Tài liệu Khóa luận ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng bộ khoa học và công nghệ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN PHÚ THÀNH Sinh viên thực hiện : LÊ THỊ LỆ QUYÊN Mã số sinh viên : 1305QTVB050 Khóa : 2013-2017 Lớp : ĐH QTVP 13B HÀ NỘI - 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong Công tác Văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ” là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn khoa học của ThS.Nguyễn Phú Thành. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong tài liệu tham khảo. Ngoài ra luận văn còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá của một số tác giả khác nhau, cơ quan tổ chức khác nhau có trích nguồn gốc. Nếu có phát hiện sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung luận văn của mình. Hà Nội, tháng 5 năm 2017 Tác giả Lê Thị Lệ Quyên 1 LỜI CẢM ƠN Để luận văn đạt kết quả tốt đẹp, tôi đã nhận được sự hỗ trợ giúp đỡ của nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân. Với tình cảm sâu sắc và chân thành, cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các cá nhân và cơ quan Bộ Khoa học và Công nghệ đã tạo điều kiện giúp đỡ trong quá trình thực tập và nghiên cứu đề tài. Trước hết tôi xin gửi lời tới các thầy, cô trong khoa Quản Trị Văn Phòng của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Với sự quan tâm, dạy dỗ, chỉ bảo tận tình của thầy cô, đến nay tôi đã hoàn thành khoá luận với đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.” Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ths.Nguyễn Phú Thành đã quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn trong thời gian vừa qua. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến lãnh đạo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Văn Phòng Đảng Đoàn Thể, Phòng Hành chính – Tổ chức đã trực tiếp và gián tiếp giúp đỡ tôi trong nghiên cứu đề tài. Với điều kiện thời gian và kinh nghiệm còn hạn chế, luận văn này không thể trách khỏi sai sót. Tôi rất mong nhận được sự chỉ đạo, đóng góp ý kiến của các thầy cô, Hội đồng để tôi có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt hơn công tác sau này./. XIN TRÂN THÀNH CẢM ƠN ! DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT Viết tắt Nghĩa đầy đủ 1. KH&CN Khoa học và Công nghệ 2. CNTT Công nghệ thông tin 3. QĐ; TT ;CT Quyết định, Thông tư , Chỉ Thị 4. HC -TC Hành chính -Tổ chức 5. CBCC Cán bộ, Công chức 6. CTVT Công tác văn thư MỤC LỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1. Bảng so sánh đặc điểm giữa việc quản lý công tác văn thư truyền thống và quản lý văn thư hiện đại .......................................................................................15 Hình 2.1. Trụ sở Bộ Khoa học và Công nghệ ...........................................................22 Bảng 2.1.Các phần mềm hỗ trợ trong công tác văn thư ............................................27 Hình 2.2. Giao diện phần mềm quản lý văn bản .......................................................32 Hình 2.3. Đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản ..............................................33 Hình 2.4. Sổ đăng ký văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản .......................34 Bảng 2.2.Các tiêu chí cần nhập trong phần mềm quản lý văn bản ...........................35 Bảng 2.3. Các trường thông tin cần nhập trong phần mềm quản lý văn bản ............39 Hình 2.5. Sổ đăng ký văn bản đi bằng phần mềm quản lý văn bản ..........................39 Bảng 2.4. Tiêu chí tìm kiếm nhanh văn bản đi .........................................................40 Bảng 3.1. quản lý văn bản đi đến bằng phần mềm quản lý văn bản .........................49 Hình 3.1 Giao diện phần mềm Vsign-pdf .................................................................56 Hình 3.2. Kết quả sau khi sử dụng phần mềm chữ ký số.........................................56 Hình 3.3. Mô hình chức năng số hoá hồ sơ trên phần mềm quản lý văn bản ...........57 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài ..................................................................................................1 2. Lịch sử nghiên cứu ................................................................................................3 3. Mục tiêu nghiên cứu..............................................................................................5 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ...........................................................................................5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................5 6. Giả thuyết nghiên cứu ...........................................................................................6 7. Phương pháp nghiên