Tài liệu Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty tnhh

PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG S 1 TÓM LƯỢC Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức. (Management Angelo Kinicki, Williams, Mc Graw Hill Irwin- New York 2006). Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. Với luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH thiết bị công nghiệp Vân Trung” em đã đưa vào 2 phần: Phần lý luận: Liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền và phân tích thực trạng tại Công ty, em đã nêu ra được vấn đề tồn tại của Công ty và đưa ra được những giải pháp như: xác định rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, bố trí và sử dụng hợp lý lao động theo đúng chuyên môn, tăng cường phối hợp hoạt động giữa ban lãnh đạo và các phòng ban trong công ty… Phần thực tế: cụ thể hóa các tiêu chuẩn đánh giá thông qua các câu hỏi trong phiếu điều tra, gắn kết số liệu với các vấn đề, sử dụng các phương pháp thống kê để hỗ trợ cho việc xử lý thông tin thu thập được từ các phiếu điều tra trắc nghiệm có số lượng tương đối lớn. Trên cơ sở đó, em sẽ đi sâu phân tích nhằm thấy rõ ảnh hưởng của các nhân tố môi trường tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty. Từ đó đưa ra những đề xuất, giải pháp thực sự hữu hiệu và khả thi nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty. 2 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt chuyên đề tốt nghiệp này em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía thầy cô, các anh chị trong công ty TNHH thiết bị công nghiệp Vân Trung. Lời đầu tiên cho em xin gửi tới nhà trường lời cảm ơn chân thành nhất vì đã cung cấp cho em những kiến thức về chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp thương mại cũng như tạo điều kiện cho em được tiếp cận thực tế. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô giáo Th.S Hoàng Thị Phi Yến. Trong thời gian làm chuyên đề tốt nghiệp, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình, cô đã giúp đỡ em rất nhiều trong trong việc bổ sung và hoàn thiện kiến thức còn thiếu để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này một cách tốt nhất. Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn tới quý công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, đặc biệt là các anh, chị trong phòng Hành chính-nhân sự đã giúp em tiếp cận với thực tế về tình hình hoạt động cũng như phát triển của công ty. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã được cung cấp những tài liệu quý báu giúp em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Tuy nhiên, do thời gian, điều kiện có hạn và cách tiếp cận còn nhiều hạn chế về kiến thức cũng như kinh nghiệm cho nên khóa luận này cũng không tránh khỏi những khiếm khuyết, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để khóa luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn Sinh viên Nguyễn Thị Hoa MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU...........................................................................................................6 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN...........................................................................................................10 1.1 Các khái niệm có liên quan.....................................................................................10 1.1.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức...............................................................................10 1.1.2 Khái niệm về phân quyền....................................................................................10 1.1.3 Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền................................10 1.2 Nội dung cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp....................................11 1.2.1 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp........................................................................11 1.2.1.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp...............................................11 1.2.1.2 Các nguyên tắc tổ chức của doanh nghiệp........................................................11 1.2.1.3 Một số mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp...........................................12 1.2.2 Phân quyền trong doanh nghiệp..........................................................................17 1.2.2.1 Nguyên tắc khi phân quyền..............................................................................18 1.2.2.2 Các yêu cầu khi phân quyền.............................................................................18 1.2.2.3 Quá trình phân quyền.......................................................................................18 1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền.................................19 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG .. .................................................................................................................................. 