Tài liệu Nghiên cứu các biện pháp kiểm soát thông tin văn bản tại liên đoàn lao động thành phố hà nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------------------------------- NGUYỄN THỊ THU HẰNG NGHIÊN CỨU CÁC BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT THÔNG TIN VĂN BẢN TẠI LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Hà Nội – 2018 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------------------------------- NGUYỄN THỊ THU HẰNG NGHIÊN CỨU CÁC BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT THÔNG TIN VĂN BẢN TẠI LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Quản trị văn phòng Mã số: 60 34 04 06 Người hướng dẫn khoa học: TS Trần Thắng Hà Nội – 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sỹ “Nghiên cứu các biện pháp kiểm soát thông tin văn bản tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội” là công trình nghiên cứu của tôi. Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo và tổng hợp kết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định. Công trình này chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện nào. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này. Hà Nội, ngày tháng năm 2018 HỌC VIÊN Nguyễn Thị Thu Hằng i LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, mặc dù gặp nhiều khó khăn trong việc thu thập và nghiên cứu tài liệu, song tác giả đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình và tạo điều kiện từ phía Cơ quan Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội và các thầy cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội). Tác giả trân trọng cảm ơn những đóng góp chân thành và quý báu của các nhà khoa học, sự quan tâm, giúp đỡ, tạo mọi điều kiệu về thời gian, vật chất, tinh thần ủng hộ của các đồng chí Thường trực, Thủ trưởng các Ban, các đồng chí cán bộ, chuyên viên của Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội trong quá trình thu thập tài liệu khi thực hiện luận văn. Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới người hướng dẫn khoa học - TS.Trần Thắng đã nhiệt tình hướng dẫn, giúp tác giả có thể hoàn thành luận văn. Đề tài “Nghiên cứu các biện pháp kiểm soát thông tin văn bản tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội” mang tính tổng hợp liên ngành, cần sử dụng nhiều kiến thức của các ngành như: quản trị văn phòng, hành chính, văn thư, lưu trữ và công nghệ thông tin, công đoàn. Là người được đào tạo chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nên vốn kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính và công nghệ thông tin còn có hạn chế, vì vậy tác giả rất mong nhận được sự đóng góp của quý thầy cô giáo, các cơ quan và bạn đọc để luận văn của tôi được hoàn thiện hơn và có cơ sở để phát triển hướng nghiên cứu tiếp theo. Tôi xin chân thành cảm ơn!. Hà Nội, ngày tháng năm 2018 HỌC VIÊN Nguyễn Thị Thu Hằng ii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ....................................................................................................... i LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................ii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT .......................................................................... v DANH MỤC CÁC BẢNG ....................................................................................... vi DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ ............................................................................. vi DANH MỤC HÌNH ẢNH ........................................................................................ vi MỞ ĐẦU .. ............................................................................................................. …1 1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ..................................................................... 2 3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài.................................................................... 2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài ................................................ 2 5. Phương pháp nghiên cứu............................................................................... 3 6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ............................................................................ 3 7. Nguồn tư liệu và tài liệu tham khảo .............................................................. 5 8. Đóng góp của đề tài....................................................................................... 6 9. Bố cục của đề tài ........................................................................................... 6 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ KIỂM SOÁT THÔNG TIN VĂN BẢN ............................................................................................ 7 1.1. Cơ sở lý luận về kiểm soát thông tin văn bản ............................................ 7 1.1.1. Các khái niệm .......................................................................................... 