cứu......................................................................................6 8. Cấu trúc đề tài ......................................................................................................7 PHẦN NỘI DUNG ....................................................................................................9 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CẤP BỘ ..9 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư.........................................................................................................9 1.1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư....................................................................9 1.1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư ..................................10 1.2. Cơ sở pháp lý của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. .....15 1.3. Cơ sở thực tiễn của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng cấp Bộ .......................................................................................17 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG ........................................21 BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ .....................................................................21 2.1. Sự hình thành và phát triển của Bộ Khoa học và Công nghệ ......................21 2.1.1. Lịch sử hình thành .........................................................................................21 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức ...................................23 2.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. ...................................................................................................24 2.2.1. Vị trí và chức năng .........................................................................................24 2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn .................................................................................24 2.2.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................................24 2.3. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.................................................................25 2.3.1. Điều kiện cơ sở vật chất .................................................................................25 2.3.2. Nhân sự phục vụ công tác văn thư................................................................26 2.3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động soạn thảo văn bản ..............29 2.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và giải quyết văn bản ......31 2.3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và sử dụng con dấu .............42 2.3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lập hồ sơ ....................................43 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ............................................47 3.1. Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ .................................................................47 3.1.1. Ưu điểm .........................................................................................................48 3.1.2. Hạn chế ...........................................................................................................51 3.2. Giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ...................52 3.2.1. Nhóm giải pháp về nhận thức .......................................................................52 3.2.2. Nhóm giải pháp về thể chế .............................................................................54 3.2.3. Nhóm giải pháp về công nghệ .......................................................................55 3.3. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư ............................................................................................55 3.3.1. Triển khai ứng dụng phần mềm chữ ký số ...................................................55 3.3.2. Cần tích hợp thêm một số tính năng trong phần mềm quản lý văn bản đi, đến trên mạng Vb.net. ..............................................................................................56 KẾT LUẬN ..............................................................................................................59 TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................60 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Ngày nay tự động hoá đã thúc đẩy nhanh chóng quá trình bùng nổ thông tin, đặt ra cho các quốc gia, tổ chức doanh nghiệp trước những thời cơ và thách thức mới. Điều này đòi hỏi những nhà lãnh đạo, quản lý phải có nhận thức, tư duy linh hoạt luôn đổi mới để có chính sách phù hợp, thích ứng với những thay đổi công nghệ. Quản trị Văn phòng được xem là nghề của những người năng động và chuyên nghiệp. Hiện