theo quy ®Þnh cña hiÖp ®Þnh vay vµ tho¶ thuËn
dù ¸n, c¸c quy ®Þnh vµ híng dÉn cña Ng©n hµng, thêng xuyªn tham kh¶o ý kiÕn
nh©n viªn Ng©n hµng, phèi hîp víi c¸c ®¬n vÞ bªn ngoµi vµ cã thÓ c¶ víi nh÷ng ngêi
sö dông dù ¸n.
15.
Nãi ®óng ra, giai ®o¹n qu¶n lý thùc hiÖn dù ¸n sÏ kÕt thóc khi phÇn thùc hiÖn
hoµn thµnh vµ dù ¸n s½n sµng ®i vµo ho¹t ®éng. Sau ®ã, c¸c c¬ së trang thiÕt bÞ cña dù
¸n ®îc chuyÓn giao cho ®¬n vÞ vËn hµnh, thêng do mét Gi¸m ®èc vËn hµnh qu¶n lý.
Gi¸m ®èc vËn hµnh kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i lµ Gi¸m ®èc dù ¸n - ngêi chÞu tr¸ch nhiÖm
vÒ thùc hiÖn dù ¸n. Tuy nhiªn, ®iÒu nµy kh«ng cã nghÜa lµ sù quan t©m tíi dù ¸n cña
cña Gi¸m ®èc sÏ kÕt thóc sau khi chuyÓn giao - Gi¸m ®èc dù ¸n vÉn chÞu mét phÇn
tr¸ch nhiÖm ®èi víi viÖc vËn hµnh thµnh c«ng cña dù ¸n vµ cÇn ph¶i cung cÊp bÊt kú
sù hç trî nµo cÇn thiÕt cho môc tiªu nµy.
4
5
¸n
Bªn vay (P)*
Ng©n hµng
Bªn vay (P)
T vÊn (thêng th«ng qua
Ng©n hµng)
Ng©n hµng (P)
Bªn vay
T vÊn (thêng tham kh¶o ý
kiÕn trùc tiÕp víi Ng©n hµng)
Bªn vay
Ng©n hµng
Chñ tÞch ng©n hµng
Ban gi¸m ®èc
°
°
C¸c bªn tham gia chÝnh
°
°
Ng©n hµng (P)
§¬n vÞ thùc hiÖn
°
°
°
°
°
°
°
°
°
°
Hoµn thµnh c¸c yªu cÇu hiÖu lùc
kho¶n vay cña Ng©n hµng.
TuyÓn t vÊn, thiÕt kÕ chi tiÕt, mua
s¾m hµng ho¸ vµ thuª dÞch vô, x©y
dùng, hoµn thµnh c¸c yªu cÇu kh¸c
cña dù ¸n, kiÓm tra ho¹t ®éng, khëi
®éng, vµ ®µo t¹o.
Qu¶n lý dù ¸n cña nh©n viªn Ng©n
hµng.
Xem xÐt l¹i viÖc x©y dùng dù ¸n,
thÈm ®Þnh vµ thùc hiÖn.
Xem xÐt l¹i c¸c lîi Ých cña dù ¸n.
8. §¸nh gi¸
Bªn vay
Ng©n hµng
§¬n vÞ thùc hiÖn (P)
Ng©n hµng
Nhµ t vÊn
Nhµ cung cÊp
Nhµ thÇu c«ng tr×nh d©n sù
C¸c bªn tham gia dù ¸n kh¸c
°
°
°
°
C¸c cuéc ®µm ph¸n nh»m ®i ®Õn
hiÖp ®Þnh vay.
Ban qu¶n trÞ vµ Ban Gi¸m ®èc xem
xÐt l¹i dù ¸n vµ ®Ò xuÊt xin vay.
4. §µm ph¸n
kho¶n vay
5. Xem xÐt vµ phª
chuÈn kho¶n
vay
6. Kho¶n vay cã
hiÖu lùc
7. Thùc hiÖn dù
¸n
°
°
°
Xem xÐt l¹i toµn diÖn dù ¸n do Nhãm
ThÈm ®Þnh cña Ng©n hµng thùc hiÖn.
3. ThÈm ®Þnh
Xem xÐt ®¸nh gi¸ c¸c u tiªn quèc gia
vµ ngµnh, lÜnh vùc, u tiªn trong c¸c
kÕ ho¹ch vµ ch¬ng tr×nh.
X¸c ®Þnh dù ¸n.
C¸c nghiªn cøu kh¶ thi ®Ó x¸c ®Þnh
kh¶ n¨ng tån t¹i vµ ph¸t triÓn dù ¸n.
C¸c sù kiÖn chÝnh
* (P) = Bªn chÞu tr¸ch nhiÖm chÝnh trong tõng giai ®o¹n
Khi kh«ng cã ký hiÖu nµy ë mét giai ®o¹n nµo ®ã, c¸c bªn tham gia sÏ cïng chia sÎ tr¸ch nhiÖm.
Thùc hiÖn
dù ¸n
TiÒn phª
chuÈn dù ¸n
cña chu
tr×nh dù ¸n
1. X¸c ®Þnh dù ¸n
cña dù
2. LËp dù ¸n
C¸c giai ®o¹n
Thêi kú
B¸o c¸o hoµn thµnh dù ¸n.
B¸o c¸o kiÓm to¸n ho¹t ®éng
dù ¸n.
Hoµn thµnh dù ¸n.
ChuyÓn giao vËn hµnh dù ¸n.
Tuyªn bè hiÖu lùc kho¶n vay.
C¸c biªn b¶n ®µm ph¸n cho vay
vèn, dù th¶o hiÖp ®Þnh vay.
Phª chuÈn kho¶n vay cña Ng©n
hµng. Ký hiÖp ®Þnh vay.
X¸c ®Þnh ®îc c¸c môc ®Ých,
môc tiªu dù ¸n, c¸c vÊn ®Ò
chÝnh, ph¹m vi vµ khung thêi
gian chung.
C¸c nghiªn cøu kh¶ thi xem xÐt
c¸c khÝa c¹nh kinh tÕ, tµi chÝnh,
kÜ thuËt vµ thÓ chÕ cña dù ¸n.
