Tài liệu Khóa luận phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng cho công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp cybersoft

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ &TMĐT ------------------ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện : Bùi Thị Thu Uyên PGS.TS.Đàm Gia Mạnh Mã sinh viên : 15D190123 Lớp : K51S2 HÀ NỘI – 2018 i LỜI CẢM ƠN Để thực hiện nghiên cứu và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng cho Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft”, ngoài sự cố gắng của bản thân, em còn nhận được rất nhiều sự quan tâm, tận tình giúp đỡ của nhà trường cùng các thầy cô trong khoa và các anh chị nhân viên Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft. Trải qua quá trình học tập và rèn luyện tại trường Đại học Thương Mại đã giúp bản thân em học hỏi thêm được rất nhiều,từ kiến thức chuyên ngành đến các kỹ năng mềm giúp nâng cao khả năng tư duy và làm việc độc lập của bản thân. Qua đây em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô trường Đại học Thương Mại đặc biệt là các thầy cô giáo khoa “Hệ thống thông tin kinh tế & Thương mại điện tử” đã tạo điều kiện cho em được học tập và nghiên cứu. Em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới thầy giáo hướng dẫn PGS.TS. Đàm Gia Mạnh đã tận tình chỉ bảo cho em trong suốt thời gian thực hiện khóa luận này. Trong quá trình thực tập cũng như hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp này, dù đã cố gắng hết sức nhưng năng lực bản thân cũng như kiến thức về phân tích thiết kế của em còn nhiều hạn chế, thế nên bài khóa luận của em khó tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý từ phía thầy cô để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên thực hiện Bùi Thị Thu Uyên ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................. i MỤC LỤC ................................................................................................................ iii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .................................................................................... vi DANH MỤC BẢNG,BIỂU ...................................................................................... vii DANH MỤC HÌNH VẼ ..........................................................................................viii PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1 1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lí bán hàng ................ 1 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ......................................................................... 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ......................................................................... 2 4. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................................... 3 5. Kết cấu khóa luận .................................................................................................. 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ BÁN HÀNG ....................................................................... 4 1.1 Những khái niệm cơ bản ...................................................................................... 4 1.1.1 Cơ sở lí luận về HTTT ....................................................................................... 4 1.1.2 Các thành phần của HTTT ................................................................................ 4 1.1.3 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp .............................. 5 1.1.4 Quy trình phát triển hệ thống thông tin ............................................................. 5 1.2 Một số lý thuyết về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng. ........ 7 1.2.1 Quản lý bán hàng............................................................................................... 7 1.2.2 Hệ thống thông tin quản lí bán hàng ................................................................. 7 1.2.3 Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin ............................................. 8 1.3 Các công cụ hỗ trợ thực hiện việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng ................................................................................................................... 10 1.3.1 Phân tích, thiết kế hệ thống quản lí bán hàng bằng phương pháp hướng đối tượng ......................................................................................................................... 10 1.3.2 Microsoft Visual Studio ................................................................................... 14 1.3.3 SQl server ......................................................................................................... 14 1.4 Tổng quan tình hình nghiên cứu trong nước và quốc tế .................................. 15 1.4.1 Tình hình nghiên cứu trong nước ................................................................... 15 1.4.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới.................................................................. 16 iii CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT ................................................................... 16 2.1 Tổng quan về Công ty ........................................................................................ 