nay nhu cầu nguồn lực về ngành Quản trị Văn phòng trên thị trường ngày càng cao. Trong công tác Văn phòng một khâu nghiệp vụ không thể thiếu của tất cả các cơ quan, tổ chức giữa các đơn vị, bộ phận với nhau đó là bộ phận văn thư. Bộ phận Văn thư được xem như một “mắt xích” trong chu trình của bộ máy văn phòng. Công tác Văn thư được hiểu là hoạt động dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu. Do vậy công tác Văn thư trong cơ quan là nơi diễn ra các hoạt động giao nhận, trao đổi, xử lý thông tin. Trong đó công văn, giấy tờ là đối tượng chủ yếu của công tác văn thư. Nên vai trò của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao cấp thiết. Vì thế công tác văn thư ngày càng được tổ chức hợp lý và tự động hoá ngày càng nâng cao chất lượng quản lý. Hiện nay công tác văn thư được triển khai các hoạt động liên quan đến soạn thảo văn bản, tổ chức và quản lý văn bản một cách khoa học. Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một 1 cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu trữ văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư và Lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị. Được Nhà nước cụ thể hoá ở các văn bản như Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH1 ngày 29/06/2006, Luật này quy định về hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, các biện pháp bảo đảm ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin. Nghị định số 64/2007/NĐ CP ngày 10/4/2007 của Chính Phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, văn bản trên đề cập về các cơ quan hành chính Nhà nước gồm các cơ quan Nhà nước, Bộ, quan ngang Bộ thuộc Chính phủ về việc công khai, minh bạch trên môi trường mạng, quy định việc bảo mật thông tin cá nhân, tăng cường sử dụng văn bản điện tử, sử dụng nguồn nhân lực trong công nghệ thông tin. Tiếp đến Công văn số 139/VTLTNN – TTTH ngày 14/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc quản lý văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ công việc trên môi trường mạng. Nội dung của Công văn số 139 đề cập tới việc thống nhất việc quản lý văn bản đi, đến, hồ sơ công việc thống nhất giữa các cơ quan hành chính Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội từ TW đến địa phương. Đồng thời quy định trên cơ sơ tuân thủ các quy định hiện hành về quản lý văn bản và hồ sơ công việc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Hiện nay việc ban hành các văn bản quy định về ứng dụng công nghệ thông tin còn nhiều văn bản khác nhưng các văn bản trên đây được áp dụng nhiều trong các cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ. 2 Qua việc tìm hiểu thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Tôi nhận thấy trong công tác văn thư tại văn phòng Bộ thì đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư. Đặc biệt là sử dụng phần mềm quản lý văn bản. Nhưng vẫn còn một số số nội dung trong công tác văn thư chưa được ứng dụng công nghệ thông tin. Đây cũng chính là một trong những hạn chế của công tác văn thư tại Văn phòng Bộ. Để khắc phục được điều này thì lãnh đạo Bộ cần quan tâm hơn nữa đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư. Đặc biệt là cần tìm ra các giải pháp phù hợp nhất với tình hình thực tế tại Văn phòng Bộ. Chính vì những lý do trên nên tôi quyết định chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và công nghệ”. 2. Lịch sử nghiên cứu Đề tài ứng dụng CNTT là một vấn đề được các nhà nghiên cứu, các nhà quản lý, các cấp ngành quan tâm nó không chỉ là thước đo chất lượng công việc hành chính của cơ quan mà còn đòi hỏi cao về bảo mật thông tin. Chủ đề này đã có một số bài nghiên cứu, Luận văn, tạp chí, sách, báo, website viết về vấn đề này. Chủ đề Ứng dụng CNTT trong Công tác Văn thư được đề cập trong đề tài nghiên cứu của ThS.Lê Văn Năng với tên đề tài: “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ”. Nội dung của đề tài đề cập tới các lý luận của việc ứng dụng tin học trong công tác văn thư. Các hoạt động quản lý văn bản, theo dõi giải quyết, lập hồ sơ hiện hành. Tiếp đến TS. Dương Văn Khảm liên quan đến xây dựng hệ thống lý luận về ứng dụng CNTT trong Công tác Văn thư và Lưu trữ với cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý Công tác Văn thư - Lưu trữ” của Nxb chính trị quốc gia năm 1994. Cuốn sách này đề cập chủ yếu đến vai trò của ứng dụng CNTT và 3 việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ. Tiếp nữa là báo cáo khoa học số 27 của Th.s Nguyễn Mạnh Cường với tên đề tài: “Tìm hiểu một số ứng dụng tiến bộ CNTT trong quản lý văn bản đi - đến trong công tác văn thư tại một số cơ quan”. Bài viết này phản ánh thực trạng tại các cơ quan tổ chức hiện nay đã ứng dụng những tiến bộ của CNTT trong việc quản lý văn bản đi, đến. Từ đó nâng cao nhận thức của CBCC trong việc