Tài liệu Quản trị nhân lực công ty tnhh giải pháp công nghệ ibf việt nam

LỜI MỞ ĐẦU Cùng với thời gian và sự phát triển của đất nước, nền kinh tế Việt Nam đã bước vào thời kỳ phát triển mới: chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhà nước. Cơ chế thị trường đã tạo điều kiện thuận lợi cho sự xuất hiện của hàng loạt các doanh nghiệp mới với sự đa dạng phong phú của các sản phẩm. Tuy nhiên đây cũng chính là nhân tố làm cho nền kinh tế thị trường ở Việt Nam trở nên cạnh tranh quyết liệt. Các công ty luôn hoạt động trong một môi trường kinh doanh chưa đựng những yếu tố đầy biến động: Những tiến bộ không ngừng của công nghệ, sự biến đổi về môi trường kinh tế-văn hóa quốc tế sự hoàn thiện của hệ thống pháp luật,sự biến động của lực lượng khách hàng và sự biên đổi của những đối thủ cạnh tranh.Đây không phải là khó khăn của riêng công ty nào cả mà là khó khăn chung của các công ty hiện nay. Trong đó có các công ty Việt Nam nói chung và Công ty giải pháp công nghệ IBF Việt Nam nói riêng. Tồn tại và phát triển không phải là một điều dễ dàng đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, thế nhưng Công ty giải pháp công nghệ IBF Việt Nam đã có những bước chuyển biến đáng mừng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, ngày càng xác lập vai trò vị trí của mình trên thương trường. Kết cấu bài báo cáo thực tập tổng họp gồm 3 phần : Phần 1 : Giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp Phần 2 : Nội dung thực tập (nội dung và hình ảnh liên quan) Phần 3 : Thực trạng và giải pháp phát triển. NỘI DUNG Chương I: Giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty. 1.1.1 Thông tin doanh nghiệp -Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH giải pháp công nghệ IBF Việt Nam -Tên giao dịch: Viet Nam IBF TECHNOLOGY SOLUTIONS COMPANY LIMITED -Địa chỉ: 124 Phùng Khoang – Trung Văn – Nam Từ Liêm – Hà Nội -Giấy phép đăng ký kinh doanh số : 0106584612 do Sở kế hoạch và đầu tư Thành Phố Hà Nội cấp 26/6/2014 -Mã số thuế : 0106584612 53 -Tài khoản số : 21510001463221 tại Ngân hàng BIDV chi nhánh Cầu Giấy -Điện thoại: 043 998 7566 -Hotline: 0977 907 706 -Email: [email protected] -Website: ibfvn.vn -Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh theo hình thức : Công ty TNHH và hoạt động theo Luật doanh nghiệp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. 1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển: a. Quá trình thành lập: Công ty Cổ phần Công nghệ thông tin Đất Việt được thành lập ngày 26 tháng 6 năm 2014 theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0106584612, với chức năng cung cấp các thiết bị tin học, điện, điện tử, giải pháp toàn diện cho ngành công nghệ thông tin, đào tạo và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực công nghệ thông tin, sản xuất phần mềm tin học. Nhờ số lượng nhân viên có trình độ kỹ thuật cao, đầy nhiệt huyết và tinh thần phục vụ tận tình hiệu quả, IBF Việt Nam đã thiết lập được cơ sở hạ tầng vững chắc để phát triển. b. Quá trình phát triển: Ngày đầu thành lập, Đất Việt chỉ có 05 người làm việc trong một cửa hàng diện tích lớn hơn 60m2. Sau hơn 3 năm hoạt động, hiện nay quy mô công ty tăng lên với gần 40 nhân viên và 2 địa điểm kinh doanh có diện tích gần 200m2. Gắn liền quá trình hoạt động phát triển của IBF Việ Nam là những sự kiện và chính sách kinh doanh mang tính đột phá trong lĩnh vực kinh doanh các giải pháp công nghệ thông tin và chính sách kinh doanh "bán giá bán buôn đến tận tay người tiêu dùng", chính sách bảo hành "1 đổi 1 trong vòng 6 tháng". Qua đó, IBF Việt Nam luôn duy trì được tốc độ tăng trưởng cao, toàn diện về mọi mặt một cách bền vững so với các công ty kinh doanh cùng lĩnh vực trên cùng địa bàn hoạt động. Khách hàng luôn tin tưởng IBF Việt Nam bởi các chính sách, cam kết, dịch vụ...mà rất nhiều công ty giải pháp công nghệ khác không làm được. Từ khi thành lập đến nay với sự năng động và nhiệt tình của Ban Giám đốc và đội ngũ nhân viên trẻ đầy nhiệt huyết đã giúp công ty trở thành địa chỉ tin cậy của khách 54 hàng trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Điều đó đã chứng minh bằng các dự án lớn của công ty đã tham gia đảm nhiệm Tham gia ngày hội công nghệ thông tin ngành giáo dục và đào tạo Quận Nam Từ Liêm lần thứ II Cụm tiểu học năm học 2014-1015 Trải qua quá trình hình thành và phát triển, IBF Việt Nam đã vượt qua các giai đoạn khó khăn và liên tục phát triển vững vàng và đáng tin cậy của khách hàng là một địa chỉ quen thuộc cung cấp,chuyển giao và đào tạo các giải pháp công nghệ trong giáo dục với các trường Tiểu học trong khu vực thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận. Công ty đã và đang phát triển lớn mạnh cùng các mối quan hệ bền vững, tạo dựng độ tin cậy hiệu quả với các đối tượng khách hàng. IBF Việt Nam đã khẳng định được thương hiệu là nơi cung cấp các giải pháp công nghệ bao gồm: Camera, Laptop,Bảng tương tác công nghệ thông tin áp dụng trong ngành giáo dục, Máy chiếu, Wifi, Phần mềm giáo dục, ... 