16 2.1.1 Sơ lược về Công ty ......................................................................................... 16 2.1.2 Lĩnh vực hoạt động ....................................................................................... 17 2.1.3 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty. .......................................... 17 2.1.4 Tập khách hàng của Công ty ....................................................................... 17 2.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty ............................................................................... 19 2.2.1 Sơ đồ cấu trúc tổ chức của Công ty ................................................................. 19 2.2.2 Vai trò các bộ phận trong hoạt động của Công ty ........................................... 20 2.3 Các dịch vụ ........................................................................................................ 20 2.31 Dịch vụ tư vấn thiết kế và mã hóa thông tin ..................................................... 20 2.3.2 Dịch vụ triển khai phần mềm.......................................................................... 21 2.3.3 Dịch vụ tư vấn quy trình .................................................................................. 21 2.3.4 Dịch vụ bảo hành – Hỗ trợ sử dụng ................................................................ 21 2.3.5 Dịch vụ bảo trì hệ thống................................................................................... 21 2.4 Tình hình hoạt động của công ty 3 năm gần đây ............................................. 21 2.5 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống thông tin của Công ty...... 22 2.5.1 Một số vấn đề về thông tin và hệ thống thông tin ........................................... 22 2.5.2 Cơ sở hạ tầng thiết bị công nghệ thông tin ...................................................... 23 2.5.3 Nguồn nhân lực CNTT .................................................................................... 24 2.6 Thực trạng và đánh giá về hệ thống thông tin quản lí bán hàng của Công ty cổ phần Cybersoft .................................................................................................... 25 2.6.1 Quy trình bán hàng tại Công ty Cybersoft ...................................................... 25 2.6.2 Đánh giá ưu nhược điểm của hoạt động quản lí bán hàng hiện tại ................ 26 2.6.2.1 Ưu điểm ......................................................................................................... 26 2.6.2.2 Nhược điểm ................................................................................................... 26 2.6.3 Kết quả phân tích thực trạng vấn đề xây dựng phần mềm quản lý dự án cho Công ty Cybersoft ..................................................................................................... 27 2.6.4 Đánh giá thực trạng của vấn đề xây dựng phân tích thiết kế HTTT quản lí bán hàng tại Công ty Cybersoft....................................................................................... 29 iv CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT .......................................................................................... 30 3.1 Định hướng phát triển của Công ty giai đoạn 2018-2020 ................................. 30 3.2 Đặt bài toán ........................................................................................................ 30 3.2.1 Mô tả bài toán .................................................................................................. 30 3.2.2 Xác định yêu cầu của hệ thống ........................................................................ 31 3.3 Phân tích bài toán ............................................................................................. 32 3.3.1 Biểu đồ Usecase tổng quát ............................................................................... 32 3.3.2 Biểu đồ usecase chi tiết .................................................................................... 33 3.3.3 Biểu đồ lớp ....................................................................................................... 40 3.3.4 Biểu đồ trạng thái ............................................................................................ 41 3.3.5 Biểu đồ tuần tự................................................................................................. 44 3.3.6 Biểu đồ hoạt động ............................................................................................ 47 3.3.7 Biểu đồ thành phần.......................................................................................... 48 3.3.8 Biểu đồ triển khai............................................................................................. 49 3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu và giao diện .................................................................... 50 3.4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu ....................................................................................... 50 3.4.2 Thiết kế giao diện ............................................................................................. 52 3.5 Một số đề xuất và kiến nghị ............................................................................... 59 3.5.1 Kiến nghị với Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft .. 