B¸o c¸o thÈm ®Þnh
C¸c kÕt qu¶ chÝnh
H×nh 1. C¸c ho¹t ®éng trong chu tr×nh dù ¸n ®èi víi c¸c dù ¸n do Ng©n hµng tµi trî
III. LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn
A. Dù ¸n vµ M«i trêng dù ¸n
16.
Nh ®îc ®Ò cËp ë trªn, c«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n b¾t ®Çu tõ nh÷ng
giai ®o¹n ®Çu tiªn cña chu tr×nh dù ¸n - lËp vµ thÈm ®Þnh dù ¸n. Tuy nhiªn, kÕ ho¹ch
trong nh÷ng giai ®o¹n tiÒn phª chuÈn thêng chØ mang tÝnh kh¸i qu¸t vµ s¬ bé vµ
Gi¸m ®èc dù ¸n sÏ ph¶i lËp c¸c kÕ ho¹ch chi tiÕt vµ cËp nhËt h¬n ngay khi dù ¸n ®îc
phª chuÈn vµ cã nhiÒu th«ng tin cô thÓ. Ngoµi viÖc x¸c ®Þnh c¸c biÖn ph¸p cô thÓ ®Ó
thùc hiÖn dù ¸n, cã thÓ sÏ cÇn cã nh÷ng ®iÒu chØnh vÒ lÞch tr×nh c«ng viÖc vµ nh©n sù
chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ ®Çu vµo, íc tÝnh chi phÝ, bè trÝ nh©n viªn vµ c¸c phÇn viÖc kh¸c
cña dù ¸n.
17.
LËp kÕ ho¹ch chi tiÕt lµ ho¹t ®éng then chèt nh»m thùc hiÖn thµnh c«ng mét dù
¸n. Dùa trªn c¸c môc ®Ých vµ môc tiªu cña dù ¸n, kÕ ho¹ch chi tiÕt ®îc lËp sÏ bao gåm
c¸c chiÕn lîc vµ kÕ ho¹ch c«ng viÖc, tæ chøc vµ bè trÝ nh©n viªn dù ¸n, lÞch tr×nh vµ
ng©n s¸ch, hÖ thèng kiÓm so¸t qu¶n lý, kÕ ho¹ch tµi chÝnh, c¸c ph¬ng ph¸p ®¸nh gi¸,
c¸c thñ tôc ñy quyÒn c«ng viÖc, phèi hîp c¸c ho¹t ®éng. Khi lËp kÕ ho¹ch chi tiÕt, Gi¸m
®èc dù ¸n ph¶i hîp t¸c chÆt chÏ víi Ng©n hµng vµ nÕu cÇn sÏ sö dông thªm t vÊn.
Kinh nghiÖm cña Ng©n hµng ®· cho thÊy nh÷ng sai sãt trong qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch
chi tiÕt thêng g©y ¶nh hëng rÊt bÊt lîi ®Õn chi phÝ, lÞch tr×nh thùc hiÖn vµ chÊt lîng
kÜ thuËt cña dù ¸n.
18.
Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i n¾m râ vÒ c¸c c¸ nh©n vµ tæ chøc sÏ tham gia vµo thùc hiÖn
dù ¸n, còng nh h×nh thøc vµ møc ®é tham gia cña hä. C¸c tæ chøc cã thÓ bao gåm c¸c
bé cña chÝnh phñ, c¸c c¬ quan lËp kÕ ho¹ch quèc gia, c¸c c¬ quan c«ng céng ®éc lËp, c¶
c¸c nhãm ngêi sö dông, c¸c c¬ quan ph¶i tham gia phª duyÖt chi tiªu cho dù ¸n, gi¶i
ng©n ng©n s¸ch, mua s¾m hµng ho¸ vµ thuª dÞch vô, c¸c ho¹t ®éng dù ¸n kh¸c. §èi víi
mét sè dù ¸n, cã thÓ cã nhiÒu ®¬n vÞ tham gia thùc hiÖn, mçi ®¬n vÞ ®Òu cã Gi¸m ®èc dù
¸n riªng chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn mét néi dung cô thÓ cña dù ¸n. CÇn ph¶i cã sù
®iÒu phèi vµ kÕt hîp khÐo lÐo ®Ó tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng ®Òu ®¹t hiÖu qu¶.
19.
Trong c¸c dù ¸n ®îc ®ång tµi trî, kinh phÝ cho dù ¸n ®Õn tõ nhiÒu nguån kh¸c
nhau. Trong nh÷ng trêng hîp nµy, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn biÕt nguån tµi trî cho tõng
phÇn cña dù ¸n vµ c¸c quy ®Þnh hay ®iÒu kiÖn cô thÓ vÒ sö dông tiÒn tµi trî cña mçi
nhµ tµi trî. VÒ phÝa Ng©n hµng, ngoµi c¸c ®iÒu kiÖn cña hîp ®ång vay vèn, cßn cã c¸c
yªu cÇu vµ thñ tôc trong c¸c tµi liÖu híng dÉn, s¸ch híng dÉn vµ c¸c tµi liÖu kh¸c
cña Ng©n hµng - vµ Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn n¾m râ nh÷ng tµi liÖu nµy, vµ nÕu cÇn thiÕt th×
nªn ®a nh÷ng thñ tôc vµ quy ®Þnh nµy vµo khu«n khæ cña c¸c hÖ thèng vµ thñ tôc cña
chÝnh ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n.
20.
Mét bíc quan träng mµ Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i tiÕn hµnh - tèt nhÊt lµ tríc khi
b¾t ®Çu thùc hiÖn dù ¸n - lµ thu thËp vµ lu tr÷ tÊt c¶ tµi liÖu liªn quan ®Õn dù ¸n, còng
nh c¸c tµi liÖu xuÊt b¶n cña Ng©n hµng, vµ n¾m râ néi dung cña chóng. Nh÷ng tµi
liÖu nµy sÏ bao gåm:
1. Nghiªn cøu kh¶ thi cña dù ¸n.
2. B¸o c¸o thÈm ®Þnh cña dù ¸n.
6
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
C¸c biªn b¶n ®µm ph¸n kho¶n vay.
