Tài liệu Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại công ty tnhh gia nhi hà nội tiểu luận ngành quản trị nhân sự

LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế hiện nay, yếu tố khách hàng, đối thủ cạnh tranh và các yếu tố khác của môi trường kinh doanh thay đổi liên tục, buộc các nhà quản trị doanh nghiệp phải quan tâm nhiều hơn đến quản trị. Quản trị không chỉ quan tâm chú ý đến môi trường bên ngoài, mà quản trị còn phải quan tâm chú ý đến môi trường nội bộ của doanh nghiệp. Nhân lực là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, doanh nghiệp muốn càng phát triển phồn vinh thì yếu tố đầu tiên quan trọng nhất chính là con người. Con người nắm vận mệnh của doanh nghiệp, có thể tạo ra tất cả nhưng cũng có thể phá hủy tất cả. Nên đây là yếu tố đa dạng nhất, phức tạp nhất. Do đó quản trị nguồn nhân lực luôn đóng vai trò quan trọng đặc biệt trong các chức năng quản trị. Do tầm quan trọng của vấn đề quản trị nhân sự nói chung và đào tạo phát triển nhân sự nói riêng, cộng với lòng say mê muốn tìm hiểu về nhân sự em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại công ty TNHH Gia Nhi Hà Nội” 1 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 1.1.Khái niệm và tầm quan trọng của quản trị nhân sự 1.1.1.Khái niệm a. Khái niệm quản trị Quản trị được hiểu là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đảm bảo sự hoàn thành công việc qua nỗ lực của người khác. Sự thực hành Quản trị liên quan chủ yếu đến việc huy động mọi phương tiện để đạt được những mục tiêu mà Quản trị tự để ra hoặc được giao. Nghiên cứu khái niệm quản trị có rất nhiều quan điểm khác nhau, dưới đây là một số quan điểm cơ bản: - Quan điểm của Massic: Quản trị là một tiến trình theo đó là một tập thể hợp tác với nhau, hướng các hoạt động của mình vào các mục tiêu chung. - Quan điểm của Robbils: Quản trị là một tiến trình bao gồm: việc hoạch định, tổ chức quản trị con người và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ thống nhằm hoàn thành mục tiêu của đơn vị đó. Từ đó có kết luận: Quản trị là những hoạt động cần thiết phải thực hiện khi con người có sự hợp tác cùng làm việc trong các cơ quan tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung. b. Khái niệm quản trị nhân sự Mỗi hình thái kinh tế xã hội đề gắn liền với một phương thức sản xuất nhất định, xu hướng của giá trị này càng phức tạp cùng với sự phát triển ngày càng cao của nền kinh tế xã hội. Trên thị trường ngày nay, các doanh nghiệp đang đứng trước thách thức phải tăng cường tối đa hiệu quả cung cấp các sản phẩm dịch vụ của mình. Điều này đòi hỏi phải có sự quan tâm tới chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tới các phương thức marketing và bán hàng tốt cũng như các quy trình nội bộ hiệu quả, các doanh nghiệp thường cố gắng để tạo sự cân bằng giữa tính chất nhất quán và sự sáng tạo. Để đạt được mục tiêu này, họ dựa vào tài sản lớn nhất của mình đó chính là nguồn nhân lực. 2 Quản trị nhân sự là việc tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng động viên và tạo điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Công tác quản trị nhân sự giúp tìm kiếm, phát triển và duy trì đội ngũ nhân viên và quản lý chất lượng – những người tham gia tích cực vào sự thành công của công ty. Các tổ chức trông mong vào các nhà chuyên môn về quản trị nhân sự giúp họ đạt được hiệu quả và năng suất cao hơn với một hạn chế về lực lượng lao động. Một trong những yêu cầu chính của quản trị nhân sự là tìm ra đúng người, đúng số lượng và đúng thời điểm trên các điều kiện thỏa mãn cả doanh nghiệp và nhân viên mới. Khi lựa chọn được những người có kỹ năng thích hợp làm việc ở đúng vị trí thì cả nhân viên lẫn công ty đều có lợi.. 1.1.2: Tầm quan trọng của quản trị nhân sự Yếu tố giúp ta nhận biết được một xí nghiệp