Tài liệu Nâng cao năng lực đàm phán thương mại quốc tế của các doanh nghiệp việt nam trong bối cảnh gia nhập tổ chức thương mại thế giới

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ CHUYÊN NGÀNH KINH TẾ NGOẠI THƯƠNG ---------- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài: NÂNG CAO NĂNG LỰC ĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ CỦA CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM TRONG BỐI CẢNH GIA NHẬP TỔ CHỨC THƯƠNG MẠI THẾ GIỚI Sinh viên thực hiện Lớp Khóa Giáo viên hướng dẫn : Lê Thị Mỹ Hạnh : Nhật 3 : 42 – KT&KDQT : Ths. Phan Thị Thu Hiền Hà Nội – Tháng 11/2007 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 CHƯƠNG I: ĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ - MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG ...................................................................... 3 1.1. Khái niệm ............................................................................................... 3 1.1.1. Khái niệm đàm phán thương mại quốc tế ...................................... 3 1.1.2. Đặc điểm của đàm phán TMQT .................................................... 5 1.1.3. Vai trò của đàm phán TMQT ...................................................... 11 1.2. Các giai đoạn của đàm phán TMQT .................................................. 12 1.2.1. Giai đoạn chuẩn bị ...................................................................... 12 1.2.2. Giai đoạn tiến hành đàm phán ..................................................... 15 1.2.3. Giai đoạn sau đàm phán .............................................................. 18 1.3. Một số vấn đề cần lưu ý trong đàm phán TMQT .............................. 19 1.3.1. Những rào cản trong giao dịch TMQT ........................................ 19 1.3.2. Yếu tố văn hóa trong đàm phán TMQT ...................................... 21 1.3.3. Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế .......................................... 26 1.4. Tiêu chí đánh giá năng lực đàm phán TMQT ................................... 28 1.4.1. Đạt được các mục tiêu đề ra ........................................................ 29 1.4.2. Tối ưu hóa về chi phí .................................................................. 31 1.4.3. Tối ưu hóa về thời gian ............................................................... 32 1.4.4. Thực hiện cam kết sau đàm phán ................................................ 32 CHƯƠNG II: NĂNG LỰC ĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ CỦA CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM TRONG THỜI GIAN QUA.....34 2.1. Tình hình chung về đàm phán TMQT của các doanh nghiệp Việt Nam ............................................................................................................. 34 2.1.1. Đối tác đàm phán của các doanh nghiệp Việt Nam ..................... 34 2.1.2. Thời gian, địa điểm tổ chức đàm phán ....................................... 36 0 2.1.3. Phương thức, phong cách tiến hành đàm phán ............................ 39 2.2. Thực trạng đàm phán TMQT của các DN Việt Nam ........................ 41 2.2.1. Giai đoạn chuẩn bị ...................................................................... 41 2.2.2. Giai đoạn tiến hành đàm phán ..................................................... 47 2.2.3. Giai đoạn sau đàm phán .............................................................. 54 2.3. Đánh giá năng lực đàm phán TMQT của các DN Việt Nam ............ 55 2.3.1. Đạt được mục tiêu đề ra .............................................................. 55 2.3.2. Tối ưu hóa về chi phí .................................................................. 56 2.3.3. Tối ưu hóa về mặt thời gian ........................................................ 57 2.3.4. Thực hiện cam kết sau đàm phán ................................................ 59 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO NĂNG LỰC ĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ CỦA CÁC DOANH NGHIỆP KHI VIỆT NAM GIA NHẬP TỔ CHỨC THƯƠNG MẠI THẾ GIỚI ................................................................................................... 61 3.1. Việt Nam trở thành thành viên chính thức của WTO ....................... 61 3.1.1. Vị thế của Việt Nam trên trường quốc tế..................................... 61 3.1.2. Cơ hội và thách thức đối với các DN Việt Nam khi gia nhập WTO .................................................................................................... 