1.2 Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị thực tập Công ty TNHH giải pháp công nghệ IBF Việt Nam 1.2.1 Chức năng Công ty TNHH giải pháp công nghệ IBF Việt Nam là địa chỉ cung cấp các sản phẩm 55 liên quan tới công nghệ thông tin trong giáo dục bao gồm: Camera, máy chiếu, bảng tương tác, Máy tính laptop, phần mềm giáo dục,... 1.2.2 Nhiệm vụ Tham gia với các cơ quan trong ngành giáo dục xây dựng các kế hoạch chương trình phát triển, nâng cao, bồi dưỡng cán bộ theo các định hướng chung của Bộ giáo dục. 1.3 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH giải pháp công nghệ IBF Việt Nam 1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty: Ban Giám Đốc Phòng kinh doanh Phòng dự án Phòng kế toán Phòng kĩ thuật 1.3.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban  Ban Giám đốc (Management): -Hoạt động kinh doanh và các công việc khác của Công ty phải chịu sự quản lý hoặc chỉ đạo thực hiện của Ban Giám đốc. Ban Giám đốc có trách nhiệm định hướng chiến lược phát triển và phương án đầu tư của Công ty trên cơ sở các định hướng đã được Hội đồng cổ đông thông qua, thông qua việc hoạch định các chính sách, ra nghị quyết cho từng thời kỳ phù họp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.  Giám đốc ( Director): -Là người đại diện tư cách pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc và trước pháp luật về điều hành mọi hoạt động của công ty.Có quyền kí nhận vốn (kể cả nợ), đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác để quản lí và sử dụng theo mục tiêu, nhiệm vụ của Ban Giám đốc giao.  Phòng kế toán ( Accout Derp): -Đây là phòng có chức năng vô cùng quan trọng giúp Ban Giám đốc tổ chức và chỉ đạo thực hiện công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và tổ chức hạch toán kinh tế trong toàn bộ công ty theo chế độ chính sách, điều lệ của các tổ chức Tài chính kế toán, pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước và những quy định cụ thể của Tổng công ty về quản 56 lý kinh tế tài chính. Cụ thể là thực hiện các nhiệm vụ kế toán của doanh nghiệp và cung cấp các số liệu cần thiết cho Ban Giám đốc cũng như các bộ phận kinh doanh để phân tích kịp thời và đưa ra những quyết định đúng đắn trong kinh doanh.  Phòng dự án : -Lên kế hoạch dự án của công ty về công nghệ thông tin trong các tỉnh Miền Bắc. -Tư vấn triển khai các dự án.  Phòng kinh doanh -Thực hiện xây dựng chiến lược, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc của Phòng từng tháng để trình Tổng giám đốc phê duyệt. -Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phòng để hoàn thành ngân sách năm, kế hoach công việc của phòng/ban đã được phê duyệt từng thời kỳ. -Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của Công ty và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban điều hành. -Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của Phòng; đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến, giúp nâng cao hoạt động của Công ty. -Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Ban điều hành phân công.  Lĩnh vực Quan hệ khách hàng -Tham mưu xây dựng chính sách bán hàng, bao gồm chính sách về giá, khuyến mãi, chiết khấu & các chương trình quảng bá, tiếp cận đến khách hàng để trình Tổng giám đốc phê duyệt. -Đề xuất chính sách cho khách hàng, nhóm khách hàng, trình Tổng giám đốc và thực hiện theo chính sách được phê duyệt. -Lập mục tiêu, kế hoạch bán hàng trình Tổng giám đốc phê duyệt định kỳ và thực hiện tổ chức triển khai bán các sản phẩm & dịch vụ thuộc chức năng nhằm đạt mục tiêu đã được phê duyệt. Tuân thủ các quy định của Công ty trong công tác đề xuất các chính sách cho khác hàng khi cung cấp các sản phẩm & dịch vụ thuộc chức năng nhiệm vụ. -Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng mục tiêu của Công ty. -Tìm kiếm khách hàng thực hiện đầu tư, góp vốn liên doanh, liên kết theo kế hoạch và chiến lược phát triển của Công ty. 57 -Tìm kiếm, duy trì và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Chăm sóc khách hàng theo chính sách của Công ty. -Thu thập và quản lý thông tin khách hàng và hồ sơ khách hàng theo quy định. Đầu mối về việc thu nhập, quản lý thông tin khách hàng để phục vụ cho công tác đánh giá xếp hạng khách hàng, thẩm định và tái thẩm định các hồ sơ khách hàng.  