Tài liệu Kế toán thanh toán tại công ty cổ phần xây dựng và cơ khí hưng thịnh

TR N ỌC N V N KHOA KINH TẾ & QTKD NGUYỄN VĂN HỢI KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ CƠ KHÍ HƢNG THỊNH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: Kế toán NGƢỜI HƢỚNG DẪN: Th.s Lại Văn Đức Ph Thọ, 2017 MỤC LỤC A. MỞ ẦU .................................................................................................................................. 1 1.1. Tính cấp thiết của đề tài.......................................................................................................... 1 1.2. Lịch sử nghiên cứu của đề tài ................................................................................................. 2 1.3. Mục tiêu của đề tài.................................................................................................................. 4 1.4. ối tượng, phạm vi nghiên cứu .............................................................................................. 4 1.5. Phương pháp nghiên cứu của đề tài ........................................................................................ 5 1.6. Kết cấu của đề tài.................................................................................................................... 6 B. NỘ DUN ............................................................................................................................... 8 C N . C SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN T AN TOÁN T DOAN N ỆP ........ 8 1.1. Một số vấn đề chung về hoạt động thanh toán tại doanh nghiệp ........................................... 8 1.1.1. Khái niệm ............................................................................................................................ 8 1.1.2. Vai trò của hoạt động thanh toán ......................................................................................... 8 1.1.3. ặc điểm của hoạt động thanh toán..................................................................................... 9 1.1.4. Phân loại các nghiệp vụ thanh toán ................................................................................... 10 1.1.5. Các hình thức thanh toán trong doanh nghiệp ................................................................... 10 1.2. Một số vấn đề kế toán thanh toán tại doanh nghiệp ............................................................. 13 1.2.1. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán thanh toán .......................................................................... 13 1.2.2. Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán ............................................................... 14 1.2.3. Phương pháp hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại doanh nghiệp vừa và nhỏ .............. 15 1.3. Phân tích tình hình công nợ và khả năng thanh toán của doanh nghiệp ............................... 23 1.3.1. Một số vấn đề về công nợ và quản lý công nợ .................................................................. 23 1.3.2. Vai trò của quản lý công nợ ............................................................................................... 24 1.3.3. Nhiệm vụ của quản lý công nợ .......................................................................................... 24 1.3.4. Quản lý công nợ đối với khách hàng, nhà cung cấp và người lao động ............................ 25 1.3.5. Phân tích tình hình thanh toán trong doanh nghiệp ........................................................... 29 Chương 2. T ỰC TR N CÔN TÁC KẾ TOÁN T AN TOÁN T XÂY DỰN VÀ C K Í CÔN TY CỔ P ẦN N T ỊN ................................................................................ 32 2.1. Khái quát chung về công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh. .............................. 32 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh. 32 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ......................................................................................................... 33 2.1.3. ặc điểm về cơ cấu tổ chức của công ty ........................................................................... 34 2.1.4. ặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh.................................................................................................................................. 36 2.1.5. ặc điểm lao động của công ty qua 3 năm (2014 – 2016) ................................................ 