Tài liệu Phân tích hệ thống thông tin Quản lý cửa hàng thức ăn nhanh KFC

LỜI MỞ ĐẦU Việc ứng dụng Công Nghệ Thông Tin vào đời sống ngày nay đã không còn xa lạ với chúng ta. Công Nghệ Thông Tin với tốc độ nhanh chóng, chính xác đã giúp con người trong rất nhiều lĩnh vực, nhất là kinh doanh,…Trong đó kinh doanh thức ăn nhanh cũng không ngoại lệ. Ngày nay, các hệ thống cửa hàng thức ăn nhanh đã trở nên khá phổ biến tại TP HCM. Cửa hàng thức ăn nhanh xuất hiện ồ ạt khiến cho thói quen tiêu dùng của người dân thành phố có sự thay đổi. Đồng thời góp phần làm sạch lòng lề đường ,khiến cho những quán ăn ven đường bị giới hạn khu vực họat động. Sản phẩm thức ăn nhanh KFC mang tiêu chí là vệ sinh đảm bảo, gà sạch,thức ăn phong phú đầy đủ chất dinh dưỡng… đã tạo nên chỗ đứng của KFC tại Việt Nam. Một cửa hàng thức ăn nhanh muốn có doanh thu cao thì phải thu hút được khách hàng , do vậy, nhu cầu về một phần mềm có khả năng quản lý nhanh và chặt chẽ về mọi mặt như quản lý nhân sự,quản lý thu chi,quản lý kho,chính sách khuyến mãi ,giao hàng tân nơi, … . Để giúp cho hệ thống cửa hàng thức ăn nhanh trở nên gần gũi với người tiêu dùng và tạo nhiều thuận lợi nhất cho người tiêu dùng, chúng em xin trình bày đồ án “ Quản lý cửa hàng thức ăn nhanh KFC” 1 Chúng em xin cảm ơn thầy TS Nguyễn Gia Tuấn Anh đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức quý giá về môn học và đã tận tình giúp đỡ chúng em hoàn thành đồ án này. 1 Nhóm sinh viên thực hiện: 0511066: Vũ Thị Mai Anh 0511072: Lâm Thị Chi 0511081:Vũ Thị Thùy Dung 2 Mục Lục Lời nói đầu...................................................................................1 Mục lục........................................................................................3 I.Mục tiêu,phạm vi để tài....................................................................4 1. Mục tiêu...........................................................................................4 2. Phạm vi............................................................................................4 II.Khảo sát hệ thống và phân tích hiện trạng hệ thống........................4 1. Khảo sát hệ thống.............................................................................4 2. Phân tích hiện trạng tin học.............................................................6 3. Phân tích hiện trạng hệ thống...........................................................7 III.Phân tích yêu cầu...........................................................................23 1. Yêu cầu chức năng..........................................................................23 2. Yêu cầu phi chức năng....................................................................24 3. Phát hiện thực thể............................................................................24 4. Mô hình ERD..................................................................................30 5. Chuyễn ERD sang mô hình quan hệ...............................................31 6. Mô tả chi tiết các quan hệ...............................................................32 7. Mô tả tổng kết.................................................................................45 IV.Thiết kế giao diện..........................................................................48 1. Thiết Kế Menu................................................................................48 2. Thiết Kế Form.................................................................................54 V.Thiết kế thuật giải cho hàm xử lý....................................................73 VI. Đánh giá ưu khuyết điển và phân công công việc........................77 1. Ưu điểm..............................................................................................77 2. Khuyết