Tài liệu Khóa luận tốt nghiệp phân tích và đánh giá quy trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty tnhh phần mềm fpt

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HTTTKT-TMĐT ------------------ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Tên đề tài: Phân tích và đánh giá quy trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH phần mềm FPT Người hướng dẫn : ThS Nguyễn Thị Vân Trang Sinh viên thực hiện : Lê Xuân Hoàng Lớp : 52S1 Mã sinh viên : 16D190012 Hà nội, 2019 LỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình học ở trường Đại học Thương Mại cũng như khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế & Thương Mại điện tử, em đã được Thầy Cô cung cấp và truyền đạt các kiến thức chuyên môn cần thiết và quý báu. Khép lại chương trình học, em được đi thực tập, tổng hợp, điều tra xã hội học và làm khóa luận tốt nghiệp. Đây là cơ hội tốt để em có thể được cọ xát, tiếp xúc thực tế với môi trường làm việc đồng thời tổng kết lại những kiến thức chuyên môn đã được học tập, tích lũy trên giảng đường giúp em học hỏi thêm rất nhiều kiến thức mới. Vì vậy, khóa luận tốt nghiệp này có ý nghĩa hết sức to lớn đối với bản thân em. Thông qua đề tài tốt nghiệp này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến Cô giáo ThS. Nguyễn Thị Vân Trang đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Mặc dù luôn bận rộn trong công tác nhưng Cô vẫn luôn dành những thời gian quý báu để phân tính và giảng giải cho em hiểu các vấn đề, giúp em có đủ kiến thức thực tế và lòng tự tin để hoàn thành luận văn nghiệp này. Bên cạnh đó, em cũng xin cảm ơn tới toàn thể các Thầy Cô giáo trong khoa đã giúp đỡ và tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp của mình Em cũng xin được gửi lời cảm ơn tới công ty TNHH phần mềm FPT và các anh, chị trong công ty đã hỗ trợ và cung cấp các số liệu để em có thể hoàn thành đề tài “Phân tích và đánh giá quy trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH phần mềm FPT (FPT Software)”. Trong quá trình làm khóa luận tốt nghiệp, do thời gian có hạn mà kiến thức cũng như kinh nghiệm của bản thân em còn hạn chế nên kết quả đạt được chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót. Kết quả đạt được chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót khi thực hiện đề tài của mình. Em rất mong nhận được sự góp ý chân thành từ quý Thầy Cô trong khoa để em có thể hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp một cách tốt nhất. Sau cùng em xin kính chúc quý Thầy Cô mạnh khỏe, đạt được nhiều thắng lợi trong công tác nghiên cứu khoa học và trong sự nghiệp giáo dục. Hà Nội, ngày 30 tháng 11 năm 2019 Sinh viên Lê Xuân Hoàng i MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................ i MỤC LỤC ................................................................................................................. ii DANH MỤC BẢNG BIỂU .......................................................................................iv DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ...........................................................................v PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1 1. Tính cấp thiết của đề tài ...................................................................................... 1 2. Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài .....................................................................2 3. Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ............................................................. 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài ........................................................ 3 4.1 Đối tượng nghiên cứu........................................................................................... 3 4.2. Phạm vi nghiên cứu............................................................................................ 3 5. Phương pháp nghiên cứu đề tài. ............................................................................ 3 6. Bố cục của khóa luận ............................................................................................. 4 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ ................................................................................................................... 5 1.1. Các khái niệm cơ bản .......................................................................................... 5 1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin ............................................................................ 5 1.1.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý ............................................................... 5 1.1.3 Khái niệm quản lý nhân sự ................................................................................ 