Lĩnh vực Tư vấn Tài chính và Phát triển sản phẩm -Định kỳ thu thập và phân tích thông tin ngành, nhu cầu của thị trường nhằm tham mưu cho Ban điều hành định hướng, định vị thị trường, định vị sản phẩm thỏa mãn nhu cầu thị trường. -Định kỳ, đầu mối trong việc đánh giá hiệu quả của các sản phẩm & dịch vụ hiện tại, từ đó phân tích, nghiên cứu để thực hiện việc cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ Công ty. -Thực hiện việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới: -Đầu mối xây dựng các quy trình, quy chế liên quan đến sản phẩm và bán sản phẩm & dịch vụ của Công ty. -Tham gia là thành viên thường trực của Ban Nghiên cứu và Phát triển sản phẩm của Công ty. Chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tổ chức hoạt động và đánh giá kết quả Ban đạt được mục tiêu đã được Tổng giám đốc phê duyệt. -Thực hiện các dự án tư vấn tài chính cho khách hàng, bao gồm: Tư vấn dòng tiền, cấu trúc tài chính, kiểm soát chi phí, công nghệ thông tin, quản trị và các dịch vụ tư vấn tài chính khác.  Phòng kĩ thuật - Hỗ trợ tất cả các dự án của công ty - Đảm nhiệm chức năng thi công, lắp đặt các thiết bị của công ty như Camera, máy chiếu, bảng tương tác, wifi,... - Lập kế và thực hiện bảo trì bảo dưỡng các sản phẩm của công ty. - Báo cáo kết quả thi công, lắp đặt, bảo trì, bảo dưỡng lên ban Giám Đốc công ty. 1.4 Sơ lược về tình hình hoạt động của công ty Hiện nay công ty TNHH giải pháp công nghệ IBF Việt Nam đang kinh doanh đa ngành nghề bao gồm: 58 STT Tên ngành Mã ngành 1 Lập trình máy vi tính 62010 2 Sản xuất linh kiện điện tử 26100 3 4 5 6 Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ khác chưa được phân vào đâu Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh Bán lẻ thiết bị nghe nhìn trong các cửa hàng chuyên doanh Bán lẻ sách, báo, tạp chí văn phòng phẩm trong các cửa hàng chuyên doanh 7490 4741 47420 47610 7 Dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp 82110 8 Photo, chuẩn bị tài liệu và các hoạt động hỗ trợ văn phòng đặc biệt khác 8219 9 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu 82990 10 Giáo dục mầm non 85100 11 Giáo dục khác chưa được phân vào đâu 85590 12 Dịch vụ hỗ trợ giáo dục 85600 13 Hoạt động sáng tác, nghệ thuật và giải trí 90000 14 Hoạt động vui chơi giải trí khác chưa được phân vào đâu 93290 15 In ấn 18110 16 Dịch vụ liên quan đến in 18120 17 Sao chép bản ghi các loại 18200 18 Nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận 73200 19 Quảng cáo 73100 20 Hoạt động tư vấn quản lý 70200 21 Sản xuất máy vi tính và thiết bị ngoại vi của máy vi tính 26200 22 Sản xuất thiết bị truyền thông 26300 23 Sản xuất sản phẩm điện tử dân dụng 26400 59 24 Sản xuất máy móc và thiết bị văn phòng (trừ máy vi tính và thiết bị ngoại vi của máy vi tính) 28170 25 Đại lý, môi giới, đấu giá 4610 26 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình 4649 27 Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm 46510 28 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông 46520 29 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác 4659 30 Xuất bản phần mềm 58200 31 Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính 62020 32 Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính 62090 33 Xử lý dữ liệu, cho thuê và các hoạt động liên quan 63110 34 Cổng thông tin 63120 35 Hoạt động hỗ trợ dịch vụ tài chính chưa được phân vào đâu 66190 36 Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác 7730 Trong đó lĩnh vực cung cấp các thiết bị phục vụ cho ngành giáo dục được công ty đưa vào thế mạnh để phát triển với tiền thân là công ty chuyên về các phần mềm và thiết bị giáo dục. Các sản phẩm nổi bật của công ty bao gồm: - Camera: + IP QTX – 9321IP + IP QTX – 9253IP + IP QTX – 9411 KIP + Camera thân QTX 1210 + Camera thân QTX 1320 + Camera thân QTX 1310R + Camera thân QTX 1119 + Camera Dome QTX – 4122 + Camera Dome QTX 4128 + Camera Dome QTX 4120 60 + Camera thân QTX 3300 - Máy chiếu: Với các hãng sản xuất máy chiếu hàng đầu như Epson, infocus, nec,panasonic, viewsonic, optoma. Hiện tại máy chiếu Epson S31 được khách hàng lựa chọn nhiều nhất vì nó mang trong mình các công nghệ nổi trội như thuận tiện kết nối máy chiếu Epson EB-S31 trực tiếp vào máy tính, điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng, mà không cần dây. Một loạt các tính năng không dây được xây dựng trong để làm cho nó dễ dàng để kết nối không dây với một máy tính hoặc laptop thông qua một kết nối trực tiếp peer-to-peer. Ngoài ra kết nối không dây với một mạng lưới để trình bày, hoặc giám sát / điều khiển máy chiếu qua mạng không dây. (Wireless LAN không bao gồm nhưng có thể được mua riêng). Epson iProjection App Hiển thị và kiểm soát nội dung từ các thiết bị iPhone, iPad hoặc iPod touch và Android của bạn với Epson iProjection App và bất kỳ máy chiếu Epson lân cận không dây hoặc kết nối mạng. Ứng dụng miễn phí này cho phép các chiến binh đường đi ánh sáng và hiện tại từ các