Tài liệu Nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại bệnh viện chấn thương chỉnh hình

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HCM ------oOo------ TRẦN THỊ HỒNG THI NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN CHẤN THƯƠNG CHỈNH HÌNH LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Tp.Hồ Chí Minh - Năm 2010 1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HCM ------oOo------ TRẦN THỊ HỒNG THI NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN CHẤN THƯƠNG CHỈNH HÌNH Chuyên ngành : Kế toán – Kiểm toán Mã số : 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS.PHẠM VĂN DƯỢC Tp.Hồ Chí Minh - Năm 2010 2 LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian qua, với sự nỗ lực của bản thân và sự giúp đỡ nhiệt tình từ phía thầy cô và bạn bè, tôi đã hoàn thành luận văn “Nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại Bệnh viện Chấn Thương Chỉnh Hình”. Qua đó, tôi xin chân thành cảm ơn: – Phó giáo sư, Tiến sĩ Phạm Văn Dược – Giáo viên hướng dẫn trực tiếp – đã nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ và động viên tôi rất nhiều để tôi có thể hoàn thành luận văn này. – Quý Thầy Cô của trường Đại học Kinh Tế TP. Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện để tôi có thể thực hiện và hoàn thành luận văn. – Bạn bè và người thân – những người đã ở bên cạnh và động viên tôi để tôi có thể hoàn thành luận văn. Mặc dù có nhiều cố gắng trong tìm tòi học hỏi và nghiên cứu, song luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được sự thông cảm sâu sắc và đóng góp ý kiến từ Quý Thầy Cô cùng các anh chị đồng nghiệp, bạn bè, đọc giả để tôi có thể hoàn thiện hơn nữa về kiến thức chuyên môn của mình. 3 LỜI CAM ĐOAN Luận văn với đề tài "Nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại Bệnh viện Chấn Thương Chỉnh Hình” là do tôi nghiên cứu thực hiện. Các số liệu trích dẫn trong luận văn là những số liệu thu thập thực tế tại đơn vị. Tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn về lời cam đoan của mình. Tp. Hồ Chí Minh, ngày 28 tháng 9 năm 2010 Tác giả Trần Thị Hồng Thi 4 MỤC LỤC MỤC LỤC .......................................................................................................................... 1 DANH MỤC BẢNG, HÌNH ẢNH VÀ SƠ ĐỒ ................................................................. 7 PHẦN MỞ ĐẦU................................................................................................................. 8 1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu .................................................................. 8 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ....................................................................... 8 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu................................................................... 9 4. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................ 9 4.1. Phương pháp duy vật biện chứng.................................................................... 9 4.2. Tổng hợp, phân tích, thống kê ........................................................................ 9 5. Những đóng góp của đề tài nghiên cứu .......................................................... 9 6. Kết cấu của luận văn ..................................................................................... 10 CHƯƠNG 1: Những vấn đề chung về kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp và hệ thống thông tin kế toán................................................................................................. 11 1.1. Những vấn đề chung về kế toán.................................................................... 11 1.1.1. Các quan điểm về kế toán ............................................................................. 11 1.1.2. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán ................................................................... 13 1.2. Vấn đề chung về hệ thống thông tin kế toán................................................. 13 1.2.1. Các khái niệm về hệ thống thông tin kế toán................................................ 13 1.2.2. Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán .............................................................. 15 1.3. Các công cụ hỗ trợ thực hiện hệ thống thông tin kế toán ............................. 19 1.3.1. Phần mềm kế toán......................................................................................... 19 1.3.2. Phần cứng...................................................................................................... 21 1.4. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp .............................. 22 1.4.1. Nội dung công việc tổ chức triển khai hệ thống thông tin kế toán ............... 22 1.4.2. Tổ chức nhân sự............................................................................................ 24 1.4.3. Tổ chức trang bị phần cứng máy tính và phần mềm ứng dụng .................... 24 Kết luận chương 1............................................................................................................. 