6 1.2 Khái quát về phân tích hệ thống thông tin ......................................................... 9 1.2.1. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp ............................... 9 1.2.2 Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý .............................................................. 11 1.2.3 Quy trình xây dựng hệ thống thông tin............................................................ 12 1.3 Tổng quan tình hình nghiên cứu....................................................................... 16 1.3.1 Tổng quan tình hình nghiên cứu trên thế giới .............................................. 16 1.3.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu trong nước ................................................ 17 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT ................ 18 2.1 Tổng quan về công ty TNHH phần mềm FPT .................................................. 18 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển................................................................. 18 2.1.2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản trị ................................................................. 23 ii 2.1.4. Báo cáo tài chính 3 năm gần đây .................................................................... 25 2.2 Thực trạng công tác phát triển hệ thống thông tin cho bộ máy quản lý nhân sự của Công ty cổ phần phần mềm FPT ................................................................. 27 2.2.1. Đặc điểm nguồn nhân sự ................................................................................ 27 2.2.2. Đặc điểm sản phẩm lĩnh vực kinh doanh ....................................................... 28 2.2.3. Đặc điểm về công nghệ ................................................................................... 28 2.2.4. Chất lượng và quy trình .................................................................................. 29 2.2.5 Tìm hiểu hệ thống quản lý nhân sự FPT.iHRP ............................................... 30 2.2.6 Đánh giá hệ thống FPT.iHRP phương thức quản trị tổng thể cho nguồn nhân sự hiện đại ................................................................................................................ 31 CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM FPT ......................................... 34 3.1. Định hướng phát triển của công ty TNHH phần mềm FPT .............................. 34 3.1.1 Mô tả hệ thống thông tin của công ty .............................................................. 34 3.1.2 Định hướng phát triển của công ty và hệ thống thông tin ............................... 36 3.2 Một số phương pháp hoàn thiện xây dựng hệ thống thông tin ....................... 37 3.2.1 Hoàn thiện xây dựng hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào ............................... 37 3.2.2 Hoàn thiện xây dựng hệ thống xử lý thông tin ................................................ 38 3.2.3 Hoàn thiện xây dựng hệ thống cung cấp thông tin ......................................... 38 3.2.4 Hoàn thiện việc xây dựng sử dụng thông tin quản trị nhân sự thực hiện các mục tiêu quản lý ....................................................................................................... 39 3.2.5 Hoàn thiện tổ chức hệ thống lưu trữ thông tin................................................ 39 3.3 Giải pháp đề xuất cụ thể nhằm hoàn thiện quy trình triển khai hệ thống thông tin quản lý nhân sự FPT.iHRP ................................................................................ 40 KẾT LUẬN .............................................................................................................. 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO iii DANH MỤC BẢNG BIỂU Hình 2.1: Các chi nhánh của F-soft trải dài trên toàn thế giới. .................................... 21 Sơ đồ 1.1 tổ chức bộ máy công ty .............................................................................. 24 Hình 1: Biểu đồ doanh thu của công ty từ 2016 đến 2018 .......................................... 25 Hình 2: Biểu đồ lợi nhuận trước thuế của công ty từ 2016 đến 2018 .......................... 26 Hình 3: Doanh thu bình quân của nhân viên từ 2015-2018 ......................................... 26 Hình 2.1: Tốc độ tăng trưởng nhân sự công ty (2016-2018) ....................................... 