Tài liệu Kế toán thanh toán tại công ty cổ phần dầu khí khánh phong

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH NGUYỄN MAI PHƯƠNG KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU KHÍ KHÁNH PHONG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành: Kế toán NGƯỜI HƯỚNG DẪN: ThS. LÊ VĂN BẮC Phú Thọ, 2017 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG A. MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Nền kinh tế cũng như xã hội luôn luôn vận động và biến đổi không ngừng hàm chứa trong đó cả những cơ hội thuận lợi để vươn lên phát triển cũng như cả những thách thức, khó khăn. Một đất nước có nền kinh tế phát triển thì văn hóa xã hội mới phát triển. Chính sách mở cửa đã tạo điều kiện cho nền kinh tế nước ta ngày càng phát triển, các hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa ngày càng phong phú, đa dạng. Mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người mua, người bán phản ánh quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ thanh toán. Kế toán thanh toán là một trong những tiêu chuẩn quan trọng đánh giá tài chính công ty và xem xét doanh nghiệp có hoạt động hiệu quả hay không. Các ngiệp vụ phát sinh giữa người mua và người bán lại xảy ra thường xuyên và có quan hệ mật thiết tới nghiệp vụ kế toán vốn bằng tiền. Các nghiệp vụ phát sinh này được ghi chép phản ánh khi có đầy đủ các chứng từ cần thiết để ghi nhận việc mua hàng hoặc bán hàng. Từ những ghi chép này doanh nghiệp có thể đánh giá một cách chính xác việc kinh doanh của mình là lãi hay lỗ để có những biện pháp điều chỉnh cho phù hợp và hiệu quả. Công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong là một doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng về xăng dầu và các sản phẩm liên quan. Công ty đã và đang thực hiện tốt công tác quản lý kế toán tài chính theo chế độ hiện hành của nhà nước. Việc hạch toán được các kế toán viên làm thường xuyên liên tục do đó các thông tin về tài chính được cung cấp đầy đủ, kịp thời giúp quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Tuy nhiên, nếu khảo sát và phản ánh thực trạng một các đầy đủ, đánh giá chính xác thì có thể đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty trong thời gian tới. Với tất cả lý do trên, là sinh viên kế toán cuối khóa e lựa chọn đề tài “ Kế toán thanh toán tại công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong” làm khóa luận tốt nghiệp của mình. 1 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG 2. Lịch sử các vấn đề nghiên cứu Kế toán thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong việc duy trì hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp. Vì vậy, đề tài này đã được nhiều sự quan tâm nghiên cứu từ các thầy cô giáo và sinh viên trường Đại học Hùng Vương. Đề tài „„Thực trạng kế toán thanh toán tại công ty TNHH An Thành‟‟ của tác giả Phạm Thị Khánh Linh, năm 2016 đã chỉ ra được một số ưu nhược điểm mà kế toán thanh toán của công ty gặp phải. Tác giả đã đưa ra giải pháp về thu hồi nợ đọng, tình hình thanh toán và khả năng thanh toán một cách chi tiết và rõ ràng để thuận tiện cho công tác quản lý. Đề tài „‟ Kế toán thanh toán tại công ty TNHH May Phú Thọ‟‟ của tác giả Nguyễn Thị Thanh Thảo, năm 2013 đã đề xuất phần mềm MISA, ASCOFAS với giao diện dễ sử dụng, tốc độ xử lý nhanh để công ty có thể dễ dàng quản lý trong công tác kế toán. Đề tài „‟ Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty cổ phần xây dựng và phát triển nông thôn Phú Thọ‟‟ của tác giả Bùi Thị Thanh Thoan, năm 2013 đã đưa ra giải pháp về công tác kế toán thanh toán tại công ty về trích lập dự phòng phải thu khó đòi, chính sách chiết khấu thanh toán, khả năng thanh toán một cách chi tiết và rõ ràng. Đề tài nghiên cứu" Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán thanh toán tại Công ty Cổ phần Đông Á " của tác giả Nguyễn Thị Lý, năm 2014. Đề tài đã đề xuất phần mềm MISA và lí giải chi tiết những lợi ích phần mềm mang lại phù hợp với công tác kế toán tại công ty. Trong các đề tài nghiên cứu trên, các tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý luận và phản ánh thực trạng kế toán thanh toán tại các doanh nghiệp. Từ đó chỉ ra ưu điểm, nhược điểm và đề xuất các giải pháp hoàn thiện. Trong khoảng thời gian từ năm 2014- 2016 đã có rất nhiều đề tài khoa học, khóa luận nghiên cứu về kế toán thanh toán, song vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu về kế toán thanh toán tại công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong. Vì vậy, trong khóa luận của mình, em 2 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG thực hiện nghiên cứu đề tài „Kế toán thanh toán tại công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong‟‟. 