64 3.2. Giải pháp nâng cao năng lực đàm phán TMQT của DN Việt Nam trong thời gian tới ....................................................................................... 66 3.2.1. Giải pháp vĩ mô .......................................................................... 66 3.2.2. Giải pháp vi mô .......................................................................... 72 KẾT LUẬN ................................................................................................. 86 1 LỜI MỞ ĐẦU Từ khi Việt Nam chuyển đổi từ cơ chế kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang cơ chế thị trường, thì các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng thâm nhập sâu hơn vào thị trường thế giới; kim ngạch xuất nhập khẩu của nước ta có được những bước cải thiện đáng kể, tăng liên tục trong các năm qua. Tuy nhiên, các doanh nghiệp Việt Nam khi bước vào kinh doanh quốc tế còn gặp nhiều khó khăn, còn bộc lộ rất nhiều yếu kém và hạn chế; cả kinh nghiệm lẫn trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Nghị quyết hội nghị lần ba Ban Chấp Hành TW khóa VIII đã chỉ rõ “ cán bộ kinh doanh: năng động, thích ứng nhanh với cơ chế mới. Nhưng kinh nghiệm còn ít, năng lực còn hạn chế, tổ chức kinh doanh còn kém hiệu quả, quan hệ với nước ngoài còn nhiều sơ hở”. Và những hạn chế này được thể hiện rất rõ trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp Việt Nam dẫn đến những thua thiệt, tranh chấp trong hoạt động thương mại quốc tế. Do đó, tìm ra giải pháp nâng cao năng lực đàm phán thương mại quốc tế của các doanh nghiệp Việt Nam không còn là mục tiêu, nhiệm vụ của phía doanh nghiệp mà còn là nỗi trăn trở, lo lắng của Đảng, Nhà nước và các bộ ngành có liên quan; đặc biệt là trong bối cảnh ngày nay khi Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới. Đó cũng là lý do mà em chọn đề tài: “ Nâng cao năng lực đàm phán thương mại quốc tế của doanh nghiệp Việt Nam trong bối cảnh gia nhập Tổ Chức Thương Mại Thế Giới” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình. Đàm phán nói chung có một nội dung rất phong phú và đa dạng, đặc biệt là một mảng rộng lớn về nghệ thuật đàm phán. Tuy nhiên, trong khuôn khổ luận văn này em không đi sâu tìm hiểu các chiến lược chiến thuật trong đàm phán, mà chỉ nghiên cứu một mảng rất nhỏ là đàm phán trong thương mại quốc tế. Hiểu được nội dung cơ bản của đàm phán cũng như những vấn 1 đề lý luận liên quan đến đàm phán thương mại quốc tế và qua phân tích – tổng hợp, đối chiếu – so sánh, mô tả và khái quát hóa tình hình đàm phán thương mại quốc tế của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam trong thời gian qua, để thấy được những yếu kém và tồn đọng; từ đó tìm ra những giải pháp hữu hiệu nhằm nâng cao năng lực đàm phán thương mại quốc tế của các doanh nghiệp Việt Nam phù hợp với bối cảnh Việt Nam gia nhập Tổ Chức Thương Mại Thế Giới. Hơn nữa, ở Việt Nam hiện nay có rất nhiều sách báo và tài liệu viết về đàm phán và nghệ thuật trong đàm phán nhưng chưa nhiều trong số đó nói về đàm phán thương mại quốc tế và thực trạng đàm phán của các doanh nghiệp Việt Nam. Vì vậy, em nghĩ đề tài nghiên cứu này có một ý nghĩa nhất định về cả hai mặt lý luận và thực tiễn; góp phần tìm hiểu và nâng cao hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu của các doanh nghiệp Việt Nam. Bố cục của khóa luận ngoài phần Mục lục, Lời mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, gồm có 3 chương: Chương 1: Đàm phán thương mại quốc tế - một số vấn đề lý luận chung Chương 2: Năng lực đàm phán thương mại quốc tế của các doanh nghiệp Việt Nam trong thời gian qua Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao năng lực đàm phán thương mại quốc tế của các doanh nghiệp khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới Trong quá trình viết khóa luận tốt nghiệp, em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ của các thầy cô giáo trường đại học ngoại thương – những người đã dìu dắt và truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích; đặc biệt là Thạc sỹ Phan Thị Thu Hiền – người đã trực tiếp hướng dẫn và tận tình giúp đỡ em hoàn thành khóa luận này. Em xin được cảm ơn các thầy cô. 2 CHƯƠNG I ĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ - MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG 1.1. Khái niệm 1.1.1. Khái niệm đàm phán thương mại quốc