37 2.1.6. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm 2014 – 2016 ................................. 41 2.1.7. Tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh ........ 43 2.1.8. Khái quát chung về công tác kế toán tại công ty ............................................................... 45 2.2. Thực trạng kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh ......... 50 2.2.1. ặc điểm kế toán thanh toán tại công ty ........................................................................... 50 2.2.2. Kế toán thanh toán với khách hàng ................................................................................... 51 2.2.3. Kế toán thanh toán với nhà cung cấp................................................................................. 59 2.2.4. Kế toán thanh toán với người lao động ............................................................................. 68 2.2.5. Thực trạng quản lý công nợ tại công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh .......... 75 2.3. áng giá chung về công tác kế toán tại công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh 76 2.3.1. u điểm ............................................................................................................................. 76 2.3.2. ạn chế .............................................................................................................................. 78 2.3.3. Nguyên nhân ...................................................................................................................... 79 Chương 3. MỘT SỐ TOÁN T Ả P ÁP N ẰM OÀN T ỆN CÔN CÔN TY CỔ P ẦN XÂY DỰN VÀ C K Í TÁC KẾ TOÁN T AN N T ỊN ...................... 81 3.1. Phương hướng hoàn thiện kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh............................................................................................................................................ 81 3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh.................................................................................................................................. 82 3.3. iều kiện thực hiện giải pháp ............................................................................................... 87 C. KẾT LUẬN............................................................................................................................. 89 TÀ L ỆU T AM K ẢO ........................................................................................................... 91 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Kí hiệu viết tắt 1 CBCNV Nội dung viết tắt Cán bộ công nhân viên 2 T T óa đơn giá trị gia tăng 3 – KT ợp đồng kinh tế 4 QT ội đồng quản trị 5 K & T 6 NVL Nguyên vật liệu 7 NL Người lao động 8 TK 9 TSC 10 TL 11 VN Kế hoạch và đầu tư Tài khoản Tài sản cố định Tiền lương Việt Nam đồng DANH MỤC BẢNG STT Tên bảng Trang 1 Bảng 2.1: Tình hình lao động của công ty năm 2014 - 2016 37 2 Bảng 2.2: Tình hình tài chính của công ty năm 2014 - 2016 40 3 Bảng 2.3: Tình hình tài sản nguồn vốn của công ty 2014 - 2016 42 DANH MỤC SƠ ĐỒ Tên sơ đồ STT 1 2 3 Sơ đồ 1.1: ạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người bán Sơ đồ 1.2. Quy trình hạch toán TK 331 Sơ đồ 1.3: ạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người mua Trang 16 17 19 4 Sơ đồ 1.4. Quy trình hạch toán TK 131 20 5 Sơ đồ 1.5. Quy trình hạch toán TK 334 22 6 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty 33 7 Sơ đồ 2.2: Quy trình tổ chức sản xuất sản phẩm của công ty 35 8 Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 43 9 Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 47 DANH MỤC HÌNH STT Tên hình Trang 1 ình 2.1: iao diện chính của phần mềm kế toán Easy Accounting 2.5 47 2 ình 2.2: iao diện chứng từ tổng hợp số 0000162 51 3 ình 2.3: iao diện chứng từ tổng hợp số 0000167 52 4 ình 2.4: iao diện chứng từ ngân hàng sau khi nhập xong 54 5 Hình 2.5: Sổ cái tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng 55 6 Hình 2.6: Sổ chi tiết TK 131 56 7 ình 2.7: iao diện chứng từ ngân hàng sau khi nhập xong 58 8 ình 2.8: iao diện chứng từ vật tư sau khi nhập xong 60 9 ình 2.9: iao diện chứng từ ngày 01/11/2016 61 10 ình 2.10: iao diện chứng từ mua vật tư