3. Mục tiêu nghiên cứu 3.1 Mục tiêu chung Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán thanh toán trên cơ sở đó phản ánh và đánh giá thực trạng kế toán thanh toán tại công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong. Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán thanh toán tại công tycổ phần dầu khí Khánh Phong. 3.2 Mục tiêu cụ thể - Hệ thống cơ sở lý luận về kế toán thanh toán của doanh nghiệp - Phản ánh và đánh giá thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong. - Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán thanh toán tại công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác kế toán thanh toán tại công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong. 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Về nội dung: Kế toán thanh toán với nhà cung cấp, khách hàng và nhà nước. - Về không gian: nghiên cứu tại công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong. Địa chỉ: Số 593, Đại lộ Hùng Vương, Bến Gót, thành phố Việt Trì, tỉnh Phú Thọ. - Về thời gian: Số liệu nghiên cứu từ năm 2014 đến năm 2016, trong đó tập trung chủ yếu vào tháng 11 năm 2016. 3 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phƣơng pháp nghiên cứu luận Hệ thống hóa về kế toán thanh toán trong doanh nghiệp, từ đó vận dụng vào công tác kế toán thanh toán để phân tích , nghiên cứu mối quan hệ công tác kế toán thanh toán tại công ty 5.2. Phương pháp thống kê kinh tế * Phương pháp thu thập số liệu - Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp: Nguồn thông tin thứ cấp được thu thập, sưu tầm từ những tài liệu, số liệu thứ cấp đã được công bố tại Công ty cổ phần thương mại tổng hợp Hồng Doanh. - Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp: Nguồn thông tin sơ cấp được thu thập bằng việc quan sát thực tiễn hoạt động thanh toán và phỏng vấn một số cán bộ, nhân viên trong Công ty cổ phần thương mại tổng hợp Hồng Doanh. Đối tượng phỏng vấn là ban giám đốc, nhân viên phòng kế toán, tài chính của công ty. * Phương pháp xử lý số liệu Trên cơ sở các số liệu sơ cấp, thứ cấp đã thu thập được cùng với sự hỗ trợ của các phần mềm excel để tổng hợp, tính toán các con số tuyệt đối, số tương đối và số bình quân và sắp xếp chúng thành một hệ thống phù hợp với đề tài. * Phương pháp so sánh Sử dụng phương pháp so sánh để thấy được sự biến động của các chỉ tiêu như doanh thu, chi phí của công ty qua các năm từ đó đưa ra đánh giá khách quan về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và trên cơ sở đó đưa ra kết luận kiến nghị, định hướng, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán, nâng cao kết quả kinh doanh. 5.3. Phương pháp kế toán 4 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG Phương pháp kế toán được sử dụng trong đề tài bao gồm: - Phương pháp chứng từ kế toán: Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp kế toán được sử dụng để phản ánh, kiểm tra những nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh của chúng vào các bản chứng từ kế toán, phục vụ cho công tác kế toán, công tác quản lý. - Phương pháp tài khoản kế toán: Phương pháp tài khoản kế toán là phương pháp kế toán được sử dụng để phân loại đối tượng chung của kế toán thành các đối tượng kế toán cụ thể, để ghi chép, phản ánh và kiểm tra một cách thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình hiện có và sự vận động của từng đối tượng kế toán cụ thể, nhằm cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở các đơn vị và để lập các báo cáo kế toán định kỳ. - Phương pháp tính giá: Phương pháp tính giá là một phương pháp kế toán sử dụng thước đo tiền tệ để xác định trị giá thực tế của tài sản theo những nguyên tắc nhất định. - Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán: Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán là phương pháp kế toán được sử dụng để tổng hợp từ các sổ kế toán theo mối quan hệ cân đối vốn có của đối