Tài liệu Kế toán thanh toán tại công ty cổ phần sông hồng số 6 chi nhánh số 1

ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƢƠNG KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN THỊ THANH PHƢƠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SÔNG HỒNG SỐ 6 - CHI NHÁNH SỐ 1 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: Kế toán GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN : Th.S LÊ VĂN BẮC ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG PHÚ THỌ, 2017 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG A. MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài Ngày nay các hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa vô cùng phong phú, đa dạng. Mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngƣời mua, ngƣời bán xảy ra thƣờng xuyên. Nghiệp vụ thanh toán diễn ra trong cả chu trình kinh doanh của doanh nghiệp từ yếu tố đầu vào tới quá trình tiêu thụ và có liên quan mật thiết với các nghiệp vụ khác. Một trong số những yếu tố quan trọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp đó là việc tổ chức tốt các nghiệp vụ kế toán về thanh toán với bên ngoài, phân tích tình hình và khả năng thanh toán của chính bản thân doanh nghiệp. Thông qua tình hình thanh toán tại doanh nghiệp có thể đánh giá đƣợc tốc độ luân chuyển vốn, khả năng tài chính của doanh nghiệp, do đó quá trình thanh toán cần đƣợc thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian của một vòng quay vốn giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả nhất nguồn vốn, tăng uy tín của doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng tạo điều kiện mở rộng quy mô, phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong thời kỳ kinh tế khó khăn nhƣ hiện nay, tình hình kinh tế tài chính không mấy khả quan, do đó đối với một doanh nghiệp nói chung vấn đề vốn để hoạt động sản xuất kinh doanh hiện nay gặp nhiều khó khăn. Đối với công ty cổ phần Sông Hồng số 6- Chi nhánh số 1 thì yếu tố này lại càng quan trọng hơn. Là một công ty hoạt động kinh doanh chính là dịch vụ xây dựng, do đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ phải thu khách hàng, phải trả ngƣời bán, phải trả ngƣời lao động, phải trả, phải nộp Nhà nƣớc cần phải đƣợc chú trọng. Giải quyết tốt vấn đề công nợ là một cách tích cực để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh phát triển . Vì vậy, kế toán thanh toán luôn đƣợc xác định là khâu trọng tâm của công tác kế toán trong doanh nghiệp. Việc hoàn thiện côngtác kế toán thanh toán với việc tăng cƣờng và quản lý công nợ là việc làm thực sự cần thiết, có ý nghĩa. 1 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG Trong thời gian qua công ty đã thực hiện công tác kế toán thanh toán theo nguyên tắc và chuẩn mực kế toán hiện hành đã giúp công ty hạch toán và quản lý tài sản và vốn kinh doanh.Tuy nhiên công tác kế toán thanh toán tại công ty vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục nhƣ còn nhiều hạn chế về mặt nghiệp vụ, tổ chức chi chép chứng từ đôi khi còn chƣa kịp thời, không lập dự phòng các khoản thu khó đòi,…Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác hạch toán thanh toán cùng vốn kiến thức đã đƣợc học ở trƣờng, những hiểu biết thu thập đƣợc trong quá trình tìm hiểu về Công ty cổ phần Sông Hồng số 6- Chi nhánh số 1, em đã lựa chọn đề tài: “Kế toán thanh toán tại công ty cổ phần Sông Hồng số 6- Chi nhánh số 1” làm đề tài khóa luận tốt nghiệpcủa mình. 2. Lịch sử nghiên cứu của đề tài Kế toán thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong việc duy trì hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp. Vì vậy, đề tài này đã đƣợc nhiều sự quan tâm nghiên cứu từ các thầy cô giáo và sinh viên trƣờng Đại học Hùng Vƣơng. Các bài nghiên cứu trƣớc đây đã phản ánh thực trạng và đƣa ra giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán của doanh nghiệp ở các góc độ quan điểm khác nhau. Đã có 1 số đề tài nghiên cứu về vấn đề này nhƣ : - Khóa luận tốt nghiệp „„Thực trạng kế toán thanh toán tại công ty cổ phần xây dựng và