sau khi nhập xong 62 11 Hình 2.11: Sổ cái tài khoản 331 – Phải trả cho người bán 63 12 Hình 2.12: Sổ chi tiết TK 331 64 13 ình 2.13: iao diện sau khi nhập xong chứng từ tổng hợp 66 14 ình 2.14: iao diện sau khi nhập xong chứng từ X lương CT 67 15 ình 2.15: iao diện sau khi nhập xong phiếu chi lương VP 68 16 Hình 2.16: iao diện sau khi nhập xong phiếu chi lương CT 69 17 Hình 2.17: Sổ cái tài khoản 334 – Phải trả người lao động 70 A. MỞ ĐẦU 1.1. Tính cấp thiết của đề tài Trong nền kinh tế hiện nay, bất kỳ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào dù có quy mô lớn hay nhỏ cũng luôn gắn liền với nhiều mối quan hệ, từ các quan hệ đối với các khách hàng, quan hệ đối với nhà cung cấp, đối tác bên ngoài, quan hệ với cơ quan Nhà nước cho đến các quan hệ trong chính nội bộ doanh nghiệp đó. Trong đó, quan hệ với các khách hàng hay nhà cung cấp có thể là hợp đồng thương mại bán hàng, trao đổi hàng hóa, dịch vụ với nhau; quan hệ với cơ quan Nhà nước thể hiện ở nhiều lĩnh vực như pháp luật, các chế độ, chính sách kinh tế, nghĩa vụ đóng thuế theo quy định của pháp luật; quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp có thể là cung cấp các loại vật tư cho các bộ phận phục vụ quá trình sản xuất, trả lương cho nhân viên, đóng các quỹ trong doanh nghiệp. Trong nền kinh tế như hiện nay các hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ diễn ra dưới các hình thức phong phú, đa dạng. Một trong những vấn đề cấp thiết nhà quản lý phải quan tâm là tổ chức tốt công tác kế toán về thanh toán, để có thể phân tích tình hình và khả năng thanh toán của doanh nghiệp mình để từ đó để làm chủ được tình hình tài chính trong doanh nghiệp và xử lý tốt tình hình công nợ giữa doanh nghiệp với các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển và tồn tại của một doanh nghiệp và có thể coi là một bộ phận kế toán không thể thiếu với bất kỳ doanh nghiệp và tổ chức nào. Bởi lẽ nó gắn bó mật thiết với chính nội tại bên trong của một doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất kinh doanh thanh toán đáp ứng nhu cầu chi trả các khoản chi phí chi ra cho hoạt động của doanh nghiệp. Nó đóng vai trò như dầu nhờn để bôi trơn tất cả các hoạt động của doanh nghiệp Công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh là một công ty hoạt động chủ yếu là xây dựng công trình các loại nên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các khoản thu khách hàng, phải trả người bán, người lao động rất 1 nhiều nên giải quyết tốt vấn đề công nợ là cách đẩy mạnh sự phát triển của công ty. Vì vậy, kế toán thanh toán luôn được xác định là khâu trọng tâm trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Việc tổ chức công tác kế toán thanh toán có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Thông qua các số liệu về thanh toán, các nhà quản trị doanh nghiệp có thể nắm được các thông tin kinh tế cần thiết về các nguồn thu chi trong quá trình kinh doanh, từ đó đưa ra được các quyết định tối ưu nhất cho đầu tư phát triển sản xuất của doanh nghiệp. Do đó, biết được tầm quan trọng của công tác kế toán thanh toán và nhờ những kiến thức đã học, trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh, em đã đi sâu tìm hiểu và chọn đề tài: “Kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí Hưng Thịnh” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 1.2. Lịch sử nghiên cứu của đề tài Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Ở trường ại học ùng Vương, có một số đề tài nghiên cứu khoa học của các giảng viên, sinh viên khoa Kinh tế và quản trị kinh doanh và khóa luận tốt nghiệp của các sinh viên các khóa đã đề cập đến thực trạng kế toán thanh toán tại một số doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Phú Thọ và các tỉnh lân cận. Khóa luận với đề tài “Kế toán thanh toán tại công ty cổ phần giấy Việt Trì” của tác giả oàn Thị à Thanh sinh viên ại học kế toán, trường ại học ùng Vương năm 2016. ề tài đã làm rõ hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác kế toán thanh toán trong doanh nghiêp, phản ánh và đánh giá thực trạng công tác kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần iấy Việt Trì, qua đó tìm ra một số hạn chế về phần hành kế toán thanh toán như về công tác thu hồi nợ phải thu chưa chặt chẽ, số nợ phải thu khách hàng lớn, về chính sách chiết khấu trong thanh toán chưa được áp dụng rộng rãi...Qua