Tài liệu Quá trình áp dụng iso 9001-2008 tại phòng kế hoạch – cung tiêu tập đoàn hoa sen

BỘ GIÁ O DỤC VÀ ĐÀ O TẠ O TRƯỜNG ĐẠ I HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH VIỆN ĐÀ O TẠO SAU ĐẠI HỌC - KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG QUÁ TRÌNH ÁP DỤNG ISO 9001-2008 TẠI PHÒNG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU TẬP ĐOÀN HOA SEN Giảng viên: TS. Ngô Thị Ánh Nhóm thực hiện: Nhóm 4 1. Nguyễn Mạnh Hoài Bắc 2. Nguyễn Hoàng 3. Nguyễn Quang Hùng 4. Trần Phan Tú My 5. Võ Duy Hoàng 6. Phan Thành Tâm 7. Ngô Anh Tuấn 8. Nguyễn Phước Tuấn Tp. Hồ Chí Minh, 2013 Trang 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Cuối năm 2006, Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO, điều này đem lại rất nhiều lợi ích, nhưng cũng mang lại nhiều thách thức cho các doanh nghiệp trong nước. Đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải có những biện pháp đúng đắn để có thể đứng vững trên thị trường, đạt được những tiêu chuẩn phù hợp với yêu cầu của thị trường quốc tế. Và một trong các phương thức để doanh nghiệp tồn tại và phát triển, chính là triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008. Việc áp dụng thành công hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh doanh một cách tốt nhất, tiết kiệm tối đa chi phí, tăng cường hiệu quả sản xuất, cải tiến chất lượng sản phẩm và môi trường làm việc; đem lại lợi thế cạnh tranh tốt nhất cho doanh nghiệp ở thị trường trong nước và quốc tế. Tuy nhiên, việc áp dụng các yêu cầu quản lý chất lượng theo ISO trong một doanh nghiệp luôn có những khó khăn nhất định. Để có thể hoàn thiện và nâng cao hiệu quả áp dụng ISO 9001 cho doanh nghiệp Việt Nam, nhóm đã chọn đề tài “Quá trình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại Phòng Kế hoạch Cung tiêu thuộc Tập đoàn Hoa Sen” để tìm hiểu, và từ đó, đề xuất các giải pháp không chỉ riêng cho Hoa Sen, mà có thể làm tham khảo cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung. 2. Mục tiêu Nêu một số quy trình quản lý chất lượng đang áp dụng tại Phòng Kế hoạch – Cung tiêu thuộc Tập đoàn Hoa Sen, những thuận lợi và khó khăn, từ đó đưa ra các giải pháp để hoàn thiện việc áp dụng ISO 9001 tại Phòng nói riêng và Tập đoàn Hoa Sen nói chung. 3. Đối tượng và Phạm vi nghiên cứu Tập đoàn Hoa Sen là một tập đoàn chiếm thị phần lớn (40%) về sản xuất, cung cấp tôn, thép, nhựa tại Việt Nam. Từ năm 2003, Tập đoàn đã tiến hành áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 và đã đạt được những thành quả nhất định. Và để cụ thể, nhóm đã chọn Phòng Kế hoạch Cung tiêu thuộc Tập đoàn Hoa Sen để phân tích, đánh giá các Quy trình Quản lý chất lượng đang áp dụng tại phòng, và để ra các giải pháp để hoàn thiện. Trang 2 Chương 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ISO 9001 : 2008 1.1 Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế - ISO Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO - International Organization for Standardization) được thành lập từ năm 1947, có trụ sở đặt tại Geneva - Thụy Sĩ. ISO là một hội đoàn toàn cầu của hơn 150 các các cơ quan tiêu chuẩn quốc gia (mỗi thành viên của ISO là đại diện cho mỗi quốc gia của mình), Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng là thành viên chính thức của ISO từ năm 1977 Tổ chức ISO chịu trách nhiệm ban hành các tiêu chuẩn quốc tế (ISO) khuyến nghị áp dụng nhằm thuận lợi