Tài liệu Khóa luận tốt nghiệp Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty cổ phần kinh doanh và dịch vụ Coto Việt Nam.

CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƢƠNG MẠI 1.1. Khái quát chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thƣơng mại 1.1.1. Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thương mại Thương mại là khâu trung gian của sản xuất và tiêu dùng. Các doanh nghiệp thương mại hoạt động trên lĩnh vực lưu thông phân phối, thực hiện chức năng tổ chức lưu thông hàng hóa qua các hoạt động mua, bán và dự trữ hàng hóa. Trong doanh nghiệp thương mại, lưu chuyển hàng hóa là hoạt động kinh doanh chính, chi phối tất cả các chỉ tiêu kinh tế, tài chính khác của doanh nghiệp. Tổ chức tốt kế toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hóa là một biện pháp quan trọng để quản lý có hiệu quả quy trình kinh doanh thương mại. Khái niệm: Hoạt động kinh doanh thương mại là việc thực hiện 1 hay nhiều hay nhiều hành vi thương mại của thương nhân làm phát sinh quyền và nghĩa vụ giữa các thương nhân với nhau hoặc giữa các thương nhân với các bên có liên quan bao gồm việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thương mại và các hoạt động xúc tiến thương mại nhằm mục đích lợi nhuận hoặc nhằm thực hiện chính sác kinh tế xã hội. Đặc điểm: - Hoạt động kinh tế cơ bản của kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hóa (quá trình mua bán trao đổi và lưu trữ hàng hóa). - Hàng hóa trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa có hình thái vật chất hay không có có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán. - Lưu chuyển hàng hóa có thể theo 1 trong 2 phương thức là bán buôn (hàng hóa chưa ra khỏi lưu thông và chưa đến tay người tiêu dùng) và bán lẻ. - Tổ chức kinh doanh thương mại có thể theo nhiều mô hình: công ty bán buôn, bán lẻ, kinh doanh tổng hợp.. 1.1.2. Một số khái niệm liên quan đến kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Doanh thu bán hàng: là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như: bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán nếu có. Doanh thu bán hàng chỉ được ghi nhận đồng thời thoải mãn 5 điều kiện sau: 1 - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc kiểm soát hàng hóa. - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. - Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. - Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng Các khoản giảm trừ doanh thu theo quy định bao gồm: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. - Chiết khấu thương mại: là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua với số lượng lớn. - Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách quy định trên hợp đồng. - Hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán. - Thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Doanh thu thuần: là khoản chênh lệch giữa doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu. Giá vốn hàng bán: là giá trị của lượng hàng hóa đã bán được của doanh nghiệp trong một kỳ cụ thể. Nó phản ánh mức tiêu thụ hàng hóa cũng như tham gia xác định lợi nhuận của doanh nghiệp trong 1 kì kinh doanh. Chi phí quản lý kinh doanh: là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác phục vụ cho quá trình bảo quản, tiêu thụ và quản lý chung của doanh nghiệp. Kết quả bán hàng: là khoản chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần với trị giá vốn hàng bán ra và chi phí quản lý kinh doanh trong 1 kì cụ thể. 1.1.3. Vai trò nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Kế toán bán hàng có ý nghĩa quan trọng trong quá trình thu thập, xử lý, cung cấp thông tin cho người quản lý doanh nghiệp. Kế toán có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các chỉ tiêu liên quan đến quá trình bán hàng, dựa vào đó các doanh nghiệp sẽ xem xét, cân nhắc nên kinh doanh mặt hàng nào, sử dụng phương thức nào có hiệu quả, từ đó mà đánh giá được năng lực của các 2 Thang Long