đó tác giả đưa ra một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty cổ phần iấy Việt Trì như quản lý chặt chẽ tình hình thanh toán của khách hàng, trích lập dự phòng phải thu khó đòi. 2 Khóa luận với đề tài “Thực trạng kế toán thanh toán tại công ty TN thành viên xổ số kiến thiết Phú Thọ” của tác giả Bùi Thị Nguyên sinh viên học kế toán, trường ại học ùng Vương năm 2016. một ại ề tài đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán thanh toán, phản ánh và đánh giá thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty TN MTV Xổ số kiến thiết Phú Thọ, qua đó tác giả tìm ra một số hạn chế trong công tác kế toán thanh toán tại công ty như hạn chế trong công tác quản lý công nợ, trong việc đảm bảo thông tin kế toán, công tykhoong trích lập dự phòng phải thu khó đòi, công ty không phân tích khả năng thanh toán, tác giả đã tìm ra nguyên nhân và từ đó đã đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty TN MTV Xổ số kiến thiết Phú Thọ như đẩy mạnh công tác quản lý công nợ, tăng cường công tác thu hồi nợ khách hàng, đào tạo khả năng đàm phán cho nhân viên thu nợ nhằm khắc phục tình trạng thanh toán chậm hiện nay của khách hàng, trích lập dự phòng phải thu khó đòi, tăng cường tính bảo mật của thông tin kế toán. Khóa luận với đè tài “Kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Vĩnh Phú” của tác giả Lê Thị Thu ại học ùng Vương năm 2016. iền sinh viên ại học kế toán, trường ề tài đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác kế toán thanh toán trong doanh nghiệp thương mại, phản ánh và đánh giá thwucj trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty, tìm ra một số hạn chế về kế toán thanh toán tại công ty như về kiểm soát nội bộ mua hàng trong công tác kế toán thanh toán với nhà cung cấp, về sổ sách kế toán và về tài khoản nộp thuế trong công tác thanh toán với nhà nước, về dự phòng phải thu khó đòi và chính sách chiết khấu trong thanh toán, qua đó tác giả đã tìm hiểu nguyên nhân và đề xuất một số giả pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại công ty như tăng cường thủ tục KSNB đối với quá trình mua hàng qua đó đẩy mạnh hiệu quản của kế toán thanh toán, quản lý chặt chẽ tình hình thanh toán với nhà cung cấp, nhà nước và khách hàng. Trong các công trình nghiên cứu trên, các tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý luận, phản ánh và đánh giá thực trạng công tác kế toán tại các công ty, qua đó đề 3 xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại các công ty mình nghiên cứu. Trong thời gian qua có rất đề tài khóa luận nghiên cứu về kế toán thanh toán nhưng vẫn chưa có nhiều đề tài nghiên cứu sâu về công tác kế toán thanh toán tại công ty xây dựng, nên em thực hiện đề tài “Kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh” với các nội dụng: ệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán thanh toán tại doanh nghiệp, phản ánh và đánh giá đúng thực trạng công tác kế toán tại công ty, nêu rõ các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân tại công ty, từ đó đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh. 1.3. Mục tiêu của đề tài 1.3.1. Mục tiêu chung Phản ánh và đánh giá thực trạng, đề xuất giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh. 1.3.2. Mục tiêu cụ thể - ệ thống hoá cơ sở lý luận chung về kế toán thanh toán tại doanh nghiệp. - Khái quát công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh. - Phản ánh và đánh giá thực trạng kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh. - ề xuất một số giải pháp hoàn thiện kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh. 1.4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu 1.4.1. Đối tượng nghiên cứu Thực trạng kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh, cụ thể: - Kế toán thanh toán với khách hàng - Kế toán thanh toán với nhà cung cấp - Kế toán thanh toán với người lao động 4 1.4.2. Phạm vi nghiên cứu - n n - dun : Thực trạng kế toán thanh toán tại công ty. t n: Công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh. n Số liệu nghiên cứu được thu thập từ năm 2014 – 2016 và tập trung vào quý 04 năm 2016. 