25 CHƯƠNG 2: Thực trạng sử dụng phần mềm kế toán tại Bệnh viện Chấn thương chỉnh hình ............................................................................................................... 26 2.1. Giới thiệu tổng quát về bệnh viện chấn thương chỉnh hình.......................... 26 2.1.1. Lịch sử .......................................................................................................... 26 2.1.2. Tình hình nguồn nhân lực ............................................................................. 26 2.1.3. Phương hướng phát triển .............................................................................. 26 2.1.4. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại bệnh viện ....................................... 27 2.2. Thực trạng sử dụng phần mềm tại Bệnh viện Chấn thương chỉnh hình ....... 30 2.2.1. Giới thiệu tổng quát về phần mềm tại bệnh viện ......................................... 30 2.2.2. Hệ thống phần mềm kế toán ......................................................................... 31 2.2.3. Các quy trình trong hệ thống phần mềm kế toán .......................................... 31 2.2.4. Khảo sát về phần mềm kế toán và cách sử dụng .......................................... 37 2.3. Đánh giá tình hình sử dụng hệ thống phần mềm kế toán.............................. 41 2.3.1. Người dùng ................................................................................................... 41 2.3.2. Giao diện....................................................................................................... 42 2.3.3. Dịch vụ.......................................................................................................... 44 5 2.3.4. Nghiệp vụ...................................................................................................... 45 2.3.5. Kiểm soát nội bộ ........................................................................................... 48 2.3.6. Hiệu quả ........................................................................................................ 51 Kết luận chương 2............................................................................................................. 52 CHƯƠNG 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sử dụng phần mềm kế toán tại bệnh viện ............................................................................................................... 53 3.1. Quan điểm hoàn thiện ................................................................................... 53 3.1.1. Quan điểm về đảm bảo tính hợp lý của báo cáo tài chính ............................ 53 3.1.2. Quan điểm về tuân thủ pháp luật và các quy định của bệnh viện................. 53 3.1.3. Quan điểm về sự hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống kế toán....................... 53 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại bệnh viện ....... 54 3.2.1. Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán ........................................................... 54 3.2.2. Nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán ............................................ 58 3.3. Kiến nghị về việc lựa chọn phần mềm kế toán cho tương lai....................... 61 Kết luận chương 3............................................................................................................. 63 KẾT LUẬN....................................................................................................................... 64 Tài liệu tham khảo ............................................................................................................ 65 Phụ lục A: DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN .......................................................... 66 Phụ lục B: DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN .................................... 69 Phụ lục C: DANH MỤC SỔ KẾ TOÁN .......................................................................... 75 1. Danh mục sổ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp cơ sở ........................ 75 2. Danh mục sổ kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán cấp I, II (Cấp trên) ......... 76 Phụ lục D: Các kiểu sao lưu dữ liệu phổ biến năm 2010.................................................. 77 Phụ lục E: MẪU PHIẾU ĐIỀU TRA THỰC TẾ ............................................................. 78 6 DANH MỤC BẢNG, HÌNH ẢNH VÀ SƠ ĐỒ Hình 1.5: Cấu trúc các bản ghi trong cơ sở dữ liệu .......................................................... 13 Sơ đồ 2.2: Tổ chức công tác kế toán................................................................................. 27 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ các mô-đun trong hệ thống phần mềm kế toán ..................................... 31 Sơ đồ 2.4: Quy trình nội bộ bộ phận kế toán tài chính ..................................................... 33 Sơ đồ 2.5: Quy trình nội bộ có ủy quyền .......................................................................... 