tế Đàm phán là một hoạt động cơ bản của con người và hiện diện ở mọi lúc mọi nơi. Con người luôn tiến hành đàm phán ngay cả khi họ không ý thức là chính mình đang làm điều đó. Đó cũng là một trong những lý do mà có rất nhiều định nghĩa khái niệm về đàm phán, nhưng chung quy lại chúng ta có thể hiểu: đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành trao đổi, thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm còn bất đồng, để đi đến một thỏa thuận thống nhất. Đàm phán thương mại là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều nhà kinh doanh nhằm thỏa thuận được với nhau về những điều kiện giao dịch mà mỗi bên có thể chấp nhận được. Kết thúc các cuộc đàm phán này thường dẫn đến kết quả là các hợp đồng kinh doanh. Đàm phán thương mại quốc tế (TMQT) là một loại đàm phán thương mại trong đó yếu tố quốc tế được thể hiện ở việc có ít nhất hai chủ thể có quốc tịch khác nhau tham gia đàm phán để tiến tới ký kết các hợp đồng kinh doanh quốc tế mà tiêu biểu nhất là hợp đồng xuất nhập khẩu (XNK) có nhiều những đặc điểm khác với hợp đồng mua bán hàng hóa trong nước như: chủ thể hợp đồng có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau; đối tượng hợp đồng là hàng hóa có sự di chuyển qua biên giới hải quan; đồng tiền thanh toán là ngoại tệ với một trong hai nước và cũng có thể là đối với cả hai…Chính vì vậy đàm phán TMQT có nội dung phức tạp hơn và cũng có những đòi hỏi cao hơn so với đàm phán kinh doanh nội địa. 3 Có rất nhiều phương thức trong đàm phán TMQT như đàm phán qua telex, fax, thư tín hay điện thoại và trong tương lai có thể xuất hiện rất nhiều những phương thức hiện đại khác nhờ vào sự tiến bộ vượt bậc của điện tử viễn thông nhưng cho đến thời điểm hiện nay và trong tương lai gần thì đàm phán gặp gỡ trực tiếp vẫn là cách thức phổ biến nhất, và cũng là phương thức đàm phán khó khăn và phức tạp nhất. Trên thực tế đàm phán TMQT thì người ta sử dụng kết hợp các phương thức đàm phán: trao đổi qua thư tín, điện thoại thường đóng vai trò khởi đầu cho giao dịch đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp, đặc biệt là đối với những hợp đồng lớn có tính chất phức tạp đòi hỏi các bên phải thảo luận kỹ càng trước khi đi đến việc ký kết hợp đồng. Đàm phán gặp gỡ trực tiếp đòi hỏi chi phí đi lại, đón tiếp tốn kém và thường dễ để lộ bí mật đàm phán nhưng cũng chỉ có thể qua đàm phán trực tiếp mà có thể đẩy nhanh tốc độ giải quyết vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán đã kéo dài quá lâu mà không đi đến kết quả, đó cũng là điều kiện để các bên hiểu nhau tốt hơn và duy trì được mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài với nhau. Yêu cầu đối với chủ thể đàm phán cũng cao hơn so với sử dụng những phương thức đàm phán khác: đó là nó, đòi hỏi người tiến hành đàm phán phải chắc chắn về nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh nhạy…;nắm vững và sử dụng linh hoạt, nghệ thuật các chiến lược chiến thuật trong đàm phán; tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét, nắm được ý đồ sách lược đối phương; nhanh chóng có những biện pháp đối phó trong những tình huống cần thiết hoặc quyết định ký kết ngay tại chỗ khi thấy thời cơ ký kết đã chín muồi. Các bên tham gia cũng cần phải xác định rõ mục đích yêu cầu của đợt đàm phán, dự kiến có những biện pháp để đạt được những kết quả như mong muốn. Nói đến đàm phán TMQT chúng ta không thể không nói đến các kiểu đàm phán được phân chia đứng trên giác độ kết quả đàm phán. Tên gọi của nó đã nói lên được cuộc đàm phán đó thành công hay thất bại: 4 + Kiểu đàm phán được – được: Các bên cùng tìm ra và thừa nhận lợi ích chính đáng của đối tác. Kiểu đàm phán này lấy lấy sự hợp tác lâu dài làm mục tiêu chính và sẽ được tiếp tục phát triển. + Kiểu đàm phán được – mất: xem đàm phán như một cuộc chiến. Một bên tìm mọi cách đạt được mục đích của mình bất chấp lợi ích của đối tác. + Kiểu đàm phán mất – mất: nằm ngoài mong muốn của các bên, mất thời gian, chi phí mà không mang lai lợi ích thậm chí còn gây tổn hại cho mối quan hệ của các bên tuy nhiên nó vẫn thường diễn ra do những nguyên nhân khách quan và chủ quan. Trong 3 kiểu trên thì kiểu đàm phán được – được là kiểu đàm phán thành công nhất, các bên đều thu được lợi ích tuỳ theo yêu cầu và mục đích của họ. Việc phân loại kiểu đàm phán có một ý nghĩa quan trọng trong việc xây dựng chiến lược và chiến thuật đàm phán. 1.1.2. Đặc điểm của đàm phán TMQT  Đàm phán mang tính khoa