phát triển nông thôn Phú Thọ ‟‟ của tác giả Bùi Thị Thanh Loan – sinh viên K7 Đại học kế toán, trƣờng Đại học Hùng Vƣơng, năm 2013. Khóa luận đã đƣa ra đƣợc các giải pháp về kế toán thanh toán đặc biệt là công tác thu hồi nợ và trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi, chính sách chiết khấu và phân tích khả năng thanh toán rất chi tiết và dễ hiểu góp phần cho đơn vị quản lý công nợ dễ dàng hơn. - Khóa luận tốt nghiệp „„ Kế toán thanh toán tại công ty cổ phần Licogi 14‟‟ của tác giả Đỗ Văn Hiệp – sinh viên K9 Đại học Kế toán, trƣờng Đại học Hùng Vƣơng, năm 2015. Khóa luận đã đề xuất phần mềm Misa và khâu nhập liệu rất chi tiết ở các phân hệ phù hợp với công tác kế toán tại công ty. 2 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG - Khóa luận tốt nghiệp „„Thực trạng và giải pháp nhằm hoàn thiện Kế toán thanh toán tại chi nhánh Viễn Thông Phú Thọ ‟‟ của tác giả Nguyễn Thị Lý– sinh viên K10 Đại học Kế toán, trƣờng Đại học Hùng Vƣơng, năm 2016. Khóa luận đƣa ra các nhóm giải pháp về hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán rất chi tiết và góp ý về việc cập nhật thông tƣ 200 trong khâu quản lý chứng từ sổ sách. Hạn chế: Trong các đề tài nghiên cứu trên, các tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và phản ánh thực trạng kế toán thanh toán tại các doanh nghiệp. Từ đó chỉ ra ƣu điểm, nhƣợc điểm và đề xuất các giải pháp hoàn thiện. Tuy nhiên, các đề tài này còn có hạn chế khi đƣa ra phần giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán còn chƣa nêu rõ đƣợc những hạn chế mà thực trạng công ty nghiên cứu đang mắc phải, phần giải pháp chƣa có điều kiện thực hiện kèm theo, do đó những giải pháp mà các đề tài này đƣa ra phần nào còn thiếu tính thực tiễn. Trong khoảng thời gian từ năm 2013- 2016 đã có rất nhiều đề tài khoa học, khóa luận nghiên cứu về kế toán thanh toán, song vẫn chƣa có đề tài nào nghiên cứu về thực trạng kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần Sông Hồng số 6- Chi nhánh số 1. Do đó, em nhận thấy rằng đề tài “Kế toán thanh toán tại công ty cổ phần Sông Hồng số 6- Chi nhánh số 1” là một đề tài mới, cập nhật theo chế độ kế toán mới sẽ không bị trùng lặp với các đề tài đã công bố trong thời gian này. 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 3.1. Mục tiêu chung Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác kế toán thanh toán từ đó vận dụng vào nghiên cứu kế toán thanh toántại Công ty cổ phần Sông Hồng số 6- Chi nhánh số 1, đánh giá và đề xuất một số giải pháp chủ yếu giúp cho công tác kế toán thanh toán của công ty hoàn thiện hơn. 3.2. Mục tiêu cụ thể 3 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG - Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán thanh toán trong doanh nghiệp. - Phản ánh và đánh giá thực trạng công tác kế toán thanh toán tại Công ty cổ phần Sông Hồng số 6- Chi nhánh số 1 - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần Sông Hồng số 6- Chi nhánh số 1 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: Kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần Sông Hồng số 6- Chi nhánh số 1 4.2. Phạm vi nghiên cứu - Về nội dung: Nghiên cứu kế toán thanh toán + Công tác kế toán thanh toán với nhà cung cấp + Công tác kế toán thanh toán với khách hàng - Về thời gian: Số liệu nghiên cứu đƣợc thu thập trong 3 năm từ năm 2014-2016 và tập trung nghiên cứu số liệu vào Tháng 12 năm 2016 - Về không gian: Công ty Cổ phần Sông Hồng số 6- Chi nhánh số 1 Địa chỉ: Ngõ 49, Đƣờng Hùng Vƣơng, phƣờng Hội Hợp, thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp nghiên cứu lý luận Sử dụng phƣơng pháp biện chứng duy vật và phƣơng pháp duy vật lịch sử nhằm tìm ra mối liên hệ kinh tế trong việc tập hợp lý luận về kế toán thanh toán để phân tích nghiên cứu mối quan hệ của thực trạng công tác kế toán thanh toán, từ đó đƣa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại đơn vị. 5.2. Phƣơng pháp thống kê kinh tế 5.2.1.Phương pháp thu thập và xử lý thông tin 4 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG Việc thu thập tài liệu thông tin cho đề tài khóa luận này bao gồm: Việc sƣu tầm và thu thập những tài liệu, số liệu liên quan đó đƣợc công bố và những tài liệu, số liệu trong 3 năm 2014-2016 tại phòng kế toán cơ sở nghiên cứu. Dựa vào các đề tài khóa luận luận văn về đề tài này. Ngoài ra, tìm hiểu thêm về công tác kế toán thanh toán ở các doanh nghiệp Việt Nam trên mạng internet để hoàn thiện hơn phần cơ sở lý luận cũng nhƣ so sánh với thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty. 5.2.2.Phương pháp tổng hợp và phân tích - Phương pháp tổng hợp: Là phƣơng pháp liên kết thống nhất toàn bộ các yếu tố, các nhận xét mà khi sử dụng các phƣơng pháp có đƣợc thành một kết luận hoàn thiện, đầy đủ. Vạch ra mối liên hệ giữa chúng, khái quát hóa các vấn đề trong nhận thức tổng hợp. - Phương pháp phân tích: Là phƣơng pháp đánh giá tổng hợp, kết hợp với hệ thống hóa để có thể nhận định đầy đủ về tình hình hoạt động chung và nêu ra các điểm mạnh, điểm yếu trong công tác kế toán thanh toáncủa công ty. 5.2.3. Phương pháp thống kê so sánh Là phƣơng pháp sử dụng phổ biến trong phân tích để xác định mức độ, xu thế biến động của các chỉ tiêu phân tích nhƣ đặc diểm lao động của công ty, tình hình tài sản nguồn vốn và kết quả sản xuất kinh doanh và một số chỉ tiêu khác,... 5.3. Các phƣơng pháp kế toán 5.3.1.Phương pháp chứng từ kế toán Là phƣơng pháp kế toán đƣợc sử dụng để phản ánh các hoạtnghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh hoạt động đó vào các bản chứng từ kế toán, phục vụ cho công tác kế toán, công tác quản lý. 5.3.2.Phương pháp tài khoản kế toán 5 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG Là phƣơng pháp kế toán đƣợc sử dụng để phân loại đối tƣợng kế toán (từ đối tƣợng chung của kế toán thành các đối tƣợng kế toán cụ thể), ghi chép, phản ánh và kiểm tra một cách thƣờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình hiện có và sự vận động của từng đối tƣợng kế toán cụ thể nhằm cung cấp thông tin có hệ thống về hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị. 5.3.3.Phương pháp tính giá: Là phƣơng pháp kế toán sử dụng thƣớc đo tiền tệ để xác định giá thực tế xuất kho của tài sản theo những nguyên tắc nhất định. 5.3.4.Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán: Là phƣơng pháp kế toán đƣợ sứ dụng để tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các mối quan hệ vốn có của đối tƣợng nhằm cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính cho các đói tƣợng sử dụng thông tin kế toán phục vụ công tác quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong và ngoài đơn vị.theo các mối quan hệ vốn có của đối tƣợng nhằm cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính cho các đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán phục vụ công tác quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong và ngoài đơn vị [2, 25-38]. 6. Kết cấu của khóa luận Ngoài phần mở đầu và kết luận nội dung nghiên cứu gồm 3 nội dung chính: Chƣơng 1: Cơ sở lí luận về công tác kế toán thanh toán trong doanh nghiệp Chƣơng 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần Sông Hồng số 6- Chi nhánh số 1 Chƣơng 3: Một số ý kiến giải pháp nhắm hoàn thiện việc công tác kế toán thanh toán tại công ty Cổ phần Sông Hồng số 6- Chi nhánh số 1. 6 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Khái quát chung về công tác kế toán thanh toán trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm, phân loại thanh toán 1.1.1.1. Khái niệm Thanh toán là thuật ngữ mô tả việc chuyển giao tài sản từ một bên ngƣời hoặc công ty, tổ chức sang một bên khác, thƣờng đƣợc sử dụng khi trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc về pháp lý[2,245]. Trong doanh nghiệp, nghiệp vụ thanh toán là quan hệ giữa doanh nghiệp với các đối tác nhƣ nhà cung cấp, khách hàng, nhà nƣớc, nhân viên, các tổ chức phát sinh các khoản phải thu và các khoản phải trả trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Quan hệ thanh toán chỉ thực sự tồn tại khi có sự cam kết, thỏa thuận giữa chủ nợ và ngƣời đi