hóa thương mại tòan cầu và bảo vệ an toàn, sức khỏe và môi trường cho cộng đồng. Hiện nay, ISO với gần 3000 tổ chức kỹ thuật với hệ thống các Ban Kỹ thuật (TC-Technical committee); Tiểu ban kỹ thuật (STC); Nhóm công tác (WG) và Nhóm đặc trách có nhiệm vụ soạn thảo các tiêu chuẩn quốc tế. Tiêu chuẩn quốc tế ISO được ban hành sau khi được thông qua theo nguyên tắc đa số đồng thuận của các thành viên chính thức của ISO. Hiện nay ISO đã soạn thảo và ban hành gần 16.000 tiêu chuẩn cho sản phẩm, dịch vụ, hệ thống quản lý, thuật ngữ, phương pháp… Hiện ISO có các bộ tiêu chuẩn: - Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (gồm ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004…): Hệ thống quản lý chất lượng. - Bộ tiêu chuẩn ISO 14000 (gồm ISO 14001, ISO 14004…): Hệ thống quản lý môi trường. - Bộ tiêu chuẩn ISO 22000 (gồm ISO 22000, ISO 22002, ISO 22003, ISO 22004, ISO 22005, ISO 22006…): Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. - ISO/TS 22003:2007: Quản lý hoạt động đánh giá hệ thống an toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn ISO 22000. - ISO/IEC 17021:2006: Hệ thống tiêu chuẩn cho các tổ chức chứng nhận. - ISO/TS 19649: quy định kỹ thuật phù hợp với tiêu chuẩn HTQLCL ngành công nghiệp ôtô toàn cầu - ISO 15189: Hệ thống quản lý phòng thí nghiệm y tế Trang 3 1.2 Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do Bộ Tiêu chuẩn Quốc tế hóa (ISO) ban hành, nhằm cung cấp các hướng dẫn quản lý chất lượng, và xác định các yếu tố cần thiết của 1 hệ thống chất lượng để đảm bảo chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ mà 1 tổ chức cung cấp. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm: - ISO 9000 - 2005: Cơ sở và từ vựng, - ISO 9001 - 2008: Các yêu cầu, - ISO 9004 - 2009: Quản lý sự thành công lâu dài của tổ chức – phương pháp tiếp cận quản lý chất lượng, - ISO 19011 - 2011: Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý. Các phiên bản của Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001 tại Việt Nam: ISO 9001:1987; ISO 9001:1994; ISO 9001:2000; ISO 9001:2008. 1.2.1 Mục đích áp dụng: Chứng tỏ khả năng cung cấp sản phẩm đồng nhất đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu pháp lý khác. Nâng cao sự thoả mãn khách hàng qua việc áp dụng có hiệu lực hệ thống này, xây dựng các quá trình để cải tiến thường xuyên và phòng ngừa các sai lỗi. 1.2.2 Nguyên tắc áp dụng: – Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng Doanh nghiệp phụ thuộc vào khách hàng của mình và vì thế cần hiểu các nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng, để không chỉ đáp ứng mà còn phấn đấu vượt cao hơn sự mong đợi của họ. – Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo Lãnh đạo thiết lập sự thống nhất đồng bộ giữa mục đích và đường lối của doanh nghiệp. Lãnh đạo cần tạo ra và duy trì môi trường nội bộ trong doanh nghiệp để hoàn toàn lôi cuốn mọi người trong việc đạt được cắc mục tiêu của doanh nghiệp – Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người Con người là nguồn lực quan trọng nhất của một doanh nghiệp và sự tham gia đầy đủ với những hiểu biết và kinh nghiệm của họ rất có ích cho doanh nghiệp – Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình Kết quả mong muốn sẽ đạt được một cách hiệu quả khi các nguồn và các hoạt động có liên quan được quản lý như một quá trình. Trang 4 – Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống để quản lý Việc xác định, hiểu biết và quản lý một hệ thống các quá trình có liên quan lẫn nhau đối với mục tiêu đề ra sẽ đem lại hiệu quả của doanh nghiệp. – Nguyên tắc 6: Cải tiến thường xuyên Cải tiến liên tục là mục tiêu, đồng thời cũng là phương pháp của mọi doanh nghiệp. Muốn có được khả năng cạnh tranh và mức độ chất lượng cao nhất, doanh nghiệp phải liên tục cải tiến. – Nguyên tắc 7: Tiếp cận sự kiện để ra quyết định Mọi quyết định và hành động của hệ thống quản lý hoạt động kinh doanh muốn có hiệu quả phải được xây đựng dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin. – Nguyên tắc 8: Quan hệ cùng có lợi với người cung ứng Doanh nghiệp và người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau, và mối quan hệ tương hỗ cùng có lợi sẽ nâng cao năng lực của cả hai bên để tạo ra giá trị. 1.2.3 Các yêu cầu của ISO 9001 : 2008 Yêu cầu 4 - Hệ thống quản lý chất lượng Yêu cầu 5 - Trách nhiệm của lãnh đạo Yêu cầu 6 - Quản lý nguồn lực Yêu cầu 7 - Tạo ra sản phẩm Trang 5 Yêu cầu 8 - Đo lường, phân tích và cải tiến Chương 2 THỰC TẾ ÁP DỤNG HỆ THỐNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI PHÒ NG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU TẬP ĐOÀN HOA SEN 2.1 Giới thiệu về Tập Đoàn Hoa Sen và Phòng Kế hoạch – Cung tiêu 2.1.1 Tập Đoàn Hoa Sen Tập Đoàn Hoa Sen được thành lập ngày 08/08/2001, với thương hiệu “Tôn Hoa Sen”, “Nhựa Hoa Sen”, “Ống Thép Hoa Sen” chuyên sản xuất các loại thép ống, thép mạ, tôn màu, tôn kẽm, tôn lạnh, xà gồ, trần nhựa, ống nhựa... hàng đầu tại Việt Nam, có hệ thống phân phối khắp cả nước hơn 108 chi nhánh từ Lạng Sơn đến Cà Mau. - Tên doanh nghiệp (tiếng Việt): CÔNG TY CỔ PHẦ N TẬP ĐOÀ N HOA SEN - Tên doanh nghiệp (tiếng A nh): HOA SEN GROUP - Trụ sở chính: Số 9 Đại lộ Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX. Dĩ An, T.Bình Dương Điện thoại: +84 650 3790 955 Fax: +84 650 3790 888 - Văn phòng đại diện: 94 – 96 Nguyễn Du, Bến Thành, Q.1, TP.HCM Điện thoại: +84 8 3910 6910 - Website Fax: +84 8 3910 6913 : www.hoasengroup.vn Trang 6 Cơ cấu tổ chức Tập Đoàn Hoa Sen Tập đoàn có 03 Công ty con, 02 nhà máy sản xuất do Công ty mẹ quản lý và hơn 108 Chi nhánh trải dài khắp cả nước. - Công ty TNHH Một Thành viên Tôn Hoa Sen: Số 09 ĐL Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ A n, TX. Dĩ A n, T.Bình Dương - Công ty TNHH Một Thành viên Vật liệu Xây dựng Hoa Sen: KCN Phú Mỹ 1, TT. Phú Mỹ, H.Tân Thành, T.Bà Rịa – Vũng Tàu - Công ty TNHH Một Thành viên Vận tải & Cơ khí Hoa Sen: Số 09 ĐL Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX. Dĩ A n, T.Bình Dương - Nhà máy Sản xuất tại Bình Dương: Số 09 Đại lộ Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX. Dĩ A n, T.Bình Dương - Nhà máy Tôn Hoa Sen Phú Mỹ: Đường số 1B, KCN Phú Mỹ 1, TT. Phú Mỹ, H.Tân Thành, T.Bà Rịa – Vũng Tàu Xây dựng thành công chuỗi lợi thế cạnh tranh cốt lõi - Quy trình sản xuất kinh doanh khép kín từ nhập khẩu thép cán nóng, sản xuất ra thành phẩm, và bán hàng đến tận tay người tiêu dùng; - Hệ thống hơn 108 chi nhánh phân phối, bán lẻ trên khắp cả nước; Trang 7 - Hệ thống quản trị và văn hóa doanh nghiệp đặc thù theo triết lý "Trung Thực – Cộng Đồng – Phát Triển"; - Hệ thống thương hiệu hướng về cộng đồng; - Hệ thống máy móc thiết bị hiện đại được liên tục đầu tư theo công nghệ mới. Chính những lợi thế này đã giúp Tập đoàn Hoa Sen xác