University Library bộ phận đã được thu thập số liệu, giúp nhà quản lý có thể phân tích đánh giá, lựa chọn các phương án đầu tư sao cho hiệu quả nhất. Để hoàn thành tốt chức năng của mình, kế toán cần phải thực hiện những nhiệm vụ sau: Phản ánh với những người quản lý doanh nghiệp tình hình tiêu thụ hàng hóa cả về số lượng, trị giá và thực hiện các hợp đồng kinh tế. Kế toán phải có nhiệm vụ tổ chức một hệ thống sổ sác kế toán chi tiết theo đúng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Đến cuối kỳ, kế toán phải xác định chính xác tổng doanh thu và tổng chi phí trong kỳ. từ đó xác định kết quả bán hàng của đơn vị để làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh cũng như nghĩa vụ với Nhà Nước. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng và kết quả bán hàng. Trước hết kiểm tra việc thực hiện các chỉ tiêu, tiến độ bán hàng để tìm ra nguyên nhân sai sót hoặc thành công để đề ra các biện pháp nhằm sửa chữa và phát triển kế hoạch bán hàng. Cần kiểm tra quá trình bán hàng, quản lý chặt chẽ doanh thu bán hàng để tránh hiện tượng vốn bị chiếm dụng bất hợp lý. Phản ánh cho nhà quản lý tình hình thanh toán tiền bán hàng, đôn đốc việc thực hiện để cho quá trình hạch toán được nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời cũng như đảm bảo quyền lợi tín dụng cho khách hàng được ưu đãi. Phân tích hiệu quả bán hàng theo mặt hàng, theo địa điểm thị trường, theo đối tượng khách hàng, phân tích theo mực giá bán để từ đó có đề xuất với nhà quản lý doanh nghiệp đưa ra các chính sách kinh doanh mới, hiệu quả cao hơn. Kế toán bán hàng thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình sẽ đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác bán hàng nói riêng và cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung . Nó giúp cho người sử dụng thông tin kế toán năm bắt được toàn diện hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định phù hợp, kịp thời với tình hình biến động của thị trường cũng như thiết lập hoạt động trong tương lai. 1.1.4. Yêu cầu quản lý của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng 1.1.4.1. Quản lý về hàng hóa Số lƣợng: Phản ánh giá trị và giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, tình hình nhập xuất tồn kho, doanh nghiệp dự trữ sản phẩm kịp thời và đề ra các biện pháp xử lý hàng hóa tồn kho lâu ngày, tránh ứ đọng vốn. Chất lƣợng: Hiện nay, trong nền kinh tế cạnh tranh, với nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng đòi hỏi chất lượng hàng hóa ngày càng phải hoàn thiện hơn, chất lượng cao hơn, kiểu dáng bắt mắt hơn nữa, cất giữ bảo quản hợp lý từng loại hàng hóa 3 tránh hư hỏng, giảm chất lượng hàng hóa. Do đó việc quản lý về mặt chất lượng rất quan trọng như quản lý về trị giá hàng hóa nhập, xuất kho. 1.1.4.2. Quản lý về giá cả Bao gồm việc lập và theo dõi việc thực hiện những chính sách giá. Đây là một công việc quan trọng trong quá trình bán hàng, đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải xây dựng một chính sách giá phù hợp với từng mặt hàng, nhóm hàng, từng phương thức bán hàng, địa điểm kinh doanh. Đồng thời đôn đốc kiểm tra việc thực hiện của các cửa hàng, đơn vị tránh được những tiêu cực về giá như tự ý nâng hay giảm giá bán, quản lý về giá cả giúp các nhà quản lý theo dõi, nắm bắt được sự biến động của giá cả, từ đó có chính sách giá linh hoạt phù hợp với từng thời kỳ, từng giai đoạn. 1.1.4.3. Quản lý thu tiền Thời hạn nợ, khả năng trả nợ, thời điểm thu tiền, phương thức thanh toán.. giúp các nhà quản lý tránh được rủi ro thất thoát tiền vốn trong quá trình bán hàng, xác định rõ khả năng quay vòng tiền vốn. 1.2. Các phƣơng thức bán hàng 1.2.1. Phương thức bán buôn Bán buôn thường áp dụng vào các trung gian thương mại như tổng đại lý, đại lý các cấp. Những khách hàng mua với số lượng lớn như khách mua cho các dự án cũng có thể được áp dụng giá bán buôn. Đặc điểm của phương thức bán hàng này là hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông chứ chưa đưa vào trạng thái tiêu dùng. Hàng hóa bán ra thường với khối lượng lớn và có nhiều hình thức thanh toán. Trong bán buôn thường có 2 kiểu: Bán buôn qua kho: Là hình thức bán hàng mà hàng hóa được xuất ra từ kho, bãi, quầy bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn qua kho bao gồm theo hình thức giao hàng trực tiếp hoặc bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng. - Bán buôn qua kho theo hình thức giao trực tiếp: theo hình thức này, bên mua cử nhân viên mua hàng đến kho theo doanh nghiệp bán để nhận hàng. Sau khi tiến hành xong thủ tục xuất kho, bên mua ký nhận vào chứng từ và hàng hóa đã được tiêu thụ. - Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: dựa vào hợp đồng đã ký kết, bên bán hàng sẽ đưa hàng tới địa điểm giao hàng theo quy định. Khi bên mua ký vào chứng từ giao nhận hàng hóa thì coi như hàng hóa đã được tiêu thụ. Chi phí vận chuyển hàng hóa có thể do bên bán hoặc bên mua chịu tùy theo sự thỏa thuận của hai bên. Bán buôn không qua kho hay bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này, hàng hóa sẽ được chuyển thẳng từ đơn vị cung cấp đến đơn vị mua không 4 Thang Long University Library qua kho của đơn vị trung gian. Đây là phương thức bán hàng tiết kiệm vì nó giảm được chi phí lưu kho và tăng nhanh sự vận động của hàng hóa. Bán buôn vận chuyển thẳng có 2 hình thức: - Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: hình thức này doanh nghiệp vừa tiến hành thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán với bên cung cấp hàng hóa đồng thời bên mua hàng hóa đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán cho doanh nghiệp. Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán được chia thành: + Bán giao tay ba: Nghĩa là bên mua cử người đến nhận hàng trực tiếp tại nơi cung cấp. Sau khi ký nhận đã giao hàng thì hàng hóa được coi là tiêu thụ. + Gửi hàng: Doanh nghiệp sẽ chuyển hàng đến nơi quy định cho ên mua và hàng hoá được coi là tiêu thụ khi bên mua chấp nhận thanh toán. - Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: doanh nghiệp thương mại chỉ thực hiện vai trò trung gian giữa bên cung cấp và bên mua. Trong trường hợp này tại doanh nghiệp thương mại không phát sinh nghiệp vụ mua bán hàng hóa. Tùy theo điều kiện ký kết hợp đồng mà doanh nghiệp thương mại được hưởng khoản tiền hoa hồng do bên cung cấp hoặc bên mua trả. 1.2.2. Phương thức bán lẻ Bán lẻ là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế mua để tiêu dùng nội bộ không mang tính chất kinh doanh. Bán lẻ hàng hóa là giai đoạn vận động cuối cùng của hàng từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Bán lẻ hàng hóa thường bán đơn chiếc hoặc khối lượng nhỏ, giá bán ổn định và được thanh toán ngay bằng tiền mặt. Bán lẻ có các hình thức sau: - Bán lẻ thu tiền tập trung: là hình thức bán hàng mà nghiệp vụ thu tiền và giao hàng tách rời nhau. Mỗi quầy hàng có 1 nhân viên thu tiền riêng làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hóa đơn cho khách hàng đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên giao hàng. Cuối ca, nhân viên thu tiền sẽ lập giấy nộp tiền và nộp tiền hàng cho thủ quỹ. Còn nhân viên giao hàng xác định số lượng hàng bán trong ca để lập báo cáo bán hàng. - Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng sẽ thu tiền trực tiếp và giao hàng cho khách hàng. Hết ca, nhân viên bán hàng sẽ nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ, kiểm kê hàng hóa và lên báo cáo bán hàng. - Bán lẻ tự phục vụ: là hình thức mà khách hàng tự chọn lấy hàng hóa và mang đến bàn tính tiền để thanh toán tiền hàng. Nhân viên bán hàng sẽ kiểm hàng và tính tiền để thanh toán tiền hàng. 5 - Bán hàng trả góp: là hình thức mà người mua có thể thanh toán tiền hàng nhiều lần. Ngoài số tiền bán hàng mà doanh nghiệp thu được theo giá bán thông thường thì doanh nghiệp còn thu được 1 khoản lãi trả góp. - Bán hàng tự động: là hình thức bán lẻ hàng hóa mà trong đó