vay về một khoản vay nợ theo đúng quy định của pháp luật đƣợc thông qua các hóa đơn, chứng từ, sổ sách hợp pháp, hợp lệ. Các khoản nợ phải thu: là khoản nợ của cá nhân, các tổ chức đơn vị bên trong và bên ngoài doanh nghiệp về số tiền mua sản phẩm, hàng hóa, vật tƣ và các khoản dịch vụ khác chƣa thanh toán cho doanh nghiệp. Các khoản nợ phải trả: là các khoản nợ phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp phải trả cho các đơn vị, các tổ chức kinh tế, xã hội nhƣ: Nợ tiền vay, nợ phải trả cho ngƣời bán, nợ phải trả, phải nộp nhà nƣớc, cho công nhân viên, cho cơ quan cấp trên và các khoản phải trả khác. 1.1.1.2. Phân loại a.Phân loại theo đối tƣợng thanh toán với doanh nghiệp - Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng: là quan hệ phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ ra bên ngoài. - Quan hệ thanh toán với nhà cung cấp: đây là mối quan hệ phát sinh trong quá trình mua sắm vật tƣ, tài sản, hàng hóa, dịch vụ. 7 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG - Quan hệ thanh toán vói Ngân sách nhà nƣớc: trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ của mình với Ngân sách nhà nƣớc về thuế và các khoản khác. - Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các bên đối tác liên doanh: đây là quan hệ phát sinh khi doanh nghiệp tham gia liên doanh với các doanh nghiệp khác hoặc doanh nghiệp là đơn vị tổ chức liên doanh. - Quan hệ thanh toán nội bộ: là mối quan hệ thanh toán phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp. Thuộc quan hệ này bao gồm quan hệ thanh toán nội bộ giữa doanh nghiệp với công nhân viên chức và quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với đơn vị nội bộ trong cùng tổng công ty hoặc giữa doanh nghiệp với các đơn vị cấp trên hoặc cấp dƣới. - Các quan hệ thanh toán khác: nhƣ quan hệ thanh toán với Ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản tiền vay, quan hệ thế chấp, ký quỹ, ký cƣợc. b. Phân loại theo phƣơng thức thanh toán - Phƣơng thức thanh toán bằng tiền mặt  Thanh toán bằng Việt Nam đồng  Thanh toán bằng ngoại tệ  Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng  Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hoặc giấy tờ có giá trị nhƣ tiền. - Phƣơng thức thanh toán không dùng tiền mặt  Phƣơng thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu  Phƣơng thức chuyển tiền  Phƣơng thức thanh toán nhờ thu - Phƣơng thức thanh toán tín dụng chứng từ c. Phân loại theo thời hạn thanh toán - Thanh toán trƣớc: Là hình thức mà ngƣời mua sẽ trả tiền trƣớc cho ngƣời bán một thời gian để đảm bảo việc mua hàng. Ngƣời bán sẽ có thuận lợi là 8 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG chắc chắn bán đƣợc hàng và thu đƣợc tiền, còn ngƣời mua sẽ thiệt thòi hơn khi phải trả tiền mà chƣa nhận đƣợc hàng nhƣng bù lại họ nhận đƣợc một giá thấp hơn những ngƣời mua khác. Trƣờng hợp này cũng đƣợc áp dụng khi nguồn hàng là khan hiếm, để dành đƣợc quyền mua ngƣời mua sẽ phải trả trƣớc số tiền hàng. - Thanh toán ngay: Ngay khi bên bán giao hàng cho bên mua thì bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền hàng cho bên bán. Hình thức này đƣợc áp dụng khi các đối tác chƣa tin tƣởng vào nhau, hay khi mua những mặt hàng có số lƣợng nhỏ, ngƣời mua sẽ trả tiền ngay. - Thanh toán sau: Tức ngƣời mua sau khi đã nhận hàng đầy đủ, một thời gian sau, theo thỏa thuận mới chuyển trả số tiền hàng cho bên bán. Hình thức này áp dụng khi các bên tham gia đã là đối tác quen thuộc của nhau. Việc thanh toán sau sẽ làm cho ngƣời bán bị chiếm dụng vốn, nhƣng bù lại họ có thể bán đƣợc nhiều hàng hóa hơn và có thể thu đƣợc một khoản chi phí tài chính qua giá bán sản phẩm. 1.1.2.Vai trò, nhiệm vụ của công tác kế toán thanh toán trong doanh nghiệp 1.1.2.1. Vai trò của kế toán thanh toán Đối với tất cả các doanh nghiệp mà nhất là các doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại, dịch vụ xây dựng thì kế toán thanh toán luôn giữ một vị trí hết sức quan trọng. Nghiệp vụ thanh toán phát sinh ngay từ giai đoạn đầu của quá trình kinh