lập và giữ vững vị thế số 1 về sản xuất kinh doanh Tôn - Thép ở Việt Nam, chiếm trên 40% thị phần cả nước (theo số liệu của Hiệp hội thép Việt Nam tháng 6/2012), trở thành nhà xuất khẩu tôn đứng đầu ở Đông Nam Á với tốc độ tăng trưởng sản lượng tiêu thụ, doanh thu bình quân trên 47%/năm trong 5 niên độ tài chính gần nhất (2008, 2008-2009, 2009-2010, 2010-2011, 2011-2012); vinh dự nhận Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ năm 2011; liên tục đạt Giải thưởng Sao Vàng Đất Việt năm 2005, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011 (Top 10 Sao Vàng Đất Việt 2009, Top 10 doanh nghiệp tiêu biểu trách nhiệm xã hội năm 2011); liên tục góp mặt trong danh sách 500 Doanh Nghiệp lớn nhất Việt Nam (năm 2007, 2008, 2009, 2010, 2011); và nhiều giải thưởng, danh hiệu khác trong và ngoài nước. Tập đoàn Hoa Sen lấy Hoa Sen - đã được chọn làm quốc hoa - làm tên gọi và biểu tượng của mình. Điều đó có ý nghĩa triết lý: Vô nhiễm, trừng thanh, kiên nhẫn, viên dung, thanh lương, hành trực, ngẫu không và bồng thực. Ngoài ra, với triết lý hoạt động: TRUNG THỰC - CỘNG ĐỒNG - PHÁT TRIỂN, văn hóa doanh nghiệp của Tập đoàn Hoa Sen là sự khác biệt, khẳng định sứ mệnh của một doanh nghiệp vì cộng đồng và vì sự phát triển của đất nước, mà cụ thể Tập đoàn Hoa Sen đã đóng góp cho nền kinh tế quốc gia nhiều sản phẩm chủ lực có giá trị cao, giải quyết công ăn việc làm cho hàng ngàn lao động, tham gia và tài trợ cho các hoạt động từ thiện và xã hội. Với nền tảng vững chắc được gầy dựng trong 11 năm qua, Tập đoàn Hoa Sen đang từng bước khẳng định tầm vóc của một doanh nghiệp Việt Nam năng động trong hội nhập kinh tế, khẳng định thương hiệu Việt mang đẳng cấp quốc tế. 2.1.2 Phòng Kế hoạch – Cung tiêu Phòng Kế hoạch Cung tiêu là đơn vị trực thuộc Khối Sản xuất Cung ứng, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Tổng giám đốc Sản xuất Cung ứng. Phòng Kế hoạch Cung tiêu được điều hành trực tiếp bởi Giám đốc Cung tiêu. Phòng Kế hoạch Cung tiêu trực thuộc Khối Sản xuất Cung ứng và có các chức năng, nhiệm vụ chính như sau:  Phối hợp với Phòng Kế hoạch Tổng hợp, các đơn vị kinh doanh lên kế hoạch sản xuất, gia công. Trang 8  Tính giá thành nguyên vật liệu, giá thành sản xuất và giá thành xuất bán, tính giá vốn hàng xuất bán.  Quản lý, phân phối và cung ứng hàng hóa cho các đơn vị kinh doanh (Hệ thống phân phối, Kinh doanh nội địa, Kinh doanh dự án, Xuất khẩu, Công ty con,…).  Quản lý việc xuất nhập hàng hóa và các chứng từ liên quan, quản lý kho bãi khoa học, hiệu quả.  Phối hợp với Bộ phận Nhập khẩu lên kế hoạch mua hàng, thực hiện tính giá thành nguyên vật liệu nhập kho, giá thành sản xuất và giá thành xuất bán.  Tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động của Phòng Kế hoạch Cung tiêu trong từng thời kỳ cho Ban Tổng giám đốc. Qua đó đánh giá việc thực hiện mục tiêu và chính sách chất lượng tại công ty, đánh giá hiệu quả hoạt động tại Phòng Kế hoạch Cung tiêu. Thực hiện báo cáo theo quy định của công ty.  