học Đàm phán suy cho cùng cũng nhằm đạt được mục đích và thỏa mãn lợi ích của chủ thể tham gia và với đàm phán TMQT thì đó chính là tiến tới việc ký kết hợp đồng, thu lợi nhuận. Khi tiến hành đàm phán TMQT người ta cần suy nghĩ cân nhắc những gì có liên quan đến lợi ích của đôi bên, phải tiến hành phân tích đánh giá một cách có hệ thống khách quan và toàn diện, dựa trên những quy luật, quy tắc nhất định, trên cơ sở để xây dựng chiến lược và chiến thuật đàm phán. Đó chính là tính khoa học của đàm phán. Trước hết, đàm phán là một khoa học, khoa học về phân tích và giải quyết vấn đề một cách hệ thống, làm sao để tìm ra giải pháp tối ưu cho các bên. Tính phân tích để giải quyết vấn đề được thể hiện trong suốt quá trình đàm phán từ khâu chuẩn bị, tiến hành đàm phán đến kết thúc đàm phán. Tính hệ thống đòi hỏi phải có sự nhất quán trong suốt quá trình đó. Trên thế giới tồn tại 2 mô hình là mô hình tuyến tính hay còn gọi là mô hình mục tiêu lý tính (rational objective model) và mô hình vòng tròn (cyclical model). 5 Mục đích Mục tiêu Nội dung Phương pháp Đánh giá Mô hình đàm phán tuyến tính Với mô hình này thì ta có thể thấy: mục đích chi phối các mục tiêu và các mục tiêu chi phối nội dung đàm phán, nội dung chi phối phương pháp đàm phán và phương pháp chi phối đánh giá kết quả đàm phán. Mô hình tuyến tính đảm bảo tính nhất quán cao giữa các yếu tố, phù hợp với phép tư duy của những người xuất thân của một nền văn hóa trọng tôn ti, tầng bậc như kiểu văn hoá Châu Á, xuất hiện từ rất lâu và phổ biến đến sau đại chiến thế giới II. Theo mô hình này thì yếu tố đứng trước áp đặt các yếu tố đứng sau, trói buộc các nhà đàm phán trong phát huy tính năng động sáng tạo. Nghiên cứu tình hình Mục tiêu Nội dung Đánh giá Phương pháp Mô hình đàm phán vòng tròn Với mô hình vòng tròn thì các yếu tố đàm phán chi phối lẫn nhau, điều chỉnh lẫn nhau trong quá trình đàm phán bao gồm cả quá trình xác định mục tiêu, nội dung đàm phán đến phương pháp để đạt mục tiêu và đánh giá kết quả đàm phán dựa trên cơ sở nghiên cứu tình hình. Mô hình vòng tròn xuất hiện từ thập kỷ 70 phù hợp với phương pháp tư duy trong một nền văn hóa trọng bình đẳng và cho phép con người tự do ra quyết định. Mô hình này đảm bảo 6 tính năng động sáng tạo và mềm dẻo của nhà đàm phán, nhà đàm phán trở thành một đạo diễn thực thụ để phát huy hết khả năng của mình và tìm ra giải pháp. Tuy nhiên nó cũng gây ra sự thiếu chắc chắn của những quyết định tuỳ hứng do sự can thiệp của “cái tôi” nhà đàm phán. Đàm phán là một khoa học còn thể hiện ở chỗ nó là một khoa học liên quan đến nhiều ngành khoa hoc khác nhau như luật, kế toán tài chính, phân tích xác suất giúp nhà đàm phán dự báo kết quả đàm phán qua việc tạo ra khu vực thoả thuận, đặt mục tiêu cho quá trình đàm phán.  Đàm phán mang tính nghệ thuật Bên cạnh tính khoa học của đàm phán, còn có tính nghệ thuật của đàm phán, đòi hỏi người đàm phán phải tinh tế, nhanh nhạy, mềm dẻo, linh hoạt biết “tuỳ cơ ứng biến” thì mới có thể thu được thành công. Tính nghệ thuật của đàm phán thể hiện ở chỗ đàm phán là một quá trình thao tác ở mức nhuần nhuyễn các kỹ năng giao dịch, bao gồm khả năng thuyết phục và chấp nhận thuyết phục, khả năng sử dụng các tiểu xảo đàm phán, sự khôn khéo lựa chọn thời gian và cách thức thực hiện những tiểu xảo đó. Nếu như khía cạnh khoa học của đàm phán mới được phát triển trong thế kỷ XX thì khía cạnh nghệ thuật đã có từ thời tiền trung cổ và đã có rất nhiều những công trình nghiên cứu về nó. Nói đến đàm phán là một nghệ thuật, các nhà đàm phán phân biệt 3 phương pháp đàm phán cơ bản:  Phương pháp lý thuyết trò chơi (game theory): là phương pháp được phát triển đầy đủ nhất, là phương pháp ra quyết định dựa trên những phân tích toán học về cạnh tranh nhằm chọn phương thức hành động tối ưu cho bên tham gia trò chơi. Theo Roger và William Ury (1991) - người đã có những nghiên cứu thuyết phục về phong cách đàm phán (kiểu cứng, kiểu mềm) cho sự lựa chọn luật chơi của nhà đàm phán dựa trên phương pháp lý thuyết trò chơi; cho rằng đàm phán diễn ra trên hai cấp độ: 7 + Cấp độ về chất: liên quan nội dung đàm phán, các điều khoản cần thoả thuận như giá cả, thanh toán, điều khoản giao hàng. + Cấp độ tổ chức lựa chọn luật chơi: liên quan đến phương thức đàm phán nội dung các vấn đề như đàm phán lập trường hay đàm phán quyền lợi. Mỗi động thái của nhà đàm phán trong trò chơi với đối phương không chỉ là tác động nhằm giải quyết các vấn