doanh khi doanh nghiệp mua hàng hoá đầu vào của nhà cung cấp đến khi doanh nghiệp bán hàng hoá cho khách hàng và kết thúc một chu trình kinh doanh. Thông tin về thanh toán có ý nghĩa trong việc quản lý công tác tài chính cũng nhƣ trong việc luân chuyển vốn kinh doanh của công ty. Doanh nghiệp muốn hoạt động ổn định và an toàn thì việc điều tiết các quan hệ thanh toán là rất quan trọng. Các mối quan hệ này đƣợc điều tiết trên cơ sở cân bằng giữa vốn chiếm dụng và vốn bị chiếm dụng làm sao vừa đảm bảo khả năng thanh toán của công ty vừa sử dụng tiết kiệm và hiệu quả nhất đối với nguồn vốn bỏ ra, tận dụng đƣợc nguồn vốn chiếm dụng đƣợc của nhà cung cấp. 9 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG Công tác kế toán thanh toán thực chất là việc giúp doanh nghiệp chiếm dụng vốn của các đối tƣợng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp nhƣng vẫn phải đảm bảo uy tín của công ty trong việc thanh toán nợ. Nhìn chung công tác kế toán thanh toán có ảnh hƣởng trọng yếu đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Quản lý tốt các quan hệ thanh toán sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tình hình tài chính của doanh nghiệp luôn ổn định và lành mạnh. 1.1.2.2.Nhiệm vụ của kế toán thanh toán Kế toánthanh toán trong doanh nghiệp có các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền. - Phối hợp với bộ phận kế toán có liên quan, kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp các hóa đơn chứng từ đầu vào, đầu ra đảm bảo phù hợp theo quy định của Nhà nƣớc. - Hạch toán các bút toán liên quan đến thu, chi tiền mặt, tiền gửi. Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thƣờng xuyên(cuối mỗi ngày và cuối tháng) với thủ quỹ để bảo đảm giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền. - Thực hiện việc giao dịch với ngân hàng: rút tiền, chuyển tiền, đối chiếu chứng từ, sổ phụ ngân hàng. - Phụ trách (lập, quản lý, giải chấp, tất toán…) các hợp đồng tín dụng, các khoản lãi (tiền gửi, tiền vay). - Thực hiện việc nộp thuế (nhập khẩu, VAT,…) hàng nhập khẩu - Lập báo cáo dự kiến thu chi hàng tuần, tháng, cân đối tài chính. - Đảm bảo việc theo dõi và cập nhật chứng từ trung thực, chính xác và kịp thời. Lƣu trữ các chứng từ liên quan đến công việc theo quy định. Cung cấp các báo cáo liên quan phần hành phụtrách theo yêu cầu của cấp quản lý. - Nhập liệu vào phần mềm, khóa sổ, và lập báo cáo liên quan phần việc phụ trách chính; Khi phát hiện lỗi và cần phải sửa, xóa thì phải có sự đồng ý của cấp quản lý trực tiếp. 10 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG - Thực hiện nghiêm chỉnh các yêu cầu của bản mô tả công việc; Trong quá trình thực hiện công việc nếu vấn đề nào chƣa rõ hoặc có quy trình quản lý tốt hơn phải thảo luận ngay với cấp quản lý. - Ngoài trách nhiệm đƣợc quy định trong tài liệu này, trách nhiệm của kế toán viên còn đƣợc quy định cụ thể trong các tài liệu nội bộ khác 1.2. Các phƣơng thức thanh toán áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp Phƣơng thức thanh toán là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động thƣơng mại, thông thƣờng khi có giao dịch phát sinh thì hai bên đồng thời thống nhất phƣơng thức thanh toán áp dụng cho giao dịch đó. Các phƣơng thức thanh toán mà doanh nghiệp thƣơng mại thƣờng sử dụng có thể chia thành thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Xu hƣớng của các doanh nghiệp là tiến tới thanh toán không dùng tiền mặt, hạn chế việc sử dụng tiền mặt trong lƣu thông nhƣ vật sẽ an toàn, tiết kiệm chi phí và doanh nghiệp có thể quản lý việc thanh toán dễ dàng hơn. 1.2.1. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt Phƣơng thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không đƣợc các doanh nghiệp sử dụng nhiều. Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu áp dụng cho những giao dịch phát sinh số tiền nhỏ, nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên hẹp. Phƣơng thức thanh toán bằng tiền mặt có thể chia thành: - Thanh toán bằng Việt Nam đồng - Thanh toán bằng ngoại tệ - Thanh toán bằng hối phiếu ngân hàng - Thanh toán bằng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hoặc giấy tờ có giá trị nhƣ tiền. 1.2.2. Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt Phƣơng thức thanh toán này đƣợc các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi trong hoạt động kinh doanh thƣơng mại. Các phƣơng thức thanh toán không dùng tiền mặt rất đa dạng, tùy theo tính chất của hoạt động thanh toán mà các 11 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG doanh nghiệp sẽ lựa chọn những phƣơng thức thanh toán phù hợp nhất. Có thể kể ra đây một số loại phƣơng thức thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu sau: 1.2.2.1. Phương thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu Phƣơng thức thanh toán bằng ủy nhiệm thu (chi) thƣờng đƣợc các doanh nghiệp sử dụng đối với các đối tƣợng có quan hệ mua bán với doanh nghiệp từ trƣớc và trong cùng một Quốc gia, đây là phƣơng thức thanh toán có thủ tục đơn giản và tiện lợi cho doanh nghiệp. Theo hình thức này thì chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu (chi) hộ với một đối tƣợng nào đó do doanh nghiệp chỉ định có tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc khác ngân hàng. Chứng từ thanh toán xuất hiện trong phƣơng thức này gồm có: Ủy nhiệm thu (chi), Giấy báo Có (Nợ). 1.2.2.2. Phương thức chuyển tiền Phƣơng thức chuyển tiền là phƣơng thức thanh toán trong đó ngƣời trả tiền yêu cầu ngân hàng của mình chuyển số tiền nhất định cho ngƣời hƣởng lợi ở một địa điểm nhất định bằng phƣơng tiện chuyển tiền do khách yêu cầu hoặc bằng điện (telegraphic – T/T) hoặc bằng thƣ (mail transfer – M/T). Phƣơng thức này đơn giản dễ thực hiện nhƣng chỉ nên thực hiện với khách hàng quen biết vì có thể gặp phải rủi ro ngƣời bán không thu đƣợc tiền hàng trong trƣờng hợp thanh toán sau và không đảm bảongƣời mua sẽ nhận đƣợc hàng trong trƣờng hợp thanh toán trƣớc. Bộ chứng từ thanh toán trong phƣơng thức này gồm có: Hợp đồng thƣơng mại, Hóa đơn, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu. 1.2.2.3. Phương thức thanh toán nhờ thu Phƣơng thức nhờ thu là phƣơng thức mà ngƣời bán sau khi giao hàng thì ký phát hối phiếu đòi tiền ngƣời mua rồi đến ngân hàng nhờ thu hộ số tiền ghi trên hối phiếu đó. Phƣơng thức nhờ thu có hai loại: - Phƣơng thức nhờ thu phiếu trơn: ngƣời ký phát hối phiếu nhờ ngân hàng thu hộ số tiền bán hàng ghi trên hối phiếu từ ngƣời mua mà không gửi kèm theo bất cứ chứng từ nào. Ngƣời bán sẽ gửi thẳng bộ chứng từ cho ngƣời mua cùng 12 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG lúc với việc gửi hàng hóa. Phƣơng thức này chỉ áp dụng trong trƣờng hợp ngƣời bán và ngƣời mua tin cậy nhau dƣới dạng công ty mẹ và công ty con hoặc giữa các chi nhánh. Do sự không đảm bảo quyền lợi cho ngƣời bán nên phƣơng thức này ít đƣợc sử dụng trong thanh toán quốc tế. - Phƣơng thức thanh toán nhờ thu kèm chứng từ: ngƣời bán sau khi giao hàng, ký phát hối phiếu và gửi kèm bộ chứng từ gửi hàng để nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ ngƣời mua. Với điều kiện là ngân hàng chỉ trao bộ chứng từ cho ngƣời mua sau khi ngƣời này trả tiền hoặc ký chấp nhận thanh toán. Phƣơng thức thanh toán này mặc dù đã khắc phục đƣợc nhƣợc điểm của nhờ thu phiếu trơn khống chế đƣợc quyền định đoạt hàng hóa của ngƣời mua. Phƣơng thức thanh toán nhờ thu có nhƣợc điểm là không không chế đƣợc việc ngƣời mua có trả tiền hay không. Ngƣời mua có thể chậm trễ hoặc không thanh toán bằng việc trì hoãn nhận chứng từ hoặc không nhận hàng nữa.thanh toán theo hình thức này thƣờng chậm chạp do ngân hàng chỉ đóng vai trò thu tiền hộ còn không có trách nhiệm đến việc trả tiền của ngƣời mua. Bộ chứng từ sử dụng trong phƣơng thức thanh toán nhờ thu: Hối phiếu, Hóa đơn, Vận đơn, Bảng kê bao bì chi tiết. 1.2.2.4. Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ Phƣơng thức tín dụng chứng từ là một sự thỏa thuận trong đó một ngân hàng mở thƣ tín dụng (Letter of Credit – L/C) theo yêu cầu của ngƣời mở thƣ tín dụng sẽ trả một số tiền nhất định cho ngƣời hƣởng lợi hoặc chấp nhận hối phiếu do ngƣời này ký phát trong phạm vi số tiền trong thƣ tín dụng khi ngƣời này xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thƣ tín dụng. Các loại thƣ tín dụng:  Thƣ tín dụng có thể hủy ngang: là thƣ tín dụng mà ngân hàng và ngƣời mua có thể tự ý sửa đổi hoặc hủy bỏ bất cứ lúc nào mà không cần thông báo trƣớc cho ngƣời bán. 13 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG  Thƣ tín dụng không thể hủy ngang: là loại thƣ tín dụng mà ngân hàng khi đã mở thƣu tín dụng phải chịu trách nhiệm trả tiền cho ngƣời bán trong thời hạn hiệu lực của thƣ tín dụng, không đƣợc quyền sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ thƣ tín dụng đó nếu chƣa đƣợc sự đồng ý của các bên liên quan.  Thƣ tín dụng không thể hủy ngang có xác nhận: là loại thƣ tín dụng không thể hủy ngang đƣợc một ngân hàng đảm bảo trả tiền thƣ tín dụng theo yêu cầu của ngân hàng mở thƣ tín dụng. Ngân hàng xác nhận đảm bảo trả tiền cho ngƣời bán nếu nhƣ ngân hàng mở thƣ tín dụng không trả đƣợc tiền.  Thƣ tín dụng không thể hủy ngang không thể truy đòi: là loại thƣ tín dụng không thể hủy bỏ mà sau khi ngƣời bán đã đƣợc ngân hàng trả tiền rồi nếu về sau có sự tranh chấp về chứng từ thanh toán thì ngƣời bán không phải truy hoàn lại số tiền đã nhận. Phƣơng thức thanh toán bằng thƣ tín dụng đƣợc sử dụng rất rộng rãi và ƣu việt hơn cả trong các phƣơng thức thanh toán thƣơng mại quốc tế do đảm bảo đƣợc quyền lợi cho cả hai bên bán và mua. Trong phƣơng thức này ngân hàng không chỉ là trung gian thanh toán nhƣ các phƣơng thức khác nữa. Tuy nhiên khi áp dụng phƣơng pháp này ngƣời mua và ngƣời bán vẫn có thể gặp phải những rủi ro: Về phía ngƣời xuất khẩu, việc thanh toán có thể không thực hiện đƣợc do bộ chứng từ họ xuất trình không phù hợp với quy định trong L/C. Khi đó nhà xuât khẩu phải tự chịu chi phí lƣu kho bãi, bán đấu giá… cho đến khi vấn đề đƣợc giải quyết hoặc phải chở hàng về nƣớc.Nhà xuất khẩu cũng có khả năng không đƣợc thanh toán nếu ngân hàng phát hành hoặc ngan hàng xác nhận mất khả năng thanh toán. Về phía nhà nhập khẩu: ngân hàng thanh toán dựa trên sự đầy đủ và hợp lệ của bộ chứng từ do nhà xuất khẩu xuất trình. Nếu nhà xuất khẩu gian lận làm giả chứng từ thì họ vẫn có khả năng đƣợc thanh toán mặc dù hàng hóa đã giao cho nhà nhập khẩu không đảm bảo chất lƣợng, số lƣợng, chủng loại. 14 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG Bộ chứng từ thanh toán trong hình thức thanh toán này gồm: Giấy để nghị mở thƣ tín dụng, Hóa đơn, Vận đơn, Chứng nhận xuất xứ hàng hóa, Chứng nhận chất lƣợng hàng hóa. 1.3. Công tác kế toán thanh toán tại doanh nghiệp 1.3.1. Thanh toán với Nhà cung cấp 1.3.1.1.Đặc điểm nghiệp vụ và nhiệm vụ kế toán thanh toán với Nhà cung cấp Đối với các nhà cung cấp Công ty sử dụng đồng thời cả hai hình thức thanh toán tùy vào đối tƣợng khách hàng và giá trị hàng hóa. Đối với các nhà cung cấp ở xa công ty thƣờng tiến hànhthanh toán bằng ủy nhiệm chi qua các ngân hàng. Để thuận lợi cho việc thanh toán cho nhà cung cấp đƣợc nhanh chóng và bảo đảm an toàn về vốn Côngty tiến hành mở tài khoản tại đa dạng các ngân hàng nhƣ : Ngân hàng TMCP Quân đội ,Ngân hàng Công thƣơng Việt Nam, ngân hàng Kỹ Thƣơng Việt Nam. Đối với các nhà cung cấp trong địa bàn thành phố Vĩnh Yên và giá trị hàng hóa dịch vụ mua nhỏ thì công ty thƣờng tiến hành thanh toán bằng tiền mặt. Thời hạn thanh toán với nhà cung cấp đƣợc quy định cụ thể trong hợp đồng. Công ty tiến hành xem xét, cân đối các khoản phải thu và phải trả sau đó tiến hành thanh toán cho các nhà cung cấp đến hạn, ngoài ra hình thức thanh toán trả ngay cũng thƣờng xuyên đƣợc sử dụng trong trƣờng hợp giá trị hợp đồng nhỏ, công ty có sẵn khả năng thanh toán. Công ty luôn có những biện pháp huy động vốn để thanh toán cho nhà cung cấp đúng và trƣớc hạn. 1.3.1.2.Công tác kế toán thanh toán với Nhà cung cấp a. Chứng từ sử dụng - Hợp đồng mua bán hàng hóa. - Hóa đơn GTGT do ngƣời bán lập; - Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, sản phẩm, hàng hóa; - Phiếu nhập