hoạt động tốt hay không hoạt động tốt, thành công hay không thành công chính là lực lượng nhân sự của nó – những con người cụ thể với lòng nhiệt tình và óc sáng kiến. Mọi thứ còn lại như: Máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể. Vì vậy có thể khẳng định rằng QTNS có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp QTNS thuộc chức năng chính của nhà quản trị, giúp nhà quản trị đạt được mục đích thông qua nỗ lực của người khác. Các nhà quản trị có vai trò đề ra các chính sách, đường lối, chủ trương có tính chất định hướng cho sự phát triển của doanh nghiệp, do đó nhà quản trị phải là người biết nhìn xa trông rộng, có trình độ chuyên môn cao. Người thực hiện các đường lối chính sách mà nhà quản trị đề ra là các nhân viên thừa hành, kết quả công việc hoàn thành tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của nhân viên, vì vậy có thể nói rằng: “Mọi quản trị suy cho cùng cũng là quản trị con người”. a. Quản trị góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động 3 Quản trị góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do họ làm ra. b. Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải có bộ phận nhân sự. QTNS là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức. QTNS hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự. Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầu không khí văn hóa cho một doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp. c. Quản trị nhân sự có vai trò to lớn đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Quản trị nhân sự có vai trò to lớn đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó là hoạt động bề sâu chìm bên trong doanh nghiệp nhưng lại quyết định kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2. Những nội dung cơ bản của quản trị nhân sự trong doanh nghiệp Quản trị nhân sự là một hoạt động của quản trị doanh nghiệp, là quá trình tổ chức nguồn lao động cho doanh nghiệp, là phân bố sử dụng nguồn lao động một cách khoa học và có hiệu quả trên cơ sở phân tích công việc, bố trí lao động hợp lý, trên cơ sở xác định nhu cầu lao động để tiến hành tuyển dụng nhân sự, đào tạo và phát triển nhân sự, đánh giá nhân sự thông qua việc thực hiện. 4 Nội dung của quản trị nhân sự có thể khái quát như sau: Phân tích công việc: xác định nội dung đặc điểm, đánh giá tầm quan trọng của nó, và đưa ra các yêu cầu cần thiết đối với người thực hiện. Tuyển dụng nhân sự: Chiêu mộ và chọn ra những người có khả năng thực hiện công việc. Đào tạo và phát triển nhân sự: Giúp người lao động xác định được mục tiêu, hướng đi của mình, tạo môi trường thuận lợi để người lao động làm việc tốt. Đánh giá và đãi ngộ nhân sự: Nhằm kích thích người lao động nâng cao hiệu quả kinh doanh, thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. 1.2.1. Kế hoạch nhân sự Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình mà thông qua nó doanh nghiệp đảm bảo được đầy đủ về số lượng và chất lượng người làm việc, phù hợp với yêu cầu của công việc. Để kế hoạch hoá nhân lực thì doanh nghiệp phải dựa trên việc kế hoạch hoá sản xuất kinh doanh. Kế hoạch hoá sản xuất được hiểu là quá trình xác định nhiệm vụ, mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào độ dài thời gian người ta chia kế hoạch hoá sản xuất kinh doanh ra làm 3 loại: dài hạn, ngắn hạn, trung hạn. 5 Kế hoạch sản xuất kinh doanh bao gồm các thông tin dự báo liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ như: giá trị tổng sản xuất, chỉ tiêu tài chính, lương… Xuất phát từ công tác kế hoạch sản xuất nhà quản trị sẽ tính toán, dự đoán ra số lao động cần thiết theo từng thời điểm để hoàn thành kế hoạch sản xuất đã đề ra. Do đó công tác kế hoạch hoá nhân lực có chính xác hay không lại phụ thuộc vào kế hoạch hoá sản xuất kinh doanh và ngược lại. Đây