Phối hợp với các đơn vị trực thuộc công ty theo dõi kế hoạch sản xuất, hàng tồn, phế phẩm và vận chuyển giao hàng. 2.1.3 Cam kết về Chính sách chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. “Không ngừng nâng cao chất lượng các hoạt động: sản xuất - kinh doanh, bảo vệ môi trường đảm bào an toàn và sức khỏe cho người lao động, nhằm hướng tới sự phát triển bền vững.” 1. Truyền đạt chính sách nay bằng mọi hình thức đến từng cán bộ công nhân viên trong tập đòan và các bên liên quan để mọi người thấu hiểu và thực hiện. 2. Cam kết người lao động thường xuyên được đào tạo và huấn luyện về nghiệp vụ chuyên môn, về các yêu cầu, tiêu chuẩn, qui định của nhà nước về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, môi trường và các nội quy, chính sách Của tập đòan. 3. Mọi họat động sản xuất - kinh doanh đều được thực hiện theo một hệ thống quản lý chất lượng chặt chẽ, thường xuyên được xem xét, đánh giá, cải tiến. 4. Xây dựng và thực hiện các qui trình, hướng dẫn, thiết kế, lắp đặt các hệ thống an toan lao động, xử lý môi trường đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn qui định pháp lý của nhà nước vá phù hợp với các mục tiêu của tập đòan. 5. Á p dụng các tiêu chuẩn chất lượng của Quốc tế để đa dạng hóa, nâng cao chất lượng sản phẩm của Hoa Sen Group. Trang 9 6. Đảm bảo cung cấp cho khách hàng sản phẩm ổn định và chất lượng,hợp lý về giá cả, nhanh chóng trong giao nhận và thuận lợi trong thanh toán. 7. Cam kết tuân thủ các yêu cầu luật định và yêu cầu khác của các bên hữu quan về môi trường, an toàn sức khỏe và nghề nghiệp. Bảo vệ môi trường, ngăn ngừa các thương tổn, bệnh tật, và cải thiện thường xuyên hệ thống quản lý tích hợp ISO 9001, 14001, 18001. 2.1.4 Mục tiêu Công ty  Mục tiêu chất lượng  Các đơn vị kinh doanh đảm bảo đạt 100% chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh do Ban TGĐ giao.  Đảm bảo 100% hàng hóa mua vào đáp ứng đúng thời gian yêu cầu của các đơn vị có nhu cầu mua hàng.  Đảm bảo 100% hàng hóa mua vào đáp ứng đúng yêu cầu chất lượng sử dụng.  Tỉ lệ thành phẩm loại 1, loại 2 và phế phẩm đạt theo định mức công ty đề ra  Đảm bảo 98% đơn hàng được đáp ứng đúng thời hạn giao hàng mà khách hàng yêu cầu.  Đảm bảo 100% khiếu nại của khách hàng được giải quyết.  Mục tiêu môi trường  Sử dụng nguyên vật liệu trong giới hạn định mức đề ra.  Giảm 3% chi phí văn phòng phẩm so với định mức.  100% các thông số môi trường khi thuê đơn vị ngoài đo đạc đều đạt tiêu chuẩn theo yêu cầu của pháp luật.  Mục tiêu an toàn sức khỏe lao động và nghề nghiệp  Không để xảy ra tai nạn lao động với tỉ lệ giám định thương tật lớn hơn 20%.  Đảm bảo 100% máy móc thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động được kiểm định và đăng ký sử dụng theo yêu cầu của pháp luật.  Đảm bảo 100% nhân viên vận hành máy móc thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động được đào tạo , tái đào tạo về an toàn, có chứng chỉ vận hành theo quy định của pháp luật. 2.1.5 Mục tiêu Phòng kế hoạch – Cung ứng  Đảm bảo chất lượng hàng hóa trong quá trình bốc dỡ và lưu kho.  100% nhân viên mới của Bộ phận được đào tạo nhận thức về hệ thống quản lý tích hợp trong tháng thử việc đầu tiên.  Không để xảy ra tai nạn lao động. Trang 10 2.2 Thực tế áp dụng Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Phòng Kế Hoạch – Cung tiêu 2.2.1 Các Quy trình ISO 9001:2008 đang áp dụng Tổng số Quy trình, quy định, quy chế, hướng dẫn ISO 9001:2008 tại Tập đoàn Hoa Sen là 163 bộ tài liệu. Phân theo các mục của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008: Mục 4 – hệ thống quản lý chất lượng: 3 quy trình Mục 5 – Trách nhiệm lãnh đạo: 5 quy trình Mục 6 – Quản lý nguồn lực: 6 quy trình Mục 7 – Tạo sản phẩm: 33 quy trình Mục 8 – Đo lường, phân tích và cải tiến: 4 quy trình Quy trình ISO 