Tài liệu Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại phòng nội vụ quận hoàng mai hà nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG NỘI VỤ QUẬN HOÀNG MAI - HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN THỊ HỒNG Sinh viên thực hiện : HOÀNG MỸ LINH Mã số sinh viên : 1405LTHB030 Khóa : 2014-2018 Lớp : ĐH LTH 14B HÀ NỘI - 2018 MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT...................................................................................................7 MỞ ĐẦU.....................................................................................................................................................8 1.Lý do chọn đề tài..........................................................................................................................8 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề.....................................................................................................9 3.Mục đích nghiên cứu..............................................................................................................10 4. Nhiệm vụ nghiên cứu............................................................................................................11 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu................................................................................11 6. Phương pháp nghiên cứu...................................................................................................11 7. Kết cấu của đề tài.....................................................................................................................12 Chương 1..................................................................................................................................................13 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ..........................................................13 1.1.Một số khái niệm...................................................................................................................13 1.1.1.Khái niệm công tác văn thư...................................................................................13 1.1.2.Khái niệm văn bản.......................................................................................................13 1.1.3. Khái niệm văn bản đi, văn bản đến.................................................................14 1.1.4. Khái niệm con dấu......................................................................................................14 1.1.5. Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ...............................................................................14 1.2.Nội dung của công tác văn thư....................................................................................15 1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư.......................................................................16 1.3.1. Vị trí......................................................................................................................................16 1.3.2. Ý nghĩa................................................................................................................................16 1.3.Yêu cầu của công tác văn thư......................................................................................19 1.4.Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư.............................................................20 Chương 2..................................................................................................................................................25 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ........................................................................25 TẠI PHÒNG NỘI VỤ QUẬN HOÀNG MAI – HÀ NỘI.....................................25 2.1. Giới thiệu vài nét về Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội......25 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển......................................................................25 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn....................................................................26 2.1.3. Cơ cấu tổ chức...............................................................................................................31 (Phụ lục 1)......................................................................................................................................31 2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai ..32 – Hà Nội................................................................................................................................................32 2.2.1. Tình hình tổ chức công tác văn thư................................................................32 2.2.2. Hoạt động quản lý về công tác văn thư........................................................33 2.2.2.1. Xây dựng, ban hành, triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn về công tác văn thư........................33 2.2.2.2. Ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thư...............33 2.2.2.3. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư.........................................................34 2.2.2.4. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư................................................................................................................34 2.2.2.5. Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư.............................................35 2.2.3. Hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư....................................................35 2.2.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản.................................................................35 2.2.3.2. Quản lý và giải quyết văn bản....................................................................39 2.2.3.3. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan............51 2.2.3.4. Quản lý và sử dụng con dấu.........................................................................61 Chương 3..................................................................................................................................................63 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ.............................................................................................................................................................63 TẠI PHÒNG NỘI VỤ QUẬN HOÀNG MAI – HÀ NỘI.....................................63 3.1. Nhận xét, đánh giá về công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội....................................................................................................................63 3.1.1. Ưu điểm .........................................................................................63 3.1.2. Hạn chế..............................................................................................................................64 3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế....................................................................65 3.2. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội....................................................................66 3.2.1. Ban hành thêm những văn bản quy định, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư.........................................................................................................................66 3.2.2. Tăng cường thanh tra, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư và đánh giá, xếp loại công tác văn thư hàng năm...............................................66 3.2.3. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tinh thần trách nhiệm cho cán bộ văn thư lưu trữ cơ quan.............................................................................67 3.2.4. Nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư........................................................................................................................................................68 3.2.5. Tiếp tục đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư............................68 3.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.........................69 3.2.7. Tổ chức khen thưởng và xử lí vi phạm về công tác văn thư..........70 KẾT LUẬN............................................................................................................................................72 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..........................................................................73 PHỤ LỤC................................................................................................................................................75 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của tôi. Các số liệu sử dụng trong đề tài là chính xác, có nguồn gốc rõ ràng. Các kết quả nghiên cứu do tôi tự tìm hiểu, phân tích một cách trung thực, khách quan và chưa từng được công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác. Những thông tin tham khảo trong khóa luận đều đã được trích dẫn ghi nguồn đầy đủ. Sinh viên Hoàng Mỹ Linh LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành khóa luận này, trước hết tôi xin gửi đến quý thầy, cô giáo trong trường lời cảm ơn chân thành nhất vì sự tâm huyết truyền đạt kiến thức và giảng dạy nhiệt tình. Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ths. Nguyễn Thị Hồng, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành khóa luận này. Bên cạnh đó, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội đã cung cấp thông tin để giúp tôi nghiên cứu đề tài và để khóa luận này được hoàn thiện. Trong quá trình thực hiện đề tài, với những nguyên nhân khách quan và chủ quan, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những sai sót nhất định, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô để đề tài này được hoàn thiện và có giá trị cao trong thực tế. Tôi xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT CỤM TỪ VIẾT TẮT CỤM TỪ ĐẦY ĐỦ 1 UBND Ủy ban nhân dân 2 VBQPPL Văn bản quy phạm pháp luật MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hội nhập quốc tế hiện nay thì thông tin đóng một vai trò vô cùng quan trọng cho sự phát triển của con người và xã hội. Thông tin là một yếu tố không thể thiếu cho hoạt động quản lý nhà nước và tài liệu chính là vật mang tin được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay, văn bản, tài liệu là phương tiện quan trọng và cần thiết cho hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả công tác của cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư là tất yếu được hình thành vì đó như là "huyết mạch" trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Từ đây, ta có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy, mỗi cơ quan, tổ chức nhà nước đều phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý. Để đảm bảo các cơ quan, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư thì đòi hỏi cần có một đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao và vững vàng. Từ thực tiễn và chương trình đào tạo của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, nhà trường đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan theo nội dung lý thuyết đã học. Với sự đồng ý tiếp nhận sinh viên đến thực tập của Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội, tôi đã có điều kiện quan sát và áp 8 dụng kiến thức được học để thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư. Qua quá trình 02 tháng thực tập, tôi nhận thấy công tác văn thư tại đây vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế do cả nguyên nhân chủ quan và điều kiện khách quan mang lại. Vì vậy, tôi đã lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội” mong sẽ đóng góp một phần nhỏ bé trong hoạt động nghiên cứu, tổ chức công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác nói chung. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác văn thư đóng một vai trò không thể thiếu cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức hiện nay. Vì vậy mà đây là vấn đề được khá nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu. Có thể kể đến một số cuốn sách như: - “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, Vương Đình Quyền, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2011 - “Giáo trình Văn thư”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất bản Lao động, năm 2016. Bên cạnh đó còn có các công trình nghiên cứu đi sâu vào một số hoạt động nghiệp vụ của công tác văn thư như: - “Soạn thảo, ban hành văn bản và công tác văn thư lưu trữ”, Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm, Nhà xuất bản Văn hóa thông tin, năm 2006 - “Quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan, tổ chức”, Nguyễn Minh Phương, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, năm 2014. Không chỉ vậy, đã có rất nhiều khóa luận, bài báo về công tác văn thư như: 9 - Khóa luận “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Phú Thọ”, Nguyễn Thị Lan, Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2016; - Khóa luận “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục đầu tư nước ngoài – Bộ Kế hoạch và Đầu tư”, Nguyễn Thị Thu Hà, Khoa Văn thư lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2017; - Khóa luận “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty cổ phần giấy An Hòa”, Nhữ Mai Nhung, Khoa Văn thư lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2017; - Bài báo của tác giả Hồng Minh “Đăng ký và quản lý văn bản đến, đi qua thực tế ở một số cơ quan cấp tỉnh, huyện”, trang 168, tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 6, tháng 12, năm 2003; - Bài báo của tác giả Quyết Thắng “Đổi mới và nâng cao chất lượng văn thư lưu trữ - một yêu cầu cấp bách trong cải cách hành chính của nước ta”, trang 7, tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 6, tháng 12, năm 2008. Tuy đây là một đề tài được nhiều tác giả quan tâm, nhưng qua việc tìm hiểu, tôi nhận thấy công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội vẫn chưa được tác giả nào nghiên cứu mặc dù tại đây công tác văn thư vẫn còn nhiều hạn chế, có thể nghiên cứu để đưa ra biện pháp khắc phục. Vì vậy tôi quyết định lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội”. Những công trình của các tác giả trước là những tài liệu tham khảo, gợi ý quý báu để tôi có thể hoàn thành đề tài của mình. 3. Mục đích nghiên cứu Đề tài nghiên cứu lý luận về công tác văn thư, phân tích thực trạng công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội để thấy được ưu 10 điểm, hạn chế của hoạt động quản lý và tổ chức công tác văn thư, đồng thời tìm ra nguyên nhân để khắc phục những hạn chế. Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài hướng đến giải quyết các nhiệm vụ sau: - Làm rõ cơ sở lý luận về công tác văn thư; - Nghiên cứu thực tiễn và đánh giá công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội; - Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội. Trong đó đi sâu vào các nghiệp vụ của công tác này: + Soạn thảo và ban hành văn bản; + Quản lý và giải quyết văn bản; + Quản lý và sử dụng con dấu; + Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. - Phạm vi nghiên cứu của đề tài: + Phạm vi không gian: Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội. + Phạm vi thời gian: năm 2015 – 2018. 6. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện nghiên cứu tôi đã thực hiện một số phương pháp sau: + Phương pháp quan sát để đối chiếu lý luận với thực tiễn, từ đó tìm ra ưu điểm và hạn chế của công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai; 11 + Phương pháp nghiên cứu tài liệu: từ các tài liệu tham khảo, đưa ra cơ sở lý luận và làm căn cứ đánh giá thực tiễn công tác văn thư tại cơ quan, từ những tài liệu thu thập được tại cơ quan, đưa ra nhận xét, đánh giá về công tác văn thư; + Phương pháp phỏng vấn để khai thác thêm thông tin cho đề tài; + Phương pháp phân tích tổng hợp để đưa ra kết luận, giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư;… 7. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục chữ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục thì đề tài được chia làm 3 chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư - Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội - Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Phòng Nội vụ quận Hoàng Mai – Hà Nội 12 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1. Một 1.1.1. số khái niệm Khái niệm công tác văn thư Thuật ngữ văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ các loại văn bản, giấy tờ. “văn” có nghĩa là văn tự, “thư” có nghĩa là thư tịch. Theo quan niệm của các triều đại phong kiến trước đây thì làm công tác văn thư tức là làm những công việc có liên quan đến văn tự, thư tịch. Ngày nay, công tác văn thư là một thuật ngữ không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức. Khoản 2, Điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư có nêu: “Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” [6, tr.2]. 1.1.2. Khái niệm văn bản Trong cuộc sống, trao đổi thông tin là một nhu cầu không thể thiếu của con người. Thông tin được truyền đạt, ghi nhận dưới nhiều hình thức khác nhau. Trong đó văn bản là phương tiện phổ biến nhất. Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội. Tùy theo từng lĩnh vực mà văn bản có những nội dung và hình thức thể hiện khác nhau. Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2011, tác giả Vương Đình Quyền có nêu khái niệm văn bản dưới góc độ văn bản học – khái niệm văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: “ Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định” [12, tr.45]. 13 1.1.3. Khái niệm văn bản đi, văn bản đến Tại Khoản 1 và Khoản 2, Điều 2, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan có định nghĩa: - “Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành” [4, tr.1]. - “Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức” [4, tr.1]. 1.1.4. Khái niệm con dấu Tại Khoản 1, Điều 3, Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu có định nghĩa: “Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước” [9, tr.2]. 1.1.5. Khái niệm hồ sơ và lập hồ sơ Tại Khoản 7 và Khoản 8, Điều 2, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư có định nghĩa: - “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân” [6, tr.2]. 14 - “Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” [6, tr.2]. Nội dung của công tác văn thư 1.2. Công tác văn thư gồm các nội dung sau đây: Soạn thảo và ban hành văn bản + Chuẩn bị soạn thảo + Xây dựng dự thảo văn bản + Trình duyệt văn bản + Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục phát hành Quản lý và giải quyết văn bản - Quản lý và giải quyết văn bản đi + Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm + Đăng ký văn bản đi + Nhân bản, đóng dấu + Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi + Lưu văn bản đi - Quản lý và giải quyết văn bản đến + Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến + Phân loại, bóc bì văn bản đến + Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến + Đăng ký văn bản đến + Trình và chuyển giao văn bản đến + Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến - Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Quản lý và sử dụng con dấu 15 1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 1.3.1. Vị trí Công tác văn thư là một nội dung không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ khi muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách; phản ánh tình hình hoạt động; trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác với các cơ quan, đơn vị khác; ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, tổ chức; làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý nhà nước. 1.3.2. Ý nghĩa 1.3.2.1. Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản, gắn liền với công tác văn thư. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Thông tin càng chính xác, đầy đủ, kịp thời thì công việc càng đạt hiệu quả cao. Ví dụ: Khi cơ quan muốn ban hành kế hoạch công tác năm cần phải thu thập những thông tin như: văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch của cơ quan cấp trên; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan; văn bản đề xuất của cơ quan cấp dưới;… Nếu công tác văn thư được làm tốt sẽ cung cấp đầy đủ thông tin để cơ quan có căn cứ ban hành văn bản. 16 1.3.2.2. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc; giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được nạn quan liêu giấy tờ Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Vì vậy, nếu các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư như soạn thảo văn bản, tiếp nhận văn bản, chuyển giao, giải quyết văn bản,… được thực hiện tốt sẽ rút ngắn thời gian thực hiện công việc, từ đó nâng cao năng suất và chất lượng công việc. Công tác văn thư cũng liên quan chặt chẽ tới việc bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước bởi vì phần lớn các bí mật của Đảng và Nhà nước được phản ánh qua các văn bản. Trong quá trình tiến hành các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, nếu thực hiện một cách chính xác, đúng quy định thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu, không làm thông tin lộ ra