là mối quan hệ nhân quả rất khăng khít. 1.2.2. Phân tích công việc 1.2.2.1. Khái niệm và mục đích của việc phân tích công việc a. Khái niệm Phân tích công việc là việc tìm hiểu và xác định nội dung, đặc điểm của từng công việc, đo lường giá trị và tầm quan trọng của nó để đề ra các tiêu chuẩn về năng lực, phẩm chất mà người thực hiện công việc cần phải có. Phân tích công việc là một nội dung quan trọng của quản trị nhân sự, nó ảnh hưởng trực tiếp đến các nội dung khác của quản trị nhân sự. b. Mục đích - Đưa ra các tiêu chuẩn cần thiết để tiến hành tuyển dụng nhân sự sao cho việc tuyển dụng đạt kết quả cao nhất. - Chuẩn bị nội dung đào tạo và bồi dưỡng trình độ để đáp ứng yêu cầu của công việc. - Phân tích công việc làm căn cứ để xây dựng và đánh giá hiệu quả công việc. Ngoài ra nó còn giúp cho việc nghiên cứu và cải thiện điều kiện làm việc. - Cung cấp các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thực hiện công việc. 1.2.2.2. Nội dung của phân tích công việc Phân tích công việc được thực hiện qua năm bước sau: Mô tả công việc Xác định công việc Tiêu chuẩn về nhân sự Đánh giá công việc Xếp loại công việc Bước 1: Mô tả công việc. - Thiết lập một bản liệt kê về các nhiệm vụ, chức năng quyền hạn, các hoạt động thường xuyên và đột xuất, các phương tiện và điều kiện làm việc, các quan hệ trong công việc…. 6 - Mô tả công việc trong thực tế có sử dụng một số biện pháp sau: + Quan sát. + Tiếp xúc trao đổi. + Bản câu hỏi. Bước 2: Xác định công việc. Là việc thiết lập một văn bản quy định về nhiệm vụ, chức năng quyền hạn, các hoạt động thường xuyên đột xuất, các mối quan hệ trong công tác, các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng công việc. Bằng việc xem xét các thông tin thu thập được từ thực tế trong bản mô tả, có thể phát hiện ra các điểm bất hợp lý cần thay đổi, những nội dung thừa cần loại bỏ và những nội dung thiếu cần bổ sung. Từ đó xác định được bản mô tả công việc mới theo tiêu chuẩn công việc. Bước 3: Đề ra các tiêu chuẩn về nhân sự. Là những yêu cầu chủ yếu về năng lực, phẩm chất, hình thức mà người đảm nhận công việc phải đạt được. Đối với các công việc khác nhau, số lượng và mức độ yêu cầu cũng khác nhau. Những yêu cầu hay được đề cập đến: - Sưc khỏe (Thể lực và trí lực) - Trình độ học vấn. - Tuổi tác, kinh nghiệm. - Ngoại hình, sở thích cá nhân, hoàn cảnh gia đình. - Các tiêu chuẩn đưa ra sẽ được xác định rõ là ở mức nào: cần thiết, rất cần thiết hay chỉ là mong muốn. Bước 4: Đánh giá công việc. Là việc đo lường và đánh giá tầm quan trọng của mỗi công việc. Việc đánh giá công việc phải chính xác, khách quan, đây là một nhiệm vụ hết sức quan trọng, bở vì giá trị và tầm quan trọng của mỗi công việc được đánh giá sẽ là căn cứ để xác định mức lương tương xứng cho công việc này. Chất lượng của công tác đánh giá phụ thuộc vào phương pháp đánh giá. Bước 5: Xếp loại công việc. Những công việc được đánh giá tương đương nhau sẽ được xếp vào thành một nhóm. Việc xếp loại công việc như thế này rất tiện lợi cho các nhà quản lý trong công việc. 1.2.3. Tuyển dụng nhân sự 7 Trong một doanh nghiệp, công tác tuyển dụng nhân sự thành công tức là tìm được những người thực sự phù hợp với công việc có ý nghĩa rất to lớn. Doanh nghiệp nhận được một nguồn nhân sự xứng đáng, hoàn thành tốt công việc được giao góp phần vào việc duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghệp. 1.2.3.1. Nguồn tuyển dụng Nguồn nhân lực từ trong doanh nghiệp: là những người đang làm việc cho doanh nghiệp. Họ thường được lựa chọn cho những vị trí công việc cao hơn mà họ đang đảm nhận. Với nguồn nhân lực này, doanh nghiệp hiểu rất rõ về khả năng, tính cách của họ, nên việc chọn lựa dễ hơn, chính xác hơn. Khi lựa chọn nguồn nhân lực này, doanh nghiệp không mất thời gian đào tạo, chi phí tuyển dụng