HiÖp ®Þnh vay vèn vµ tho¶ thuËn dù ¸n, nÕu cã.
C¸c quy ®Þnh vÒ c¸c kho¶n vay cho ho¹t ®éng th«ng thêng (hay ®Æc biÖt
tïy theo tõng trêng hîp) cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸.
C¸c híng dÉn mua s¾m trong ph¹m vi c¸c kho¶n vay cña Ng©n hµng
ph¸t triÓn Ch©u ¸.
S¸ch híng dÉn vÒ c¸c chÝnh s¸ch, thùc tiÔn vµ thñ tôc liªn quan ®Õn
mua s¾m trong ph¹m vi c¸c kho¶n vay cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸.
Híng dÉn s¬ tuyÓn c¸c nhµ thÇu x©y l¾p.
C¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu - Mua s¾m cho c¸c c«ng tr×nh x©y dùng.
C¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu - Mua s¾m hµng ho¸.
C¸c mÉu hå s¬ mêi thÇu - Cung cÊp, giao nhËn vµ l¾p ®Æt hµng ho¸.
S¸ch híng dÉn xÐt thÇu.
Quy ®Þnh ®iÒu kiÖn nhËn c¸c kho¶n vay ®Æc biÖt.
C¸c híng dÉn vÒ sö dông t vÊn cña Ng©n hµng ph¸t triÓn Ch©u ¸ vµ
c¸c bªn vay vèn.
S¸ch híng dÉn cho c¸c ®¬n vÞ sö dông t vÊn.
S¸ch híng dÉn vÒ gi¶i ng©n kho¶n vay.
C¸c híng dÉn vÒ gi¸m s¸t vµ ®¸nh gi¸ lîi Ých dù ¸n (cho c¸c dù ¸n n«ng
nghiÖp, thuû lîi vµ ph¸t triÓn n«ng th«n).
B. C¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n
21.
Trong qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn x¸c ®Þnh c¸c
vÊn ®Ò cã kh¶ n¨ng ph¸t sinh. Tuy cã thÓ ®o¸n tríc mét vµi vÊn ®Ò nhng nhiÒu vÊn
®Ò kh«ng thÓ ®o¸n tríc ®îc. Mçi lÜnh vùc vµ mçi níc thêng cã nh÷ng vÊn ®Ò vµ
rñi ro riªng vµ v× vËy ph¶i gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò vµ rñi ro nµy trªn c¬ së xÐt ®Õn hoµn
c¶nh liªn quan ®Õn mçi t×nh huèng cô thÓ. Phô lôc 2 liÖt kª danh s¸ch chi tiÕt c¸c vÊn
®Ò cßn díi ®©y lµ mét vµi vÊn ®Ò mang tÝnh phæ biÕn h¬n c¶.
22.
NhiÒu dù ¸n kh«ng thÓ b¾t ®Çu theo ®óng kÕ ho¹ch do cã nh÷ng sù chËm trÔ
trong viÖc tæ chøc bé m¸y thùc hiÖn dù ¸n vµ trong viÖc chän Gi¸m ®èc dù ¸n. Còng
nh vËy, ngay tõ ®Çu c¸c dù ¸n cã thÓ bÞ ho·n v× sù chËm trÔ trong viÖc lùa chän vµ chØ
®Þnh c¸c nhµ t vÊn, mua thiÕt bÞ vµ nguyªn vËt liÖu vµ trao c¸c hîp ®ång x©y dùng.
Trong mét sè trêng hîp, ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n gÆp khã kh¨n khi hoµn thµnh mét vµi
®iÒu kiÖn ®Ó kho¶n vay cã hiÖu lùc, ®Æc biÖt lµ ®îc quyÒn gi¶i phãng mÆt b»ng vµ tæ
chøc V¨n phßng qu¶n lý dù ¸n (PMO).
23.
C¸c vÊn ®Ò tµi chÝnh còng thêng ph¸t sinh trong giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n,
trong ®ã phæ biÕn lµ thiÕu vèn ®èi øng trong níc, chi qu¸ kinh phÝ do dù trï thiÕu, gi¸
c¶ leo thang, dù trï thiÕu cho c¸c kho¶n dù phßng. §«i khi cßn xuÊt hiÖn c¶ vÊn ®Ò gi¶i
ng©n kho¶n vay bÞ chËm do ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n kh«ng tu©n theo c¸c yªu cÇu vµ thñ
tôc gi¶i ng©n cña Ng©n hµng.
24.
Mét sè yÕu tè bªn ngoµi còng g©y c¶n trë viÖc thùc hiÖn nhanh chãng vµ thµnh
c«ng cña mét dù ¸n nh sù ph¶n kh¸ng cña ngêi d©n ®Þa ph¬ng ®èi víi dù ¸n, ®×nh
c«ng hay c¸c bÊt ®ång kh¸c vÒ vÊn ®Ò lao ®éng, khã kh¨n khi ra vµo c«ng tr×nh do ®Þa
7
h×nh bÊt lîi, c«ng viÖc ngõng trÖ do thêi tiÕt bÊt lîi, c¸c vÊn ®Ò vÒ phèi hîp gi÷a c¸c bé
phËn dù ¸n, thiÕu thiÕt bÞ vµ nguyªn vËt liÖu.
25.
C¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn nh©n sù thêng gÆp ph¶i trong khi thùc hiÖn dù ¸n
bao gåm thiÕu lao ®éng cã tay nghÒ, kh«ng tuyÓn ®îc nh©n viªn cã tr×nh ®é hay ®¸ng
tin cËy cho V¨n phßng qu¶n lý dù ¸n trung t©m hay cho c¸c chi nh¸nh ë c¸c vïng ®Þa
lý ph©n t¸n hoÆc ë vïng s©u, thiÕu lao ®éng ®· qua ®µo t¹o ®Ó vËn hµnh vµ duy tr× c¸c
c¬ së thiÕt bÞ cña dù ¸n, ®iÒu kiÖn x· héi hay kinh tÕ khã kh¨n t¹i ®Þa ®iÓm dù ¸n lµm
h¹n chÕ viÖc ®iÒu ®éng c¸n bé, vµ thiÕu c¸c trang thiÕt bÞ thÝch hîp cho ®µo t¹o.