ngoài, góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước. Ví dụ: Các thông tin thuộc bí mật quốc gia như chiến lược phòng thủ đất nước, phương án tác chiến của các quân, binh chủng, tình hình quân lực, … hầu hết được phản ánh trong các tài liệu, văn bản thuộc Bộ Quốc phòng. Công tác văn thư phải được thực hiện đảm bảo yêu cầu bí mật, tuân thủ nguyên tắc thì sẽ đảm bảo an toàn, giữ gìn thông tin trong các văn bản, tài liệu này. Không chỉ vậy, công tác văn thư nếu được làm tốt còn góp phần làm giảm nạn quan liêu giấy tờ. Nếu cơ quan, tổ chức chú trọng đến việc xây dựng, ban hành văn bản phù hợp với thực tiễn, có khả năng thực thi; thực hiện quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản một cách hợp lí; tiến hành in ấn, sao chụp văn bản trên tinh thần tiết kiệm sẽ hạn chế được nạn quan liêu giấy tờ. 17 1.3.2.3. Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân Trong cơ quan, tổ chức, văn bản, tài liệu được hình thành sẽ mang nội dung phản ánh về các hoạt động của cơ quan, tổ chức ấy cũng như các cá nhân làm việc tại đây. Chính vì vậy, những văn bản này sẽ phản ánh trung thực hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Khi cần thiết, nó sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh một cách chân thực. Ví dụ: Khi Thanh tra quận Hoàng Mai thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trực thuộc Quận về việc thực hiện chính sách, pháp luật và nhiệm vụ, quyền hạn được giao thì Thanh tra quận sẽ dựa vào các văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị ấy để đánh giá. Khi đó, các văn bản, tài liệu này sẽ là bằng chứng để chứng minh cơ quan, đơn vị có thực hiện đúng theo chính sách, pháp luật, đúng với nhiệm vụ, quyền hạn được giao hay không. Từ đó mà Thanh tra quận sẽ có hình thức khen thưởng, xử phạt hợp lí. 1.3.2.4. Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Công tác văn thư và công tác lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với nhau. Tài liệu được sản sinh trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, sau khi đã giải quyết xong, nếu có giá trị nghiên cứu, sử dụng sẽ được lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Nếu ở giai đoạn văn thư, các văn bản được soạn thảo, ban hành đúng quy định về thể thức và nội dung sẽ đảm bảo chất lượng của tài liệu lưu trữ. Không chỉ vậy, việc lập hồ sơ càng đầy đủ, chính xác; giao nộp hồ sơ càng nhanh chóng, đúng thời hạn thì các hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ được thực hiện càng hiệu quả, thuận lợi hơn. Ví dụ: Nếu trong giai đoạn văn thư, văn bản, tài liệu được lập hồ sơ đúng quy định và giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn sẽ tạo điều kiện để 18 sớm đưa tài liệu vào phục vụ yêu cầu nghiên cứu, sử dụng. Bên cạnh đó, cán bộ lưu trữ sẽ không cần phải thực hiện các công việc thuộc nhiệm vụ của cán bộ văn thư, từ đó giúp tiết kiệm thời gian, công sức, nâng cao hiệu quả công việc. 1.3. Yêu cầu của công tác văn thư 1.3.1. Nhanh chóng Công tác văn thư gắn liền với mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Vì vậy các khâu soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cần được đảm bảo yêu cầu nhanh chóng. Các nội dung này được thực hiện nhanh chóng sẽ góp phần giải quyết công việc hiệu quả hơn, nâng cao năng suất công việc, tiết kiệm thời gian, công sức hay tiền bạc. 1.3.2. Chính xác Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Vì vậy thông tin phải chính xác thì hoạt động mới đạt hiệu quả cao. Công tác văn thư cần phải chính xác ở cả ba mặt: nội dung, thể thức và kỹ thuật nghiệp vụ. - Về mặt nội dung: nội dung văn bản phải chính xác về mặt pháp lý, phù hợp với Hiến pháp, pháp luật, các văn bản do cơ quan cấp trên quy định và không được trái với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản. Các dẫn chứng, số liệu trong văn bản phải chính xác, đúng với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt. - Về mặt thể thức: văn bản phải trình bày theo đúng quy định của Nhà nước, đầy đủ các yếu tố thể thức do Nhà nước quy định. - Về mặt kỹ thuật nghiệp vụ: phải tuân thủ đúng quy định của nhà nước và quy chế của cơ quan về công tác văn thư. Việc soạn thảo văn bản, đăng ký 19 văn bản, chuyển giao văn bản, lập hồ sơ, đóng dấu,… phải chính xác, đúng quy định. 1.3.3. Bí mật Trong nhiều văn bản đi, đến của cơ quan có phản ánh một số nội dung thuộc phạm vi bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan, tổ chức. Vì vậy bí mật là một trong số những yêu cầu của công tác văn thư. Cần lựa chọn cán bộ văn thư đầy đủ các phẩm chất, tiêu chuẩn và bố trí nơi làm việc của cán bộ văn thư đảm bảo thực hiện tốt công việc, theo quy định của nhà nước. 1.3.4. Hiện đại Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức . Công tác văn thư cần phải hiện đại mới phù hợp được với sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ hiện nay. Để hiện đại hóa công tác văn thư, cần áp dụng các tiến bộ khoa học công nghệ vào các hoạt động nghiệp vụ, cán bộ làm công tác văn thư cần trang bị những kiến thức chuyên môn, nâng cao trình độ tin học để có thể sử dụng các trang thiết bị văn phòng hiện đại. 1.4. Trách nhiệm thực hiện công tác văn thư 1.4.1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan - Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan - Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó 20