1.5. Phƣơng pháp nghiên cứu của đề tài 1.5.1. Phương pháp so sánh Sử dụng phương pháp so sánh để thấy được sự biến động của các chỉ tiêu như doanh thu, chi phí của công ty qua các năm từ đó đưa ra đánh giá khách quan về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và trên cơ sở đó đưa ra kết luận, kiến nghị, định hướng, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán, nâng cao hiệu quả kinh tế. 1.5.2. Phương pháp thống kê kinh tế  Phương pháp thu thập số liệu - Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp: Nguồn thông tin thứ cấp được thu thập, sưu tầm từ những tài liệu, số liệu thứ cấp đã được công bố tại Công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh. - Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp: Nguồn thông tin sơ cấp được thu thập bằng việc quan sát thực tiễn hoạt động thanh toán và phỏng vấn một số cán bộ, nhân viên trong Công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh. ối tượng phỏng vấn là ban giám đốc, nhân viên phòng kế toán, tài chính của công ty.  Phương pháp xử lý số liệu Trên cơ sở các số liệu sơ cấp, thứ cấp đã thu thập được cùng với sự hỗ trợ của các phần mềm excel để tổng hợp, tính toán các con số tuyệt đối, số tương đối và số bình quân và sắp xếp chúng thành một hệ thống phù hợp với đề tài. 1.5.3. Phương pháp chuyên gia Tham khảo ý kiến của giáo viên hướng dẫn về cơ sở lý luận kế toán thanh toán để có được định hướng đúng đắn trong quá trình hoàn thiện đề tài. Tham 5 khảo ý kiến của các chuyên gia kinh tế, kế toán của công ty để phản ánh và đánh giá thực trạng. 1.5.4. Phương pháp kế toán . P ươn p áp c ứn từ ế toán Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp kế toán được sử dụng để phản ánh các hoạt động (nghiệp vụ) kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian, địa điểm phát sinh hoạt động đó vào bản chứng từ kế toán, phục vụ cho công tác kế toán, công tác quản lý. b. P ươn p áp tà oản ế toán Phương pháp tài khoản kế toán là phương pháp kế toán được sử dụng để phân loại đối tượng kế toán (từ đối tượng chung của kế toán thành đối tượng cụ thể); ghi chép, phản ánh, kiểm tra một cách thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình hiện có và sự vận động của từng đối tượng kế toán cụ thể nhằm cung cấp thông tin có sự vận động của từng đối tượng kế toán cụ thể nhằm cung cấp thông tin có hệ thống về các hoạt động kinh tế, tài chính ở các đơn vị, phục vụ cho lãnh đạo, quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị, phục vụ cho lãnh đạo, quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị và để lập báo cáo kế toán định kỳ. c. P ươn p áp tín á Phương pháp tính giá là phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ để xác định trị giá thực tế của tài sản theo những nguyên tắc nhất định. d. P ươn p áp tổn ợp cân đố ế toán Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán là phương pháp kế toán được sử dụng để tổng hợp số liệu từ các tổ kế toán theo các mối quan hệ cân đối vốn có của đối tượng kế toán nhằm cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính dành cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán phục vụ công tác quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị. 1.6. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, nội dung, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục từ viết tắt, bảng biểu, sơ đồ, phục lục, đề tài gồm 3 chương: 6 Chương 1. Cơ sở lý luận về kế toán thanh toán tại doanh nghiệp. Chương 2. Thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh. Chương 3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần xây dựng và cơ khí ưng Thịnh. 7 B. NỘI DUNG CHƢƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP 1.1. Một số vấn đề chung về hoạt động thanh toán tại doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm Thanh toán là thuật ngữ mô tả việc chuyển giao tài sản từ một cá nhân hoặc công ty, tổ chức sang một bên khác, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc về pháp lý. Quan hệ thanh toán là quá trình một bên có trách nhiệm hoàn trả cho bên thứ hai một tài sản có giá trị tương đương đối một cái gì đó đã nhận từ bên kia. Cụ thể hơn, trong doanh nghiệp, nghiệp vụ thanh toán là quan hệ giữa doanh nghiệp với các đối tác như nhà cung cấp, khách hàng, nhà nước, nhân viên, các tổ chức.... về các khoản phải thu, phải trả trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.2. Vai trò của hoạt động thanh toán ối với tất cả các doanh nghiệp quan hệ thanh toán luôn giữ một vị trí hết sức quan trọng. Nghiệp vụ thanh toán phát sinh ngay từ giai đoạn đầu của quá trình kinh doanh khi doanh nghiệp mua