C. Hoµn tÊt kÕ ho¹ch c«ng viÖc cña dù ¸n
26.
LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn ®ßi hái ph¶i chuÈn bÞ mét kÕ ho¹ch c«ng viÖc dù ¸n,
trong ®ã m« t¶ c¸c c«ng viÖc vµ ho¹t ®éng, c¸ch hoµn thµnh, qu¶n lý c«ng viÖc vµ
nguån lùc cÇn thiÕt cho c¸c ho¹t ®éng ®ã. CÇn nªu râ thêi gian b¾t ®Çu mçi ho¹t ®éng
theo lÞch tr×nh. §Ó dÔ dµng cho viÖc kiÓm so¸t, nÕu cã thÓ th× nªn chia nhá c«ng viÖc
thµnh c¸c nh¸nh cã thÓ nhËn biÕt, ®o lêng vµ qu¶n lý ®îc. ViÖc ph©n chia chi tiÕt
nh vËy sÏ gióp Gi¸m ®èc dù ¸n dù ®o¸n ®îc nh÷ng nguy c¬ chËm trÔ ®Ó cã nh÷ng
®iÒu chØnh kÞp thêi. Râ rµng nÕu kh«ng cã lÞch tr×nh riªng vµ chi tiÕt cho c¸c bíc cÇn
thiÕt ®Ó hoµn thµnh mét c«ng viÖc th× khi ph¸t hiÖn ra sù chËm trÔ, c¸c gi¶i ph¸p ®Ò ra
thêng sÏ lµ qu¸ muén, tèn kÐm hoÆc thËm chÝ kh«ng cßn t¸c dông.
27.
Khi lËp kÕ ho¹ch c«ng viÖc cÇn c©n nh¾c cÈn träng vÒ ph©n c«ng c«ng viÖc cho
c¸c bªn tham gia vµo dù ¸n còng nh lªn kÕ ho¹ch dù kiÕn cho tÊt c¶ c¸c sù kiÖn cã thÓ
g©y ¶nh hëng ®Õn viÖc thùc hiÖn toµn bé lÞch tr×nh. Trong rÊt nhiÒu trêng hîp, cã
thÓ h¹n chÕ nh÷ng vÊn ®Ò ®ã nÕu thêng xuyªn theo dâi, ®iÒu chØnh hay cã c¸c biÖn
ph¸p kh¸c. Ph¶i thiÕt kÕ c¸c hÖ thèng qu¶n lý vµ b¸o c¸o ®Ó thêng xuyªn th«ng tin
cho ban qu¶n lý dù ¸n vÒ tiÕn ®é thùc hiÖn lÞch tr×nh, vµ nh vËy ban qu¶n lý sÏ cã
®îc nh÷ng quyÕt s¸ch kÞp thêi ®Ó ®iÒu chØnh hay gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò ph¸t sinh.
28.
Trong kÕ ho¹ch cho nh÷ng dù ¸n phøc t¹p h¬n bao gåm mét sè dù ¸n nh¸nh
hay cã sù tham gia cña mét sè nhµ thÇu th× thêng ph¶i lËp riªng mét vµi lÞch tr×nh
phô. Sau ®ã, nh÷ng lÞch tr×nh nµy ®îc tæng hîp vµo lÞch tr×nh tæng thÓ. C¸c lÞch tr×nh
phô sÏ bao qu¸t tÊt c¶ c¸c chi tiÕt cÇn thiÕt cßn lÞch tr×nh tæng thÓ chØ gåm nh÷ng mèc
®Ó gióp ®¸nh gi¸ toµn bé tiÕn tr×nh phôc vô môc ®Ých kiÓm so¸t qu¶n lý chung dù ¸n.
Bé phËn chøc n¨ng cña mçi dù ¸n nh¸nh ph¶i tù lËp vµ gi¸m s¸t c¸c lÞch tr×nh phô cßn
viÖc tæng hîp c¸c lÞch tr×nh phô vµo lÞch tr×nh tæng thÓ sÏ do nhãm lËp kÕ ho¹ch trung
t©m cña ban qu¶n lý dù ¸n thùc hiÖn ®Ó ®¶m b¶o tÝnh ®ång bé vµ nhÊt qu¸n.
29.
C¸c lÞch tr×nh phô t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc phèi hîp tèt h¬n gi÷a nh÷ng
bªn tham gia vµ hç trî cho viÖc ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n. B»ng viÖc t¸ch
biÖt nh÷ng lÞch tr×nh nµy, ban qu¶n lý dù ¸n cã thÓ tËp trung tèt h¬n vµo mçi ho¹t ®éng
vµ x¸c ®Þnh ®îc tiÕn tr×nh ë mçi ®¬n vÞ g©y ¶nh hëng ®Õn toµn bé dù ¸n nh thÕ nµo
ë mäi thêi ®iÓm. Díi ®©y lµ mét ®Ò xuÊt chia dù ¸n thµnh c¸c m¶ng chøc n¨ng phæ
biÕn cho hÇu hÕt c¸c dù ¸n:
8
M¶ng viÖc
LÞch tr×nh cho hËu cÇn
LÞch tr×nh cho mua s¾m
LÞch tr×nh nh©n lùc
LÞch tr×nh tµi chÝnh
LÞch tr×nh x©y dùng
KÕ ho¹ch ®¸nh gi¸
Néi dung ho¹t ®éng
§¶m b¶o nguyªn vËt liÖu vµ thiÕt bÞ cÇn thiÕt, kÓ c¶ vËn
chuyÓn, xÕp hµng vµo kho vµ lÇn lît ®a ®Õn c¸c ®Þa
®iÓm cña dù ¸n, vµ, nÕu thÝch hîp, t×m mÆt b»ng cho
c¸c c«ng tr×nh x©y dùng, l¾p ®Æt.