7 1.1.2. Nội dung của kiểm soát thông tin văn bản............................................ 11 1.1.3. Sự cần thiết của kiểm soát thông tin văn bản........................................ 14 1.1.4. Các yêu cầu và biện pháp kiểm soát thông tin văn bản ........................ 16 1.2. Cơ sở pháp lý về kiểm soát thông tin văn bản ........................................ 22 1.2.1. Quy định của Nhà nước về kiểm soát thông tin văn bản ...................... 22 1.2.2. Quy định của Đảng về kiểm soát thông tin văn bản ............................ 24 1.2.3. Quy định của Công đoàn Việt Nam về kiểm soát thông tin văn bản.... 25 Tiểu kết Chương 1 ......................................................................................... 26 CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT THÔNG TIN VĂN BẢN TẠI LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG TP HÀ NỘI 27 2.1. Khái quát về Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội .............................. 27 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của LĐLĐ thành phố Hà Nội ..................................... 27 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của LĐLĐ thành phố Hà Nội....................................... 28 2.1.3. Mối quan hệ công tác của LĐLĐ thành phố Hà Nội với các tổ chức khác .. 30 iii 2.1.4. Phân loại thông tin trong hoạt động của LĐLĐ thành phố Hà Nội ...... 32 2.2. Các quy định về kiểm soát thông tin văn bản của LĐLĐ TP Hà Nội ..... 37 2.3. Thực trạng kiểm soát thông tin văn bản tại LĐLĐ thành phố Hà Nội .... 41 2.3.1. Môi trường kiểm soát thông tin văn bản ............................................... 41 2.3.2.Nội dung kiểm soát thông tin văn bản ................................................... 44 2.3.3. Biện pháp kiểm soát thông tin văn bản ................................................. 57 2.4. Đánh giá hoạt động kiểm soát thông tin văn bản .................................... 61 2.4.1. Ưu điểm ................................................................................................. 61 2.4.2. Những bất cập, tồn tại ........................................................................... 63 2.4.3. Nguyên nhân những bất cập, tồn tại ..................................................... 67 Tiểu kết Chương 2 ......................................................................................... 68 CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP KIỂM SOÁT THÔNG TIN VĂN BẢN TẠI LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI ... 69 3.1. Các biện pháp kiểm soát thông tin và kiểm soát thông tin văn bản........ 69 3.1.1. Nâng cao nhận thức về KSTT và KSTTVB ..........................................69 3.1.2. Hoàn thiện môi trường về kiểm soát thông tin .................................... 70 3.1.3. Xây dựng quy trình về kiểm soát thông tin........................................... 73 3.1.4. Đảm bảo hệ thống thông tin .................................................................. 75 3.1.5.Tổ chức các điểm kiểm soát thông tin ................................................... 78 3.1.6. Biện pháp kiểm soát thông tin văn bản dạng giấy ................................. 80 3.1.7. Biện pháp kiểm soát thông tin văn bản dạng điện tử ............................ 86 3.2. Tổ chức thực hiện các biện pháp kiểm soát thông tin văn bản tại LĐLĐ thành phố Hà Nội ........................................................................................ 91 3.2.1. Đối với LĐLĐ thành phố Hà Nội ......................................................... 91 3.2.2. Đối với các CĐCS trực thuộc LĐLĐ thành phố Hà Nội ...................... 96 Tiểu kết Chương 3 ......................................................................................... 97 KẾT LUẬN .............................................................................................................. 98 TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 99 PHỤ LỤC ............................................................................................................... 102 iv DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Ký hiệu CĐ CĐCS CKS CNVCLĐ CNTT ĐH HĐND HTTT KSTT KSTTVB LĐLĐ MTTQ UBND VBĐT Giải thích Công đoàn Công đoàn cơ sở Chữ ký số Công nhân, viên chức và người lao động Công nghệ thông tin Đại hội Hội đồng nhân dân Hệ thống thông tin Kiểm soát thông tin Kiểm soát thông tin văn bản Liên đoàn Lao động Mặt trận tổ quốc Ủy ban nhân dân Văn bản điện tử v DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1. Số lượng cán bộ công đoàn chuyên trách cơ quan LĐLĐ thành phố (Nguồn: Ban Tổ chức LĐLĐ thành phố Hà Nội) ......................................................... 42 Bảng 2.2.Thống kê trang thiết bị, sơ sở vật chất phục vụ hoạt động thông tin tại cơ quan LĐLĐ thành phố Hà Nội (Nguồn: Sổ theo dõi tài sản cơ quan LĐLĐ Thành phố năm 2017) ...................................................................................................................... 44 Bảng 2.3. Tổng hợp các đối tượng thực hiện việc KSTTVB tại LĐLĐ Thành phố (Nguồn: Tác giả tổng hợp) ................................................................................................... 