đề thuộc nội dung đàm phán mà còn là biểu hiện cúa sự lựa chọn luật chơi theo những tính toán nhằm tạo ra hiệu quả tối ưu. Tiếp tục hay là thay đổi luật chơi, theo kiểu tấn công hay phòng thủ, theo kiểu cương hay nhu. Đó chính là nghệ thuật trong đàm phán đòi hỏi các nhà đàm phán phải nhạy cảm, sáng tạo, hiểu biết và vận dụng linh hoạt các chiến lược và chiến thuật đàm phán. Chương trình đàm phán Harvard (Harvard Negotiation Project) đưa ra khái niệm “đàm phán có nguyên tắc” gồm 4 điểm để hướng dẫn sự lựa chọn luật chơi cho bất kỳ tình huống đàm phán nào: - Về con người: tách con người ra khỏi vấn đề. Trên bàn đàm phán, các nhà đàm phán phải kề vai sát cánh tấn công vào vấn đề chứ không phải là tấn công vào nhau. Trên thực tế thì đây là một điều không dễ thực hiện một chút nào theo như bộc bạch của các nhà đàm phán vì con người không phải máy móc mà có lý trí, cảm xúc và mang trên lưng mình một cái “tôi”. - Về lợi ích: Tập trung vào lợi ích không vào lập trường. Có nghĩa là cần tránh tập trung vào lập trường mà các bên đưa ra trong khi mục đích của đàm phán là giải quyết lợi ích của các bên nằm sau lập trường đó. - Về phương án: Đưa ra các phương án khác nhau trước khi quyết định hay là tìm lợi ích tối ưu trong khi chịu sức ép. Nhà đàm phán cần có sẵn các giải pháp để cứu đàm phán ở những phút quyết định. - Về tiêu chuẩn: Đánh giá kết quả trên cơ sở những tiêu chí khách quan đã định sẵn chứ không phải trên cở sở tiêu chí chủ quan mang tính cảm tính. 8 Nói cách khác các nhà đàm phán không phải là Chúa nên không thể lấy đất sét nặn thành người. Đất sét là đất sét và có giá của nó. Thị trường có mặt bằng giá của nó cho từng loại hàng. Các mặt hàng lại có những tiêu chuẩn được xác định bởi chuyên gia, rồi những tồn tại khách quan khác như luật pháp của các nước… Do đó mới cần đến tính nguyên tắc trong nghệ thuật đàm phán.  Phương pháp đàm phán cùng có lợi (integrative negotiating): được thiết kế nhằm tối đa hoá lợi nhuận cho các bên tham gia mà không làm phương hại đến quan hệ giữa các bên. Đòi hỏi các nhà đàm phán phải nhất trí với nhau về mục tiêu chung và áp dụng phong cách đàm phán kiểu “nhu” chứ không phải là “cương”. Đây còn gọi là kiểu đàm phán được - được.  Phương pháp đàm phán cạnh tranh (competitive negotiating): Các đối phương có những mục tiêu khác nhau không thể chia sẻ nhưng lại phụ thuộc lẫn nhau. Các bên mặc cả cứng rắn, kiên định lập trường, ra sức tìm cách tối đa hoá lợi nhuận bất kể hậu quả đối với đối phương ra sao. Đây còn gọi là kiểu đàm phán được - mất. Tóm lại, các nhà đàm phán vận dụng chiến lược, chiến thuật, phương pháp cách thức để đạt được mục đích trong đàm phán đó chính là nghệ thuật của đàm phán, nhưng dù có nghệ thuật đến đâu thì cũng không thể nằm ngoài những quy luật khách quan, không thể không phụ thuộc vào các yếu tố và các mối quan hệ khách quan tất yếu của nó – tính khoa học của đàm phán. Chính vì vậy tính khoa học và tính nghệ thuật luôn tồn tại song song trong bất kỳ một cuộc đàm phán nào và đòi hỏi các nhà đàm phán muốn thu được thành công thì phải hiểu được tính khoa học của đàm phán và vận dụng tốt nghệ thuật trong đàm phán.  Đàm phán là quá trình thỏa hiệp về lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập Cơ sở gốc rễ của đàm phán là vấn đề lợi ích. Vì đàm phán là quá trình tác động lẫn nhau giữa các chủ thể có lợi ích chung và lợi ích xung đột. Các 9 nhà kinh doanh khi tham gia vào bàn đàm phán lúc nào cũng muốn tối đa hoá lợi ích của phía mình. Chúng ta thấy rằng lợi ích của các bên tham gia vào quá trình chia sẻ lợi nhuận luôn là đối lập nhau. Lợi nhuận được ví như một chiếc bánh và khi một bên cố gắng giành về phía mình một khoản lợi nhuận lớn hơn thì bên kia sẽ buộc phải chấp nhận phần nhỏ đi và ngược lại. Tuy nhiên, các bên tham gia đàm phán nếu chỉ quan tâm đến mục đích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của phía bên kia thì sẽ không có hợp đồng và khi đó sẽ chẳng có bên nào có lợi nhuận. Như vậy, đàm phán ký kết hợp đồng về nguyên tắc là một quá trình thoả hiệp về lợi ích của các bên hay đây là sự thống nhất giữa các mặt đối lập. Giữa các bên đàm phán thường có các loại lợi ích sau: lợi ích chung cho cả hai bên; lợi ích riêng cho từng bên mà không phụ thuộc trực tiếp vào phía bên kia; lợi ích xung khắc tức nếu phần lợi ích của bên này tăng lên bao nhiêu thì lợi ích của bên kia giảm xuống bấy nhiêu. Như vậy trong đàm phán việc cần thiết là phải xác định