C¸c ho¹t ®éng mua s¾m vµ ký hîp ®ång ®Ó mua ®îc
hµng ho¸ vµ dÞch vô cho dù ¸n.
C¸c ho¹t ®éng tuyÓn, ®µo t¹o vµ s¾p xÕp nh©n sù.
Tr×nh tù xóc tiÕn c¸c cam kÕt kinh phÝ cho dù ¸n vµ c¸c
thêi ®iÓm chi tiªu cho dù ¸n.
C¸c ho¹t ®éng tuÇn tù ®Ó tiÕn hµnh x©y dùng c¸c phÇn
c«ng viÖc cña dù ¸n.
C¸c ho¹t ®éng thu thËp sè liÖu vµ thêi gian thùc hiÖn
c¸c ho¹t ®éng ®¸nh gi¸.
30.
Cã nhiÒu ph¬ng ph¸p x©y dùng lÞch tr×nh vµ khi lùa chän ph¶i c©n nh¾c xem
ph¬ng ph¸p nµo sÏ thÝch hîp cho dù ¸n, dÔ sö dông vµ dÔ cËp nhËt lÞch tr×nh. Tèt
nhÊt lµ cã ®îc mét lÞch tr×nh ®¬n gi¶n, kh«ng qu¸ phøc t¹p ®Ó tÊt c¶ c¸c bªn quan t©m
cã thÓ hiÓu vµ sö dông dÔ dµng còng nh thêng xuyªn cËp nhËt ®îc nã. Cã thÓ x©y
dùng lÞch tr×nh díi c¸c h×nh thøc sau:
1. B¶ng c¸c ho¹t ®éng vµ sù kiÖn. C¸ch lËp lÞch tr×nh ®¬n gi¶n nhÊt lµ liÖt kª
thµnh b¶ng c¸c ho¹t ®éng hoÆc sù kiÖn, theo tr×nh tù dù kiÕn sÏ diÔn ra,
cïng víi thêi gian sÏ diÔn ra. Ph¬ng ph¸p nµy thêng thÝch hîp víi
nh÷ng dù ¸n ®¬n gi¶n, tøc lµ nh÷ng dù ¸n chØ cã Ýt bªn chÞu tr¸ch nhiÖm.
2. BiÓu ®å khèi. Khi mét vµi ho¹t ®éng ®îc ®a vµo lÞch tr×nh x¶y ra ®ång
thêi hoÆc chång chÐo vÒ thêi gian thùc hiÖn th× tr×nh bµy díi d¹ng biÓu
®å khèi sÏ tiÖn lîi h¬n bëi nã mang ®Õn cho ngêi sö dông mét bøc tranh
vÒ tr×nh tù c¸c ho¹t ®éng tõ khi b¾t ®Çu cho ®Õn khi kÕt thóc. BiÓu ®å khèi
sÏ chØ ra c¸c thêi ®iÓm b¾t ®Çu vµ kÕt thóc cña mét sù kiÖn, c¸c thêi ®iÓm
®ång thêi diÔn ra c¸c sù kiÖn vµ sù ®an xen c¸c sù kiÖn. Nh÷ng th«ng tin
trªn biÓu ®å, ®Æc biÖt lµ phÇn th«ng tin vÒ c¸c sù kiÖn ®an xen nhau cho
phÐp kÕt luËn nhanh chãng vÒ ¶nh hëng cña sù chËm trÔ cña mét ho¹t
®éng tíi mét ho¹t ®éng kh¸c. ViÖc vÏ vµ ®äc biÓu ®å khèi thêng kh«ng
khã nªn cã thÓ xem xÐt sö dông kiÓu biÓu ®å nµy trong viÖc lËp lÞch tr×nh
cho nh÷ng dù ¸n phøc t¹p võa ph¶i.
3. S¬ ®å m¹ng líi. C¸c s¬ ®å m¹ng líi nh CPM hay PERT rÊt phï hîp
víi nh÷ng dù ¸n phøc t¹p, tøc lµ nh÷ng dù ¸n ph¶i ph©n tÝch, lËp lÞch
tr×nh vµ tæng hîp nhiÒu ho¹t ®éng. Tuy nhiªn, nh÷ng s¬ ®å nµy cã nhîc
®iÓm lµ ®ßi hái ph¶i cã chuyªn m«n ®¸ng kÓ ®Ó x©y dùng vµ sö dông, vµ
nÕu kh«ng ®îc vi tÝnh ho¸, thêng tèn thêi gian cËp nhËt. Tõ gãc ®é
thùc tiÔn, chØ nªn sö dông ph¬ng ph¸p CPM hay PERT khi ngêi ®îc
giao tr¸ch nhiÖm lËp lÞch tr×nh ®· quen thuéc víi c¸c ph¬ng ph¸p nµy.
ViÖc vÏ ra ®îc c¸c s¬ ®å m¹ng líi ®· ®¬n gi¶n ho¸ ®Ó biÓu diÔn mèi
quan hÖ gi÷a c¸c yÕu tè vµ c¸c ho¹t ®éng cô thÓ cña dù ¸n thêng lµ
9
kh«ng khã, song viÖc cËp nhËt l¹i phøc t¹p vµ dÔ bÞ sao l·ng. Tuy nhiªn,
do d¹ng s¬ ®å m¹ng líi thÓ hiÖn ®îc c¸c ®iÓm mµ t¹i ®ã mét vµi ho¹t
®éng nµo ®ã g©y ¶nh hëng ®Õn c¸c ho¹t ®éng kh¸c nªn h×nh thøc s¬ ®å
m¹ng líi ®· ®¬n gi¶n ho¸ thêng h÷u Ých trong viÖc x©y dùng lÞch tr×nh
c¬ b¶n ban ®Çu vµ lµ c¬ së ®Ó lËp b¶n lÞch tr×nh cuèi cïng cho dù ¸n. Phô
lôc 3 cña s¸ch sÏ híng dÉn viÖc x©y dùng vµ sö dông c¸c lÞch tr×nh
m¹ng líi cho viÖc lËp kÕ ho¹ch vµ kiÓm so¸t. Phô lôc 3 còng th¶o luËn
thªm vÒ viÖc c©n ®èi nguån lùc - ®©y chÝnh lµ mét phÇn cña nhiÖm vô lËp
kÕ ho¹ch.