đẩy mạnh tiến bộ CNTT vào công tác văn thư. Ngoài ra các báo cáo, khoá luận, các đề tài nghiên cứu của sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Trường Đại Học Khoa học xã hội và Nhân văn như “Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ” của nhóm sinh viên Đinh Tuấn Phương Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Bài viết của nhóm sinh viên bàn luận về thực trạng tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã áp dụng những thành tựu, những phần mềm trong công tác quản trị Văn phòng. Trên cơ sở đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa việc ứng dụng CNTT trong Văn phòng cấp Bộ. Tiếp nữa bài khoá luận tốt nghiệp với tên đề tài : “Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Công Ty Cổ phần Hoàng Gia” của sinh viên Nguyễn Văn Nam. Báo cáo khoa học của sinh viên Phùng Thị Thu Huyền với tên đề tài: “Nghiên cứu ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn”. Đây là những đề tài mang tính chất tham khảo việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại một số cơ quan. Mỗi đề tài đều có một hướng tiếp cận khác nhau về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư. Các đề tài nêu trên hầu hết đề cập đến việc ứng dụng công nghệ thông tin ở một số nội dung trong công tác văn thư. Tiếp đến với đề tài của mình tôi tìm hiểu việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư mang tính khái quát và tổng hợp về các nội dung đã được ứng dụng công 4 nghệ thông tin đã giải quyết được vấn đề nào, các nội dung liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan văn phòng Bộ. 3. Mục tiêu nghiên cứu Từ thực tế việc tìm hiểu thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Những công việc, những quy trình đã được ứng dụng CNTT, những quy trình chưa được ứng dụng CNTT. Để từ đó tìm kiếm những giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện, tăng cường hơn nữa ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại quan, tổ chức góp phần nâng cao chất lượng công việc. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài tập trung làm rõ một số nhiệm vụ cụ thể sau: Thứ nhất, từ việc tìm hiểu cơ sở khoa học về công tác văn thư, vai trò của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư của cơ quan tổ chức hiện nay. Thứ hai, trên cơ sở hiểu rõ về lý luận đi sâu tìm hiểu thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Hiện nay những phần mềm công nghệ, những thiết bị kết nối, cơ sở dữ liệu nào đang ứng dụng trong công tác văn thư. Trong công tác văn thư thì những nội dung đã áp dụng ứng dụng công nghệ, nội dung nào vẫn chưa áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin. Thứ ba, từ cái nhìn thực tế cần đưa ra nhận xét đánh giá trực quan về vấn đề này. Để từ đó cần đưa ra những giải pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu : Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. 5 Phạm vi nghiên cứu: Trong các nội dung nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Đề tài tập trung nghiên cứu vào phần trọng tâm việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý và xử lý văn bản. Ngoài ra đề tài không nghiên cứu về cơ cấu tổ chức, các lĩnh vực liên quan về nghiên cứu khoa học. 6. Giả thuyết nghiên cứu Từ những hạn chế trong công tác tổ chức, quản lý về công tác văn thư từ trước đến nay khi chưa ứng dụng ứng dụng các thành tựu của lĩnh vực khoa học công nghệ. Để khắc phục điều này và giúp tiết kiệm các nguồn lực hiện có cần có những lý luận, thực tiễn để khuyến nghị các giải pháp nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Đề tài nhằm góp một phần nhỏ trong việc đổi mới về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ từ những quy trình cần được ứng dụng công nghệ thông tin. Đặc biệt là ứng dụng trong việc quản lý và xử lý văn bản. 7. Phương pháp nghiên cứu Đề hoàn thành đề tài này, tôi đã dựa vào những phương pháp nghiên cứu sau đây: - Phương pháp tổng hợp: Đề tài thu thập và thống kê số liệu về công tác văn thư (số lượng văn bản đi, đến, lập hồ sơ…). Tổng hợp hiện nay tại văn phòng Bộ đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư ở những khâu nào để làm cơ sở xây dựng các kiến nghị, giải pháp nâng cao hiệu quả. - Phương pháp so sánh, phân tích: Trên cơ sở tổng hợp được, đề tài phân tích, so sánh thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Văn phòng Bộ hiện nay. 6 - Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Sử dụng mẫu câu hỏi người hỏi và người trả lời để đánh giá về mức độ hài lòng về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tại văn phòng Bộ qua việc phỏng vấn trực tiếp cán bộ văn thư. Ngoài ra đề tài sử dụng đồng bộ các phương pháp như thống kê, phương pháp thu thập tài liệu. Lý luận kết hợp với thực tiễn để nghiên cứu, gắn nghiên cứu lý luận với thực tiễn, bám