được miền trùng hợp lợi ích và miền xung khắc lợi ích. Giữa những lợi ích này có mối quan hệ và có thể chuyển hóa cho nhau. Khi người ta nhìn thấy sự xung khắc lợi ích tức là phát hiện được mâu thuẫn, mâu thuẫn này có thể được giải quyết khi họ tiến hành bàn bạc, trao đổi để đạt tới một thỏa thuận nào đó với sự phân chia lợi ích cho các bên. Mối quan hệ giữa các lợi ích có thể được biểu diễn bằng sơ đồ sau: R1 C1 X C2 R2 R1, R2: Miền lợi ích riêng của từng bên C1, C2: Miền trùng hợp lợi ích chung của hai bên X : Miền lợi ích xung khắc 10 Lợi ích của phía bên này thường nằm ở sự chấp nhận của phía bên kia và những thỏa hiệp đạt được phải đảm bảo lợi ích cho tất cả các bên , đó là tính hợp tác của đàm phán. Đồng thời, lợi ích của bên này tăng lên có thể làm cho lợi ích của bên kia giảm xuống, do đó các bên luôn cố gắng tối đa hóa lợi ích của mình trong lúc vẫn phải đảm bảo lợi ích cho đối phương – có như vậy hợp đồng mới được ký kết. Đó chính là sự thỏa hiệp về lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập của đàm phán. 1.1.3. Vai trò của đàm phán TMQT Đàm phán là một mắt xích quan trọng trong kinh doanh nói chung và kinh doanh quốc tế nói riêng. Làm sao để thu được lợi ích kinh tế ở mức độ cao nhất có thể được, như mua được hàng chất lượng cao, giá rẻ hoặc bán được nhiều hàng với giá cao, điều kiện thuận lợi … điều này chỉ có thể thực hiện thông qua quá trình đàm phán, thương lượng và mặc cả với phía đối tác. Đàm phán thành công không những giúp cho doanh nghiệp ký kết được hợp đồng với nhiều những điều khoản có lợi cho mình; nó còn giúp cho doanh nghiệp không gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện cam kết. Đàm phán thành công thì cả hai bên đều có lợi, không xảy ra những tranh chấp hay mất mát thua thiệt khi thực hiện hợp đồng…Như vậy, đàm phán có một vai trò to lớn và không thể thiếu được trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, không phải thương nhân nào cũng nhận thức được điều này nên đôi lúc còn coi nhẹ, chưa đầu tư cho giai đoạn đàm phán. Bên cạnh đó, lại còn hạn chế về nhiều mặt nên đã thua ngay trên bàn đàm phán. Các nhà chuyên môn nhận định rằng đối với hoạt động kinh doanh nói chung thì thao tác đàm phán quyết định tới 60% sự thành đạt của doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp cần phải nhận thức đúng đắn, kịp thời, đầy đủ tầm quan trọng này để dành cho khâu đàm phán một sự quan tâm thích đáng. 11 1.2. Các giai đoạn của đàm phán TMQT 1.2.1. Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn chuẩn bị rất quan trọng và nó cũng không kém phần khó khăn, phức tạp. Trong đàm phán thì nó quyết định phân nửa kết quả của cuộc đàm phán. Do đó giai đoạn này thường được giao cho những chuyên gia có trình độ cao (nghiệp vụ giỏi, có khả năng phân tích, tổng hợp, biết lựa chọn và xử lý thông tin một cách linh hoạt…) thực hiện. Hai nguyên tắc quan trọng trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán là phải tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc chuẩn bị và phải làm việc thật sự có phương pháp và theo kế hoạch. Trong giai đoạn đàm phán có rất nhiều việc cần tiến hành chung quy lại là các công việc chính sau:  Xác định mục tiêu Xác định mục tiêu là công việc quan trọng hàng đầu trong giai đoạn chuẩn bị. Bởi vì mục tiêu là kim chỉ nam trong suốt quá trình đàm phán, là thứ mà doanh nghiệp nhắm tới, nó định hướng cho cuộc đàm phán. Những yếu tố khác có thể thay đổi nhưng mục tiêu thì cơ bản không thể thay đổi, và các yếu tố khác dù có thay đổi như thế nào thì cũng không thể tách ra khỏi mục tiêu đàm phán. Chia mục tiêu lớn thành các mục tiêu bộ phận, và sắp xếp theo thứ tụ ưu tiên. Nó không chỉ giúp cho doanh nghiệp định hướng công việc, tiến hành đàm phán nhằm đạt mục tiêu mà còn là yếu tố quan trọng trong việc tổng kết đánh giá năng lực đàm phán và năng lực kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp rút kinh nghiệm để lần đàm phán sau đạt được mục tiêu với mức độ cao hơn.  