và vẫn duy trì được công việc như cũ, và kích thích được tinh thần, khả năng làm việc của nhân viên. Tuy nhiên, khi sử dụng nguồn nhân lực này, doanh nghiệp sẽ không thay đổi được chất lượng nguồn nhân lực. Nguồn nhân lực bên ngoài doanh nghiệp: rất đa dạng, phong phú như sinh viên các trường đại học, cao đẳng, các trung tâm dạy nghề, những lao động tự do hay những lao động đang làm việc trong các tổ chức khác. Với nguồn nhân lực rộng lớn này, doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn hơn, nhưng lại cũng khó khăn lựa chọn hơn. Khi tuyển dụng từ bên ngoài, doanh nghiệp phải mất chi phí tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn... Nguồn nhân lực này sẽ làm thay đổi chất lượng lao động của doanh nghiệp. Các hình thức thu hút ứng cử viên từ bên ngoài: thông qua quảng cáo, thông qua văn phòng dịch vụ lao động, tuyển sinh viên tốt nghiệp từ các trường Đại học và một số hình thức khác. 1.2.3.2. Nội dung củacông tác tuyển dụng nhân sự Nội dung của tuyển dụng nhân sự gồm các bước sau: - Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng. + Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng, thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng. + Nghiên cứu kỹ các loại văn bản, tài liệu quy định của Nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp liên quan tới tuyển dụng nhân sự. 8 + Phải xác định rõ tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự ở cả ba khía cạnh: tiêu chuẩn chung đối với tổ chức, doanh nghiệp, tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở và tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc. - Bước 2: Thông báo tuyển dụng. + Các doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo tuyển dụng sau: * Quảng cáo trên báo, đài, tivi. * Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động. * Thông báo tại doanh nghiệp. + Các thông báo đưa ra phải ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho ứng cử viên. Phải thông báo đầy đủ về tên doanh nghiệp, thông tin về nội dung công việc, tiêu chuẩn tuyển dụng, hồ sơ, giấy tờ cần thiết, cách thức tuyển dụng và nội dung tuyển dụng. - Bước 3: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ. + Tất cả các hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc. Người tuyển dụng phải nộp cho doanh nghiệp những hồ sơ cần thiết theo yêu cầu. + Việc nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về các ứng cử viên và có thể loại bớt được một số ứng cử viên không đáp ứng được tiêu chuẩn đề ra để không cần phải làm các thủ tục tiếp theo trong quá trình tuyển dụng do đó có thể giảm chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp. - Bước 4: Tổ chức phỏng vấn, trắc nghiệm và sát hạch các ứng cử viên. + Trên cơ sở nghiên cứu hồ sơ phải làm rõ thêm một số thông tin để khẳng định vấn đề. + Kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn nhằm chọn ra những ứng cử viên xuất sắc nhất. Các bài kiểm tra sát hạch thường được sử dụng để đánh giá một số năng lực đặc biệt của ứng cử viên về kiến thức cơ bản, khả năng thực hành. - Bước 5: Kiểm tra sức khỏe. Dù có đáp ứng đủ các yếu tố về trình độ học vấn, hiểu biết, thông minh, tư cách đạo đức tốt, nhưng sức khỏe không đảm bảo cũng không nên tuyển dụng. Nhận một người có sức khỏe không đảm bảo sẽ ảnh hưởng đến chất lượng thực 9 hiện công việc và hiệu quả kinh tế, bên cạnh đó còn gây ra nhiều phiền phức về mặt pháp lý cho doanh nghiệp. - Bước 6: Đánh giá ứng cử viên và quyết định. + Sau khi thực hiện các bước trên nếu hai bên cùng nhất trí sẽ đi đến bước tiếp theo là doanh nghiệp quyết định tuyển dụng và hai bên sẽ ký kết hợp đồng lao động. + Trưởng phòng nhân sự sẽ đề nghị giám đốc ra quyết định tuyển dụng hoặc ký hợp đồng lao động. Trong quyết định tuyển dụng hoặc trong hợp đồng lao động cần ghi rõ chức