59 3.5.2 Đề xuất hướng phát triển ................................................................................. 59 KẾT LUẬN .............................................................................................................. 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Giải nghĩa Từ viết tắt HTTT Hệ thống thông tin CNTT Công nghệ thông tin CPPM Cổ phần phần mềm ERP Enterprise Resource Planing PM Phần mềm CSDL Cơ sở dữ liệu SQL Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc TMĐT Thương mại điện tử MS - Office Microsoft Office VN Việt Nam Mac OS Macintosh Operating System UML Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất vi DANH MỤC BẢNG, BIỂU BẢNG Bảng 2.1: Tập khách hàng tiêu biểu sử dụng dịch vụ .................................................... 18 Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn từ 2015 – 2017 ............................... 21 Bảng 2.2: Trang thiết bị phần cứng tại Công ty ............................................................. 23 Bảng 2.3: Mức độ thảo dụng trang thiết bị CNTT tại Công ty ....................................... 27 Bảng 2.4: Mức độ quan tâm về xây dựng “ HTTT quản lí bán hàng “ ........................... 28 Bảng 3.1: Kịch bản mô tả usecase quản lí danh mục khách hang .................................. 34 Bảng 3.2: Kịch bản mô tả usecase quản lí danh mục kho .............................................. 35 Bảng 3.3: Kịch bản mô tả usecase quản lí danh mục hàng hóa ...................................... 36 Bảng 3.4: Kịch bản mô tả usecase quản lí đơn đặt hàng ................................................. 37 Bảng 3.5: Kịch bản usecase quản lí hóa đơn bán hàng .................................................. 38 Bảng 3.6: Kịch bản usecase báo cáo thống kê ................................................................ 40 Bảng 3.7: Hóa đơn bán hàng ........................................................................................ 50 Bảng 3.8: Háng hóa ...................................................................................................... 50 Bảng 3.9: Kho............................................................................................................... 50 Bảng 3.10: Chi tiết kho ................................................................................................. 51 Bảng 3.11 Đơn hàng ...................................................................................................... 51 Bảng 3.12: Chi tiết đơn đặt hàng .................................................................................... 51 Bảng 3.13: Hóa đơn bán hàng ....................................................................................... 51 Bảng 3.14: Chi tiết hóa đơn bán hàng ........................................................................... 52 BIỂU Biểu đồ 2.1: Biểu đồ thể hiện tình hình tăng trưởng doanh thu Công ty giai đoạn 2015- 2017 ................................................................................................................ 22 Biểu đồ 2.2: Ngôn ngữ lập trình được sử dụng để thiết kế phần mềm ....................... 29 vii DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1: Các thành phần của một Hệ thống thông tin ................................................ 4 Hình 1.2: Ví dụ biểu đồ Usecase về HTTT quản lí bán bảo hiểm .............................. 11 Hình 1.3: Ví dụ biểu đồ lớp học sinh ......................................................................... 11 Hình 1.4: Ví dụ biểu đồ trạng thái chức năng tìm kiếm thông tin .............................. 11 Hình 1.5: Ví dụ biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm giá bán sản phẩm ..................... 12 Hình 1.6: Ví dụ biểu đồ hoạt động chức năng đăng nhập .......................................... 12 Hình 1.7: Ví dụ biểu đồ thành phần hệ thống ATM ................................................... 13 Hình 1.8: Ví dụ về một biểu đồ triển khai .................................................................. 13 Hình 2.1 Logo chính thức Công ty Cybersoft ........................................................... 17 Hình 2.1: Khách hàng sử dụng dịch vụ ERP của Công ty .......................................... 19 Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft .................................................................................................................. 19 Hình 3.1: Usecase tổng quát ...................................................................................... 32 Hình 3.2 :Biểu đồ usecase chi tiết chức năng quản lí danh mục ................................. 33 Hình 3.2 :Biểu đồ usecase chi tiết chức năng quản lí bán .......................................... 36 Hình 3.4: Biểu đồ usecase chức năng báo cáo thống kê ............................................. 39 Hình 3.5: Biểu đồ lớp ................................................................................................ 41 Hình3.6: Biểu đồ trạng thái chức năng đăng nhập ..................................................... 41 Hình 3.7: Biểu đồ trạng thái chức năng thêm mới hàng hóa ....................................... 42 Hình 3.8: Biểu đồ trạng thái chức năng sửa thông tin hàng hóa ................................. 42 Hình 3.9: Biểu đồ trạng thái chức năng xóa hàng hóa ................................................ 