Thu thập xử lý thông tin cần thiết Để có thể đàm phán và ký kết thành công hợp đồng kinh doanh quốc tế việc đầu tiên các doanh nghiệp cần làm là nghiên cứu thị trường nước ngoài, tìm hiểu khả năng, sở trường, uy tín … của đối tác. Vì nếu không có 12 được hiểu biết đầy đủ về phía đối tác, hay nắm được thông tin không chính xác thì có thể dẫn đến những quyết định sai lầm trong đàm phán cũng như trong ký kết hợp đồng. Bản thân các doanh nghiệp phải chủ động trong việc tìm kiếm và thu thập thông tin vì không phải mọi thông tin đối tác đưa ra đều đúng sự thật. Việc thu thập thông tin có thể thông qua nhiều kênh khác nhau như: Các tổ chức quốc tế chuyên ngành của liên hiệp quốc (UNCTAD, WTO…); các tổ chức khu vực (ASEAN, EU…), sách báo thương mại, thông tin từ các trung tâm ngạo thương, phòng thương mại và công nghiệp, các công ty liên quan, thông tin qua trao đổi tiếp xúc với khách hàng… Cần phải có biện pháp thu thập và xử lý có hiệu quả các thông tin thu được và phổ biến kịp thời cho các đơn vị, bộ phận có liên quan. Việc nghiên cứu thường bắt đầu từ việc điều tra rõ ràng chính bản thân mình và tình thế của mình, sau đó mới tiến hành thu thập thông tin từ phía đối tác. Thông tin liên quan đến phía đối tác thường là: lịch sử và kinh nghiệm hiện tại, vị thế trên thị trường, chiến lược và kế hoạch của hãng hiện nay và trong tương lai…Ngoài ra cũng phải có hiểu biết về văn hóa kinh doanh của phía đối tác. Vì văn hóa có một vai trò quan trọng trong đàm phán cũng như kinh doanh quốc tế. Thu thập và xử lý thông tin cũng cần có những kỹ thuật nhất định như: quá trình thu thập thông tin cũng cần phải có sự định hướng về quy mô và chất lượng thông tin; sau quá trình thu thập cần phải lựa chọn và hệ thống hóa tài liệu thu thập được phục vụ cho việc ra quyết định sau này; quá trình xử lý thông tin thường sử dụng các kỹ thuật của kinh tế lượng và thống kê để tìm ra mối liên hệ giữa các hiện tượng, sự kiện và từ đó rút ra kết luận cụ thể.  Tổ chức nhân sự cho đàm phán Việc lựa chọn nhân sự cho đàm phán TMQT phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: nội dung của cuộc đàm phán, rồi giới hạn ngân sách cho khâu đàm phán, đặc điểm văn hóa của bên tham gia đàm phán…Nhưng dù có phụ thuộc 13 nhiều yếu tố như thế nào thì trên bàn đàm phán cũng phải hội tụ những người có kinh nghiệm, có trình độ nghiệp vụ chuyên môn, thật sự có năng lực để có thể đối phó với bất kỳ tình huống, vấn đề nào phát sinh trên bàn đàm phán. Sẽ rất lợi thế nếu phía mình nắm được thông tin thành phần tham gia đàm phán của phía đối tác, lúc đó nhà tổ chức sẽ có được quyết định sáng suốt là ai nên tham gia vào đoàn đàm phán. Tổ chức nhân sự gồm rất nhiều nội dung như: lựa chọn thành phần đoàn đàm phán, phân công trách nhiệm, tiến hành đàm phán thử, bổ sung hay hạn chế thành phần nếu cần, làm các công việc khác liên quan đến nhân sự như làm thủ tục xuất nhập cảnh, chuẩn bị chỗ ăn ở… Trong giai đoạn này, mỗi cá nhân đều có trách nhiệm chuẩn bị riêng cho mình, vừa phải hoàn thành tốt phần nhiệm vụ được giao, vừa phải kịp tiến độ, ngoài ra cũng phải đảm bảo thống nhất giữa các thành viên trong nhóm và của cả nhóm. Mỗi cá nhân trong đoàn đàm phán phải có tinh thần trách nhiệm và cố gắng cao, nó đòi hỏi người chuẩn bị phải dành cho mình đủ thời gian cần thiết và phải làm việc thật sự có phương pháp, có kế hoạch cụ thể rõ ràng. Trong đoàn đàm phán nên hội tụ đủ thành phần để có thể ứng phó với mọi tình huống xảy ra, đáp ứng mọi vấn đề mà đối phương đặt ra như: chuyên gia kỹ thuật, chuyên gia kinh tế, chuyên gia luật pháp rồi người phiên dịch nếu cần… và một thành phần không thể thiếu là trưởng đoàn đàm phán.  Lập kế hoạch và xây dựng chương trình cho đàm phán Lập kế hoạch và xây dựng chương trình là một công việc không thể thiếu trong giai đoạn chuẩn bị. Doanh nghiệp cần lên kế hoạch và tính toán trình tự công việc, các thao tác, chi phí, thời gian, và khả năng đạt được mục tiêu đề ra. Lập kế hoạch nhằm chỉ ra những công việc cụ thể, phân công lao động, định rõ quyền hạn và trách nhiệm cho từng cá nhân; xây dựng các phương án khác nhau tạo điều kiện tối ưu cho việc ra quyết định; xác định và 14 loại trừ những khâu khó khăn bế tắc trong quá trình đàm phán, phối hợp hành động… Các kế hoạch cần thiết nhằm phục vụ cho quá trình đàm phán bao gồm: kế hoạch chung (kế hoạch của cả nhóm, các loại công việc, thời hạn hoàn thành và ai thực hiện), kế hoạch chiến lược (đường lối, chương trình, phương hướng hành động nhằm đạt được mục tiêu đề ra), kế hoạch chiến thuật (biện pháp giải quyết những nhiệm vụ của từng giai đoạn), kế hoạch thực hiện cụ thể (chương trình hành động nhằm giải quyết những nhiệm vụ riêng biệt của đàm phán), kế hoạch thu thập và xử lý thông tin… Chương trình đàm phán gồm thời gian, địa điểm đàm phán, chương trình đàm phán, số buổi đàm phán, chương trình nghỉ ngơi và giải trí trong quá trình đàm phán. Các nhà đàm phán cũng cần biết cách điều chỉnh kế hoạch và chương trình đàm phán cho phù hợp với tình hình nhưng phải tuân thủ nguyên tắc là giữ được những mục tiêu dài hạn, không để những mục tiêu ngắn hạn nảy sinh làm giảm cơ hội đạt được các mục tiêu dài hạn. 1.2.2. Giai đoạn tiến hành đàm phán Giai đoạn này cũng giống như lúc diễn viên thực sự ra sàn diễn, bác sỹ lên sàn mổ, các nhà đàm phán vận dụng tất cả kiến thức, chuyên môn, nghiệp vụ, cũng như chiến lược chiến thuật để thương lượng, mặc cả với phía đối phương làm sao để đạt được mục đích của mình. Trong đàm phán TMQT thì thêm một yếu tố không thể thiếu nữa đó là khả năng về ngoại ngữ.  