vụ, lương bổng, thời gian thử việc… 1.2.4.bố trí nhân sự trong doanh nghiệp Nhà quản trị có nhiệm vụ đề ra các chính sách đường lối, phương hướng cho sự phát triển của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi các nhà quản trị ngoài trình độ chuyên môn phải có tầm nhìn xa trông rộng để có thể đưa ra các định hướng phù hợp cho doanh nghiệp. Quản lý nhân sự được hiểu là những tác động hợp quy luật của chủ thể quản lý nhân sự đến các khách thể quản lý nhân sự nhằm đạt được các mục tiêu quản lý nhân sự đã đề ra. 1.2.5. Đào tạo và phát triển nhân sự 1.2.5.1. Đào tạo nhân sự Trong quá trình đào tạo mỗi người sẽ được bù đắp những thiếu hụt trong học vấn, được truyền đạt những khả năng và kinh nghiệm thiết thực trong lĩnh vực chuyên môn được cập nhật hóa kiến thức và mở rộng tầm hiểu biết để không những có thể hoàn thành tốt công việc được giao mà còn có thể đương đầu với những biến đổi của môi trương xung quanh ảnh hưởng tới công việc của mình. Đào tạo nhân sự được chia thành hai loại: - Đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật: Là quá trình giảng dạy và nâng cao chuyên môn kỹ thuật cho người lao động. Được áp dụng cho các nhân viên kỹ thuật và người lao động trực tiếp. Các phương pháp đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật: 10 + Phương pháp đào tạo tại nơi làm việc. + Phương pháp đào tạo theo chỉ dẫn. + Đào tạo theo phương pháp giảng bài. - Đào tạo nâng cao năng lực quản trị. Hình thức đào tạo này được phát triển áp dụng cho các cấp quản trị từ quản trị viên cấp cao đến quản trị viên cấp cơ sở. Đào tạo năng lực quản trị để nâng cao khả năng quản trị bằng cách truyền đạt các kiến thức làm thay đổi quan điểm hay nâng cao năng lực thực hành của nhà quản trị. Các phương pháp đào tạo nâng cao năng lực quản trị: + Phương pháp luân phiên. + Phương pháp kèm cặp. + Phương pháp đào tạo giám đốc trẻ. + Một số phương pháp khác. 1.2.5.2. Phát triển nhân sự Mỗi một doanh nghiệp đều phải có sự quy hoạch về nhân sự và các cán bộ trong doanh nghiệp để mỗi cá nhân có cơ hội thử sức mình, bộc lộ các năng lực của mình để có cơ hội thăng tiến. Phát triển nhân sự là việc làm thường xuyên của mỗi doanh nghiệp xuất phát từ yêu cầu mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực. Ngoài ra phát triển nhân sự còn giúp cho người lao động tìm ra được hướng đi cho mình, tạo cho họ môi trường thuận lợi để họ làm việc tốt hơn. Nội dung của công tác phát triển nhân sự: - Thăng tiến và bổ nhiệm nhân sự vào các chức vụ quản trị. - Giải quyết chế độ cho nhân viên, quản trị viên khi họ rời bỏ doanh nghiệp. - Tuyển dụng đội ngũ lao động mới. 1.2.6. Đánh giá và đãi ngộ nhân sự 1.2.6.1. Đánh giá thành tích công việc - Đánh giá nhân viên là một trong những vấn đề quan trọng hàng đầu của quản trị nhân sự. Nó là chìa khóa cho doanh nghiệp hoạch định, tuyển mộ cũng 11 như phát triển nhân sự và đãi ngộ nhân sự. Đánh giá là một thủ tục đã được tiêu chuẩn hóa, được tiến hành thường xuyên nhằm thu thập thông tin về khả năng nghề nghiệp, kết quả công tác, nguyện vọng cá nhân và phát triển của mỗi con người. - Đánh giá thành tích công tác là một việc làm rất khó khăn, nó đòi hỏi sự chính xác và công bằng. Qua đánh giá biết rõ được năng lực và triển vọng của mỗi người, từ đó có thể đưa ra các quyết định đúng đắn liên quan đến người đó. - Đánh giá thành tích công tác nâng cao trách nhiệm của cả hai phía: người bị đánh giá và hội đồng đánh giá. 1.2.6.2. Đãi ngộ nhân sự - Công tác đãi ngộ nhân sự nhằm kích thích người lao động nâng cao năng suất lao động, nâng cao hiệu quả kinh doanh và thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Mỗi một nhóm cá nhân đều đến với doanh nghiệp với một mục tiêu và mong muốn riêng. Mỗi người đều có cái ưu tiên va ràng buộc riêng của mình. Là nhà quản trị nhân