31.
Th«ng thêng, thêi ®iÓm tham chiÕu cña c¸c ho¹t ®éng trong dù ¸n sÏ dùa vµo
ngµy ký hiÖp ®Þnh vay vèn. Cã thÓ hoµn tÊt viÖc x©y dùng lÞch tr×nh thùc hiÖn sau khi
Ng©n hµng ®· phª chuÈn dù ¸n, nhng kh«ng muén h¬n thêi ®iÓm ký kÕt hiÖp ®Þnh
vay vèn.
32.
Trong hÇu hÕt c¸c trêng hîp, x©y dùng lÞch tr×nh thùc hiÖn cuèi cïng lµ c«ng
viÖc tèn nhiÒu thêi gian. V× vËy, lóc ®Çu chØ nªn lªn kÕ ho¹ch cho nh÷ng ho¹t ®éng
hîp lý vµ cã thÓ kiÓm so¸t ®îc dÔ dµng. ViÖc lËp lÞch tr×nh c¸c ho¹t ®éng cßn l¹i cña
dù ¸n sÏ tiÕn hµnh sau khi ®· dù ®o¸n ®îc t¬ng ®èi ch¾c ch¾n lµ chóng sÏ ®îc
thùc hiÖn.
33.
Ph©n chia dù ¸n thµnh c¸c nh¸nh c«ng viÖc sÏ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc
íc tÝnh c¸c yªu cÇu nguån lùc cho mçi c«ng viÖc. Cã thÓ s¾p xÕp c¸c c«ng viÖc theo
møc ®é u tiªn hay biÓu thÞ c¸c c«ng viÖc trªn s¬ ®å m¹ng líi vµ sau ®ã tæng hîp vµo
s¬ ®å hay biÓu ®å tæng thÓ nh»m môc ®Ých kiÓm so¸t dù ¸n. Víi c¸c c«ng viÖc nhá, chi
phÝ cña tõng c«ng viÖc sÏ dÔ dµng íc tÝnh h¬n ®Ó sau ®ã gép l¹i thµnh íc tÝnh chi
phÝ cho c¸c c«ng viÖc chÝnh, vµ cuèi cïng, cho toµn bé dù ¸n. T¬ng tù nh vËy, cã thÓ
m« t¶ chi tiÕt kÕ ho¹ch cho tõng c«ng viÖc ë nh÷ng ph©n cÊp thÊp nhÊt råi tæng hîp
thµnh d¹ng tãm t¾t h¬n gièng nh trong tæng quan vÒ c¸c néi dung dù ¸n chÝnh. Phô
lôc 4 tr×nh bµy thªm híng dÉn vÒ viÖc ph©n chia dù ¸n víi viÖc sö dông mét c«ng cô
gäi lµ c¬ cÊu ph©n chia c«ng viÖc (Work Breakdown Structure- WBS).
D. Tæ chøc thùc hiÖn dù ¸n
34.
Mét trong nh÷ng nhiÖm vô chÝnh cña giai ®o¹n lËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn dù ¸n lµ
chØ ®Þnh ®¬n vÞ tham gia thùc hiÖn dù ¸n vµ x¸c ®Þnh lo¹i h×nh ®¬n vÞ phï hîp nhÊt
tiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng cña dù ¸n. §©y lµ mét néi dung thêng ®îc tiÕn hµnh trong
giai ®o¹n thÈm ®Þnh dù ¸n. Khi ®· quyÕt ®Þnh chän ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n, cÇn x¸c
®Þnh c¸c kiÕn thøc chuyªn m«n vµ tr×nh ®é kÜ n¨ng cÇn thiÕt, kÓ c¶ thuª t vÊn cho dù
¸n.
35.
Trong néi bé ®¬n vÞ thùc hiÖn, cã thÓ thµnh lËp mét bé phËn chÝnh chÞu tr¸ch
nhiÖm thùc hiÖn mét dù ¸n ®Æc biÖt. Nhãm nµy thêng ®îc biÕt ®Õn víi tªn gäi lµ V¨n
phßng qu¶n lý dù ¸n (PMO), vµ trong mét sè trêng hîp ®îc gäi b»ng tªn kh¸c. §©y
lµ bé phËn cã nhiÖm vô lËp kÕ ho¹ch, thùc hiÖn, kiÓm so¸t vµ gi¸m s¸t dù ¸n. C¸n bé
v¨n phßng dù ¸n cã thÓ ®îc lÊy tõ nh©n sù hiÖn t¹i trong ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n hoÆc
tuyÓn thªm/thuª thªm tõ c¸c nguån bªn ngoµi cho thêi gian thùc hiÖn dù ¸n. Phô lôc
5 m« t¶ mét sè chøc n¨ng cña c¸c c¸n bé trong V¨n phßng dù ¸n.
10
E. LËp kÕ ho¹ch qu¶n lý tµi chÝnh vµ kÕ to¸n
36.
LËp kÕ ho¹ch qu¶n lý tµi chÝnh vµ kÕ to¸n bao gåm lËp ng©n s¸ch cho dù ¸n, x©y
dùng hÖ thèng kiÓm so¸t vµ h¹ch to¸n chi phÝ ®Ó ghi chÐp vµ gi¸m s¸t c¸c kho¶n chi
tiªu kh¸c nhau cho dù ¸n. ViÖc lËp kÕ ho¹ch qu¶n lý tµi chÝnh vµ kÕ to¸n còng cÇn ph¶i
cã ph¬ng ph¸p ®Ó ®¶m b¶o ph©n bæ ng©n s¸ch kÞp thêi vµ gi¶i ng©n theo ®óng thñ
tôc vµ quy ®Þnh ®· ®Ò ra; x¸c ®Þnh yªu cÇu kiÓm to¸n kinh phÝ ®Ó kiÓm ®Þnh c¸c kho¶n
chi tiªu phï hîp còng nh ®¸nh gi¸ t×nh h×nh tµi chÝnh cña ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n.