35 Sơ đồ 2.6: Quy trình kế toán liên bộ phận ........................................................................ 36 Bảng 2.7: Bảng tổng hợp kết quả từ phiếu điều tra .......................................................... 38 Hình 2.8: Giao diện phần mềm kế toán sử dụng bảng mã TCVN3 với các font không có tính thẩm mỹ cao khi hiển thị trên màn hình .................................................................... 43 Hình 2.9: Dữ liệu sao lưu là các file DBF không được mã hóa........................................ 50 Hình 2.10: Chức năng sao lưu dữ liệu của phần mềm kế toán ......................................... 51 Bảng 2.11: Kết quả khảo sát một số chỉ tiêu về hiệu quả phần mềm kế toán................... 52 Sơ đồ 3.1: Quy trình nghiệp vụ giảm khối lượng nhập cho nhân viên kế toán ................ 60 7 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường của nước ta hiện nay, kế toán là một công cụ không thể thiếu trong công tác quản lý hoạt động của một tổ chức. Kế toán cung cấp các thông tin kinh tế tài chính cho người sử dụng ở tầm vi mô lẫn vĩ mô để từ đó ra quyết định. Các đối tượng sử dụng thông tin tài chính gồm: − Nhà quản lý − Cơ quan nhà nước − Người thứ 3: khách hàng, người cho vay, nhà đầu tư… Một kế toán chuyên nghiệp trong thời đại ngày nay phải được chuyên môn hóa nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các đối tượng cần sử thông tin kinh tế tài chính. Một trong những thành phần căn bản để cơ giới hóa công tác kế toán chính là phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán không chỉ đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời mà còn đảm bảo độ chính xác cao. Phần mềm kế toán ra đời nhằm giải phóng con người khỏi những công việc tính toán nhàm chán với những con số khổng lồ các phép tính toán, ghi chép. Tuy nhiên trên thị trường có rất nhiều phần mềm kế toán áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, qui mô khác nhau và chất lượng khác nhau. Làm thế nào để đánh giá một phần mềm kế toán và làm sao để nâng cao tính hiệu quả trong việc sử dụng phần mềm kế toán. Đây là một trong các vấn đề mà tác giả quan tâm. Đề tài “Nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại Bệnh viện Chấn thương chỉnh hình” trình bày một cách tổng quát các lý thuyết về kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, hệ thống thông tin kế toán và ứng dụng phần mềm kế toán làm sao hiệu quả nhất cho đơn vị. Tuy nhiên, dù cố gắng hết sức để thực hiện đề tài này một cách khoa học, nghiêm túc và để có thể áp dụng trong thực tiễn nhưng với trình độ hạn chế của tác giả nên khó tránh khỏi những thiếu sót. Tác giả chân thành cảm ơn những đóng góp quý báu của đọc giả để tác giả có thể hoàn thiện hơn đề tài này. 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Mục đích của luận văn là nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán tại bệnh viện chấn thương chỉnh hình nhằm đưa ra giải pháp tổ chức sử dụng phần mềm kế toán hiệu quả nhất. Đồng thời luận văn đưa ra một số nhận xét và đề xuất giải pháp tổ chức thiết kế phần mềm kế toán cho bệnh viện. Ngoài ra tác giả còn kiến nghị Nhà nước, doanh nghiệp, các cơ sở đào tạo các chính sách, chương trình nhằm hỗ trợ để triển khai mới hoặc nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán. − Đánh giá chất lượng phần mềm kế toán đang dùng tại đơn vị: đúng luật, chức năng, giao diện, tính dễ sử dụng 8 − Đánh giá chất lượng sử dụng phần mềm kế toán của đơn vị. − Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng sử dụng phần mềm của đơn vị. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu − Chỉ tiêu đánh giá phần mềm kế toán trong môn Hệ thống thông tin kế toán. − Phần mềm kế toán tại đơn vị: chuẩn mực kế toán, chức năng, giao diện, tính dễ sử dụng, hiệu quả... − Đơn vị là bệnh viện Chấn thương Chỉnh hình TPHCM: nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán, kết quả đạt được. − Nhân viên kế toán tại đơn vị: thói quen nhập dữ liệu, tổng hợp và báo cáo trên phần mềm. 4. Phương pháp nghiên cứu 4.1. Phương pháp duy vật biện chứng Từ cơ sở lý luận tác giả so sánh với tình hình thực tế phần mềm kế toán đang sử dụng ở bệnh viện. Đây là phương pháp được tác giả sử dụng xuyên suốt trong việc nghiên cứu để hoàn thành luận văn, nghiên cứu vấn đề trong mối liên hệ phổ biến, trong sự vận động và phát triển không ngừng. 4.2. Tổng hợp, phân tích, thống kê − So sánh phần mềm của đơn vị với các chỉ tiêu trong môn học Hệ thống thông tin kế toán và với chuẩn mực kế toán hiện tại. − Điều tra toàn bộ các nhân viên kế toán về thói quen sử dụng, cảm giác sử dụng phần mềm hiện tại. − Phân tích và tổng hợp dữ liệu trên Excel. 5. Những đóng góp của đề tài nghiên cứu − Hệ thống hóa lý luận về kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp và hệ thống thông tin kế toán. − Cung cấp kết quả khảo sát và đánh giá thực trạng của phần mềm kế toán đã thiết kế, sử dụng tại bệnh viện chấn thương chỉnh hình. − Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán. − Đề xuất các giải pháp tổ chức thiết kế phần mềm kế toán cho bệnh viện. − Kiến nghị Nhà nước, doanh nghiệp, các cơ sở đào tạo các chính sách, chương trình nhằm hỗ trợ để triển khai phần mềm kế toán. Bên cạnh đó luận văn còn cung cấp cho các kế toán viên một số kiến thức căn bản về hệ thống thông tin và đồng thời bổ sung cho các chuyên viên phần mềm các kiến thức về kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. Hai kiến thức này không thể tách rời nhau trong lĩnh vực hệ thống thông tin kế toán, trong việc nghiên cứu và xây dựng phần mềm kế toán. 9 6. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và mục lục, nội dung của luận văn gồm 3 chương: − Chương 1: Những vấn đề chung về kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp và hệ thống thông tin kế toán − Chương 2: Thực trạng sử dụng phần mềm kế toán tại bệnh viện Chấn thương chỉnh hình hình − Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng phần mềm kế toán tại bệnh viện Chấn thương chỉnh hình 10 CHƯƠNG 1: Những vấn đề chung về kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp và hệ thống thông tin kế toán 1.1. Những vấn đề chung về kế toán 1.1.1. Các quan điểm về kế toán Ủy ban tiêu chuẩn kế toán tài chính Mỹ: Kế toán là một môn khoa học dùng để thu thập, xử lý và truyền đạt những thông tin tài chính dưới hình thức tiền tệ để người sử dụng có thể dựa vào đó mà ra các quyết định. Theo Hội đồng quốc gia về kế toán Pháp: Kế toán là một hệ thống tổ chức thông tin tài chính cho phép thu thập, sắp xếp, ghi nhận những thông tin ban đầu dưới dạng con số, sau đó thông qua việc xử lý thông tin thích hợp sẽ cung cấp toàn bộ thông tin thích hợp với nhu cầu của những người sử dụng thông tin khác nhau. Theo Ronals J. Thacker (1994), kế toán được định nghĩa dựa trên hai quan điểm chủ yếu: − Quan điểm thứ nhất nhấn mạnh đến sử dụng thông tin kế toán : kế toán là một phương pháp cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý có hiệu quả và đánh giá hoạt động của mọi tổ chức. − Quan điểm hai là nhấn mạnh đến hoạt động của những người làm công tác kế toán: Định nghĩa này dựa trên công việc của một người làm kế toán.Trong kế toán, kết quả hoạt động kinh tế của một doanh nghiệp được thu thập, phân tích, đo lường, sắp xếp, ghi chép, tóm tắt và phản ánh dưới dạng thông tin Theo Libby, Short, Lafond, Lanthier (2003), kế toán là một hệ thống thông tin cho phép thu thập và truyền đạt thông tin mà chủ yếu là những thông tin mang bản chất tài chính thường được số hoá dưới hình thức giá trị về các hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và các tổ chức. Những thông tin này được cung cấp nhằm giúp những người quan tâm trong quá trình ra các quyết định kinh tế mà chủ yếu các quyết định này liên quan đến việc phân bổ nguồn lực. Theo Neddles, Anderson & Caldwell (2003), Viện Kế toán Công chứng Hoa Kỳ vào năm 1941:Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại và tổng hợp một cách có ý nghĩa và dưới hình thức bằng tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các sự kiện mà ít nhiều có liên quan đến tài chính, và giải trình kết quả của việc ghi chép này. Định nghĩa này của kế toán chú trọng đến nhiệm vụ giữ sổ sách cố hữu của người kế toán. Tuy nhiên đây là quan điểm cổ điển về kế toán, nó không còn phù hợp với thực tiễn kế toán hiện nay nữa. Ngày nay, với quan điểm mới, kế toán không chỉ quan tâm đến việc giữ sổ sách mà đến toàn bộ các hoạt động bao gồm việc hoạch định chương trình và giải quyết vấn đề, đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp và kiểm tra sổ sách. Kế toán ngày nay chú trọng đến nhu cầu bức thiết của những người sử dụng thông tin kế toán dù họ ở bên trong hay bên ngoài 11 doanh nghiệp. Do vậy, vào năm 1970 Viện Kế toán Công chứng Hoa Kỳ cho rằng nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin định lượng, chủ yếu mang tính chất tài chính về các đơn vị kinh tế hạch toán độc lập nhằm giúp ích cho việc làm các quyết định kinh tế. Dưới đây một số định nghĩa về kế toán khác nhau theo quan điểm mới về kế toán. Theo tinh thần của kế toán quốc tế, kế toán được định nghĩa là hệ thống thông tin và kiểm tra dùng để đo lường/phản ánh, xử lý và truyền đạt những thông tin về tài chính, kết quả kinh doanh và các luồng tiền tạo ra của một đơn vị kinh tế. Theo quan điểm Luật kế toán của Việt Nam, ở điều 4 như sau: Kế toán là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động Theo điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước Việt Nam thì kế toán được xem là việc ghi chép, tính toán bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, chủ yếu dưới hình thức giá trị để phản ánh kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản, quá trình và kết quả sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn của Nhà nước, cũng như của từng tổ chức, xí nghiệp. Với những định nghĩa này, chúng ta có thể đưa ra một số nhận xét sau đây: Kế toán thực hiện ba công việc cơ bản là đo lường, xử lý/ghi nhận và truyền đạt/cung cấp thông tin định lượng về hiện trạng tài chính, kết quả kinh doanh và luồng tiền tạo ra trong một đơn vị. Trong thực tiễn công tác kế toán thường được đặt ra ba câu hỏi sau đây: − Thứ nhất, kế toán đo lường cái gì? − Thứ hai, kế toán phản ánh và xử lý các nghiệp vụ kinh tế khi nào và như thế nào? − Thứ ba, kế toán truyền đạt cung cấp thông tin bằng cách nào? Bản chất, đối tượng kế toán nghiên cứu. 1.1.1.1. Đối tượng của kế toán Kế toán đo lường và phản ánh cái gì? Trong đơn vị hành chính sự nghiệp, đối tượng kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước, hành chính sự nghiệp, hoạt động của các đơn vị tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước được luật kế toán quy định tại điều 9 gồm: a. Tiền, vật tư và tài sản cố định b. Nguồn kinh phí, quỹ c. Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán d. Thu, chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động e. Thu, chi và kết dư nhân sách nhà nước f. Đầu tư tài chính, tín dụng nhà nước g. Nợ và xử lý nợ của nhà nước h. Tài sản quốc gia i. Các tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán 12 1.1.2. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán Thu thập,xử lý thông tin,số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán. Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính,các nghĩa vụ thu, nộp ,thanh toán nợ,kiểm tra việc quản lý,sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán. Phân tích thông tin ,số liệu kế toán;tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của đơn vị kế toán Cung cấp thông tin, số liệu kế toán cho các đối tượng gồm Nhà nước, ban quản lý doanh nghiệp và người thứ ba ( khách hàng, người cho vay, nhà đầu tư…) theo quy định của pháp luật. 1.2. Vấn đề chung về hệ thống thông tin kế toán 1.2.1. Các khái niệm về hệ thống thông tin kế toán 1.2.1.1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu kế toán Hình 1.1: Cấu trúc các bản ghi trong cơ sở dữ liệu Field (trường/vùng) Mã số 0001 0002 … Tên tài sản Máy móc thiết bị Nhà xưởng … Nguyên giá 100.000.000 500.000.000 … Ngày 01-01-08 01-01-08 … Tỷ lệ khấu hao 10 10 Record (bản ghi) Cơ sở dữ liệu (CSDL - database): là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, được lưu trữ trên giá mang, có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng. Hệ thống kế toán thông thường xử lý thủ công, dữ liệu được lưu trữ trên giá mang là giấy và cấu trúc của các dữ liệu chính là các mẫu chứng từ, sổ sách. Với hệ thống kế toán bằng máy, dữ liệu được lưu trữ trên giá mang là các đĩa từ/băng dưới dạng tập tin (file), và cấu trúc của dữ liệu chính là cấu trúc của các tập tin CSDL (database file). Ta có thể xem cấu trúc này như là một tiêu đề của một bảng, còn nội dung của tập tin là nội dung của bảng. Ví dụ: Dữ liệu tài sản được thể hiện bằng tập tin CSDL như Hình 1.5. 13 1.2.1.2. Khái niệm hệ thống thông tin kế toán a. Lý thuyết hệ thống Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng trong đời sống như hệ thống truyền thông, hệ thống các trường đại học…hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để cùng thực hiện mục tiêu nào đó. Gồm có ba đặc điểm chính sau: − Có các thành phần bộ phận, hoặc đặc điểm hữu hình − Cách thức hay phương pháp xử lý − Mục tiêu của hệ thống b. Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các nguồn dữ liệu và thủ tục xử lý dữ liệu để tạo ra những thông tin hữu ích cho người sử dụng. (Accounting information system is a collection of data and processing procedures that creates needed information for its users). Để giải thích chi tiết hơn về khái niệm đã đề cập, chúng ta sẽ xem xét từng cụm từ trong thuật ngữ hệ thống (system), thông tin (information) và kế toán (accounting) ba cụm từ hợp thành khái niệm mới hệ thống thông tin kế toán. Kế toán, như đã đề cập ở phần bản chất của kế toán, đã giải thích kế toán là gì, các lĩnh vực chuyên ngành của kế toán như kế toán tài chính, kế toán chi phí, kế toán quản trị, kiểm toán,… và hệ thống thông tin kế toán đều có trong những lĩnh vực đó. Ví dụ để tạo ra thông tin về tiền lương, các khoản phải thu, các khoản phải trả, hàng tồn kho, dự toán ngân sách,… hệ thống thông tin kế toán phải thực hiện công việc tập hợp thông tin từ các sổ chi tiết và sổ cái từ các nguồn thông tin trong nhiều chu trình khác nhau trong một hệ thống để xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu. Thông tin, là một tập hợp nhiều nguồn dữ liệu đã xử lý. Dữ liệu chưa được xử lý gọi là dữ liệu thô. Chẳng hạn việc tính giá trị của một cổ phiếu đang niêm yết, thì các dữ liệu nào sau đây là dữ liệu đã xử lý (dữ liệu đã xử lý gọi là thông tin): (1) Giá khớp lệnh của cổ phiếu trên thị trường trong ngày (dữ liệu đã xử lý, vì dữ liệu đã được xử lý “khớp” từ người đặt lệnh mua và người bán), (2)Giá thực chi cho việc mua cổ phiếu (dữ liệu chưa xử lý, vì thuần túy là một dữ liệu), (3) Giá cuối cùng trong ngày của một loại cổ phiếu (dữ liệu chưa xử lý)… Thông tin được thu thập từ bên trong và bên ngoài sau đó lưu trữ xử lý và cung cấp cho những nơi có nhu cầu sử dụng thông tin. Như vậy khi đề cập đến thông tin thì người ta kết luận rằng “thông tin, đó là một tập hợp quy trình nhiều dữ liệu đã xử lý”. Hệ thống, là một nhóm các phần tử, tác động qua lại lẫn nhau, được tổ chức chi phí, kế toán quản trị, kiểm toán,… và hệ thống thông tin kế toán đều có trong những lĩnh vực đó. Ví dụ để tạo ra thông tin về tiền lương, các khoản phải thu, các khoản phải trả, hàng tồn kho, dự toán ngân sách,… hệ thống thông tin kế toán phải thực hiện công việc tập hợp thông tin từ các sổ chi tiết và sổ cái từ các 14 nguồn thông tin trong nhiều chu trình khác nhau trong một hệ thống để xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu. Như vậy hệ thống thông tin kế toán là sự hòa hợp của nhiều nhân tố: kế toán – thông tin – hệ thống, nghĩa là sự hòa hợp có tính hệ thống từ lĩnh vực. Kế toán với các lĩnh vực khác nhau để thực hiện vai trò cung cấp thông tin. 1.2.2. Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các thành phần dữ liệu đầu vào, lưu trữ xử lý, cung cấp thông tin đầu ra. Các thành phần này chính là cấu trúc của một hệ thống thông tin được xử lý theo một quy trình nhất định tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị, có thể khái quát quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán qua sơ đồ sau: Thông tin đầu vào Lưu trữ – Xử lý Thông tin Đầu ra Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán được bắt đầu khi ghi nhận thông tin đầu vào, sau đó lưu trữ - xử lý - lưu trữ và điểm kết thúc một quy trình là cung cấp thông tin (thông tin đầu ra) cho việc xây dựng kế hoạch, ra quyết định và kiểm soát mục đích của nhà quản lý, sau đó lập lại quy trình trên. 1.2.2.1. Hệ thống thông tin đầu vào Cấu trúc cơ bản của hệ thống thông tin đầu vào có hai thành phần cơ bản, một là hệ thống chứng từ gốc và hai là hệ thống thu nhận chứng từ gốc. Hệ thống chứng từ gốc, là một cơ sở quan trọng để tạo lập hệ thống thông tin đầu vào. Vì: ™ Chứng từ mô tả hệ thống công việc được thực hiện như thế nào Quan sát thực tế phần lớn hệ thống thông tin kế toán chúng ta dễ dàng nhận ra những thông tin trên chứng từ mô tả chi tiết về một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ là đầu mối để cung cấp thông tin chi tiết cho hệ thống thông tin đầu vào ngay cả khi thực hiện công việc bằng thủ công. Trong môi trường vi tính hóa có thể chúng ta không quan sát được hết tất cả bởi vì quy trình xử lý điện tử đã được tự động hóa. ™ Chứng từ là bản thông tin hướng dẫn người sử dụng Các chỉ tiêu trên chứng từ là các hướng dẫn để người lập điền thông tin vào, từ đó tạo lập dữ liệu cho hệ thống thông tin đầu vào. ™ Chứng từ làm cơ sở cho việc thiết kế những hệ thống mới Khi thiết kế một hệ thống kế toán mới, chứng từ là cơ sở để phân loại thông tin đối với người thiết kế. Người triển khai hệ thống mới, thiết kế thông tin đầu vào dựa trên chứng từ, nếu thiết kế đúng thì hệ thống thông tin đầu vào thu thập đúng, ngược lại thì hệ thống sẽ hỏng do thu thập thông tin không chính xác. 15 ™ Chứng từ là cơ sở kiểm soát chi phí triển khai và bảo trì hệ thống thông tin kế toán Dựa vào hệ thống chứng từ nhà quản lý kiểm tra giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị. ™ Chứng từ là bản thông tin đã tiêu chuẩn hóa vấn đề giao tiếp Thông tin thể hiện trên chứng từ đã được chắt lọc kỹ về từ ngữ, vì vậy dùng những thuật ngữ ấy để chuẩn hóa thông tin đầu vào của hệ thống với mục đích cho người sử dụng đều có thể đọc hiểu được. ™ Chứng từ là bằng chứng kiểm toán hệ thống thông tin kế toán Cơ sở đưa ra ý kiến về mục đích của báo cáo kiểm toán một loại hình nào đó, các kiểm toán viên phải thu thập bằng chứng kiểm toán, chứng từ là một trong những đối tượng mà kiểm toán viên thường thu thập. ™ Chứng từ là cơ sở để thiết kế quy trình kinh doanh Để phục vụ cho hệ thống kiểm soát nội bộ đạt kết quả cao, việc thiết kế quy trình luân chuyển của chứng từ thể hiện một phần quy trình kinh doanh của một đơn vị. Hệ thống thu nhận chứng từ gốc, được sắp xếp tùy theo tổ chức của hệ thống thông tin kế toán của một đơn vị. Nếu hệ thống kế toán làm bằng thủ công, hệ thống chứng từ gốc được thu nhận, sắp xếp và xử lý theo trật tự của người thực thi công việc. Ví dụ khi tiếp nhận thông tin đầu vào là một đơn đặt hàng, kế toán bán hàng tiếp nhận thông tin, kiểm tra lại thông tin hàng tồn kho, giá bán, … sau đó ghi hóa đơn, trình ký, chuyển hóa đơn cho các bộ phận có liên quan, và cuối cùng là ghi sổ kế toán. Nếu hệ thống kế toán được xử lý bằng máy, hệ thống chứng từ được thu nhận có thể trên máy (chứng từ điện tử), qua máy quét, qua tập tin email, trực tuyến (online qua internet) hay chứng từ bằng giấy. Người thực thi công việc kích hoạt màn hình nhập liệu, điền hay quét các thông tin theo yêu cầu của màn hình và kết thúc công việc bằng cách chọn nút “lưu trữ”. Tóm lại: Hệ thống thông tin đầu vào có thể thu nhận bằng thủ công hay bằng máy thông qua cơ sở ghi nhận của thông tin là chứng từ. Việc tổ chức ghi nhận thông tin đầu vào đòi hỏi phải phân tích kỹ để tránh trường hợp ghi nhận thông tin quá thừa hoặc quá thiếu, điều này dẫn đến nguy cơ là cung cấp thông tin đầu ra cho các đối tượng sử dụng không hữu ích. Để giải quyết vấn đề này, việc lựa chọn giải pháp thu thập thông tin như thế nào để đạt được mức yêu cầu về quản lý trong thời đại ngày nay là vấn đề cần thiết. Tuy nhiên hệ thống thu nhận thông tin bằng thủ công là quá lỗi thời. Vì vậy việc lựa chọn một phương tiện kỹ thuật thông qua các công cụ trợ giúp như thiết bị phần cứng, phần