các doanh nghiệp thương mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyển dùng cho 1 hay một vài loại hàng hóa nào đó đặt ở nơi công cộng. Khi mua hàng, khách hàng dùng thẻ hoặc bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra. 1.2.3. Phương thức bán hàng đại lý hay ký gửi hàng hóa Là phương thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở đại lý. Bên nhận đại lý sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng theo hợp đồng quy định. Số hàng gửi đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của các doanh nghiệp thương mại. Số hàng này được coi là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được bảng kê số hàng hóa đã bán và thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán từ cơ sở đại lý. 1.3. Phƣơng pháp xác định giá vốn của hàng xuất bán Giá vốn hàng bán phản ánh giá trị gốc của hàng hóa đã thực sự tiêu thụ trong kỳ. Ý nghĩa của giá vốn hàng bán chỉ được sử dụng khi xuất kho hàng bán và tiêu thụ. Khi hàng hóa đã tiêu thụ và được phép xác định doanh thu thì đồng thời giá trị hàng xuất kho cũng được phản ánh theo giá vốn hàng bán để xác định kết quả. Do vậy xác định đúng giá vốn hàng bán có ý nghĩa quan trọng vì từ đó doanh nghiệp xác định đúng kết quả kinh doanh. Đối với doanh nghiệp thương mại thì còn giúp các nhà quản lý đánh giá được khâu mua hàng có hiệu quả hay không để từ đó tiết kiệm chi phí thu mua. Tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ trang bị công cụ tính toán cũng như tùy thuộc vào yêu cầu bảo quản, tính phức tạp về chủng loại, quy cách và sự biến động giá cả của hàng hóa trên thị trường mà doanh nghiệp lựa chọn 1 trong 4 phương pháp xác định giá vốn hàng bán sau 1.3.1. Phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được nhập kho trong kỳ. Phương pháp bình quân có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. 1.3.1.1. Bình quân cả kì dự trữ Theo phương pháp này, đến cuối kỳ kế toán mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kì. Tùy theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho 6 Thang Long University Library căn cứ vào giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân. Trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ được tính như sau: Trị giá vốn của hàng hóa xuất bán trong kì = Số lƣợng hàng hóa xuất kho X Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ Đơn giá bình quân cả kì dự trữ được tính như sau: Trị giá hàng tồn đầu kì Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ + + Trị giá hàng nhập kho trong kỳ + +Số lƣợng hàng nhập kho trong kỳ = Số lƣợng hàng tồn đầu kì Ƣu điểm: Đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán 1 lần vào cuối kỳ. Hạn chế: Độ chính xác không cao, công việc tính toán dồn vào cuối kỳ gây ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác. Ngoài ra, phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. 1.3.1.2. Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hóa, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Giá đơn vị bình quân được tính theo công thức sau: Đơn giá bình quan sau mỗi lần nhập Tri giá thực tế hàng hóa tồn kho sau mỗi lần nhập = Số lƣợng hàng hóa tồn kho sau mỗi lần nhập Ƣu điểm: với cách tính như thế thì phương pháp này cập nhật được sự thay đổi về giá do yếu tố thị trường để nhà quản trị điều chỉnh được giá bán cho phù hợp với thị trường và cạnh tranh được với các đối thủ khác. Nhƣợc điểm: Phương pháp này khắc phục được những hạn chế của phương pháp trên nhưng việc tính toán phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức. Do đặc điểm trên mà phương pháp này được áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, có tần suất nhập ít. 1.3.2. Phương pháp FIFO ( Nhập trước xuất trước) Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước và giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập trước . Kế toán thực hiện tuần tự cho đến khi chúng được đẩy ra hết. Ƣu điểm: Phương pháp này giúp chúng ta có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi 7 chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý. Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó. Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn. Hạn chế: Phương pháp này cho thấy doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư hàng hóa đã có được từ cách đó rất lâu. Đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều. 1.3.3. Phương pháp LIFO ( Nhập sau xuất trước) Phương pháp này giả định là hàng được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là những những hàng được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ. Như vậy với phương pháp này chi phí của lần mua gần nhất sẽ tương đối sát với trị giá vốn của hàng thay thế. Việc thực hiện phương pháp này sẽ đảm bảo được yêu cầu của nguyên tắc phù hợp trong kế toán. Tuy nhiên, trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ có thể không sát với giá thị trường của hàng thay thế. Phương pháp này có đặc điểm ngược lại với phương pháp FIFO. 1.3.4. Phương pháp thực tế đích danh Theo phương pháp này hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Ƣu điểm: Đây là phương pháp tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ảnh đúng theo giá trị thực tế của nó. Hạn chế: Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng được phương pháp này. Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng thì không thể áp dụng được phương pháp này. 1.4. Nội dung kế toán bán hàng 1.4.1. Chứng từ kế toán Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán sau: 8 Thang Long University Library - Hóa đơn GTGT (đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) - Hóa đơn bán hàng (đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp - Phiếu xuất kho hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu xuất kho kiêm hàng bán gửi đại lý - Báo cáo bán hàng: bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ, bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi) - Thẻ quầy hàng, giấy nộp tiền, bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày - Các biên bản thừa thiếu hàng, biên bản giảm giá hàng bán, biên bản hàng bán bị trả lại - Phiếu thu, phiếu chi - Chứng từ ngân hàng (giấy báo có, giấy báo nợ) - Các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng… 1.4.2. Tài khoản sử dụng Để hạch toán nghiệp bán hàng và xác định kết quả bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ hạch toán. Kết cấu nội dung TK 511 như sau: Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - Số thuế phải nộp (TTĐB, XK, GTGT theo phương pháp trực tiếp) tính trên doanh số bán trong kỳ. - Số CKTM, GGHB và DT của hàng bán bị trả lại - Kết chuyển số doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh 9 Có - Tổng số Doanh thu bán hàng doanh nghiệp thực hiện trong kỳ. Tài khoản này gồm 5 tài khoản cấp 2: + TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa + TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm + TK 5113: Doanh thu cấp dịch vụ + TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư + TK 5118: Doanh thu khác Tài khoản 521 “ Các khoản giảm trừ doanh thu”: dùng để theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu. Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu Có - Chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ - Cuối kỳ, kết chuyển phần chiết khấu - Trị giá của hàng bị trả lại phát sinh trong thương mại, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán cho hàng hóa sang Tk kỳ - Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp 511 để xác định doanh thu thuần. nhận cho khách hàng trong kỳ. Tài khoản này gồm 3 tài khoản chi tiết: + Tài khoản 5211 “ Chiết khấu thương mại”: Tài khoản này dùng để theo dõi phần chiết khấu thương mại cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn. + Tài khoản 5212 “ Hàng bán bị trả lại”: tài khoản này dùng để theo dõi doanh thu của số hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại. + Tài khoản 5213 “ Giảm giá hàng bán”: Tài khoản này dùng để theo dõi doanh thu của số hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu dùng nhưng do chúng kém chất lượng nên doanh nghiệp chấp nhận giảm giá cho khách hàng. Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán”: Dùng để theo dõi trị giá vốn của hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Kết cấu và nội dung TK 632 như sau: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán - Trị giá vốn của hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Có - GVHB của hàng bán bị trả lại - Kế chuyển trị giá vốn của hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ sang TK 911. 10 Thang Long University Library Tài khoản 156 “ Hàng hóa”: Dùng để phản ảnh giá thực tế hàng hóa tại kho, chi tiết theo từng kho, từng nhóm hàng hóa. Nợ TK 156 – Hàng hóa Có SDĐK: Trị giá thực tế hàng tồn kho và chi - Trị giá thực tế hàng hóa xuất kho. phí thu mua của hàng tồn kho đầu kỳ. - Chiết khấu thương mại, giảm giá - Trị giá hàng hóa mua và nhập kho theo hóa hàng hóa mua được hưởng. đơn mua hàng. - Trị giá hàng hóa trả lại người bán. - Trị giá thuê gia công chế biến nhập kho. - Trị giá hàng hóa thiếu hụt, hư hỏng, mất mát, kém phẩm chất. - Trị giá hàng hóa bị người mua trả lại. - Trị giá hàng hóa phát hiện thừa. - Kết chuyển trị giá hàng tồn kho đầu - Thuế nhập khẩu phải nộp tính cho số hàng kỳ sang TK 611 ( KKĐK) hóa mua ngoài đã nhập. - Trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ kết chuyển từ TK 611 ( KKĐK) SDCK: Trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ Tài khoản 157 “ Hàng gửi bán”: Tài khoản này phản ánh trị giá hàng hóa đã chuyển đến cho người mua hoặc gửi bán đại lý, ký gửi đã hoàn thành bàn giao cho người đặt hàng, nhưng chưa chấp nhận thanh toán. Số hàng hóa trên vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Nợ TK 157 – Hàng gửi bán Có SDĐK: Trị giá vốn thực tế của hàng hóa gửi - Trị giá vốn thực tế hàng hóa, gửi bán, ký gửi đầu kỳ. bán đã được khách hàng thanh toán - Trị giá vốn thực tế của hàng hóa đã hoặc chấp nhận thanh toán. chuyển bán hoặc đã giao cho bên nhận đại - Trị giá hàng hóa, dịch vụ mà khách lý, ký gửi hàng trả lại hoặc không chấp nhận. - Trị giá mua thực tế của hàng gửi đi chưa - Đầu kỳ, kết chuyển trị giá mua được tiêu thụ cuối kỳ ( KKĐK) thực tế của hàng đã gửi đi bán nhưng chưa được tiêu thụ ( KKĐK) SDCK: Phản ánh trị giá hàng hóa gửi đi chưa được xác định là tiêu thụ 11 1.4.3. Trình tự hạch toán kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa trên sổ sách. Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, các tài khoản hàng tồn kho được dùng để phản ánh số liệu hiện có, tình hình biến động tăng giảm của hàng hóa. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ sách kế toán có thể được xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng hóa tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Sơ đồ 1.1. Kế toán bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp TK 156 TK 632 TK 911 TK 511 DT bán hàng chưa thuế K/C DTT Xác định GVHB TK 111, 112, 131 K/c GVHB TK 521 Các khoản giảm trừ DT TK 3331 TK 3331 Hàng bán bị trả lại Kết chuyển các khoản giảm trừ DT Sơ đồ 1.2. Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng TK 156 TK 157 Xuất kho gửi bán Ghi nhận giá vốn TK 632 K/c giá vốn TK 911 TK 511 K/c doanh thu thuần TK 111,112,131 TK 521 DT TK 3331 Thuế GTGT đầu ra Ghi nhận các khoản GTDT TK 3331 Thuế GTGT đầu ra K/c các khoản giảm trừ DT 12 Thang Long University Library Sơ đồ 1.3. Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán TK 111, 112, 131 TK 632 GVHB TK 511 TK 111,112,131 TK 521 TK 911 TK 133 KC GV Thuế GTGT đầu vào KC DTT DT bán hàng chưa thuế Các khoản giảm trừ DT TK 3331 TK 3331 TK157 KC Chuyển GVHB hàng Thuế GTGT đầu ra Kc các khoản giảm trừ DT Sơ đồ 1.4. Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia tham gia thanh toán TK 511 TK 111, 112, 131 Hoa hồng môi giới được hưởng TK 6421 Chi phí môi giới TK 3331 TK 133 Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT đầu vào 13 Sơ đồ 1.5. Kế toán bán lẻ hàng hóa TK 156 TK 632 Trị giá vốn hàng bán TK 911 K/c GVHB TK 511 TK 111, 112 Số tiền thực nộp K/c DTT TK 3331 TK 1381 Số tiền thiếu Sơ đồ 1.6. Kế toán bán hàng theo phƣơng thức trả góp TK 156 TK 632 Trị giá vốn TK 911 K/c GV TK 511 TK 131 Ghi nhận DT K/c DTT hàng bán TK 111, 112 Thu khi giao hàng hoặc thanh toán định kỳ TK 3331 Thuế GTGT đầu ra TK 515 TK 3387 K/c DT Định kỳ p/bổ Lãi HĐTC lãi trả góp trả góp 14 Thang Long University Library Sơ đồ 1.7. Kế toán bán hàng đại lý – bên giao đại lý TK 157 TK 632 TK 511 TK 111,112,131 TK 6421 TK 156 Xuất hàng GVHB gửi đại lý đã tiêu thụ Ghi nhận DT TK 911 Kc GVHB K/c DTT hoa hồng đại lý TK 3331 TK 133 Kết chuyển chi phí bán hàng Sơ đồ 1.8. Kế toán bán hàng đại lý _ bên nhận đại lý TK 003 Nhận hàng Bán hàng Trả lại hàng TK 511 TK 331 DT hoa hồng đại lý TK 111, 112, 131 Tiền bán hàng đại lý phải trả cho bên giao TK 3331 số tiền bán hàng sau khi trừ đi hoa hồng Thuế GTGT đầu ra - Tại đơn vị tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì hạch toán giá vốn hàng bán, ghi nhận doanh thu tương tự như ở đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Điểm khác biệt ở phương pháp này là doanh thu bao gồm cả thuế GTGT đầu ra phải nộp. Khoản thuế này được hạch toán như một khoản giảm trừ doanh thu và được ghi nhận vào cuối kỳ. Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp 15 1.4.4. Trình tự hạch toán kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ hàng hóa trên sổ sách tổng hợp và từ đó tính giá trị của hàng hóa đã xuất trong kỳ. Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp này, kế toán doanh thu và xác định doanh thu thuần tương tự doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX. Chỉ khác với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKTX trong việc kết chuyển giá thực tế của hàng tiêu thụ. Theo phương pháp KKĐK, kế toán hàng hóa được phản ánh trên tài khoản 611 “ mua hàng”. TK 611: “ Mua hàng”: TK này dùng để phản ánh giá trị hàng hóa mua vào và xuất bán trong kỳ kế toán và kết chuyển giá trị hàng hóa tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ kế toán. Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán để kết chuyển số dư đầu kỳ và cuối kỳ kế toán để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ. Giá trị hàng xuất kho được tính bằng công thức sau: Trị giá hàng xuất bán = Trị giá hàng tồn đầu kỳ + Trị giá hàng nhập trong kỳ - Trị giá hàng tồn cuối kỳ Ưu điểm: Giảm khối lượng ghi chép cho kế toán Nhược điểm: Phải thường xuyên kiểm tra vào cuối kỳ nên công việc dồn vào cuối kỳ nhiều. Do đó, hiệu quả công việc không cao, có nhiều sai sót và khó điều chỉnh. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng kế toán ghi nhận doanh thu giống như phương pháp kê khai thường xuyên, chỉ khác là chỉ tiêu giá vốn hàng bán được xác định vào thời điểm cuối kỳ. Nợ TK 611 – Mua hàng hóa - Kết chuyển giá gốc hàng tồn kho đầu kỳ - Giá gốc hàng hóa mua vào trong kỳ Có - Giá gốc hàng hóa xuất bán trong kỳ - Giá gốc hàng hóa mua vào trả lại cho người bán hoặc được giảm giá - Kết chuyển giá gốc hàng hóa tồn kho cuối kỳ 16 Thang Long University Library Sơ đồ 1.9. Kế toán bán hàng tại doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho phƣơng pháp kiểm kê định kỳ K/c HTK cuối kỳ TK 151, 156, 157 TK 611 TK 632 TK 511 TK 131 TK 911 K/c HTK đầu kỳ GVHB K/c GVHB K/c DTT DT bán hàng chưa thuế TK 111, 112, 331 Mua hàng TK 133 TK 521 K/c các khoản giảm trừ DT Thuế GTGT TK 3331 Thuế GTGT Các khoản giảm trừ doanh thu CKTM, giảm giá, trả lại hàng mua 1.5. Nội dung kế toán xác định kết quả bán hàng 1.5.1. Kế toán chi phí quản lý kinh doanh Khái niệm: Chi phí quản lý kinh doanh là chi phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí bán hàng là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Chi phí quản lý doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và điều hành chung toàn doanh nghiệp. 