tượng kế toán nhằm cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán phục vụ công tác quản lý. Phương pháp tổng hợp - cân đối được biểu hiện thông qua hệ thống các báo cáo kế toán. 5.4 Phương pháp chuyên gia Là phương pháp tham khảo ý kiến của các chuyên gia, những người có kinh nghiệm về lĩnh vực nghiên cứu. Phương pháp này được triển khai theo một 5 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG quy trình chặt chẽ bao gồm nhiều khâu: thành lập nhóm chuyên gia, đánh giá năng lực chuyên gia, lập biểu câu hỏi và xử lý toán học kết quả thu được từ ý kiến chuyên gia. 5. Kết cấu của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, nội dung đề tài gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán thanh toán trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong. Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tại công ty cổ phần dầu khí Khánh Phong. 6 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU CHƢƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Một số vấn đề chung về thanh toán trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm Thanh toán là quan hệ giữa doanh nghiệp với các khách nợ, chủ nợ, ngân hàng, các tổ chức tài chính và các đối tác về các khoản phải thu, phải trả, các khoản vay trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.2. Vai trò của hoạt động thanh toán trong doanh nghiệp Thanh toán là một bộ phận quan trọng trong công tác tài chính, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của công tác tài chính. Hoạt động thanh toán phát sinh ngay từ đầu quá trình sản xuất tới tận khâu cuối cùng của quá trình này thể hiện ở mối quan hệ dưới đây: - Trong quan hệ thanh toán với nhà cung cấp: sự chậm trễ thanh toán gây ảnh hưởng đến kết quả sản xuất do hàng bị cung ứng chậm trễ, gây gián đoạn trong sản xuất. - Trong mối quan hệ thanh toán với nhà nước hoặc cấp trên: các khoản thanh toán không đúng hạn hoặc gian lậm trong thanh toán có thể là nguyên nhân của những quyết định gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: bị phạt, thu hồi giấy phép kinh doanh, bị truy tố trước pháp luật... - Trong mối quan hệ với khách hàng: doanh nghiệp cần tránh bị chiếm dụng vốn, tạo vòng quay vốn nhanh. 7 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG - Trong quan hệ thanh toán với công nhân viên: việc thanh toán đúng hạn tạo thuận lợi cho sản xuất, nâng cao ý thức người lao động. 1.1.3. Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán - Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau - Các nghiệp vụ này phát sinh nhiều, thường xuyên yêu cầu phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng thanh toán. - Các nghiệp vụ thanh toán diễn ra một cách thường xuyên, liên tục trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy doanh nghiệp cần có những chính sách, chế độ quản lý chặt chẽ. - Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh ở cả quá trình mua vật tư, hàng hoá đầu vào và quá trình tiêu thụ. Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì nó tham gia vào toàn bộ quá trình kinh doanh (mua hàng và bán hàng). - Việc thanh toán ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp nên thường có các quy định rất chặt chẽ trong thanh toán. Vì vậy cần có sự giám sát, quản lý thường xuyên để các quy tắc được tôn trọng. 1.1.4. Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi về nguyên tệ trên các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. - Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng vàng, bạc, kim quý đá quy, cần theo dõi cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị. - Theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng, phải thường xuyên đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán kịp thời. - Không bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp , giữa khách hàng mà phải căn cứ trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kỳ. 8 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG - Đối với các đối tượng có quan hệ thanh toán thường xuyên có số dư nợ lớn thì định kỳ hoắc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn lại phải thah toán, có xác nhận bằng văn bản. 1.1.5. Phân loại các nghiệp vụ thanh toán 1.1.5.1. Căn cứ theo tính chất của các mối quan hệ thanh toán - Các khoản nợ phải thu: Công nợ phải thu là