sát quan điểm, đường lối của Đảng Nhà nước. Đồng thời tham khảm có chọn lọc, kế thừa các công trình khoa học đã công bố của các tác giả có liên quan. 8. Cấu trúc đề tài Chương 1. Cơ sở khoa học của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư Là việc hiểu và nắm rõ các khái niệm và nội dung trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư. Các khái niệm và các nội dung trên được khẳng định qua những văn bản pháp luật nào của Nhà nước quy định về ứng dụng công nghệ thông tin vào văn thư. Từ những lý luận đã được khẳng định về mặt pháp lý thì thực tế việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư đối với các cơ quan Văn phòng đã áp dụng vào những nội dung nào và kết quả của việc áp dụng thành tựu đó. Trên đây chính là cơ sở khoa học để việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư. Chương 2. Thực trạng việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Bộ KH&CN Dựa trên cơ sở khoa học về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn tại Văn phòng các cơ quan cấp Bộ hiện nay. Thì thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã áp dụng vào những nội dung nào trong các nôi dung : soạn thảo văn bản; quản lý và xử lý văn bản; quản lý hồ sơ và con dấu. Những kết quả của việc áp 7 dụng thành tựu đó so với việc chưa áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin tại văn phòng bộ có khác biệt. Chương 3. Giải pháp và kiến nghị việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Từ thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ KH&CN. Trên cơ sở thừa nhận những ưu điểm của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư. Thì những khó khăn, hạn chế về các nguồn lực là một trong những yếu tố để việc ứng dụng công nghệ thông tin vào văn thư chưa phát huy được hết các hiệu quả. Để khắc phục những khó khăn trên thì những giải pháp và kiến nghị giúp cho công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ngày càng hiện đại thích ứng với xu thế hội nhập hiện nay. 8 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CẤP BỘ 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 1.1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 1.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư Ngày nay văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế ...dùng để ghi chép và truyền đại thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với việc soạn thảo, chuyển giao, tiếp nhận, lập hồ sơ. Nhưng công việc này được gọi là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức. Vậy khái niệm Công tác Văn thư theo điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ CP quy định về Công tác Văn thư được hiểu như sau: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức và quản lý con dấu, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”.[1] Đây là khái niệm chung nhất phản ánh đầy đủ nhất các công việc trong công tác văn thư. Nhằm đảm bảo thông tin quản lý trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đặc biệt trong lĩnh vực hoạt động hành chính. 1.1.1.2. Nội dung Công tác Văn thư Nội dung công tác văn thư được ghi trong khoản 2 Điều 1 Nghị định 110/2004 ngày 8/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư gồm có 04 nội dung: 9 - Thứ nhất, soạn thảo văn bản và ban hành văn bản là khâu đầu tiên trong công tác văn thư. Trong nội dung của việc soạn thảo thì bao gồm các công việc: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, góp ý và sau cùng là ký và ban hành văn bản. Đây chính là một trong những công việc mà bất kỳ cơ quan, tổ chức cũng phải thực hiện. - Thứ hai, quản lý và giải quyết văn bản: Việc quản lý và giải quyết gồm 2 loại văn bản đó là quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi. + Quản lý văn bản đến: Văn bản đến là tất cả các văn bản, giấy tờ từ các nơi gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến. + Quản lý văn bản đi: Tất cả các loại văn bản do cơ quan soạn thảo và ban hành để thực hiện, quản lý, điều hành các công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi. - Thứ ba, quản lý và sử dụng con dấu: Dấu là thành phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản. Thể hiện tính quyền lực nhà nước trong văn bản của các cơ quan nhà nước. - Thứ tư, lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan. Lập hồ sơ là quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản. Các nội dung trong việc lập hồ sơ gồm: Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; Kết thúc và biên mục hồ sơ; Lập mục lục văn bản. Đây là khâu cuối cùng trong công tác văn thư sau khi mà công việc kết thúc. 1.1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 1.1.2.1. Khái niệm công nghệ thông tin Ở nước ta trong những thập niên 90 của thế kỷ trước và những năm gần đây nhằm đáp ứng yêu cầu về