thiết bị di động của họ. Đối với giáo viêndễ dàng để đi bộ xung quanh lớp mà vẫn còn có thể chia sẻ nội dung hấp dẫn với học sinh. Các ứng dụng dễ dàng để sử dụng và điều hướng với các tùy chọn trình đơn trực quan làm cho nó đơn giản để mang lại nội dung hay và hấp dẫn trên màn hình chiếu lớn - Bảng tương tác: - Máy chiếu đa vật thể: 1.5 Phương hướng phát triển của công ty Tiếp tục phát triển các sản phẩm dịch vụ công ty đang kinh doanh để trở thành địa chỉ tin cậy và quen thuộc của các nhà trường cơ sỏ giáo dục của thành phố hà nội và các tỉnh lân cận Đưa ngành giáo dục của Việt Nam phát triển tốt hơn nữa với việc áp dụng công nghệ thông tin vào giáo dục giúp các bài giảng trở nên sinh động và linh hoạt có tính tương tác cao. Ngoài ra, hiện tại công ty đang có phương hướng mở rộng ngành nghề kinh doanh với lĩnh vực cung cấp các giải pháp toàn diện về nội thất bao gồm: Trần vách thạch cao, giấy 61 dán tường, Tranh vẽ 3D trên tường, gạch 3D, đồ nội thất sofa – ghế - giường – tủ ,.... -----------------------------------------------------------------------------------------------------Chương 2: Nội dung thực tập tại doanh nghiệp – Công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ IBF Việt Nam 2. Nghiệp vụ nghề nghiệp được thực tập tại công ty TNHH Giải Pháp Công Nghệ IBF Việt Nam 2.1 Lý do chọn đề tài Trong bối cảnh đổi mới nền kinh tế và xu thế hội nhập kinh tế quốc tế nhất là khi Việt Nam đã là thành viên chính thức của Tổ chức thương mại thế giới WTO, các doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước các cơ hội phát triển và những thách thức mới. Điều đó đỏi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam nếu không muốn bị đào thải phải không ngừng làm mới và hoàn thiện mình. Nhiều doanh nghiệp nhờ có sự thích ứng với tình hình mới đã nâng cao được hiệu quả trong hoạt động kinh doanh cũng như củng cố vị thế, nâng cao uy tín của mình, đứng vững và phát triển trên thị trường đầy cạnh tranh. Nhưng bên cạnh đó cũng có không ít những doanh nghiệp còn thụ động, phản ứng chậm chạp với những biến động của nền kinh tế. Không phát huy được những thế mạnh, khắc phục những điểm yếu của mình để kết cục là bị đào thải trong quy luật vốn khắc nghiệt của nền kinh tế thị trường. Có nhiều yếu tố tạo nên sự thành công của doanh nghiệp, nguồn lực là một trong những yếu tố đó: Nguồn lực tài chính, nguồn lực nhân sự… Nguồn lực nào cũng quan trọng và cùng hỗ trợ cho nhau tạo nên sự thành công của doanh nghiệp ấy. Một doanh nghiệp cho dù có nguồn tài chính phong phú lớn mạnh cũng trở nên vô nghĩa khi thiếu đi yếu tố con người. Con người sẽ biến những máy móc thiết bị hiện đại phát huy có hiệu quả hoạt động của nó trong việc tạo ra sản phẩm. Nói đến con người trong một tổ chức không phải là một con người chung chung mà là nói tới số lượng và chất lượng hay chính là năng lực phẩm chất, công suất, hiệu quả làm việc của người lao động. Tất cả các hoạt động trong một doanh nghiệp đều có sự tham gia trực tiếp hay gián tiếp của con người, nếu doanh nghiệp tạo lập sử dụng tốt nguồn này thì đó là một lợi thế rất lớn so với các doanh nghiệp khác trên thị trường. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết tìm kiếm, sử dụng và biết khai thác nguồn lực này có hiệu quả nhất là đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Vì vậy, để 62 nâng cao hiệu quả trong quá trình hoạt động kinh doanh, để nâng cao chất lượng trong công tác quản trị nhân sự, công tác tuyển dụng nhân sự - "đầu vào" để có một nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao, có đạo đức phải được đặt lên hàng đầu. Xuất phát từ sự thay đổi về cách nhận thức của bản thân về công tác tuyển dụng nhân sự và tầm quan trọng của nó, trong thời gian tìm hiểu thực tế tại môi trường công ty em đã chọn đề tài “ Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH giải pháp công nghệ IBF Việt Nam” để có thể hiểu biết thêm về công tác tuyển dụng nhân sự và đóng góp ý kiến của mình để phần nào đó nâng cao chất lượng tuyển dụng cho công ty TNHH Thiên Thiên Nhân. 2.2 Phạm vi nghiên cứu của đề tài Tập trung chủ yếu vào các vấn đề nhân sự và đặc biệt là công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty trong thời kỳ hiện tại và kế hoạch trong tương lai. 2.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Trên cơ sở nghiên cứu những lý luận cơ bản và thực trạng của công tác tuyển dụng nhân sự của công ty, phát hiện ra những ưu điểm và những mặt còn tồn tại để đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng công tác tuyển dụng nhân sự, giúp cho doanh nghiệp có được đội ngũ lao động chất lượng cao. 2.4 Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu đề tài, các phương pháp được nghiên cứu trong bài báo cáo chủ yếu là: Phương pháp quan sát, phương pháp phỏng vấn và phương pháp thu thập thông tin thực tế từ công ty.  