45 Bảng 2.4. Tổng hợp các nội dung KSTTVB đầu ra tại LĐLĐ Thành phố (Nguồn: Tác giả tổng hợp) ................................................................................................... 49 Bảng 2.5. Tổng hợp các nội dung KSTTVB đầu vào tại LĐLĐ Thành phố (Nguồn: Tác giả tổng hợp) ................................................................................................... 52 Bảng 2.6. Tổng hợp các nội dung KSTTVB điện tử tại LĐLĐ Thành phố (Nguồn: Tác giả tổng hợp) ................................................................................................... 54 Bảng 2.7. Sử dụng các biện pháp KSTTVB tại LĐLĐ thành phố Hà Nội (Nguồn: Tác giả tổng hợp) ............................................................................................ 59 Bảng 2.8. Tần suất sử dụng các biện pháp KSTTVB tại LĐLĐ TP Hà Nội (Nguồn: Tác giả tổng hợp). .......................................................................................... 60 Bảng 3.1. Danh mục các thuật ngữ viết tắt của LĐLĐ thành phố Hà Nội ................... 81 Bảng 3.2. Bảng viết tắt tên các đơn vị, phòng ban LĐLĐ thành phố Hà Nội .............. 81 Bảng 3.3. Trách nhiệm ban hành các loại văn bản ....................................................... 83 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của LĐLĐ thành phố Hà Nội ............................................. 29 Sơ đồ 2.2. Mối quan hệ công tác của LĐLĐ thành phố Hà Nội ................................... 30 Biểu đồ 2.1. Mục đích sử dụng thông tin văn bản của cán bộ, chuyên viên Cơ quan LĐLĐ thành phố Hà Nội............................................................................................... 55 Biểu đồ 2.2. Phương án lưu trữ văn bản của cán bộ, chuyên viên Cơ quan LĐLĐ thành phố Hà Nội .................................................................................................................... 57 Sơ đồ 3.1. Quy trình làm việc của Ban Kiểm soát thông tin LĐLĐ Thành phố .......... 72 Sơ đồ 3.2. Quy trình kiểm soát thông tin của LĐLĐ Thành phố .................................. 74 Sơ đồ 3.3. Quy trình kiểm soát thông tin văn bản ........................................................ 82 Sơ đồ 3.4. Mô hình tổ chức bộ máy Ban Kiểm soát thông tin ..................................... 92 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình ảnh 3.1. Kiến trúc hệ thống theo mô hình 3 lớp .......................................................77 Hình ảnh 3.2. Mô hình hoạt động hệ thống thông tin LĐLĐ Thành phố Hà Nội ...........78 vi MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Kiểm soát thông tin (KSTT) là một trong những nội dung của hoạt động quản lý hành chính. Trong quá trình quản lý của cơ quan, đơn vị các nhà quản lý phải trao đổi thông tin với cấp trên, cấp dưới, họ phải biết được thời cơ và đe dọa của môi trường xung quanh vì vậy việc đảm bảo thông tin có ý nghĩa cực kỳ to lớn đối với nhà lãnh đạo, nhà quản lý. Việc đảm bảo thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý của bất cứ một cơ quan, tổ chức chính là làm thế nào để thu thập, xử lý và sử dụng được những thông tin có giá trị, đáp ứng được nhu cầu của nhà quản lý và hạn chế tối đa những sai lệch về thông tin sao cho những quyết định quản lý đó phải phù hợp với thực tiễn, có giá trị hiện hành và đem lại những lợi ích thiết thực cho khách thể của nền hành chính. Đối với LĐLĐ thành phố Hà Nội (sau đây gọi tắt là LĐLĐ Thành phố) là một tổ chức chính trị - xã hội, đồng thời là cơ quan chuyên môn, quản lý nghiệp vụ về công tác công đoàn của Thủ đô Hà Nội, quản lý số lượng công nhân, viên chức, người lao động (CNVCLĐ) vô cùng đông đảo vì vậy nhu cầu về thông tin và kiểm soát các thông tin trong hoạt động quản lý của tổ chức này càng đòi hỏi phải có sự nhận thức và quan tâm một cách đầy đủ. Hiện nay, LĐLĐ Thành phố đã áp dụng một số biện pháp kiểm soát thông tin văn bản (KSTTVB) vào hoạt động quản lý của LĐLĐ Thành phố để hạn chế bớt các sai sót, rủi ro trong quá trình truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy nhiên, trong quá trình truyền đạt các quyết định quản lý còn xảy ra các sai phạm trong quá trình thực hiện như: văn bản chứa các thông tin không đầy đủ, chính xác, không đúng thẩm quyền, thiếu tính pháp lý của văn bản, văn bản không đúng thẩm quyền trong quản lý và các sai phạm về thể thức, kỹ thuật thuật trình bày văn bản... vẫn được ban hành dẫn đến ảnh hưởng tới kế hoạch và mục tiêu đề ra của tổ chức. Từ những thực tế đó cho thấy, tuy trong hoạt động chỉ đạo và điều hành của LĐLĐ thành phố Hà Nội đã rất cố gắng nỗ lực nhưng vẫn còn những hạn chế, sai sót nói trên đã làm cho việc truyền đạt các quyết định quản lý kém hiệu quả, các quyết định quản lý của LĐLĐ thành phố Hà Nội chưa tạo cho xã hội có cái nhìn đúng đắn về vị trí và vai trò của tổ chức CĐ trong bộ máy chính trị cũng như đối với cộng đồng xã hội. Chính vì vậy, nhiệm vụ đặt ra về xây dựng các biện pháp KSTTVB là vô cùng cấp thiết. Từ lý luận và thực tiễn hoạt động tại LĐLĐ thành phố Hà Nội, là một Chuyên viên Văn phòng đồng thời cũng là một Học viên cao học chuyên ngành 1 Quản trị văn phòng, tác giả nhận thấy kết quả từ việc nghiên cứu các biện pháp KSTTVB trong hoạt động quản lý có thể vận dụng vào LĐLĐ thành phố Hà Nội. Vấn đề này không những mang ý nghĩa thiết thực cho công tác quản lý, điều hành của LĐLĐ thành phố Hà Nội mà còn cho các cấp trong hệ thống Công đoàn Thủ đô có cơ hội để tổng kết, nhìn nhận lại và hoàn thiện hơn. Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi đã chọn đề tài “Nghiên cứu các biện pháp kiểm soát thông tin văn bản tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội” làm luận văn thạc sĩ của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Thực hiện đề tài này, chúng tôi mong muốn đạt được các mục tiêu sau: - Hệ thống cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về kiểm soát thông tin văn bản. - Khảo sát và đánh giá KSTTVB trong hoạt động quản lý của LĐLĐ thành phố Hà Nội. - Đề xuất các biện pháp KSTTVB tại LĐLĐ thành phố Hà Nội. 3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Để đạt được mục tiêu đã đề ra, chúng tôi thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu sau: - Thứ nhất, khái quát những vấn đề chung về KSTTVB làm rõ: các khái niệm, sự cần thiết, các nội dung cơ bản, yêu cầu và biện pháp của KSTTVB. - Thứ hai, phân loại các thông tin cơ bản hình thành trong quá trình hoạt động của LĐLĐ thành phố Hà Nội. Trong đó đi sâu vào thông tin bằng văn bản. - Thứ ba, khảo sát thực trạng KSTTVB bao gồm: các văn bản chỉ đạo, môi trường KSTT, nội dung và các biện pháp KSTTVB từ đó nhận xét, đánh giá hiệu quả của KSTTVB tại LĐLĐ thành phố Hà Nội. - Thứ tư, nghiên cứu các biện pháp KSTTVB cụ thể đối với thông tin văn bản bằng giấy và thông tin văn bản điện tử (VBĐT) để kiểm soát các thông tin này một cách có hiệu quả. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Đề tài này tập trung nghiên cứu các biện pháp kiểm soát thông tin văn bản dưới góc độ quản lý hành chính của nhà quản trị văn phòng. - Phạm vi nghiên cứu: Trong khoảng thời gian nghiên cứu và khảo sát tại LĐLĐ thành phố Hà Nội tôi tập trung nghiên KSTTVB trong một nhiệm kỳ 2013-2018 do Thường trực, Văn phòng và các Ban LĐLĐ thành phố Hà Nội trong việc tiếp nhận, xử lý, tạo lập, sử dụng và lưu trữ thông tin văn bản. 2 5. Phương pháp nghiên cứu Từ những nhiệm vụ đã đặt ra, chúng tôi lựa chọn những phương pháp sau: - Phương pháp luận: Tác giả thực hiện đề tài này dựa trên hệ thống các nguyên lý, quan điểm, quy luật của phương pháp luận giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận KSTTVB và thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra. - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tác giả đã tiến hành nghiên cứu những văn bản, những quy định của Đảng, Nhà nước, Tổng LĐLĐ Việt Nam về chế độ thông tin, công tác văn thư, lưu trữ, công tác hành chính văn phòng và các văn bản luật có liên quan tới kiểm soát và thông tin văn bản. - Phương pháp phân tích, tổng hợp, hệ thống: đây là phương pháp được tác giả sử dụng để tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến luận văn, mỗi công trình có những đóng góp cho lý luận và thực tiễn riêng, có sự kế thừa, phát triển quan hệ chặt chẽ, do đó cần xem xét, nghiên cứu một cách toàn diện để đảm bảo đầy đủ và hiệu quả. - Phương pháp so sánh được chúng tôi sử dụng khi đối chiếu thực trạng KSTTVB tại LĐLĐ thành phố Hà Nội so với yêu cầu cần có về mặt lý luận cũng như quy định của pháp luật, Đảng và của Tổng LĐLĐ Việt Nam… - Phương pháp khảo sát thực tế được chúng tôi sử dụng để mô tả, khái quát tình hình KSTTVB, đồng thời bằng phương pháp phỏng vấn, điều tra chúng tôi sẽ thu thập được những khó khăn, vướng mắc và mong muốn của chính những người trực tiếp tham gia vào công tác này. Các phương pháp nêu trên được tác giả sử dụng đan xen, phối hợp linh hoạt xuyên suốt để giúp tác giả hoàn thành đề tài. 6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Qua quá trình khảo sát tại một số Thư viện và Tư liệu khoa như: Thư viện Quốc gia, Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội… cho thấy trong những năm qua đã có nhiều công trình nghiên cứu dưới dạng sách giáo khoa, sách chuyên khảo, đề tài nghiên cứu trên tạp chí hoặc kỷ yếu hội thảo khoa học, luận án Tiến sỹ, luận văn Thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp. Tuy được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng các công trình nghiên cứu về thông tin và KSTTVB thường tập trung vào một trong các hướng cơ bản sau: 3 - Những nghiên cứu tổng quan về kiểm soát và thông tin như: khái niệm, vai trò, các yếu tố cấu thành, quá trình thông tin, nguyên tắc… thường được trình bày trong các sách giáo khoa, sách chuyên khảo hoặc các đề tài cấp bộ, ngành như như: cuốn “Thông tin từ lý luận đến thực tiễn” của tác giả Nguyễn Hữu Hùng, Nxb Văn hóa Hà Nội, Hà Nội, 2005; “Nghiệp vụ văn phòng” của tác giả Nguyễn Hữu Tri, Nxb Thống kê, Hà Nội, 2001; “Hành chính học đại cương” của tác giả Đoàn Trọng Truyến (chủ biên), Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1998… - Những nghiên cứu về kiểm soát. Hướng nghiên cứu này được các học giả nghiên cứu về lý luận kiểm soát vào thực