43 Hình 3.10: Biểu đồ trạng thái lớp hóa đơn ................................................................ 43 Hình 3.11: Biểu đồ trạng thái chức năng thống kê báo cáo ........................................ 43 Hình 3.12 :Biểu đồ tuần tự chức năng tạo mới hóa đơn bán hàng .............................. 44 Hình 3.15 :Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật thông tin hóa đơn bán hàng .............. 45 Hình 3.13:Biểu đồ tuần tự chức năng tạo mới phiếu đặt hàng ................................... 46 Hình 3.14: Biểu đồ hoạt động chức năng đăng nhập ................................................. 47 Hình 3.15: Biểu đồ hoạt động chức năng quản lí danh mục hóa đơn bán hàng .......... 47 Hình 3.16: Biểu đồ hoạt động chức năng quản lí hóa đơn bán hàng .......................... 48 Hình 3.17: Biểu đồ thành phần .................................................................................. 49 Hình 3.18: Biểu đồ triển khai hệ thống ...................................................................... 49 Hình 3.19: Mô hình dữ liệu quan hệ........................................................................... 52 Hình 3.20: Giao diện màn hình đăng nhập ................................................................ 53 Hình 3.21: Giao diện chờ đăng nhập vào hệ thống .................................................... 53 Hình 3.22: Giao diện màn hình trang chủ .................................................................. 54 viii Hình 3.23: Giao diện màn hình danh mục hóa đơn bán hàng ..................................... 54 Hình3.25: Giao diện màn hình danh mục hóa đơn bán hàng ...................................... 55 Hình 3.24: Giao diện màn hình danh mục hóa đơn bán hàng ..................................... 55 Hình 3.26: Giao diện màn hình “Đơn đặt hàng” ........................................................ 56 Hình 3.27: Giao diện màn hình “ Hóa đơn bán hàng” ............................................... 56 Hình 3.28 Giao diện màn hình “Tìm kiếm chứng từ” ................................................ 57 Hình3.29: Giao diện màn hình “Điều kiện lọc báo cáo” ............................................ 57 Hình 3.30 Giao diện màn hình “ Bảng kê hóa đơn bán hàng”.................................... 58 Hình 3.31: Giao diện thông báo không tìm thấy chứng từ ......................................... 58 Hình 3.32: Giao diện thông báo cập nhật dữ liệu thành công ..................................... 58 Hình 3.31: Giao diện thông báo thoát chương trình ................................................... 59 ix PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tầm quan trọng và ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lí bán hàng Trong thời đại công nghệ thông tin bùng nổ, các Công ty cung cấp các dịch vụ giải pháp phần mềm ngày càng được phát triển không ngừng. Việc thị trường ngày càng có nhiều sự thay đổi, các doanh nghiệp phần mềm sẽ ngày càng thêm những khó khăn mà họ phải đối mặt, không chỉ về đối thủ cạnh tranh mà ngay cả về quản lý tính toán phân bổ nguồn lực của mình như thế nào cũng là những khó khăn khi mà quy mô của doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh.Vì thế việc quản lý điều hành ngày càng trở nên quan trọng với lãnh đạo Công ty trong việc hỗ trợ ra các quyết định điều hành đồng thòi giảm thiểu sai sót một cách tối đa, tiết kiệm thời gian và chi phí . Các doanh nghiệp dù hoạt động trong lĩnh vực nào đi chăng nữa cũng nhận thấy được rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình sản xuất, kinh doanh và điều hành doanh nghiệp sẽ giúp tăng năng xuất cho doanh nghiệp. Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft được thành lập từ năm 2003 với kinh nghiệm hoạt động trên 15 năm. Sản phẩm của Cybersoft được hơn 2000 khách hàng trên cả nước với nhiều loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô hoạt động cũng như hình thức sở hữu tin tưởng và sử dụng. Với mục tiêu trở thành nhà cung cấp hàng đầu phần mềm kế toán và giải pháp quản trị tổng thế doanh nghiệp tại Việt Nam. Hàng năm sản phẩm và dịch vụ của Cybersoft luôn dành được giải thưởng Sao Khuê của hiệp hội công nghệ phần mềm Việt Nam – Vinasa. Trên cơ sở nghiên cứu tại doanh nghiệp có thể thấy được rằng quy mô Công ty Cổ phần phần mềm Cybersoft ngày càng lớn mạnh, tập khách hàng tin tưởng và sử dụng dịch vụ sản phẩm của Công ty ngày càng tăng dẫn đến việc quản lý thông tin của dự án, khách hàng gặp khá nhiều khó khăn. Vì thế việc xây dựng phần mềm quản lý bán hàng cho công ty sẽ giúp tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng trên hệ thống máy tính như: Từ khi tiếp nhận đơn hàng cho tới khi giao hàng cho khách và xuất hóa đơn thanh toán có thể thực hiện một cách đầy đủ.Phần mềm này sẽ giúp hoạt động quản lí bán hàng có hiệu quả hơn do việc giảm thiếu các thao tác xử lý thủ công, cùng với đó là việc thực hiện tạo các đơn hàng một cách thuận tiện và nhanh chóng,đúng thời gian sẽ tạo cảm giác hài lòng cho khách hàng và giảm bớt việc phải sửa chữa, chỉnh sửa đơn hàng bán. Với tầm quan trọng và ý nghĩa của việc quản lý bán hàng tại doanh nghiệp em xin đưa ra đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft “ để tìm hiểu và nghiên cứu. 