Phương pháp thu thập thông tin Thu thập thông tin trực tiếp tại Công ty, tham khảo tài liệu số liệu lao động của các năm trước còn lưu giữ lại, các văn bản của Công ty. Sự hướng dẫn trực tiếp và giúp đỡ của lãnh đạo Công ty. Những kiến thức học được từ các bài giảng, sách giáo khoa, tài liệu của các giảng viên trong và ngoài nhà trường, thông tin trên internet, các bài luận văn, báo cáo thực tập của sinh viên các năm trước.  Phương pháp quan sát Việc quan sát cung cấp sự hiểu biết về những gì các thành viên của tổ chức thực sự đang làm. Nhìn nhận trực tiếp các quan hệ tồn tại giữa những người ra quyết định và các thành viên khác của tổ chức 2.5 Bố cục của đề tài 63 Bố cục của đề tài được chia làm 3 phần:  Cơ sở lý luận  Thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH giải pháp công nghệ IBF Việt Nam.  Một số giải pháp hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH giải pháp công nghệ IBF Việt Nam. 3. Cơ sở lý luận 3.1 Khái niệm về tuyển dụng Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn từ nhiều nguồn khác nhau những nhân viên đủ khả năng đảm nhận những vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển. Tuyển dụng nhân sự là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức. Mọi tổ chức đều phải có đầy đủ khả năng để thu hút đủ số lượng và chất lượng lao động để nhằm đạt được các mục tiêu của mình. Quá trình tuyển dụng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của quá trình tuyển chọn. trong thực tế sẽ có người lao động có trình độ cao nhưng họ không được tuyển chọn vì họ không được biết các thông tin tuyển dụng, hoặc không có các cơ hội nộp đơn xin việc. 3.2 Nguyên tắc tuyển dụng Tuyển dụng cán bộ, công nhân viên phải xuất phát từ lợi ích chung của doanh nghiệp và xã hội. Phải dựa vào khối lượng công việc và yêu cầu cụ thể của từng loại công việc để tính tới khả năng sử dụng tối đa năng lực của họ. Khi tuyển dụng phải nghiên cứu thận trọng và toàn diện cá nhân, phẩm chất, năng lực cá nhân nhân viên. 3.3 Tầm quan trọng của tuyển dụng Công tác tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp có một ý nghĩa cực kỳ to lớn, có tính chất quyết định đến sự thành bại của mỗi doanh nghiệp. Tuyển dụng nhân sự có tác động trực tiếp đến doanh nghiệp, đến người lao động và xa hơn còn tác động đến sự phát triển kinh tế- xã hội của đất nước.  Đối với doanh nghiệp 64 Tuyển dụng có hiệu quả sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một đội ngũ lao động lành nghề, năng động, sáng tạo, bổ sung nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuyển dụng tốt giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các mục tiêu kinh doanh hiệu quả nhất. Từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh, phát triển đội ngũ, đáp ứng yêu cầu hoạt động kinh doanh trong điều kiện toàn cầu hóa. Đồng thời tuyển dụng nhân sự tốt giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng chi phí kinh doanh và sử dụng có hiệu quả nguồn ngân sách của doanh nghiệp.  Đối với người lao động Tuyển dụng nhân sự giúp cho người lao động trong doanh nghiệp hiểu rõ thêm về triết lý, quan điểm của các nhà quản trị, từ đó sẽ định hướng cho họ theo những quan điểm đó. Đồng thời tuyển dụng nhân sự còn tạo ra không khí thi đua, tinh thần cạnh tranh trong nội bộ những người lao động của doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.  Đối với xã hội Việc tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp giúp cho việc thực hiện các mục tiêu kinh tế - xã hội như: Người lao động có việc làm, có thu nhập, giảm bớt gánh nặng xã hội như thất nghiệp và các tệ nạn xã hội khác. Đồng thời việc tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp còn giúp cho việc sử dụng nguồn lực của xã hội một cách hữu ích nhất. 3.4 Nguồn và phương pháp tuyển dụng Doanh nghiệp có thể tuyển dụng nhân sự từ hai nguồn cơ bản đó là: Lực lượng bên trong doanh nghiệp và lực lượng bên ngoài doanh nghiệp. 3.4.1 Nguồn và phương pháp tuyển dụng bên trong doanh nghiệp Nguồn bên trong được giới hạn ở người lao động đang làm việc ở bên trong doanh nghiệp nhưng lại có nhu cầu thuyên chuyển đến công việc khác mà doanh nghiệp đang có nhu cầu tuyển dụng. Để nắm được những nguồn này các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải lập các loại hồ sơ khác nhau như: Hồ sơ nhân sự, hồ sơ phát triển nhân sự và hồ sơ sắp xếp lại nhân lực. Thông tin về mỗi nhân viên được thu thập, cập nhật dưới các bản tóm tắt và lưu trữ trong hai loại hồ sơ đầu. Đó là các dữ liệu về trình độ học vấn, sở thích 65 nghề nghiệp cũng như các sở thích cá nhân khác, các kỹ năng và cá năng lực đặc biệt, các lớp đào tạo và bồi dưỡng đã qua. Những thông tin này sẽ được cá nhà quản trị sử dụng để xem xét khả năng đề bạt hay thuyên chuyển nhân viên đến những vị trí công tác mới khi cần thiết. Loại hồ sơ thứ ba thường được trình bày dưới dạng sơ đồ sắp xếp loại nhân lực. Nó cho phép thấy được khả năng thăng tiến đối với những người sẽ thay thế một số vị trí quan trọng nào đó trong doanh nghiệp.  