tiễn công tác hành chính như: Cải cách thủ tục hành chính - thông qua thực tiễn tỉnh Nam Định, Luận văn thạc sỹ Nguyễn Phúc Sơn, 2014. Nghiên cứu về lý luận kiểm soát vào thực tiễn công tác tài chính, kế toán tại các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp như: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp trong Tổng công ty đầu tư phát triển nhà và đô thị, Luận văn tiến sỹ kinh tế Đinh Hoài Nam, 2016. Các công trình nghiên cứu được đề cập ở trên phần lớn tập trung đi vào nghiên cứu, phân tích và đưa ra các biện pháp để kiểm soát các đối tượng theo ngành nghề như thủ tục hành chính, nguồn ngân sách, tài chính của cơ quan, đơn vị hành chính hoặc một doanh nghiệp hoặc một nhóm tổ chức doanh nghiệp đặc thù mà chưa có sự đề cập vào đối tượng KSTTVB trong hoạt động quản lý. - Những nghiên cứu vận dụng lý luận thông tin vào thực tiễn công tác quản lý ở Việt Nam. Hướng nghiên cứu này được các nhà khoa học và nhà quản lý quan tâm, thể hiện ở số lượng công trình như đề tài cấp bộ, ngành, cấp cơ sở, luận văn, khóa luận tốt nghiệp, các bài viết trên báo và tạp chí chuyên ngành như: Quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước hiện nay, Lưu Kiếm Thanh, Đề tài khoa học cấp Bộ, năm 2009; Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản, một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và công nghệ, Luận văn thạc sỹ Lê Tuấn Hùng, 2004… Các đề tài, công trình nghiên cứu được nêu ở trên phần lớn đều tập trung đi vào mô tả hoặc phân tích một khâu, một giai đoạn hay một bộ phận của hệ thống thông tin như thu thập, xử lý… mà chưa có một nghiên cứu nào nghiên cứu tổng thể về thông tin, chưa rõ các thông tin nào cần phải chú trọng kiểm soát trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Có thể nói rằng, kết quả của những nghiên cứu được đề cập ở các công trình nói trên đã làm phong phú thêm về mặt lý luận và thực tiễn công tác quản lý trên phạm vi rộng và vấn đề KSTTVB phạm vi hẹp ở Việt Nam. Tuy nhiên, các công trình hoặc chỉ thiên về lý luận, chỉ mới chỉ mô tả hệ thống hoặc phân 4 tích một phần, một khâu, một giai đoạn của thông tin mà chưa đưa ra được những biện pháp kiểm soát cụ thể đối với một loại hình thông tin cụ thể. Như vậy, cho đến nay tuy có nhiều tác giả nghiên cứu về vấn đề thông tin và các vấn đề về kiểm soát nhưng chưa có một nghiên cứu nào đề cập tới các biện pháp KSTTVB cho một đoàn thể, một tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh, thành phố. Do đó, với đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài, tác giả nhận thấy đây là điểm mới mẻ chưa từng được thực hiện. 7. Nguồn tư liệu và tài liệu tham khảo * Nguồn tư liệu tham khảo - Tài liệu lý luận gồm: + Các giáo trình lý luận thông tin và lý luận kiểm soát của các học giả nghiên cứu trong nước như: “Thông tin từ lý luận đến thực tiễn” của tác giả Nguyễn Hữu Hùng, Nxb Văn hóa Hà Nội, Hà Nội, 2005; “Quản trị hành chính văn phòng” của tác giả Nguyễn Hữu Thân, Nhà xuất bản thành phố Hồ Chí Minh, 1998; “Hành chính học đại cương” của tác giả Đoàn Trọng Truyến (chủ biên), Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 1998… + Các công trình nghiên cứu cấp bộ, ngành, đề tài luận án, luận văn thạc sỹ và khóa luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học của các học viên và sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Tài chính, Kinh tế. - Tài liệu pháp lý: là những văn bản của Nhà nước, Trung ương Đảng, Tổng LĐLĐ Việt Nam, LĐLĐ thành phố Hà Nội quy định, hướng dẫn về chế độ thông tin và KSTTVB như: Điều lệ Công đoàn Việt Nam (khóa XI) năm 2013; Nghị quyết số 05/NQ-ĐCT ngày 22/11/2000 của Đoàn Chủ tịch Tổng LĐLĐ Việt Nam về việc đổi mới và nâng cao hiệu quả công tác thông tin, báo cáo trong hệ thống tổ chức Công đoàn; Quyết định 346/QĐ-LĐLĐ ngày 26/4/2013 của LĐLĐ thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy chế làm việc của Ban Chấp hành và cơ quan LĐLĐ thành phố Hà Nội… - Các tư liệu, số liệu, văn bản thu thập được thông qua khảo sát thực tế tại LĐLĐ thành phố Hà Nội. - Các thông tin liên quan từ các website: + http://www.congdoanvn.org.vn/ + http://congdoanhanoi.org.vn/ + http://www.chinhphu.vn/ + https://www.hanoi.gov.vn/ + https://www.1vs.vn 5 Trong số các nguồn tài liệu tham khảo trên thì nguồn tài liệu chủ yếu là nguồn tài liệu lý luận. 8. Đóng góp của đề tài Nếu được thực hiện tốt luận văn sẽ đóng góp về các mặt sau: - Về lý luận: Lý luận về KSTTVB được giới thiệu, hệ thống, khái quát về những vấn đề lý luận cơ bản và các quy định của pháp luật về kiểm soát thông tin văn bản dưới góc độ quản lý hành chính. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho các tác giả sau này, những ai muốn nghiên cứu, tìm hiểu KSTTVB sẽ có nhìn khái quát, không mất nhiều thời gian, công sức thu thập tài liệu. - Về thực tiễn, dựng lên bức tranh toàn diện thực tiễn hoạt động KSTTVB tại LĐLĐ thành phố Hà Nội. Trên cơ sở đó, luận văn tìm hiểu những hạn chế, tồn tại, bất cập trong quá trình vận dụng lý luận vào thực tiễn để xây dựng nên các biện pháp KSTTVB nhằm khắc khắc phục và nâng cao hiệu quả cho hoạt động quản lý của tổ chức Công đoàn Thủ đô. 9. Bố cục của đề tài Ngoài phần Mở đầu, phần Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, phần Nội dung chính của Luận văn gồm 3 chương như sau: Chương 1 có tên gọi là “Cơ sở lý luận và pháp lý về kiểm soát thông tin văn bản”. Nội dung Chương 1 chủ yếu đề cập đến các căn cứ về lý luận về hoạt động KSTTVB như: khái niệm, nội dung, sự cần thiết, các yêu cầu và biện pháp KSTTVB. Đồng thời, giới thiệu khái quát về các căn cứ pháp lý của Đảng, Nhà nước để tác giả có căn cứ đối chiếu với trực trạng và các yêu cầu của vấn đề nghiên cứu được đề cập ở Chương 2. Chương 2 của đề tài là “Khảo sát, đánh giá hoạt động kiểm soát thông tin văn bản tại LĐLĐ thành phố Hà Nội”. Chương này trình bày thực trạng hoạt động KSTTVB trên các mặt: các văn bản quy định, môi trường, nội dung và biện pháp KSTTVB. Qua đó, đánh giá những ưu điểm và tồn tại trong quá trình kiểm soát, đây là cơ sở để tác giả trình bày những biện pháp KSTTVB được đề cập ở Chương 3. Chương 3 của đề tài có tên gọi “Đề xuất các biện pháp kiểm soát thông tin văn bản tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội”. Đây cũng là mục tiêu chính mà đề tài hướng tới. Chương này, trình bày những biện pháp KSTTVB trên cả hai loại hình văn bản giấy và văn bản điện tử. Đồng thời, đề cập tới cách thức tổ chức và triển khai thực hiện biện pháp KSTTVB tại LĐLĐ thành phố Hà Nội. 6 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ KIỂM SOÁT THÔNG TIN VĂN BẢN TẠI LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1. Cơ sở lý luận về kiểm soát thông tin văn bản 1.1.1. Các khái niệm 1.1.1.1. Kiểm soát Kiểm soát là một khái niệm được sử dụng rộng rãi trong đời sống xã hội hiện nay. Nó xuất hiện ở rất nhiều nơi, nhiều lĩnh vực, từ những hoạt động rất nhỏ trong đời sống hàng ngày như: kiểm soát vé ra vào, vé lên tàu… đến những hoạt động mang tính vĩ mô như kiểm soát các hoạt động của Nhà nước đối với xã hội. Hiện nay thuật ngữ kiểm soát được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau. Theo nghĩa rộng: Kiểm soát là một quá trình giám sát, điều chỉnh được thực hiện liên tục trong mọi cấp độ và hoạt động của tổ chức, được thực hiện ngay từ khi xác định mục tiêu và lập kế hoạch, cho đến khi đạt được mục tiêu và có mối quan hệ chặt chẽ với các chức năng khác [15]. Theo nghĩa này, kiểm soát là chức năng quan trọng trong quá trình quản lý một tổ chức. Ngày nay, các tổ chức đang hoạt động trong môi trường có những thay đổi nhanh chóng, điều đó khiến cho các tổ chức có nhu cầu đáp ứng các thay đổi để đạt hiệu quả. Kiểm soát giúp cho các tổ chức sớm thích nghi với sự thay đổi của môi trường. Theo nghĩa hẹp: Kiểm soát là sự xem xét để phát hiện, ngăn ngừa kịp thời việc làm sai trái với thỏa thuận với quy định [17]. Theo cách định nghĩa này, việc kiểm soát chỉ là sự xem xét ở các địa điểm dễ xảy ra vi phạm ở một khâu trong quá trình hoạt động nhằm phát hiện ra những việc làm sai trái và kịp thời ngăn chặn những sai phạm trong quá trình thực hiện các quy định. Nhìn nhận kiểm soát ở góc độ của các nhà quản trị và hoạt động quản trị khái niệm kiểm soát được Henry Fayol, cha đẻ của lý thuyết quản trị hiện đại đúc kết từ năm 1916: kiểm soát là việc kiểm tra để khẳng định mọi việc có được thực hiện theo đúng kế hoạch hoặc các chỉ dẫn và các nguyên tắc đã được thiết lập hay không, từ đó nhằm chỉ ra các yếu kém và sai phạm cần phải điều chỉnh, đồng thời ngăn ngừa chúng không được phép tái diễn. Nhấn mạnh đến kiểm soát theo phạm vi rộng, từ giai đoạn lập kế hoạch cho đến khi các kế hoạch này được thực hiện xong, kiểm soát được định nghĩa: Kiểm soát là một quá trình thực hiện một tập hợp đã thay đổi nhằm đạt được các mục tiêu đã định [44]. Nhìn nhận kiểm soát là chức năng cuối cùng của quản lý, tác giả Dương Hữu Hạnh nêu 7 quan điểm: “Kiểm soát là tiến trình giám sát và điều chỉnh các hoạt động của tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra” [6]. Ở một góc tiếp cận khác, tác giả Lưu Kiếm Thanh đề cập tới mục tiêu của kiểm soát: “Kiểm soát là hoạt động điều chỉnh kế hoạch nhằm giữ cho công việc tập trung và đi đúng mục tiêu. Kiểm soát cũng là các biện pháp, quy trình thủ tục đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu đặt ra được thực thi nghiêm túc trong toàn cơ quan.” [24]. Như vậy, kết hợp các quan điểm nêu trên, tác giả nhận thấy các quan điểm đó có sự tương đồng nhau ở mục đích của kiểm soát đó là: kiểm soát nhằm ngăn ngừa những sai phạm và giữ cho các quy định đặt ra được thực hiện đúng mục tiêu. Tuy nhiên, theo quan điểm của tôi việc kiểm soát có thể hiểu theo nghĩa như sau: Kiểm soát là một quá trình áp dụng các cơ chế và biện pháp của nhà quản lý tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm nắm được, điều khiển, sử dụng, phát hiện, ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện mục tiêu và đảm bảo các hoạt động và kết quả hoạt động đạt được phù hợp với mục tiêu, kế hoạch và các chuẩn mực đã đặt ra của cơ quan, tổ chức. Bản chất của kiểm soát chính là một trong các chức năng hoạt động cơ bản của hoạt động quản trị. Trong đó, việc đưa ra các cơ chế và phương pháp kiểm soát trong quá