1. LËp ng©n s¸ch dù ¸n
37.
LËp ng©n s¸ch lµ qu¸ tr×nh dù tÝnh vµ íc tÝnh c¸c yªu cÇu tµi chÝnh cña mét dù
¸n, x¸c ®Þnh c¸c nguån kinh phÝ vµ ¸p dông c¸c biÖn ph¸p ®Ó ®¶m b¶o cã ®ñ kinh phÝ
vµo ®óng lóc cÇn thiÕt. MÆc dï qu¸ tr×nh lËp ng©n s¸ch ®îc b¾t ®Çu tõ giai ®o¹n x©y
dùng dù ¸n, khi chi phÝ cho c¸c néi dung c«ng viÖc kh¸c nhau cña dù ¸n ph¶i ®îc
íc tÝnh, qu¸ tr×nh lËp ng©n s¸ch vÉn tiÕp tôc c¶ trong suèt giai ®o¹n thÈm ®Þnh lµ khi
mµ c¸c con sè íc tÝnh ®îc xem xÐt l¹i vµ chØnh lý thªm, vµ thËm chÝ kÐo dµi cho ®Õn
tËn giai ®o¹n thùc hiÖn, khi tiÕn hµnh ph©n bæ vµ ph©n bæ l¹i kinh phÝ nh»m ®¸p øng
chi tiªu thêng xuyªn cho dù ¸n.
38.
Ng©n s¸ch cho toµn dù ¸n ®îc lËp dùa trªn íc tÝnh chi phÝ cho c¸c kÕ ho¹ch
c«ng viÖc chi tiÕt. Nh÷ng chi phÝ nµy ®îc tæng hîp dÇn lªn theo tõng cÊp c«ng viÖc
nh trong c¬ cÊu ph©n chia c«ng viÖc cho ®Õn khi cã ®îc tæng chi phÝ trùc tiÕp cña dù
¸n. ¦íc tÝnh chi phÝ cña c¸c phÇn viÖc do t vÊn vµ c¸c nhµ thÇu kh¸c thùc hiÖn cã thÓ
ph¶i ®îc x¸c nhËn hoÆc ®iÒu chØnh sau c¸c cuéc ®µm ph¸n. Ngoµi c¸c chi phÝ trùc
tiÕp, ph¶i íc tÝnh c¶ c¸c chi phÝ qu¶n lý, c¸c kho¶n dù phßng vµ c¸c chi phÝ tµi chÝnh
kh¸c. KÕt qu¶ cuèi cïng cÇn ph¶n ¸nh mét íc tÝnh kh¸ gÇn víi thùc tÕ nh»m tr¸nh
nh÷ng r¾c rèi sau nµy vÒ mÆt tµi chÝnh do chi kh«ng hÕt hay béi chi. Chi kh«ng hÕt sÏ
g©y l·ng phÝ xÐt vÒ sè vèn ®· ®îc cam kÕt mµ kh«ng ®îc sö dông, trong khi chi vît
ng©n s¸ch dÔ dÉn ®Õn sù chËm trÔ cho dù ¸n nÕu khã t×m ®îc ng©n s¸ch bæ sung.
39.
Phª duyÖt ng©n s¸ch cha ph¶i lµ bíc cuèi cïng cña chu tr×nh dù th¶o ng©n
s¸ch mµ tíi giai ®o¹n thùc hiÖn dù ¸n, cÇn duyÖt l¹i ®Ó xem ng©n s¸ch cã cßn ý nghÜa
s¸t víi thùc tÕ hay kh«ng. Lu«n nhí r»ng ng©n s¸ch chØ ®îc x©y dùng tõ c¸c íc tÝnh
chi phÝ dù ¸n vµo thêi ®iÓm b¾t ®Çu giai ®o¹n lËp kÕ ho¹ch vµ cã thÓ kh«ng cßn chÝnh
x¸c do nh÷ng biÕn ®æi khi chuyÓn sang giai ®o¹n thùc hiÖn. Thêng thêng sau khi
ký kÕt hîp ®ång hay sau khi thay ®æi mét sè h¹ng môc trong dù ¸n hoÆc c¸c phÇn c«ng
viÖc cña dù ¸n ë giai ®o¹n thùc hiÖn sÏ xuÊt hiÖn thªm c¸c th«ng tin bæ sung hay th«ng
tin ®îc cËp nhËt. Bëi vËy nªn kÞp thêi tiÕn hµnh ®iÒu chØnh ng©n s¸ch. Mét ng©n
s¸ch cËp nhËt ®ãng vai trß v« cïng quan träng ®Ó dù tÝnh chi phÝ hoµn thµnh tõng
phÇn viÖc trong dù ¸n. Gi¸m ®èc dù ¸n lu«n ph¶i dù ®o¸n t¬ng ®èi chÝnh x¸c nhu
cÇu ng©n s¸ch cho c¸c ho¹t ®éng ®Ó cÊp kinh phÝ ®ñ vµ ®óng thêi gian, vµ nh vËy sÏ
gióp cho c«ng viÖc khái bÞ t¹m dõng.
40.
Ngoµi c¸c kho¶n chi phÝ trùc tiÕp cña dù ¸n cßn ph¸t sinh c¸c chi phÝ gi¸n tiÕp,
nh chi phÝ hµnh chÝnh vµ chi phÝ qu¶n lý cè ®Þnh. Ph¶i tÝnh to¸n ®Çy ®ñ nh÷ng chi
phÝ nµy vµo ng©n s¸ch dù ¸n vµ ph¶i kiÓm so¸t chóng s¸t sao nh»m tr¸nh trêng hîp
chi phÝ gi¸n tiÕp trë nªn qu¸ cao so víi chi phÝ trùc tiÕp cña dù ¸n. §ång thêi, cÇn dù
11
trï ng©n s¸ch cho c¸c kho¶n dù phßng, nh÷ng môc cã kh¶ n¨ng lµm t¨ng chi phÝ cña
dù ¸n.
41.