23 2.1 Khái quát về doanh nghiệp .................................................................................. 23 2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung..................................................................................25 2.2.1 Đánh giá tổng quan ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới tình hình cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty..............................................................................................25 2.2.1.1 Ảnh hưởng của môi trường bên trong..............................................................25 2.2.1.2 Ảnh hưởng của môi trường bên ngoài..............................................................26 2.2.2 Phân tích kết quả dữ liệu thu thập được..............................................................28 2.2.2.1 Phân tích dữ liệu sơ cấp...................................................................................28 2.2.2.2 Phân tích dữ liệu thứ cấp..................................................................................33 2.3 Kết luận về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung................................................................................................37 2.3.1 Những thành công đạt được và nguyên nhân trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty...............................................................................................37 2.3.1.1 Những thành công............................................................................................37 2.3.1.2 Nguyên nhân thành công..................................................................................38 2.3.2 Những vấn đề còn tồn tại và nguyên nhân trong cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty........................................................................................................................ 38 2.3.2.1 Những tồn tại...................................................................................................38 2.3.2.2 Nguyên nhân tồn tại.........................................................................................38 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỚI THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÂN TRUNG......................................................................................................................... .................................................................................................................................. 40 3.1 Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới năm 2015......................40 3.2 Quan điểm giải quyết thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung.................................................................................. 40 3.3 Các đề xuất, kiến nghị về cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung................................................................................................41 3.3.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong công ty.............................................................41 3.3.2 Tái cơ cấu nhân viên trong công ty..................................................................... 43 3.3.3 Bồi dưỡng trình độ cán bộ công nhân viên......................................................... 44 3.3.4 Hoàn thiện công tác phân quyền trong công ty................................................... 44 3.4 Một số kiến nghị khác............................................................................................ 46 3.4.1 Ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý.......................................................... 46 3.4.2 Sử dụng các biện pháp khích lệ, động viên nhân viên trong Công ty..................47 3.4.3 Hoàn thiện công tác tổ chức nơi làm việc cho nhân viên.................................... 47 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Cơ cấu lao động trong Công ty theo trình độ...............................................26 Bảng 2.2: Tổng hợp kết quả khảo sát về thưc trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung.........................................................29 Bảng 2.2: Cơ cấu lao động của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung qua một số năm từ 2010– 2012..................................................................34 Bảng 2.4: Cơ cấu lao động của công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung theo giới tính và phòng ban năm 2012.........................................................................35 DANH MỤC HÌNH VẼ Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến..........................................................................13 Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức theo chức năng...................................................................14 Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng kinh doanh...............................................15 Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức theo khu vực.......................................................................15 Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng..............................................16 Sơ đồ 1.6: Cơ cấu tổ chức theo ma trận........................................................................17 Sơ đồ 1.7: Mô hình tổ chức hỗn hợp............................................................................18 Sơ đồ 1.8: Mối quan hệ Cấu trúc-Chiến lược của A. Chandler....................................21 Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung................36 Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức mới của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung .................................................................................................................................. 44 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Một yêu cầu đặt ra là các doanh nghiệp muốn khẳng định vị trí của mình trên thương trường thì luôn phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với điều kiện thị trường. Như vậy mới có thể góp phần không ngừng tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm sao xây dựng cho mình cơ cấu tổ chức và phân quyền hợp lý. Bởi lẽ khi có một cơ cấu tổ chức quản lý hợp lý, phân quyền đúng đắn thì mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực, giúp cho việc ra các quyết định chính xác và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyết định đó, điều hoà phối hợp các hoạt động nhằm đạt được mục đích chung đề ra. Sau hơn 6 năm xây dựng và trưởng thành, hiện nay công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung đã cung cấp hơn 40 loại mặt hàng máy móc phục vụ cho sản xuất kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em nhận thấy Công ty mặc dù đã có các phòng ban khá đầy đủ song sự phối hợp giữa các phòng ban còn lỏng lẻo, phân công nhiệm vụ chưa rõ ràng, hệ thống kiểm soát và đánh giá công việc chưa hoàn thiện, phần mềm quản lý lạc hậu, việc đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên chưa tốt… Để đáp ứng được chiến lược kinh doanh, mục tiêu, nhiệm vụ hoạt động trong thời gian tới và khắc phục được những tồn tại hiện có, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty Thiết bị công nghiệp Vân Trung là tất yếu khách quan, là nhu cầu cấp bách. Qua đó giúp Công ty nâng cao hiệu quả, sức cạnh tranh để phát triển mạnh hơn trong nền kinh tế thị trường, đồng thời hoàn thiện được quá trình sản xuất kinh doanh, tiết kiệm tối đa thời gian lao động và chi phí, sử dụng hiệu quả những nguồn lực. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu của đề tài Đề tài hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại các công ty được rất nhiều sinh viên lựa chọn làm đề tài để thực hiện khóa luận tốt nghiệp, luận văn tốt nghiệp. Sau đây em xin đưa ra một số đề tài như vậy: Sinh viên Lê Đức Sơn- Lớp 41A1- Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Thương mại và Sản xuất da Đại Lợi”, năm 2009. Sinh viên Tạ Thị Chinh- Lớp 42A1- Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Đầu tư Xây dựng và Thương Mại Cường Giang”, năm 2010. Sinh viên Lê Thúy An- Lớp 43A4- Trường Đại học Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần Intimex trên địa bàn Hà Nội” năm 2011. Sinh viên Hoàng Thị Mai- Lớp 43A2- Trường Đại hoạc Thương Mại với đề tài luận văn “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần xây dựng ALINE ” năm 2011 Sinh Viên Nguyễn Thị Mai Phương-Lớp 44A1-Trường Đại học Thương Mại với khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Cổ Phần quốc tế Đông Á” năm 2012. Sinh viên Phạm Thị Nhung - Lớp 44A2- Trường Đại học Thương Mại với đề tài khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH một thành viên Nhật Linh”, năm 2012. Trong các luận văn và khóa luận trên đề cập tới nhiều góc độ khác nhau của công tác hoàn thiện co cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp thương mại nhưng chưa có đề tài tào trùng với đề tài khóa luận mà em đã lựa chọn. Do chưa có công trình nghiên cứu nào liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung nên đề tài khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung ” là hoàn toàn mới. 3. Mục đích nghiên cứu Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung. Trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Vân Trung trong thời gian tới, định hướng đến năm 2015. 