Chiến lược và chiến thuật đàm phán  Chiến lược Trong đàm phán thường vận dụng ba chiến lược là chiến lược đàm phán kiểu cứng, kiểu mềm và kiểu hợp tác: + Kiểu cứng: Nhà đàm phán chỉ theo đuổi lợi ích của mình, dùng phương pháp và thái độ cứng rắn để đè bẹp đối phương và đạt được mục đích. 15 Được sử dụng khi thế và lực nghiêp về một phía, do cá tính hoặc lợi ích hoàn toàn đối lập. Chiến lược này thường được các đối tác Anh – Mỹ lựa chọn. + Kiểu mềm: Các nhà đàm phán chú trọng xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa hai bên, thường đề xuất những kiến nghị hợp lý. Nếu cả hai đều lựa chọn chiến lược này thì khả năng thành công của đàm phán là rất lớn. Cần đề phòng trường hợp “ thái độ thì mềm dẻo nhưng mưu đồ thì khốc liệt”. + Kiểu hợp tác: Phương châm công việc thì cứng rắn - con người thì ôn hòa, vừa chú trọng đến lợi ích của bản thân, vừa chú ý đến lợi ích của đối tác. Nó thường sử dụng trong những cuộc đàm phán mà hai bên cân sức, cân tài.  Chiến thuật Chiến thuật là một bộ phận của chiến lược, việc sử dụng chiến thuật nào và mức độ sử dụng chiến thuật ấy trong mỗi chiến lược là khác nhau. Chiến thuật sử dụng ba phương tiện cơ bản là lời nói, cử chỉ, thái độ. Người sử dụng chiến thuật như diễn viên trên sàn diễn, để thành công phải đóng kịch thật khéo. Hiệu quả của một chiến thuật phụ thuộc ở tính bất ngờ và khả năng ứng biến của nhà đàm phán. Chỉ những người có quyền quyết định mới có quyền lựa chọn thời điểm nào thì áp dụng chiến thuật này. Nỗi bật lên hai loại là chiến thuật tâm lý và chiến thuật tri thức: + Chiến thuật tâm lý: là tác động vào tâm lý đối phương làm cho họ dao động như gây áp lực tâm lý, đánh lạc hướng, chiến thuật “kẻ đấm người xoa”… làm cho họ thay đổi lập trường theo hướng có lợi cho mình. + Chiến thuật tri thức: là phương pháp lập luận dựa trên cơ sở chuyên môn của nhà đàm phán, xây dựng trên cơ sở kiến thức nghiệp vụ của lĩnh vực đàm phán.  Kỹ thuật của quá trình đàm phán  Kỹ thuật mở đầu đàm phán 16 Giai đoạn đàm phán giúp chúng ta tiếp cận và tìm hiểu đối tác đàm phán, tạo bầu không khí thuận lợi cho cuộc đàm phán, mở đầu được xem như là rượu khai vị, là món ăn mở màn nó phải được rút ra từ nội dung chính của vấn đề và phù hợp với vấn đề cần đàm phán. Có hai cách mở đầu đàm phán là: + Mở đầu trực tiếp: Người đàm phán trình bày mục đích, yêu cầu nội dung của cuộc đàm phán một cách trực tiếp cho đối tác hiểu được. Tránh vòng vo ngoài lề hoặc nói qua trung gian. Đây là cách mà rất nhiều người Mỹ rất hay sử dụng. Phương pháp này thường thích hợp với những cuộc đàm phán “chớp nhoáng”. + Mở đầu gián tiếp: người đàm phán mở đầu trình bày vấn đề một cách tổng quát gián tiếp, dựa vào một điểm nào đó liên hệ với vấn đề rồi chuyển vấn đề sang bàn luận rộng hơn. Cách trình bày vấn đề này theo kiểu xoáy trôn ốc ngoài vào trong. Kiểu này thường được người Trung Đông áp dụng.  Kỹ thuật trao đổi thông tin, đưa ra đề nghị và thương lượng Sau giai đoạn mở đầu đàm phán, các bên tiến hành đàm phán các vấn đề liên quan. Lúc này là lúc mà các nhà đàm phán sử dụng một cách triệt để để các chiến lược, chiến thuật; tiến hành trao đổi thông tin, đưa ra đề nghị và thương lượng; vận dụng nghệ thuật đàm phán để mặc cả đạt mục tiêu. Các kỹ năng thường được sử dụng trong giai đoạn này là: kỹ năng lập luận, thuyết trình, giao tiếp, thương lượng, thuyết phục và nhượng bộ. Tùy từng cuộc đàm phán cụ thể và đối tác đàm phán với mình là ai mà vận dụng những chiến lược, chiến thuật phù hợp. Để có thể thành công ở giai đoạn này , người đàm phán phải có kiến thức, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ để có thể phản biện lại đối phương, đưa ra lý lẽ thuyết phục đối tác. Bên cạnh đó kết hợp với nghệ thuật trong đàm phán để làm cho đối phương nhượng bộ.  Kỹ thuật kết thúc đàm phán 17