27 iv DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Ý nghĩa, nội dung 1. FPT The Corporation for Financing and Promoting Technology: công ty dịch vụ công nghệ thông tin 2. ISC Informatic Service Center 3. BMS Building Management System 4. FSS FPT Software Solutions 5. FSOFT FPT Softwawe 6. FSU FPT Strategic Unit 7. OSDC Offshore Software Development Center 8. CMMi Capability Maturity Model Integration 9. ISO International Organization for Standardization 10. WTO World Trade Organization: Tổ chức thương mại STT Thế giới 11. TMG Technology Management Group 12. FPT.iHRP Hệ thống phần mềm quản lý Nhân sự và tiền lương 13. ERP Enterprise Resource Planning: Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp 14. SCD Slowly Changing Dimension: xác định chiều thay đổi chậm 15. HTTT Hệ thống thông tin v PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Theo các chuyên gia kinh tế, quản trị nhân sự hay quản lý con người trong một tổ chức là cả một quá trình xây dựng và thực hiện các hành động để khơi gợi và sử dụng hiệu quả trình độ và khả năng của mọi cá nhân nhằm giúp tổ chức đạt được thành công, đạt được mục tiêu đề ra. Nhưng để thực thi tốt những nhiệm vụ đó, tổ chức cần phải có những người lãnh đạo tài năng và đội ngũ cán bộ nhân sự có đủ năng lực chuyên môn. Tuy nhiên, năng lực của con người là có hạn và không đủ đáp ứng cho một khối lượng công việc đòi hỏi sự chi tiết, tỉ mỉ và có độ chính xác cao trong hệ thống nhân sự, từ khâu lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, nghỉ phép cho đến việc quản lý tập trung theo chiều dọc chỉ với công cụ hỗ trợ đơn giản hoặc một phần mềm đã quá “hạn sử dụng”. Với những tổ chức doanh nghiệp nhỏ sẽ không gặp phải nhiều khó khăn, nhưng với những doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức cấp tập đoàn, công ty mẹ con với số lượng công nhân viên lên tới con số hàng trăm, hàng nghìn người thì sẽ là một bài toán không dễ. Từ khi gia nhập WTO đến này, nền kinh tế Việt Nam đã có những chuyển biến đáng kể. Các chính sách khuyến khích đầu tư nước ngoài vào Việt Nam cũng như khuyến khích các doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu ra nước ngoài đã làm nền kinh tế Việt Nam phát triển theo chiều hướng tích cực. Tuy nhiên, đó cũng là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp Việt Nam khi phải cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nước lẫn các doanh nghiệp nước ngoài khác đang gia nhập vào thị trường Việt Nam. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải tận dụng tốt các nguồn lực sẵn có của bản thân. Cụ thể hơn là phải quản trị thật tốt nguồn nhân sự của mình bởi vì nguồn nhân sự đóng vai trò rất quan trọng trong các hoạt động của tổ chức. Nguồn nhân lực là nguồn tài nguyên sống duy nhất có thể sử dụng và kiểm soát các nguồn lực khác nên nếu biết quản lý và sử dụng nguồn nhân sự một cách khoa học và hợp lí thì doanh nghiệp sẽ càng phát triển, tiềm năng và lớn mạnh hơn nữa. Là một yếu tố đặc biệt quan trọng, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu được vấn đề này, trên thực tế có nhiều doanh nghiệp bỏ qua việc quản trị nguồn nhân sự của mình hoặc đang gặp khó khăn trong việc xử lý một cách thích hợp vấn đề này. 1 Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại cùng với sự phát triển của nền kinh tế “mở” buộc các nhà quản trị phải biết thích ứng, do đó việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo, điều động nhân sự trong bộ máy tổ chức nhằm đạt hiệu quả tốt nhất đang được mọi giới quan tâm. Hệ thống quản lý nhân sư là bộ phận cấu thành và không thể thiếu của công tác quản trị nhân sự. Quản trị nhân sự thường là nguyên nhân của thành công hay thất bại trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy câu hỏi được đặt ra là: “Quản lý nhân sự như thế nào cho đơn giản mà hiệu quả cao nhất? Quản lý bằng phương pháp gì cho nhanh mà tiết kiệm chi phí?” Một hệ thống thông tin hoàn hảo sẽ cải thiện tất cả những băn khoăn trên. 2. Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài Nghiên cứu quản trị nhân sự giúp cho các nhà quản trị học được cách giao dịch với người khác, biết lắng nghe, biết tìm ra ngôn ngữ chung với nhân viên, biết cách đánh giá nhân viên một cách tốt nhất, cũng như biết cách lôi kéo nhân viên say mê với công việc và tránh được các sai lầm trong việc tuyển chọn và sử dụng lao động, nâng cao chất lượng công việc, nâng cao hiệu quả tổ chức. Quản lý nhân sự vừa là khoa học vừa là nghệ thuật làm cho những mong muốn của doanh nghiệp và mong muốn của nhân viên tương hợp với nhau và cùng đạt đến mục tiêu. Quản lý tốt nguồn nhân sự trong công ty chính là yếu tố quyết định sự thành công trong kinh doanh vì chính con người tạo dựng nên doanh nghiệp và chỉ đạo hướng phát triển của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự đem lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian, công sức so với việc quản lý bằng phương pháp thủ công. Đơn giản hóa nhưng chính xác và có tính tự động hóa cao trong việc quản lý giờ làm việc của nhân viên trong đoàn thể đơn vị, dễ dàng bảo trì và phát triển ứng dụng, không giới hạn phạm vi, quy mô phát triển của đơn vị, chi phí triển khai và đào tạo sử dụng thấp. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là công cụ tốt nhất giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách hiệu quả. Nhà lãnh đạo có thể giành thời gian đó để chuyên tâm cho những công việc khác mang tầm chiến lược. Có được một hệ thống thông tin quản lý nhân sự hoàn hảo ban lãnh đạo sẽ dễ dàng trong việc quản lý chính bản thân mình, nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và mọi thông tin về nhân sự trong công ty 2 khi có nhu cầu tìm kiếm rất đơn giản, nhanh chóng, sẵn sàng cho mọi nhu cầu mở rộng trong tương lai. Nhận thấy được tính cấp thiết và tầm quan trọng của vấn đề, em đã lựa chọ đề tài để làm khóa luận tốt nghiệp cho mình đó là: “Phân tích và đánh giá quy trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH phần mềm FPT (FPT Software)”. 3. Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài * Mục tiêu: Đề tài thực hiện nhằm phân tích tổ chức, hệ thống và đánh giá quy trình quản lý nhân sự nhằm hoàn thiện quy trình triển khai hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty TNHH phần mềm FPT (FPT Software). * Nhiệm vụ: - Nghiên cứu cơ sở lý luận về quản trị nhân sự. - Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động quản trị nhân sự tại công ty TNHH phần mềm FPT. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4.1 Đối tượng nghiên cứu Hệ thống thông tin, hệ thống thông tin trong quản lý nhân sự, phần mềm quản lý nhân sự và quản lý đào tạo trong doanh nghiệp. 4.2. Phạm vi nghiên cứu Về không gian: Tìm hiểu mô hình quản lý nhân sự trong môi trường sản xuất, kinh doanh của công ty TNHH phần mềm FPT. Về thời gian: Do điều kiện thời gian không cho phép nên em không thể thu thập được đầy đủ thông tin về tất cả hoạt động của doanh nghiệp, trong đề tài chỉ tập trung nghiên cứu những vấn đề cần thiết đặt ra trong doanh nghiệp liên quan tới quản lý nhân sự. 5. Phương pháp nghiên cứu đề tài. Phương pháp thu thập dữ liệu: Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: phân tích lý thuyết thành những bộ phận cấu thành, thành những mối quan hệ để nhận thức, phát hiện và khai thác những khía cạnh khác nhau của lý thuyết về HTTT quản lý để từ đó chọn lọc những thông tin cần thiết phục vụ cho đề tài của mình. Trên cơ sở đó sử dụng phương pháp 3 tổng hợp lý thuyết để liên kết những bộ phận, những mặt thành một chỉnh thể hoàn chỉnh. Phương pháp này được sử dụng trong quá trình tìm kiếm, nghiên cứu cơ sở lý luận liên quan đến đề tài nghiên cứu. Dữ liệu thứ cấp: thu thập từ công ty TNHH phần mềm FPT, thu thập từ sách báo, tạp chí, website của công ty, internet, các tài liệu về quản trị nhân sự, tuyển dụng và đào tạo lao động… Dữ liệu sơ cấp: thu thập thông qua nguồn nhân sự của công ty. Phương pháp xử lý số liệu: Phương pháp thống kê: phân tích những số liệu của công ty từ các bảng báo cáo tình hình nguồn nhân sự của công ty qua các năm, cũng như các báo cáo về hoạt động tuyển dụng và đào tạo nhân viên của công ty. Phương pháp phân tích: Trên cơ sở hệ thống những số liệu thu thập được, thông qua sàn lọc xử lý số liệu từ đó làm cơ sở cho việc phân tích hoạt động quản trị nhân sự tại công ty. Phương pháp tổng hợp: thông qua việc tổng hợp những số liệu, thông tin tiến hành phân tích hoạt động quản trị nhân sự tại công ty TNHH phần mềm FPT. 6. Bố cục của khóa luận Phần mở đầu Phần nội dung: gồm 3 chương Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý nhân sự Chương 2: Thực trạng phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH phần mềm FPT Chương 3: Phân tích quy trình thiết kế hệ thống thông tin quản lý cho và đánh giá chất lượng xây dựng hệ thống quản lý cho công ty TNHH phần mềm FPT Phần kết luận 4 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.1. Các khái niệm cơ bản 1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin Hệ thống được xem như là tập hợp các phân tử tương tác được tổ chức nhằm thực hiện một mục tiêu xác định. (Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Đinh Thế Hiển nhà xuất bản Thống kê, 2002) Hệ thống thông tin là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức. (trích Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn Văn Ba Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia Hà Nội, 2003) Từ khi ra đời và phát triển, hệ thống thông tin phục vụ rất nhiều mục đích khác nhau. Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh. Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho sự phát triển. Các thành phần của HTTT: - Con người và thiết bị - Dữ liệu: Là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của công ty. - Các xử lý: Là những quá trình biến đổi thông tin, nhằm: + Sinh ra các thông tin theo thể thức quy định + Trợ giúp ra các quyết định 1.1.