điểm........................................................................................77 3. Phân công công việc...........................................................................77 3 I.MỤC TIÊU ,PHẠM VI ĐỀ TÀI: 1.Mục tiêu: Phân tích thiết kế cửa hàng thức ăn nhanh KFC nhắm thực hiện việc tin học hóa khâu quản lý, giúp cho việc mua bán , thanh toán thuận lợi và chính xác. 2.Phạm vi: Phạm vi năm trong giới hạn của môn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin và các mục tiêu trên. II.KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG 1.Khảo sát hệ thống: Cửa hàng thức ăn nhanh KFC tại Siêu Thị Maximax Cộng Hòa. Địa chỉ: 15-17 Cộng Hòa, P.4, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh một chi nhánh của chuỗi nhà hàng thức ăn nhanh KFC tại thành phố Hồ Chí Minh tại đây thực khách có thể thưởng thức tất cả các sản phẩm từ Gà rán truyền thống đến các món tráng miệng của KFC và được hưởng các chế độ khuyến mãi hiện hành của KFC tại cửa hàng. Quản lí một cửa hàng gồm nhiều món ăn, nhiều nhân viên,…. Ngoài ra còn có chế độ chăm sóc khách hàng. Cụ thể có những loại hình dịch vụ cơ bản như: khuyến mãi giảm giá, giao hàng tận nơi,… Một cửa hàng thức ăn nhanh KFC có cấu trúc cơ bản như sau: *Sơ đồ tổ chức: 4 Giám đốc Quản lý nhân viên Kế toán Quản lý kho Bếp Nhân viên phục vụ quầy -Dọn dẹp, -Giao hàng -Bảo vệ * Giám đốc: Điều hành cửa hàng, kiểm tra các thông tin về doanh thu. Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp cửa hàng, mọi vấn đề của cửa hàng đều phải thông qua giám đốc và giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong cửa hàng; * Quản lý nhân viên: Quản lý ,phân công công việc trong cửa hàng một cách hợp lý và chặt chẽ. * Nhân viên phục vụ quầy: - Tiếp nhận thông tin khách đặt hàng theo thực đơn tại quầy - Giao thức ăn cho khách, thu tiền của khách từ phiếu thanh toán do kế toán lập - Hướng dẫn khách đến chỗ ngồi và tự phục vụ. - Nhận yêu cầu của khách, giải đáp thắc mắc của khách - Tiếp nhận thông tin khách hàng đặt hàng theo thực đơn giao hàng tại nhà.Khách hàng có thể đặt hàng qua:điện thoại, email, fax.Ghi lại thông tin khách hàng đầy đủ và chính xác địa chỉ liên lạc,các yêu cầu đặt món của khác và chuyển những thông tin trên cho bếp. 5 *Quản lý kho: Quản lý nguyên vật liệu trong kho,lập phiếu nhập và phiếu yêu cầu nhập kho khi cần thiết. *Đầu bếp: Chế biến món ăn theo thực đơn của KFC,chuyển thức ăn của khách cho lễ tân,hoặc cho nhân viên giao hàng tận nới,quản lý các nguyên vật liệu trong bếp ,các dụng cụ nhà bếp,nhận nguyên vật liêu theo phiếu xuất kho do quản lý kho lập. * Kế toán: Lập phiếu tính tiền cho khách , lập phiếu thu ,chi hàng ngày,Danh sách phiếu thu,Danh sách phiếu chi,lập phiếu nhập kho ,báo cáo doanh thu hàng ngày(báo cáo chi thu,quỹ tiền,chấm công…). * Nhân viên giao hàng tận nơi: Giao thức ăn cho khách,thu tiền của khách từ phiếu thu do kế toán lập khi giao hàng cho khác. * Giữ xe: Nhận giữ xe khi khách đến cửa hàng và trả xe khi khách ra về. *Phục vụ : Dọn dẹp sau khi khách đã ăn xong và ra về. 2.Phân tích hiện trạng tin học: - Hệ thống phần cứng: 3 máy tính (Pentium 4, 512DDR, 40G HDR) nối mạng LAN, ADSL - Hệ thống phần mềm:WinXP, Microsoft Office, C#, SQL server. 6 - Giám đốc,quản lý nhân sự, nhân viên kế toán thành thạo vi tính văn phòng( word, excel, internet…) 3.Phân tích hiện trạng hệ thống: a)Tiếp nhận thông tin từ khách hàng: Nhân viên tiếp tân sẽ nhận yêu cầu về món ăn, thức uống từ khách hàng.Ghi nhận thật chính xác và đầy đủ về món ăn, khẩu vị của khách (cay, chua, ngọt, mặn…) trước khi chuyển cho bếp. Kế toán nhanh chóng lập phiếu thanh toán . Nhân viện tiếp tân yêu cầu khách chờ thức ăn tại quầy và thanh toán tiền trước khi tự phục vụ,sau khi khách nhận thức ăn và thanh toán ,hướng dẫn khách tới chỗ ngồi . Đối với dịch vụ giao hàng tận nơi nhân viên tiếp tân nhận thông tin khách hàng ,sau đó nhân viên kế toán lập phiếu thanh toán và giao cho nhân viên giao hàng để chuyển đến khách hàng. 7 Phiếu đặt hàng: KFC Việt Nam Địa chỉ…, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại (84-8) …………… Fax: (84-8) …………………… Email: [email protected] PHIẾU ĐẶT HÀNG STT 1 2 3 4 5 Họ tên khách:................................................ Số......... Địa chỉ:………………………….. Ngày:…/…/200.. TÊN MÓN Combo1 Gà rán truyền thống Bánh mỳ mềm Bắp cải trộn( vừa) Bơ gơ Snacker và pepsi (vừa) SL 1 1 6 2 2 GHI CHÚ Ngày................ tháng................ năm................. Người lập phiếu 8 Phiếu thanh toán: KFC Việt Nam Địa chỉ…, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại (84-8) …………… Fax: (84-8) …………………… Email: [email protected] PHIẾU THANH TOÁN Họ tên khách:................................................ Số......... Địa chỉ:………………………….. Ngày:…/…/200.. STT TÊN MÓN SL ĐƠN GIÁ TỔNG TIỀN 1 2 3 4 5 1 1 6 2 2 53.000 19.000 4.000 8.000 25.000 53.000 19.000 24.000 16.000 50.000 Combo1 Gà rán truyền thống Bánh mỳ mềm Bắp cải trộn( vừa) Bơ gơ Snacker và pepsi (vừa) Tổng số tiền:………162.000…………………….. Tổng số tiền bằng chữ:…. một trăm sáu mươi hai ngàn chẵn…. Ngày................ tháng................ năm................. KẾ TOÁN b) Quản lý kho: NGƯỜI GIAO QUẢN LÝ KHO *Quản lý và xắp xếp trong kho: Kho là nơi tập trung các nguyên liệu, thực phẩm hàng hoá để đáp ứng các nhu cầu chế biến món ăn cung ứng cho khách, do vậy kho phải được tổ chức hợp lý. - Phải nắm vững số lượng hàng hoá có trong kho ,lập phiếu yêu cầu nhập kho. - Mỗi lần nhập kho hoặc xuất kho sẽ có mẫu ghi cụ thể, vào cuối ngày , quản lý kho có nhiệm vụ tổng kết lượng hàng hóa còn tồn và đã hết trong ngày báo cáo cho bộ phận kế toán :Lập thẻ kho, để kế toán dễ dàng trong việc lập phiếu nhập kho. 9 *Thẻ kho: KFC Việt Nam Địa chỉ…, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại (84-8) …………… Fax: (84-8) …………………… Email: [email protected] THẺ KHO Ngày…..,tháng…….,năm……... Ngày Số Diễn giải Số lượng Tên hàng: ………… Ký xác nhận của kế Nhập Xuất Tồn toán Ngày ................ tháng................ năm................. QUẢN LÝ KHO *Phiếu yêu cầu nhập kho: 10 KFC Việt Nam Địa chỉ…, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại (84-8) …………… Fax: (84-8) …………………… Email: [email protected] PHIẾU YÊU CẦU NHẬP KHO Số:…… Họ tên người yêu câu:…………………………………………………………… Chức vụ:…………………………………………………………………………. Lý do nhập:……………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… STT 1 2 3 4 TÊN NL ĐVT TÌNH TRẠNG GHI CHÚ Ngày................ tháng................ năm................. NGƯỜI YÊU CÂU 11 *Nhập kho: Quản lý kho nhận phiếu nhập kho do kế toán lập.Kiểm tra các hàng hóa theo phiếu nhập kho,cả về chất lượng và số lương.Nếu hàng hóa đáp ưng về số lượng và chất lượng thì cho nhập hàng vào kho.Nếu hàng hóa không đáp ứng về số lượng và chất lượng thì không thực hiện nhập và yêu cầu giải quyết. Sau khi kiểm tra về số lượng và chất lượng hàng hóa,Quản lý kho thực hiện nhập hàng vào kho.Sau đó Quản lý kho sẽ xác nhận vào phiếu nhập kho chuyển cho kế toán. Phiếu nhập kho: KFC Việt Nam Địa chỉ…, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại (84-8) …………… Fax: (84-8) …………………… Email: [email protected] PHIẾU NHẬP KHO STT 1 2 3 4 Kho nhập:………… Số:….. Nơi cung cấp:…….. Ngày:…./…/200 TÊN NL Cánh gà Đùi gà Thịt bò Salat ĐVT Cái Cái Kg kg ĐƠN GIÁ Call Call Call Call SL 100 200 5kg 5kg T TIỀN Call Call Call Call GHI CHÚ Tổng số tiền viết bằng chữ…………………………….. Ngày................ tháng................ năm................. KẾ TOÁN * Xuất kho: NGƯỜI GIAO 12 QUẢN LÝ KHO - Quản lý kho căn cứ vào định mức nguyên liệu, hàng hóa đã quy định trong kế hoạch của nhà hàng để xuất kho. Giám sát số lượng cấp phát.Lập phiếu xuất kho,khi xuất kho. - Khi xuất hàng cho bộ phận bếp, bộ phận bếp phải điền đầy đủ các thông tin vào phiếu nhận nguyên vật liệu và phiếu xuất kho: bộ phận, mặt hàng cần cấp, số lượng, đơn vị tính…đặc biệt phải có chữ ký xác nhận của các trưởng bộ phận . - Quản lý kho phải kiểm tra kỹ các thông số ngày xuất kho (lập danh sách phiếu xuất kho) - Xuất hàng đúng số lượng, chất lượng loại hàng đã duyệt.Thường xuyên cập nhập số liệu, sổ sách kho, kiểm kê chu đáo, đúng kỳ. 13 Phiếu xuất kho: 14 KFC Việt Nam Địa chỉ…, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại (84-8) …………… Fax: (84-8) …………………… Email: [email protected] PHIẾU XUẤT KHO Kho xuất:………… Số:……. Nơi nhận:…………. Ngày :…/…./200… Lý do xuất :………………………………………………………………….. STT 1 2 3 4 5 6 TÊN NL Cánh gà Đùi gà Thịt bò Cà rốt Salat Ly pepsi DVT Cái Cái Kg Kg Kg Cái SL 200 100 5 5 5 300 GHI CHÚ Ngày ................ tháng................ năm................. NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO 15 QUẢN LÝ KHO Phiếu nhận nguyên vất liệu: KFC Việt Nam Địa chỉ…, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại (84-8) …………… Fax: (84-8) …………………… Email: [email protected] PHIẾU NHẬN NGUYÊN VẬT LIỆU Số:……. Nơi nhận:Bếp cửa hàng STT 1 2 3 4 5 6 TÊN NL Cánh gà Đùi gà Thịt bò Cà rốt Salat Ly pepsi NGƯỜI NHẬN Ngày :…/…./200… DVT SL GHI CHÚ Cái 200 Cái 100 Kg 5 Kg 5 Kg 5 Cái 300 Ngày................ tháng................ năm................. NGƯỜI GIAO KHO 16 QUẢN LÝ Danh sách phiếu xuất kho: KFC Việt Nam Địa chỉ…, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại (84-8) …………… Fax: (84-8) …………………… Email: [email protected] DANH SÁCH PHIẾU XUẤT KHO Từ ngày:……….......... SỐ PHIẾU NGÀY XUẤT MÃ ĐT Đến ngày:…………. TÊN ĐỐI TƯỢNG LÝ DO XUẤT Ngày ................ tháng................ năm................. QUẢN LÝ KHO c)Quản lý nhân viên: - Quản lý kết quả của nhân viên thông qua việc giám sát các tác nghiệp của nhân viên , tức là tổ chức công việc, phân chia công việc cụ thể cho từng nhân viên làm việc. - Lập phiếu chấm công và phiếu chấm công tổng hợp vào cuối mỗi tháng và gởi về Kế toán. 17 Thời gian phân ca: Lịch phân công công việc ca,các nhân viên theo quy định về thời gian như sau: - Ca sáng : 7h00-15h30 ( nhân viên được nghỉ 30p ăn trưa ) - Ca chiều: 14h00-22h30 ( nhân viên được nghỉ 30p ăn tối ) - Ca gãy : 10h45-14h15 và 17h30-22h ( nhân viên phải thu xếp ăn trưa và ăn tối trươc khi vào ca ) Nhân viên làm theo ca,tùy theo sắp sếp của quản lý (quản lý nhân viên),mỗi nhân viên được bố trí một ngày nghỉ trong suốt 7 ngày làm việc liên tục. *Phiếu chấm công: KFC Việt Nam Địa chỉ…, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại (84-8) …………… Fax: (84-8) …………………… Email: [email protected] PHIẾU CHẤM CÔNG Từ ngày:……….......... Đến ngày:…………. 18 MÃ STT NV 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 22 TÊN NV 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Ngày……..Tháng……..Năm….. Quản lý nhân viên 19 * Phiếu chấm công tổng hợp: KFC Việt Nam Địa chỉ…, Tp Hồ Chí Minh, Việt Nam Điện thoại (84-8) …………… Fax: (84-8) …………………… Email: [email protected] PHIẾU CHẤM CÔNG TỔNG HỢP Từ ngày:……….......... Đến ngày:…………. STT MÃ TÊN NV NV 1 2 3 NGÀY CÔNG SỐ NGÀY ĐI GHI CHÚ SỐ NGÀY LÀM NGHỈ NVP01 Trần Bích Trân NVT01 Lã Thu Huyền NVG01 Đỗ Quang Thuận Ngày……..Tháng……năm Quản lý nhân viên d) Quản lý thu chi: Kế toán kiểm tra các chứng từ,hóa đơn có liên quan đến thu ,chi tiền mặt,các chứng từ,đầy đủ hợp lê,chính xác ,sau đó báo cho Giám đốc xem xét và phê duyệt.Sau khi được phê duyệt,kế toán xuất phiếu thu,phiếu chi,hóa đơn và các chứng từ có liên quan.Các chứng từ ,hóa đơn,phiếu thu,chi,báo cáo thu chi,…sẽ được phòng kế toán lưu trữ trong hạn định của công ty. Một số biểu mẫu trong quản lý thu chi: *Phiếu chi KFC Việt Nam 20