9001:2008 tại Phòng Kế hoạch- Cung tiêu bao gồm: Quy định xếp dỡ, lưu kho, bao gói và bảo quản hàng hóa, nguyên vật liệu Quy trình triển khai sản xuất Quy chế tổ chức hoạt động phòng Kế hoạch- Cung tiêu Quy trình xác nhận đơn đặt hàng Quy trình giao hàng nội địa Quy trình nhận hàng Quy trình gia công ngoài Quy trình triển khai cán tôn tại công trình Quy trình cán, cắt thành phẩm Quy định quản lý trạm cân Quy trình tính giá thành Quy trình điều hàng kho trung chuyển Quy trình quản lý kho 2.2.1.1 Quy trình xác nhận đơn đặt hàng 2.2.1.1.1 Mục đích Nhằm hệ thống hóa một cách hợp lý và có khoa học quá trình tiếp nhận, xác nhận và phản hồi Phiếu hỏi hàng, Tờ trình Đề nghị bán hàng, Đơn đặt hàng của BP kế hoạch cung tiêu một cách hợp lý và nhanh chóng để hỗ trợ cho các đơn vị bán hàng. Trang 11 Phân công trách nhiệm thực hiện rõ ràng, các đơn vị hỗ trợ nhau để rút ngắn thời gian xác nhận đơn hàng. Đánh giá và kiểm soát việc thực hiện tiếp nhận, xác nhận và phản hồi đơn đặt hàng. 2.2.1.1.2 Phạm vi áp dụng Quy trình này được áp dụng tại phòng Kế Hoạch-Cung Tiêu Hoa Sen Group, Cty TNHH MTV Tôn Hoa Sen, Chi nhánh Cty CPTĐ Hoa Sen tại Phú Mỹ, và các đơn vị kinh doanh của Tập đoàn 2.2.1.1.3 Định nghĩa, thuật ngữ và viết tắt - KHCT: Kế hoạch cung tiêu - ĐĐH: Đơn đặt hàng - PHH : Phiếu hỏi hàng - TT ĐNBH: Tờ trình Đề nghị bán hàng - TBP: Trưởng BP - BP: BP - TGĐ: Tổng giám đốc - KHSX: Kế hoạch sản xuất - SX: Sản xuất - NVL: Nguyên vật liệu 2.2.1.1.4 Trách nhiệm - GĐ Cung tiêu chỉ đạo thực hiện quy trình này - Các đơn vị/BP liên quan có trách nhiệm thực hiện theo đúng quy trình này 2.2.1.1.5 Nội dung Lưu đồ thực hiện Bước CV Lưu đồ Trách nhiệm Biểu mẫu, tài thực hiện liệu liên quan NV Tiếp nhận 01 Tiếp nhận phiếu hỏi hàng Không SX, không đáp ứng (BP hoạch) Kế QT.BHNĐ.B M02 Phh khôn g đúng Trang 12 NV Tiếp nhận (BP hoạch) Kiểm tra phiếu hỏi hàng 02 Trưởng BP kế hoạch Đồng Không có Kiểm tra hàng tồn kho 03 Kế Có hàng BP kế hoạch tồn kho Không có tồn Cân đối nguyên vật liệu tồn kho 04 Khôn g đủ NVL khôn Không NVL Phụ lục về việc phối hợp xác nhận đơn hàng cung tiêu Bình Dương và Phú Mỹ (QT.XNĐH. PL01) Đủ BP kế hoạch đủ đủ BP kế hoạch 05 06 Đề xuất mua nguyên vật liệu Không QT mua hàng Giám đốc nội địa cung tiêu QT mua hàng ngoài nước Ban TGĐ Phê duyệt Đồng ý 07 Cân đối kế hoạch sản xuất 08 Đề xuất mua ngoài hoặc gia công ngoài Giám đốc cung tiêu BP kế hoạch BP kế hoạch BP gia công Trang 13 Phê QT mua hàng nội địa Ban TGĐ QT mua hàng Giám đốc ngoài nước cung tiêu QT gia công ngoài 09 10 Phản hồi thông tin với đơn vị kinh doanh 11 Đơn vị kinh doanh gửi ĐĐH BP kế hoạch Đơn vị kinh QT.BHNĐ.B doanh M05 TBP kế hoạch Ký xác nhận thời gian giao hàng 12 PGĐ trách hoạch phụ Kế BP kế hoạch 13 Lưu hồ sơ Các đơn liên quan Tất cả hồ sơ vị liên quan 2.2.1.1.6 Diễn giải Nội dung công việc Thời gian thực hiện B1: Tiếp nhận phiếu hỏi hàng -NV kế hoạch sẽ tiếp nhận nhận trực tiếp Phiếu hỏi hàng có đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị hoặc người có ủy quyền từ các đơn vị thông qua bảng in, fax hoặc scan qua email. - Đối với các đơn hàng định kỳ: ngày 20 hàng tháng các đơn vị gởi phiếu hỏi hàng về phòng cung tiêu và Phòng cung tiêu có trách nhiệm phản hồi vào ngày 30 hàng tháng. - Đối với các đơn hàng phát sinh: nhân viên kế hoạch chịu trách nhiệm chuyển qua trưởng BP kế hoạch để xem xét. Trang 14 B2: Kiểm tra phiếu hỏi