trình thực hiện kế hoạch và mục tiêu nhằm phản ứng lại với các sự kiện xảy ra và giúp cho cơ quan, tổ chức đi đúng hướng. Đồng thời dự tính được những sự kiện có thể xảy ra trong tương lai. Môi trường kiểm soát: là tất cả các nhân tố mang tính môi trường, có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế sự vận hành và tính hữu hiệu của kiểm soát. Môi trường là nền tảng, là điều kiện cho các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng, một môi trường kiểm soát mạnh có thể phát huy hiệu quả, hạn chế thiếu sót của hoạt động quản lý. Còn môi trường yếu sẽ kìm hãm hoặc vô hiệu hoá các hoạt động kiểm soát khiến nó tồn tại chỉ còn hình thức. 1.1.1.2. Thông tin văn bản * Thông tin Thông tin là một khái niệm trừu tượng dùng để mô tả những gì mang lại cho con người sự nhận biết về sự vật khách quan [40]. Về khái niệm thông tin cho đến nay, đã có nhiều bài viết đề cập đến vấn đề này. Từ Latin “Informatio” , gốc của từ hiện đại “Information” (thông tin) có hai nghĩa. Một, nó chỉ một hành động rất cụ thể là tạo ra một hình dạng (forme). Hai, tuỳ theo tình huống, nó có nghĩa là 8 sự truyền đạt một ý tưởng, một khái niệm hay một biểu tượng. Tuy nhiên cùng với sự phát triển của xã hội, khái niệm thông tin cũng phát triển theo. Theo nghĩa thông thường: Thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp: một người có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông qua các phương tiên thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh. Trên quan điểm triết học: Thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội (thế giới vật chất) bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh v.v...hay nói rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tác động lên giác quan của con người [22]. Tuy còn có nhiều cách kiến giải khác nhau, nhưng tựu chung đều thống nhất thừa nhận: thông tin là biểu hiện của quá trình tác động lẫn nhau giữa các đối tượng vật chất, nó gắn liền với quá trình phản ánh và mang tính khách quan. Như vậy, thông tin là thuộc tính vốn có của thế giới vật chất. Chỉ có điều, xét từ góc độ nhận thức luận, sự trao đổi thông tin giữa hai đối tượng vật chất khác nhau sẽ được chia thành vật truyền tin và vật mang tin. Nhưng, nhìn theo góc độ khái quát, khi tác động đến một vật khác, mỗi một vật sẽ vừa là vật truyền tin, vừa là vật mang tin. Đây là tính chất cần được lưu ý khi phân tích quá trình quản lý. Vì quá trình quản lý cũng chính là quá trình trao đổi thông tin giữa đối tượng quản lý và đối tượng bị quản lý [7] . * Văn bản và thông tin văn bản Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học như ngôn ngữ học, văn bản học, hành chính học, luật học, quản trị văn phòng, v.v… Vì vậy khái niệm văn bản đã được đề cập trong nhiều văn bản của nhà nước và nhiều công trình nghiên cứu với những quan điểm khác nhau. Ở nghĩa rộng nhất, văn bản là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm của hoạt động giao tiếp dùng để ghi chép thông tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (ký hiệu) từ một chủ thể này đến một chủ thể khác, nhằm thỏa mãn những yêu cầu hoặc mục đích nhất định [8]. Với nghĩa này văn bản bao gồm rất nhiều loại như: sách, báo, câu đối, văn bia, gia phả… cho đến các công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức. Ở nghĩa hẹp hơn, công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhất định, được sử dụng để quản lý, điều hành công việc thường được gọi chung là văn bản quản lý [18]. Văn bản hiểu theo nghĩa này, thì các chỉ thị, quyết định, chương trình, kế hoạch, báo cáo, thông báo, biên 9 bản, sổ sách, chứng từ… được hình thành trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức đều được gọi là văn bản. Dưới góc độ quản lý thông tin, TS. Lưu Kiếm Thanh đã khẳng định: “Thông tin là chức năng cơ bản nhất của mọi loại văn bản, không loại trừ văn bản quản lý nhà nước”[25]. Tiếp cận ở góc độ chức năng của văn bản, PGS. Vương Đình Quyền đã khẳng định: “chức năng thông tin là chức năng cao nhất của văn bản nói chung, văn bản quản lý nhà nước nói riêng”[19]. Thông tin có thể được truyền đạt với nhiều hình thức khác nhau trong đó văn bản là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin được sử dụng rộng rãi trong xã hội và sử dụng chủ yếu trong hoạt động quản lý. Văn bản là nguồn thông tin đặc biệt quan trọng bởi nó thể hiện được tình hình tổ chức, nhân sự, chương trình, kế hoạch, biện pháp công tác; nó phản ánh các hoạt động quản lý của nhà nước và xã hội, phản ánh toàn diện đời sống kinh tế - xã hội của đất nước. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thể khai thác, sử dụng thông tin từ nguồn thông tin trong văn bản, tài liệu; thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng, thông tin truyền miệng… Trong đó, văn bản là nguồn tư liệu cung cấp thông tin quan trọng, phong phú, có độ tin cậy, chính xác cao và gắn liền với hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan quản lý. 1.1.1.3. Kiểm soát thông tin văn bản Từ các khái niệm đã phân tích ở trên, thông tin văn bản là tất cả những thông tin mà người ban hành gửi đến người tiếp nhận thông tin bằng hình thức văn bản. Ở mỗi góc độ quản lý, các nhà quản trị sẽ tập trung kiểm soát ở những vấn đề như: - Dưới góc độ của người lãnh đạo sẽ lưu ý và tập trung vào kiểm soát: + Kiểm soát thông tin về tình hình hoạt động chung của cơ quan, tổ chức mình đang quản lý. + Kiểm soát những nội dung thông tin quan trọng. - Dưới góc độ của nhà quản lý chuyên môn sẽ lưu ý và tập trung vào kiểm soát: nội dung thông tin văn bản, kiểm soát vấn đề kiểm tra, giải quyết và theo dõi vấn đề được đề cập trong thông tin văn bản. - Dưới góc độ của nhà quản trị văn phòng sẽ lưu ý và tập trung kiểm soát vào các thông tin thể hiện trên văn bản và kiểm soát về kỹ thuật trình bày văn bản như: văn bản loại gì? tác giả là ai? thời gian của văn bản? người ký và thẩm quyền ký văn bản? thông tin văn bản đó phản ánh, giải quyết vấn đề gì? có đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hay không? thông tin được trình bày, 10 diễn đạt qua ngôn ngữ như thế nào? các căn cứ đưa ra có hợp pháp, hợp lý và việc phân tích, giải quyết vấn đề ra sao? Từ những phân tích trên, theo quan điểm của tôi nhìn nhận kiểm soát thông tin văn bản dưới góc độ quản lý hành chính, khái niệm kiểm soát thông tin văn bản (KSTTVB) là việc áp dụng các cơ chế và biện pháp của nhà quản lý tác động lên các đối tượng KSTTVB nhằm nắm được, điều khiển, sử dụng, phát hiện, ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro của thông tin văn bản trong quá trình truyền đạt, sử dụng và lưu trữ thông tin văn bản. Quá trình áp dụng các cơ chế, biện pháp của nhà quản lý chính là việc đưa ra các quy định, các tiêu chuẩn cho KSTTVB được thực hiện một cách đồng bộ và thống nhất trong toàn cơ quan. Từ những quy định tiêu chuẩn được đề ra, các nhà quản lý có thể đối chiếu giữa kết quả thực hiện với các tiêu chuẩn đưa ra để có thể kịp thời nắm bắt, điều chỉnh và giảm thiểu những rủi ro có thể mắc phải trong quá trình hoạt động của cơ quan. Có thể nói, KSTTVB là một trong các nội dung của công tác văn thư. KSTTVB không phải bao gồm tất cả các nội dung của công tác văn thư mà KSTTVB được hiểu ở đây chính là hoạt động nhằm giúp công tác văn thư hoạt động hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, KSTTVB còn được hiểu là việc kiểm soát việc thực thi quyền lực của cơ quan, tổ chức thông qua các thông tin đã được thể chế hóa bằng văn bản. 1.1.2. Nội dung của kiểm soát thông tin văn bản Trong hoạt động KSTTVB có nhiều nội dung được đề cập, tuy nhiên trong khuôn khổ của luận văn, tác giả đề cập tới một số đối tượng và nội dung hoạt động của KSTTVB sau: 1.1.2.1. Đối tượng của kiểm soát thông tin văn bản Đối tượng của KSTTVB là các đối tượng trong cơ quan liên quan trực tiếp tới việc tiếp nhận, hình thành, xử lý và lưu trữ các thông tin văn bản như: - Lãnh đạo - Thủ trưởng các Ban, đơn vị - Chánh Văn phòng hoặc Trưởng Phòng Hành chính - Cán bộ văn thư - Chuyên viên - Cán bộ, chuyên gia tin học Khi tiến hành kiểm soát, có thể lựa chọn đối tượng hoàn chỉnh để xây dựng những tiêu chuẩn để làm căn cứ kiểm soát nhưng cũng có thể giới hạn ở 11 một vài nội dung hoặc đối tượng cụ thể của đối tượng đó. Ví dụ: đối với thông tin dưới hình thức văn bản, người ta có thể kiểm soát tất cả các tiêu chí, quy trình của văn bản trong công tác văn thư bằng một tiêu chuẩn duy nhất để có thể đối chiếu kết quả thực tế với tiêu chuẩn được đề ra. Nhưng cũng có thể đưa ra các tiêu chuẩn kiểm soát một số vấn đề của văn bản như tiêu chuẩn trong việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản hoặc phân phối văn bản… để làm thước đo cho việc KSTTVB. 1.1.2.2. Thẩm quyền và trách nhiệm kiểm soát thông tin văn bản Thông qua những văn bản chỉ đạo và xuất phát từ nhu cầu của hoạt động quản lý, việc KSTTVB được phân định rõ trách nhiệm và thẩm quyền của từng cá nhân cán bộ, chuyên viên của từng phòng ban, đơn vị trong việc thực hiện công việc và sử dụng, giải quyết thông tin văn bản. Cụ thể: * Lãnh đạo - Lãnh đạo có thẩm quyền cao nhất, quyết định về KSTTVB của cơ quan, đơn vị. Đồng thời, có thẩm quyền ban hành thông tin văn bản hoặc được giao thẩm quyền quản lý việc phát hành thông tin văn bản. - Trách nhiệm của lãnh đạo bao gồm: + Quy định cụ thể và kiểm soát chặt chẽ việc xem xét, phê duyệt thông tin văn bản, phân công người soạn thảo cũng như việc sử dụng các thông tin văn bản của các cán bộ, công chức, viên chức. + Quy định cụ thể và kiểm soát chặt việc sao chụp và gửi thông tin văn bản trong nội bộ cũng như ngoài cơ quan, đơn vị mình. + Quy định cụ thể danh mục các cơ quan, tổ chức, cá nhân là đối tượng được nhận văn bản. + Kiểm soát chặt chẽ những văn bản của mình sử dụng trong quá trình làm việc và nộp lưu văn bản đúng quy định của cơ quan. * Thẩm quyền và trách nhiệm của thủ trưởng các phòng ban, đơn vị - Thủ trưởng các phòng ban, đơn vị trực thuộc có thẩm quyền quyết định về KSTTVB của phòng ban, đơn vị mình quản lý và được ban hành các thông tin văn bản do Thủ trưởng cơ quan ủy quyền thực hiện. - Trách nhiệm của Thủ trưởng các phòng ban, đơn vị trực thuộc: + Tuân thủ các quy trình và kỹ thuật hành chính liên quan đến thông tin văn bản của cơ quan và các đơn vị cấp trên. 12