công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công 10 nghệ thông tin đã ứng dụng ngày càng nhiều vào lĩnh vực đời sống xã hội, đặc biệt là lĩnh vực khoa học công nghệ. Thuật ngữ Công nghệ thông tin được biết đến, có rất nhiều khái niệm về công nghệ thông tin. Nhưng khái niệm công nghệ thông tin được hiểu một cách đầy đủ nhất theo Nghị Quyết số 49/NQ CP ngày 04/8/1993 của Chính phủ về việc phát triển công nghệ thông tin ở nước ta trong những năm 90 được định nghĩa như sau: “Công nghệ thông tin (CNTT) là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. CNTT phục vụ trực tiếp cho việc cải tiến quản lý Nhà nước, nâng cao hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động kinh tế - xã hội khác, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân. CNTT được phát triển trên nền tảng phát triển của các công nghệ Điện tử - Tin học - Viễn thông và tự động hoá”.[1] Như vậy ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là việc áp dụng công nghệ tin học đề xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và tra tìm thông tin văn bản và hồ sơ công việc được nhanh chóng và chính xác. Góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công tác tổ chức hành chính tạo môi trường trao đổi thông tin giữa các cơ quan, tổ chức với nhau. 1.1.2.2. Nội dung của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. Các nội dung chủ yếu được ứng dụng CNTT trong công tác văn thư bao gồm các nội dung sau: Soạn thảo và ban hành văn bản: công việc soạn thảo của cán bộ văn thư các nội dung và thể thức được thực hiện theo quy định của các văn bản pháp lý. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành trên phần mềm soạn thảo trên máy vi tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyển cho 11 lãnh đạo xem xét và chuyển ý kiến sửa chữa luôn quan hệ thống quản lý văn phòng và tiến hành việc ban hành văn bản. Quản lý và xử lý văn bản: Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư cơ quan. Tất cả những văn bản đi, đến đều được đăng ký, quản lý tại văn thư. Sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ và phần mềm quản lý văn bản trên máy tính. Cán bộ văn thư thực hiện làm thủ tục phát hành đối với văn bản đi và chuyển giao đối với văn bản đến. Quản lý và sử dụng con dấu, chữ ký số: Hiện nay ngoài việc sử dụng con dấu theo phương pháp truyền thống là đóng trực tiếp nên văn bản để thể hiện giá trị pháp lý. Nhờ những tiến bộ của khoa học và kỹ thuật thì việc sử dụng các phần mềm chữ ký số và chữ ký điện tử cũng đang được thực hiện. Vì thế chữ ký số được hiểu là một dạng chữ ký điện tử được biến đổi một thông điệp điện tử dữ liệu xử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký được khoá chính xác. Chữ ký số hiện nay vẫn chưa thay thế cho việc sử dụng con dấu đóng dấu trực tiếp lên văn bản. Nhưng tính pháp lý của việc sử dụng chữ ký số đã được quy định tại Nghị định số 26/2007/NĐ - CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số quy định giá trị pháp lý của chữ ký số. Lập hồ sơ hồ sơ hiện hành và nộp lưu : Đây là công việc cuối cùng trong các nội dung của công tác văn thư. Việc ứng dụng tin học hoá vào khâu lập hồ trong giai đoạn hiện nay nhờ vào các phần mềm trong máy tính giúp lưu các tài liệu ở dạng file, hình ảnh… Đồng thời giúp cho việc tra tìm và sử dụng nhanh chóng, giúp tiết kiệm không gian và công văn giấy tờ cho cơ quan, tổ chức. 12 Qua các nôi dụng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư thì chủ yếu hiện nay các cơ quan tổ chức đã áp dụng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và quản lý và giải quyết văn bản. Từ các nội dung trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư có thể so sánh các đặc điểm khác biệt giữa việc quản lý công tác văn thư theo cách truyền thống và việc quản lý công tác văn thư theo hướng hiện đại nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin. Đặc điếm so sánh CTVT Truyền thống Là hoạt động bao gồm các CTVT hiện đại khi ứng dụng CNTT Là hoạt động bao gồm các công công việc về soạn thảo, ban việc về soạn thảo, ban hành văn hành văn bản; quản lý văn bản bản; quản lý văn bản và tài liệu Khái niệm và tài liệu khác hình thành khác hình thành trong hoạt động trong hoạt động của các cơ của các cơ quan, tổ chức; lập hồ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào nộp hồ sơ, tài liệu vào, Sử dụng Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử và bảo quản con dấu. Đối tượng Văn bản, tài liệu giấy dụng chữ ký số. Văn bản, tài liệu điện tử. Văn bản, tài liệu giấy. Nội dung Soạn thảo và ban hành Văn bản giấy Máy tính văn bản Đúng thẩm quyền. Yêu cầu chung Đúng thể thức và kỹ thuật trình bày. Ngôn ngữ hành chính, văn phong trong sáng Duyệt văn bản Kiểm tra thể thức trước khi ban hành Bằng bản giấy Bằng bản điện tử Thể thức và nội dung văn bản 13