các khoản tiền và tài sản doanh nghiệp có quyền thu hồi từ khách hàng, từ các đơn vị nội bộ, các khoản tạm ứng từ cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp, các khoản thế chấp, nhận ký cược, ký quỹ và các khoản phải thu khác. - Các khoản nợ phải trả: Nợ phải trả là các khoản công nợ phát sinh trong quá trình thanh toán mà doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn trả cho các chủ nợ như các khoản phải trả nhà cung cấp, ngân hàng, các tổ chức tài chính... Nợ phải trả được chia làm hai loại như sau: + Khoản công nợ phát sinh theo hợp đồng: Đây là khoản phát sinh gắn liền với một hợp đông vay vốn, khế ước vay... + Các khoản nợ trong thanh toán: Đây là các khoản nợ phát sinh trong quá trình thanh toán, là khoản nguồn vốn mà doanh nghiệp được phép chiếm dụng trong thời gian nhất định như: nợ phải trả nhà cung cấp, các khoản phải trả cán bộ công nhân viên... 1.1.5.2. Phân loại theo đối tượng thanh toán - Quan hệ thanh toán với nhà cung cấp: đây là mối quan hệ phát sinh trong quá trình mua sắm vật tư, tài sản, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ. Quan hệ thanh toán thuộc nhóm này bao gồm các khoản thanh toán với người cung cấp vật tư, hàng hóa, tài sản... thanh toán với người nhận thầu xây dựng cơ bản, nhận thầu sửa chữa lớn... 9 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG - Quan hệ thanh toán với khách hàng: phát sinh trong quá trình doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ ra bên ngoài. Khi khách hàng chấp nhận mua, chấp nhận thanh toán cho khối lượng hàng hóa doanh nghiệp chuyển giao hoặc khách hàng đạt trước tiền hàng cho doanh nghiệp sẽ phát sinh quan hệ thanh toán này. Như vậy, thuộc nhóm này gồm quan hệ thanh toán với người mua, người đặt hàng. - Quan hệ thanh toán với ngân sách nhà nước: trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ của mình với ngân sách nhà nước về thuế, phí, lệ phí và các khoản khác. Các khoản thanh toán này có thể khác nhau đối với từng doanh nghiệp. Thông thường các khoản phải nộp nhà nước bao gồm: Thuế giá trị gia tăng, thế thu nhập doanh nghiệp, thuế môn bài, phí và lệ phí khác. - Quan hệ thanh toán với các đối tác liên doanh: phát sinh khi doanh nghiệp tham gia liên doanh với các doanh nghiệp khác hoặc doanh nghiệp là đơn vị tổ chức liên doanh quan hệ về phân chia lợi nhuận liên doanh... - Quan hệ thanh toán nội bộ: là quan hệ phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp. Thuộc quan hệ này bao gồm thanh toán giữa doanh nghiệp với cán bộ công nhân viên, giữa đơn vị với các đơn vị trực thuộc về các khoản phân phối vốn, thu hộ, chi hộ lẫn nhau, mua bán nội bộ. - Các quan hệ thanh toán khác: như quan hệ thanh toán với ngân hàng, các tổ chức tài chính về các khoản tiền vay, quan hệ về thế chấp, ký cược, ký quỹ... 1.1.6. Các hình thức thanh toán trong doanh nghiệp 1.1.6.1. Căn cứ theo thời hạn thanh toán - Thanh toán trước: hình thức người mua sẽ trả tiền trước cho người bán một thời gian để đảm bảo việc mua hàng. Người bán sẽ có thuận lợi là chắc chắn bán được hàng, còn người mua sẽ bị thiệt thòi khi bị chiếm dụng vốn một thời 10 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG gian, nhưng bù lại người mua chắc chắn sẽ mua được hàng khi nguồn hàng khan hiếm. - Thanh toán ngay: Ngay khi bên bán giao hàng cho bên mua thì bên mua cũng có nghĩa vụ trả tiền cho bên bán. Hình thức này thường áp dụng khi các đối tác còn chưa tin tưởng vào nhau, hay khi mua những mặt hàng có giá trị nhỏ, người mua sẽ trả tiền ngay. - Thanh toán sau: Người mua sau khi đã nhận đủ hàng, một thời gian sau, theo thỏa thuận mới trả tiền cho người bán. Hình thức này áp dụng khi các bên tham gia đã là đối tác quen thuộc của nhau. Việc thanh toán sau sẽ làm cho người bán bị chiếm dụng vốn, nhưng bù lại, họ có thể bán được nhiều hàng hơn và có thể thu thêm một khoản chi phí tài chính qua giá bán sản phẩm. Hiện nay, hình thức thanh toán chủ yếu là thanh toán sau. Cùng với thanh toán trước, nó đã tạo ra các khoản phải thu và phải trả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.6.2. Căn cứ theo công cụ thanh toán a, Thanh toán bằng tiền mặt Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý, tín phiếu và ngân phiếu. Mọi khoản thu chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ không được phép mua bán vật tư, hàng hóa, tiếp liệu, hoặc không được kiểm nhiệm công tác kế toán. Tất cả các khoản thu, chi tiền mặt đều phải có chứng từ hợp lệ chứng minh và phải có chữ ký của kế toán trưởng và thủ quỹ đơn vị. Sau khi thực hiện thu chi tiền, thủ quỹ giữ lại các chứng từ để cuối ngày ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ. Sổ quỹ kim báo cáo quỹ được in thành 2 liên, một liên lưu làm sổ quỹ, một liên làm báo cáo quỹ kèm theo chứng từ thu, chi gửi cho kế toán quỹ. Sổ quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số dư cuối ngày trên sổ quỹ. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình 11 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG thanh toán như: thanh toán bằng tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, bằng ngoại tệ các loại và các loại giấy tờ có giá trị như tiền. Khi nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh toán này trên thực tế cho phù hợp các loại hình giao dịch với số lượng nhỏ v đơn giản, bởi vì với các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp va kém an toàn. Thông thường hình thức này được áp dụng trong thanh toán với công nhân viên, với các nhà cung cấp nhỏ, lẻ. b, Thanh toán không dùng tiền mặt Đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách tính chuyển tài khoản hoặc thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Các hình thức cụ thể bao gồm: + Thanh toán bằng Séc Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên trên séc. Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc. Séc chỉ phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư. Séc thanh toán gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc tiền mặt và séc định mức. - Séc chuyển khoản: Dùng để thanh toán và mua bán hàng hoá giữa các đơn vị trong cùng một địa phương. Séc có tác dụng để thanh toán chuyển khoản không có giá trị để lĩnh tiền mặt, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định. - Séc định mức: loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng đảm bảo chi tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc. Sổ séc định mức có thể dùng để thanh toán trong cùng địa phương hoặc khác địa phương. Khi phát hành, đơn vị chỉ được phát hành trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi. Mỗi lần phát hành 12 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG phải ghi số hạn mức còn lại vào mặt sau của tờ séc. Đơn vị bán khi nhận séc phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc. - Séc chuyển tiền cầm tay: loại séc chuyển khoản cầm tay, được ngân hàng đảm bảo thanh toán. - Séc bảo chi: séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi số tiền ghi trên từng tờ séc đó. Khi phát hành séc đơn vị phát hành đưa đến ngân hàng để đóng dấu đảm bảo chi cho tờ séc đó. Séc này dùng để thanh toán chủ yếu giữa các đơn vị mua bán vật tư, hàng hoá trong cùng một địa phương nhưng chưa tín nhiệm lẫn nhau. + Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu Uỷ nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ một số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác. + Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước và một số thanh toán khác. + Thanh toán bù trừ Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán giữa hai bên phải trên cơ sở thoả thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và theo dõi. + Thanh toán bằng thư tín dụng - L/C Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán. Khi giao 13 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG hàng xong ngân hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng của bên bán. Hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau. Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán Quốc tế, với đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. + Thanh toán bằng thẻ tín dụng Thẻ tín dụng được phát hành sau khi nhà cung cấp dịch vụ t n dụng duyệt chấp thuận tài khoản thẻ, sau đó chủ thẻ có thể sử dụng nó để mua sắm tại các điểm bán hàng chấp nhận loại thẻ. Khi mua sắm, người dùng thẻ cam kết trả tiền cho nhà phát hành thẻ bằng cách ký tên lên hóa đơn có ghi chi tiết của thẻ cùng với số tiền, hoặc bằng cách nhập mật mã cá nhân. Chủ thẻ không cần phải trả tiền mặt ngay khi mua hàng. Thay vào đó, ngân hàng sẽ ứng trước tiền cho người bán và chủ thẻ sẽ thanh toán lại sau cho ngân hàng khoản giao dịch. Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ. 1.2. Một số vấn đề về kế toán thanh toán tại doanh nghiệp 1.2.1. Khái niệm kế toán thanh toán Kế toán thanh toán là việc lập và luân chuyển chứng từ kế toán, xây dựng hệ thống sổ sách kế toán, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp để hỗ trợ cho việc theo dõi tình hình phát sinh các nghiệp vụ thanh toán, định kì lập báo cáo theo quy định. 1.2.2. Nhiệm vụ và vai trò của kế toán thanh toán trong doanh nghiệp 1.2.2.1. Nhiệm vụ Để có được những thông tin chính xác, kịp thời tình hình thanh toán với người mua người bán trong doanh nghiệp thì kế toán đóng vai trò rất quan trọng. Để làm tốt chức năng thông tin và kiểm tra của mình kế toán phải thực hiện các nhiệm vụ sau: 14 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG - Kế toán phải tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản phải thu, phải trả chi tiết theo từng đối tượng, từng khoản nợ, từng thời gian, đôn đốc việc thanh toán kịp thời, tránh chiếm dụng vốn lẫn nhau. - Đối với những khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên hoặc có dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số còn nợ. Nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản. - Giám sát việc thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành kỷ luật thanh toán. - Tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình công nợ từng loại cho quản lý để có biện pháp xử lý. - Kế toán cần tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu và phải trả. Đồng thời kế toán cũng cần xây dựng cả nguyên tắc, quy trình kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp thanh toán với người bán, người mua sao cho khoa học và hợp lý, phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định và chế độ. 1.2.2.2. Vai trò Kế toán thanh toán là công cụ quản lí duy nhất đối với các nghiệp vụ thanh toán. Khác với các phần hành khác như tiền mặt, vật tư, hàng hóa hiện hữu trong két, trong kho của doanh nghiệp, sự tồn tại của các nghiệp vụ thanh toán chỉ được biểu hiện duy nhất trên chứng từ, sổ sách. Kế toán thanh toán giúp cho nhà quản lý nắm bắt được tình hình công nợ, khả năng thanh toán đối với các khoản nợ phải trả, phải thu của doanh nghiệp. Từ đó doanh nghiệp sẽ có những chính sách thu nợ, trả nợ kịp thời nhằm đảm bảo khả năng tài chính của doanh nghiệp. 1.2.3. Yêu cầu quản lý và nguyên tắc của kế toán thanh toán 1.2.3.1. Yêu cầu quản lý + Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải thu: 15 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG - Nợ phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp về sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ. - Không phản ánh các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ thu tiền ngay ( tiền mặt, sec, hoặc đã thu qua ngân hàng ). - Hạch toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ: nợ trong hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu khôn đòi được. + Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải trả: - Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ cần được hạch toán chi tiết từng đối tượng phải trả. Đối tượng phải trả người bán, người cung cấp, có quan hệ kinh tế chủ yếu đối với doanh nghiệp về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp nhưng chưa nhận hàng hóa, lao vụ...ngay ( tiền mặt, sec ) - Những vật tư hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán. 1.2.3.2. Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Để có thể theo dõi, phản ánh một các chính xác, kịp thời các nghiệp vụ về thanh toán phát sinh, kế toán cần phải tuân thủ các nguyên tắc như sau: - Các khoản nợ phải thu, phải trả cần được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng và phải thường xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán được đúng hạn. Mỗi khoản công nợ phải được theo dõi trên một sổ hoặc trang sổ riêng. Căn cứ để mở sổ là số lượng chủ nợ, khách nợ và mức độ giao dịch thường xuyên. Riêng đối với các đối tác có quan hệ thường xuyên, giá trị 16 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG giao dịch lớn, thì định kỳ, kế toán cần kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán và số dư nợ cuối kỳ, việc đối chiếu này được lập thành văn bản để làm căn cứ điều tra. - Đối với