Ưu điểm: Hình thức tuyển dụng nhân viên từ nội bộ doanh nghiệp thường được ưu tiên hàng đầu do các ưu điểm sau so với tuyển các ứng ở bên ngoài doanh nghiệp: Thứ nhất: Nó cho phép doanh nghiệp sử dụng hiệu quả hơn nhân sự hiện có. Cùng với thời gian và sự phát triển của doanh nghiệp, trong quá trình lao động nhân viên có thể thay đổi về nhân sự, nhờ vậy sẽ khai thác tốt hơn về năng lực đó. Bên cạnh đó còn có bộ phận nhân sự dư thừa, vì vậy cần bố trí, sử dụng họ vào những công việc phù hợp hơn. Thứ hai: tuyển trực tiếp nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp sẽ tạo cơ hội thăng tiến cho mọi người. khi làm việc trong doanh nghiệp mọi người đều mong có cơ hội thăng tiến. Được thăng tiến nhân viên cảm thấy những thành tích của mình được các nhà quản trị biết đến và đánh giá đúng mức. Bản thân họ có điều kiện thể hiện trình độ và tài năng ở cương vị công tác mới, môi trường và cuộc sống được cải thiện. Vì vậy nếu doanh nghiệp tạo ra cơ hội thăng tiến cho mọi người sẽ làm cho họ nhiệt tình và yên tâm làm việc lâu dài cho doanh nghiệp. Thứ ba: Đây không phải là tuyển nhân viên mới mà là tuyển nhân viên hiện hành, những người đã quen thuộc, thông hiểu cơ cấu và những mối quan hệ trong doanh nghiệp, thích ứng với môi trường làm việc, có khả năng hội nhập nhanh chóng, nhân viên của doanh nghiệp đã được thử thách về lòng trung thành, thái đọ làm việc, tinh thần trách nhiệm trong công việc. Nhân viên của doanh nghiệp cũng sẽ dể dàng, thuận lợi hơn trong thực hiện công việc vì họ hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp, mau chóng thích nghi với điều kiện làm việc mới và biết tìm giải pháp mau chóng đạt được mục tiêu đó. Thứ tư: chi phí tuyển dụng thấp.  Nhược điểm 66 Một là: hạn chế về số lượng cũng như chất lượng ứng viên. Hai là: gây ra xáo trộn trong tuyển dụng, vị trí đang ổn định có thể trở nên thiếu người do nhân sự chuyển sang công việc khác và lại cần phải tuyển dụng tiếp tục. Hơn nữa nó có thể gây ra hiện tượng mất đoàn kết nội bộ do các nhân viên cạnh tranh với nhau để vào được vị trí mới, ảnh hưởng đến bầu không khí của doanh nghiệp. Ba là: việc tuyển nhân viên trong doanh nghiệp có thể gây ra hiện tượng xơ cứng do các nhân viên này đã quen với công việc ở cương vị cũ, hạn chế khả năng sáng tạo. Họ dễ rập khuôn và làm theo cách cũ, không dấy lên dược bầu không khí thi đua mới trong doanh nghiệp. Bốn là: trong doanh nghiệp dễ hình thành các nhóm “ứng viên không thành công” họ là những người ứng cử vào một chức vụ nào đó còn trống nhưng không được tuyển chọn từ đó có tâm lý bất hợp tác, mất đoàn kết, dễ chia bè phái ảnh hưởng tới chất lượng công việc của doanh nghiệp.  Phương pháp Phương pháp thu hút thông qua bảng thông báo tuyển mộ, đây là bản thông báo về các vị trí công việc cần tuyển người. Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Qua kênh thông tin này chúng ta có thể phát hiện được những người có năng lực phù hợp với yêu cầu của công việc, một cách cụ thể và nhanh. Phương pháp thu hút căn cứ vào các thông tin trong: "Danh mục các kỹ năng", mà các tổ chức thường lập về từng cá nhân người lao động, lưu trữ trong phần mềm nhân sự của các công ty. Trong bảng này thường bao gồm các thông tin như: các kỹ năng hiện có, trình độ giáo dục và đào tạo, quá trình làm việc đã trải qua, kinh nghiệm nghề nghiệp và các yếu tố liên quan khác đến phẩm chất cá nhân người lao động cần tuyển dụng. 3.4.2 Nguồn và phương pháp tuyển dụng bên ngoài doanh nghiệp Là tuyển dụng nhân sự từ bên ngoài thị trường lao động. một doanh nghiệp thu hút lao động tham gia tuyển dụng từ nguồn bên ngoài cần quan tâm đến các yếu tố như thị trường sức lao động, công việc cần tuyển người, vị thế của doanh nghiệp, chính sách nhân sự của doanh nghiệp và của chính quyền địa phương nơi doanh nghiệp hoạt động kinh doanh, khả năng tài chính của doanh nghiệp. 67 Nguồn lao động từ bên ngoài sẽ giúp doanh nghiệp bổ sung cả về số lượng và chất lượng cho quá trình thực hiện các mục tiêu đã đề ra.  