mềm kế toán chuyên dụng để hệ thống thông tin đầu vào thu thập được thỏa mãn nhu cầu thông tin, đòi hỏi nhà quản lý phải có chiến lược lựa chọn cho phù hợp với đặc điểm đơn vị mình. 16 1.2.2.2. Hệ thống cơ sở dữ liệu Hệ thống cơ sở dữ liệu là nơi dùng để lưu trữ-xử lý-lưu trữ thông tin. Việc tổ chức và chọn lựa phương pháp lưu trữ như thế nào để tối ưu nhất, ít tốn kém nhất, nhưng phải đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu sử dụng thông tin của doanh nghiệp là quan trọng. Sự tiến bộ và thay đổi từng ngày của công nghệ thông tin, đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm nhìn chiến lược và nhận ra hướng phát triển của đơn vị mình trong đó vấn đề chiến lược đáp ứng nhu cầu thông tin cho việc ra quyết định là cần thiết. Để đưa ra một quyết định cần phải có thông tin, thông tin cung cấp có chất lượng thì phải thể hiện được quá khứ, hiện tại và dự báo được tương lai. Muốn vậy hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên cung cấp thông tin phải được tiêu chuẩn hóa, phải được tổ chức và lựa chọn một cách hợp lý, thiết thực nhất để ghi nhận thông tin. Nghĩa là, làm thế nào để thiết kế một cơ sở dữ liệu sao cho thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết, giảm thiểu lưu trữ các thông tin trùng lắp dư thừa, khi cần có thể lấy được thông tin nhanh nhất, hữu ích nhất phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp và quá trình hỗ trợ ra quyết định. Tuy nhiên hệ thống cơ sở dữ liệu phải được duy trì với thời gian đủ dài và xuyên suốt cả quá trình hình thành phát triển của doanh nghiệp. 1.2.2.3. Hệ thống thông tin đầu ra Cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong hay bên ngoài để ra quyết định là nhiệm vụ trọng tâm của hệ thống thông tin đầu ra. Như vậy những thông tin đầu ra gồm những thông nào? Đó chính là những báo cáo tài chính hay báo cáo kế toán quản trị theo mẫu biểu đã được xác lập trước. Đối với hệ thống kế toán xử lý bằng thủ công, thì các báo cáo được tập hợp từ các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Đối với hệ thống kế toán xử lý bằng máy vi tính và phần mềm kế toán, thì các báo cáo được phần mềm tập hợp và xử lý dựa trên hệ thống cơ sở dữ liệu đã được xác lập (các tập tin – files hay hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu – Database management systems: DBMS). 1.2.2.4. Hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin cho cả bên trong và bên ngoài đơn vị, người sử dụng thông tin dựa vào tính trung thực và hợp lý của thông tin trên các báo cáo để ra quyết định. Các đơn vị cung cấp thông tin phải xác lập các chính sách và các thủ tục kiểm soát nội bộ thích hợp để duy trì việc cung cấp thông tin kế toán trung thực và hợp lý. Điều đó đồng nghĩa với việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách được thiết kế và chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên trong một đơn vị, nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để thực hiện các mục tiêu đề ra. Đó là: − Hệ thống hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, − Cung cấp thông tin đáng tin cậy − Tuân thủ các luật định 17 Khi xây dựng hệ thống thông tin kế toán các nguy cơ làm hệ thống không an toàn là: − Dữ liệu kế toán có thể bị sai lệch do sai sót hay gian lận. − Dữ liệu kế toán có thể bị thâm nhập do những người bên trong hoặc bên ngoài đơn vị (hacker) phá hủy dữ liệu, chương trình, làm gián điệp, che giấu số liệu, chuyển tài sản thành tiền, … Để khắc phục các nguy cơ trên, cần tổ chức hệ thống kiểm soát hệ thống thông tin bao gồm kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng: − Kiểm soát chung: Là các hoạt động kiểm soát liên quan tới toàn bộ hệ thống xử lý. Các thủ tục để kiểm soát chung như xác lập kế hoạch an ninh, phân chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống, kiểm soát các việc bảo trì và dự án phát triển hệ thống, kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý, kiểm soát quyền truy cập hệ thống, kiểm soát lưu trữ dữ liệu, kiểm soát sự truyền tải dữ liệu, … − Kiểm soát ứng dụng: Là kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc xử lý thông tin của một ứng dụng cụ thể. Một hệ thống ứng dụng thường được thực hiện thông qua ba giai đoạn: nhập liệu, xử lý, và kết xuất. Cho nên các thủ tục để kiểm soát ứng dụng như kiểm soát nhập liệu, kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và kiểm soát sự an toàn của tập tin, kiểm soát thông tin đầu ra. 1.2.2.5. Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến môi trường kế toán Môi trường là các yếu tố nằm bên ngoài phạm vi của hệ thống, các yếu tố của môi trường kế toán gồm: Hệ thống luật pháp: các hệ thống kế toán gồm có 2 loại, một loại tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật và một loại theo quan điểm thương mại hợp lý. Luật thuế : một số hệ thống kế toán chịu sự chi phối của luật thuế, báo cáo số liệu theo yêu cầu của luật thuế. Mức độ lạm phát: khi trình bày trên báo cáo tài chính, kế toán rất quan tâm đến mức giá chung trong nền kinh tế tế thay đổi do đó dẫn đến những khác biệt về phương pháp kế toán. Yếu tố văn hóa xã hội: hệ thống kế toán được tạo lập, tồn tại và phát triển dựa trên nền tảng văn hóa của một quốc gia. Các yếu tố văn hóa thông thường chi phối đến hệ thống kế toán như: tập tục, thói quen , sở thích… Sự ràng buộc về kinh tế và chính trị… Với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin yêu cầu hệ thống kế toán phải phát triển để phù hợp. Mặt khác hệ thống thông tin tồn tại và hoạt động trong một môi trường nhất định, trong đó có môi trường kế toán và chịu sự tác động của mội trường kế toán. 18 1.3. Các công cụ hỗ trợ thực hiện hệ thống thông tin kế toán 1.3.1. Phần mềm kế toán 1.3.1.1. Khái niệm Khi công nghệ thông tin phát triển, các phần mềm máy tính được các chuyên gia phần mềm thiết kế để ứng dụng vào mọi lĩnh vực. Trong đó lĩnh vực kế toán là một trong các lĩnh vực thông thường được ưu tiên để tin học hóa nhiều nhất. Từ đó xuất hiện thuật ngữ phần mềm kế toán, sau đây là một số khái niệm về phần mềm kế toán: “Phần mềm kế toán là một phần mềm ứng dụng dùng để ghi nhận các giao dịch và quy trình kế toán với các mô đun chức năng như kế toán phải trả, kế toán phải thu, tiền lương và bảng cân đối tài khoản…. Nó hoạt động như là một hệ thống thông tin kế toán. Nó có thể do các công ty tự viết để sử dụng hay được mua của một đối tác mà cũng có thể là sự kết hợp của cả hai. Nó ngày càng được phát triển và trở nên phức tạp hơn, tốn kém hơn.” “Phần mềm kế toán (còn gọi là phần mềm hệ thống kế toán) là một trong những phần mềm của máy vi tính thực hiện việc ghi nhận thông tin và xử lý thông tin của kế toán thông qua các phân hệ của kế toán như kế toán các khoản phải thu, phải trả, tiền lương, hàng tồn kho, doanh thu, chi phí, tính giá thành sản phẩm, … từ đó tổng hợp và cung cấp các báo cáo kế toán theo yêu cầu của nhà quản lý “Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị”. Các khái niệm đều cho rằng phần mềm kế toán là bộ chương trình, là phần mềm ứng dụng trên máy tính của kế toán trong đó xử lý tự động các thông tin đầu vào của kế toán theo một quá trình nhất định và cung cấp thông tin đầu ra là các báo cáo kế toán theo yêu cầu của người sử dụng thông tin. 1.3.1.2. Vai trò của phần mềm kế toán Vai trò của phần mềm kế toán đồng hành cùng với vai trò của kế toán, nghĩa là cũng thực hiện một phần vai trò là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp thông tin, vai trò theo dõi và đo lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Tuy nhiên do có sự kết hợp giữa hai lĩnh vực: công nghệ thông tin và lĩnh vực kế toán do đó vai trò của phần mềm kế toán còn được thể hiện thêm qua các khía cạnh sau: − Thay thế toàn bộ hay một phần công việc kế toán bằng thủ công; − Số hóa thông tin. 1.3.1.3. Phân loại phần mềm kế toán Có nhiều cách để phân loại phần mềm kế toán và mỗi cách sẽ cho ta thấy một cái nhìn khác nhau mỗi loại phần mềm 19 Nếu phân loại theo nguồn gốc, có thể chia các phần mềm thành 3 loại đó là phần mềm của nước ngoài như Sum System, Peachtree, Quichbook... Phần mềm nội như Esoft, fast, bravo... Và phần mềm nước ngoài được Việt hóa như 1C:Kế toán 8. Mỗi loại đều có những tính năng và đặc điểm nổi bật riêng mà khách hàng nên chú ý tới. Theo tính chất chương trình: − Phần mềm tĩnh − Phần mềm tự động Theo tính năng: − Phần mềm kế toán tài chính − Phần mềm kế toán quản trị Theo giá cả thị trường: − Phần mềm rẻ tiền − Phần mềm đắc tiền Theo tính chất của nhà sản xuất: − Phần mềm do các nhà chuyên nghiệp sản xuất − Phần mềm do các nhà không chuyên nghiệp sản xuất Tuy nhiên chất lượng phần mềm kế toán ở Việt Nam rất khó có thể đánh giá chính xác vì hiện nay chưa có một nơi nào lãnh trách nhiệm đánh giá chất lượng các phần mềm. 1.3.1.4. Hoạt động của phần mềm kế toán Các chứng từ gốc được nhân viên kế toán nhập liệu vào phần mềm kế toán, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh này được lưu trữ dưới dạng các mẫu tin trong các tập tin hay hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Từ các mẫu tin trên hệ thống cơ sở dữ liệu này phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý, sau đó chuyển dữ liệu vào các sổ chi tiết hay sổ cái. Nếu phần mềm xử lý theo thời gian thực (real time posting) thì dữ liệu được kết chuyển ngay khi người sử dụng nhập liệu. Còn nếu phần mềm xử lý kết chuyển theo lô (batch posting) thì định kỳ sau khi kiểm tra xác nhận của người sử dụng thì số liệu sẽ kết chuyển vào cơ sở dữ liệu. Để kết xuất những thông tin đầu ra như sổ kế tóam chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo kế toán, phần mềm kế toán phối hợp với các thông tin khác như danh mục vật tư, danh mục tài khoản, danh mục nhân viên, … tạo lập các bảng cân đối (cân đối tài khoản, cân đối hàng tồn kho, …); ghi nhận các điều chỉnh, lập lại các bảng cân đối đã điều chỉnh. Cuối cùng là khóa sổ và in ấn các báo cáo tài chính hay báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu của Nhà Nước hay nhà quản lý. 1.3.1.5. Một số tiêu chí đánh giá chất lượng phần mềm kế toán Chất lượng, theo quan niệm của các nhà sản xuất, là mức phù hợp của sản phẩm đối với yêu cầu của người tiêu dùng (Tổ chức kiểm tra chất lượng Châu Âu (European Organization for Quality Control). 20