hàng - Sau khi tiếp nhận Phiếu hỏi hàng, NV kế hoạch chuyển qua Phụ lục về việc phối hợp xác nhận trưởng BP kế hoạch để xem xét đơn hàng cung tiêu - Trưởng BP kế hoạch tiến hành kiểm tra. Bình Dương và A . Phiếu hỏi hàng không hợp lệ thì phản hồi về đơn vị yêu Phú Mỹ ( cầu. QT.XNĐH.PL01). B. Phiếu hỏi hàng hợp lệ thì tiến hành kiểm tra hàng tồn kho. B3: Kiểm tra hàng tồn kho - Khi kiểm tra hàng tồn kho nếu có hàng tồn kho thì xác nhận có hàng tồn kho và phản hồi đơn vị kinh doanh. - Trong trường hợp không có hàng tồn kho thì xảy ra 2 trường hợp: + Trường hợp 1: Không nằm trong năng lực sản xuất của nhà máy, không có khả năng cung ứng thì từ chối đơn hàng và phản hồi về cho đơn vị hỏi hàng. + Trường hợp 2: Thuộc vào năng lực sản xuất nhà máy thì kiểm tra tồn kho nguyên vật liệu và kế hoạch sản xuất sau đó phản hồi cho khách hàng về thời gian giao hàng. Th1: 60 phút B4: Kiểm tra NVL, cân đối KHSX, phản hồi thông tin Th2: 60 phút sau - Trường hợp 1: Có đủ NVL sản xuất và có kế hoạch dự kiến ra khi có xác nhận của Nhập khẩu hàng. Phản hồi thời gian ra hàng cho các đơn vị kinh doanh. - Trường hợp 2: Không đủ NVL sản xuất và có khả năng sản Th3: 24 giờ kể từ khi nhận được xuất thì đề xuất mua NVL sản xuất. phiếu hỏi hàng - Trường hợp3: Không đủ NVL sản xuất và không sản xuất thì đề (phản hồi có khả xuất mua ngoài – gia công ngoài. năng thực hiện được hay không) B5-6: Đề xuất mua NVL và phê duyệt - Nếu đơn hàng không đủ NVL sản xuất, GĐ cung tiêu đề xuất Nhập khẩu phản mua NVL lên Ban TGĐ để mua NVL sản xuất hồi sau 24 giờ - Khi đề xuất được duyệt, GĐ cung tiêu thực hiện thủ tục mua hàng B7: Cân đối KHSX Trang 15 - Sau khi xác định được thời gian NVL được mua về, BP kế hoạch sẽ cân đối lại KHSX và phản hồi thời gian giao hàng. B08 và 09: Đề xuất mua hàng ngoài, gia công ngoài và phê duyệt - Nếu đơn hàng không đủ NVL sản xuất hoặc không sản xuất được do không đảm bảo tính hiệu quả và không nằm trong năng lực sản xuất của nhà máy trong khi khả năng mua ngoài và gia công ngoài đảm bảo hiệu quả hơn thì BP kế hoạch đề xuất lên Ban TGĐ mua ngoài - gia công ngoài nhằm đáp ứng đơn hàng. - Sau khi đề xuất được phê duyệt: + Đối với hàng mua ngoài, GĐ cung tiêu làm đơn đặt hàng và làm thủ tục mua hàng theo quy trình mua hàng đối với hàng hóa mua ngoài. + Đối với hàng gia công ngoài thì tiến hành thực hiện theo quy trình gia công ngoài - Trường hợp đề xuất không được phê duyệt nhân viên tiếp nhận cần phản hồi lại đơn vị kinh doanh là không thể đáp ứng B10: Phản hồi thông tin với đơn vị kinh doanh Phòng cung tiêu xác nhận trên phiếu hỏi hàng về: - Số lượng và quy cách hàng hóa. - Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (nơi sản xuất) - Thời gian hiệu lực cho phiếu hỏi hàng Sau đó gửi lại cho các đơn vị kinh doanh B11: Đơn vị kinh doanh gửi ĐĐH - Các đơn vị kinh doanh gửi đơn đặt hàng với đầy đủ thông tin: - Số lượng và quy cách hàng hóa. - Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (nơi sản xuất) B12: Xác nhận thời gian giao hàng Phòng cung tiêu xác nhận đơn đặt hàng với các thông tin sau: - Số lượng và quy cách hàng hóa. - Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (nơi sản xuất) Hàng sản xuất ở Bình Dương: 30 phút Hàng sản xuất ở Phú Mỹ: 60 phút Trang 16 B13: Lưu hồ sơ - BP kế hoạch: Lưu phiếu hỏi hàng, đơn đặt hàng. - Nhân viên điều hàng: Lưu đơn đặt hàng. - BP gia công: Lưu đơn hàng gia