Trong viÖc tÝnh to¸n cÊp kinh phÝ cho thùc hiÖn dù ¸n, bªn vay vèn thêng
kh«ng tÝnh tÊt c¶ kho¶n tiÒn cÇn thiÕt cho toµn bé dù ¸n vµo ng©n s¸ch mét n¨m, trong
khi ®ã viÖc ph©n bæ ®îc tÝnh trªn c¬ së tõng n¨m, dùa vµo dù to¸n chi tiªu cña n¨m
®ã. V× vËy Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn cung cÊp cho ngêi dù th¶o ng©n s¸ch nh÷ng con sè
íc tÝnh kinh phÝ cÇn thiÕt ®Ó ®a vµo ng©n s¸ch hµng n¨m cña chÝnh phñ. Mét khã
kh¨n cã thÓ gÆp ph¶i lµ h¹n chÕ vÒ ng©n s¸ch - kh«ng ®ñ tiÒn ®Ó ph©n bæ cho dù ¸n.
ThËm chÝ cã trêng hîp ®· ®îc ph©n bæ nhng viÖc cÊp ph¸t thùc tÕ vÉn bÞ chËm trÔ
hay kh«ng ®îc thùc hiÖn do kho b¹c nhµ níc kh«ng cã tiÒn.
42.
ViÖc dù ®o¸n chi tiªu ®îc dùa trªn lÞch tr×nh thùc hiÖn vµ tõ ®ã cã thÓ tÝnh to¸n
c¸c kho¶n chi theo lÞch tr×nh nh thanh to¸n cho c¸c nhµ thÇu vµ nhµ cung cÊp, mua
®Êt, vµ l¬ng cho c¸n bé V¨n phßng dù ¸n. Nh»m gióp cho viÖc kiÓm so¸t tµi chÝnh,
nªn chia ng©n s¸ch cña c¶ n¨m thµnh ng©n s¸ch theo th¸ng hoÆc quý - c¸ch nµy cho
phÐp Gi¸m ®èc dù ¸n lËp kÕ ho¹ch vµ c©n ®èi luång tiÒn mÆt nh»m tèi u ho¸ viÖc sö
dông ng©n s¸ch hay ®Ó ®¶m b¶o tÝnh liªn tôc trong viÖc cÊp kinh phÝ.
2. H¹ch to¸n chi phÝ
43.
Môc tiªu c¬ b¶n cña h¹ch to¸n chi phÝ lµ cung cÊp cho bªn vay vèn, ®¬n vÞ tham
gia thùc hiÖn vµ Gi¸m ®èc dù ¸n th«ng tin tµi chÝnh phôc vô c«ng t¸c gi¸m s¸t vµ kiÓm
so¸t chi phÝ cña dù ¸n. §Ó sö dông ®îc, th«ng tin ph¶i chÝnh x¸c, cËp nhËt vµ cã hµm
lîng th«ng tin cao. §iÒu nµy cã nghÜa lµ cÇn cã hÖ thèng ñy quyÒn chi vµ duyÖt chi
tiªu, hÖ thèng ghi chÐp sæ s¸ch kÕ to¸n cïng hÖ thèng ph©n lo¹i, ghi chÐp vµ b¸o c¸o
c¸c giao dÞch. Ngoµi ra, c¸c ®iÒu kho¶n trong hîp ®ång cho vay thêng quy ®Þnh ®¬n
vÞ thùc hiÖn më c¸c tµi kho¶n phï hîp cho dù ¸n vµ hµng n¨m nép b¸o c¸o tµi chÝnh
®· kiÓm to¸n cho Ng©n hµng. Mét t×nh tr¹ng thêng gÆp lµ c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn dù ¸n
kh«ng ®¸p øng ®îc quy ®Þnh nµy do chËm trÔ trong viÖc chèt sæ s¸ch kÕ to¸n.
44.
Mét hÖ thèng h¹ch to¸n chi phÝ dù ¸n hiÖu qu¶ ph¶i tÝnh ®îc ®Çy ®ñ tÊt c¶ c¸c
kho¶n chi tiªu cña dù ¸n, so s¸nh nh÷ng chi tiªu nµy víi c¸c dù trï ban ®Çu, t×m ra
nguyªn nh©n g©y chªnh lÖch, x¸c ®Þnh ®îc sè d, hç trî c«ng t¸c thanh to¸n vµ ®a
ra bøc tranh râ rµng vÒ t×nh h×nh chi phÝ cña dù ¸n t¹i bÊt kú thêi ®iÓm nµo.
45.
Nh×n chung, Gi¸m ®èc dù ¸n chÞu tr¸ch nhiÖm x©y dùng hÖ thèng h¹ch to¸n
chi phÝ vµ nép b¶n b¸o c¸o tµi chÝnh ®îc kiÓm to¸n hµng n¨m cho Ng©n hµng. VÒ
®iÓm nµy, hîp ®ång vay vèn thêng quy ®Þnh râ vµ Gi¸m ®èc dù ¸n ph¶i ®Æc biÖt cè
g¾ng ®Ó hoµn thµnh tr¸ch nhiÖm. NÕu nhãm thùc hiÖn dù ¸n thiÕu kÕ to¸n viªn cã
tr×nh ®é chuyªn m«n, Gi¸m ®èc dù ¸n cÇn tuyÓn dông ngay mét ngêi thÝch hîp cho
vÞ trÝ nµy. Phô lôc 6 tr×nh bµy c¸c néi dung c¬ b¶n cña hÖ thèng h¹ch to¸n vµ kiÓm to¸n
chi phÝ dù ¸n.
3. Thñ tôc gi¶i ng©n kinh phÝ
46.
Kinh phÝ ®îc cÊp ®Òu ®Æn lµ yÕu tè quan träng ®èi víi viÖc thùc hiÖn dù ¸n
nhanh chãng. Qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch cho gi¶i ng©n chñ yÕu bao gåm viÖc x©y dùng
c¸c thñ tôc x¸c minh tÝnh ®óng ®¾n cña c¸c kho¶n thanh to¸n, c¸c thñ tôc thanh to¸n
12
- Xem thêm -