sự, với các cá nhân và nhóm cụ thể đã được xác định, ta cần phải xác định được mục tiêu thúc đẩy từng nhóm, từng cá nhân để có tác động phù hợp, đủ liều lượng, đúng lúc, đem lại kết quả như mong muốn. Đãi ngộ được thể hiện qua hai hình thức là đãi ngộ vật chất và đãi ngộ tinh thần. - Kỷ luật lao động: là những tiêu chuẩn quy định hành vi cá nhân của người lao động mà tổ chức xây dựng nên dựa trên cơ sở pháp lý hiện hành và các chuẩn mực đạo đức xã hội. Cơ quan tổ chức cần đưa ra các hình thức kỷ luật thích đáng cho những nhân viên vi phạm kỷ luật nhằm hạn chế hành vi vi phạm kỷ luật trong toàn cơ quan tổ chức. 1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản trị nhân sự trong doanh nghiệp 1.3.1. Nhân tố bên trong doanh nghiệp 12 1.3.1.1. Nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Mối doanh nghiệp đều có sứ mạng và mục đích riêng của mình. Mỗi cấp quản trị đều phải hiểu rõ sứ mạng của doanh nghiệp mình, do đó nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là yếu tố môi trương bên trong ảnh hưởng tới các bộ phận chuyên môn của doanh nghiệp như sản xuất, kinh doanh, marketing, tài chính hay quản trị nhân lực… Mỗi bộ phận chuyên môn hay tác vụ phải dựa vào mục đích hay nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp để đề ra mục tiêu cho bộ phận mình. 1.3.1.2. Cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp Cơ sở vật chất kỹ thuật cũng là yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp muốn hoạt động tốt cần phải có cơ sở vật chất kỹ thuật tốt. Khi cơ sở vật chất kỹ thuật tốt thì càng nâng cao khả năng làm việc của cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp. 1.3.1.3. Trình độ năng lực của đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp Đây là yếu tố thường xuyên, quan trọng nó có ý nghĩa rất lớn đến phát huy tối đa hiệu quả trong kinh doanh. Người lãnh đạo phải quản lý phải tổ chức phân công và hợp tác lao động hợp lý giữa các bộ phận, cá nhân. Người lãnh đạo phải sắp xếp, đúng người, đúng việc, san sẻ quyền lợi trách nhiệm, khuyến khích tinh thần sáng tạo của mọi người.. 1.3.1.4.. Văn hóa doanh nghiệp Bầu không khí – văn hóa doanh nghiệp: là một hệ thống các giá trị niềm tin, các chuẩn mực được chia sẻ, nó thống nhất các thành viên trong một tổ chức. Các tổ chức thành công là các tổ chức nuôi dưỡng khuyến khích sự thích ứng, năng động sáng tạo. 1.3.2. Nhân tố bên ngoài doanh nghiệp 1.3.2.1. Môi trường kinh doanh Khung cảnh kinh tế: tình hình kinh tế và thời cơ kinh doanh ảnh hưởng lớn đến quản trị nhân sự. Khi có biến động về kinh tế thì doanh nghiệp phải biết điều chỉnh các hoạt động để thích nghi và phát triển tốt. Cần duy trì lực lượng lao động có kỹ năng cao để khi có cơ hội mới sẽ sẵn sàng tiếp tục mở rộng kinh 13 doanh. Hoặc nếu chuyển hướng kinh doanh sang mặt hàng mới, cần đòa tạo lại công nhân. Doanh nghiệp một mặt phải duy trì các lao động có tay nghề cao, mặt khác để giảm chi phí lao động thì doanh nghiệp phải cân nhắc iệc giảm giờ làm việc, cho nhân viên tạm nghỉ việc hoặc giảm phúc lợi. 1.3.2.2. Cơ chế chính sách của nhà nước về chế độ đối với người lao động Đây là một hệ thống các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, hiệu quả kinh doanh. Sự hỗ trợ của nhà nước là rất lớn đôi khi nó còn kìm hãm hoặc thúc đẩy kể cả một nghành. Bao gồm các chính sách về thuế, chính sách lãi tín dụng. 14 1.3.2.3. Dân số, lực lượng lao động Tình hình phát triển dân số với lực lượng lao động tăng đòi hỏi phải tạo thêm nhiều việc làm mới, ngược lại sẽ làm láo hóa đội ngũ lao động trong công ty và khan hiếm nguồn nhân lực. 1.3.2.4. Văn hóa – Xã hội Đặc thù văn hóa – xã hội của mỗi nước, mỗi vùng cũng ảnh hưởng không nhỏ đến quản lý nhân sự với nấc thang giá trị khác nhau, về giới tính, đẳng cấp… 1.3.2.5. Đối thủ cạnh