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý Khái niệm hệ thống thông tin quản lý là các phương tiện, biện pháp theo dõi, kiểm tra và các hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Thành phần: - Hệ thống quyết định: xác định mục tiêu mà tổ chức phải vươn tới, tác động lên hệ thống tác vụ để thực hiện mục tiêu đó. - Hệ thống tác vụ: thực hiện các hoạt động của tổ chức theo chiến lược mà hệ thống quyết định đề ra. 5 - Hệ thống thông tin: phân tích và cung cấp thông tin về tình hình của hệ thống tác vụ và chuyển các chỉ thị của hệ thống quyết định cho hệ thống tác vụ. Hoặc có thể nói: Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống tích hợp "Người Máy" tạo ra các thông tin giúp con người trong sản xuất, quản lý và ra quyết định là hệ thông tin quản lý. Hệ thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, cơ sở dữ liệu (CSDL), các thủ tục thủ công, các mô hình để phân tích, lập kế hoạch quản lý và ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân sự trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến nhân sự tại công ty. 1.1.3 Khái niệm quản lý nhân sự Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về quản trị nhân sự song có thể thấy khái niệm này bao gồm các yếu tố sau: – Nhân lực : Bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xã hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp. – Nguồn nhân lực: đây là nguồn lực của mỗi con người, gồm có thể lực và trí lực. Thể lực phụ thuộc vào tình trạng sức khoẻ của con người, mức sống, thu nhập, chế độ ăn uống, chế độ làm việc, nghỉ ngơi v.v.. Trí lực là nguồn tiềm tàng to lớn của con người, đó là tài năng, năng khiếu cũng như quan điểm, lòng tin, nhân cách v.v.. – Các hoạt động sử dụng và phát triển sức tiềm tàng của nguồn nhân sự: hoạch định, tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng v.v.. – Mục đích là nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức và duy trì phát triển sức tiềm tàng của con người. Tổ chức có thể là một hãng sản xuất, một công ty bảo hiểm, một cơ quan của nhà nước, một bệnh viện, một viện đại học, liên đoàn lao động, nhà thờ, hãng hàng không hay quân đội… Tổ chức đó có thể lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp. Ngày nay tổ chức có thể là một tổ chức chính trị hay một tổ chức vận động tranh cử. 6 Như vậy quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức bất kể tổ chức đó có phòng hoặc bộ phận quản trị nhân sự hay không. quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị và nó có gốc rễ cùng các nhánh trải rộng khắp nơi trong một tổ chức. “Quản trị nhân sự là tất cả các hoạt động, chính sách và các quyết định quản lý liên quan và có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và cán bộ công nhân viên của nó. Quản trị nhân sự đòi hỏi phải có tầm nhìn chiến lược và gắn với chiến lược hoạt động của công ty”. Ở đây danh từ “Quản trị” bao gồm các khía cạnh nguồn nhân sự liên quan đến cơ cấu, điều hành và phát triển. – Cơ cấu: Xây dựng cách lãnh đạo cho nguồn nhân sự, tạo cho nguồn nhân sự các hệ thống (phù hợp với các yếu tố bên trong và bên ngoài công ty) để điều khiển quá trình. – Điều hành: Nghĩa là chỉ đạo nhân sự trong ý nghĩa điều khiển cung cách ứng xử của nhân viên qua quá trình lãnh đạo nhân viên và chế ngự hệ thống nhân sự – Phát triển: Là cách lãnh đạo để khuyến khích khả năng học hỏi hoàn thiện liên tục việc tạo dựng cơ cấu tổ chức và điều hành tổ chức. Vậy Quản trị nhân sự là gì? Các doanh nghiệp đều có các nguồn lực, bao gồm tiền bạc , vật chất, thiết bị và con người cần thiết để tạo ra hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp đưa ra thị trường. Hầu hết các doanh nghiệp đều xây dựng các thủ tục và quy trình về cung cấp nguyên vật liệu và thiết bị nhằm đảm bảo việc cung cấp đầy đủ chúng khi cần thiết. Tương tự như vậy, các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến qui trình quản lý con người – một nguồn lực quan trọng của họ. Quản trị nhân sự bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp. Mục tiêu chủ yếu của quản trị nhân sự là nhằm đảm bảo đủ số lượng người lao động với mức trình độ và kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc, và vào đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Như vậy, một câu hỏi đặt ra: ai phụ trách quản trị nhân sự trong quản lý doanh nghiệp? rõ ràng câu trả lời sẽ là: mọi nhà quản lý trong doanh nghiệp. 