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu Trước đề tài “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho Công ty cổ phần phần mềm Cybersoft “ được đề xuất với các mục tiêu và nhiệm vụ như sau : 1 2.1 Mục tiêu nghiên cứu Đề tài được thực hiện nhằm phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng cho Công ty Cybersoft . 2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu Hệ thống hóa kiến thức về hệ thống thông tin, kiến thức về hệ thống thông tin quản lí bán hàng, các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Phân tích thiết kế phần mềm trên cơ sở tài liệu đặc tả yêu cầu bài toán, đồng thời xây dựng CSDL cho hệ thống của phần mềm quản lý bán hàng. Nghiên cứu tìm hiểu về quy tình quản lý bán hàng của Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft, từ đó viết được tài liệu tài liệu đặc tả hệ thống, tìm hiểu cách thức truyền nhận thông tin tại Công ty. Đưa ra đánh giá và tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống thông tin quản lý bán hàng phù hợp, có khả năng tùy chỉnh cao không chỉ phù hợp với Công ty mà còn có khả năng sử dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ khác. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu trong khóa luận tốt nghiệp này là: Hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft . Đề tài sẽ tập trung nghiên cứu các vấn đề như sau : Thứ nhất: Hệ thống thông tin quản lí bán hàng tại Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft . Thứ hai: Thông qua việc tìm kiểu tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng cho Công ty 3.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau :  Về không gian: Tìm hiểu mô hình quản lý bán hàng trong môi trường sản xuất kinh doanh phần mềm của Công ty Cybersoft  Về thời gian: Các số liệu thu thập được lấy trong khoảng thời gian 2 năm trở lại đây cụ thể từ 2015 cho tới 2017, kết hợp đưa ra các nhạn xét các con số thu thập được thông qua phiếu khảo sát trong tháng 9/2018.  Về nội dung: Do thời gian không cho phép nên đề tài sẽ chỉ tập trung nghiên cứu những chức năng cụ thể đặt ra cho việc liên quan tới quản lý bán hàng như: Quản lí các danh mục chung của hệ thống như danh mục kho, danh mục đối tượng(bao gồm khách hàng và nhà cung cấp), danh mục hàng hóa.Quản lí việc nhập – xuất hàng hóa của doanh nghiệp, cuối cùng là chức năng báo cáo cho phép hệ thống thực hiện việc kết xuất báo cáo kinh doanh cho hoạt động phục vụ mục đích cho doanh nghiệp.Hiện nay Công ty sử dụng nhiều ngôn ngữ lập trình để xây dựng phần mềm cho khách hàng, phần 2 mềm quản lý bán hàng sẽ được xây dựng bằng ngôn ngữ VB. Net và hệ quản trị CSDL SQL server 2008 R2 để phù hợp với cấu hình các máy hiện tại. 4. Phương pháp nghiên cứu Khóa luận tốt nghiệp được thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu như phân tích, so sánh, thống kê, tổng hợp, việc phân tích thiết kế hệ thống được thực hiện theo phương pháp hướng đối tượng 4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu Đây là phương pháp thu thập thông tin, dữ liệu về đối tượng cần nghiên cứu như: cơ cấu tổ chức, số lượng nhân viên, phương thức quản lý nhân viên… Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Để thực hiện khóa luận tốt nghiệp này ngoài việc nghiên cứu các tài liệu như giáo trình, bài giảng khoa học của trường Đại học Thương Mại cùng với đó là kết hợp với đó là tài liệu về quy trình sản xuất phần mềm, tài liệu liên quan tới phân tích thiết kế hệ thống thông tin giúp em có nhiều cơ sở về kiến thức trong quá trình hoàn thiện việc phân tích thiết kế các chức năng của hệ thống thông tin quản lí bán hàng. Thu thập dữ liệu thứ cấp: Các kiến thức ngoại được thu thập thông qua tài liệu còn được em thu thập thông qua sách báo, Website Công ty .. để có thêm được những hiểu biết về nghiệp vụ quản lý bán hàng . Thu thập dữ liệu sơ cấp: Các số liệu được trình bày trên khóa luận tốt nghiệp này được em thu thập thông qua phiếu khảo sát, phỏng vấn cán bộ công nhân viên của Công ty .Qua việc đó mà em nắm được những thông tin cơ bản về Công ty, về quy trình bán hàng tại Công ty giúp cho việc hình thành các chức năng phần mềm ,thiết kế hệ thống thông tin phù hợp nhu cầu doanh nghiệp. 4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu Dữ liệu được thu thập sẽ được chọn lọc để phục vụ cho việc phân tích, đánh giá một cách xác đáng nhất. Công cụ Microsoft- Excel hỗ trợ em cho việc lập ra các biểu đồ từ đó em rút ra được kết luận về tình hình cũng như sự phát triển của Công ty . Trên cơ sở tài liệu thu thập, ngôn ngữ SQl server 2008R2 và ngôn ngữ lập trình VB.net trên môi trường Visual Studio 2010 để xây dựng các giao diện của chương trình. Kết hợp thu được CSDL của phần mềm được xây dựng và giao diện tổng quát nhất của phần mềm thông qua việc phân tích thiết kế phần mềm quản lí bán hàng . 5. Kết cấu khóa luận Khóa luận tốt nghiệp gồm những nội dung như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng. Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng về hệ thống thông tin quản lí bán hàng của Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft . Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng cho Công ty Cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft. 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ BÁN HÀNG 1.1 Những khái niệm cơ bản 1.1.1 Cơ sở lí luận về HTTT Thông tin: Là dữ liệu được rút ra thông qua quá trình (Phân tích, tổng hợp) phù hợp với mục đích của người sử dụng. Thông tin có thể gồm nhiều giá trị tỏ chức dữ liệu sao cho nó có ý nghĩa cho một đối tượng cụ thể, trong một ngữ cảnh cụ thể . Hệ thống thông tin: là một tập hợp và kết hợp phần cứng, phần mềm và các hệ thống mạng để thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu nhằm phục vụ mục địch của tổ chức. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp: là một hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp các thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định, phối hợp kiểm soát trong doanh nghiệp hướng tới kết quả mong muốn. Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống có kết cấu mềm dẻo được xây dựng trên nền tảng CNTT, được cấu thành bởi nhiều hệ thống con có mục tiêu cung cấp thông tin cho việc quyết định và kiểm soát. Hệ thống sử dụng các dữ liệu từ hệ xử lí giao dịch và tạo ra các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng hệ thống . 1.1.2 Các thành phần của HTTT Một hệ thống thông tin sẽ bao gồm năm thành phần: Con người, CSDL, phần cứng, phần mềm, thiết bị kết nối mạng . Hình 1.1: Các thành phần của một Hệ thống thông tin  Con người: Thành phần quan trọng nhất của hệ thống với vai trò chủ đạo thực hiện việc xây dựng, vận hành, bảo trì hệ thống .  Phần cứng: bao gồm các thiết bị vật lí cụ thể của máy tính, hệ thống mạng làm thiết bị hỗ trợ cho HTTT.  Phần mềm: Tập hợp những ngôn ngữ được viết một cách có quy tắc, thực hiện giải một bài toán hay chức năng mà người dùng yêu cầu . 4  Hệ mạng truyền thông: Mạng máy tính bao gồm các máy tính độc lập được kết nối với nhau thông qua đường truyền dựa trên các quy tắc truyền thông nhất định.  Cơ sở dữ liệu: tập hợp dữ liệu được lưu trữ theo nguyên tắc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp để thỏa mãn các yêu cầu khai thác thông tin từ phía người dùng hay chương trình ứng dụng với các mục đích khác nhau . 1.1.3 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp Hệ thống thông tin(HTTT) góp phần quan trọng vào tăng công suất lao động và hiệu quả làm việc của nhân lực tại các tổ chức và doanh nghiệp. Ngày nay, trên bất cứ một lĩnh vực kinh doanh nào, sở hữu một HTTT mạnh là yếu tố sống còn trong phát triển sản phẩm dịch vụ cạnh tranh, tăng cường lợi thế chiến lược của một tổ chức trên thị trường toàn cầu bởi vì: Thứ nhất: Hệ thống thông tin nằm ở vị trí trung tâm, là phần tử kích hoạt các quyết định mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo …) Thứ hai: Hệ thống thông tin đóng vai trò là trung gian giữa doanh nghiệp và môi trường bên ngoài, giữa hệ thống con quyết định và hệ thống con tác nghiệp. Vd: Thông tin phản ánh tình trạng kinh doanh của tổ chức sẽ có tác động lớn không chỉ việc ra quyết định cho hoạt động kinh doanh hiện tại, mà còn phục vụ cho công tác dụ báo cho kế hoạch cho tương lai. Thứ ba: Hệ thống thông tin giúp cho quá trình điều hành của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn thông qua đó doanh nghiệp cắt giảm được chi phí, tăng năng xuất chất lượng và hiệu quả công việc . Thứ tư: Hệ thống thông tin góp phần không nhỏ xây dựng mối quan hệ chặt chẽ đối với khách hàng, chủ động được trong quá trình làm việc, khuyến khích sự sáng tạo góp phần đổi mới không ngừng. 1.1.4 Quy trình phát triển hệ thống thông tin Có khá nhiều các lý thuyết về phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, dù được phát triển bởi nhiều tác giả khác nhau nhưng tựu trung lại là các giai đoạn của quá trình phát triển :  Khảo sát và lập kế hoạch dự án Quá trình khảo sát sẽ giúp cho người phân tích thiết kế có cái nhìn tổng quát nhất về quy trình và nghiệp vụ về Công ty nơi mà mình muốn xây dựng và phát triển hệ thống. Nghiên cứu những hiện trạng là bước khởi đầu của quá trình phát triển HTTT Bước này giúp tìm hiểu bài toán hay chính xác hơn là nhu cầu về hệ thống. Việc khảo sát này được chia làm hai giai đoạn :  Giai đoạn 01 - Người phân tích sẽ đi khảo sát sơ bộ nhằm hình thành nên dự án 5 - Tiếp đến sẽ khảo sát chi tiết, thu thập thông tin của hệ thống nhằm phục vụ cho quá trình phân tích thiết kế.  Giai đoạn 02 - Môi trường và các ràng buộc của hệ thống cần xây dựng như thế nào ? - Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được của HTTT là gì ? - Trên cơ sở khảo sát đó mà các nhà khảo sát, nhà phát triển đánh giá được thực trạng, xác đinh điểm yếu của hệ thống hiện tạo, lập phương án phát triển HTTT, phạm vi, hạn chế mục tiêu của dự án .  Phân tích hệ thống Công việc này nhằm xác định những thông tin và các chức năng cần xử lý thông tin, các chức năng cần phát triển. - Phân tích hệ thống bao gồm các công việc cụ thể như sau : Xác định yêu cầu của HTTT, xác địnhcác chức năng, dữ liệu nghiệp vụ quy trình hoạt động của hệ thống, cách thức thực hiện của hệ thống hiện tại và vấn đề phát triển của HTTT mới. Tất cả các hệ thống đều cần sử dụng một CSDL cho riêng mình, CSDL có thể là đã có hoặc được xây dựng mới. Việc phân tích thiết kế CSDL có thể được thực hiện riêng hoặc chung với việc phân tích thiết kế. Vấn đề ở đây đặt ra là làm sao cơ thể xây dựng được một CSDL giảm được tối đa tính dư thừa cũng như phải dễ khôi phục và duy trì.  Thiết kế hệ thống Sau pha phân tích công việc thiết kế được tiến hành dựa trên tài liệu đăc tả yêu cầu hệ thống: Việc thiết kế là quá trình chuyển hóa các yêu cầu hệ thống về chức năng, hệ thống về dữ liệu kết hợp với các ràng buộc về môi trường thông qua các phương pháp thiết kế. Các công việc cần làm trong quá trình thiết kế bao gồm: Thiết kế kiến trúc của hệ thống, thiết kế các modul chương trình, các giao diện chương trình, các báo cáo và lập tài liệu thiết kế hệ thống. Kết quả cần thu được của giai đoạn này là bản đặc tả thiết kế, bản đặc tả sẽ được chuyển giao cho lập trình viên để thực hiện công việc lập trình.  