4. Phạm vi nghiên cứu Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Vân Trung trong những năm gần đây, tập trung vào 3 năm 2010, 2011, 2012. Dựa trên cơ sở đó, định hướng giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty từ năm 2013 đến năm 2015. Về không gian: Đề tài được nghiên cứu công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung, địa chỉ: Số 1, ngõ 4A, Phú Diễn, Từ Liêm, Hà Nội. 10 5. Phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 5.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp - Phương pháp quan sát trực tiếp: Ghi lại có kiểm soát các sự kiện hoặc các hành vi ứng xử của các nhà quản trị, các nhân viên làm việc trong đơn vị thực tập. - Phương pháp điều tra trắc nghiệm bằng bảng câu hỏi: Em đã xây dựng hai loại phiếu điều tra trắc nghiệm: 5 phiếu cho đối tượng là nhà quản trị là giám đốc và các trưởng phòng vì họ là những người đứng đầu mỗi bộ phận và nắm quyền trong tổ chức và 7 phiếu cho nhân viên vì họ là những người trực tiếp tham gia vào cơ cấu tổ chức và chịu sự phân quyền. Sau đó gửi phiếu điều tra tới các đối tượng này trong Công ty để thu thập được những thông tin cần thiết. - Phương pháp phỏng vấn: Có những vấn đề về cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty mà phiếu điều ta chưa thể làm rõ được, do vậy em đã tiến hành phỏng vấn chuyên sâu với nhà quản trị của công ty. Để thực hiện công việc này em đã xây dựng những câu hỏi dài và phức tạp hơn nhằm có được đầy đủ hơn các dữ liệu về khách thể nghiên cứu. Đối tượng được lựa chọn là Giám đốc vì Giám đốc chính là người nắm được tình hình cơ cấu tổ chức và phân quyền trong công ty một cách tổng quát nhất. 5.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp - Từ phía Công ty: báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo tài chính, tình hình cơ cấu lao động. - Từ các công trình nghiên cứu trước: luận văn tốt nghiệp khóa 41, 42, 43 và 44 Khoa Quản trị doanh nghiệp- Đại học Thương mại. 5.2 Phương pháp phân tích dữ liệu 5.2.1 Thống kê phân tích Lập bảng thống kê số liệu, thống kê thông tin, sử dụng phương pháp phân tích kinh tế, phân tích thông tin để đánh giá sự thay đổi cũng như nguyên nhân của sự thay đổi đó và ảnh hưởng của nó tới khách thể nghiên cứu. 5.2.2 So sánh đối chứng Sử dụng phương pháp so sánh đối chứng để so sánh các chỉ tiêu về số tương đối và tương đối giữa các năm sẽ được lập để thấy được sự khác biệt, sự thay đổi qua các năm. 5.2.3 Phân tích tổng hợp Trên cơ sở thu thập các số liệu, thông tin trên phiếu điều tra, kết quả phỏng vấn, quan sát trực tiếp. Sau đó tổng hợp đánh giá và phân tích để thấy được từ tổng quan đến chi tiết về thực trạng về cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung. 6. Kết cấu đề tài Ngoài phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục, nội dung của luận văn tốt nghiệp đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung” gồm ba chương như sau: Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung Chương 3: Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Thiết bị công nghiệp Vân Trung CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN 1.1 Các khái niệm có liên quan 1.1.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức Tổ chức Tổ chức là việc xác định những công việc cần làm và những người làm các công việc đó, xác định rõ trách nhiệm, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho mỗi các nhân, mỗi bộ phận nhằm đóng góp vào việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức.  Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một chỉnh thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vu và quyền hạn rõ ràng nhằm tạo nên một môi trường thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận, hướng tới mục tiêu chung của tổ chúc. 1.1.2 Khái niệm về phân quyền Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó. 1.1.3. Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Do những áp lực từ môi trường cạnh tranh đòi hỏi cần thiết phải có sự thay đổi để hoàn thiện tổ chức, bộ máy quản trị của doanh nghiệp. Những áp lực cơ bản là: - Tính đa dạng của sản phẩm, dịch vụ. - Chất lượng sản phẩm và chu trình giap hàng phải ngắn hơn - Sự tiến bộ của khoa học kĩ thuật và công nghệ - Nhu cầu tiêu dùng của xã hội ngày càng cao - Những thay đổi về chính trị, xã hội - Khuynh hướng toàn cầu hóa kinh doanh Ngày nay quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra một cách hết sức nhanh chóng và không một quốc gia nào có thể đứng ngoài xu hướng này được. Việc toàn cầu hóa này là cơ hội cho các doanh nghiệp nhưng đồng thời cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp về khoa học công nghệ, vốn và nhất là về trình độ quản lý. Sự thay đổi thường xuyên của thị trường, sự phát triển của các đối thủ cạnh tranh bắt buộc doanh nghiệp phải có những cách nhìn mới, tư duy mới và biện pháp chiến lược sản xuất kinh doanh mới và thay đổi cả cách quản trị để thích nghi với môi trường. Để làm được điều đó các doanh nghiệp phải có sự hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh sao cho phù hợp. Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên môn hóa có thể đáp ứng yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong môi trường ngày càng khắc nghiệt như hiện nay là nhiệm vụ của doanh nghiệp. Trên cơ sở chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp cần phải hoàn thiện bộ máy quản trị của mình để phát huy được vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý của bộ máy quản trị để thực hiện được những mục tiêu của chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ máy quản trị là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản trị. Hoàn thiện bộ máy quản trị, làm cho bộ máy quản trị có hiệu lực hơn, hoàn thành nhiệm vụ quản trị phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh và mọi đặc điểm của doanh nghiệp Như vậy doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần phải có bộ máy quản trị có hiệu quả. 1.2 Nội dung cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 1.2.1 Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1.2.1.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp gồm có 3 đặc điểm sau:  Tính tập trung Đặc trưng này phản ánh mức độ tập chung hay phân tán quyền lực của tổ chức hay bộ phận.  Tính phức tạp Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong tổ chức. Nếu cơ cấu tổ chức có nhiều cấp, nhiều khâu với mối quan hệ phức tạp thì cơ cấu tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức có ít cấp, ít khâu thì cơ cấu tổ chức có tính phức tạp thấp.  Tính tiêu chuẩn hóa Đặc trưng này phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách và thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế. Nếu mức độ ràng buộc cao và chặt chẽ thì tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh cho tổ chức. 1.2.1.2 Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Để xây dựng một cơ cấu hợp lý, đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải tuân thủ một số nguyên tắn sau đây: Nguyên tắc cơ bản: Cơ cấu tổ chức phải đi theo và đáp ứng được yêu cầu của chiến lược sản xuất kinh doanh. Đây là nguyên tắc rất quan trọng và cơ bản trong việc hình thành một mô hình bộ máy quản trị. Nếu vi phạm nguyên tắc này sẽ dẫn tới sự suy giảm hoạt động của tổ chức, gây ra hiện tượng chồng chéo, trùng lặp hoặc bỏ trống các chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận và cá nhân trong tổ chức. Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp đều được thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp. Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được sử dụng trong hệ thống nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động trong doanh nghiệp. Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả cao nhất. 1.2.1.3 Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Tùy theo đặc điểm, ưu, nhược điểm và các điều kiện áp dụng, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn được mô hình tổ chức bộ máy quản trị thích hợp và đáp ứng được yêu cầu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.  Cơ cấu tổ chức trực tuyến Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2 Lãnh đạo tuyến 3 Đặc điểm: Đây là một trong những loại hình cơ cấu đầu tiên và là dạng của tổ chức trong đó nhà quản trị là người đưa ra hầu hết các quyết định . Nhà quản trị cố gắng giám sát mọi hoạt động trong tổ chức, việc hợp tác giữa các thành viên là dưới sự giám sát và chỉ đạo trực tiếp của nhà quản trị. Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, nhanh chóng, linh hoạt với chi phí quản lý thấp. Nhược điểm: Cơ cấu này đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp. Cơ cấu này có mức chính thức hóa thấp nên các cá nhân không thể hiểu biết được một cách rõ rang trách nhiệm và nghĩa vụ của họ. Kiểu cơ cấu này có thể làm cho bộ máy quản lý rơi vào tình trạng quá tải. Do đó, cơ cấu này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp.  Cơ cấu tổ chức theo chức năng Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức theo chức năng Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo chức năng 1 Lãnh đạo chức năng 2 Đặc điểm: Cơ cấu này chia tổ chức thành các tuyến chức năng, mỗi tuyến là một bộ phận đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của tổ chức. Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức này thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tạo điều kiện cho mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình đồng thời tích lũy được kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân. Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo chung những công việc quản lý được chuyên môn hóa một cách sâu sắc và thành thạo hơn, thu hút được chuyên gia vào công tác lãnh đạo. Cơ cấu này còn giảm đi sự trùng lặp về nguồn lực và vấn đề phối hợp nội bộ trong lĩnh vực chuyên môn. Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều lãnh đạo khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ một thủ trưởng vì vậy dễ sinh ra tình trạng thiếu trách nhiệm rõ rang, thiếu kỉ luật chặt chẽ. Mỗi cấp dưới sẽ chịu sự chỉ đạo của nhiều cấp trên, xảy ra mâu thuẫn giữa các cấp lãnh đạo. Sự phối hợp hoạt động của người lãnh đạo chung với người lãnh đạo chức năng ngày càng khó khăn hơn khi khối lượng các vấn đề chuyên môn tăng lên. Mô hình này phù hợp với tổ chức doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng.  Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo ngành hàng kinh doanh Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng kinh doanh Lãnh đạo doanh nghiệp Phụ trách ngành hàng A Phụ trách ngành hàng B Phụ trách ngành hàng C Đặc điểm: Đây là cơ cấu tiêu biểu cho loại hình cơ cấu tổ chức hiện đại với những đặc điểm cơ bản là chia doing nghiệp thành các nhánh mà mỗi nhánh sẽ đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo một ngành hàng hay một mặt hàng nhất định. Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh có thể dễ dàng đổi mới và thích ứng với sự thay đổi của môi trường. Cơ cấu này tạo cho giám đốc các bộ phận có thể linh hoạt xử lý các tình huống kinh doanh. Đảm bảo sự phối kết hợp và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiêp. Nhược điểm: Trong nhiều hoạt động hay công việc có thể trùng lặp trong các bộ phận khác nhau dẫn tới chi phí và giá thành tăng lên. Không phát huy được đầy đủ năng lực, sở trường của nhân viên, khó thu hút được chuyên gia giỏi.  Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo khu vực Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức theo khu vực Tổng giám đốc Giám đốc khu vực 1 Giám đốc khu vực 2 Giám đốc khu vực 3 Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức theo khu vực là một cơ chế phối hợp hữu hiệu để tập chung các đơn vị khác nhau của công ty có sản phẩm và dịch vụ quan hệ với nhau. Cơ cấu này phân chia doanh nghiệp thành các chi nhánh mà mỗi chi nhánh thực hiện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo từng khu vực địa lý. Đứng đầu mỗi chi nhánh là giám đốc khu vực. Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo khu vực làm giảm bớt phạm vi công việc cần phải tiến hành trực tiếp của cấp quản trị, giúp cho họ có thêm điều kiện để đầu tư hoạt động chiến lược, tiết kiệm được chi phí đi lại cho nhân viên bán hàng, tạo dựng được các điều kiện thuận lợi do môi trường địa lý tự nhiên tạo ra nhất là các yếu tố đầu vào với chi phí thấp và ít rủi ro. Nhược điểm: Do mỗi khu vực có một giám đốc nên sẽ cần nhiều nhà quản trị tổng hợp. Công việc cũng có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau, phân tán nguồn lực và khó khăc ho việc kiểm soát hơn.  Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng Tổng giám đốc Giám đốc khách hàng loại 1 Giám đốc khách hàng loại 2 Giám đốc khách hàng loại 3 Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng chia doanh nghiệp thành các nhánh mà mỗi nhánh là một bộ phận đảm nhận mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó. Ưu điểm: Cơ cấu này cho phép toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp hướng vào kết quả cuối cùng , cho phép và đòi hỏi nhà quản trị các bộ phận phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với từng sản phẩm và dịch vụ. Điều đó cho phép bộ phận quản trị cao nhất không phải bận tâm đến việc điều hành các sự việc hằng ngày mà có thể tập chung vào chiến lược dài hạn. Nhược điểm: Cơ cấu này tạo ra rất nhiều sự trùng lặp về các hoạt động chức năng và sử dụng các nguồn lực, điều này sẽ dẫn tới việc lãng phí, gây ra tốn kém và giảm hiệu quả.  Cơ cấu tổ chức ma trận Sơ đồ 1.6: Cơ cấu tổ chức theo ma trận Người lãnh đạo hệ thống Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo chức năng A Lãnh đạo tuyến 2 Lãnh đạo chức năng B Đề án 1 Đề án 2 Đặc điểm: Nó có thể thỏa mãn được đồng thời 2 yêu cầu của môi trường kinh doanh là đáp ứng các đòi hỏi về kỹ thuật và công nghệ cao, thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng. Đáp ứng được yêu cầu về trao đổi thông tin giữa các cá nhân, các nhóm, các khu vực mà từng cơ cấu tổ chức không đáp ứng được. Cơ cấu ma trận có hai hệ thống cặp đôi (theo chức năng và theo mặt hàng, theo khu vực…) trong đó bao trùm lên về những mặt hàng cụ thể về một dự án hoặc một chương trình của doanh nghiệp. Ưu điểm: Có tính năng động cao, dễ di chuyển cán bộ có năng lực để thực hiện các dự án khác nhau, sử dụng cán bộ có hiệu quả, tận dụng được cán bộ có chuyên môn cao. Giảm bớt sự cồng kềnh cho các bộ máy quản lý của các dự án. Nhược điểm: Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến vì vậy dễ nảy sinh mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh, có sự tranh chấp về quyền lực giữa các bộ phận và khó kiểm soát. 19