hàng hoá đầu vào của nhà cung cấp đến khi doanh nghiệp bán hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng và kết thúc một chu trình kinh doanh. Thông tin về quan hệ thanh toán với người mua, người bán và người lao động có ý nghĩa trong việc quản lý công tác tài chính cũng như trong việc luân chuyển vốn kinh doanh của công ty. Doanh nghiệp muốn hoạt động ổn định và an toàn thì việc điều tiết quan hệ thanh toán với người mua, người bán và người lao động là rất quan trọng. Mối quan hệ này được điều tiết trên cơ sở cân bằng giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng làm sao vừa đảm bảo khả năng thanh toán của công ty vừa sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhất đối với nguồn vốn bỏ ra, tận dụng được nguồn vốn chiếm dụng được của nhà cung cấp, thanh toán đầy đủ cho người lao động. 8 Quan hệ thanh toán với người bán thực chất là việc doanh nghiệp chiếm dụng vốn của nhà cung cấp nhưng vẫn phải đảm bảo uy tín của công ty trong việc thanh toán nợ. Tạo uy tín đối với nhà cung cấp giúp công ty có được hàng hoá đầu vào với chất lượng tốt, giá cả ổn định nhất là trong tình hình giá cả leo thang như hiện nay. àng hoá đầu vào đảm bảo và ổn định sẽ tạo được lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Trong quan hệ thanh toán với người mua doanh nghiệp phải đảm bảo làm sao giữ được khách hàng nhưng cũng đồng thời tránh để cho khách hàng chiếm dụng vốn không đảm bảo nguồn vốn quay vòng trong kinh doanh, giảm hiệu quả sử dụng vốn. Trong quan hệ thanh toán với người lao động doanh nghiệp phải đảm bảo thanh toán đúng thời hạn, đúng số tiền công của người lao động được hưởng để giúp người lao động có sự tin cậy đối với doanh nghiệp, yên tâm công tác, giúp doanh nghiệ ngày càng phát triển. Nhìn chung quan hệ thanh toán với người mua và người bán, người lao động có ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Quản lý tốt quan hệ thanh toán này sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tình hình tài chính của doanh nghiệp luôn ổn định và lành mạnh. 1.1.3. Đặc điểm của hoạt động thanh toán - Trong các nghiệp vụ thanh toán doanh nghiệp vừa có thể là chủ nợ, vừa có thể là chủ thể chịu nợ. - Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau yêu cầu phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng thanh toán. - Các nghiệp vụ thanh toán diễn ra một cách thường xuyên, liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần có những chính sách, chế độ quản lý chặt chẽ. - Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh ở cả quá trình mua vật tư, hàng hoá đầu vào và quá trình tiêu thụ. ối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì nó tham gia vào toàn bộ quá trình kinh doanh (mua hàng và bán hàng). 9 - Việc thanh toán ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp nên thường có các quy định rất chặt chẽ trong thanh toán. Vì vậy cần có sự giám sát, quản lý thường xuyên để các quy tắc được tôn trọng. 1.1.4. Phân loại các nghiệp vụ thanh toán Các nghiệp vụ thanh toán được phân loại theo nhiều phương thức khác nhau như: - Căn cứ vào đặc điểm của hoạt động thanh toán: + Thanh toán các khoản phải thu + Thanh toán các khoản phải trả - Căn cứ theo quan hệ đối với doanh nghiệp: + Thanh toán bên trong doanh nghiệp (thanh toán tạm ứng, lương, nội bộ...) + Thanh toán với bên ngoài (thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng...) - Căn cứ theo thời gian: + Thanh toán thường xuyên + Thanh toán định kỳ - Căn cứ theo thời hạn thanh toán: + Thanh toán trước + Thanh toán ngay + Thanh toán sau - Căn cứ theo nghiệp vụ thanh toán: + Thanh toán với người mua + Thanh toán với người bán + Thanh toán với Nhà nước + Thanh toán nội bộ bên trong doanh nghiệp + Thanh toán giữa doanh nghiệp với các đối tác góp vốn liên doanh + Các nghiệp vụ thanh toán khác 1.1.5. Các hình thức thanh toán trong doanh nghiệp 1.1.5.1. Thanh toán bằng ti n mặt 10 Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanh nghiệp bao gồm: tiền Việt Nam, vàng bạc, ngoại tệ... Mọi khoản thu chi, bảo quản bằng tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ không được phép mua bán vật tư, hàng hóa, tiếp liệu hoặc không được kiêm công việc kế toán. Tất cả các khoản thu, chi bằng tiền mặt phải có chứng từ hợp lệ chứng minh và phải có chữ ký của kế toán trưởng và thủ quỹ đơn vị. Sau khi thực hiện thu chi tiền, thủ quỹ giữ lại các chứng từ để ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ. Số quỹ kiêm báo cáo quỹ được in thành 2 liên, một liên lưu làm sổ quỹ, một liên làm báo cáo quỹ kèm theo chứng từ thu, chi gửi cho kế toán quỹ. Số quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số dư cuối ngày trên sổ quỹ. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán như: thanh toán bằng tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, bằng ngoại tệ các loại và các loại giấy tờ có giá trị như tiền. Khi nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh toán này trên thực tế chỉ phù hợp với các loại hình giao dịch với số lượng nhỏ và đơn giản, bởi vì với các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng trong thanh toán với công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ. 1.1.5.2. Thanh toán không dùng ti n mặt ây là hình thức thanh toán được thực hiên bằng cách tính chuyển tài khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Các hình thức cụ thể bao gồm: + Thanh toán bằng Séc Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu các ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên séc. ơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư. 11 Séc thanh toán gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc tiền mặt và các sét định mức. - Séc chuyển khoản: dùng để thanh toán và mua bán hàng hóa giữa các đơn vị trong cùng một địa phương. Séc có tác dụng để thanh toán chuyển khoản không có giá trị để lĩnh tiền mặt, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định. - Séc định mức: là loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng đảm bảo chi tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc. Sổ séc định mức có thể dùng để thanh toán trong cũng địa phương hoặc khác địa phương. Khi phát hành, đơn vị chỉ được phát hành trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi. Mỗi lần phát hành phải ghi số hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ séc. ơn vị bán khi nhận séc phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc. - Séc chuyển tiền cầm tay: là loại séc chuyển khoản cầm tay, được ngân hàng đảm bảo thanh toán. - Séc bảo chi: là séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi cho tờ séc đó. Séc này dùng để thanh toán chủ yếu giữa các đơn vị mua bán vật tư, hàng hóa trong cùng một địa phương nhưng chưa tín nghiệm lẫn nhau. + Thanh toán bằng ủy nhiệm thu Ủy nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. + Thanh toán bằng ủy nhiệm chi ủy nhiệm chi là giấy ủy nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách nhà nước và một số thanh toán khác. + Thanh toán bù trừ Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số 12 chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thỏa thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi. + Thanh toán bằng thư tín dụng - LC Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán. Khi giao hàng xong ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển sô tiền thanh toán cho ngân hàng của bên bán. Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau. Trong thực tế hình thưc này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán quốc tế,với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. + Thanh toán bằng thẻ tín dụng Thẻ tín dụng được phát hành sau khi nhà cung cấp dịch vụ tín dụng duyệt chấp thuận chủ tài khoản thẻ, sau đó chủ thẻ có thể sử dụng để mua sắm tại các điểm bán hàng chấp nhận loại thẻ. Khi mua sắm, người dùng thẻ cam kết trả tiền cho nhà phát hành thẻ bằng cách ký tên lên hóa đơn có ghi chi tiết của thẻ cùng với số tiền, hoặc bằng cách nhập mật mã cá nhân. Chủ thẻ không cần phải trả tiền mặt ngay khi mua hàng. Thay vào đó, ngân hàng sẽ ứng trước tiền cho người bán và chủ thể sẽ thanh toán lại sau cho ngân hàng khoản giao dịch. ình thức này được sử dụng chủ yếu cho khác khoản thanh toán nhỏ. 1.2. Một số vấn đề kế toán thanh toán tại doanh nghiệp 1.2.1. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán thanh toán a) Vai trò của kế toán thanh toán Kế toán thanh toán là một phần hành kế toán khá quan trọng trong toàn bộ công tác kế toán của một doanh nghiệp, liên quan đến các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả. Việc quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Tùy vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô, ngành nghề kinh 13