Ưu điểm: Thứ nhất: Nguồn ứng viên phong phú, đa dạng về số lượng và chất lượng. Đây là những người được trang bị kiến thức tiên tiến và có hệ thống. Thứ hai: môi trường làm việc và công việc mới giúp người lao động thích thú, hăng say làm việc, thể hiện năng lực của bản thân trong công việc. Hơn nũa những người này thường có cách nhìn mới đối với tổ chức. Thứ ba: Người sử dụng lao đông có điều kiện huấn luyện từ đầu nguyên tack làm việc và những quy định về công việc có ý định giao cho nhân viên mới. Thứ tư: Thông thường người lao động mới tuyển dụng hòa nhập vào môi trường doanh nghiệp thông qua thực hiện công việc để làm quen với các nhân viên và người quản lý của doanh nghiệp. Thứ năm: Được thay đổi môi trường làm việc giúp cho người lao động có sinh khí mới cho động cơ làm việc. vì vậy họ làm việc hăng say, sáng tạo và tận tâm với công việc, đó cũng là để họ tự thể hiện bản thân với đồng nghiệp trong môi trường làm việc mới. Thứ sáu: Không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố ràng buộc tiêu cực (nếu có) của doanh nghiệp nên người lao động hăng hái làm việc và có tinh thần đổi mới. Họ có khả năng thay đổi việc làm cũ của tổ chức mà không sợ những người khác trong tổ chức phản ứng.  Nhược điểm Thứ nhất: Môi trường làm việc mới gây không ít khó khăn cho người lao động và người sử dụng lao động như chưa hiểu biết hoàn cảnh khả năng chuyên sâu, thậm chí tính cách, cách ứng xử vì vậy có thể cản trở sự giao tiếp khó khăn trong việc thực hiện hài hòa mục tiêu của người lao động và của doanh nghiệp. Thứ hai: Tuyển lao động từ nguồn bên ngoài làm cho doanh nghiệp phải bỏ ra chi phí cao hơn và thời gian nhiều hơn cho việc tìm kiếm, tuyển chọn và hội nhập nhân viên. Đồng thời doanh nghiệp không tận dụng và không khai thác được nguồn lực có sẵn của mình. Do vậy việc giải quyết tuyển dụng nguồn nào phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và nhiều yếu tố khác của doanh nghiệp sao cho phù hợp và mang lại 68 hiệu quả kinh tế cao.  Phương pháp Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ công chức trong tổ chức. Phương pháp thu hút nguồn tuyển dụng qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như: Trên các kênh của đài truyền hình, đài phát thanh, trên các báo, tạp chí và các ấn phẩm khác. Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm. Đây là phương pháp thu hút đang áp dụng phổ biến ở nước ta nhất là đối với các doanh nghiệp hay tổ chức không có bộ phận chuyên trách về Quản trị nhân lực. Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua các hội chợ việc làm. Đây là phương pháp mới đang được nhiều các tổ chức áp dụng. Phương pháp thu hút này cho phép các ứng viên được tiếp xúc trực tiếp vơi nhiều nhà tuyển dụng, mở ra khả năng lựa chọn rộng hơn với quy mô lớn hơn. Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua việc cử cán bộ của phòng nhân sự tới tuyển mộ trực tiếp tại các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề. 3.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng 3.5.1 Nhân tố bên trong của doanh nghiệp Mục tiêu phát triển của doanh nghiệp: trong thực tế khi tiến hành mọi hoạt động của doanh nghiệp nói chung và đối với công tác tuyển dụng nói riêng thì nhà quản trị đều phải căn cứ vào mục tiêu phát triển, chiến lược của doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp đều có một sứ mạng, một mục tiêu riêng và tất cả các hoạt động đều được tiến hành để theo đuổi mục tiêu đó. Để theo đuổi mục tiêu và chiến lược đó các bộ phận lại căn cứ vào đó để bố trí công việc, bố trí nhân sự sao cho phù hợp. Do vậy công tác tuyển dụng nhân sự cũng phụ thuộc vào từng bộ phận, từng loại mục tiêu mà đưa ra kế hoạch và thực hiện kế hoạch tuyển dụng cho đúng. Hình ảnh uy tín của doanh nghiệp: người lao động luôn muốn được làm việc ở một công ty có cơ hội thăng tiến, ít bị đe dọa bị mất việc, có khả năng phát triển tài năng của mình. Đây là điều kiện tốt để một công ty có thể thu hút được nhiều ứng viên giỏi. Nếu một công ty có uy tín về chất lượng sản phẩm thì cũng có nghĩa là công ty đang sở hữu nhiều ứng viên giỏi và có khả năng thu hút nhiều ứng viên có trình độ và năng lực. 69 Khả năng tài chính của doanh nghiệp: công tác tuyển dụng nhân sự của công ty đòi hỏi một nguồn tài chình lớn, chi phí liên quan đến chất lượng công tác tuyển dụng. chi phí tuyển dụng càng cao chứng tỏ công tác chuẩn bị cho tuyển dụng càng tốt thì hiệu quả của tuyển dụng càng cao. ở một số công ty nhỏ năng lực tài chính thấp đã thực hiện công tác tuyển dụng không kỹ dẫn đến chất lượng của công tác này là rất thấp. Nhu cầu nhân sự của bộ phận: việc tuyển dụng các nhân viên cũng ảnh hưởng rất nhiều bởi nhu cầu nhân sự của các bộ phận hoặc tính chất của từng công việc, tùy từng giai đoạn mà mỗi bộ phận có nhu cầu nhân sự khác nhau và cũng tùy từng bộ phận mà có nhu cầu tuyển dụng nhân sự khác nhau. Thái độ của nhà quản trị: thái độ của nhà quản trị có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của công tác tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp. đây là yếu tố quyết định thắng lợi của tuyển dụng. Nhà quản trị phải thấy rõ được vai trò của công tác tuyển dụng nhân sự trong một tổ chức, từ đó có thái độ dúng đắn trong tuyển dụng lao động, tránh hiện tượng thiên vị. 3.5.2 Nhân tố bên ngoài của doanh nghiệp Yếu tố kinh tế - chính trị: khi một quốc gia có tình hình kinh tế chính trị ổn định thì nền kinh tế đó sẽ có điều kiện phát triển bền vững, thu nhập của người dân lao động được cải thiện, do vậy đời sống của nhân dân ngày càng được nâng cao cả về vật chất lẫn tinh thần. đây là điều kiện cho doanh nghiệp hoàn thiện công tác của mình và mở rộng quy mô. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải tuyển dụng thêm lao động mới. Yếu tố văn hóa – xã hội: có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động quản trị nhân sự cũng như công tác tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp. Nếu yếu tố này phát triển nó sẽ giúp phẩm chất và ý thức con người được nâng cao. vì thế sẽ nâng cao được chất lượng của các ứng viên tham gia vào quá trình tuyển dụng Hệ thống pháp luật và các chính sách quy định của nhà nước về công tác tuyển dụng: các chính sách và pháp luật hiện hành của nhà nước cũng ảnh hưởng tới công tác tuyển dụng. các doanh nghiệp có các phương pháp tuyển dụng khác nhau, nhưng áp dụng phương pháp nào thì cũng phải chấp hành các quy định của luật lao động. Doanh 70 nghiệp còn tuân thủ chấp hành các quy định về đối tượng chính sách, đối tượng ưu tiên trong công tác tuyển dụng. Môi trường cạnh tranh của doanh nghiệp: cạnh tranh là một yếu tố ảnh hưởng tới việc tiến hành tuyển dụng và chất lượng công tác tuyển dụng. khi môi trường cạnh tranh gây gắt thì các doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh cao sẽ thu hút được nhiều lao động trên thị trường và ngược lại các doanh nghiệp có sức cạnh tranh kém thì sẽ gặp khó khăn trong công tác tuyển dụng nhân tài. Do đó cạnh tranh buộc các doanh nghiệp phải đa dạng hóa các hình thức và phương pháp tuyển dụng. Quan hệ cung cầu trên thị trường lao động: yếu tố này có ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp và công tác tuyển dụng, nếu trên thị trường lao động đang dư thừa lạo lao động mà doanh nghiệp cần tức là cung lớn hơn cầu, điều này sẽ có lợi cho công tác tuyển dụng. Doanh nghiệp sẽ tuyển dụng được lao động có trình độ cao và khá dễ dàng. Thông thường tỷ lệ lao động thất nghiệp càng cao thì nguồn cung ứng cử viên còn nhiều và công ty càng dễ thu hút và tuyển chọn lao động. Trình độ khoa học – kỹ thuật: Chúng ta đang sống trong thời đại bùng nổ công nghệ. Để đủ sức cạnh tranh trên thị trường các công ty phải cải tiến kỹ thuật, cải tiến trang thiết bị. sự thay đổi này cũng ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng nhận sự của tổ chức, đòi hỏi phải có thêm nhiều nhân viên mới có khả năng và tuyển dụng những người này không phải là dễ dàng. 3.6 Quy trình tuyển dụng Muốn làm tốt công tác tuyển dụng nhân sự thì trước hết phải có một quy trình tuyển dụng khoa học và hợp lý. Mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng cho mình một quy trình tuyển dụng riêng tùy thuộc vào từng loại đặc điểm của công việc tuy nhiên quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp thường được thực hiện thông qua các bước cơ bản như sơ đồ sau: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp Hoạch định các chính sách tuyển dụng Các giải pháp thay thế Tuyển dụng nhân lực 71 Nguồn bên trong Nguồn bên ngoài Các phương pháp nguồn bên trong 3.6.1 Hoạch định các chính sách tuyển dụng Tuyển dụng Các phương pháp nguồn bên ngoài laocầu động Là quá trình đánh giá, xác định nhu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu công việc của tổ chức và việc xây dựng các kế hoạch lao động để đáp ứng được các nhu cầu đó. Để hoạch định được các chính sách tuyển dụng cần dựa vào cung và cầu lao động của danh nghiệp.  Cầu lao động Là số lượng và cơ cấu lao động cần thiết để hoàn thành số lượng sản phẩm, dịch vụ và công việc của tổ chức trong một giai đoạn nào đó. Các phương pháp xác định cầu nhân lực:  Phương pháp xác định nhu cầu nhân lực theo hao phí lao động. Theo phương pháp này, xác định nhu cầu nhân lực cho năm tới (năm kế hoạch) dựa vào các căn cứ sau đây: tổng số lượng lao động hao phí để hoàn thành số lượng sản phẩm, hoặc khối lượng công việc, nhiệm vụ của năm kế hoạch; quỹ thời gian làm việc bình quân của một lao động năm kế hoạch; hệ số tăng năng suất lao động dự tính năm kế hoạch. n ∑ ti SLi D i1 T nKm Trong đó: D: Cầu lao động năm kế hoạch của tổ chức (người). ti: Lượng lao động hao phí để sản xuất một đơn vị sản phẩm i (giờ - mức). SLi: Tổng số sản phẩm i cần sản xuất năm kế hoạch. Tn: Quỹ thời gian làm việc bình quân của một lao động năm kế hoạch (giờ/người). Km: Hệ số tăng năng suất lao động dự tính năm kế hoạch. 72