Lập trình Là khâu nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định trong tài liệu thiết kế. Giai đoạn này các lập trình viên sẽ thực hiện công việc lập trình, lựa chọn công cụ cho hệ quản trị CSDL và cài đặt CSDL cho hệ thống. Lựa chọn ngôn ngữ lập trình, công cụ giúp thiết kế giao diện, module chương trình cho hệ thống, tiến hành xây dựng lên các tài liệu sử dụng hệ thống, tài liệu ký thuật. 6  Kiểm thử Sau giai đoạn kiểm thử được tiến hành. Các yếu tố liên quan tới viêc kiểm thử phần mềm đó là: Kế hoạch kiểm thử (Test plant ), Kịch bản kiểm thử ( Test discription ), dữ liệu kiểm thử, các công cụ kiểm thử. Kiểm thử sẽ tiến hành xe xét nhằm phát hiện những sai sót lỗi còn tồn tại nhằm khắc phục trước khi đưa vào sử dụng phần mềm .  Bảo trì phần mềm Giai đoạn này cần thực hiện những công việc như: Bảo trì, cải thiện hệ thống và thích nghi HTTT với những thay đổi với môi trường xung quanh bởi lẽt trong thời gian sử dụng, phần mềm sẽ cần cải tiến và nâng cấp để phù hợp với những thay đổi về chức năng cũng như nhu cầu người dùng . Nếu việc thiết kế, xây dựng HTTT với mô hình phù hợp thì viêc bảo trì HTTT sẽ dễ dàng. Ngược lại chi phí sẽ tăng cao, không thỏa mãn được nhu cầu của người dùng, nghiêm trọng hơn là phải xây mới lại toán bộ HTTT cũ mà doanh nghiệp đang có . 1.2 Một số lý thuyết về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng. 1.2.1 Quản lý bán hàng Bán hàng là một hoạt động nền tảng trong kinh doanh trong đó có sự gặp gỡ giữa người bán, người mua .Giúp hai bên thỏa thuận và đạt được mục tiêu là sự trao đổi về sản phẩm .  Khái niệm quản lí bán hàng: Quản lí bán hàng là hoạt động quản trị của cá nhân hoặc một nhóm người trong lĩnh vực bán hàng nhằm đảm bảo cho việc kinh doanh hoạt động một cách có hiệu quả, đạt được những yêu cầu và chiến lược kinh doanh đề ra .  Nhiệm vụ của việc quản lí bán hàng: là phân phối hàng hóa đến những kênh phân phối theo mục tiêu đã định ,cùng với đó tối ưu hóa lợi nhuận, tối thiểu hóa chi phí cho các hoạt động như quản lí, thu chi .  Tác dụng của việc quản lí bán hàng: Quản lí bán hàng góp phần vào giải quyết các mặt về kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp kinh doanh các sản phẩm dịch vụ có hoạt đông hiệu quả hay không là nhờ sử kiểm soát một cách có hiệu quả về hàng hóa, chi phí của mình . 1.2.2 Hệ thống thông tin quản lí bán hàng Hệ thống thông tin quản lý bán hàng là một hệ thống các công cụ cung cấp đầy đủ các chức năng cho doanh nghiệp lớn, nhỏ hay cá nhân bán hàng quản lý một cách hiệu quả công việc của mình trong tất cả các phân đoạn bán hàng như: Nhập hàng, quản lí hàng hóa, quản lí kho, quản lý bán hàng, quản lí đơn hàng, nhân viên… có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và mối quan hệ với khách hàng. Hệ thống giúp cho hoạt động lưu trữ một cách tập trung và dễ dàng nhất khi truy xuất thông tin của khách hàng, hàng hóa.. 7 Các chức năng chính của một phân hệ quản lí bán hàng gồm:  Quản lí thông tin của hàng hóa: Không giới hạn các hàng hóa được quản lí, lưu trữ thông tin về hàng hóa, các đơn giá của hàng hóa.  Quản lí thông tin khách hàng: Số lượng khách hàng được lưu trữ không giới hạn, lưu giữ các thông tin của khách hàng, phân nhóm khách hàng theo các chỉ tiêu, loại hình doanh nghiệp, vùng miền  Quản lí kho: Thông tin hàng hóa còn tồn tại là bao nhiêu, vị trí kho, phân loại kho theo vùng miền..  Quản lí đơn đặt hàng và hóa đơn bán hàng: Quản lí về doanh thu bán hàng, theo dõi tình hình bán hàng và thanh toán của khách.  Thống kê báo cáo: Hệ thống cho phép kết xuất các loại báo cáo tùy thuộc vào mục đích của người quản trị hệ thống. Một phần mềm quản lí bán hàng cần quản lí được toàn bộ thông tin không chỉ về hàng hóa, dịch vụ, khách hàng mà còn cần quản lí được nhân viên bán hàng và kết xuất được báo cáo và kết quả kinh doanh … đồng thời việc truy xuất, cập nhật thông tin cần dễ dàng khi có sự thay đổi. Phần mềm có khả năng quản lí hệ thống thêm bớt, phân quyền người dùng tùy thuộc vào bộ phận trách nhiệm người dùng. Khi sử dụng phần mềm vào công việc bán hàng giúp cho cá nhân, nhóm, tổ chức kiểm soát một cách hiệu quả được hoạt động kinh doanh của mình, từ đó đưa ra được những quyết định đúng đắn mọi lúc mọi nơi. 1.2.3 Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin Muốn có được một hệ thống thông tin tốt, đáp ứng được yêu cầu của người dùng thì hệ thống nà cũng phải trải qua các giai đoạn nhất định đó là: Khảo sát, thiết kế, xây dựng, cài đặt, khai thác và bảo trì. Trong đó giai đoạn phân tích thiết kế đóng vai trò quan trọng . Giai đoạn phân tích nhằm đi sâu vào bản chất và chi tiết của hệ thống, cho thấy hệ thống phải thực hiện những gì và dữ liệu mà nó đề cập ra sao. Có hai cách tiếp cận chính trong phân tích thiết kế hệ thống thông tin :  Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hướng chức năng Đặc điểm của phương pháp này là phân chia chương trình thành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một công việc xác định. Cách thực hiện của phương pháp này là Top – Down. Từ bài toán nhỏ với các chức năng tổng quát ta đi phân rã chúng thành các bài toán nhỏ ,chi tiết tới khi bài toán có thể dễ dàng được xử lý. Đặc điểm: Bài toàn lớn được chia ra thành các bài toán nhỏ hơn dễ xử lý . Các hàm truyền thông tin cho nhau thông qua cơ chế truyền tham số 8 Chương trình tiếp cận theo hướng Top – Down từ trên xuống dưới.  Phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng Cách tiếp cận hướng đối tượng này hệ thống sẽ được chia tương ứng thành các thành phần nhỏ gọi là đối tượng. Phần mềm được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng dựa trên nền tảng tương tác giữa các đối tượng Một số thuật ngữ liên quan tới phương pháp này :  Đối tượng (Object): Gồm dữ liệu và thủ tục tác động lên dữ liệu này  Đóng gói (Encapsulation ): Không cho phép tác động trực tiếp vào dữ liệu mà phải thông qua các đối tượng trung gian.  Lớp: Tập hợp các đối tượng có chung một cấu trúc dữ liệu và cùng một phương pháp.  Thành phần: là một phần của hệ thống hoạt động độc lập và giữu một chức năng nhất định trong hệ thống.  Gói ( Package ): Là cách thức tổ chức các thành phần, phần tử hệ thóng thành các nhóm. Nhiều gói có thể được kết hợp với nhau trở thành một hệ thống con .  Kế thừa: Trong hướng đối tượng, một lớp có thể sử dụng lại các thuộc tính và phương thức cua một hay nhiều lớp khác. Kiểu quan hệ này được gọi là quan hệ kế thừa.  So sánh hai phương pháp hướng cấu trúc và hướng đối tượng Hai phương pháp trên đều có những đặc điểm riêng biệt trong đó : Phương pháp hướng cấu trúc với tư duy phân tích rõ ràng, giúp cho người đọc dễ hiểu ngay cả khi họ không có nhiều kiến thức về phân tích thiết kế .Tuy nhiên, với phương pháp này việc hỗ trợ sử dụng lại là không thể, các chương trình trong hướng cấu trúc phụ thuộc chặt chẽ vào bài toán gốc nên nó không thể sử dụng với bài toán với yêu cầu dữ liệu khác. Việc phân chia bài toán lớn thành các bài toán nhỏ hơn thành các modul chương trình sẽ không dễ dàng và có thể gây ra lỗi trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Hơn nữa với phương phá này mô hình được xây dựng theo cách tiếp cận trên không thể mô tả được đầy đủ, trung thực hệ thống hoạt động như thế nào trong thực tế. Do đó phương pháp hướng cấu trúc chỉ phù hợp với các hệ thống nhỏ, với các chức năng của hệ thống có chức năng rõ ràng, khả năng mở rộng không cao. Khác với phương pháp trên phương pháp hướng đối tượng tập trung cả hai hướng là cả dữ liệu và hành động. Hệ thống được xây dựng bởi phương pháp này có khả năng tùy chỉnh theo hướng người dùng cao, khả năng mở rộng thêm khi nhu cầu mới phát sinh. Thông qua việc kế thừa mà giảm bớt thời gian xây dựng, loại bỏ được chương trình lặp lại khi khai báo và mở rộng khả năng sử dụng các lớp ngắn gọn tiết kiệm thời gian. Cách thiết kế dựa trên thao tác và hành động ngoại thực tế, nên dễ dàng cho người sử dụng. 9 Chính vì điều này sau khi nghiên cứu và quan sát thực tế tại Công ty em nhận thấy Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft có quy mô khá lớn cùng với đó là những ưu điểm nổi trội mà phương pháp phân tích hướng đối tượng đem lại nên trong bài KLTN này em xin được sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng để phân tích và thiết kế cho hệ thống thông tin quản lý bán hàng của mình. 1.3 Các công cụ hỗ trợ thực hiện việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lí bán hàng 1.3.1 Phân tích, thiết kế hệ thống quản lí bán hàng bằng phương pháp hướng đối tượng  UML và công cụ phân tích thiết kế UML là một ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất bao gồm nhiều kí hiệu hình học, được phương pháp hướng đối tượng sử dụng để thể hiện và miêu tả các thiết kế của một hệ thống. Mô hình thường được mô tả trong ngôn ngữ trực quan, điều đó có nghĩa là đa phần các thông tin được thể hiện bằng các ký hiệu đồ họa và các kết nối giữa chúng, chỉ khi cần thiết một số thông tin mới được biểu diễn ở dạng văn bản.Việc biểu diễn phải tuân thủ theo các quy tắc về: Sự chính xác, đồng nhất, có thể hiểu được, dễ thay đổi và dễ dàng liên lạc với các mô hình khác. Mô hình hóa các hệ thống nhằm mục dích:  Hình dung một hệ thống theo thực tế hay theo mong muốn của người sử dụng  Chỉ rõ ra các cấu trúc hoặc ứng xử của hệ thống.  Tạo một khuôn mẫu hướng dẫn nhà phát triển trong suốt quá trình xây dựng phần mềm  Ghi lại quyết định các nhà phát triển để sử dụng sau này.  Các thành phần mô hình chính trong UML Biểu đồ Use case ( Use case diagram ): Một biểu đồ Usecase sẽ chỉ ra một số lượng các tác nhân ngoại cảnh và mối liên kết của chúng đối với Usecase mà hệ thống cung cấp. Đi kèm với các Usecase là các kịch bản . 10 Hình 1.2: Ví dụ biểu đồ Usecase về HTTT quản lí bán bảo hiểm Biểu đồ lớp (Class diagram ): sẽ chỉ ra cấu trúc tĩnh của các lớp trong một hệ thống thực. Các lớp được hiển thị sẽ là đại diện vật mà hệ thống thực quan tâm. Các lớp ở đây có mối liên hệ liên kết với nhau theo nhiều cách: Quan hệ kết hợp, cộng hợp, quan hệ thực thi, quan hệ gộp. Các mối quan hệ đó được trình bày trong biểu đồ lớp cùng với đó là cấu trúc bên trong mỗi lớp gồm các thuộc tính và thao tác . Hình 1.3: Ví dụ biểu đồ lớp học sinh Biểu đồ trạng thái (State Diagram): Sẽ là lời bổ sung cho lời miêu tả một lớp, biểu đồ sẽ chỉ ra tất cả các trạng thái mà một lớp có thể có cùng với đó là sự kiện nào sẽ gây ra sự biến đổi trạng thái. Hình 1.4: Ví dụ biểu đồ trạng thái chức năng tìm kiếm thông tin 11