7 Quản trị nhân sự là đảm bảo có đúng người với kỹ năng và trình độ phù hợp, vào đúng công việc và vào đúng thời điểm thích hợp để thực hiện mục tiêu của công ty. Nhưng dù ở bất cứ xã hội nào vấn đề mấu chốt của quản trị vẫn là quản trị nhân sự. Một doanh nghiệp dù có nguồn tài chính dồi dào, nguồn tài nguyên vật tư phong phú, hệ thống máy móc thiết bị hiện đại đi chăng nữa cũng sẽ trở nên vô ích, nếu không biết hoặc quản trị kém nguồn tài nguyên nhân sự. Chính cung cách quản trị tài nguyên nhân sự này tạo ra bộ mặt văn hoá của tổ chức, tạo ra bầu không khí có sự đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau hay lúc nào cũng căng thẳng bất ổn định. Nghiên cứu môn quản trị căn bản cho chúng ta nắm được các chức năng cơ bản của quản trị bao gồm: – Chức năng hoạch định – Chức năng tổ chức – Chức năng lãnh đạo – Chức năng kiểm tra Nhiều tác giả coi các chức năng quản trị về hoạch định, tổ chức lãnh đạo và kiểm tra là trung tâm về các cuộc bàn luận về quản trị. Những chức năng hợp thành quá trình quản trị này, quá trình được hợp thành một cách từ từ để một việc nào đó đều liên quan đến quản trị bất kể theo kiểu tổ chức hay ở cấp quản trị nào. Khi luận giải về vấn đề này các nhà quản trị Harold, Koontz và Cyril nói: “Khi hành động theo khả năng quản trị của mình, các chủ tịch, trưởng phòng, đốc công, giám thị, trưởng khoa, giám mục và những người đứng đầu các cơ quan của chính phủ đều làm cùng một việc. Với tư cách nhà quản trị tất cả những người này phần nào đều tiến hành theo công việc được hoàn thành cùng với con người và thông qua con người. Với tư cách nhà quản trị, mỗi người trong số họ lúc này hay lúc khác đều phải được thực hiện những nhiệm vụ đặc trưng của những nhà quản trị”. Thậm chí một quản trị gia được việc cũng sử dụng các chức năng quản trị này, mặc dù trong nhiều trường hợp các chức năng này cũng được sử dụng theo trực giác. Hoạch định bao hàm một việc thiết lập các mục tiêu và đối tượng đối với tổ chức và phát triển các biểu đồ công việc cho thấy những mục tiêu và đối tượng đó được hoàn thành như thế nào. Khi kế hoạch đã được hình thành thì việc tổ chức trở nên quan trọng. Chức năng này bao hàm việc kết hợp các nguồn lực với nhau là con người, 8 vốn và thiết bị một cách hiệu quả nhất để hoàn thành mục tiêu. Do vậy tổ chức bao hàm nhiều việc kết hợp các nguồn lực. Vì vậy, quản trị nhân sự chính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trị căn bản, bao gồm các nội dung cơ bản sau đây: + Phân tích công việc + Tuyển dụng nhân viên + Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống kích thích vật chất và tinh thần đối với nhân viên. Như vậy quản trị nhân sự gắn liền với việc tổ chức, bất kỳ doanh nghiệp nào hình thành và hoạt động thì đều phải có bộ phận tổ chức. 1.2 Khái quát về phân tích hệ thống thông tin 1.2.1. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp Có nhiều loại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, chia thành ba nhóm chính như sau: Nhóm 1: Hệ thống thông tin chức năng bao gồm: HTTT marketing: Có chức năng xác định khách hàng hiện nay, tương lai là ai? Khách hàng cần và muốn gì? Lên kế hoạch và phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới để đáp ứng được nhu cầu đó. Định giá cho sản phẩm và dịch vụ. Xúc tiến bán hàng. Phân phối sản phẩm và dịch vụ tới các khách hàng. HTTT quản lý sản xuất: Cung cấp và hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu và các yếu tố sản xuất khác. Kiểm tra, theo dõi việc sử dụng và chi phí các nguồn lực cần thiết. HTTT tài chính, kế toán: Chức năng quản trị tài chính trong doanh nghiệp, quản trị các chu trình nghiệp vụ như chu trình tiêu thụ, chu trình cung cấp, chu trình sản xuất, chu trình tài chính, chu trình báo cáo tài chính. HTTT quản lý nhân sự: Chức năng tuyển chọn, đánh giá, phát triển và đào tạo nguồn nhân sự,... Hỗ trợ cho các nhà quản lý trong việc ra quyết định, có chế độ khen thưởng với người có công, bảo hiểm, phúc lợi với người lao động. Phân tích khả năng sử dụng nguồn nhân sự trong các hoạt động của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý nhân lực giải quyết các vấn đề về nhân sự. 9 Hoạt động của HTTT quản lý nhân sự bao gồm mức tác nghiệp và mức chiến thuật: - Mức tác nghiệp: HTTT quản lý lương, HTTT quản lý vị trí làm việc, HTTT quản lý người lao động, HTTT đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người, HTTT báo cáo lên cấp trên, HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc,... - Mức chiến thuật: HTTT phân tích và thiết kế công việc, HTTT tuyển chọn nhân sự, HTTT quản lý lương thưởng và bảo hiểm trợ cấp, HTTT đào tạo và phát triển nguồn nhân sự,... Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý nhân sự là: - Đối tượng cần quản lý là con người - Nguồn nhân sự như là nhà cung cấp dịch vụ bên trong mỗi tổ chức: Các cá nhân trong tổ chức cung cấp sức lực, trí tuệ nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức. - Tạo sự gắn kết giữa các nhân viên: Tổng hợp đầy đủ thông tin của các nhân viên, giúp mọi người có thể tìm hiểu được thông tin về nhau, tạo sự gần gũi và sự hiểu biết giữa các thành viên. Sử dụng cơ sở dữ liệu bên trong hệ thống máy tính để lưu trữ các thông tin về nhân sự. - Hệ thống tạo ra các báo cáo dạng bản in và bản điện tử bao gồm các thông tin liên quan đến nguồn nhân sự. Nhóm 2: Hệ thống thông tin cung cấp tri thức HTTT tự động hóa công việc văn phòng: Là một hệ thống thông tin dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và gửi thông báo, tin nhắn, tài liệu và các dạng truyền tin khác giữa các cá nhân và nhóm làm việc, các tổ chức khác nhau. HTTT xử lý dữ liệu (DPS): Cập nhật dữ liệu định kỳ, xử lý dữ liệu cục bộ,... HTTT cung cấp tri thức (KWS): Hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, kiểm soát, thiết kế, lập kế hoạch và lịch hành động tạo ra các giải pháp khác nhau để giải quyết một vấn đề cụ thể cho doanh nghiệp. Bao gồm: Hệ thống trí tuệ nhân tạo và hệ thống chuyên gia. Nhóm 3: Các hệ thống hỗ trợ nhà quản lý HTTT quản lý (MIS): Là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch 10 chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các CSDL được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS): Cho phép phân tích tổng hợp dữ liệu qua các mô hình phức tạp để hỗ trợ cho những quyết định dạng không có cấu trúc và nửa cấu trúc giúp cho nhà quản lý các cấp ra quyết định. HTTT hỗ trợ nhóm (GSS): Là một hệ thống máy tính được thiết kế để hộ trợ một nhóm tạo ra các ý tưởng hoặc tạo ra các quyết định. Hỗ trợ ra quyết định có tính bán cấu trúc bằng cách cho phép các nhà ra quyết định tập hợp lại với nhau. HTTT hỗ trợ điều hành (EIS): Một HTTT dựa trên máy tính được thiết kế để cung cấp những dữ liệu và thông tin trong và ngoài doanh nghiệp cần cho nhà quản lý cấp cao phục vụ cho việc ra quyết định dưới những dạng có ý nghĩa (trích lọc, nén theo vết những dữ liệu xác định, đánh giá và điều tra hiện trạng, minh họa bằng đồ họa, gần như không phải đào tạo, nhà quản lý cấp cao sử dụng trực tiếp). Được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. 1.2.2 Các yêu cầu đối với hệ thống quản lý Các yêu cầu chung đối với các hệ thống thông tin quản lý: - Hệ thống phải đáp ứng được yêu cầu quản lý, đảm bảo tính hiệu quả kinh doanh cao, hệ thống phải khoa học và có thể phát triển hơn trong tương lai: Các hệ thống thông tin nhằm cung cấp cho ban lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp những thông tin cần và đủ để họ ra quyết định đúng, để tác động quản lý có hiệu quả. Những thông tin cung cấp chính xác, được xử lý và lưu trữ một cách khoa học tạo niềm tin đối với khách hàng. Là hệ thống mở, linh hoạt trong tương lai có thể cải tiến rộng lớn hơn. - Hệ thống phải được xây dựng dựa trên các thuật ngữ và các khái niệm mà người sử dụng có thể hiểu được hơn là những khái niệm liên quan đến máy tính: Con người có khả năng, trình độ khác nhau, người thiết kế nên dùng những thuật ngữ, khái niệm trong hệ thống, trên các nút điển khiển là những từ, cụm từ gần gũi quen thuộc với người sử dụng tạo sự dễ dàng trong công việc. Ví dụ: Hệ thống văn phòng nên sử dụng các khái niệm như thư, tài liệu, cặp giấy,... mà không nên sử dụng những khái niệm như thư mục, danh mục,... - Hệ thống phải xử lý một cách mềm dẻo, linh hoạt, chính xác, đầy đủ các thông tin cần quản lý: Các thông tin trong hệ thống cần được lưu trữ khoa học, tìm kiếm với 11 tốc độ nhanh chóng, hiển thị dữ liệu ở mức thống nhất và thích hợp. Hỗ trợ nhiều loại tương tác cho nhiều loại người sử dụng khác nhau. Ví dụ: Các câu lệnh và menu nên có cùng định dạng, nên hiển thị phông chữ lớn với những người cận thị,... - Giao diện giữa người sử dụng và máy phải được thiết kế khoa học, thân thiện dễ sử dụng: Giao diện người dùng cần phải được thiết kế sao cho phù hợp với kỹ năng, kinh nghiệm và sự trông đợi của người sử dụng nó, người sử dụng hệ thống thường đánh giá hệ thống thông qua giao diện hơn là chức năng của nó. - Hệ thống có khả năng thực hiện chế độ hội thoại cao, nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng, cung cấp nhanh gọn, chính xác, đầy đủ của dữ liệu: Nếu thiếu yêu cầu này người sử dụng có thể gây ra lỗi khiến hệ thống hoạt động sai, những thông báo không thích hợp có thể làm tăng áp lực lên người sử dụng và do đó càng xảy ra nhiều lỗi hơn. - Ngoài ra hệ thống phải trợ giúp, giải đáp thắc mắc của người dùng: Hệ thống cần có chức năng hướng dẫn người sử dụng ở các thao tác khó, có thể là hướng dẫn trực tuyến theo các nút hiển thị hay hệ thống trợ giúp đi kèm. - Hệ thống nên cung cấp một số khả năng phục hồi lỗi của người sử dụng và cho phép người sử dụng khôi phục lại từ chỗ bị lỗi: Hệ thống nên cung cấp một số khả năng phục hồi từ lỗi của người sử dụng và cho phép người sử dụng khôi phục lại từ chỗ bị lỗi. Khả năng này bao gồm cho phép làm lại, hỏi lại những hành động như xóa, hủy,... Các yêu cầu riêng đối với HTTT quản lý nhân sự doanh nghiệp: - Hệ thống quản lý nhân sự lưu trữ đầy đủ thông tin về mỗi hồ sơ cá nhân, dễ dàng cập nhập, sửa đổi, tạo thêm dữ liệu,... Hệ thống hướng vào nguồn nhân sự doanh nghiệp. - Hệ thống này cần nói lên sự thống nhất giữa mục đích và phương hướng lãnh đạo của tổ chức về nguồn nhân sự, mọi phân tích dữ liệu, thông tin phục vụ cho việc ra quyết định và những vấn đề liên quan đến nhân sự. - HTTT này quản lý nhân sự và các nguồn lực có liên quan phải được sắp xếp như một quá trình xuyên suốt, tiện dụng cho việc kiểm tra, theo dõi mọi hoạt động của mỗi cá nhân. 1.2.3 Quy trình xây dựng hệ thống thông tin Có nhiều tài liệu viết với số lượng quy trình khách nhau nhưng về bản chất chúng không khác nhau. Theo Phân tích thiết kế các hệ thống thông tin hiện đại, 12 Nguyễn Văn Vỵ, Thống Kê, 2002. thì tài liệu chia quy trình PTTK HTTT chia làm 6 giai đoạn. Mỗi giai đoạn lại mang một chức năng nhiệm vụ khác nhau. Giai đoạn 1: Khảo sát dự án Khảo sát hiện trạng là giai đoạn đầu tiên trong quá trình phát triển một hệ thống thông tin. Nhiệm vụ chính trong giai đoạn này là tìm hiểu, thu thập thông tin cần thiết để chuẩn bị cho việc giải quyết các yêu cầu được đặt ra của dự án. Giai đoạn khảo sát được chia làm hai bước: Bước 1:  Khảo sát sơ bộ: tìm hiểu các yếu tố cơ bản (tổ chức, văn hóa, đặc trưng, con người,...) tạo tiền đề để phát triển HTTT phù hợp với dự án và doanh nghiệp.  Khảo sát chi tiết: thu thập thông tin chi tiết của hệ thống (chức năng xử lý, thông tin được phép nhập và xuất khỏi hệ thống, ràng buộc, giao diện cơ bản, nghiệp vụ) phục vụ cho việc phân tích và thiết kế. Bước 2: Đặt ra các vấn đề trọng tâm cần phải giải quyết, như:  Thông tin đưa vào hệ thống phải như thế nào?  Dữ liệu hiển thị và xuất ra khác nhau ở những điểm nào?  Ràng buộc giữa các đối tượng trong hệ thống cần xây được dựng ra sao?  Chức năng và quy trình xử lý của hệ thống phải đảm bảo những yêu cầu nào?  Cần sử dụng những giải pháp nào? Tính khả thi của từng giải pháp ra sao? Từ những thông tin thu thập được và vấn đề đã đặt ra trong giai đoạn khảo sát, nhà quản trị và các chuyên gia sẽ chọn lọc những yếu tố cần thiết để cấu thành hệ thống thông tin riêng cho doanh nghiệp. Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống Mục tiêu của giai đoạn là xác định các thông tin và chức năng xử lý của hệ thống, cụ thể như sau:  Xác định yêu cầu của HTTT gồm: các chức năng chính - phụ; nghiệp vụ cần phải xử lý đảm bảo tính chính xác, tuân thủ đúng các văn bản luật và quy định hiện hành; đảm bảo tốc độ xử lý và khả năng nâng cấp trong tương lai.  Phân tích và đặc tả mô hình phân cấp chức năng tổng thể thông qua sơ đồ BFD (Business Flow Diagram), từ mô hình BFD sẽ tiếp tục được xây dựng thành mô hình luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) thông qua quá trình phân rã chức năng theo các mức 0, 1, 2 ở từng ô xử lý. 13  Phân tích bảng dữ liệu. Cần đưa vào hệ thống những bảng dữ liệu (data table) gồm các trường dữ liệu (data field) nào? Xác định khóa chính (primary key), khóa ngoại (foreign key) cũng như mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu (relationship) và ràng buộc (constraint) dữ liệu cần thiết. Ở giai đoạn này, các chuyên gia sẽ đặc tả sơ bộ các bảng dữ liệu trên giấy để có cái nhìn khách quan. Qua đó, xác định các giải pháp tốt nhất cho hệ thống đảm bảo đúng các yêu cầu đã khảo sát trước khi thực hiện trên các phần mềm chuyên dụng. Giai đoạn 3: Thiết kế Thông qua thông tin được thu thập từ quá trình khảo sát và phân tích, các chuyên gia sẽ chuyển hóa vào phần mềm, công cụ chuyên dụng để đặc tả thiết kế hệ thống chi tiết. Giai đoạn này được chia làm hai bước sau: Bước 1: Thiết kế tổng thể Trên cơ sở các bảng dữ liệu đã phân tích và đặc tả trên giấy sẽ được thiết kế dưới dạng mô hình mức ý niệm bằng phần mềm chuyên dụng như Sybase PowerDesigner, CA ERwin Data Modeler. Bằng mô hình mức ý niệm sẽ cho các chuyên gia có cái nhìn tổng quát nhất về mối quan hệ giữa các đối tượng trước khi chuyển đổi thành mô hình mức vật lý. Bước 2: Thiết kế chi tiết  Thiết kế cơ sở dữ liệu (Database): Với mô hình mức vật lý hoàn chỉnh ở giai đoạn thiết kế đại thể sẽ được kết sinh mã thành file sql.  Thiết kế truy vấn, thủ tục, hàm: thu thập, xử lý thông tin nhập và đưa ra thông tin chuẩn xác theo đúng nghiệp vụ.  Thiết kế giao diện chương trình đảm bảo phù hợp với môi trường, văn hóa và yêu cầu của doanh nghiệp thực hiện dự án.  Thiết kế chức năng chương trình đảm bảo tính logic trong quá trình nhập liệu và xử lý cho người dùng.  Thiết kế báo cáo. Dựa trên các yêu cầu của mỗi doanh nghiệp và quy định hiện hành sẽ thiết kế các mẫu báo cáo phù hợp hoặc cho phép doanh nghiệp tư tạo mẫu báo cáo ngay trên hệ thống.  Thiết kế các kiểm soát bằng hình thức đưa ra các thông báo, cảnh báo hoặc lỗi cụ thể tạo tiện lợi và kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập liệu với mục tiêu tăng độ chính xác cho dữ liệu. 14