các khoản phải thu, phải trả có gốc là ngoại tệ cần theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi về đồng Việt nam để ghi sổ kế toán, cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. - Đối với các khoản phải thu, phải trả bằng vàng, tiền tệ cần theo dõi chi tiết cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật, cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. Khoản chênh lệch nếu có được phản ánh vào tài khoản doanh thu hoặc chi phí tài chính - Cần phân loại các khoản nợ phải thu, phải trả theo thời gian thanh toán và theo từng đối tượng để có kế hoạch và biện pháp thanh toán phù hợp. - Tuyệt đối không bù trừ số dư giữa hai bên Nợ, Có của một số tài khoản thanh toán như TK 131, TK 331. Mà phải căn cứ vào số dư chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán. 1.3. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp 1.3.1 Nội dung các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp Khoản phải trả cho người bán là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch mua chịu về vật tư, thiết bị, dịch vụ... của nhà cung cấp mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình. Số tiền ghi nhận nợ nhà cung cấp thông qua các giao dịch phải xác định một cách đáng tin cậy và sẽ được doanh nghiệp thanh toán bằng tiền, tài sản tiền. Nghiệp vụ thanh toán với người bán thường xảy ra trong quan hệ mua bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ giữa doanh nghiệp với người bán, nghiệp vụ này phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm hoặc trả trước tiền hàng, nghĩa là có quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp và người bán. 17 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG Khi doanh nghiệp mua chịu thì sẽ phát sinh nợ phải trả, khi doanh nghiệp ứng trước sẽ xuất hiện một khoản phải thu của người bán. - Phản ánh các khoản phải trả phát sinh sau khi mua hàng và phải thu do ứng trước tiền mua hàng với từng nhà cung cấp. - Tài khoản 331 không theo dõi các nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay trực tiếp tại thời điểm giao hàng. - Khi mua hàng đã nhập, đã nhận hàng nhưng cuối kỳ chưa nhận được chứng từ mua hàng thì số nợ tạm ghi theo giá tạm tính của hàng nhận. Khi nhận được chứng từ sẽ điều chỉnh theo giá thực tế thoả thuận. - Phản ánh các nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá phát sinh được người bán chấp thuận làm thay đổi số nợ sẽ thanh toán. 1.3.2. Chứng từ sử dụng  Hợp đồng mua bán hàng hóa  Hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT - Mẫu số 01GTKT3/001 do người bán lập  Bảng kê phiếu mua hàng - Mẫu số 06-VT  Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa - Mẫu số 05-VT  Phiếu nhập kho - Mẫu số 01-VT  Biên bản giao nhận TSCĐ - Mẫu số 01-TSCĐ  Biên bản đối chiếu công nợ  Biên bản bù trừ công nợ  Các chứng từ thanh toán: Phiếu chi - Mẫu số 02-TT, Giấy báo Nợ, Ủy nhiệm chi, giấy thanh toán tạm ứng… 1.3.3. Tài khoản sử dụng Để theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp, kế toán sử dụng tài khoản 331 - Phải trả người bán. Tài khoản này có kết cấu và nội dung như sau: 18 ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG Bên Nợ: - Số tiền đã trả cho người bán (kể cả tiền trả trước). - Số chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua và hàng mua trả lại trừ vào số nợ phải trả. - Số nợ giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm. - Các nghiệp vụ khác phát sinh làm giảm nợ phải trả người bán (thanh toán bù trừ, nợ vô chủ…). Bên Có: - Tổng số tiền hàng phải trả cho người bán. - Số tiền ứng thừa được người bán trả lại. - Các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nợ phải trả người bán (chênh lệch tỷ giá, điều chỉnh giá…) Tài khoản 331 có thể vừa có số dư bên Nợ lại vừa có số dư bên Có. Số Dư Nợ: phản ánh số tiền ứng trước cho người bán hoặc số tiền trả thừa cho người bán. Số Dư Có: phản ánh số tiền còn phải trả cho người bán. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán. 1.3.4. Phương pháp hạch toán Trường hợp trả ngay cho người bán bằng tiền mặt hoặc TGNH. Kế toán hạch toán trực tiếp ghi giảm tài khoản vốn bằng tiền (TK 111, 112) và ghi tăng các tài khoản khác liên quan (TK 152, 153, 211, , 133…) Trường hợp trả trước hoặc trả sau kế toán hạch toán vào TK 331 – Phải trả cho người bán. 19