tranh Đây cũng là những nhân tố ảnh hưởng đến quản lý nhân sự. Đó là sự cạnh tranh về tài nguyên nhân lực, doanh nghiệp phải biết thu hút, duy trì và phát triển lực lượng lao động, không để mất nhân tài vào tay đối thủ. 15 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH GIA NHI HÀ NỘI 2.1. Qúa trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Gia Nhi Hà Nội 2.1.1. quá trình hình thnahf và phát triển của công ty TNHH Gia Nhi Hà Nội - Tên công ty: Công ty TNHH Gia Nhi Hà Nội - Địa điểm trụ sở chính: số 2 – xóm 4 – thôn hạ - mễ trì – từ liêm - Hà Nội. - Điện thoại: (043)778223 - Số đăng ký kinh doanh: 0103001777. 2.1.2. Lĩnh vực hoạt động của công ty + Kinh doanh keo dán + Dịch vụ liên quan đến in + Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu + Bán buôn hóa chất công nghiệp như alin, mực in, khí công nghiệp, keo hóa học +Bán buôn cao su, bột giấy, sợi dệt, chất dẻo dạng nguyên sinh + Bán buôn đồ dùng gia đình, mĩ phẩm + Xây dựng Xuyên suốt và đồng hành cùng với sự phát triển của công ty là sự ủng hộ và tiêu dùng của các đơn vị, các doanh nghiệp , các đại lý lớn ,nhỏ đã ủng hộ và lựa chọn Gia Nhi là nơi cung cấp chính. Vì vậy công ty đã đạt được kết quả kinh doanh đáng kể 2.1.3. Mô hình tổ chức bộ máy công ty 16 GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÒNG TCHC PHÒNG KẾ HOACH PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH Bộ máy điều hành công ty: - Giám Đốc. - Phó Giám Đốc. - Trưởng phòng kế hoạch – kỹ thuật. - Trưởng phòng kinh doanh. Đây là các bộ phận quản lý của công ty, mỗi bộ phận có một chức năng nhiệm vụ riêng. Nhưng mục tiêu hàng đầu của các bộ phận đều là mở rộng các nghành nghề kinh doanh sao cho công ty ngày càng phát triển. Để thực hiện được mục tiêu đó, các phòng phải chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc. Giám đốc công ty: Là người chịu trách nhiệm điều hành chung, chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước công ty và toàn thể cán bộ công nhân viên về tình hình hoạt động và kinh doanh của công ty. Phó giám đốc: Là người điều hành công ty nhưng chịu sự lãnh đạo từ giám đốc. Là người thay thế giám đốc đưa ra quyết định khi giám đốc đi công tác hoặc đã được giám đốc trao toàn quyền xử lý một lĩnh vực nào đó. Phòng kế hoạch - kỹ thuật: 17 Có chức năng làm tham mưu giúp việc cho giám đốc, quản lý chỉ đạo công tác quản lý kỹ thuật, chất lượng và an toàn lao động. Ngoài chức năng đó phòng quản lý kỹ thuật còn có nhiệm vụ sau: + Theo dõi tình hình kinh doanh, làm báo cáo thông kê theo từng kỳ, kế hoạch để chỉ đạo sản xuất. + Quản lý thiết bị và lập kế hoạch tiến bộ khoa học kỹ thuật. + Thực hiện công tác an toàn lao động. + Tham mưu xét duyệt sáng kiến, cải tiến kỹ thuật. + Phối hợp với phòng tổ chức hành chính giúp giám đốc trong công tác.  Đào tạo kỹ thuật và tổ chức thi nâng bậc cho công nhân.  Công tác định mức kỹ thuật, hướng dẫn các đơn vị thực hành.  Lập tủ sách chuyên môn lưu trữ các văn bản pháp chế về quản lý.  Giúp ban giám đốc tư vấn dịch vụ cho khách hàng. Phòng kế toán: Có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc để điều hành quản lý các hoạt động tính toán kinh tế, kiểm tra việc bảo vệ sử dụng tài sản, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động sản xuất kinh doanh và tự chủ tài chính của công ty. Phòng kế toán có các nhiệm vụ sau: + Tổng hợp lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, các kế hoạch biện pháp cho từng kế hoạch tháng, quý, năm và dài hạn. + Chịu trách nhiệm lập kế hoạch nghiên cứu các chính sách tài chính và tổ chức huy động các nguồn vốn phục vụ sản xuất kinh doanh, các nhu cầu đầu tư của công ty. + Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng chi phí hợp lý của đơn vị. + Lập báo cao, cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, phân tích các hoạt động kinh tế tài chính phục vụ giám đốc để chỉ đạo sản xuất kinh doanh kịp thời. 18 + Lập báo cáo thông kê tài chính theo kỳ kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm báo cáo kịp thời cho giám đốc và cấp trên theo quy định của nhà nước. Chịu trách nhiệm kiểm tra, các đơn vị toàn công ty về thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng các loại tài sản, tiền vốn và kinh phí. Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời và vi phạm chính sách chế độ, kỷ luật kinh tế, tài chính của nhà nước. Phòng kinh doanh: Lập các kế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện. Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho Công ty. Chịu trách nhiệm khảo sát, tìm kiếm và mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước và thị trường xuất khẩu. Xây dựng phương án tiêu thụ và mạng lưới đại lý bán hàng trình Giám đốc phê duyệt. Tham gia nghiên cứu, thiết kế và ban hành mẫu mã sản phẩm. Tổ chức tham gia các hội chợ triển lãm và các hoạt động xúc tiến thương mại theo kế hoạch được Giám đốc phê duyệt. Thực hiện triển khai bán hàng để đạt doanh thu theo mục tiêu ban giám đốc đưa ra. Quản trị hàng hóa. Nhập xuất hàng hóa, điều phối hàng hóa cho các khách hàng. Đặt hàng sản xuất. Tham mưu đề xuất cho ban Giám đốc để xử lý các công tác có liên quan đến họat động sản xuất, kinh doanh của công ty. Tham gia tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn nhân sự thuộc bộ phận mình phụ trách. Thực hiện ra chỉ tiêu doanh thu hằng tháng, phân bổ chỉ tiêu cho các kênh bán hàng. Theo dõi thực tế bán hàng so với chỉ tiêu thực tế. Theo dõi hàng hóa xuất nhập, điều phối hàng trong tuần, tháng. Lập sổ sách theo dõi số lượng tồn hằng ngày. Phòng tổ chức - hành chính: Nghiên cứu, soạn thảo các nội quy, quy chế về tổ chức lao động trong nội bộ Công ty. Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho thôi việc đối với cán bộ công nhân Tham mưu cho Giám đốc trong việc giải quyết chính sách, chế độ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật Lao động. Theo dõi, giải quyết các chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai 19 nạn lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc do suy giảm khả năng lao động, các chế độ chính sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân. Nghiên cứu, đề xuất các phương án cải tiến tổ chức quản lý, sắp xếp cán bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất - kinh doanh. Xây dựng phương án về quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật của Công ty, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ. Xây dựng các định mức đơn giá về lao động. Lập và quản lý quỹ lương, các quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo các quy định của Nhà nước và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Tổng hợp báo cáo quỹ lương. 2.1.4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Gia Nhi Hà Nội Những chỉ tiêu chủ yếu về hoạt động kinh doanh của Công ty trong 02 năm (2012-2013). ĐVT: triệu đồng TT Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 1 Doanh thu 15.900 25.807 2 Lợi nhuận truớc thuế 1.335 2.812 3 Lợi nhuận sau thuế 1.278 2.393 4 Nộp ngân sách 1.738 1.905 5 Thu nhập bình quân 0.13 0.17 6 Vốn lưu động 68.625 75.235 7 Vốn cố định 45.856 60.246 Nguồn: phòng kế hoạch tổ chức – hành chính 2.2. Thực trạng công tác quản trị nhân sự tại công ty TNHH Gia Nhi Hà Nội 2.2.1. Đặc điểm lao động của công ty trong thời gian quan Trong một doanh nghiệp công tác tuyển dụng nhân sự thành công tức là tìm được những người thực sự phù hợp với công việc có ý nghĩa rất to lớn. Doanh nghiệp nhận được một nguồn nhân sự xứng đáng, hoàn thành tốt công việc được giao, góp phần vào sự duy trì tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. 20