công, hợp đồng gia công, - Các đơn vị kinh doanh: Lưu phiếu hỏi hàng, đơn đặt hàng đã có xác nhận phòng cung tiêu. 2.2.1.1.7. Phụ lục Tên phụ lục Mã số Phụ lục phối hợp đơn đặt hàng giữa cung tiêu HSG Bình Dương và cung QT.XNĐH.P tiêu THS Phú Mỹ L01 2.2.1.1.8. Biểu mẫu thực hiện và quy định lưu hồ sơ STT Tên biểu mẫu/Hồ sơ Ký hiệu Nơi lưu trữ 01 Phiếu hỏi hàng QT.BHNĐ.BM02 KHCT 02 Đơn đặt hàng QT.BHNĐ.BM05 KHCT Thời gian lưu 01 năm 2.2.1.2 Quy trình giao hàng nội địa 2.2.1.2.1 Mục đích - Nhằm hệ thống một cách hợp lý và có khoa học trong quá trình giao hàng của bộ phận kế hoạch cung tiêu (giao hàng nhanh nhất cho các đơn vị mua hàng). - Phân công trách nhiệm thực hiện rõ ràng, các đơn vị hỗ trợ nhau để rút ngắn thời gian giao hàng. - Đánh giá và kiểm soát việc thực hiện giao hàng cho các đơn vị mua hàng. 2.2.1.2.2 Phạm vi áp dụng - Quy trình này được áp dụng tại phòng kế hoạch cung tiêu, kế toán, và các đơn vị mua hàng 2.2.1.2.3 Định nghĩa, thuật ngữ và viết tắt - BP: - HTPP: Bộ phận Hệ thống phân phối Trang 17 - KT: Kiểm tra - KHCT: Kế hoạch cung tiêu - NV: Nhân viên - PXKHG: Phiếu xuất kho hàng gửi - PNKHG Phiếu nhập kho hàng gửi - PGH: Phiếu giao hàng - PCKNB: Phiếu chuyển kho nội bộ - PYCXKHG: Phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi - PYCGH : Phiếu yêu cầu giao hàng 2.2.1.2.4 Trách nhiệm - GĐ Cung tiêu, PGĐ Cung Tiêu, Ban giám đốc các Công ty con, Trưởng phòng Kế hoạch cung ứng các công ty con chỉ đạo thực hiện quy trình này. - Tổ trưởng tổ chứng từ kiểm tra các PGH/PCKNB/PXKHG, phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi. - NV cung ứng chịu trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi. Đồng thời nhận lại phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi; PGH PCKNB/PXKHG đã có chữ ký xác nhận của trưởng các đơn vị mua hàng, lưu giữ các chứng từ liên quan. - NV chứng từ tiến hành kiểm tra hàng hóa và tính giá xuất kho, đồng thời lập phiếu PGH/PCKNB/PXKHG và nhập phiếu PNKHG. - Trưởng tổng kho, Phó tổng kho và thủ kho có trách nhiệm soạn hàng, kiểm tra xe và xếp hàng lên xe theo phiếu yêu cầu giao hàng hoặc PCKNB/PXKHG. - NV Kế toán có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa trong PGH hoặc PCKNB và tiến hành xuất hóa đơn. - Bảo vệ có trách nhiệm kiểm tra xe và hàng hóa trước khi cho xe ra khỏi cổng 2.2.1.2.5 Nội dung Lưu đồ thực hiện Thứ Lưu đồ tự Trách nhiệmBiểu mẫu, tài liệu liên quan thực hiện Trang 18 QT.GHNĐ. BM07 (Phiếu yêu cầu giao hàng) NV cung ứng QT.GHNĐ. BM01(Phiế u yêu cầu xuất kho hàng gửi) Tiếp nhận phiếu yêu cầu giao hàng/yêu cầu 01 Không Kiểm tra yêu cầu giao hàng, yêu cầu xuất kho hàng gửi 02 NV cung ứng Đồng 03 Chuyển qua BP chứng từ NV cung ứng Không đồng 04 BP Chứng từ KT tồn kho, giá NV chứng từ QT.GHNĐ. BM02 (PGH) Đồng Xuất PGH/ PCKNB/PNKHG/PXKHG 05 Không đồng QT.GHNĐ. BM03 NV chứng (PCKNB) từ QT.GHNĐ. BM04 (PNKHG) QT.GHNĐ. BM05 (PXKHG) 06 TBP. chứng từ Kiểm tra, phê duyệt PGH, PCK, P.GĐ KHCT GĐ Đồng Trang 19 KH-CT 07 Chuyển PGH/ PCKNB qua BP Không đồng ý 08 Kế toán KT PGH /PCKNB 10 NV toán kế Không đồng ý chuyển lại bước 4 Đồng 08 NV cung ứng NV toán Xuất hóa đơn kế NV cung ứng Chuyển PGH/ PCKNB/PXKH G đến Thủ kho 11 Xếp hàng lên xe Đơn vị vận tải Không 12 Kiểm tra hàng sau khi cân xe 13 14 trạm Bảo vệ Tài xế vận chuyển hàng Vận chuyển Không đồng Các đơn vị nhận hàng và kiểm tra NV cân Các đơn vị mua hàng Đồng Trang 20