kho; Biên bản giao nhận TSCĐ… - Biên bản đối chiếu công nợ. - Biên bản bù trừ công nợ. 15 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG - Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua: Phiếu chi; Giấy báo Nợ, ủy nhiệm chi …Phiếu thu (do ngƣời bán lập). b. Tài khoản kế toán - Trƣờng hợp mua hàng trả tiền ngay cho ngƣời bán không hạch toán thông qua tài khoản 331 – Phải trả ngƣời bán mà hạch toán trực tiếp qua tài khoản 111 nếu trả bằng tiền mặt hoặc TK 112 nếu trả bằng TGNH. - Tài khoản 111, 112 thanh toán với khách hàng phản ánh các khoản công ty mua hàng trả ngay cho ngƣời bán. - Trƣờng hợp trả trƣớc hoặc trả sau, kế toán sử dụng TK 331- Phải trả ngƣời bán - Tài khoản này dùng để phản ánh: + Tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho ngƣời bán vật tƣ, HHDV, ngƣời cung cấp theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. + Tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho ngƣời nhận thầu xây lắp chính, phụ Tài khoản đƣợc theo dõi cho từng đối tƣợng phải trả. - Tài khoản 331 – Phải trả ngƣời bán đƣợc chi tiết cho từng đối tƣợng ngƣời bán.Tài khoản này có kết cấu nhƣ sau: Bên Nợ - Số tiền đã trả cho ngƣời bán vật tƣ, hàng hóa, ngƣời cung cấp dịch vụ, ngƣời nhận thầu xây lắp. - Số tiền ứng trƣớc cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp, ngƣời nhận thầu xây lắp nhƣng chƣa nhận đƣợc vật tƣ, hàng hóa, dịch vụ, khối lƣợng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao. - Số tiền ngƣời bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng. - Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thƣơng mại đƣợc ngƣời bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho ngƣời bán. - Giá trị vật tƣ, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại ngƣời bán. 16 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG - Đánh giá lại các khoản phải trả cho ngƣời bán bằng ngoại tệ (trƣờng hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam). Bên Có: - Số tiền phải trả cho ngƣời bán vật tƣ, hàng hoá, ngƣời cung cấp dịch vụ và ngƣời nhận thầu xây lắp. - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tƣ, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. - Đánh giá lại các khoản phải trả cho ngƣời bán bằng ngoại tệ (trƣờng hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam). Số dƣ bên Có: - Số tiền còn phải trả cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp, ngƣời nhận thầu xây lắp. Số dƣ bên Nợ (nếu có): - Số tiền đã ứng trƣớc cho ngƣời bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho ngƣời bán theo chi tiết của từng đối tƣợng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dƣ chi tiết của từng đối tƣợng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”. - Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác liên quan nhƣ: TK 111, TK 112, TK 152, TK 153, TK 211, TK 611… [2,254] c. Sổ sách kế toán và hạch toán kế toán * Sổ sách kế toán Chứng từ gốc (1) Sổ chi tiết TK331 (2) Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 Sơ đồ 1.1: Quá trình hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp (1) Căn cứ vào các chừng từ gốc về thanh toán với ngƣời bán, kế toán chi tiết ghi vào sổ chi tiết TK 331 đƣợc mở riêng cho từng nhà cung cấp. Mẫu sổ chi tiết TK 331 đã đƣợc bộ tài chính ban hành và hƣớng dẫn cách ghi chép. Theo 17 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG quy định chung, đối với tất cả các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ phải có sổ chi tiết riêng theo từng đối tƣợng thanh toán và theo từng loại ngoại tệ. (2) Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết về việc thanh toán với ngƣời bán. Bảng tổng hợp này sẽ là căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK 331. * Hạch toán kế toán  Trƣờng hợp trả ngay cho ngƣời bán bằng tiền mặt hoặc TGNH. Kế toán hạch toán trực tiếp ghi giảm tài khoản vốn bằng tiền (TK 111, 112) và ghi tăng các tài khoản khác liên quan (TK 152, 153, 211, , 133…)  Trƣờng hợp trả trƣớc hoặc trả sau kế toán hạch toán vào TK 331 – Phải trả cho ngƣời bán 18