17 Chứng từ sử dụng: - Phiếu chi tiền mặt. - Giấy báo nợ của ngân hàng. - Bảng tính lương và bảo hiểm xã hội. - Các chứng từ, hóa đơn giao nhận, vận chuyển, các quyết định trích lập dự phòng. - Bảng tính phân bổ khấu hao TSCD Tài khoản sử dụng: TK 642 – “Chi phí quản lý kinh doanh” Theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính về chi phí quản lý kinh doanh bao gồm: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản này dùng để phản ánh chi phí quản lý kinh doanh bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Tài khoản 642 có 2 tài khoản cấp 2: TK 6421 – Chi phí bán hàng: Là toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ như chi phí nhân viên, bán hàng, chi phí thuê bãi... cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ vào bên nợ TK 911- xác định kết quả kinh doanh. TK 6421 cuối kỳ không có số dư. TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Là những khoản chi phí có liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như: chi phí nhân viên quản lý, chi phí khấu hao TSCĐ... Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh. TK 6422 không có số dư cuối kỳ. Nợ Có TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh - Tập hợp toàn bộ chi phí quản lý kinh - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh phát sinh trong kỳ kinh doanh trong kỳ - Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 để tính kết quả kinh doanh vào cuối kỳ. 18 Thang Long University Library Sơ đồ 1.10. Trình tự hạch toán chi phí quản lý kinh doanh TK 111, 112, 331 TK 642 TK 111, 112, 138 Chi phí dịch vụ mua ngoài và bằng tiền khác Các khoản giảm CPKD TK 133 Thuế GTGT (nếu có) TK 152, 153, 611 Chi phí vật liệu, dụng cụ xuất dùng phục vụ cho bộ phận bán hàng, quản lý DN TK 352 TK 142, 242, 335 Phân bổ dần hoặc trích trước vào chi phí quản lý kinh doanh Hoàn nhập dự phòng phải trả TK 214 Trích khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng và quản lý doanh nghiệp TK 911 Cuối kỳ K/c CP QLKD TK 334, 338 Tiền lương, phụ cấp và BHXH, BHYT KPCĐ, BHTN của BPQL và BPBH TK 351, 352 Trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, dự phòng phải trả TK 1592 Trích lập quỹ dự phòng nợ phải thu khó đòi Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi 1.5.2. Kế toán xác định kết quả bán hàng 1.5.2.1. Phương pháp xác định kết quả bán hàng Xác định kết quả bán hàng là việc phản ánh số chênh lệch giữa doanh thu và chi phí trong kỳ của doanh nghiệp. Từ đó xác định lãi, lỗ hoạt động bán hàng. DT thuần = Tổng DT bán hàng và cung cấp dịch vụ 19 - - Các khoản giảm trừ doanh thu Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần Kết quả bán hàng = Lợi nhuận gộp - - Giá vốn hàng bán - Chi phí quản lý kinh doanh 1.5.2.2. Tài khoản sử dụng TK 911_ Xác định kết quả kinh doanh: TK này sử dụng để xác định và phản ánh kết quả HĐKD và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán. Kết cấu và nội dung tài khoản như sau: Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Có - Cuối kì, kết chuyển giá vốn của sản phẩm, - Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu hàng hóa, bất động sản đầu tư và dịch vụ đã thuần về số sản phẩm, hàng hóa, bất xác định là tiêu thụ trong kỳ; động sản đầu tư và dịch vụ đã bán - Cuối kỳ, kết chuyển chi phí hoạt động tài trong kỳ; chính, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp - Cuối kỳ, kết chuyển doanh thu hoạt và chi phí khác; động tài chính, các khoản thu nhập - Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý kinh khác và khoản ghi giảm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp. doanh; - Cuối kỳ kết chuyển lỗ sang TK 421 - Cuối kỳ, kết chuyển lãi sang TK 421 1.5.2.3. Trình tự kế toán xác định kết quả bán hàng Sơ đồ 1.11. Kế toán xác định kết quả bán hàng TK 632 TK 911 TK 511 K/c DT thuần K/c GVHB TK 642 TK 521 K/c CP quản lý kinh doanh Các khoản giảm trừ DT 20 Thang Long University Library